Управління процесами планування та реалізації проектів в організації
1. Теоретично-методичні засади управління проектами в організації
1.1 Понятійні категорії та класифікація процесу управління проектами
Донедавна управління проектом вважалось мистецтвом, яке вимагало природного дару, розуму, волі, життєвого досвіду та знань. Однак розвиток цивілізації та науково-технічного прогресу потребував нової сфери діяльності, нової професії - професії проект-менеджера.
Управлінські функції з формування та раціонального використання капіталу підприємства повинні виконувати висококваліфіковані фахівці, які мають необхідні знання та навички ефективного управління проектами різних напрямів.
Відомий закон Лермана говорить: «Будь-яку технічну проблему можна перебороти, маючи достатньо часу і грошей», а наслідок Лермана уточнює: «Вам ніколи не буде вистачати або часу, або грошей». Саме для подолання сформульованої у наслідку Лермана проблеми і була розроблена методика управління діяльністю на основі проекту. Саме ці три моменти - час, бюджет і якість робіт - знаходяться під постійною увагою керівника проекту. Їх також можна назвати основними обмеженнями, що накладаються на проект.
Зародження управління проектами як самостійної дисципліни припадає на 30-і роки минулого століття і пов'язане з розробкою спеціальних методів координації інжинірингу великих проектів у США: авіаційних в US Air Corporation та нафтогазових у відомій фірмі Exxon. Початок сучасної концепції управління проектами (УП) сформувався в середині 50-х років в США і в 60-х роках почав розвиватися на Заході. Саме в силу історичної необхідності за останні 70 років управління проектами або проект-менеджмент (анг. Project Management) сформувалось як самостійна професійна сфера, як комплексна дисципліна, яка дозволяє здійснювати проекти різного роду та масштабів за допомогою спеціальних методів.
Коротко в історію… В 1937 році американським вченим Гуликом була здійснена перша розробка по матричній організації для керівництва та здійснення складних проектів. Практичне застосування вона вперше отримала в 1953-54 pp. в Офісі спільних проектів повітряних сил США та в Офісі спеціальних проектів з озброєння, а далі в 1955 р. - в Офісі спеціальних проектів морського флоту США.
У 1956 році компанія «Дюпон де Немур» (Du Pont de Nemours Co.) утворила групу для розробки методів та засобів Управління проектами. В 1957 році до цих робіт приєднується дослідний центр UNIVAS та фірма Remington Rand. До кінця 1957 року був розроблений метод критичного шляху (СРМ) з програмною реалізацією на ЕОМ, який був з успіхом апробований на заводі хімічного волокна в м. Луісвіллі, штат Кентуккі. Слідом за СРМ для програми «Поларис XIII Navy протягом 1957-58 pp. була розроблена та апробована система сіткового планування. Вже з 1958 p. PERT та СРМ використовувались для планування робіт, оцінки ризику, контролю вартості та управління ресурсами для великих військових та цивільних проектів в США. Системний підхід до управління проектами за стадіями життєвого циклу був сформульований в 1959 році комітетом Андерсена. З'явилась перша узагальнююча стаття з управління проектами в Gaddis в Harvard Business Review.
У 60-х роках поширюється сфера застосування сітьових методів. Розробляються методи та засоби оптимізації вартості для PERT та СРМ. Фірма IBM розробляє пакет програм на базі PERT/ COST як систему для управління проектами, створюються перші системи контролю проектів на основі сіткової техніки. Сітьові методи поширюються і в Європу, розвитку набуває організаційна інтеграція. В 1966 році розробляється цілісна система матеріально-технічного забезпечення та система GERT. В 70-х роках СРМ отримує законодавчу підтримку, техніка сіткового аналізу та її комп'ютерні складові вперше вводяться в навчальних закладах США. В 1977 році розробляються методи управління конфліктами, проблеми керівника проекту та команди проекту (1971 p.), організаційні структури управління проектами (1977-1979pp.).
