Ім'я файлу: Ділові переговори.docx
Розширення: docx
Розмір: 45кб.
Дата: 04.12.2020
скачати
Пов'язані файли:
Lab.2_Тертична_Юлія_ПД-44.docx
відповіді на теми.docx

Міністерство освіти і науки України

Державний університет телекомунікацій

Навчально-науковий інститут захисту інформації

Кафедра публічного управління та адміністрування


Р Е Ф Е Р А Т
на тему: «Ділові переговори: типи, організація, техніка проведення»

Підготувала: студентка 2-го курсу групи ПУАД-21

Волочан Карина


Науковий керівник: Яременко Світлана Андріївна

кандидат філологічних наук, доцент



Київ - 2020


Зміст

Вступ

  1. Ділові переговори: поняття, типи та класифікація……………………

  2. Організація ділових переговорів………………………………………..

  3. Техніка проведення ділових переговорів………………………………

Використані джерела

Вступ
Практично кожній людині доводиться зіштовхуватися з тим, що прийнято називати діловим спілкуванням. Як правильно скласти офіційний лист або запрошення, прийняти партнера і провести переговори з ним, розв'язати суперечливі питання і налагодити взаємовигідне співробітництво? Цим питанням у багатьох країнах приділяється дуже велика увага тому щоб успішно вести справи, сучасній людині необхідно знати загальноприйняті правила і норми ділового спілкування, уміти вести переговори і бесіди
Ділові переговори являють собою спільну діяльність двох або більше суб'єктів, налаштовану на ефективне розв'язання спірних питань з оптимальним урахуванням потреб кожної із сторін. Вони є могутнім інструментом для врегулювання конфліктів та організації спільної діяльності і потребують високого професіоналізму. Тому для досягнення успіху в діловій сфері необхідно мати міцні знання в області підготовки і проведення ділових переговорів, зокрема знати основні етапи переговорів, їхню специфіку, розробляти й застосовувати спеціальну техніку та тактику їх ведення, стратегію взаємодії.

Ділове спілкування – це складний багатоплановий процес розвитку контактів між людьми в службовій сфері. Його учасники виступають в офіційних статусах і орієнтовані на досягнення мети, конкретних задач. Специфічною особливістю цього процесу є регламентованість, тобто підпорядкування встановленим обмеженням, що визначаються національними і культурними традиціями, професійно-етичними принципами. Одним з основних видів ділового спілкування є ділові переговори.

  1. Ділові переговори: поняття, типи та класифікація

Для більшості людей термін «переговори» асоціюється із ситуаціями, що відносяться до сфери бізнесу чи дипломатичних контактів. Однак, якщо задуматись, правильніше буде розглядати переговори як стиль поведінки, з яким ми зустрічаємося і використовуємо самі кожного дня. Тому в багатьох дослідженнях, присвячених аналізу переговорного процесу, поняття «переговори» використовується для характеристики будь-якого процесу спілкування, в рамках якого люди намагаються узгодити будь-які дії, домовитись про будь-що, вирішити спірні питання [4, с. 332].

Переговори з кожним роком стають більш значимим компонентом життя сучасної людини, і як зазначає Г. Почепцов, «вони з’являються не в ситуації ієрархічної залежності, а в разі необхідності досягнути згоди у двох автономних учасників» [10, с. 567]. Щодо відомого дослідника В. Мастенбрука, то він визначає переговори як «комбінацію двох факторів –особистих інтересів і залежності від опонента» [8, с. 59].

За словами науковця М. Дороніної, переговори можна номінувати як «організаційну форму встановлення та юридичної фіксації виробничо-економічних зв’язків між зацікавленими в спільній діяльності економічно незалежними організаціями. Це формалізований процес, що ставить конкретну мету, визначає коло питань і завжди реалізується в конкретних умовах, за конкретних обставин» [3, с. 184].

Деякі науковці поняття «переговори» трактують наступним чином:

«Ділові переговори – це специфічна форма спілкування, спрямована на розв’язання проблем, що виникають в стосунках між людьми, організаціями або державами» [5, с. 329]. Або ж так: «Переговори – зв'язок, призначений для досягнення угоди шляхом ділового спілкування, коли обидві сторони мають як спільні, так і протилежні інтереси» [9, с. 5].

