Податковий облік представницьких витрат на прикладі ЗАТ Садко

Введення

Як оформити і відобразити в обліку витрати на проведення переговорів з контрагентами, засідань ради директорів? Як врахувати інші витрати, пов'язані з виконанням представницьких функцій? Розберемося в нюансах.

Поняття представницьких витрат для цілей оподаткування прибутку визначено у п. 2 ст. 264 НК РФ. Це витрати платника податку на офіційний прийом або обслуговування:

- Представників інших організацій, що беруть участь в переговорах з метою встановлення або підтримки взаємного співробітництва;

- Учасників, що прибули на засідання ради директорів (правління) чи іншого керівного органу платника податків.

Місце проведення зазначених заходів не має значення.

Що стосується представників сторонніх організацій, це можуть бути не тільки покупці і постачальники, з якими у компанії вже укладені договори, а й потенційні партнери.

Конкретні витрати, пов'язані з представницьким, також перераховані в п. 2 ст. 264 НК РФ. Даний перелік є закритим (див. таблицю).

Таблиця. Облік представницьких витрат для цілей оподаткування

Витрати, які враховуються для цілей оподаткування, відмічені знаком "+", не враховуються - знаком "-".

1. Класифікація витрат

Найчастіше непросто визначити, є ті чи інші витрати представницькими витратами. Розглянемо складні моменти.

1.1. Буфетне обслуговування

Витрати на буфетне обслуговування під час переговорів можуть бути визнані у податковому обліку. Проте розшифровки таких витрат податкове законодавство не містить.

Продукти харчування, напої. Як правило, компанії набувають соки, мінеральну воду, чай, кава, печиво, цукерки, кондитерські вироби, фрукти. Для приготування бутербродів можуть придбаватися масло, ікра, сири, м'ясні продукти, риба, зелень, овочі, майонез. У Листі Мінфіну Росії від 16.08.2006 N 03-03-04/4/136 зазначено, що витрати на купівлю продуктів, витрачених для організації офіційного прийому та буфетного обслуговування при проведенні ділових переговорів і презентацій, можна врахувати в складі представницьких.

Списуються витрати на придбання спиртних напоїв під час проведення ділової зустрічі та переговорів у зменшення податкової бази? Так, списуються. Аналогічну позицію неодноразово висловлював Мінфін Росії (Листи від 09.06.2004 N 03-02-05/1/49 і від 16.08.2006 N 03-03-04/4/136).

Послуги кетерінговой компанії. Якщо організація укладає договір на обслуговування офіційного прийому (договір на кетерінговое обслуговування), витрати по суті вважаються витратами на буфетне обслуговування. Просто в даній ситуації захід проводиться силами компанії, що спеціалізується на подібних послугах. Відзначимо, що підтвердженням таких витрат служать договір і акт наданих послуг. В наявності також можуть бути рахунок-замовлення і рахунок-фактура.

1.2. Витрати не в місці знаходження організації

Відрядження. Буває, що організація відряджає співробітників для пошуку регіональних клієнтів і укладення з ними договорів. Керуючись корпоративною політикою, співробітники при проведенні переговорів з потенційними VIP-клієнтами можуть нести витрати з проведення ділових зустрічей в ресторанах. Такі витрати можуть бути віднесені до представницьких. Адже витрати на проведення переговорів з метою встановлення співробітництва визнаються такими, а місце проведення переговорів значення не має (п. 2 ст. 264 НК РФ). Але витрати, понесені працівником у відрядженні, можуть бути прийняті в податковому обліку тільки за наявності документів, що підтверджують офіційний характер зустрічі в ресторані.

Оренда спеціального приміщення. Іноді площі офісу, яку має організація, недостатньо для масштабних представницьких заходів. Платнику податків доводиться орендувати приміщення на час проведення офіційного прийому. Як вказав Мінфін Росії в Листі від 12.03.2003 N 04-02-03/29, оплата оренди приміщення, в якому організація проводить офіційний прийом, не може бути віднесена до представницьких витрат, оскільки "податковий" перелік таких витрат є закритим. Однак, на думку автора, подібні витрати можуть бути враховані відповідно до пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Звичайно, за умови, що витрати економічно виправдані. Це означає, що організація не має приміщеннями, придатними для проведення представницьких заходів, і оренда приміщення необхідна для організації переговорів, офіційних прийомів і т.д.