У 80-х роках Петер Левене зводить проблеми Управління проектами та забезпечення проектів (фінансами та іншими ресурсами) до єдиного цілого. В практику входять методи управління змінами та управління якістю проектів, що дозволило краще управляти інноваційними проектами. Управління ризиком виділяється в окрему дисципліну в сфері Управління проектами. Четверте покоління комп'ютерів та нові інформаційні технології дали широкі можливості простіше та ефективніше використовувати методи та засоби управління проектами, такі, як: планування, складання графіків робіт, контроль та аналіз часу, вартості, ресурсів та ін. Ці методи почали використовувати не тільки великі, але й малі та середні фірми. В США була опублікована колективна праця інституту Управління проектами. Управління проектами сформувалось як самостійна міждисциплінарна сфера професійної діяльності. В 1990 році на Всесвітньому конгресі з УП обговорювалась проблема її подальшого розвитку. В 1991 році вийшла у світ колективна праця - підручник та практичні рекомендації з УП. В 90-х роках продовжується розвиток нових напрямків УП: початок трансферту знань та досвіду УП в посткомуністичні країни та країни третього світу, усвідомлення можливостей та корисності застосування УП в нетрадиційних сферах, таких, як: соціальні та економічні проекти, великі міжнародні проекти, вивчення можливостей використання УП як методів та засобів управління реформами тощо.
Сьогодні ефективне управління проектами неможливе без використання сучасних програмних засобів, оскільки зростають розміри проектів, частота їх виконання, обсяги інформації. У світі розроблено кілька сотень систем, які реалізують функції календарного планування і контролю проектів. Найпоширенішими системами на сьогодні є: Microsoft Project, open Plan Professional, Jira, Atlasian та ін. В усьому світі існують свої національні, а також міжнародні об'єднання та організації.
Будь-який підприємець розуміє, що для подальшої прибуткової діяльності, насамперед, необхідно досконало управляти виробничо-господарською діяльністю. Важливе місце при цьому належить проектному управлінню, а саме, необхідності розв'язання таких питань:
як спланувати та скоординувати реалізацію проекту;
як залучити кошти із зовнішніх джерел фінансування для реалізації проекту;
як краще розпорядитись власними коштами;
як досягти максимальних прибутків за мінімальних витрат;
як створити команду працівників для реалізації проекту;
як мотивувати персонал до ефективної діяльності;
як уникнути конфліктів у команді проекту.
Розв'язуючи всі перелічені питання, ми стикаємося з проблемою управління проектами, тобто з особливим мистецтвом, яке можна виокремити і вивчити. Що ж ми розуміємо під поняттям «проект»?
Кобиляцький Л.С. під проектом розуміє комплекс науково-дослідних, проектно-конструкторських, соціально-економічних, організаційно-господарських та інших заходів, пов'язаних ресурсами, виконавцями та термінами, відповідно оформлених і направлених на зміну об'єкта управління, що забезпечує ефективність розв'язання основних завдань та досягнення відповідних цілей за певний період. Кінцевими цілями проектів є створення та освоєння нової техніки, технології та матеріалів, що сприяє виходу вітчизняної продукції на світовий рівень. Проект - це задум (завдання, проблема) та необхідні засоби його реалізації з метою досягнення бажаного економічного, технічного, технологічного чи організаційного результату.
Наведемо ще кілька варіантів визначення поняття «проект», які зустрічаються в літературі:
Проект - це окреме підприємство з конкретними цілями, які часто включають вимоги до часу, вартості та якості результатів, що досягаються (Англійська асоціація проект-менеджерів);
Проект - це певне завдання з визначеними вихідними даними й встановленими результатами (цілями), що обумовлюють спосіб його вирішення (Тлумачний словник з управління проектами);
Проект - це діяльність, захід, що передбачає виконання комплексу певних дій для досягнення певних цілей (одержання певних результатів); близькі за змістом терміни - «господарська діяльність», «робота (комплекс робіт)»;
Проект - це система організаційно-правових і розрахунково-фінансових документів, необхідних для виконання певних дій або таких, що описують ці дії.
