Word
Microsoft Word XP - один з кращих текстових редакторів. Він дозволяє створювати і редагувати документи, додавати в них таблиці та рисунки, змінювати оформлення абзаців і накреслення шрифту, готувати документ до друку. Додаткові модулі Word дозволяють виконувати такі операції, як перевірка орфографії і граматики, формування змістів і покажчиків, злиття з базою даних.
Створення і розмітка документа
Тема заняття: Створення документа
Вправа 1. Шаблони
На цьому занятті ви познайомитеся з шаблонами документів, навчитеся експортувати файли Word у формат HTML і познайомитеся з чотирма режимами перегляду документів, які перераховані нижче:
· Звичайний режим;
· Розмітка сторінки;
· Структура документа;
· Електронний документ.
Сучасне життя не можна уявити без великої кількості текстових документів у паперовому та електронному вигляді. Word XP - це сучасна версія популярного текстового процесора, що дозволяє писати листи, форматувати тексти будь-якої складності, додавати в них малюнки, формули і графіки і навіть верстати цілі книги. Сьогодні формат документів Word став загальновизнаним. Ви можете відправити такий документ по електронній пошті в будь-яку точку земної тара, і практично скрізь його зможуть прочитати.
Одного разу налаштувавши шаблон, ви створюєте на його основі декілька файлів, які успадковують наявні в шаблоні текст і об'єкти, стилі та оформлення, макроси і параметри інтерфейсу Word.
1. Відкрийте документ. На сторінці наберіть тільки напис Мій перший шаблон.
2. Виберіть команду Файл> Зберегти як (File> Save As). Відкриється вікно діалогу Збереження документа (Save As), показане на рис. 1
3. У списку Тип файлу (Save As Type) виберіть пункт Шаблон документа (Document Template).
4. У лівій панелі вікна збереження файлу клацніть на кнопці Мої документи (My Documents)
5. У панелі інструментів клацніть на кнопці Створити теку (Create New Folder)
6. У вікні діалогу, введіть текст Шаблони.
7. Клацніть на кнопці ОК.
8. У полі Ім'я файлу (File Name) введіть Док.
9. Клацніть на кнопці Зберегти (Save).
10. Виберіть команду Файл> Закрити (File> Close), щоб закрити вікно шаблона. Тепер у вас є шаблон, збережений у спеціальній папці.
11. Щоб вказати програмі Word, де слід шукати шаблони користувача, виберіть команду Сервіс> Параметри (Tools> Options).
12. Клацніть у вікні діалогу, на вкладці Розташування (File Locations). На цій вкладці, показаної на рис. 2, зберігається інформація про імена, деяких спеціальних папок, в тому числі й ім'я папки шаблонів користувача.
13. Клацніть на рядку Шаблони користувача (User Templates).
14. Потім клацніть на кнопці Змінити (Modify). Відкриється вікно діалогу, яке дуже схоже на вікно збереження файлів, але призначено для вибору папки.
15. Клацніть у лівій панелі цього вікна на кнопці Мої документи (My Documents), потім в основний області вікна діалогу двічі клацніть на нещодавно створеній папці Шаблони.
16. Клацніть на кнопці ОК. Ви повернетеся на вкладку Розташування (File Locations), але тепер у рядку Шаблони користувача (User Templates) вказана правильна папка.
17. Знову клацніть на кнопці ОК, щоб закрити вікно параметрів.
18. Тепер спробуйте створити на базі збудованого шаблону новий документ. Виберіть команду Файл> Створити (File> New). У правій стороні екрана з'являється вікно Створення документа (New Document) області завдань. У розділі Створення за допомогою шаблону (New from Template) перераховані недавно використовувані шаблони і ряд стандартних шаблонів. Клацніть на значку Загальні шаблони (General Templates). Значок шаблону Док з'явився у вікні діалогу Шаблони (Templates), як показано на рис. 3. Сюди крім стандартних шаблонів виводяться значки всіх файлів з розширенням. Dot, записаних в папку з шаблонами користувача.
19. За допомогою перемикача Створити (Create New) виберіть тип створюваного файлу. Положення Документ (Document) відповідає створенню звичайного текстового документа, а Шаблон (Template) дозволяє створити новий шаблон. Двічі клацніть на значку Док. Відкриється новий документ, в якому відразу з'явиться великий напис Мій перший шаблон.
Слід зауважити, що так званий «Звичайний документ», який створюється клацанням на кнопці Створити (New) панелі інструментів або вибором значка Новий документ (Blanck Document) у розділі Створення документа (New) вікна області завдань, насправді теж побудовано на основі шаблону . Цей шаблон записаний у файлі Normal.dot, який зберігається в папці C: \ Microsoft Office \ Templates [Передбачається, що пакет Office 2002 був встановлений в теку Microsoft Office диска С:.]. Шаблон NormaLdot грає важливу роль. Він визначає вихідну конфігурацію Word, тобто вигляд і поведінку програми при її запуску.
Примітка
Якщо ви виявили, що Word виглядає якось дивно або працює невірно, спробуйте закрити програму і видалити файл Normal.dot. При наступному запуску Word цей шаблон буде згенерований заново відповідно до стандартної конфігурацією, закладеної в Word розробниками програми.
Вправа 2. Майстер створення документа
Створюючи документ за допомогою майстра, ви маєте справу як би з інтелектуальним шаблоном, який може змінювати свою конфігурацію у відповідності з конкретними запитами користувача. Майстри часто вставляють у документ спеціальні макроси - невеликі програми, що автоматизують введення тексту. Давайте детально познайомимося з можливостями цих помічників на прикладі одного з них - майстри професійно оформленого резюме.
1. Виберіть команду Файл> Створити (File> New). У вікні діалогу Створення документа (New Document) області завдань в розділі Створення за допомогою шаблону (New From Template) клацніть на значку Загальні шаблони (General Templates). У вікні діалогу Шаблони (Templates) розкрийте вкладку Інші документи (Other Documents) і двічі клацніть на значку Майстер резюме (Resume Wizard). Відкриється перше вікно майстра, що описує призначення запущеного модуля.
Примітка
Зверніть увагу, що значки майстрів відрізняються від значків звичайних шаблонів наявністю зображення чарівної палички.
2. Клацніть на кнопці Далі (Next).
3. У другому вікні майстра, показаному на рис. 4, встановивши перемикач у праве положення, виберіть для свого резюме вишуканий стиль. У наступному вікні виберіть положення перемикача Професійне (Professional CV) і знову клацніть на кнопці Далі (Next).
Примітка
У нижній частині вікна будь-якого майстра Office є п'ять кнопок. Дві з них - Далі (Next) і Назад (Back) дозволяють переміщатися по вікнах майстра. Якщо ви помилилися або вирішили поміняти дані, введені раніше, клацаючи на кнопці Назад (Back), поверніться до одного з попередніх вікон і скорегуйте параметри майстра. При цьому немає потреби заново повторювати всю процедуру. Кнопка Скасування (Cancel) дозволяє в будь-який момент перервати роботу майстра. Кнопка Готово (Finish) ініціює генерацію результату на базі вже введених даних. Нарешті, кнопка зі знаком питання дозволяє отримати довідку.
5. У двох наступних вікнах введіть своє ім'я, адресу, телефони та вкажіть, яку інформацію про вас слід включати в резюме.
6. У шостому вікні майстра, показаному на рис. 5, встановіть прапорці, відповідні тим розділам, які повинні бути включені в резюме.
7. Клацніть на кнопці Далі (Next).
8. У наступному вікні вкажіть, які додаткові розділи слід включати в документ, а за допомогою останнього з інформативних вікон додайте при необхідності розділи, не передбачені розробниками майстра. Клацніть на кнопці Далі (Next).
