Введення.

Паблік рілейшнз (PR) стають все більш значущою сферою діяльності російських компаній, державних структур, громадських організацій. Зростання уваги до сфери PR в останні роки не випадковий, він визначається низкою об'єктивних чинників: зростаючий динамізм, мінливість і невизначеність ділового середовища - зумовили для організацій необхідність встановлення та ведення стійких інформаційних зв'язків з партнерами, споживачами, зайнятими.

Організація спеціальних подій - одна з функцій PR фахівців у сучасному бізнесі. Що ж таке спеціальні події?

Спеціальні події - це заходи, що проводяться компанією з метою залучення уваги громадськості до самої компанії, її діяльності та продуктів. Спецподій покликані порушити рутинний і звичний хід життя в самій компанії і навколишнього її середовищі, стати подією для цільових груп громадськості.

Основними спецподій є: церемонії відкриття, прийоми, презентації, конференції, дні відкритих дверей, круглі столи, виставки.

Успішне спецподій вимагає підготовки більш серйозною, ніж це зазвичай передбачається глядачами, учасниками та запрошеними. Важливо чітко визначити мету події, узгодити її з усіма зацікавленими сторонами і довести до відома всіх учасників підготовки заходу. Підготовка спецподій передбачає визначення кола учасників та їхніх ролей, складу запрошених, розробку детальної програми і сценарію, розписаного по хвилинах. Заходи, що мають значення для громадськості більш широкої, ніж самі учасники, передбачається висвітлювати в ЗМІ.

У цій роботі розглянуто один із видів спецподій - презентація, як заходи за поданням нових послуг, продуктів, фірми, а також презентація може бути формою відкриття чого-небудь.

Висновок.

Отже, у першому розділі роботи було розглянуто поняття презентації, її необхідність і значення в сучасному бізнесі, а також види та цілі презентацій в залежності від напрямку діяльності фірми або поставлених завдань, оскільки визначення мети - один з найважливіших етапів організації презентації.

У другому розділі було приділено увагу аудиторії проекту презентації. Щоб презентація не пройшла «даремно» і витрачені на неї кошти виправдали себе надалі, необхідна чітка адресність заходи.

Структура презентації - свого роду загальний шаблон, який певною мірою може змінюватися в залежності від різних факторів.

Мовна підготовка презентації, яка розглядається в четвертому розділі має дуже велике значення в організації презентації, тому що оратора і від того, як буде побудована мовна частина залежить ефективність даного заходу.

Також ефективність презентації підвищує використання наочних посібників, типи та види яких, а також деякі рекомендації наведені у п'ятому розділі.

Зміст.

Введення

Глава I. Сенс і призначення презентації.

1.1. Сутність презентації ................................................ ...................................... с.1

1.2. Класифікація презентації ................................................ .............................. с.2

1.3. Цілі презентації ................................................ ................................................ с.3

Глава II. Робота з аудиторією.

2.1. Визначення цільової аудиторії ............................................... ............... ... с.4

Глава III. Структура презентації ................................................ .......................... ... .. с.6

Глава IV. Мовна підготовка презентації

4.1 Структура інформативною мови .............................................. ................ ... ... с.8

4.2 Структура переконуючої промови .............................................. ........................ .... с.8

4.3 Послідовність мови ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... с.9

4.4 Режими донесення мови до слухачів ............................................ .. .... .. С.10

4.5 Якість голосу ............................................... .......................... ... ... ... ... ... ... ... с.10

Глава V. Використання наочних посібників ............................................... .......... ... С.11

Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... С.15

Список використаної літератури ....................................... ... ... ... ... ... ... .............. ... .. с.16

Глава I. Сенс і призначення презентації.

1.1 Сутність презентації

Презентація є самостійною акцією, яка вважається прийомом, захід за своєю формою не що інше, як надання фірми, нової продукції або послуги запрошеної аудиторії »Як правило, презентація фірми проводиться з нагоди відкриття або створення фірми, демонстрації нових досягнень, нового іміджу компанії.