1.3. Прийом іноземних партнерів

У діловій практиці прийнято нести максимальні витрати, пов'язані з приїздом іноземних гостей:

- На купівлю авіа-і залізничних квитків;

- Проживання (готельні послуги, наймання квартир);

- Проведення дозвілля (театральні квитки, квитки на виставки, в музеї, концертні зали, консерваторії, витрати, пов'язані з оглядом визначних пам'яток, організацією екскурсій).

Дозвілля. Податковим законодавством встановлено чітке правило: витрати на організацію розваг, відпочинку, профілактику або лікування захворювань до представницьких витрат не відносяться. Отже, у податковій базі вони не враховуються.

Проживання. Витрати на оплату проживання також не є представницькими, адже їх не можна віднести ні до однієї статті витрат, передбачених закритим переліком представницьких витрат, визнаних у податковому обліку. Така позиція наведена в Листі Мінфіну Росії від 16.04.2007 N 03-03-06/1/235.

Проїзд. Запрошуючи представників контрагентів на переговори, приймаюча сторона несе витрати, які в звичайній практиці визнаються відрядними. Тобто за рахунок приймаючої сторони купуються для представників іншої організації, що прибувають на переговори, або для членів ради директорів авіа-або залізничні квитки. Подібні витрати не відносяться до представницьких і не враховуються в податковій базі.

1.4. Сувеніри

Після закінчення переговорів і офіційних прийомів учасникам заходів вручають сувеніри.

Якщо передані сувеніри містять назву компанії, логотип і є носіями інформації про фірму або про її продукції, їх вартість при обчисленні податкової бази може розглядатися в якості представницьких витрат. Такий висновок зроблений у Листі МНС Росії від 16.08.2004 N 02-5-10/51.

Отже, ми розглянули, які витрати можуть бути віднесені до представницьких. Але перш ніж говорити про особливості їх обліку для цілей оподаткування, нагадаємо, що витрати включаються до податкової бази при виконанні вимог ст. 252 НК РФ: витрати повинні бути економічно виправдані і документально підтверджені. Зупинимося на цих важливих моментах докладніше.

2. Умови податкового обліку

2.1. Виправдати економічно

Відповідно до п. 1 ст. 252 НК РФ з метою оподаткування витратами визнаються тільки обгрунтовані витрати. Під обгрунтованими витратами розуміються економічно виправдані витрати, оцінка яких виражена в грошовій формі. Вимога економічної виправданості полягає в тому, що витрата повинен бути зроблений для діяльності, спрямованої на одержання доходу. Іншими словами, повинна простежуватися необхідність або доцільність проведення представницьких заходів для досягнення цілей діяльності організації, тобто потенційна спрямованість на отримання доходу. Наприклад, виробнича компанія провела зустріч з представниками будинку відпочинку (пансіонату), де обговорювалися питання, пов'язані з перерахуванням виробничою компанією сум на оплату відпочинку співробітників цієї компанії.

У даній ситуації витрати на проведення заходу не пов'язані з діяльністю організації, а значить, не спрямовані на отримання доходу. Врахувати такий витрата в податковій базі не можна.

2.2. Документально оформити

Загальна вимога законодавства таке: операції повинні бути оформлені первинними документами, складеними за уніфікованими формами, а за їх відсутності - документами, що містять обов'язкові реквізити.

Первинні облікові документи, що застосовуються для оформлення господарських операцій, по яких не передбачені типові форми, а також документи для внутрішньої бухгалтерської звітності повинні бути затверджені в якості додатку до облікової політики (п. 3 ст. 6 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ та п. 5 ПБУ 1 / 98).