З урахуванням основних особливостей і обмежень проектної діяльності як виду діяльності можна дати таке визначення поняття «проект»: це комплекс взаємозалежних заходів, спрямованих на досягнення поставлених цілей протягом визначеного часу при обмежених грошових та інших ресурсах.
Таким чином, проект - це сукупність дій і завдань, що внаслідок їх унікальності й неповторності має такі відмітні ознаки:
чіткі цілі, що досягаються одночасним виконанням певних технічних, економічних та інших вимог;
внутрішні та зовнішні взаємозв’язки завдань, робіт, операцій і ресурсів, що потребують чіткої координації у процесі реалізації проекту;
визначеного терміну початку й завершення проекту та обмеженість ресурсів;
визначений ступінь унікальності проекту та умов його здійснення.
Відповідно до теоретичних та методологічних вимог необхідно розрізняти поняття проекту, бізнес-плану та техніко-економічного обґрунтування інвестицій:
· інвестиційний проект - це сукупність документів, що характеризують проект від його задуму до досягнення заданих показників ефективності та обсягу, що включають передінвестиційну, інвестиційну, експлуатаційну і ліквідну стадії його реалізації; це будь-який комплекс забезпечених інвестиціями заходів. Усі проекти є інвестиційними, оскільки без вкладення коштів реалізувати проект неможливо;
· бізнес-план - це детальний виклад цілей та шляхів досягнення виробництва, що створюється для обґрунтування інвестицій. Бізнес-план проекту (підприємства) може входити до інвестиційного проекту як його складова частина, замінювати інвестиційний проект або включати декілька інвестиційних проектів (при розширенні, модернізації, реконструкції і реструктуризації підприємства);
· техніко-економічне обґрунтування інвестицій - включає в себе перед проектну розробку інженерно-конструкторських, технологічних і будівельних рішень, порівняння альтернативних варіантів і обґрунтування вибору конкретного способу здійснення проекту. Техніко-економічне обґрунтування проекту передбачає поглиблену й детальну розробку, а також всебічну оцінку вибраного способу реалізації проекту.
Є проекти наукові, технічні, комерційні, виробничі, фінансові тощо. Але кожний конкретний проект визначають такі чинники, як складність, терміни реалізації, масштаб, вимоги до якості тощо.
Виокремлюють кілька основних чинників, що визначають кожний конкретний проект:
масштаб;
складність;
терміни реалізації;
обмеженість ресурсів;
вимоги до якості.
Таблиця 1 - Класифікація проектів
| Класифікаційна ознака | Види проектів |
| Мета й характер діяльності | Комерційні, некомерційні |
| Характер та сфера діяльності | Промислові, організаційні, економічні, соціальні, дослідницькі |
| Масштаб та розмір проекту | Грандіозні, великі, середні, малі |
| Ступінь складності | Прості, складні, дуже складні |
| Склад і структура проекту | Монопроекти, мультипроекти, мегапроекти |
| Рівень альтернативності | Взаємовиключні, альтернативні по капіталу, незалежні, взаємовпливаючі, взаємодоповнюючі |
| Тривалість проекту | Короткострокові, середньострокові, довгострокові |
За масштабами у міжнародній практиці проекти поділяють на малі (до 10 млн. дол. США), середні (10-50 млн. дол. США), великі (50-100 млн. дол. США) і грандіозні (понад 100 млн. дол. США).
За складністю розрізняють такі проекти:
прості (монопроекти) - окремі конкретні проекти чітко визначеної орієнтації та масштабу; припускають певні спрощення щодо проектування та реалізації, формування команди проекту тощо;
мультипроекти - комплексні проекти, що складаються з моно-проектів;
мегапроекти - комплексні проекти розвитку регіонів, секторів економіки; складаються з моно - та мультипроектів, об’єднаних однією метою.
Складові мегапроектів взаємозалежні. Вони мають спільні ресурси і єдиний час на виконання. Такі проекти можуть бути міжнародними, державними, регіональними, міжгалузевими, галузевими та змішаними. Відмінними ознаками мегапроектів є велика вартість і капіталомісткість (як правило, вони потребують нетрадиційних форм фінансування, тривалого терміну реалізації (понад 5 років), залучення великої кількості учасників, а також впливають на економічне середовище регіону чи навіть країни).
