МІНІСТЕРСТВО СІЛЬСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА РФ
ДЕРЖАВНА Освітні заклади ВИЩОЇ ОСВІТИ
Алтайського державного АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Кафедра: Землевпорядкування, земельного та міського кадастру
Контрольна робота
Особливості роботи з розпорядчими документами
Барнаул 2010
Зміст
1. ПОНЯТТЯ УНІФІКАЦІЇ. ЇЇ СУТЬ
2. ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ
3. ЮРИДИЧНА ЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
4. Оформлення розпорядчого документа
5. РЕЄСТРАЦІЯ, ПЕРЕДАЧА ВІДПОВІДАЛЬНОГО ВИКОНАВЦЮ І КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ
6. Реєстрованих документів
7. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ КОНКРЕТНОГО ПІДПРИЄМСТВА
8. ОПИС СПРАВИ
9. ОСОБЛИВОСТІ Накази з особового складу
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
1. ПОНЯТТЯ УНІФІКАЦІЇ. ЇЇ СУТЬ.
Уніфікація - це приведення будь-яких об'єктів (у тому числі документів) до єдиної системи, формі, однаковості і скорочення вихідної безлічі цих об'єктів (наприклад, форм чи видів документів, їх показників і реквізитів). Уніфікація обов'язково призводить до встановлення раціонального (на якесь досить тривалий час) одноманітності в будь-якій області діяльності, у тому числі і в документуванні. При уніфікації скорочення кількості видів і форм документів досягається за рахунок вилучення з документних ланцюжків що склалися в системі документації зайвих і дублюючих документів. Уніфікація дозволяє поліпшити якість документів, тому що зміст уніфікованої форми включає оптимальну кількість порівнянних показників, необхідних реквізитів. Така форма раціональна по розташуванню реквізитів, передбачає зручні способи заповнення та складання. Використання в практиці управління уніфікованих форм дає значний ефект у результаті зниження витрат на складання, виготовлення, оформлення документів, їх передачу і обробку. Все це дозволяє прискорити проходження документів в організації, оптимізувати документообіг. Удосконалення змісту документів дозволяє поліпшити його якість, оптимізувати управлінські завдання за рахунок одержання необхідної і достатньої інформації. Стандартизація - діяльність щодо встановлення та застосування правил і характеристик з метою їх добровільного та багаторазового використання, спрямована на досягнення впорядкованості в сферах виробництва та обігу продукції і підвищення конкурентоспроможності продукції, робіт або послуг. Стандарт - документ, в якому з метою багаторазового добровільного використання встановлюються характеристики продукції, правила здійснення і характеристики процесів виробництва, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації, утилізації, виконання робіт або надання послуг. Стандарт також може містити вимоги до термінології, символіку, пакування, маркування або етикеток і правилам їх нанесення. Одна з цілей стандартизації - це досягнення технічної та інформаційної сумісності, тому стандарти в РФ зачіпають не тільки паперові документи, але й створення, і експлуатацію комп'ютерних систем і технологій. Стандартизація та уніфікація документів в нашій країні має велику історію і досить істотні результати. Уніфіковані системи документації (УСД) складаються із сукупності взаємопов'язаних форм документів, що забезпечують документоване подання даних у певних видах управлінської і господарської діяльності. Стандартизація проводиться не тільки на національному, але й на міжнародному рівні. Широке поширення в світі набули стандарти ІСО (Міжнародної організації зі стандартизації), яка є федерацією національних органів стандартизації. Розробкою стандартів в ISO зайняті Технічні комітети (далі - ТК). Стандарти на документи та інформацію в галузі управління, торгівлі і промисловості розробляє ТК 154, в галузі банківської справи - ТК 68, відтворення документів - ТК 171. Розроблено міжнародні стандарти на вимоги до конвертів, написання адреси, розміри форматів паперу, бланки листів, правила друку текстів, проставлення дат та ін Разом з тим ТК 154 займається і стандартизацією інформаційних елементів, що включаються до документи. Наприклад, ІСО створені рекомендації з розробки, впровадження та використання стандартів на подання даних, що обробляються за допомогою ЕОМ. Ці стандарти використовуються для обміну інформацією між різними організаціями, які беруть участь у торгівлі, за умови машинного обміну інформацією. Таким чином, у міжнародному масштабі стандартизація технічних і конструкційних параметрів документів і стандартизація їх інформаційних елементів є одним з аспектів управління документами.
Уніфікована система документації (УСД) - "система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності". Таким чином, якщо система документації формується виходячи з потреб документування тієї чи іншої діяльності, то уніфікована система документації є результатом проведення уніфікації документів цієї системи. До складу УСД входять державний стандарт, уніфіковані форми документів, методичні вказівки щодо їх застосування. Уніфікована форма документів включає сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері діяльності завданнями і розташованих у певному порядку на носії інформації. Використання в практиці управління уніфікованих форм дає значний ефект у результаті зниження витрат на складання, виготовлення, оформлення документів, їх передачу і обробку. Це дозволяє прискорити проходження документів в організації, оптимізувати документообіг. Удосконалення змісту документів дозволяє поліпшити його якість, оптимізувати управлінські завдання за рахунок одержання необхідної і достатньої інформації.
2. ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ
Документування - це запис інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документування в багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління. Стаття 5 Федерального закону від 20.02.1995 № 24 ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» встановлює: "Документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси. Документування інформації здійснюється у порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку Російської Федерації ". Найдавнішим способом фіксації інформації є рукописне лист. В кінці XIX ст. з винаходом друкарської машини виник і досить швидко став повсюдно застосовуватися машинописний спосіб створення документів.
Механічна друкарська машина постійно вдосконалювалася протягом XX ст. за рахунок появи нових моделей пишучих і організаційних автоматів та створення електронних моделей друкарських машин різного призначення. З винаходом телефону і телеграфу в кінці XIX ст. виникла можливість передачі інформації по каналах зв'язку, що призвело до появи нових видів документів - телеграми, телефонограми, які фіксували інформацію, передану цими технічними засобами. В кінці XX ст. з появою і поширенням факсимільних апаратів до цих документів додалася факсограма.
У 1980-і рр.. почалося впровадження в управлінську діяльність персональних комп'ютерів. Дуже швидко вони стали основним способом документування, застосовуваним повсюдно різними управлінськими системами. В даний час практично всі комп'ютери мають програмне забезпечення, що дозволяє автоматизувати процеси складання, коригування, редагування, оформлення, зберігання, виготовлення і пересилання текстових документів. Основним способом отримання даних з комп'ютера є вивід на принтерну друк. Всі типи вживаних принтерів (матричні, лазерні, струменеві) є в даний час основним способом отримання документів на паперовій основі. Природно, що і в цьому випадку документи на паперовій основі обов'язково повинні бути оформлені відповідно до встановлених правил. У міру розповсюдження локальних мереж, що поєднують окремі комп'ютери в єдину систему обробки інформації, все більшого поширення набуває електронна пошта, що дозволяє передавати текстові повідомлення, графічні фотографічні зображення, звукові і відеофайли.
Електронна пошта є ефективним способом передачі інформації, який може принципово змінити діловодство за рахунок оперативності передачі інформації, тимчасової незалежності взаємодії користувачів, високої надійності. Таким чином, сучасне документування включає використання всіх перерахованих способів фіксації і передачі інформації. В управлінській практиці переважним способом документування на сьогоднішній день є їх принтерна або машинописна друк. Однак такі документи, як заяви, пояснювальні записки і доповідні записки, створюються і рукописним способом. Спосіб фіксації інформації визначає вибір засобів документування. Ці кошти поділяють:
-На прості (олівець, ручка);
-Механічні (друкарські машини);
-Електромеханічні (магнітофони, диктофони, фото-, кіно-, відеотехніка);
-Електронні (електронні друкарські машини, персональні комп'ютери).
Залежно від застосовуваних засобів документування розрізняють кілька способів документування: текстове; кіно-, фото-, фоно-, відеодокументування; електронне.
Документування в апараті управління може здійснюватися на природній мові (рукопис, машинопис, телеграма, телефонограма, факсограма, машинограм, відеограма) або на штучних мовах з використанням відповідних носіїв (магнітні диски, стрічки, карти, кристали, лазерні диски, дискети та ін) .