9. У останньому вікні майстра, що інформує про те, що все готово для створення документа, клацніть на кнопці Готово (Finish). Майстер згенерує документ, показаний на рис. 6. У ньому з'являться введені вами дані та додаткові поля, які можна заповнити пізніше.
10. Збережіть це резюме в папці Мої документи (My Documents) під ім'ям Резюме. Тепер ви вмієте будувати документи на базі шаблонів і наповнювати їх інформацією за допомогою майстрів.
Режими перегляду
У Microsoft Word один і той же документ можна відображати в чотирьох перерахованих нижче режимах перегляду.
· Звичайний (Normal View) - призначений для введення і форматування тексту, що відображається у вигляді безперервної вертикальної смуги.
· Розмітка сторінки (Print Layout View) - дозволяє оцінити розташування тексту та об'єктів щодо фізичних сторінок документа.
· Структура (Outline View) - служить для завдання й редагування ієрархічної структури розділів основного тексту, що дозволяє повністю відволіктися від графічних об'єктів і реальних розмірів сторінок і сконцентрувати увагу на змісті.
· Веб-документ (Web Layout View) - призначений для формування web-сторінок, для яких характерна необмежена довжина.
Режими перегляду найпростіше перемикати за допомогою кнопок, розташованих у лівому нижньому кутку вікна документа (рис. 7). Не забувайте про наявність різних режимів, завжди працюйте в тому із них, який краще
Вправа 3. Звичайний режим
Створюючи або модифікуючи текстовий документ, ви найчастіше працюєте в звичайному режимі перегляду. На рис. 8 показаний приклад документа в цьому режимі і основні елементи вікна Word. При звичайному перегляді документ має необмежену довжину, хоча його ширина визначається розміром сторінки. Розбиття на сторінки показано горизонтальними пунктирними лініями. У цьому режимі на екрані не видно постаті, малюнки та
Рядок стану Word в будь-якому режимі перегляду виводить одну й ту ж інформацію, яка допомагає орієнтуватися у великих документах. У першому зліва полі рядка стану видно номер поточної сторінки, номер поточного розділу, а далі через дріб - номер поточної сторінки і кількість сторінок у документі. У друге поле виводиться відстань від лівого краю документа до поточного положення текстового курсору, потім номери поточних рядка і стовпця.
1. Відкрийте будь-який не дуже короткий документ і за допомогою команди Вид> Звичайний (View> Normal) увімкніть звичайний режим перегляду (якщо поточним є інший режим).
2. Клацніть на кнопці Схема документа (Document Map). У лівій частині вікна з'явиться панель, що демонструє ієрархічну структуру розділів документа, як показано на рис. 9. Зазначена кнопка відіграє роль прапорця. Повторне клацання на ній приховає панель схеми. Таку панель можна відкрити і в будь-якому іншому режимі перегляду.
3. Клацніть в панелі схеми документа на одному з пунктів. Текст в основному вікні переміститься до відповідного розділу.
Примітка
Розділ характеризується наявністю заголовка, зазначеного спеціальним стилем. Ви познайомитеся з цими стилями у вправі 5 цього заняття.
4. Щоб прокрутити текст вручну, користуйтеся кнопками і повзунком вертикальної смуги прокрутки, розташованої в правій частині вікна. Смуга прокрутки є і в панелі схеми документа.
5. Клацніть на кнопці Наступна сторінка (Next Page). Текст у вікні пересунеться до початку наступної сторінки. Кнопка Попередня сторінка (Previous Page) виконує зворотну процедуру, прокручуючи текст на одну сторінку вгору.
6. Клацніть на кнопці Вибір об'єкта переходу (Select Browse Object). Відкриється показане на рис. 10 вікно зі значками. Ці значки дозволяють змінювати функції кнопок Наступна сторінка (Next Page) і Попередня сторінка (Previous Page).
7. Спробуйте клацнути на значку Розділи (Browse By Section). Тепер зазначені кнопки будуть прокручувати документ відповідно до попереднього і наступного розділу (а не до сторінки).
8. У звичайному режимі у верхній частині вікна може розташовуватися горизонтальна лінійка, що дозволяє контролювати горизонтальні відступи. Щоб показати або приховати лінійку, виберіть команду Вигляд> Лінійка (View> Ruler).
9. Ймовірно, ви захочете налаштувати масштаб відображення тексту за своїм смаком. Для цього клацніть на спадному списку Масштаб (Zoom) панелі інструментів Стандартна (Standard) і виберіть відповідний масштаб. Щоб ширина тексту в точності дорівнювала ширині вікна, виберіть останній пункт По ширині сторінки (Page Width).
10. Виконайте команду Вид> На весь екран (View> Full Screen). Вікно Word розгорнеться на весь екран комп'ютера. При цьому зникнуть меню, заголовок вікна, панелі інструментів, рядок стану і смуга прокрутки. Буде видно тільки сам документ і кнопка Повернути звичайний режим (Close Full Screen). Такий повноекранний режим перегляду дозволяє цілком зосередитися на зміст документа.
Microsoft Word XP - один з кращих текстових редакторів. Він дозволяє створювати і редагувати документи, додавати в них таблиці та рисунки, змінювати оформлення абзаців і накреслення шрифту, готувати документ до друку. Додаткові модулі Word дозволяють виконувати такі операції, як перевірка орфографії і граматики, формування змістів і покажчиків, злиття з базою даних.
Створення і розмітка документа
Тема заняття: Створення документа
Вправа 1. Шаблони
На цьому занятті ви познайомитеся з шаблонами документів, навчитеся експортувати файли Word у формат HTML і познайомитеся з чотирма режимами перегляду документів, які перераховані нижче:
· Звичайний режим;
· Розмітка сторінки;
· Структура документа;
· Електронний документ.
Сучасне життя не можна уявити без великої кількості текстових документів у паперовому та електронному вигляді. Word XP - це сучасна версія популярного текстового процесора, що дозволяє писати листи, форматувати тексти будь-якої складності, додавати в них малюнки, формули і графіки і навіть верстати цілі книги. Сьогодні формат документів Word став загальновизнаним. Ви можете відправити такий документ по електронній пошті в будь-яку точку земної тара, і практично скрізь його зможуть прочитати.
Одного разу налаштувавши шаблон, ви створюєте на його основі декілька файлів, які успадковують наявні в шаблоні текст і об'єкти, стилі та оформлення, макроси і параметри інтерфейсу Word.
1. Відкрийте документ. На сторінці наберіть тільки напис Мій перший шаблон.
2. Виберіть команду Файл> Зберегти як (File> Save As). Відкриється вікно діалогу Збереження документа (Save As), показане на рис. 1
3. У списку Тип файлу (Save As Type) виберіть пункт Шаблон документа (Document Template).
4. У лівій панелі вікна збереження файлу клацніть на кнопці Мої документи (My Documents)
5. У панелі інструментів клацніть на кнопці Створити теку (Create New Folder)
6. У вікні діалогу, введіть текст Шаблони.
7. Клацніть на кнопці ОК.
8. У полі Ім'я файлу (File Name) введіть Док.
9. Клацніть на кнопці Зберегти (Save).
10. Виберіть команду Файл> Закрити (File> Close), щоб закрити вікно шаблона. Тепер у вас є шаблон, збережений у спеціальній папці.
11. Щоб вказати програмі Word, де слід шукати шаблони користувача, виберіть команду Сервіс> Параметри (Tools> Options).