До мегапроектів належать міжнародні проекти, що вирізняються значною організаційною й технічною складністю та високою вартістю, а також великою роллю в економіці й політиці країн, для яких розробляються. До основних чинників, які необхідно враховувати при розробці мегапроектів, належать такі:
розподіл елементів проекту між виконавцями і необхідність координації їхньої діяльності;
необхідність аналізу соціально-економічного середовища регіону, країни, де розроблюється проект, і країн - учасниць проекту;
необхідність виокремлення як самостійної фази розробки концепції проекту;
розробка і постійне відновлення плану проекту при його реалізації;
необхідність планування на всіх рівнях планів - від стратегічного до оперативного з урахуванням можливих ризиків;
необхідність постійного моніторингу проекту з оперативним відновленням (актуалізацією) усіх елементів його плану.
Виокремлюють ще й так звані бездефектні проекти, основним
чинником яких є підвищена якість (атомні електростанції, греблі, мости тощо).
За видами розрізняють проекти комерційні та некомерційні залежно від мети проекту: одержати прибуток або соціальний ефект.
За характером і сферою діяльності виокремлюють такі проекти:
промислові - спрямовані на випуск і продаж нових видів продукції (як правило, вони пов’язані з будівництвом, удосконаленням технологій, розширенням присутності на ринку, реконструкцією та модернізацією існуючих виробництв);
економічні - спрямовані на приватизацію підприємств, розвиток ринку капіталів, реформування оподаткування та інші макроекономічні перетворення;
організаційні - спрямовані на реформування системи управління, проведення різноманітних конференцій і семінарів, створення нових організацій;
дослідницькі - зосереджені на науково-дослідній діяльності, розробці програмних засобів, матеріалів, конструкцій тощо;
соціальні - пов’язані з реформуванням системи соціального захисту, охороною здоров’я і довкілля, подоланням наслідків природних і екологічних катастроф, соціальних потрясінь.
За термінами реалізації розрізняють проекти короткострокові (до одного року), середньострокові (1-3 роки) і довгострокові (понад 3 роки).
Управління проектами - це синтетична дисципліна, що об’єднує спеціальні та надпрофесійні знання. Спеціальні знання відбивають особливості тієї сфери діяльності, до якої належать проекти (будівельні, інноваційні, екологічні, дослідницькі, організаційні, інженерні тощо).
Це випливає з таких особливостей проектної діяльності: значного періоду від початку реалізації проекту до його завершення; великої кількості учасників; складного характеру проектної діяльності, що становить сукупність простіших, «елементарних» форм (технічної, наукової, комерційної, виробничої, будівельної, фінансової тощо).
З огляду на наведене можливе таке визначення поняття «управління проектом» - це діяльність, спрямована на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях щодо часу, коштів (ресурсів) і якості кінцевих результатів.
Фахівці Інституту управління проектами (США) запропонували таке трактування терміна «управління проектом»: це мистецтво керувати й координувати людські та матеріальні ресурси протягом життєвого циклу проекту, застосовувати системи сучасних методів і техніки управління та мінімізації ризиків для досягнення визначених у проекті результатів за складом і обсягами робіт, вартістю, часом, якістю та задоволенням учасників.
Поняття життєвого циклу проекту. Якою б чудовою не була ідея проекту, вона нічого не варта без реалізації. Задум і проект, що втілює його, цінні здійсненням. Потрібні реалізація, перебіг чітко визначених стадій розвитку проекту. Стадії проектного циклу різняться залежно від сфери діяльності та прийнятої системи організації робіт, але кожний проект, так само як і план, незалежно від складності та обсягу необхідних для його виконання ресурсів, обов’язково передбачає дві стадії. Коли проекту ще немає і коли його вже немає.
