Ділове листування - цілі та проблеми
Виконав студент ЗНУ гр. 6.0769-аб Долгополов Андрій Олегович
2021 рік
Лист як діловий документ
Діловий лист – основний засіб налагодження офіційних контактів між підприємствами, установами, особами.
Діловий лист — це джерело інформації і одночасно, документ, складений звичайно на паперовій основі, покликаний слугувати досягненню певної поставленої мети.
Критерії ділового листа
В основі ділового листування листи, що відповідають таким критеріям:
Лаконічні. Коли в одному реченні є одна головна думка, немає канцеляризмів, інформація подана коротко і по суті. Ніяких довгих підводок до основного і складних мовних конструкцій.
Структуровані. Коли у листа є конкретна мета, думки послідовні, візуально лист розділений на кілька частин (як мінімум, вітання, мета, питання або заклик до дії).
Грамотні. Без граматичних помилок і порушень логіки викладу тексту, з правильно розставленими знаками пунктуації.
Людяні. Коли аргументи подані чітко, без емоцій і оціночних суджень, немає маніпуляцій і токсичності, проявляється повага до співрозмовника.
ЗРАЗОК Т-ТАБЛИЦІ
Різновиди листів за функціональними ознаками
листи – прохання,
листи – звернення,
листи – пропозиції,
листи – запити,
листи – вимоги.
листи - попередження,
листи – нагадування,
листи – підтвердження,
листи – відмови,
супровідні листи,
гарантійні листи,
листи – розпорядження,
листи –повідомлення.
Потребують
відповіді
Не
потребують
відповіді
звичайні
циркулярні
колективні
адресант – один,
адресат – один.
адресант – декілька установ,
адресат – один.
адресант – один,
адресат – декілька установ.
Різновиди листів за кількістю адресатів
Цілі написання ділового листа
Цілі написання ділового листа можуть бути різноманітні:від заяви про існування організації та переліку їх продукції та послуг, до розв’язання конкретних проблем, пов’язаннях з ціноутворенням, строками платежу, поставками продукції і різноманітними
іншими питаннями.
Формальні і неформальні листи
Всю кореспонденцію можна поділити на: Формальні листи - підготовлені від імені підприємства, фірми іншій фірмі та які носять офіційний характер. Неформальні листи - складаються після офіційного знайомства, після встановлення партнерських взаємовідносин робітниками одного рівня (наприклад,ме- неджером по збуту однієї фірми аналогіч- ному менеджеру іншій фірмі) з пропозицією про особисту зустріч для обговорення ділових питань, обміну інформацією.
Завдання ділового листування
Ділове листування вирішує ряд завдань — від простого вітання нового члена команди до закриття великобюджетних угод. Також його використовують в таких цілях:
влаштуватися на роботу;
запропонувати послуги і знайти нове замовлення;
передати якусь інформацію, новини;
запропонувати і затвердити якусь ідею;
розв’язати конфлікт і перетворити незадоволену людину в задоволену;
домовитися з колегами про щось;
отримати підтримку або аргументовану критику
Проблеми та помилки у діловому листуванні
Помилка №1. Не надавати значення темі листа
Тема листа в діловому листуванні — це ваш перший контакт з людиною. Від того, наскільки зрозумілою вона буде, залежить те, наскільки швидко вам дадуть відповідь і чи дадуть взагалі.
І якщо ви хочете, щоб ваша комунікація не перервалася на першому ж листі, ось як чинити з темою повідомлення НЕ потрібно:
- відправляти повідомлення без теми;
- робити в ній помилки (граматичні, орфографічні);
- писати в цьому полі те, що взагалі не стосується суті листа;
- робити тему занадто довгою;
- написати що-небудь (часто це закінчується темами «Терміново!!!», «Важливо!!!», «Швидко прочитай! Терміново! Важливо!»).
Помилка №2.
Писати без структури
Структура в листі — це можливість виділити в ньому головні думки, розставити акценти. Якщо її немає, то одержувачу доводиться розділяти текст на частини самому, тобто витрачати на це зайвий час. Якось не дуже шанобливо виходить.
Типові прояви цієї помилки:
відсутність мети листа (або ви її не виділили окремим абзацом, або її в принципі не можна зрозуміти з тексту);
думки, речення непослідовні;
немає візуального оформлення (мінімально — поділу на абзаци);
немає заклику до дії або питання в кінці листа (нагадаю, що ділове листування — це не монолог, а процес комунікації між двома та більше людьми).
Помилка №3. Використовувати канцеляризми
Щоб ваша ділова переписка викликала доброзичливий настрій і бажання відповісти, забудьте про:
мовні штампи (на даному етапі, на даний момент, в даний час, слід зазначити, важливо підкреслити, згідно з…);
пасивні конструкції (нами було зроблено, інтернет був підключений співробітниками);
заміну дієслова на іменник (методи збільшення продажу, способи підняття активності);
заміну іменника на прийменник (в силу, за допомогою, внаслідок, з метою, у зв’язку з, через тощо).
Помилка №4. Лист як потік думок
У діловому листуванні важлива логіка, а саме логічна послідовність думок. Коли її немає, легко втратити сенс комунікації і в підсумку нічого не вирішити.
Основні характеристики такої помилки:
в одному реченні кілька різних думок;
багато непотрібної або нерелевантної інформації;
деталі не пов’язані між собою.
Результат — співрозмовник не розуміє, що вам відповісти і, в кращому випадку, запитає про це і продовжить комунікацію, в гіршому — ви залишитеся без відповіді.
Помилка №5. Помилки і одруківки
Один із проявів поваги в діловому листуванні — писати без помилок. Будь-яких.
Ось ті, які зустрічаються найчастіше:
граматичні;
неправильна пунктуація або навіть відсутність розділових знаків;
дефіс замість тире і навпаки;
лапки-лапки “” замість лапок-ялинок «»;
назвати співрозмовника іншим ім’ям.
Помилка №6. Токсичність замість поваги
Типові прояви токсичності в діловому листуванні:
негативне емоційне забарвлення;
драматизм;
претензії замість аргументів;
спроби зачепити почуття адресата.
Коли співрозмовник використовує подібні
прийоми в спілкуванні, хочеться відразу ж припинити комунікацію.
Маніпуляції в діловому листуванні
Мета маніпуляцій в діловому листуванні — примусити співрозмовника зробити щось. Зазвичай те, що йому не хочеться або не сподобається. Часто це проявляється через токсичність і перекладання відповідальності.
В результаті викликає
неприємне почуття обов’язку у адресата і
небажання вести комунікацію далі.
Підсумуємо всі рекомендації про те, як вести ділове листування:
Скласти приємне перше враження за допомогою теми листа. Розмір — до 5 слів. Вказуємо основну ідею листа.
Зазначити мету комунікації 1-2 реченнями.
Структурувати лист, щоб в ньому були вітання, мета, деталі, питання, підпис. Кожен структурний елемент — окремий абзац.
Прибрати канцеляризми, емоції, подразники.
Перевірити текст на відсутність помилок, одруківок, маніпуляцій. Якщо потрібно, використовувати сервіси з перевірки текстів.
Бажаю успіхів!!!
Ділове листування
— це процес бізнес-
та службової комуні-
кації за допомогою
пошти.