12. Клацніть у вікні діалогу, на вкладці Розташування (File Locations). На цій вкладці, показаної на рис. 2, зберігається інформація про імена, деяких спеціальних папок, в тому числі й ім'я папки шаблонів користувача.
13. Клацніть на рядку Шаблони користувача (User Templates).
14. Потім клацніть на кнопці Змінити (Modify). Відкриється вікно діалогу, яке дуже схоже на вікно збереження файлів, але призначено для вибору папки.
15. Клацніть у лівій панелі цього вікна на кнопці Мої документи (My Documents), потім в основний області вікна діалогу двічі клацніть на нещодавно створеній папці Шаблони.
16. Клацніть на кнопці ОК. Ви повернетеся на вкладку Розташування (File Locations), але тепер у рядку Шаблони користувача (User Templates) вказана правильна папка.
17. Знову клацніть на кнопці ОК, щоб закрити вікно параметрів.
18. Тепер спробуйте створити на базі збудованого шаблону новий документ. Виберіть команду Файл> Створити (File> New). У правій стороні екрана з'являється вікно Створення документа (New Document) області завдань. У розділі Створення за допомогою шаблону (New from Template) перераховані недавно використовувані шаблони і ряд стандартних шаблонів. Клацніть на значку Загальні шаблони (General Templates). Значок шаблону Док з'явився у вікні діалогу Шаблони (Templates), як показано на рис. 3. Сюди крім стандартних шаблонів виводяться значки всіх файлів з розширенням. Dot, записаних в папку з шаблонами користувача.
19. За допомогою перемикача Створити (Create New) виберіть тип створюваного файлу. Положення Документ (Document) відповідає створенню звичайного текстового документа, а Шаблон (Template) дозволяє створити новий шаблон. Двічі клацніть на значку Док. Відкриється новий документ, в якому відразу з'явиться великий напис Мій перший шаблон.
Слід зауважити, що так званий «Звичайний документ», який створюється клацанням на кнопці Створити (New) панелі інструментів або вибором значка Новий документ (Blanck Document) у розділі Створення документа (New) вікна області завдань, насправді теж побудовано на основі шаблону . Цей шаблон записаний у файлі Normal.dot, який зберігається в папці C: \ Microsoft Office \ Templates [Передбачається, що пакет Office 2002 був встановлений в теку Microsoft Office диска С:.]. Шаблон NormaLdot грає важливу роль. Він визначає вихідну конфігурацію Word, тобто вигляд і поведінку програми при її запуску.
Примітка
Якщо ви виявили, що Word виглядає якось дивно або працює невірно, спробуйте закрити програму і видалити файл Normal.dot. При наступному запуску Word цей шаблон буде згенерований заново відповідно до стандартної конфігурацією, закладеної в Word розробниками програми.
Вправа 2. Майстер створення документа
Створюючи документ за допомогою майстра, ви маєте справу як би з інтелектуальним шаблоном, який може змінювати свою конфігурацію у відповідності з конкретними запитами користувача. Майстри часто вставляють у документ спеціальні макроси - невеликі програми, що автоматизують введення тексту. Давайте детально познайомимося з можливостями цих помічників на прикладі одного з них - майстри професійно оформленого резюме.
1. Виберіть команду Файл> Створити (File> New). У вікні діалогу Створення документа (New Document) області завдань в розділі Створення за допомогою шаблону (New From Template) клацніть на значку Загальні шаблони (General Templates). У вікні діалогу Шаблони (Templates) розкрийте вкладку Інші документи (Other Documents) і двічі клацніть на значку Майстер резюме (Resume Wizard). Відкриється перше вікно майстра, що описує призначення запущеного модуля.
Примітка
Зверніть увагу, що значки майстрів відрізняються від значків звичайних шаблонів наявністю зображення чарівної палички.
2. Клацніть на кнопці Далі (Next).
3. У другому вікні майстра, показаному на рис. 4, встановивши перемикач у праве положення, виберіть для свого резюме вишуканий стиль. У наступному вікні виберіть положення перемикача Професійне (Professional CV) і знову клацніть на кнопці Далі (Next).
Примітка
У нижній частині вікна будь-якого майстра Office є п'ять кнопок. Дві з них - Далі (Next) і Назад (Back) дозволяють переміщатися по вікнах майстра. Якщо ви помилилися або вирішили поміняти дані, введені раніше, клацаючи на кнопці Назад (Back), поверніться до одного з попередніх вікон і скорегуйте параметри майстра. При цьому немає потреби заново повторювати всю процедуру. Кнопка Скасування (Cancel) дозволяє в будь-який момент перервати роботу майстра. Кнопка Готово (Finish) ініціює генерацію результату на базі вже введених даних. Нарешті, кнопка зі знаком питання дозволяє отримати довідку.
5. У двох наступних вікнах введіть своє ім'я, адресу, телефони та вкажіть, яку інформацію про вас слід включати в резюме.
6. У шостому вікні майстра, показаному на рис. 5, встановіть прапорці, відповідні тим розділам, які повинні бути включені в резюме.
7. Клацніть на кнопці Далі (Next).
8. У наступному вікні вкажіть, які додаткові розділи слід включати в документ, а за допомогою останнього з інформативних вікон додайте при необхідності розділи, не передбачені розробниками майстра. Клацніть на кнопці Далі (Next).
9. У останньому вікні майстра, що інформує про те, що все готово для створення документа, клацніть на кнопці Готово (Finish). Майстер згенерує документ, показаний на рис. 6. У ньому з'являться введені вами дані та додаткові поля, які можна заповнити пізніше.
10. Збережіть це резюме в папці Мої документи (My Documents) під ім'ям Резюме. Тепер ви вмієте будувати документи на базі шаблонів і наповнювати їх інформацією за допомогою майстрів.
Режими перегляду
У Microsoft Word один і той же документ можна відображати в чотирьох перерахованих нижче режимах перегляду.
· Звичайний (Normal View) - призначений для введення і форматування тексту, що відображається у вигляді безперервної вертикальної смуги.
· Розмітка сторінки (Print Layout View) - дозволяє оцінити розташування тексту та об'єктів щодо фізичних сторінок документа.
· Структура (Outline View) - служить для завдання й редагування ієрархічної структури розділів основного тексту, що дозволяє повністю відволіктися від графічних об'єктів і реальних розмірів сторінок і сконцентрувати увагу на змісті.
· Веб-документ (Web Layout View) - призначений для формування web-сторінок, для яких характерна необмежена довжина.
Режими перегляду найпростіше перемикати за допомогою кнопок, розташованих у лівому нижньому кутку вікна документа (рис. 7). Не забувайте про наявність різних режимів, завжди працюйте в тому із них, який краще
Вправа 3. Звичайний режим
Створюючи або модифікуючи текстовий документ, ви найчастіше працюєте в звичайному режимі перегляду. На рис. 8 показаний приклад документа в цьому режимі і основні елементи вікна Word. При звичайному перегляді документ має необмежену довжину, хоча його ширина визначається розміром сторінки. Розбиття на сторінки показано горизонтальними пунктирними лініями. У цьому режимі на екрані не видно постаті, малюнки та
Рядок стану Word в будь-якому режимі перегляду виводить одну й ту ж інформацію, яка допомагає орієнтуватися у великих документах. У першому зліва полі рядка стану видно номер поточної сторінки, номер поточного розділу, а далі через дріб - номер поточної сторінки і кількість сторінок у документі. У друге поле виводиться відстань від лівого краю документа до поточного положення текстового курсору, потім номери поточних рядка і стовпця.
1. Відкрийте будь-який не дуже короткий документ і за допомогою команди Вид> Звичайний (View> Normal) увімкніть звичайний режим перегляду (якщо поточним є інший режим).