Початком проекту вважають момент народження ідеї, особливо якщо це потребувало скрупульозних пошуків. Для ділових же людей початок проекту пов’язаний, скоріше, з початком його реалізації та вкладенням коштів.
Щодо завершення проекту існують різні думки. Дотепер вважалося, що завершенням існування проекту є завершення робіт з його реалізації, тобто впровадження в дію об’єкта, початок його експлуатації й використання результатів виконання проекту. Проте останніми роками точка зору на цю проблему змінилась у зв’язку з усвідомленням того, що загальні витрати на реалізацію проекту значною мірою залежать від періоду використання його результатів аж до термінів виведення його з експлуатації (наочний приклад - ЧАЕС).
Для організації, що починає працювати над проектом, становить інтерес не проект як такий, а результат його виконання, продукт, що вироблятиметься, прибуток, який одержуватиме організація від реалізації проекту. Для інших організацій, що беруть участь у проекті як виконавці окремих етапів або робіт, завершенням проекту найчастіше є завершення їх робіт. Завершенням проекту може вважатися також завершення робіт над його реалізацією, тобто впровадження проекту в дію; досягнення заданих результатів; припинення фінансування проекту; початок роботи щодо внесення у проект суттєвих змін, не передбачених початковим задумом; вилучення об’єктів проекту з експлуатації.
Узагальнюючи викладене, можна дати таке визначення поняття «життєвий цикл проекту (проектний цикл)»: це період між моментом появи проекту і моментом його закриття.
Поняття життєвого циклу проекту важливе для дослідження й аналізу проблем фінансування пов’язаних з ним робіт і прийняття відповідних управлінських рішень під час його реалізації. Реалізація проекту потребує певної сукупності заходів, пов’язаних з оцінкою можливості реалізації проекту, його техніко-економічним обгрунтуванням (ТЕО), розробкою технічного й робочого проекту, контрактною діяльністю, плануванням ресурсів і безпосередньо роботою над проектом, закупівлею матеріалів і устаткування, матеріалізацією проекту і здаванням об’єктів у експлуатацію. Цей перелік видів діяльності за проектом показує, які вони різнорідні.
У проекті можна виокремити два великих блоки робіт: основна діяльність за проектом і його забезпечення.
Основна діяльність за проектом містить доінвестиційні дослідження; планування проекту; розробку технічної, проектної та кошторисної документації; проведення торгів і укладення контрактів; матеріалізацію проекту (будівельно-монтажні роботи); виконання пуско-налагоджувальних робіт; здавання проекту; його експлуатацію; випуск продукції; ремонт устаткування; розвиток виробництва; демонтаж устаткування (закриття проекту).
Забезпечення проекту передбачає організаційну, правову, фінансову, матеріально-технічну, комерційну (маркетингову), кадрову та інформаційну діяльність. Цей перелік неповний, тому чітко й однозначно розподілити роботи в логічній послідовності та в часі взагалі неможливо.
Будь-який проект передбачає певні стадії розвитку, які прийнято називати фазами, або етапами. Основні стадії спільні для всіх більш-менш повноцінних проектів; вони логічно випливають з діючого механізму економіки країни. У кожному проекті можна виокремити такі стадії, які в свою чергу детально зображені на Рисунку 1:
доінвестиційну;
реалізації;
експлуатації.
Доінвестиційна фаза об’єднує вивчення прогнозів і напрямків розвитку фірми, регіону, країни; аналіз умов для втілення початкового задуму; розробку концепції проекту; розробку бізнес-плану та попереднє обгрунтування інвестицій - оцінку життєздатності проекту; вибір і обгрунтування місця розміщення проекту; екологічне обгрунтування; аналіз і експертизу; попереднє інвестиційне рішення; розробку попереднього плану реалізації проекту.
Розглянемо детальніше окремі етапи доінвестиційної фази.
Розробка концепції проекту. На цьому етапі визначають кінцеві цілі проекту й виявляють шляхи їх досягнення. При цьому передбачають можливість альтернативних наборів цілей, які б поряд з економічними враховували також політичні, соціальні й технічні чинники.