Предметом презентації може бути нова книга, журнал, телепрограма, автомобіль, рок-група, ідея, лекційний курс, організаційна структура, ефективна технологія і т.д.

Сенс презентації - забезпечити доброзичливий прийом презентіруемому нововведення з боку громадськості.

Як правило громадськість на презентації представляють преса і представники зацікавлених в предметі презентації груп і організацій. Саме їх і слід в першу чергу переконати в перевагах предмета презентації. Для цього зазвичай готують прес-релізи, слайди, відео сюжети, розвішують схеми та діаграми. Планують короткі виступи як авторів, творців нововведення, так і фахівців, експертів.

________________

'Антіпов К.В., Баженов Ю.К. Паблік рилейшнз для комерсантів. - М, 2000. - С. 1

1.2 Класифікація презентацій.

Отже, презентація є представлення громадськості чогось нового, з певними цілями.

Презентації бувають наступних видів:

Презентація громадської організації (фірми, акціонерного товариства, корпорації тощо). Цілями такої презентації є: створення іміджу фірми серед ділових кіл, створення або відтворення сприятливого образу фірми, реклама імені фірми. По суті своїй така презентація є частиною рекламної кампанії організації.
Презентація товару. Мета такої презентації зрозумілі: створення знання про нову марку, товар або послугу на цільовому ринку, ознайомлення споживачів з новими можливостями товару, розкладу магазину, і т.д., досягнення переваги марці і т.п.

Презентація проекту. Мета цього виду презентації - інформування людей про якомусь проекті, визначення зворотної реакції до проекту, пошук зацікавлених у підтримці розробки та реалізації проекту. Цей вид презентації найбільш вимогливий до форми подачі, утримання та підготовці (див. нижче), оскільки передбачає переконання аудиторії в необхідності здійснення розробки або втілення проекту.
Презентація обсягу і змісту виконаних робіт (звіт). Мета-ознайомити, надати певній вузькій групі людей результати робіт. Така презентація менш вимоглива до виконання певних правил підготовки і цілком може бувальщина спонтанної, якщо необхідні дані у вас під рукою і містяться в повному порядку.
Презентація плану майбутніх робіт. Така презентація аналогічна попередньому виду презентацій, тільки об'єкт тут майбутні роботи організації або особистості. Цілями її можуть бути: інформування певного кола осіб про намічені роботах, опис намічених робіт з метою підтвердження об'єкта презентації критичному аналізу і зміни.

Сенс і призначення презентації - передача інформації презентують у формі переконання певному колу присутніх з перерахованими цілями.

1.3 Цілі презентації.

Більшість керівників визнають три загальні цілі публічного виступу: проінформувати, переконати і розважити. Більшість промов - це поєднання двох або більше цілей.

Інформативні. Коли оратор намагається навчити своїх слухачів або описати їм що-небудь, його мета - проінформувати. Лекція в навчальному класі - це приклад інформативного виступу. Деякі інформативні мови призначені для того, щоб познайомити слухача з чимось абсолютно новим для нього.

Переконують. Друга загальна мета - це переконати слухача. Переконують виступи бувають різними. Вони варіюються від тих, які намагаються змінити переконання або ставлення слухача до предмету, до тих, які намагаються змусити слухачів діяти певним способом.

Переконують виступу призначені для того, щоб домогтися прихованої чи явної реакції. Прихована реакція - це реакція, у відповідності зі значенням цього слова, не відразу розкривається для виступаючого або спостерігача.

Оцінка ефективності оратора полегшена, коли оратор очікує явною реакції, яку можна спостерігати й оцінювати.

Розважальні. Третя спільна мета публічних виступів - розважити, а, отже, очікувана реакція слухачів - задоволення. Аудиторію можна розважити не тільки вдаючись до гумору, а й задіюючи артистичні здібності чи представляючи увазі слухачів яскраві й несподівані образи.

Глава II. Робота з аудиторією.

2.1 Визначення цільової аудиторії.