2. Клацніть на кнопці Схема документа (Document Map). У лівій частині вікна з'явиться панель, що демонструє ієрархічну структуру розділів документа, як показано на рис. 9. Зазначена кнопка відіграє роль прапорця. Повторне клацання на ній приховає панель схеми. Таку панель можна відкрити і в будь-якому іншому режимі перегляду.
3. Клацніть в панелі схеми документа на одному з пунктів. Текст в основному вікні переміститься до відповідного розділу.
Примітка
Розділ характеризується наявністю заголовка, зазначеного спеціальним стилем. Ви познайомитеся з цими стилями у вправі 5 цього заняття.
4. Щоб прокрутити текст вручну, користуйтеся кнопками і повзунком вертикальної смуги прокрутки, розташованої в правій частині вікна. Смуга прокрутки є і в панелі схеми документа.
5. Клацніть на кнопці Наступна сторінка (Next Page). Текст у вікні пересунеться до початку наступної сторінки. Кнопка Попередня сторінка (Previous Page) виконує зворотну процедуру, прокручуючи текст на одну сторінку вгору.
6. Клацніть на кнопці Вибір об'єкта переходу (Select Browse Object). Відкриється показане на рис. 10 вікно зі значками. Ці значки дозволяють змінювати функції кнопок Наступна сторінка (Next Page) і Попередня сторінка (Previous Page).
7. Спробуйте клацнути на значку Розділи (Browse By Section). Тепер зазначені кнопки будуть прокручувати документ відповідно до попереднього і наступного розділу (а не до сторінки).
8. У звичайному режимі у верхній частині вікна може розташовуватися горизонтальна лінійка, що дозволяє контролювати горизонтальні відступи. Щоб показати або приховати лінійку, виберіть команду Вигляд> Лінійка (View> Ruler).
9. Ймовірно, ви захочете налаштувати масштаб відображення тексту за своїм смаком. Для цього клацніть на спадному списку Масштаб (Zoom) панелі інструментів Стандартна (Standard) і виберіть відповідний масштаб. Щоб ширина тексту в точності дорівнювала ширині вікна, виберіть останній пункт По ширині сторінки (Page Width).
10. Виконайте команду Вид> На весь екран (View> Full Screen). Вікно Word розгорнеться на весь екран комп'ютера. При цьому зникнуть меню, заголовок вікна, панелі інструментів, рядок стану і смуга прокрутки. Буде видно тільки сам документ і кнопка Повернути звичайний режим (Close Full Screen). Такий повноекранний режим перегляду дозволяє цілком зосередитися на зміст документа.
11. Щоб повернути зниклі елементи інтерфейсу, клацніть на кнопці Повернути звичайний режим (Close Full Screen).
Примітка
У повноекранному режимі можна користуватися усіма командами меню. Перемістіть покажчик миші впритул до верхнього краю екрану, і перед вами з'явиться спливаюча рядок меню Word.
12. Двічі клацніть у будь-якому з двох лівих полів рядка стану. Відкриється вікно переходу до об'єкта, показане на рис. 11.
13. У списку Об'єкт переходу (Go To What) виберіть тип об'єкта, який потрібно знайти, наприклад пункт Сторінка (Page).
14. У полі Введіть номер сторінки (Enter Page Number), назва якого варіюється в залежності від обраного типу об'єкта, введіть номер сторінки, до якої потрібно перейти. Для переходу вперед або назад на N сторінок щодо поточної введіть відповідно + N або-N, де N - ціле число.
15. Клацніть на кнопці Перейти (Go To). Документ прокрутити до шуканого об'єкта.
Вправа 4. Розмітка сторінки
Режим розмітки сторінок дозволяє бачити документ таким, яким він буде на паперових сторінках, роздрукованих на принтері. Тут у вигляді білих прямокутників відображаються сторінки документа, на яких поряд з текстом видно абсолютно всі об'єкти, як показано на рис. 12. Якщо документ містить численні малюнки або графіки, з ним зручніше працювати саме в режимі розмітки сторінки.
Вікно режиму розмітки практично не відрізняється від вікна звичайного режиму. Але включивши відображення лінійки, ви крім горизонтальної лінійки побачите ще й вертикальну, яка дозволяє оцінювати положення об'єктів на сторінці по другій координаті. Прийоми переміщення по документу теж збігаються в обох режимах, проте в списку Масштаб (Zoom) в режимі розмітки з'являються три додаткових пункти-По ширині тексту (Text Width), Сторінка цілком (Whole Page) і Дві сторінки (Two Pages), назви яких не вимагають додаткових пояснень.
Працюючи в режимі розмітки, не поспішайте розставляти об'єкти і форматувати текст. Для початку слід налаштувати розміри сторінки та її полів.
1. Виберіть команду Файл> Параметри сторінки (File> Page Setup).
2. У вікні діалогу, клацніть на вкладці Розмір паперу (Paper Size), яка показана на рис. 12.
3. У списку Розмір паперу (Paper Size) виберіть той розмір аркуша, на якому має друкуватися документ.
4. Щоб задати нестандартний розмір, виберіть пункт Інший (Custom Size) і введіть ширину і висоту сторінки в лічильники Ширина (Width) і Висота (Height).
5. Після налаштування розмірів сторінки слід вказати розміри відступів і вибрати варіант виведення тексту на принтер. Для цього розкрийте вкладку Поля (Margins), яка показана на рис. 13.
6. У лічильники Верхнє (Тор), Нижнє (Bottom), Ліве (Left) і Праве (Right) введіть ширину полів сторінки.
7. За допомогою перемикача Орієнтація (Orientation) вікна діалогу параметрів сторінки виберіть книжкове або альбомне розташування сторінки відносно тексту.
8. Якщо ви збираєтеся друкувати документ на обох сторонах аркушів, а лівий і правий відступи не рівні між собою, то в списку Кілька сторінок: (Multiple Pages) виберіть Дзеркальні поля (Mirror Margins). Це забезпечить правильну розстановку полів. При виборі 2 сторінки на аркуші (2 Pages Per Sheet) на одному аркуші паперу будуть розміщені дві сторінки. Поле Зразок (Preview) відображає поточну розкладку сторінок і дозволяє візуально проконтролювати введені параметри.
Примітка
У верхньому і нижньому полі сторінки розташовані верхній і нижній колонтитули, в яких розміщуються, наприклад, номери сторінок або назви поточних розділів документа. Якщо ви користуєтеся колонтитулами, не робіть верхнє і нижнє поля дуже вузькими.
9. Розкрийте вкладку Джерело паперу. У розділі Розрізняти колонтитули: за допомогою відповідних лічильників налаштуйте відстані від краю сторінки до верхнього та нижнього колонтитулів.
10. Клацанням на кнопці Про До закрийте вікно діалогу параметрів сторінки.
11. Поля можна налаштувати і за допомогою лінійок. Щоб збільшити ширину лівого поля, помістіть вказівник миші на межу сірої та білої областей горизонтальної лінійки, натисніть кнопку миші і перетягуйте кордон поля. Аналогічно настроюється і інші три поля сторінки.
12. У багатосторінковому документі, як правило, потрібно розстановка номерів сторінок. Немає сенсу робити це вручну. Word вміє нумерувати сторінки автоматично. Виберіть команду Вставка> Номери сторінок (Insert> Page Numbers). Відкриється вікно діалогу, показане на рис. 14.
13. За допомогою списку, що розкривається Положення (Position) вкажіть, чи повинні номери сторінок розташовуватися вгорі або внизу сторінки. У списку Вирівнювання (Alignment) виберіть потрібний режим вирівнювання номера в колонтитулі.