3. ЮРИДИЧНА ЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Юридична сила документа. Носієм інформації виступає документ. Кожен управлінський документ є носієм інформації, використовується для її збору, аналізу, розробки та прийняття управлінського рішення, його доведення до безпосередніх виконавців, зацікавлених організацій чи громадян. Головна вимога, що пред'являється до управлінських документів, - офіційність, достовірність, об'єктивність. Реалізується це вимога при наділення документа юридичною силою, тобто умовою, при якому інформація документа може бути використана в сфері управління без сумніву в її достовірності для здійснення будь-яких дій. В даний час безперечність і обов'язковість документа також визначається поняттям "юридична сила документа".
Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, оскільки вони служать способом докази укладеної в них інформації і представляють одну з форм вираження права. Юридичну силу документа розуміють як безспірність і авторитетність, засновану на законодавстві. Юридична сила документа передбачає його обов'язковість для тих, кому він адресований, або для кола учасників управління (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадових осіб, державних службовців і громадян), які керуються даним документом і засновують на ньому свою діяльність або утримуються від неї. Одні документи, наприклад правові акти федеральних органів представницької і виконавчої влади, судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, договірна документація, спочатку володіють юридичної функцією, встановлюючи, закріплюючи і змінюючи правові норми і правовідносини або припиняючи їх дію. Інші документи наділяються юридичної функцією у разі використання їх як докази в суді, органах слідства та прокуратури, нотаріаті, арбітражі та інших В управлінській діяльності юридична сила документа забезпечує його офіційність для працівників, як даної управлінської системи, так і всіх інших структур, з якими вона взаємопов'язана. Юридична сила документа - це властивість, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення. З цього визначення випливає, що орган управління або посадова особа, що випускає документ, зобов'язані:
-Дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;
-Видавати документи тільки в межах своєї компетенції;
-Дотримуватися діючих в певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів.
Таким чином, юридична сила документа визначається і змістом, і формою документа.
Для окремих видів документів у чинних правилах оформлення розроблені вимоги до реквізитів, що засвідчує їх юридичну силу.
Вид документа. Відповідно до термінологічним державним стандартом термін "вид документа" визначається як "приналежність письмового документа до системи документації за ознаками змісту і цільового призначення" 1. Вид документа вказується на кожному управлінському документі (крім листа). Відповідно до певним видом (найменуванням) складається його формуляр, правова значимість, структура тексту, порядок введення в дію. Найменування багатьох видів документів сформувалися дуже давно. З початку XVIII ст. відомі такі документи, як протокол, диплом, патент, рапорт, акт, відомість тощо Тільки до кінця XIX ст. з'явилася постанова як вид документа. А в 1990-х рр.. набув поширення в діловодстві федеральних органів виконавчої влади такий вид документа, як доручення. Таким чином, найменування видів документів складаються історично. З плином часу вони зазнають суттєвих змін - перестають вживатися одні види, їм на зміну приходять інші. Так, листування, що оформляється у XVIII ст. у вигляді відносин, доношених і рапортів, звелася до використання тільки таких видів документів, як лист, яким оформлюються зовнішні зв'язки організації, і доповідна записка, яка використовується для внутрішнього листування. У ОКУД включено близько 5000 уніфікованих форм документів, у їхніх назвах використовується тільки 80 найменувань видів документа. Назви видів мимоволі формулюються їх упорядником, а вибираються з числа регламентованих нормативною базою. Сформована система видів документів є однією з характерних рис вітчизняної системи діловодства. Працівники діловодних служб повинні мати чіткі уявлення про те, яким видом документа оформляється документування того чи іншого питання або дії, і здійснювати контроль за правомочним застосуванням назв видів документів в апараті відповідної адміністративної структури. В іншому випадку починають застосовуватися документи з назвою "інформація", "пропозиція", "службова записка" і т. д.
4. Оформлення розпорядчого документа.
До складу розпорядчих документів входять постанови, рішення, накази, розпорядження та вказівки. Вибір виду документа, призначеного для документування розпорядчої діяльності, визначається рівнем органу управління або влади, компетенцією посадової особи, порядком прийняття управлінського рішення (єдиноначальної або колегіально). Відповідно до Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації "федеральні органи виконавчої влади Російської Федерації видають постанови накази, розпорядження. Органи представницької та виконавчої влади суб'єктів Федерації, а також органи представницької та виконавчої влади міст і районів видають постанови, рішення, розпорядження. Адміністрація установ, організацій і підприємств незалежно від організаційно правової форми видає накази, розпорядження, вказівки. Порядок розгляду питання на основі принципу колегіальності передбачає видання таких документів, як постанови й рішення. Колегіальні органи присутні в якості постійно діючих в структурі федеральних органів виконавчої влади (колегії), в організаціях, на підприємствах (вчені, технічні, методичні, художні ради), в комерційних організаціях різних організаційно-правових форм (загальні збори акціонерів (засновників, учасників) , ради директорів. Розпорядчі документи видаються на основі або на виконання законів, постанов і розпоряджень. Уряду РФ, вищих органів влади і управління. Розпорядчі акти видаються також за ініціативою керівників в межах їх повноважень і компетенції для здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності в ході виконання завдань , покладених на організацію (установу). Підготовка розпорядчих документів може бути доручена одному або декільком виконавцям (посадовим особам, структурним підрозділам). Основна вимога до виконавців - достатня компетентність, високий професіоналізм, глибокі знання з управлінської проблеми. Підготовка розпорядчих документів складається з наступних етапів :
-Вивчення управлінського питання; ДЕРЖАВНА Освітні заклади ВИЩОЇ ОСВІТИ
Алтайського державного АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Кафедра: Землевпорядкування, земельного та міського кадастру
Контрольна робота
Особливості роботи з розпорядчими документами
Барнаул 2010
Зміст
1. ПОНЯТТЯ УНІФІКАЦІЇ. ЇЇ СУТЬ
2. ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ
3. ЮРИДИЧНА ЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
4. Оформлення розпорядчого документа
5. РЕЄСТРАЦІЯ, ПЕРЕДАЧА ВІДПОВІДАЛЬНОГО ВИКОНАВЦЮ І КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ
6. Реєстрованих документів
7. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ КОНКРЕТНОГО ПІДПРИЄМСТВА
8. ОПИС СПРАВИ
9. ОСОБЛИВОСТІ Накази з особового складу
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
1. ПОНЯТТЯ УНІФІКАЦІЇ. ЇЇ СУТЬ.
Уніфікація - це приведення будь-яких об'єктів (у тому числі документів) до єдиної системи, формі, однаковості і скорочення вихідної безлічі цих об'єктів (наприклад, форм чи видів документів, їх показників і реквізитів). Уніфікація обов'язково призводить до встановлення раціонального (на якесь досить тривалий час) одноманітності в будь-якій області діяльності, у тому числі і в документуванні. При уніфікації скорочення кількості видів і форм документів досягається за рахунок вилучення з документних ланцюжків що склалися в системі документації зайвих і дублюючих документів. Уніфікація дозволяє поліпшити якість документів, тому що зміст уніфікованої форми включає оптимальну кількість порівнянних показників, необхідних реквізитів. Така форма раціональна по розташуванню реквізитів, передбачає зручні способи заповнення та складання. Використання в практиці управління уніфікованих форм дає значний ефект у результаті зниження витрат на складання, виготовлення, оформлення документів, їх передачу і обробку. Все це дозволяє прискорити проходження документів в організації, оптимізувати документообіг. Удосконалення змісту документів дозволяє поліпшити його якість, оптимізувати управлінські завдання за рахунок одержання необхідної і достатньої інформації. Стандартизація - діяльність щодо встановлення та застосування правил і характеристик з метою їх добровільного та багаторазового використання, спрямована на досягнення впорядкованості в сферах виробництва та обігу продукції і підвищення конкурентоспроможності продукції, робіт або послуг. Стандарт - документ, в якому з метою багаторазового добровільного використання встановлюються характеристики продукції, правила здійснення і характеристики процесів виробництва, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації, утилізації, виконання робіт або надання послуг. Стандарт також може містити вимоги до термінології, символіку, пакування, маркування або етикеток і правилам їх нанесення. Одна з цілей стандартизації - це досягнення технічної та інформаційної сумісності, тому стандарти в РФ зачіпають не тільки паперові документи, але й створення, і експлуатацію комп'ютерних систем і технологій. Стандартизація та уніфікація документів в нашій країні має велику історію і досить істотні результати. Уніфіковані системи документації (УСД) складаються із сукупності взаємопов'язаних форм документів, що забезпечують документоване подання даних у певних видах управлінської і господарської діяльності. Стандартизація проводиться не тільки на національному, але й на міжнародному рівні. Широке поширення в світі набули стандарти ІСО (Міжнародної організації зі стандартизації), яка є федерацією національних органів стандартизації. Розробкою стандартів в ISO зайняті Технічні комітети (далі - ТК). Стандарти на документи та інформацію в галузі управління, торгівлі і промисловості розробляє ТК 154, в галузі банківської справи - ТК 68, відтворення документів - ТК 171. Розроблено міжнародні стандарти на вимоги до конвертів, написання адреси, розміри форматів паперу, бланки листів, правила друку текстів, проставлення дат та ін Разом з тим ТК 154 займається і стандартизацією інформаційних елементів, що включаються до документи. Наприклад, ІСО створені рекомендації з розробки, впровадження та використання стандартів на подання даних, що обробляються за допомогою ЕОМ. Ці стандарти використовуються для обміну інформацією між різними організаціями, які беруть участь у торгівлі, за умови машинного обміну інформацією. Таким чином, у міжнародному масштабі стандартизація технічних і конструкційних параметрів документів і стандартизація їх інформаційних елементів є одним з аспектів управління документами.