Нагадаємо, що організація має право при необхідності доповнювати уніфіковані форми (крім форм з обліку касових операцій). Внесені зміни оформлюються відповідним організаційно-розпорядчим документом. Усі реквізити уніфікованих первинних документів повинні залишитися без зміни і не можуть бути видалені. Така вимога міститься у Постанові Держкомстату Росії від 24.03.1999 N 20.

Законодавство не містить конкретного переліку документів, які підтверджували б представницькі витрати. Розглянемо, які документи використовуються відповідно до сформованій практиці.

Наказ керівника. Існують різні способи організації представницьких заходів. Якщо витрати з прийому контрагентів виникають нечасто, керівник може видавати наказ щодо кожного проведеного заходу. У наказі, як правило, відображаються суть заходу (переговори, ділова зустріч), термін проведення, учасники зустрічі, гранична сума витрат, відповідальний за проведення заходу та витрачання виділених коштів.

Зразок такого наказу наведено нижче, на прикладі ЗАТ «Садко». Як бачимо, з даного документа ясно простежується мета проведення прийому представників іноземної компанії - партнера.

Закрите акціонерне товариство "Садко"

Москва 15 лютого 2009

Наказ N 15 про проведення офіційного прийому представників компанії Vincent

З метою зміцнення ділових зв'язків

Наказую

1. Провести офіційний прийом представників компанії Vincent в березні

2009

2. Відповідальною за організацію зустрічі, офіційного прийому,

культурних заходів призначити перекладача-референта С.Д. Громову.

3. С.Д. Громовий розробити та подати на затвердження програму

перебування іноземних партнерів, що передбачає в тому числі відвідування

визначних пам'яток Москви (і / або найближчого Підмосков'я) і культурних

заходів. В термін до 29 лютого направити запрошення представникам

компанії Vincent.

4. Комерційному директору Є.К. Меліхова скласти список

представників з числа топ-менеджменту та менеджменту компанії Vincent,

лояльних до ЗАТ "Садко".

5. Начальнику відділу маркетингу К.І. Васін підготувати презентацію

проекту під робочою назвою "Вектор-2009" з метою ознайомлення

представників компанії Vincent в якості потенційного партнера.

В термін до 25 лютого 2009 р. представити на затвердження опис

пропонованих умов спільної реалізації проекту "Вектор-2009".

6. Керівнику договірного відділу В.М. Голікової підготувати проекти

додаткових угод до діючого контракту з компанією Vincent

з метою його пролонгації.

7. Відповідальним за підготовку звіту про результати заходу по

прийому представників компанії Vincent призначити Є.К. Меліхова.

8. Головному бухгалтерові Т.П. Носовий спланувати суму максимальних

витрат на проведення заходу, підготувати кошторис представницьких

витрат.

9. Т.П. Носову призначити відповідальної за складання фінансового

звіту про проведені витратах на офіційний прийом.

10. Контроль за виконанням наказу покласти на Є.К. Меліхова.

Генеральний директор Л.С. Губін

У компаніях, де представницькі заходи здійснюються часто, керівник звичайно не складає окремий наказ на кожне з них, а затверджує положення про представницькі витрати. У цьому документі міститься порядок реалізації представницьких заходів, порядок використання коштів на представницькі цілі, документального підтвердження та контролю за їх витрачанням, а також коло осіб, відповідальних за представницькі функції.

Кошторис. Якщо наказом або положенням про представницькі витрати не визначаються розміри допустимих витрат, складається кошторис представницьких витрат. У ній можна встановити річної або місячний бюджет представницьких витрат або граничні витрати на конкретний захід.

З числа планованих витрат витрати на готель, організацію дозвілля і купівлю сувенірів не враховуються в складі витрат для цілей оподаткування, так як не визнаються представницькими.

"Затверджую"

_____________

Генеральний директор

Л.С. Губін

Кошторис

на проведення офіційного прийому представників компанії Vincent

N Стаття витрат Гранична сума

п / п (грн.)