Усе різноманіття видів переговорів визначається ознакою їхньої класифікації. Такими критеріями можуть бути: об’єктна сторона переговорів, суб’єктна сторона переговорів, характер комунікації, територіальний статус, принцип прийняття рішень, умови взаємодії, результат переговорів та ін.

Відповідно до критеріїв класифікації розрізняють такі різновиди ділових переговорів:

за рівнем офіційності:

• офіційні: суворо регламентовані, передбачають укладання протоколу, підписання документів;

• неофіційні: близькі до невимушеної бесіди і здебільшого не передбачають прийняття рішень, що мають юридичну силу;

за походженням і напрямом:

• зовнішні: передбачають спілкування з бізнесовими партнерами і клієнтами;

• внутрішні: взаємодія між працівниками підприємства.
як комерційні і організаційні:

  • комерційні переговори здійснюються керівниками підприємств, фірм та відповідальними особами державного управлінського апарату. Важливою умовою таких переговорів є встановлення рівних юридичних прав представників різних організацій. Вони вирішують питання правових відносин, кінцевим результатом яких є підписання сторонами контракту, ліквідація конфліктної ситуації, врегулювання спірних питань.

  • організаційні переговори - в таких переговорах беруть участь дві та більше сторін. Результатом їх є підписання угоди про входження до складу організації, злиття капіталів, прийняття рішення про проведення спільних фінансових операцій.


Залежно від типу та характеру ділові переговори поділяються на:

1. Попередні переговори, шляхом листування - ініціатива даних переговорів може виходити як від покупця, так і продавця. Головні їх переваги: оперативність (замовлення передаються телеграфом, факсом) та економічність (скорочується процес листування, витрати на поїздки для особистих зустрічей).

2. Особисті переговори - широко використовуються для встановлення контактів з контрагентами на виставках, ярмарках. Слід зазначити, що успіху досягають фірми, які систематично підтримують контакти зі своїми основними контрагентами.

3. Переговори по телефону - переважно при укладанні угод на масові стандартизовані товари, коли основні їх умови є типовими або заздалегідь відомими. В даному випадку по телефону обговорюється лише ціна, кількість товарів та строк поставки. Цей вид переговорів застосовується переважно у біржовій торгівлі.


  1. Організація ділових переговорів

Процес планування переговорів поділяють на три етапи, які розглядаються впродовж півроку:

  • підготовка до переговорів;

  • безпосереднє ведення переговорів;

  • аналіз результатів і підсумків переговорів [2, с. 105].

Ділові переговори організовуються за ініціативою одного з учасників шляхом особистої домовленості при зустрічі, обміні листами, по телефону тощо, і починаються з того моменту, коли одна зі сторін виступить з пропозицією обговорити деталі та умови певної проблеми чи питання.

Коли друга сторона приймає пропозицію, настає один з найважливіших етапів – підготовка до переговорів. Саме на цьому етапі закладається основа для їх успішного проведення. Від того, наскільки детально будуть підготовлені переговори, залежить не тільки їх результат, але й сам процес: чи будуть переговори тривалими, конфліктними, чи пройдуть вони швидко та злагоджено[7, с. 173].

На етапі підготовки потрібно опрацювати три аспекти проведення переговорів: змістовний, організаційний і тактичний.

Змістовний аспект визначає ієрархію (і відповідно – значимість) мети переговорів, головний сенс пропозицій або проблем, які виносяться на переговори, можливі варіанти розв’язання питань та шляхів досягнення поставлених цілей. Зміст переговорів визначається не тільки конкретним предметом майбутніх переговорів, а й системою наявних інтересів та можливостей їх реалізації в певній ситуації або в майбутньому [1, с. 48]. Тому змістовний аспект переговорів включає:

  • необхідність ретельного аналізу наявної ситуації;

  • прогнозування найімовірніших варіантів та зміни;

  • проектування найбільш сприятливих умов, навіть якщо їх створення малоймовірне за нинішніх ситуацій.