Уніфікована система документації (УСД) - "система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності". Таким чином, якщо система документації формується виходячи з потреб документування тієї чи іншої діяльності, то уніфікована система документації є результатом проведення уніфікації документів цієї системи. До складу УСД входять державний стандарт, уніфіковані форми документів, методичні вказівки щодо їх застосування. Уніфікована форма документів включає сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері діяльності завданнями і розташованих у певному порядку на носії інформації. Використання в практиці управління уніфікованих форм дає значний ефект у результаті зниження витрат на складання, виготовлення, оформлення документів, їх передачу і обробку. Це дозволяє прискорити проходження документів в організації, оптимізувати документообіг. Удосконалення змісту документів дозволяє поліпшити його якість, оптимізувати управлінські завдання за рахунок одержання необхідної і достатньої інформації.
2. ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ
Документування - це запис інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документування в багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління. Стаття 5 Федерального закону від 20.02.1995 № 24 ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» встановлює: "Документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси. Документування інформації здійснюється у порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку Російської Федерації ". Найдавнішим способом фіксації інформації є рукописне лист. В кінці XIX ст. з винаходом друкарської машини виник і досить швидко став повсюдно застосовуватися машинописний спосіб створення документів.
Механічна друкарська машина постійно вдосконалювалася протягом XX ст. за рахунок появи нових моделей пишучих і організаційних автоматів та створення електронних моделей друкарських машин різного призначення. З винаходом телефону і телеграфу в кінці XIX ст. виникла можливість передачі інформації по каналах зв'язку, що призвело до появи нових видів документів - телеграми, телефонограми, які фіксували інформацію, передану цими технічними засобами. В кінці XX ст. з появою і поширенням факсимільних апаратів до цих документів додалася факсограма.
У 1980-і рр.. почалося впровадження в управлінську діяльність персональних комп'ютерів. Дуже швидко вони стали основним способом документування, застосовуваним повсюдно різними управлінськими системами. В даний час практично всі комп'ютери мають програмне забезпечення, що дозволяє автоматизувати процеси складання, коригування, редагування, оформлення, зберігання, виготовлення і пересилання текстових документів. Основним способом отримання даних з комп'ютера є вивід на принтерну друк. Всі типи вживаних принтерів (матричні, лазерні, струменеві) є в даний час основним способом отримання документів на паперовій основі. Природно, що і в цьому випадку документи на паперовій основі обов'язково повинні бути оформлені відповідно до встановлених правил. У міру розповсюдження локальних мереж, що поєднують окремі комп'ютери в єдину систему обробки інформації, все більшого поширення набуває електронна пошта, що дозволяє передавати текстові повідомлення, графічні фотографічні зображення, звукові і відеофайли.
Електронна пошта є ефективним способом передачі інформації, який може принципово змінити діловодство за рахунок оперативності передачі інформації, тимчасової незалежності взаємодії користувачів, високої надійності. Таким чином, сучасне документування включає використання всіх перерахованих способів фіксації і передачі інформації. В управлінській практиці переважним способом документування на сьогоднішній день є їх принтерна або машинописна друк. Однак такі документи, як заяви, пояснювальні записки і доповідні записки, створюються і рукописним способом. Спосіб фіксації інформації визначає вибір засобів документування. Ці кошти поділяють:
-На прості (олівець, ручка);
-Механічні (друкарські машини);
-Електромеханічні (магнітофони, диктофони, фото-, кіно-, відеотехніка);
-Електронні (електронні друкарські машини, персональні комп'ютери).
Залежно від застосовуваних засобів документування розрізняють кілька способів документування: текстове; кіно-, фото-, фоно-, відеодокументування; електронне.
Документування в апараті управління може здійснюватися на природній мові (рукопис, машинопис, телеграма, телефонограма, факсограма, машинограм, відеограма) або на штучних мовах з використанням відповідних носіїв (магнітні диски, стрічки, карти, кристали, лазерні диски, дискети та ін) .
3. ЮРИДИЧНА ЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Юридична сила документа. Носієм інформації виступає документ. Кожен управлінський документ є носієм інформації, використовується для її збору, аналізу, розробки та прийняття управлінського рішення, його доведення до безпосередніх виконавців, зацікавлених організацій чи громадян. Головна вимога, що пред'являється до управлінських документів, - офіційність, достовірність, об'єктивність. Реалізується це вимога при наділення документа юридичною силою, тобто умовою, при якому інформація документа може бути використана в сфері управління без сумніву в її достовірності для здійснення будь-яких дій. В даний час безперечність і обов'язковість документа також визначається поняттям "юридична сила документа".
Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, оскільки вони служать способом докази укладеної в них інформації і представляють одну з форм вираження права. Юридичну силу документа розуміють як безспірність і авторитетність, засновану на законодавстві. Юридична сила документа передбачає його обов'язковість для тих, кому він адресований, або для кола учасників управління (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадових осіб, державних службовців і громадян), які керуються даним документом і засновують на ньому свою діяльність або утримуються від неї. Одні документи, наприклад правові акти федеральних органів представницької і виконавчої влади, судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, договірна документація, спочатку володіють юридичної функцією, встановлюючи, закріплюючи і змінюючи правові норми і правовідносини або припиняючи їх дію. Інші документи наділяються юридичної функцією у разі використання їх як докази в суді, органах слідства та прокуратури, нотаріаті, арбітражі та інших В управлінській діяльності юридична сила документа забезпечує його офіційність для працівників, як даної управлінської системи, так і всіх інших структур, з якими вона взаємопов'язана. Юридична сила документа - це властивість, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення. З цього визначення випливає, що орган управління або посадова особа, що випускає документ, зобов'язані:
-Дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;
-Видавати документи тільки в межах своєї компетенції;
-Дотримуватися діючих в певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів.
Таким чином, юридична сила документа визначається і змістом, і формою документа.
Для окремих видів документів у чинних правилах оформлення розроблені вимоги до реквізитів, що засвідчує їх юридичну силу.