Для того щоб гроші не були витрачені даремно, перед початком будь-якої рекламної кампанії, необхідно визначити цільову аудиторію, на яку розрахований даний товар або послуга. Цей підхід застосовується і при підготовці до проведення презентацій. Відповідно визначивши цільову аудиторію, ми вже можемо досить точно припустити нахили, інтереси, читану літературу, відвідувані магазини і т.д. Звичайно, бажано провести серйозні маркетингові дослідження, тому що помилки на цьому етапі здатні призвести до марно витраченим грошам і часу.

Чим більше оратор зможе дізнатися про аудиторію заздалегідь, тим більш вдалою буде його мова. Для ілюстрації розглянемо ситуацію, в якій опинився конгресмен Лілбурн, запрошений до Асоціації банківських працівників Wilbanks. [3] «Домагаючись переобрання, він був радий отримати ще одну можливість для просування основної ідеї своєї виборчої кампанії, яка стосувалася економії урядових витрат. Він прибув на місце виступу майже вчасно. Він говорив емоційно і жорстко про Систему соціального забезпечення та її абсурдність. Аудиторія налічувала близько 200 осіб, але тільки двоє людей задали йому питання, і обидва були налаштовані вороже. Якби конгресмен заздалегідь потурбувався про проведення дослідження аудиторії асоціації, то він би дізнався, що більшість її активних членів - пенсіонери ».

Звичайним недоліком серед ораторів є тенденція вважати, що слухачеві буде цікаво те, що цікавить їх самих. Щоб бути хорошим оратором, потрібно прийняти орієнтацію на слухача. При підготовці мовлення потрібно запитати себе, як би ви себе почували, якби були на місці слухача. До того, як ви відповісти на це питання, ви повинні дізнатися про слухача як можна більше. Це вимагає обов'язкової постановки кількох питань:

Наскільки великою буде аудиторія?
Наскільки утворені слухачі?
Які професійні групи вони представляють?
Яка представлена вікова група?
До якої соціальної, політичної або релігійної групи належать слухачі?

Кращий спосіб проаналізувати аудиторію - особисто поговорити з групою. Прийнятна альтернатива - поговорити з кількома людьми, які, швидше за все, будуть серед аудиторії. У випадку, коли поговорити з типовим членом аудиторії або взагалі з ким-небудь з аудиторії неофіційно неможливо, доводиться наводити деякі довідки про аудиторію, користуючись доступною інформацією.

Чим більше подібні між собою слухачі за такими параметрами, як освітній рівень, рід діяльності, вік і соціальний статус, тим легше передбачити їхнє ставлення до повідомлення. Чим більше гетерогенної і різнорідною буде аудиторія, тим менше прогнозів можна зробити про поведінку слухачів.

________________

'Лейхіфф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бізнес-комунікації. Стратегії та навички. - СПб, 2001.-С. 481

Глава III. Структура презентації.

Проведення презентації включає етапи:

1. Визначення мети (або цілей і їх пріоритетів): залучення нових клієнтів; формування іміджу в діловому середовищі, залучення нових партнерів, - постачальників, споживачів, інвесторів, рекрутування нових зайнятих, поліпшення відносин з новою громадськістю та / або адміністрацією.

2. Генерування ідеї (основного задуму) презентації та її концептуалізація; визначення місця і термінів проведення, складу учасників - господарів і запрошених; зразкового бюджету.

Краще проводити презентації після обіду - в 15 годин. Тривалість - 1,5-2 години. Після закінчення коктейль або фуршет тривалістю 1-2 години. Запрошеним зазвичай розсилаються спеціальні запрошення з інформацією, що дозволяє гостю оцінити доцільність своєї присутності. У запрошенні слід вказати місце, час (від і до) проведення презентації, програму, склад учасників і гостей, а також орієнтири і способи досягнення місця проведення (станції метро, транспорт).

3. Розробка сценарію (програми). Відкриває і веде програму посадова особа фірми, що представляє її власною персоною. Це може бути керівник служби PR, або служби маркетингу. Ведучий повинен вміти добре говорити, мати хорошу дикцію і вміти вести себе публічно.