Спеціалісти рекомендують в ході підготовки до переговорів обміркувати відповіді на наступні питання: «Яку головну мету я ставлю перед собою в переговорах?», «Як відреагують на прохання про зустріч мої партнери?», «Чи готові партнери до обговорення питань?», «Що я хочу з’ясувати для себе?», «Який результат влаштує (чи не влаштує) мене, його, обох?», «Які прийоми впливу на партнера я використаю в розмові?», «Які питання я поставлю?», «Які питання може поставити мені партнер?», «Як я буду поводити себе, якщо мій партнер: в усьому зі мною погодиться; рішуче заперечить, перейде на підвищений тон; не відреагує на мої докази; виявить недовіру до моїх слів, думок».

Для того, щоб бути готовим до швидкої та спокійної реакції на випадок непередбачених обставин, а головне – щоб у переговорний процес були залучені всі питання партнерства, необхідно скласти план. Спочатку в план включають головні ідеї, думки, висловлювання. Потім в ньому виділяють такі елементи, як звернення до партнерів, ділові наміри, прийоми нейтралізації можливих зауважень, варіанти рішень, підведення підсумків переговорів.

Організаційний аспект охоплює коло питань, починаючи з місця, часу та загального антуражу проведення переговорів і закінчуючи підбором команди з точним розподілом функцій та ролей, які виконує кожний її член на переговорах.

На цьому етапі підготовки передбачається розв’язання таких питань: «Хто? Де? Коли?» Підбір команди є головним завданням при підготовці переговорів. Ідеальних людей немає, тому проблема підбору команди зводиться до пошуку та залучення необхідних людей або спеціального їх навчання.

Підготовча робота включає і завчасну підготовку документів: заяв, проектів різних угод, протоколів, контрактів, резолюцій. При підготовці цих документів слід приділяти особливу увагу точності формулювань, аргументованості речень чи зауважень [9, с. 11].

Тактичний аспект забезпечує необхідну професійну спрацьованість висунутих пропозицій. Він включає в себе весь обсяг конкретних питань: від тактико-технологічних характеристик пропозицій до фінансових та юридичних деталей.

Опрацювання трьох зазначених аспектів передбачає такий рівень інтелектуальних здібностей та професійних знань, який практично недоступний окремій людині. Звичайно ж у житті ми часто-густо стикаємося з фактом індивідуальної підготовки та проведення переговорів, проте докладніший аналіз такої практики засвідчує значно нижчий рівень її ефективності та, що найголовніше, вимушений, але неминучий перехід до групової роботи


  1. Техніка проведення ділових переговорів

Навички розробки й реалізації алгоритму ділових переговорів.

Алгоритм професійних переговорів являє собою процес, що складається з чотирьох послідовних етапів ( табл. 1)



І етап
Підготовка переговорів

ІІ етап
Проведення переговорів

ІІІ етап
Вирішення проблеми (завершення переговорів)

IV етап
Аналіз підсумків ділових переговорів

(табл. 1 Модель організації, проведення

й реалізації ділових переговорів)
Рівень осіб, які беруть участь у переговорах, і їхня компетентність є вирішальним чинником під час обговорення принципових питань. До початку переговорів корисно з'ясувати організаційну структуру фірми, положення й компетентність представників на переговорах.

Усі види діяльності підготовчого етапу ведення переговорів можна об'єднати в чотири групи. [6. с. 176—179]

Першу групу діяльності пов'язано з ініціативою проведення та складання плану переговорів. Вона передбачає:

— попередній аналіз учасників переговорів, теми й ситуації;

— визначення завдань переговорів для утримання ініціативи в їх проведенні;

— вибір стратегії й тактики ведення переговорів;

— підготовку докладного плану проведення переговорів із чіткою програмою дій для забезпечення взаємозв'язку між видами діяльності, обсягами робіт, кількістю та якістю необхідної інформації; визначення тимчасових рамок, витрат на підготовку й реалізацію планів із залученням відповідних працівників.