14. Щоб номер був відсутній на першій сторінці документа, скиньте прапорець Номер на першій сторінці (Show Number On First Page).
15. Якщо потрібно додаткове форматування номерів, клацніть на кнопці Формат (Format) і встановіть параметри вікна діалогу Формат номера (Page Number Format).
16. Клацаннями на кнопках OK закрийте усі вікна діалогу. Word автоматично пронумерує сторінки документа. При редагуванні тексту ви зможете викидати і вставляти фрагменти, а також переміщати цілі блоки сторінок. Word автоматично скоректує нумерацію і забезпечить правильну послідовність чисел.
17. Щоб змінити шрифт номерів сторінок і додати в колонтитули іншу інформацію, виберіть команду Вигляд> Колонтитули (View> Header And Footer). Текст документа стане бляклим, а колонтитули будуть виділені пунктирними прямокутниками, як показано на рис. 15. Крім того, з'явиться панель інструментів Колонтитули (Header And Footer).
18. За допомогою смуги прокручування знайдіть будь прямокутник з написом Верхній колонтитул (Header).
19. Введіть у ньому текст Це верхній колонтитул. Тепер у верхньому полі кожної сторінки буде виведена такий напис. Ви скажете, що-подібні заголовки сторінок нікому не потрібні. Так, звичайно, це лише найпростіший приклад. Давайте подивимося, які можливості пропонує панель інструментів Колонтитули (Header And Footer).
20. Клацніть у прямокутнику Нижній колонтитул (Footer).
21. У панелі Колонтитули (Header And Footer) клацніть на кнопці Вставити авто текст (Insert AutoText).
22. Виберіть у спадному меню пункт Повне ім'я файлу (Filename And Path). Тепер ви не забудете, як називається файл, в якому зберігається джерело роздрукованого тексту. Ім'я цього файлу з'явиться в нижньому колонтитулі кожної сторінки. Якщо ви можете перейменувати файл документа або перемістіть його в іншу папку, то при наступному відкритті документа в нижньому колонтитулі з'явиться вже нове ім'я файлу. Панель інструментів Колонтитули (Header And Footer) дозволяє-таюке вставляти в колонтитули дату і час останнього оновлення документа, дату друку документа, ім'я автора та іншу інформацію.
23. Щоб закрити режим перегляду колонтитулів, клацніть на кнопці Закрити (Close) панелі інструментів Колонтитули (Header And Footer). Іноді, проглянувши документ у режимі розмітки сторінки, ви можете залишитися незадоволені тим, як Word розбив текст на сторінки. У цьому випадку вручну, вставте в текст додаткові розриви сторінок.
24. Помістіть курсор у ту точку, де повинна починатися нова сторінка, і виберіть команду Вставка> Розрив (Insert> Break). Відкриється вікно діалогу, показане на рис. 16. У ньому верхній перемикач дозволяє з трьох положень вибрати тип розриву. Нижній перемикач дозволяє вставити мітку початку наступного розділу та вибрати, як повинен розташовуватися розділ: з початку наступної сторінки, з парної, з непарної або без розриву сторінки.
25. Виберіть положення перемикача Нову сторінку (Page Break).
26. Потім клацніть на кнопці ОК. Текст правіше і нижче курсору буде перенесений на початок наступної сторінки, а кінець поточної сторінки залишиться порожнім.
Режим електронного документа, який включається командою Вид> Веб-документ (View> Web Layout), є як би комбінацією звичайного режиму і режиму розмітки сторінки. Електронний документ дозволяє бачити всі об'єкти, включаючи малюнки і графіки, переміщати їх по документу і змінювати їх розмір. Але в режимі електронного документа немає розбивки на сторінки і весь текст відображається у вигляді нескінченної вертикальної стрічки. Тут немає і вертикальної лінійки. Оскільки передбачається, що електронний документ буде розміщений на web-вузлі, розробники Word врахували, що web-сторінки можуть мати будь-яку довжину, а для їх перегляду у вікні браузера використовується вертикальна смуга прокручування.
Якщо ви користуєтеся текстовим процесором Word для підготовки web-сторінок, замість режиму розмітки сторінок завжди користуйтеся режимом електронного документа. У цьому випадку після перетворення у формат HTML не відбудеться втрати призначеного форматування. Наприклад, на web-сторінці неможливо розмістити текст у декілька шпальт (якщо не користуватися таблицями), тому режим перегляду електронного документа ігнорує таке форматування, чітко дотримуючись стандартів HTML.
Примітка
Запис формату HTML в Office XP виконується без помилок, а отримана web-сторінка точно повторює вид вихідного електронного документа.
Щоб сформувати web-сторінку, досить вибрати команду Файл> Зберегти як веб-сторінку (File> Save As Web Page) і у вікні діалогу Збереження документа (Save As) ввести ім'я HTML-файлу. Отриману web-сторінку можна продовжувати модифіковані як в Word, так і в будь-якому web-редакторі.
Зверніть увагу, що після перетворення в web-сторінку або після відкриття файлу формату HTML в меню Вигляд (View) з'являється нова команда Джерело HTML (HTML Source), вибір якої відкриває вікно з вихідним HTML-кодом, що формує редагований документ.
Вправа 5. Структура документа
Будь-який досить об'ємний документ зазвичай складається з розділів і підрозділів різного рівня. Самі зовнішні розділи, наприклад частині тієї книги, яку ви зараз читаєте, виділяються великими заголовками. Для занять вибрані заголовки поменше. Назви вправ набрані ще більш дрібним шрифтом. Таке розбиття документа на окремі блоки не чуже і для Word. Цей текстовий процесор дозволяє присвоювати назвами тих чи інших розділів спеціальні заголовні стилі, які, по-перше, забезпечують однакове оформлення всіх заголовків визначеного рівня, а по-друге, дають знати програмі Word, де починається і закінчується черговий розділ. Ця інформація дозволяє Word правильно форматувати документ. Наприклад, заголовок розділу ніколи не опиниться па іншій сторінці, окремо від тексту цього розділу.
Якщо ви редагуєте великий документ, що має ієрархічну сукупність вкладених одна в одну розділів, з ним зручно працювати в режимі структури. У цьому режимі перегляду, показаному на рис. 17, зручно переставляти, видаляти і додавати розділи, змінювати їх рівень.
1. Клацанням на кнопці Створити (New) відкрийте новий документ.
2. За допомогою команди Вигляд> Структура (View> Outline) перейдіть в режим структури.
3. Введіть текст Параметри устаткування. Натисніть клавішу Enter. Потім введіть рядок Спеціальні питання, знову натисніть Enter і введіть Дозвіл проблем. Це будуть назви трьох розділів верхнього рівня. Їм відповідає стиль Заголовок! (Headingi).
4. Перемістіть курсор у кінець першого рядка і натисніть клавішу Enter. З'явиться ще один заголовок розділу. Щоб знизити його рівень, натисніть клавішу Tab. Новий рядок стане підрозділом теми Параметри устаткування (див.рис. 17). Введіть текст Швидкодія.
5. Натисніть клавішу Enter і введіть заголовок ще одного розділу другого рівня. Зверніть увагу, що тепер не потрібно натискати клавішу Tab. У режимі структури стиль нового абзацу завжди повторює заголовний стиль попереднього абзацу.
6. Введіть ще кілька заголовків розділів другого і третього рівнів, щоб отримати текст, показаний на рис. 17. Для зниження рівня від другого до третього натискайте клавішу Tab. Майте на увазі, що заголовків без відступу відповідає стиль Заголовок! (Heading!), заголовків з одинарним відступом - стиль заголовок2 (Heading2), а заголовкам з подвійним відступом - стиль Заголовок З (Heading3). Слідкуйте за полем Стиль (Style) панелі інструментів Форматування (Formatting).