Можливий сценарій може будується за наступною схемою:

ведучий представляє керівників фірми присутнім, і навпаки, - присутніх окремих найбільш цікавих осіб всім іншим,
показується відеофільм тривалістю 7-12 хвилин з сюжетами, що відображають інноваційність, суспільну значимість, актуальність, оригінальність, творчу / технологічну / наукову / художню новизну об'єкта презентації,
ведучий просить представників фірми зробити короткі повідомлення (по 2-5 хвилин) з питань, потенційно цікавим для присутніх, показати (бажано в дії) продукцію фірми, - якщо не в реальному втіленні, то в макеті, на діапозитивах / плівках за допомогою проектора, інший демонстраційний матеріал,
представники компанії-господині відповідають на запитання присутніх,
слово надається гостям для виступу із зауваженнями, коментарями, побажаннями та привітаннями,
запрошеним вручаються подарунки, сувеніри, рекламні листки, пам'ятки, значки,
коктейль / бенкет / фуршет а також розважальна, менш формальна частина, що надає запрошеним можливість встановлення контактів з представниками компанії-господині і один з одним, неформального обміну інформацією. Встановлення таких контактів для багатьох учасників може бути однією з основних цілей відвідування презентації. Це слід використовувати і організаторам: запросивши цікавих персон, можна розраховувати на прихід ряду інших потрібних компанії людей. Найбільш широкі можливості для контактів забезпечує проведення прийому «стоячи», коли учасники можуть вільно переміщатися і спілкуватися один з одним. Прийом з розсадженням обмежує контакти учасника сусідом праворуч і ліворуч на тривалий період, що перешкоджає широкому та вільному спілкуванню учасників.

Глава IV. Мовна підготовка презентації.

4.1 Структура інформативною мови.

Будь-який виступ складається з трьох основних частин: вступ, основна частина і висновок. Основна частина повідомлення має три елементи: центральна ідея, основні мили і підтверджуючі матеріали.

Центральна ідея - це основна тема мови; оратор хоче, щоб слухачі запам'ятали її, навіть якщо вони забудуть все інше. Будь-яка, навіть сама складна, центральна ідея повинна бути обмежена одним реченням.

Після визначення центральної ідеї необхідно підкріпити її у свідомості слухачів. Це досягається за допомогою основних думок. Їх має бути декілька; для більшості промов достатньо чотири чи п'ять.

Як тільки відібрані основні думки, потрібно знайти способи, ніж можна підкріпити їх. Серед методів підтримки найчастіше використовуються цитати, приклади, аналогії і статистика.

Манера, в якій подаються початок мови, дуже сильно вплине на перше враження слухачів. У введення дві основні мети: встановити контакт із слухачами і привернути його увагу.

У висновку мовлення слід знову торкнутися центральної ідеї. Гарне висновок показує слухачам, що тема повністю розкрита.

Такою повинна бути структура інформативною мови.

4.2 Структура переконуючої промови.

Інформативна мова звичайно конкретна і однозначна, тому домогтися її сприйняття слухачем не так важко. Для оратора, що намагається переконати аудиторію, досягнення сприйняття його ідей слухачем - завдання набагато більш складна.

Цілеспрямована послідовність - це метод організації мови, заснований на аналізі розумового процесу. Він складається з 5 кроків:

1. Залучення уваги.

2. Вказівка на потребу.

3. Спосіб задоволення потреби.

4. Наочність результатів.

4.3 Послідовність мови.

Про повідомлення, в якому думки логічно та збудовані гладко, кажуть, що воно послідовне. У послідовних презентаціях структура побудови очевидна і, отже, підвищується ймовірність того, що слухачі сприймуть інформацію. Додаткова перевага послідовної презентації полягає в тому, що й самому оратору легше запам'ятати її, бо в ній більше точних смислових зв'язків.