Другу групу діяльності пов'язано з оперативною підготовкою переговорів. Вона передбачає:

— збирання матеріалів, куди входить: пошук можливих джерел інформації (щодо особистих контактів, аналітичних досліджень, публікацій і т. д.); визначення попередніх критеріїв добору матеріалів; формування матеріалів та інформації, які може бути використано в підготовці переговорів;

— добір і систематизацію матеріалів, що мають істотне значення для підготовки та проведення переговорів;

— аналіз зібраного матеріалу, що дозволить визначити взаємозв'язок явищ, створити визначену систему, зробити висновки, підібрати аргументацію та звести усе докупи;

Третю групу діяльності пов'язано з процесом редагування. Вона включає: контроль підготовки переговорів, що передбачає шліфування й наступне доопрацювання ділової бесіди, у першу чергу, заключних положень; представлення остаточної форми ведення переговорів, що передбачає, перш за все, стислість і чіткість представлених пропозицій та висновків.

Четверту групу діяльності пов'язано з обробкою процесу ведення переговорів. Вона включає: уявну репетицію; усну репетицію; репетицію ведення переговорів у формі діалогу зі співрозмовником.
Другий етап загального алгоритму професійних переговорів являє собою власне процес ведення переговорів. Він складається з п'яти фаз, завдання яких формують і відповідні принципи.

Перша фаза — початок ведення переговорів. Завданнями даної фази є:

  • установлення контакту з партнерами;

  • створення приємної атмосфери для ведення переговорів;

  • залучення уваги;

  • пробудження інтересу;

  • «перехоплення», у разі потреби, ініціативи в процесі переговорів.


Для створення сприятливого клімату на початку переговорного процесу необхідно не випускати з виду деякі важливі дрібниці, зокрема, варто користуватися ясними, стиснутими та змістовними вступними словами й поясненнями; звертатися до співрозмовників за ім'ям; мати відповідний зовнішній вигляд; виявляти повагу до особистості партнера тощо.
Друга фаза — передавання інформації. Вона має виконувати такі завдання:

  • збирання спеціальної інформації щодо проблем, вимог і побажань партнера та його організації (фірми);

  • виявлення мотивів і цілей партнера;

  • передавання запланованої інформації;

  • формування основ для аргументації чи попередньої перевірки правильності вузлових пунктів власної аргументації;

  • аналіз і перевірку позиції партнера;


Третя фаза — аргументування. На цій фазі формується попередня думка, визначається позиція щодо даної проблеми, яка влаштовує обидві сторони. Тут можна спробувати змінити, в разі потреби, вже сформовану думку (позицію), закріпити те, що вже сформувалося чи змінилося, на нову думку. На цьому етапі можна усунути чи пом'якшити суперечності, що позначилися до переговорів чи виникли у процесі їх проведення, критично перевірити власні положення й факти, викладені партнером.
Четверта фаза — спростування аргументів партнера. Найважливішими завданнями даної фази є:

  • розмежування окремих заперечень щодо суб'єктів, об'єктів, місця, часу і наслідків;

  • прийнятне пояснення висловлених чи невисловлених заперечень, зауважень, сумнівів;

  • нейтралізація зауважень партнера, якщо для цього є можливості, спростування заперечень партнера.


Під час вирішення зазначених завдань варто дотримуватися логічної структури спростування зауважень і аргументів партнера, зокрема, локалізувати кожне зауваження чи аргумент; проводити аналіз зауважень; виявляти справжні причини; вибирати тактику спростування; вибирати метод спростування; проводити оперативне спростування зауважень.
П'ята фаза — прийняття рішень. До основних завдань даної фази можна віднести:

  • досягнення основної, чи, у найгіршому випадку, запасної (альтернативної) мети;

  • забезпечення сприятливої атмосфери наприкінці переговорів;

  • стимулювання партнера до виконання намічених дій;

  • складання всеосяжного резюме переговорів, зрозумілого для всіх учасників, із чітко виділеним основним висновком;

  • підписання угоди за результатами переговорів.


Ділова частина переговорів завершується перетворенням інтересів партнера на остаточне рішення (приймається на основі компромісу).