1 Транспортне обслуговування 5000

2 Витрати на проживання (оплата рахунків готелю) 50000

3 Організація дозвілля: театри, екскурсійне 24 000

обслуговування

4 Обіди, вечері 17 000

5 Буфетне обслуговування під час переговорів 3000

6 Сувенірна продукція: календарі з видами Москви 1000

Разом максимальна сума витрат 100 000

Головний бухгалтер Т.П. Носова

18.02.2009

Звіт за результатами представницьких заходів підтверджує факт їх проведення та реалізацію намічених цілей. У даному документі, як правило, вказуються мета заходу, учасники, досягнуті результати, а також сума витрат. У документі досить детально описуються проведені представницькі заходи. Він може містити регламент, що включає повне розклад заходів, у тому числі обіди і вечері. Звіт повинен давати повне уявлення про тематику питань, обговорених з гостями - представниками фірм-партнерів, покупців, потенційних контрагентів.

У ході заходу, зокрема переговорів, учасники не завжди досягають поставлених цілей. Витрати по нерезультативним представницьким заходів можуть бути враховані в цілях оподаткування, якщо простежується їх ділова спрямованість.

Звіт про результати офіційного прийому представників компанії Vincent

Терміни проведення заходів у рамках офіційного прийому

З 17 по 21 березня 2009

Учасники

Запрошені особи - представники компанії Vincent:

президент Роберт Ленгдон, виконавчий директор Давид Крейф, комерційний директор Ліза Холден, директор департаменту стратегій і розвитку бізнесу Джерад Гарднер, маркетолог Алан Келі.

Представники ЗАТ "Садко", які брали участь у заходах: генеральний директор Л.С. Рубін, комерційний директор Є.К. Меліхов, начальник відділу маркетингу К.І. Васін, перекладач-референт С.Д. Громова, керівник проекту "Вектор-2009" А.Л. Зарубіна, провідний маркетолог М.І. Уткін, податковий менеджер М.С. Князєва, головний юрисконсульт Д.П. Черних.

У рамках офіційного прийому проведені переговори

17.03.2009 - підведення підсумків 2008

Обговорення результатів взаємного співробітництва та фінансових показників, досягнутих компаніями. Підписання угоди про пролонгацію контракту.

18.03.2009 - презентація проекту "Вектор-2009"

Демонстрація діаграм, таблиць, схем. Техніко-економічне обгрунтування проекту. Характеристики нового продукту, планованого до впровадження в рамках проекту "Вектор-2009". Аналіз планових фінансових показників. Перспективні можливості взаємного співробітництва. Відповіді на питання партнерів. 19.03.2009 - переговори

Обговорення умов взаємного співробітництва в рамках проекту

"Вектор-2009". У результаті переговорів були досягнуті попередні домовленості з ключових питань. Остаточне рішення про участь у проекті та умови такої співпраці компанія Vincent прийме після проведення аналітичних процедур експертами.

У рамках організації дозвілля проведені наступні культурні та екскурсійні заходи

17.03.2009 - відвідування Збройової палати;

18.03.2009 - відвідання Міжнародного будинку музики;

20.03 - 21.03.2009 - дводенна екскурсія "Суздаль - Володимир".

Результати

1. Підписано угоду про пролонгацію контракту.

2. Представники компанії Vincent виявили зацікавленість в проекті "Вектор-2009", досягнуті попередні домовленості про умови участі в проекті.

3. Встановлено партнерські відносини з новими менеджерами компанії, зокрема з виконавчим директором Давидом Крейфом і комерційним директором Лізою Холден.

Комерційний директор Є.К. Меліхов

Звіт про фактично проведені витрати. У нашому прикладі фактично зроблені витрати відображаються окремим документом. Тут же зазначені первинні документи, що підтверджують кожну статтю витрат. Перелік таких документів не обмежений. До найбільш розповсюджених відносяться касові чеки, чеки таксі, рахунки ресторанів, товарні чеки, накладні, авансові звіти, договори на надання послуг перекладача та акти наданих послуг, договори на транспортні послуги та акти наданих послуг, договори на кетерінговое обслуговування та акти наданих послуг та ін .