Вид документа. Відповідно до термінологічним державним стандартом термін "вид документа" визначається як "приналежність письмового документа до системи документації за ознаками змісту і цільового призначення" 1. Вид документа вказується на кожному управлінському документі (крім листа). Відповідно до певним видом (найменуванням) складається його формуляр, правова значимість, структура тексту, порядок введення в дію. Найменування багатьох видів документів сформувалися дуже давно. З початку XVIII ст. відомі такі документи, як протокол, диплом, патент, рапорт, акт, відомість тощо Тільки до кінця XIX ст. з'явилася постанова як вид документа. А в 1990-х рр.. набув поширення в діловодстві федеральних органів виконавчої влади такий вид документа, як доручення. Таким чином, найменування видів документів складаються історично. З плином часу вони зазнають суттєвих змін - перестають вживатися одні види, їм на зміну приходять інші. Так, листування, що оформляється у XVIII ст. у вигляді відносин, доношених і рапортів, звелася до використання тільки таких видів документів, як лист, яким оформлюються зовнішні зв'язки організації, і доповідна записка, яка використовується для внутрішнього листування. У ОКУД включено близько 5000 уніфікованих форм документів, у їхніх назвах використовується тільки 80 найменувань видів документа. Назви видів мимоволі формулюються їх упорядником, а вибираються з числа регламентованих нормативною базою. Сформована система видів документів є однією з характерних рис вітчизняної системи діловодства. Працівники діловодних служб повинні мати чіткі уявлення про те, яким видом документа оформляється документування того чи іншого питання або дії, і здійснювати контроль за правомочним застосуванням назв видів документів в апараті відповідної адміністративної структури. В іншому випадку починають застосовуватися документи з назвою "інформація", "пропозиція", "службова записка" і т. д.
4. Оформлення розпорядчого документа.
До складу розпорядчих документів входять постанови, рішення, накази, розпорядження та вказівки. Вибір виду документа, призначеного для документування розпорядчої діяльності, визначається рівнем органу управління або влади, компетенцією посадової особи, порядком прийняття управлінського рішення (єдиноначальної або колегіально). Відповідно до Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації "федеральні органи виконавчої влади Російської Федерації видають постанови накази, розпорядження. Органи представницької та виконавчої влади суб'єктів Федерації, а також органи представницької та виконавчої влади міст і районів видають постанови, рішення, розпорядження. Адміністрація установ, організацій і підприємств незалежно від організаційно правової форми видає накази, розпорядження, вказівки. Порядок розгляду питання на основі принципу колегіальності передбачає видання таких документів, як постанови й рішення. Колегіальні органи присутні в якості постійно діючих в структурі федеральних органів виконавчої влади (колегії), в організаціях, на підприємствах (вчені, технічні, методичні, художні ради), в комерційних організаціях різних організаційно-правових форм (загальні збори акціонерів (засновників, учасників) , ради директорів. Розпорядчі документи видаються на основі або на виконання законів, постанов і розпоряджень. Уряду РФ, вищих органів влади і управління. Розпорядчі акти видаються також за ініціативою керівників в межах їх повноважень і компетенції для здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності в ході виконання завдань , покладених на організацію (установу). Підготовка розпорядчих документів може бути доручена одному або декільком виконавцям (посадовим особам, структурним підрозділам). Основна вимога до виконавців - достатня компетентність, високий професіоналізм, глибокі знання з управлінської проблеми. Підготовка розпорядчих документів складається з наступних етапів :
-Підготовка проекту розпорядчого документа;
-Погодження документа;
-Підписання документа.
Складання документа починається з забезпечення правової основи підготовлюваного документа - вивчення чинних законодавчих актів, урядових постанов, т. к. видаваний розпорядчий документ не повинен суперечити встановленим нормам. Потім виконавець визначає коло питань, які належить відобразити в розпорядчому документі, вивчає інформацію, необхідні документальні матеріали. У цей час визначається необхідність скасування раніше діючих розпорядчих документів або їх окремих пунктів. У вступній частині проекту розпорядчого документа визначається мета його видання. В основній частині розпорядчих документів перераховують розпорядчі дії, кожне з яких викладається окремим пунктом. При формулюванні тексту розпорядчих документів звертають увагу на те, щоб вони були конкретні, не допускали різних тлумачень, не суперечили раніше виданим документам. По тексту в цілому або по кожному пункту намічені можливі терміни виконання і контролюючі інстанції (посадові особи). Закінчується підготовка проекту розпорядчого документа його передруком і оформленням, відповідним чинним правилам. Керівник, який дає завдання на підготовку наказу, визначає склад установ, структурних підрозділів або посадових осіб, з якими необхідно узгодження документа. В інструкціях по роботі з документами (з діловодства) зазвичай закріплена процедура узгодження - за складом учасників цієї процедури і послідовності візування. Узгодження проводить той виконавець (структурний підрозділ), який готував проект документу. Якщо в процесі узгодження з'ясовуються істотні зауваження до змісту документа, він складається заново і друга редакція підлягає повному погодженням. Постанови та рішення проходять узгодження в ході засідання колегіального органу, коли в проект документа можуть бути внесені зауваження, поправки і доповнення. Якщо проект вимагає серйозного доопрацювання, його затвердження переноситься на наступне засідання. Перш ніж передати документ на підписання, він повинен бути ретельно перевірений - особлива увага звертається на цифрову інформацію, прізвища, імена, по батькові, назви структурних підрозділів. Після підписання внесення будь-яких виправлень у документ неприпустимо і діловодна служба проводить реєстрацію, з моменту якої документ набуває статусу офіційно виданого
5. РЕЄСТРАЦІЯ, ПЕРЕДАЧА ВІДПОВІДАЛЬНОГО ВИКОНАВЦЮ І КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ
Реєстрація документа - це запис про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення чи одержання. У забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів реєстрації належить провідна роль. Саме реєстрація є першим етапом при створенні інформаційно-пошукових систем у документах організації. Вона дозволяє сформувати базу даних про документи, є основою для контролю виконання документів та інформаційно-довідкової роботи. Для досягнення цілей реєстрації здійснюється введення в інформаційно довідкову систему відомостей про документи (система може бути традиційної ручної або автоматизованої). При занесенні показників (реквізитів) документа в реєстраційні форми самого документа присвоюється реєстраційний індекс, який служить його основним обліковим та пошуковою ознакою. Це дозволяє отримати відомості про надходження і відправлення документів, кількісні дані для підрахунку обсягу документообігу за певні проміжки часу, провести аналіз причин зростання чи зниження кількості документів. Крім того, реєстрація документів дає можливість вивчити структуру документообігу, його розподіл по структурних підрозділах організації і т. д. Обрана система реєстрації істотним чином впливає на всю систему документаційного забезпечення управління: технологію контролю виконання документів, організацію інформаційно-довідкової роботи, забезпечення збереження документів. Для сучасних установ та організацій характерний постійний ріст обсягів документообігу і велика частина вступників, внутрішніх і відправляються документів реєструється. Реєстрація є однією з найбільш трудомістких діловодних операцій, тому при побудові раціональної системи реєстрації важливо визначити, які документи повинні реєструватися, а які ні. Обов'язковій реєстрації підлягають документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. При визначенні необхідності реєстрації документів враховують їх зміст, авторство, вид, справжність. Крім того, потрібно мати на увазі, що документи набувають юридичної сили тільки після реєстрації. Вихідним документів реєстрація надає офіційний характер, фіксує факт їх складання і відправлення. При реєстрації вхідних документів відбувається підтвердження не тільки їх отримання, а й відповідальність отримала організації за використання укладеної в них інформації. При реєстрації документів широко використовують різні довідкові матеріали, які розробляються організацією: список структурних підрозділів з їх умовними позначеннями; перелік підвідомчих організацій з зазначенням їх адрес і прізвищ керівників, перелік постійних кореспондентів з аналогічними даними; класифікатор питань (ділянок) діяльності організації та ін Використання таких довідників може значно спростити реєстрацію документів. Реєстрація документів провадиться в межах груп залежно від їх виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються накази з основної діяльності і з особового складу, службове листування, акти, звернення громадян і т. д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам окремо в межах кожної групи. Дані на вхідні, вихідні та внутрішні документи заносяться в роздільні реєстраційні форми.
Цілі і завдання контролю
Контроль за виконанням документів, рішень і завдань є невід'ємною функцією управління і важливим елементом процесу документаційного забезпечення управління.
Мета контролю - сприяння своєчасному і якісному виконанню рішень і завдань керівництва підприємства або структурного підрозділу. Не менш важливим є отримання інформації про рівень виконавської дисципліни, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів і окремих виконавців.
Розрізняють два напрями контрольної діяльності:
-Контроль за виконанням документів по суті поставлених в них питань;
-Контроль за термінами виконання документів. Контроль по суті поставлених питань здійснює керівник підприємства, організації структурного підрозділу або фахівець, що займається зазначеними проблемами. Керівники підрозділів та спеціалісти (виконавці) несуть відповідальність за правильність і своєчасність вирішення питань.