Якщо перебіг переговорів був позитивним, то на завершальній стадії необхідно резюмувати, коротко повторити основні положення, що розглядалися в процесі переговорів, і, що особливо важливо, характеристику тих позитивних моментів, за якими досягнуто згоди сторін. Це дозволить досягти впевненості в тому, що всі учасники переговорів чітко уявляють суть основних положень майбутньої угоди, в усіх складається переконання в тому, що у процесі переговорів досягнуто певного прогресу. Доцільно обговорити перспективу нових зустрічей.
У разі негативного результату переговорів необхідно зберегти суб'єктивний контакт із партнером за переговорами. У даному випадку акцентується увага не на предметі переговорів, а на особистісних аспектах, що дозволяють зберегти ділові контакти в майбутньому. Отже, варто відмовитися від підведення підсумків за тими розділами, де не було досягнуто позитивних результатів. Бажано знайти таку тему, що становить інтерес для обох сторін, допоможе розрядити ситуацію та створити дружню, невимушену атмосферу прощання.
Аналіз підсумків ділових переговорів

Переговори можна вважати завершеними, якщо ретельно й відповідально проаналізовано їхні результати, прийнято необхідні заходи для їх реалізації, зроблено відповідні висновки для підготовки наступних переговорів.

Цілями аналізу підсумків переговорів є:

  • порівняння цілей переговорів із їхніми результатами;

  • визначення мір і дій, що випливають із результатів переговорів;

  • ділові, особисті й організаційні висновки для майбутніх переговорів.


Аналіз підсумків ділових переговорів повинен проходити за такими трьома напрямами:

1) аналіз відразу після завершення переговорів. Такий аналіз допомагає оцінити перебіг і результати переговорів, обмінятися враженнями та визначити першочергові заходи, пов'язані з підсумками переговорів (призначити виконавців і визначити терміни виконання досягнутої угоди);
2) аналіз на найвищому рівні — керівника організації. Цей аналіз результатів переговорів має такі цілі: обговорення звіту про результати переговорів і з'ясування відхилення від раніше встановлених директив; оцінка інформації про вже прийняті заходи й відповідальність; визначення обгрунтованості пропозицій, пов'язаних із продовженням переговорів; одержання додаткової інформації про партнера з переговорів;
3) індивідуальний аналіз ділових переговорів — це з'ясування відповідального ставлення кожного учасника до своїх завдань і організації в цілому. Це критичний самоаналіз із метою контролю й одержання уроків із переговорів.

Використані джерела:

  1. Галушко, В.П. Діловий протокол та ведення переговорів: навч. посібник / В.П. Галушко. – Вінниця : Нова книга, 2002. – 223с.

  2. Гриценко, Т.Б. Етика ділового спілкування: навч. посібник / за ред. Т.Б. Гриценко, Т.Д. Іщенко, Т.Ф. Мельничук. – К. : Центр учбової літератури, 2007. – 344 с. – ISBN 978-966-364-476-9

  3. Дороніна, М.С. Культура спілкування ділових людей: навч. посібник / М.С. Дороніна. – К. : Видавничий дім КМ Academia, 1997. – 192 с. – ISBN 5-7707-9392-9

  4. Зельдович, Б.З. Деловое общение: учебное пособие / Б.З. Зельдович. – М. : Альфа-Пресс, 2007. – 456 с. – ISBN 978-5-94280-269-1

  5. Кабушкин, Н.И. Основы менеджмента : учеб. пособие / Н.И. Кабушкин. – 5-е изд., стереотип. – М. : Новое знание, 2002. – 336 с. – ISBN 985-6516-78-1.

  6. Ємельяненко Л. М., Петюх В. М., Торгова Л.В., Гриненко А.М.,/ Конфліктологія: навч. посіб. — К.: КНЕУ, 2003. — 315 с.

  7. Кузин, Ф.А. Культура делового общения: практическое пособие / Ф.А. Кузин. – 6-е изд., перераб. и доп. – М. : Ось-89, 2002. – 320 с. – ISBN 5-86894-625-1

  8. Мастенбрук, В. Переговоры / В. Мастенбрук. – Калуга : Калужский Институт социологии, 1993. – 175 с. – ISBN 0-631-16348-4

  9. Основи ведення переговорів: навчально-методичний посібник / Черніг. центр перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів держ. влади, органів місц. самоврядування, держ. п-в, установ і орг. / укл. Н.В. Коваленко. – Чернігів : ЦППК, 2009. – 24 с.

  10. Почепцов, Г.Г. Теория коммуникации: учебник / Г.Г. Почепцов. – К. : Ваклер, 2001. – 656 с. – ISBN 966-543-062-9

скачати

© Усі права захищені
написати до нас