У ньому завжди зазначено назву стилю того абзацу, в якому знаходиться текстовий курсор. Якщо ви помилилися і заголовок отримав невірний стиль, не засмучуйтеся. Щоб знизити рівень заголовка, клацніть на ньому мишею і натисніть Tab. Для підвищення рівня заголовка слід натиснути клавіші Shift + Tab. Зліва від кожного заголовка є знак «плюс» чи «мінус». «Плюс» говорить про те, що даний розділ не порожній і наповнений певним змістом (в даному випадку заголовками вкладених підрозділів). Порожнім розділам відповідає знак «мінус».
Примітка
Щоб дізнатися стиль абзацу, клацніть у ньому і погляньте на список Стиль (Style) панелі інструментів Форматування (Formatting). Стилі для абзаців використовуються в Word не тільки для виділення заголовків. Будь-якому з абзацом можна призначити стандартний або спеціально розроблений для нього стиль. Способи форматування документа за допомогою стилів будуть розглянуті на наступному занятті.
7. Клацанням на кнопці Звичайний режим (Normal) перейдіть у звичайний режим перегляду. Ви побачите введені заголовки розділів розташованими один під одним без відступів. Вони будуть відрізнятися шрифтом. Кожному заголовному стилю відповідає свій шрифт, як показано на ріс18.
8. Тепер наповніть створені розділи яких-небудь змістом. Для цього клацайте у кінці назви кожного розділу, натискайте клавішу Enter і введіть текст. Нехай кожен розділ складається всього з декількох слів. Зараз важлива не загальна довжина документа, а його ієрархічна структура. Зверніть увагу, що в звичайному режимі при натисканні клавіші Enter формується абзац не заголовного стилю, а стилю Звичайний (Normal), який відповідає простому тексту.
9. Перейдіть назад в режим Структура (Outline). Ви побачите весь текст документа.
10. У панелі інструментів Структура (Оutlining), яка з'являється при перемиканні в режим структури, виберіть в списку пункт Показати рівень 2 (Show Level 2). Вміст документа згорнеться, і на екрані залишаться тільки заголовки першого і другого рівнів. Кнопки панелі Структура (Outlining), показаної на рис. 19, дозволяють розгорнути документ до розділів будь-якого рівня вкладення. Вибір у списку, пункту Показати всі рівні (Show All Levels) виводить на екран весь документ. Кнопки зі знаками «плюс» і «мінус» тієї ж панелі розгортають і згортають той розділ, в якому знаходиться текстовий курсор.
11. Клацніть у рядку заголовка Установка.
12. Потім клацніть на кнопці Вниз (Move Down) панелі інструментів Структура (Outlining). Тема Установка зміститься вниз під заголовок Оновлення.
13. Тепер в списку виберіть пункт Показати всі рівні (Show All Levels), щоб знову вивести на екран весь вміст документа. Виконане переміщення рядка заголовка спричинило зсув всього розділу.
14. Клацніть назнаке «плюс» зліва від заголовка розділу Швидкодія /
15. Натисненням клавіш Ctrl + Х виріжте виділений фрагмент. Перемістіть текстовий курсор в початок заголовка Оновлення і клацніть на кнопці Вставити (Paste) панелі інструментів Стандартна (Standard). Виділений раніше підрозділ буде цілком перенесено всередину розділу Спеціальні питання.
Контрольна вправа
Прийшов час перевірити, наскільки добре ви засвоїли матеріал цього заняття.
1. Створіть новий шаблон на основі шаблону Док.dot.
o Як у вікні діалогу створення документа вивести список шаблонів у вигляді таблиці з додатковою інформацією про файли?
2. Перейдіть в режим структури і введіть кілька заголовків першого рівня, які відповідають стандартним розділам шаблону, призначеного, наприклад, для оформлення щомісячних звітів відділів компанії.
o Подумайте, як за допомогою панелі інструментів Структура (Outlining) прибрати оформлення заголовків розділів і вмістити у вікно більше тексту?
3. Перейдіть у звичайний режим і введіть у розділи шаблону пояснювальний текст, який вказує на те, яка інформація повинна розміщуватися в кожному розділі.
4. У режимі розмітки сторінок додайте нумерацію сторінок. Встановіть ширину лівого поля сторінки 4 см , А правого - 3 см .
o Для палітурки звітів необхідно додати у верхній частині сторінки додаткове поле в 2 см . Як це зробити?
5. Роздрукуйте новий шаблон і збережіть його в папці Мої документи (My Documents).
Підведення підсумків
Тепер ви вмієте створювати складні текстові документи за допомогою шаблонів і майстрів Word, а також розробляти власні шаблони. Ви можете редагувати документ в одному з чотирьох режимів перегляду, розробляти загальну структуру документа, настроювати параметри сторінки і переміщатися по тексту з допомогою панелі схеми документа.
Після створення структури документа і введення тексту слід потурбуватися про зовнішній вигляд тексту. Звичайно, головним є смислове наповнення документа, але грамотне форматування і виділення ключових фраз полегшує читання і сприяє розумінню сенсу написаного.
Примітка
У повноекранному режимі можна користуватися усіма командами меню. Перемістіть покажчик миші впритул до верхнього краю екрану, і перед вами з'явиться спливаюча рядок меню Word.
12. Двічі клацніть у будь-якому з двох лівих полів рядка стану. Відкриється вікно переходу до об'єкта, показане на рис. 11.
13. У списку Об'єкт переходу (Go To What) виберіть тип об'єкта, який потрібно знайти, наприклад пункт Сторінка (Page).
14. У полі Введіть номер сторінки (Enter Page Number), назва якого варіюється в залежності від обраного типу об'єкта, введіть номер сторінки, до якої потрібно перейти. Для переходу вперед або назад на N сторінок щодо поточної введіть відповідно + N або-N, де N - ціле число.
15. Клацніть на кнопці Перейти (Go To). Документ прокрутити до шуканого об'єкта.
Вправа 4. Розмітка сторінки
Режим розмітки сторінок дозволяє бачити документ таким, яким він буде на паперових сторінках, роздрукованих на принтері. Тут у вигляді білих прямокутників відображаються сторінки документа, на яких поряд з текстом видно абсолютно всі об'єкти, як показано на рис. 12. Якщо документ містить численні малюнки або графіки, з ним зручніше працювати саме в режимі розмітки сторінки.
Вікно режиму розмітки практично не відрізняється від вікна звичайного режиму. Але включивши відображення лінійки, ви крім горизонтальної лінійки побачите ще й вертикальну, яка дозволяє оцінювати положення об'єктів на сторінці по другій координаті. Прийоми переміщення по документу теж збігаються в обох режимах, проте в списку Масштаб (Zoom) в режимі розмітки з'являються три додаткових пункти-По ширині тексту (Text Width), Сторінка цілком (Whole Page) і Дві сторінки (Two Pages), назви яких не вимагають додаткових пояснень.
Працюючи в режимі розмітки, не поспішайте розставляти об'єкти і форматувати текст. Для початку слід налаштувати розміри сторінки та її полів.
1. Виберіть команду Файл> Параметри сторінки (File> Page Setup).
2. У вікні діалогу, клацніть на вкладці Розмір паперу (Paper Size), яка показана на рис. 12.
3. У списку Розмір паперу (Paper Size) виберіть той розмір аркуша, на якому має друкуватися документ.
4. Щоб задати нестандартний розмір, виберіть пункт Інший (Custom Size) і введіть ширину і висоту сторінки в лічильники Ширина (Width) і Висота (Height).