Перерахування та паралелізм - це кошти, за допомогою яких можна зробити презентацію більш послідовною. Виступ оратора, який розповідає своїм слухачам, скільки пунктів він збирається назвати нумерує кожен з них («Моя перша думка ...») і повторює ці пункти в ув'язненні, запам'ятовується краще, ніж мова того, хто обходиться без подібних зауважень.

Промовці, які повторюють подібну фразеологію при передачі своїх думок, використовують паралелізм. Політичний кандидат, який каже: «Громадяни заслуговують безпечних вулиць, громадяни заслуговують добре оплачуваної роботи, громадяни заслуговують чистого навколишнього середовища», - використовує паралелізм.

У паралелізму є ритм, який легко слухати і легко запам'ятати. Він робить повідомлення більш послідовним.

4.4Режіми донесення мови до слухачів.

Існують чотири основні режими публічних виступів:

імпровізація,
мова «без папірця»,
мова, вивчена напам'ять,
мова за рукописом.

Основна перевага імпровізації - в спонтанності; її недолік в тому, що вона, як правило, погано спланована.

Мова «без папірця» більше формальна, ніж імпровізація. Тут є можливість планування, і в результаті мова краще організована. Оратор постійно спирається на замітки, але при цьому читати їх слухачам ні до чого. Більшість публічних виступів вимовляються саме так.

Вивчені напам'ять мова дозволяє представити добре сплановане вираження думок. Однак при поданні промові з пам'яті оратори часто втрачають природність, і іноді їх мови звучать і виглядають не дуже жваво.

Читання по рукописи розраховано на більш формальні ситуації. При читанні з рукопису можна бути дуже точним, можна контролювати кожне речення. Але при цьому створення такої промови займає більше часу, і часто рукопис стає бар'єром між оратором і аудиторією.

4.5 Якість голосу.

З тих пір, як шумове забруднення навколишнього середовища стало проблемою для суспільства, люди більш усвідомлено ставляться до гучності. Звертаючись до аудиторії, оратори повинні регулювати гучність голосу залежно від таких факторів, як кімнати і сторонні шуми.

Швидкість, або темп, у якому говорить оратор також впливає на слухачів. Через нервозності деякі недосвідчені оратори говорять дуже швидко, і це істотно заважає аудиторії зрозуміти зміст сказаного. Крім того, занадто швидка мова викликає труднощі в контролі дихання, і часто всі думки вимовляються з однаковим наголосом. Надмірне уповільнення мови призведе до втрати уваги.

Різноманітність - це ключ до успішного використання кращих якостей свого голосу. Варіюючи гучність, темп і висоту оратор в змозі зробити так, що його буде цікавіше слухати, а повідомлення його буде більш запам'ятовується.

Глава V. Використання наочних посібників.

Наочні матеріали допомагають як оратора, так і публіці запам'ятати основні пункти виступу. Більшість формальних промов та презентацій включають в себе використання наочних посібників.

Вони подобаються як і професійним ораторам оскільки допомагають переконати публіку у своїй точці зору і допомогти їй запам'ятати основні моменти, так і новачкам, оскільки відволікають увагу слухачів від фігури оратора.

Існують два основних типи наочних посібників:

Текстові. Допомагають слухачеві стежити за ходом розгортання аргументів. Використовують зорову пам'ять аудиторії, допомагаючи при цьому у запам'ятовуванні.
Графічні. Ілюструють головні пункти виступу, створюють образи, впливають морально і створюють більш глибоке і грунтовне враження від презентації. Допомагають у запам'ятовуванні.

Як текстові, так і графічні наочні посібники повинні бути досить прості, тому що глядачі не можуть одночасно і слухати оратора і аналізувати і сприймати складні наочні посібники.

Текстові повинні складатися не більше ніж з шести рядків, не більше, ніж з шістьма словами в рядку. Вони повинні бути наочні: написані великими літерами і з користуванням порожнього простору між ними.

Графічні зазвичай представляють собою діаграми, графіки, малюнки, схеми. Графічні матеріали повинні бути спрощеною версією аналогічних в документах. Щоб допомогти аудиторії зрозуміти призначення матеріалу короткий його зміст повинен бути там написано. Наприклад, напис під графіком: "Прибуток зріс на 15%".