Контроль за термінами виконання документів - це найважливіша функція служби документаційного забезпечення управління, яка закріплюється в інструкції з діловодства.
Завданнями контролю виконання є:
-Постановка документа на контроль;
-Попередня перевірка і регулювання ходу виконання документів;
-Зняття їх з контролю;
-Напрям виконаного документа в справу;
-Облік, узагальнення та аналіз ходу і результатів виконання документів;
-Інформування керівників про результати узагальнення даних з метою своєчасного і якісного виконання доручень, зафіксованих у документах.
Централізація чи децентралізація ведення контрольних операцій залежить від розміру установи, організації чи підприємства, організації служби документаційного забезпечення управління, обсягу документообігу. У досить великих установах і організаціях контроль за виконанням документів здійснюють спеціальні структурні підрозділи або групи, які входять до складу служби документаційного забезпечення (інспекції з контролю, бюро контролю, групи контролю і т. п.), або спеціально призначені для цього співробітники служби (наприклад , інспектор з контролю). Крім того, контроль повинен вестися в структурних підрозділах секретарями або особами, відповідальними за діловодство. У невеликих організаціях, фірмах ведення контролю за виконанням документів входить в обов'язки секретаріату або секретаря керівника. Відповідно до Державної системою документаційного забезпечення управління на контроль ставляться всі документи, що вимагають виконання, тобто ухвалення додаткового рішення, виконання яких-небудь дій або підготовки відповідного документа. Доручення, що містяться в документах або усних розпорядженнях керівника, можуть бути складними, що включають в себе різні завдання з різними термінами їх виконання. У цьому випадку контроль ведеться окремо за кожним завданням або пунктом.
6. Реєстрованих документів
Обов'язковій реєстрації підлягають документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. При визначенні необхідності реєстрації документів враховують їх зміст, авторство, вид, справжність. Крім того, потрібно мати на увазі, що документи набувають юридичної сили тільки після реєстрації. Вихідним документів реєстрація надає офіційний характер, фіксує факт їх складання і відправлення. При реєстрації вхідних документів відбувається підтвердження не тільки їх отримання, а й відповідальність отримала організації за використання укладеної в них інформації. Реєструються документи, що надходять від органів державної влади та управління, від вищих органів управління чи направлені на їх адресу; найважливіші внутрішні документи: накази, протоколи і т. д.; вхідні документи, які потребують вирішення або відповіді, і відповідні вихідні документи. Не підлягають реєстрації документи, надіслані до відома та не потребують відповіді, вітальні листи, інформаційні та рекламні матеріали, запрошення на різні заходи і т. п. Істотну допомогу у визначенні такої категорії документів може надати перелік нерегістріруемих документів, який повинен розроблятися в кожній організації. Такий перелік є додатком до інструкції з діловодства, але може бути і самостійним документом. У цьому випадку він затверджується керівником організації. Форма організації реєстрації може бути централізованою і децентралізованою. При централізованій формі всі документи - вхідні, вихідні та внутрішні - реєструються в одному місці. Така форма характерна для порівняно невеликих установ або фірм, у яких реєстрацією займається секретар керівника чи посадова особа в секретаріаті. У великих установах або компаніях, а також в організаціях з територіально роз'єднаними структурними підрозділами, реєстрація документів ведеться децентралізовано. Децентралізована форма реєстрації передбачає наявність багатьох пунктів реєстрації документів: канцелярії, секретарів структурних підрозділів і т. д. У групі реєстрації канцелярії реєструються Документи, адресовані керівництву установи чи підприємства, і найважливіші внутрішні документи, наприклад накази. Всі інші документи реєструються в структурних підрозділах працівниками, відповідальними за діловодство. В умовах використання автоматизованої системи ДОП перевага віддається централізованої реєстрації. У цьому випадку, по-перше, зменшується трудомісткість обробки документів у структурних підрозділах і, по-друге, з'являється можливість формування єдиної автоматизованої інформаційно-пошукової системи за документами всієї установи чи підприємства. Спеціалізована документація: розрахунково-грошова, планова, статистична звітність, друковані видання й інше, як правило, не реєструється службою діловодства. Її реєстрацією займаються відповідні функціональні структурні підрозділи (бухгалтерія, фінансовий відділ, бібліотека і т.д.). При будь-якій формі організації реєстрації повинен дотримуватися її основний принцип - однократність. Він припускає, що інформація про документ фіксується в обраній реєстраційній формі лише один раз. Проте однократний ввід інформації повинен забезпечити її багаторазове використання в ході обліку документів, довідкової роботи, контролю за виконанням документів. Повинні реєструватися документи, що надходять в організацію чи відправляються з неї за будь-яких каналах зв'язку: поштою, електронною поштою, факсом. Місце реєстрації документів фіксується в інструкції з діловодства. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання. При передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється. Телеграми реєструють негайно після їх отримання і відразу передають адресату. При реєстрації документів широко використовують різні довідкові матеріали, які розробляються організацією: список структурних підрозділів з їх умовними позначеннями; перелік підвідомчих організацій з зазначенням їх адрес і прізвищ керівників, перелік постійних кореспондентів з аналогічними даними; класифікатор питань (ділянок) діяльності організації та ін Використання таких довідників може значно спростити реєстрацію документів. Реєстрація документів провадиться в межах груп залежно від їх виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються накази з основної діяльності і з особового складу, службове листування, акти, звернення громадян і т. д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам окремо в межах кожної групи. Дані на вхідні, вихідні та внутрішні документи заносяться в роздільні реєстраційні форми.
7. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ КОНКРЕТНОГО ПІДПРИЄМСТВА
Основою для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів служать класифікаційні довідники, одним з яких є номенклатура справ. Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Відповідно до Основних правил роботи архівів організацій розрізняють три види номенклатур справ: типову, зразкову і індивідуальну. Типова номенклатура справ є нормативним документом. Вона складається для однотипних організацій і встановлює для них типовий склад справ, уніфіковані заголовки справ, їх єдину індексацію. Приблизна номенклатура справ має рекомендаційний характер. Вона встановлює зразковий склад справ для організацій, на які поширюється. Типова і приблизна номенклатури справ використовуються для складання індивідуальної номенклатури справ, яку повинна мати кожна організація. Індивідуальна номенклатура - це систематизований перелік конкретних заголовків справ, намічених до закладу в діловодстві однієї організації або її структурного підрозділу в певному календарному році. При наявності типової номенклатури заголовки справ з неї повністю переносяться в індивідуальну. Заголовки можна конкретизуватися з урахуванням специфіки діяльності організації. З примірної номенклатури справ вибираються назви тих справ, які утворюються в конкретній організації. При цьому деякі справи, передбачені в примірної номенклатури, можуть об'єднуватися чи роз'єднуватися в залежності від обсягу документації або специфіки роботи даної організації. Терміни зберігання справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою, переноситься в індивідуальну номенклатуру справ без змін. Таким чином, наявність типової або примірної номенклатури значно полегшує роботу по створенню номенклатури справ конкретної організації. У невеликих організаціях, не мають чіткої структури, складається одна номенклатура справ. У великих установах і організаціях номенклатура справ складається для кожного структурного підрозділу, потім на підставі номенклатур підрозділів складається зведена номенклатура справ.
Основні вимоги до складання номенклатури справ
Складання та оформлення номенклатури справ - це одна з функцій служби документаційного забезпечення управління організації чи підприємства. При складанні номенклатури справ повинні враховуватися вимоги, закріплені в цілому ряді нормативних та нормативно-методичних документів. Основним документом, що містить методику розробки номенклатури справ організації, є Основні правила роботи архівів організацій ". Основні правила встановлюють порядок підготовки номенклатури, закріплюють її форму, правила заповнення граф, складання і систематизації заголовків справ і т. д. Крім того, у розділі містяться вимоги до оформлення номенклатури справ. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання є основним нормативним посібником при визначенні термінів зберігання документів, включених до номенклатури справ.
Крім того, архівними установами розроблені та методичні посібники по складанню номенклатури справ.