5. Після налаштування розмірів сторінки слід вказати розміри відступів і вибрати варіант виведення тексту на принтер. Для цього розкрийте вкладку Поля (Margins), яка показана на рис. 13.
6. У лічильники Верхнє (Тор), Нижнє (Bottom), Ліве (Left) і Праве (Right) введіть ширину полів сторінки.
7. За допомогою перемикача Орієнтація (Orientation) вікна діалогу параметрів сторінки виберіть книжкове або альбомне розташування сторінки відносно тексту.
8. Якщо ви збираєтеся друкувати документ на обох сторонах аркушів, а лівий і правий відступи не рівні між собою, то в списку Кілька сторінок: (Multiple Pages) виберіть Дзеркальні поля (Mirror Margins). Це забезпечить правильну розстановку полів. При виборі 2 сторінки на аркуші (2 Pages Per Sheet) на одному аркуші паперу будуть розміщені дві сторінки. Поле Зразок (Preview) відображає поточну розкладку сторінок і дозволяє візуально проконтролювати введені параметри.
Примітка
У верхньому і нижньому полі сторінки розташовані верхній і нижній колонтитули, в яких розміщуються, наприклад, номери сторінок або назви поточних розділів документа. Якщо ви користуєтеся колонтитулами, не робіть верхнє і нижнє поля дуже вузькими.
9. Розкрийте вкладку Джерело паперу. У розділі Розрізняти колонтитули: за допомогою відповідних лічильників налаштуйте відстані від краю сторінки до верхнього та нижнього колонтитулів.
10. Клацанням на кнопці Про До закрийте вікно діалогу параметрів сторінки.
11. Поля можна налаштувати і за допомогою лінійок. Щоб збільшити ширину лівого поля, помістіть вказівник миші на межу сірої та білої областей горизонтальної лінійки, натисніть кнопку миші і перетягуйте кордон поля. Аналогічно настроюється і інші три поля сторінки.
12. У багатосторінковому документі, як правило, потрібно розстановка номерів сторінок. Немає сенсу робити це вручну. Word вміє нумерувати сторінки автоматично. Виберіть команду Вставка> Номери сторінок (Insert> Page Numbers). Відкриється вікно діалогу, показане на рис. 14.
13. За допомогою списку, що розкривається Положення (Position) вкажіть, чи повинні номери сторінок розташовуватися вгорі або внизу сторінки. У списку Вирівнювання (Alignment) виберіть потрібний режим вирівнювання номера в колонтитулі.
14. Щоб номер був відсутній на першій сторінці документа, скиньте прапорець Номер на першій сторінці (Show Number On First Page).
15. Якщо потрібно додаткове форматування номерів, клацніть на кнопці Формат (Format) і встановіть параметри вікна діалогу Формат номера (Page Number Format).
16. Клацаннями на кнопках OK закрийте усі вікна діалогу. Word автоматично пронумерує сторінки документа. При редагуванні тексту ви зможете викидати і вставляти фрагменти, а також переміщати цілі блоки сторінок. Word автоматично скоректує нумерацію і забезпечить правильну послідовність чисел.
17. Щоб змінити шрифт номерів сторінок і додати в колонтитули іншу інформацію, виберіть команду Вигляд> Колонтитули (View> Header And Footer). Текст документа стане бляклим, а колонтитули будуть виділені пунктирними прямокутниками, як показано на рис. 15. Крім того, з'явиться панель інструментів Колонтитули (Header And Footer).
18. За допомогою смуги прокручування знайдіть будь прямокутник з написом Верхній колонтитул (Header).
19. Введіть у ньому текст Це верхній колонтитул. Тепер у верхньому полі кожної сторінки буде виведена такий напис. Ви скажете, що-подібні заголовки сторінок нікому не потрібні. Так, звичайно, це лише найпростіший приклад. Давайте подивимося, які можливості пропонує панель інструментів Колонтитули (Header And Footer).
20. Клацніть у прямокутнику Нижній колонтитул (Footer).
21. У панелі Колонтитули (Header And Footer) клацніть на кнопці Вставити авто текст (Insert AutoText).
22. Виберіть у спадному меню пункт Повне ім'я файлу (Filename And Path). Тепер ви не забудете, як називається файл, в якому зберігається джерело роздрукованого тексту. Ім'я цього файлу з'явиться в нижньому колонтитулі кожної сторінки. Якщо ви можете перейменувати файл документа або перемістіть його в іншу папку, то при наступному відкритті документа в нижньому колонтитулі з'явиться вже нове ім'я файлу. Панель інструментів Колонтитули (Header And Footer) дозволяє-таюке вставляти в колонтитули дату і час останнього оновлення документа, дату друку документа, ім'я автора та іншу інформацію.
23. Щоб закрити режим перегляду колонтитулів, клацніть на кнопці Закрити (Close) панелі інструментів Колонтитули (Header And Footer). Іноді, проглянувши документ у режимі розмітки сторінки, ви можете залишитися незадоволені тим, як Word розбив текст на сторінки. У цьому випадку вручну, вставте в текст додаткові розриви сторінок.
24. Помістіть курсор у ту точку, де повинна починатися нова сторінка, і виберіть команду Вставка> Розрив (Insert> Break). Відкриється вікно діалогу, показане на рис. 16. У ньому верхній перемикач дозволяє з трьох положень вибрати тип розриву. Нижній перемикач дозволяє вставити мітку початку наступного розділу та вибрати, як повинен розташовуватися розділ: з початку наступної сторінки, з парної, з непарної або без розриву сторінки.
25. Виберіть положення перемикача Нову сторінку (Page Break).
26. Потім клацніть на кнопці ОК. Текст правіше і нижче курсору буде перенесений на початок наступної сторінки, а кінець поточної сторінки залишиться порожнім.
Режим електронного документа, який включається командою Вид> Веб-документ (View> Web Layout), є як би комбінацією звичайного режиму і режиму розмітки сторінки. Електронний документ дозволяє бачити всі об'єкти, включаючи малюнки і графіки, переміщати їх по документу і змінювати їх розмір. Але в режимі електронного документа немає розбивки на сторінки і весь текст відображається у вигляді нескінченної вертикальної стрічки. Тут немає і вертикальної лінійки. Оскільки передбачається, що електронний документ буде розміщений на web-вузлі, розробники Word врахували, що web-сторінки можуть мати будь-яку довжину, а для їх перегляду у вікні браузера використовується вертикальна смуга прокручування.
Якщо ви користуєтеся текстовим процесором Word для підготовки web-сторінок, замість режиму розмітки сторінок завжди користуйтеся режимом електронного документа. У цьому випадку після перетворення у формат HTML не відбудеться втрати призначеного форматування. Наприклад, на web-сторінці неможливо розмістити текст у декілька шпальт (якщо не користуватися таблицями), тому режим перегляду електронного документа ігнорує таке форматування, чітко дотримуючись стандартів HTML.
Примітка
Запис формату HTML в Office XP виконується без помилок, а отримана web-сторінка точно повторює вид вихідного електронного документа.
Щоб сформувати web-сторінку, досить вибрати команду Файл> Зберегти як веб-сторінку (File> Save As Web Page) і у вікні діалогу Збереження документа (Save As) ввести ім'я HTML-файлу. Отриману web-сторінку можна продовжувати модифіковані як в Word, так і в будь-якому web-редакторі.
Зверніть увагу, що після перетворення в web-сторінку або після відкриття файлу формату HTML в меню Вигляд (View) з'являється нова команда Джерело HTML (HTML Source), вибір якої відкриває вікно з вихідним HTML-кодом, що формує редагований документ.