Перелічені документи податкові органи приймають в якості підтвердження представницьких витрат (Лист Мінфіну Росії від 13.11.2007 N 03-03-06/1/807). Але перелік документів, якими оформляються зазначені витрати, може бути трохи іншим. Головна вимога, що пред'являється при перевірках: документи повинні підтверджувати факт і характер витрат, їх економічну доцільність. Наприклад, якщо платник податків оформить тільки протоколи офіційних прийомів, за відсутності інших документів податкові органи не приймуть такі витрати у зменшення податкової бази.

2.3. Визнати в обліку

Відповідно до пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ представницькі витрати враховуються в складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, і відносяться до нормованих. Гранична сума представницьких витрат, які можуть бути визнані в цілях оподаткування, складає 4% від витрат платника податку на оплату праці за відповідний звітний (податковий) період (п. 2 ст. 264 НК РФ). Витрати на оплату праці визначаються на підставі ст. 255 Податкового кодексу. Це нарахування працівникам у грошовій і натуральній формах, передбачені трудовим (колективним) договором, у тому числі стимулюють нарахування і надбавки, премії й одноразові заохочувальні нарахування, компенсаційні нарахування, пов'язані з режимом роботи або умовами праці, витрати на утримання працівників.

Розглянемо порядок обліку витрат на проведення офіційного прийому ЗАТ "Садко". Для цього скористаємося даними звіту про витрати, представленого. Всі необхідні первинні документи оформлені належним чином і є в наявності. (Обчислення ПДВ розглядати не будемо.)

По-перше, визначимо, які з понесених витрат не відносяться до представницьких. Це оплата готелю (50 000 руб.), Дозвіллєві заходи (40 000 руб.) Та вартість сувенірів (1000 руб.). Зазначені витрати не враховуються в податковій базі.

По-друге, фактичні витрати на окремі заходи перевищили заплановані суми. Природно, включити до складу витрат витрати організація має право тільки в межах кошторису.

Для цілей податкового обліку приймаються (в межах норми) такі представницькі витрати:

- Транспортне обслуговування - 5000 руб.;

- Буфетне обслуговування переговорів, обіди, вечері - 18 000 руб.

Їх загальна сума становить 23 000 руб.

Припустимо, в 2009 р. витрати на оплату праці склали:

- За I квартал - 120 000 руб.;

- Півріччя - 230 000 руб.;

- Дев'ять місяців - 380 000 руб.;

- Рік - 550 000 руб.

За підсумками I кварталу 2008 р. організація має право включити тільки частина витрат - 4800 руб. (120 000 руб. X 4%).

За півріччя максимальна сума, яку можна врахувати, дорівнює 9200 крб. Так як 4800 руб. організація врахувала в березні 2008-го, у червні вона визнає 4400 руб. (9200 руб. - 4800 руб.).

Аналогічно за підсумками дев'яти місяців можна врахувати 15 200 руб. (380 000 руб. X 4%), тобто у вересні - 6000 руб. (15 200 руб. - 9200 руб.). За підсумками 2008 р. до представницьких витрат для цілей оподаткування належить сума в межах 22 000 крб. (550 000 руб. X 4%). Значить, у грудні в податкову базу по податку на прибуток буде включено ще 6800 руб. (22 000 руб. - 15 200 руб.). Інші витрати не враховуються для цілей оподаткування.

Список літератури

«Представницькі витрати в податковому обліку» М. С. Кузнєцова, "Російський податковий кур'єр" № 7, 2008

«Буфетне обслуговування» А.Г. Сракобякін, "Податкове огляд" № 4, 2008

«Списання представницьких витрат» Є.Ф. Шариков "Облік на підприємствах торгівлі" № 12, 2008

«Прийом іноземних партнерів: бухгалтерський облік та оподаткування» Д.Б. Вертопопов "Податковий експерт" № 1, 2009