При складанні номенклатури справ організації слід керуватися не тільки перерахованими документами. Необхідно вивчення складу та змісту документів, що утворюються в процесі реалізації установою або організацією своїх завдань. Вивчаються статут і положення про установу та його структурних підрозділах, штатний розклад, класифікатори, довідкові картотеки, номенклатури справ за минулі роки, опису справ постійного і довготривалого зберігання, реєстраційно-облікові форми (журнали, картотеки). Але головним джерелом є самі документи організації. При розробці номенклатури важливо визначити завдання, які будуть вирішуватися підрозділами протягом року, а також склад документів, що утворюються в діяльності організації. Тому до процедури складання номенклатури справ залучаються керівники та провідні фахівці, які можуть надати допомогу у вирішенні цих питань. Методичну допомогу організаціям можуть надати архівні установи. Номенклатура справ на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. Номенклатура справ щорічно переглядається, уточнюється і затверджується керівником організації. Організації, які здають документи в державні архіви на постійне зберігання, зобов'язані не рідше одного разу на п'ять років погоджувати її з архівною установою. У разі докорінної зміни функцій і структури організації повинна бути розроблена нова номенклатура справ. Основні вимоги, яким повинна відповідати номенклатура справ організації, такі:
-Номенклатура повинна охоплювати всі документи, які організація отримує або створює в процесі своєї діяльності протягом року;
-Формулювання заголовків справ повинна бути конкретною і чіткою, щоб, по-перше, повністю відобразити склад і зміст документів у них і, по-друге, виключити можливість розміщення у справи документів, що не відповідають їх змісту та терміну зберігання;
-Справи всередині розділів номенклатури систематизуються відповідно до ступеня важливості і терміном зберігання документації.
У номенклатурі повинні бути враховані всі документи, які організація отримує або створює в процесі своєї діяльності протягом року. Повинна враховуватися і документація, створювана в самій-організації, і документи, отримані від інших організацій та осіб. У номенклатуру включаються реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки, включаючи довідкові.
У номенклатуру повинні бути внесені документи тимчасово діючих органів. Вони служать правовою підставою для підтвердження повноважень організації або припинення її діяльності (наприклад, документи ліквідаційної комісії включаються до номенклатури справ ліквідованої організації). Крім того, номенклатура справ може доповнюватися справами, які не були в неї включені при складанні. Такі справи можуть формуватися після початку року внаслідок появи в діяльності організації нових питань або напрямів. Для таких випадків в кінці розділів номенклатури передбачаються резервні номери. Не включають до номенклатури друковані видання (довідники, збірники і т. д.).
Номенклатури справ організації (зведена) та структурного підрозділу складаються за уніфікованими формами, які розроблені архівними органами. Вони закріплені в Основних правилах роботи архівів організацій. У першій графі проставляють індекс справи, включеного до номенклатури. У кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових непередбачених заздалегідь справ у разі їх появи. У графу другу включаються заголовки справ (томів, частин). Кожна справа може становити один або декілька томів. У третій графі вказується кількість одиниць зберігання, тобто томів чи частин кожної справи. У графі "Термін зберігання і № статті за переліком" вказують термін зберігання конкретної справи і роблять посилання на перелік (типовий або відомчий). У графі "Примітка" протягом усього терміну дії номенклатури справ своєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення і т. п. Розділами зведеної номенклатури справ можуть бути назви структурних підрозділів. У цьому випадку основою для визначення структури номенклатури справ є затверджена структура (штатний розклад) організації. Перший розділ номенклатури - це завжди назву служби діловодства (управління справами, канцелярія і т.д.). Останніми розділами є найменування громадських організацій або органів, які діють на громадських засадах. У невеликих організаціях, які не мають стабільної структури, розділами номенклатури є управлінські функції чи напрями діяльності, наприклад керівництво, кадри, рекламна діяльність, документаційне забезпечення і т. п. У кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених і включених до номенклатуру справ. У підсумковій запису окремо вказується кількість справ постійного зберігання, з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно. Крім того, вказується кількість справ, що переходять на наступний рік, і справ з позначкою "ЕПК". Якщо організація є джерелом комплектування державного архіву, відомості, що містяться у підсумковій запису, повинні повідомлятися архівній установі. У номенклатурі справ організації про це проставляється відмітка, що включає вказівку посади особи, що передала відомості, його особистий підпис, розшифрування підпису та дату.
Правила заповнення номенклатури справ
Заповнення кожної графи номенклатури справ здійснюється з урахуванням вимог, закріплених у нормативно-методичних документах.
8. ОПИС СПРАВИ
Складання та оформлення описів справ
Складання і оформлення опису справ - це останній етап підготовки справ до подальшого зберігання. Опису підлягають справи, завершені у діловодстві та пройшли експертизу цінності. Описи складаються окремо на справи постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Опис справ - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання (справ), призначений для їх обліку і розкриття змісту. Окрема опис являє собою перелік справ із самостійної порядковою нумерацією. Таким чином, будучи обліковим документом і архівним довідником за змістом справ, опис забезпечує облік і оперативний пошук документів. Складання опису справ - це одна з функцій працівників служби документаційного забезпечення управління. Описи щорічно складаються в кожному структурному підрозділі. За ним документи передаються в архів організації. Описи на справи структурних підрозділів є основою для складання річного розділу зведеного опису справ організації, яку готує архів для передачі справ на постійне державне зберігання. У невеликих організаціях з незначним документообігом складається загальна опис на справи, що утворилися за рік в процесі її діяльності. Опис складається у трьох примірниках, і через рік після завершення справ у діловодстві вона представляється в архів організації.
Описи справ структурних підрозділів складаються за формою, встановленою Основними правилами роботи архівів організацій. Вона включає в себе наступні елементи опису справ:
-Порядковий номер справи (тому, частини) за описом;
-Індекс справи (тому, частини);
-Заголовок справи (тому, частини), повністю відповідає його заголовку на обкладинці справи;
-Кількість аркушів;
-Дати справи (тому, частини);
-Термін зберігання справи.
Крім того, форма опису містить графу "Примітка".
За такою формою складаються описи на справи постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Проте в опис на справи постійного зберігання не включають графу "Термін зберігання".
При складанні опису слід суворо дотримуватися наступних правил:
-Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
-Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів, під самостійним номером в опис вноситься кожен том;
-Порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років. Номери описів структурних підрозділів присвоюються за погодженням з архівом організації;
-Графи опису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
-При внесенні в опис справ з однаковими заголовками повністю пишеться тільки заголовок першої справи, всі інші позначаються словами "Те ж". Проте всі інші відомості про справи вносяться в опис повністю. Повністю пишеться той же заголовок, якщо він починає новий аркуш опису;
-В графу "Примітка" вносяться відмітки про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ в інші структурні підрозділи з посиланням на відповідний акт і т. п.
У кінці опису заповнюється підсумковий запис, в кото рій вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом, а також фіксуються особливості нумерації справ в описі: наявність літерних та пропущених номерів.
Наприклад:
До цієї опис внесено
од. хр. з №
(Цифрами і прописом)
за №, в тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Опис справ структурного підрозділу повинна бути підписана упорядником, узгоджена з керівником служби документаційного забезпечення управління і затверджена керівником структурного підрозділу. При наявності в підрозділі експертної комісії опис повинна бути узгоджена з нею. На основі описів структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації. Підготовка річного розділу здійснюється в архіві організації. Річний розділ також складається окремо на справи постійного зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) зберігання та справи з особового складу за встановленими формами. Річний розділ опису справ постійного зберігання складається у 4-х примірниках. Він підлягає розгляду ЦЕК (ЕК) організації. У разі схвалення в кінці розділу ставиться гриф "Погоджено" із зазначенням номера протоколу ЕК і дати засідання, на якому він був розглянутий. Потім він передається на розгляд ЕПК архівної установи і після його затвердження ЕПК затверджується керівником організації. Перший примірник в якості контрольного передається до державного архіву, інші залишаються в організації.
Закінчена опис відповідним чином оформлюється. Елементами оформлення є титульний лист, передмова, довідковий апарат, що включає зміст, покажчики і список скорочених слів.
Титульний лист повинен містити:
-Назва фонду;
-Номер фонду;
-Номер опису;
-Назва опису, яке включає назву категорії документів, що містяться у справах (постійного, тимчасового зберігання);
-Крайні дати справ, включених в опис (додаток 29).