Важлива вимога до визначення цілей проекту - можливість їх кількісної оцінки за обсягами, термінами, прибутками тощо.
Оцінка життєздатності проекту передбачає стисле (попереднє) ТЕО. Розглядають дві-три альтернативи, розроблені на попередньому етапі. Кожну з них оцінюють за добраними критеріями. На цьому етапі встановлюють граничні умови, формують конкретні цілі й обмеження, а також визначають вартість проекту з точністю 25-40%. Результатом такої оцінки життєздатності проекту є обґрунтування переваги однієї альтернативи перед іншими. Після ухвалення рішення про початок робіт, пов’язаних з проектом, розглядають питання про керування роботами з його реалізації.
Рисунок 1 - Фази проектного циклу за класифікацією Світового банку
Попереднє планування реалізації проекту. Після визначення життєздатності проекту і прийняття рішення про початок його здійснення складають план робіт, тобто структурно визначену послідовність етапів робіт, які виконують до досягнення вже визначеного комплексу цілей (хто й що має робити і в які терміни). На основі плану робіт складають докладний календарний графік робіт, що дає змогу точніше оцінити вартість проекту.
Інвестиційна фаза містить чотири великих блоки робіт: розробку проектної документації та підготовку проекту до матеріалізації (будівництва); проведення торгів, укладення контрактів, організацію закупівель і поставок; матеріалізацію проекту (будівельно-монтажні роботи); завершення проекту.
До першого блоку належать розробка плану проектно-дослідних робіт; підготовка завдання на розробку ТЕО; розробка ТЕО; узгодження, експертиза й затвердження ТЕО та завдання на проектування; прийняття остаточного рішення про інвестування; відведення землі під будівництво; підготовка завдання на розробку проекту виконання робіт; розробка плану реалізації проекту.
До другого блоку належать проведення тендерів і укладення контрактів на проектно-дослідні роботи; постачання устаткування і підрядні роботи; розробка планів (графіків) постачання устаткування.
Третій блок передбачає розробку оперативних планів матеріалізації проекту (будівництва); складання різноманітних графіків використання робочої сили, машин і устаткування; постачання ресурсів і матеріалів; матеріалізацію проекту (виконання будівельно-монтажних робіт); моніторинг і контроль.
До четвертого блоку належать пусконалагоджувальні роботи; здача об’єкта замовнику; демобілізація ресурсів і аналіз результатів реалізації проекту; експлуатація; ремонт і розвиток виробництва; закриття проекту (демонтаж, ліквідація).
Фаза реалізації проекту поділяється на дві підфази: детальне (робоче) проектування і постачання; матеріалізація проекту (будівництво). Це фаза найбільшого ризику, бо її виконання пов’язане зі значними витратами. Підфаза матеріалізації проекту передбачає закупівлю матеріалів і конструкцій; наймання й підготовку працівників; закупівлю (оренду) технологічного устаткування; виконання будівельно-монтажних і пусково-налагоджувальних робіт; здачу готових об’єктів в експлуатацію.
Значущість кожної фази життєвого циклу проекту оцінюють за трудовитратами: розробка концепції становить 2-3%; планування проекту - 4-5%; проектування - 10-20%; матеріалізація проекту (будівництво) - 60-70%; закриття проекту - 10-12%. Ці п’ять фаз відбивають типовий життєвий цикл правильно виконаного проекту. На перших трьох фазах здійснюють попередні розробки, створюють проект на папері, а на четвертій і п’ятій фазах фізично втілюють проект. Рішення на продовження проекту потрібне наприкінці кожної з трьох перших фаз, а дозвіл на виробництво і завершення - перед початком кожної з двох останніх фаз. Усі зазначені фази є своєрідними міні-проектами з відповідними цілями, обмеженнями і підходами до управління. Успішне завершення кожної фази - це своєрідна віха проекту, контрольна точка його виконання.
У зв'язку з широким спектром застосування терміну проекту, використовується багато різновидів методик прийняття рішень та оцінки проекту в залежності від його специфічних особливостей.
1 2 3 4