Вправа 5. Структура документа
Будь-який досить об'ємний документ зазвичай складається з розділів і підрозділів різного рівня. Самі зовнішні розділи, наприклад частині тієї книги, яку ви зараз читаєте, виділяються великими заголовками. Для занять вибрані заголовки поменше. Назви вправ набрані ще більш дрібним шрифтом. Таке розбиття документа на окремі блоки не чуже і для Word. Цей текстовий процесор дозволяє присвоювати назвами тих чи інших розділів спеціальні заголовні стилі, які, по-перше, забезпечують однакове оформлення всіх заголовків визначеного рівня, а по-друге, дають знати програмі Word, де починається і закінчується черговий розділ. Ця інформація дозволяє Word правильно форматувати документ. Наприклад, заголовок розділу ніколи не опиниться па іншій сторінці, окремо від тексту цього розділу.
Якщо ви редагуєте великий документ, що має ієрархічну сукупність вкладених одна в одну розділів, з ним зручно працювати в режимі структури. У цьому режимі перегляду, показаному на рис. 17, зручно переставляти, видаляти і додавати розділи, змінювати їх рівень.
1. Клацанням на кнопці Створити (New) відкрийте новий документ.
2. За допомогою команди Вигляд> Структура (View> Outline) перейдіть в режим структури.
3. Введіть текст Параметри устаткування. Натисніть клавішу Enter. Потім введіть рядок Спеціальні питання, знову натисніть Enter і введіть Дозвіл проблем. Це будуть назви трьох розділів верхнього рівня. Їм відповідає стиль Заголовок! (Headingi).
4. Перемістіть курсор у кінець першого рядка і натисніть клавішу Enter. З'явиться ще один заголовок розділу. Щоб знизити його рівень, натисніть клавішу Tab. Новий рядок стане підрозділом теми Параметри устаткування (див.рис. 17). Введіть текст Швидкодія.
5. Натисніть клавішу Enter і введіть заголовок ще одного розділу другого рівня. Зверніть увагу, що тепер не потрібно натискати клавішу Tab. У режимі структури стиль нового абзацу завжди повторює заголовний стиль попереднього абзацу.
6. Введіть ще кілька заголовків розділів другого і третього рівнів, щоб отримати текст, показаний на рис. 17. Для зниження рівня від другого до третього натискайте клавішу Tab. Майте на увазі, що заголовків без відступу відповідає стиль Заголовок! (Heading!), заголовків з одинарним відступом - стиль заголовок2 (Heading2), а заголовкам з подвійним відступом - стиль Заголовок З (Heading3). Слідкуйте за полем Стиль (Style) панелі інструментів Форматування (Formatting).
У ньому завжди зазначено назву стилю того абзацу, в якому знаходиться текстовий курсор. Якщо ви помилилися і заголовок отримав невірний стиль, не засмучуйтеся. Щоб знизити рівень заголовка, клацніть на ньому мишею і натисніть Tab. Для підвищення рівня заголовка слід натиснути клавіші Shift + Tab. Зліва від кожного заголовка є знак «плюс» чи «мінус». «Плюс» говорить про те, що даний розділ не порожній і наповнений певним змістом (в даному випадку заголовками вкладених підрозділів). Порожнім розділам відповідає знак «мінус».
Примітка
Щоб дізнатися стиль абзацу, клацніть у ньому і погляньте на список Стиль (Style) панелі інструментів Форматування (Formatting). Стилі для абзаців використовуються в Word не тільки для виділення заголовків. Будь-якому з абзацом можна призначити стандартний або спеціально розроблений для нього стиль. Способи форматування документа за допомогою стилів будуть розглянуті на наступному занятті.
7. Клацанням на кнопці Звичайний режим (Normal) перейдіть у звичайний режим перегляду. Ви побачите введені заголовки розділів розташованими один під одним без відступів. Вони будуть відрізнятися шрифтом. Кожному заголовному стилю відповідає свій шрифт, як показано на ріс18.
8. Тепер наповніть створені розділи яких-небудь змістом. Для цього клацайте у кінці назви кожного розділу, натискайте клавішу Enter і введіть текст. Нехай кожен розділ складається всього з декількох слів. Зараз важлива не загальна довжина документа, а його ієрархічна структура. Зверніть увагу, що в звичайному режимі при натисканні клавіші Enter формується абзац не заголовного стилю, а стилю Звичайний (Normal), який відповідає простому тексту.
9. Перейдіть назад в режим Структура (Outline). Ви побачите весь текст документа.
10. У панелі інструментів Структура (Оutlining), яка з'являється при перемиканні в режим структури, виберіть в списку пункт Показати рівень 2 (Show Level 2). Вміст документа згорнеться, і на екрані залишаться тільки заголовки першого і другого рівнів. Кнопки панелі Структура (Outlining), показаної на рис. 19, дозволяють розгорнути документ до розділів будь-якого рівня вкладення. Вибір у списку, пункту Показати всі рівні (Show All Levels) виводить на екран весь документ. Кнопки зі знаками «плюс» і «мінус» тієї ж панелі розгортають і згортають той розділ, в якому знаходиться текстовий курсор.
11. Клацніть у рядку заголовка Установка.
12. Потім клацніть на кнопці Вниз (Move Down) панелі інструментів Структура (Outlining). Тема Установка зміститься вниз під заголовок Оновлення.
13. Тепер в списку виберіть пункт Показати всі рівні (Show All Levels), щоб знову вивести на екран весь вміст документа. Виконане переміщення рядка заголовка спричинило зсув всього розділу.
14. Клацніть назнаке «плюс» зліва від заголовка розділу Швидкодія /
15. Натисненням клавіш Ctrl + Х виріжте виділений фрагмент. Перемістіть текстовий курсор в початок заголовка Оновлення і клацніть на кнопці Вставити (Paste) панелі інструментів Стандартна (Standard). Виділений раніше підрозділ буде цілком перенесено всередину розділу Спеціальні питання.
Контрольна вправа
Прийшов час перевірити, наскільки добре ви засвоїли матеріал цього заняття.
1. Створіть новий шаблон на основі шаблону Док.dot.
o Як у вікні діалогу створення документа вивести список шаблонів у вигляді таблиці з додатковою інформацією про файли?
2. Перейдіть в режим структури і введіть кілька заголовків першого рівня, які відповідають стандартним розділам шаблону, призначеного, наприклад, для оформлення щомісячних звітів відділів компанії.
o Подумайте, як за допомогою панелі інструментів Структура (Outlining) прибрати оформлення заголовків розділів і вмістити у вікно більше тексту?
3. Перейдіть у звичайний режим і введіть у розділи шаблону пояснювальний текст, який вказує на те, яка інформація повинна розміщуватися в кожному розділі.
4. У режимі розмітки сторінок додайте нумерацію сторінок. Встановіть ширину лівого поля сторінки
o Для палітурки звітів необхідно додати у верхній частині сторінки додаткове поле в
5. Роздрукуйте новий шаблон і збережіть його в папці Мої документи (My Documents).
Підведення підсумків
Тепер ви вмієте створювати складні текстові документи за допомогою шаблонів і майстрів Word, а також розробляти власні шаблони. Ви можете редагувати документ в одному з чотирьох режимів перегляду, розробляти загальну структуру документа, настроювати параметри сторінки і переміщатися по тексту з допомогою панелі схеми документа.
Після створення структури документа і введення тексту слід потурбуватися про зовнішній вигляд тексту. Звичайно, головним є смислове наповнення документа, але грамотне форматування і виділення ключових фраз полегшує читання і сприяє розумінню сенсу написаного.