Крім того, на титульному аркуші залишається місце для написання повної назви державного архіву, у який здаються справи даної організації.
Передмова містить відомості про основні напрями діяльності та структурі організації за період, що охоплює справи опису; коротку характеристику змісту та повноти документів, включених до розділу. У ньому вказується наявність справ, які виходять за хронологічні рамки; відзначаються найбільш типові групи справ по різновидах документів і з їх змістом; висвітлюються особливості формування, опису та систематизації заголовків справ; вказується наявність довідкового апарату до розділу, основні принципи його складання і порядок користування. Передмова підписується його укладачем і завідувачем архівом або особою, відповідальною за архів організації, із зазначенням дати складання передмови.
Якщо в опису зустрічаються скорочені слова, з них складається список скорочень, розташованих в алфавітному порядку.
Наприклад:
МДУ - Московський державний університет РДГУ - Російський державний гуманітарний університет
Список скорочень значно полегшує роботу з описом, тому що дозволяє однозначно визначити значення зустрічаються абревіатур. Загальноприйняті скорочення, наприклад га, годину, ТОВ у список не включають.
Покажчики - це перелік певних понять, які зустрічаються в тексті опису, із зазначенням номерів аркушів, на яких вони зустрічаються. Покажчики можуть бути іменними, географічними, предметними в залежності від тих понять, які важливо швидко знаходити в опису.
9. ОСОБЛИВОСТІ Накази з особового складу
Наказ - найпоширеніший правовий акт, що видається керівником установи (організації, підприємства), що діє на основі принципу єдиноначальності, з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед цією установою. Накази видаються і з адміністративних питань, що вимагають правового рішення. Наказ оформляється на бланку, де вказані назва даної установи (організації, підприємства), його вищого органу, вид документа (наказ), місце його видання, передбачено місце для проставлення дати, індексу документа, заголовка до тексту. За змістом і способам оформлення накази поділяються на накази з основної діяльності та накази по особовому складу. Останні використовуються для документування прийому, переведення, звільнення та інших ситуацій руху кадрів. Правила оформлення наказів по особовому складу істотно відрізняються від оформлення наказів по основній діяльності. Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Накази можуть видаватися як ініціативні, так і на виконання розпорядчих документів вищестоящих організацій, органів влади та управління. У ініціативних наказах в констатуючій частині викладаються цілі та завдання приписаних наказом управлінських дій, дається своєрідне пояснення необхідності видання наказу. У наказах, що видаються на виконання розпорядчих документів вищестоящих організацій, констатуюча частина містить назву виду, автора, дату, номер і заголовок цього документа. Якщо наказують дії не потребує роз'яснення, констатуюча частина може не складатися. Розпорядча частина наказу починається зі слова "НАКАЗУЮ", яке друкується великими літерами з нового рядка (без абзацу). Текст наказу зазвичай ділиться на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Пункти наказу формулюють різні за характером виконання дії. Кожен пункт розпорядчої частини починається з вказівки виконавця (ним може бути організація, структурний підрозділ або окрему посадову особу). Наказують дії формулюється в тексті наказу дієсловом у формі (здійснити, забезпечити, підготувати, відвантажити і т. д.). Термін виконання приводиться або в кожному пункті наказу, або виділяється в один узагальнений пункт для всіх запропонованих дій. В окремому пункті наказу називаються особи, на яких покладено контроль за його виконанням: "Контроль за виконанням наказу покласти на ...". У разі якщо видаваний документ скасовує раніше виданий наказ, в останньому пункті вказується: "Наказ від 00.00.0000 № 00 вважати таким, що втратив силу (вважати недійсним)". Якщо наказ скасовує лише один (або декілька) пунктів раніше виданого, то скасовуються відповідні пункти.
В управлінській практиці прийнято погоджувати проект наказу із зацікавленими структурними підрозділами та юридичною службою (юрисконсультом), яка, візуючи проект документа, перевіряє його відповідність діючим нормативним, законодавчим і розпорядчим актам. У міністерській практиці прийнято узагальнення заперечень з проекту наказу, що виникають в ході узгодження, викладати в довідці, яка є додатком до наказу. При виникненні змін принципового характеру проект наказу підлягає редагуванню, передруку і повторному узгодженню. Забезпечення правильності оформлення наказів є обов'язком служби діловодства. Наказ набирає чинності з моменту його підписання (датою наказу є дата його підписання). Реєстрація наказів проводиться окремо від інших документів. Реєстраційні індекси привласнюються наказами в межах календарного року і, як правило, складаються з порядкових номерів.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Корнєєва І.К., Батьківщина Т.А. Інформаційні технології та управління: Учеб. Посібник для вузів / ГУУ. М.: ЗАТ «Финстатинформ». 1999.
2. Т.В. Кузнєцова «Діловодство» Москва МЦФЕР 2004
3. Типове положення про ведення діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у державних органах, на підприємствах, установах та організаціях / / Бюлетень нормативних актів міністерств і відомств СРСР. 1982. № 2. С. 26-31.
4. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Уніфіковані форми, інструкції та методичні матеріали щодо їх застосування. М., 1982. 150 с.
5. Організації роботи з документами: Підручник. М.: Инфра-М, 2002. 575 з.
6. Класифікація управлінської документації ОК 011-93. М.: Держстандарт України, 1994.
При складанні номенклатури справ організації слід керуватися не тільки перерахованими документами. Необхідно вивчення складу та змісту документів, що утворюються в процесі реалізації установою або організацією своїх завдань. Вивчаються статут і положення про установу та його структурних підрозділах, штатний розклад, класифікатори, довідкові картотеки, номенклатури справ за минулі роки, опису справ постійного і довготривалого зберігання, реєстраційно-облікові форми (журнали, картотеки). Але головним джерелом є самі документи організації. При розробці номенклатури важливо визначити завдання, які будуть вирішуватися підрозділами протягом року, а також склад документів, що утворюються в діяльності організації. Тому до процедури складання номенклатури справ залучаються керівники та провідні фахівці, які можуть надати допомогу у вирішенні цих питань. Методичну допомогу організаціям можуть надати архівні установи. Номенклатура справ на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. Номенклатура справ щорічно переглядається, уточнюється і затверджується керівником організації. Організації, які здають документи в державні архіви на постійне зберігання, зобов'язані не рідше одного разу на п'ять років погоджувати її з архівною установою. У разі докорінної зміни функцій і структури організації повинна бути розроблена нова номенклатура справ. Основні вимоги, яким повинна відповідати номенклатура справ організації, такі:
-Номенклатура повинна охоплювати всі документи, які організація отримує або створює в процесі своєї діяльності протягом року;
-Формулювання заголовків справ повинна бути конкретною і чіткою, щоб, по-перше, повністю відобразити склад і зміст документів у них і, по-друге, виключити можливість розміщення у справи документів, що не відповідають їх змісту та терміну зберігання;
-Справи всередині розділів номенклатури систематизуються відповідно до ступеня важливості і терміном зберігання документації.
У номенклатурі повинні бути враховані всі документи, які організація отримує або створює в процесі своєї діяльності протягом року. Повинна враховуватися і документація, створювана в самій-організації, і документи, отримані від інших організацій та осіб. У номенклатуру включаються реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки, включаючи довідкові.
У номенклатуру повинні бути внесені документи тимчасово діючих органів. Вони служать правовою підставою для підтвердження повноважень організації або припинення її діяльності (наприклад, документи ліквідаційної комісії включаються до номенклатури справ ліквідованої організації). Крім того, номенклатура справ може доповнюватися справами, які не були в неї включені при складанні. Такі справи можуть формуватися після початку року внаслідок появи в діяльності організації нових питань або напрямів. Для таких випадків в кінці розділів номенклатури передбачаються резервні номери. Не включають до номенклатури друковані видання (довідники, збірники і т. д.).