Коли уявляєте наочні матеріали публіці потрібно, щоб слухачі одночасно і слухали оратора і витягували сенс з матеріалів. Як зробити це? Ось кілька корисних порад з використання наочних посібників:

Переконайтеся, що всі бачать демонстровані матеріали.
Дайте аудиторії час, щоб прочитати і зрозуміти сенс перш, ніж їм належить продовжити слухати мову.
Одне наочний посібник має виражати одну ідею.
Ілюструє тільки головні пункти, а не всю презентацію.
Не демонструйте те, що може конфліктувати з тим, що ви презентуєте.
Не читайте те, що написано на наочному посібнику, замість цього перефразуйте і доповніть.
Коли ви закінчили дискусію з питання, що ілюструється, приберіть матеріали з очей аудиторії.

Пам'ятайте, що наочні матеріали не головне, не захоплюйтеся ними, вони лише доповнюють ваші слова, а не навпаки.

Візуальна допомога для документів обмежена папером, але коли ви робите презентацію вибір засобів для візуалізації ваших ідей досить широкий і, завдяки технічному прогресу, постійно розширюється.

Ось деякі з них:

1. Тексти. Навіть під час презентації корисно надати публіці план вашого виступу, щоб вона слідкувала за ходом розгортання презентації. Тексти особливо хороші при невеликій аудиторії активно бере участь у процесі. Але вони можуть принести і негативний ефект, тому що втягують слухачів в читання матеріалів, відволікаючи їх від вашої мови і вони втрачають основну ідею виступу з усіма наслідками, що випливають звідси для вас наслідками.

2. Дошки. Коли ви адресуєте виступ невеликій групі людей і хочете намалювати головну думку, то дошки (для крейди або маркера) є тут найкращим засобом. Але це в деяких ситуаціях не досить формально і забирає час від вашого виступу.

3. Діаграми. Великі листи, прикріплені до верху дошки, дуже ілюстративні. Ви можете повісити кілька таких діаграм: по одній на кожен пункт вашого виступу. Діаграми найбільш ефективні, коли вони яскраві й прості. Як загальне правило: не пишіть більше 4-х графіків на одну діаграму.

4. Проектори. Найбільш зручний засіб, оскільки дозволяє багато ілюструвати мова. Крім того вам не треба гасити світло, таким чином ви не втрачаєте зв'язок з аудиторією. Ще одна істотна зручність цього методу - простота у підготовці матеріалів: досить лише надрукувати їх на звичайному аркуші паперу, саме тому проектори отримали широке поширення.

5. Слайди. Змістом слайдів може бути текст, діаграми, графіки, схеми, малюнки, фотографії. Якщо ви хочете створити формальну, професійну атмосферу, слайди - кращий шлях для цього. Крім того вони пропонують найширші можливості. З недоліків слід зазначити, що на час показу слайдів ви втрачаєте контакт з аудиторією, тому що світло доведеться вимкнути. Перед презентацією потренуйтеся з оператором слайд-проектора до упевніться у справності апаратури.

Інші кошти ілюстрування мови: аудіозаписи, короткі тематичні відеофільми, комп'ютерні презентації та інші результати технічного прогресу, теж можуть використовуватися у презентації, але слід зазначити, що вони вимагають спеціального обладнання та професійної підготовки матеріалів.

Список використаної літератури

1. Антипов К.В., Баженов Ю.К. Паблік рилейшнз для комерсантів. - М., 2000. - 132с.

2. Звіринців А. Комунікаційний менеджмент. - СПб: Изд-во Буковського, 1995. -267с.

3. Лейхіфф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бізнес-комунікації. Стратегії та навички. -СПб.: Пітер, 2001.-688 с.

4. Альошина І. Паблік Рілейшнз для менеджерів і маркетеров .- М.: «ГНОМ-ПРЕС», 1997. - 256 с.