Номенклатури справ організації (зведена) та структурного підрозділу складаються за уніфікованими формами, які розроблені архівними органами. Вони закріплені в Основних правилах роботи архівів організацій. У першій графі проставляють індекс справи, включеного до номенклатури. У кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових непередбачених заздалегідь справ у разі їх появи. У графу другу включаються заголовки справ (томів, частин). Кожна справа може становити один або декілька томів. У третій графі вказується кількість одиниць зберігання, тобто томів чи частин кожної справи. У графі "Термін зберігання і № статті за переліком" вказують термін зберігання конкретної справи і роблять посилання на перелік (типовий або відомчий). У графі "Примітка" протягом усього терміну дії номенклатури справ своєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення і т. п. Розділами зведеної номенклатури справ можуть бути назви структурних підрозділів. У цьому випадку основою для визначення структури номенклатури справ є затверджена структура (штатний розклад) організації. Перший розділ номенклатури - це завжди назву служби діловодства (управління справами, канцелярія і т.д.). Останніми розділами є найменування громадських організацій або органів, які діють на громадських засадах. У невеликих організаціях, які не мають стабільної структури, розділами номенклатури є управлінські функції чи напрями діяльності, наприклад керівництво, кадри, рекламна діяльність, документаційне забезпечення і т. п. У кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених і включених до номенклатуру справ. У підсумковій запису окремо вказується кількість справ постійного зберігання, з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно. Крім того, вказується кількість справ, що переходять на наступний рік, і справ з позначкою "ЕПК". Якщо організація є джерелом комплектування державного архіву, відомості, що містяться у підсумковій запису, повинні повідомлятися архівній установі. У номенклатурі справ організації про це проставляється відмітка, що включає вказівку посади особи, що передала відомості, його особистий підпис, розшифрування підпису та дату.
Правила заповнення номенклатури справ
Заповнення кожної графи номенклатури справ здійснюється з урахуванням вимог, закріплених у нормативно-методичних документах.
8. ОПИС СПРАВИ
Складання та оформлення описів справ
Складання і оформлення опису справ - це останній етап підготовки справ до подальшого зберігання. Опису підлягають справи, завершені у діловодстві та пройшли експертизу цінності. Описи складаються окремо на справи постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Опис справ - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання (справ), призначений для їх обліку і розкриття змісту. Окрема опис являє собою перелік справ із самостійної порядковою нумерацією. Таким чином, будучи обліковим документом і архівним довідником за змістом справ, опис забезпечує облік і оперативний пошук документів. Складання опису справ - це одна з функцій працівників служби документаційного забезпечення управління. Описи щорічно складаються в кожному структурному підрозділі. За ним документи передаються в архів організації. Описи на справи структурних підрозділів є основою для складання річного розділу зведеного опису справ організації, яку готує архів для передачі справ на постійне державне зберігання. У невеликих організаціях з незначним документообігом складається загальна опис на справи, що утворилися за рік в процесі її діяльності. Опис складається у трьох примірниках, і через рік після завершення справ у діловодстві вона представляється в архів організації.
Описи справ структурних підрозділів складаються за формою, встановленою Основними правилами роботи архівів організацій. Вона включає в себе наступні елементи опису справ:
-Порядковий номер справи (тому, частини) за описом;
-Індекс справи (тому, частини);
-Заголовок справи (тому, частини), повністю відповідає його заголовку на обкладинці справи;
-Кількість аркушів;
-Дати справи (тому, частини);
-Термін зберігання справи.
Крім того, форма опису містить графу "Примітка".
За такою формою складаються описи на справи постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Проте в опис на справи постійного зберігання не включають графу "Термін зберігання".
При складанні опису слід суворо дотримуватися наступних правил:
-Заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
-Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з декількох томів, під самостійним номером в опис вноситься кожен том;
-Порядок нумерації справ в описі - валовий за кілька років. Номери описів структурних підрозділів присвоюються за погодженням з архівом організації;
-Графи опису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
-При внесенні в опис справ з однаковими заголовками повністю пишеться тільки заголовок першої справи, всі інші позначаються словами "Те ж". Проте всі інші відомості про справи вносяться в опис повністю. Повністю пишеться той же заголовок, якщо він починає новий аркуш опису;
-В графу "Примітка" вносяться відмітки про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ в інші структурні підрозділи з посиланням на відповідний акт і т. п.
У кінці опису заповнюється підсумковий запис, в кото рій вказуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ за описом, а також фіксуються особливості нумерації справ в описі: наявність літерних та пропущених номерів.
Наприклад:
До цієї опис внесено
од. хр. з №
(Цифрами і прописом)
за №, в тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Опис справ структурного підрозділу повинна бути підписана упорядником, узгоджена з керівником служби документаційного забезпечення управління і затверджена керівником структурного підрозділу. При наявності в підрозділі експертної комісії опис повинна бути узгоджена з нею. На основі описів структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації. Підготовка річного розділу здійснюється в архіві організації. Річний розділ також складається окремо на справи постійного зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) зберігання та справи з особового складу за встановленими формами. Річний розділ опису справ постійного зберігання складається у 4-х примірниках. Він підлягає розгляду ЦЕК (ЕК) організації. У разі схвалення в кінці розділу ставиться гриф "Погоджено" із зазначенням номера протоколу ЕК і дати засідання, на якому він був розглянутий. Потім він передається на розгляд ЕПК архівної установи і після його затвердження ЕПК затверджується керівником організації. Перший примірник в якості контрольного передається до державного архіву, інші залишаються в організації.
Закінчена опис відповідним чином оформлюється. Елементами оформлення є титульний лист, передмова, довідковий апарат, що включає зміст, покажчики і список скорочених слів.
Титульний лист повинен містити:
-Назва фонду;
-Номер фонду;
-Номер опису;
-Назва опису, яке включає назву категорії документів, що містяться у справах (постійного, тимчасового зберігання);
-Крайні дати справ, включених в опис (додаток 29).
Крім того, на титульному аркуші залишається місце для написання повної назви державного архіву, у який здаються справи даної організації.
Передмова містить відомості про основні напрями діяльності та структурі організації за період, що охоплює справи опису; коротку характеристику змісту та повноти документів, включених до розділу. У ньому вказується наявність справ, які виходять за хронологічні рамки; відзначаються найбільш типові групи справ по різновидах документів і з їх змістом; висвітлюються особливості формування, опису та систематизації заголовків справ; вказується наявність довідкового апарату до розділу, основні принципи його складання і порядок користування. Передмова підписується його укладачем і завідувачем архівом або особою, відповідальною за архів організації, із зазначенням дати складання передмови.
Якщо в опису зустрічаються скорочені слова, з них складається список скорочень, розташованих в алфавітному порядку.
Наприклад:
МДУ - Московський державний університет РДГУ - Російський державний гуманітарний університет
Список скорочень значно полегшує роботу з описом, тому що дозволяє однозначно визначити значення зустрічаються абревіатур. Загальноприйняті скорочення, наприклад га, годину, ТОВ у список не включають.
Покажчики - це перелік певних понять, які зустрічаються в тексті опису, із зазначенням номерів аркушів, на яких вони зустрічаються. Покажчики можуть бути іменними, географічними, предметними в залежності від тих понять, які важливо швидко знаходити в опису.
9. ОСОБЛИВОСТІ Накази з особового складу
Наказ - найпоширеніший правовий акт, що видається керівником установи (організації, підприємства), що діє на основі принципу єдиноначальності, з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед цією установою. Накази видаються і з адміністративних питань, що вимагають правового рішення. Наказ оформляється на бланку, де вказані назва даної установи (організації, підприємства), його вищого органу, вид документа (наказ), місце його видання, передбачено місце для проставлення дати, індексу документа, заголовка до тексту. За змістом і способам оформлення накази поділяються на накази з основної діяльності та накази по особовому складу. Останні використовуються для документування прийому, переведення, звільнення та інших ситуацій руху кадрів. Правила оформлення наказів по особовому складу істотно відрізняються від оформлення наказів по основній діяльності. Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Накази можуть видаватися як ініціативні, так і на виконання розпорядчих документів вищестоящих організацій, органів влади та управління. У ініціативних наказах в констатуючій частині викладаються цілі та завдання приписаних наказом управлінських дій, дається своєрідне пояснення необхідності видання наказу. У наказах, що видаються на виконання розпорядчих документів вищестоящих організацій, констатуюча частина містить назву виду, автора, дату, номер і заголовок цього документа. Якщо наказують дії не потребує роз'яснення, констатуюча частина може не складатися. Розпорядча частина наказу починається зі слова "НАКАЗУЮ", яке друкується великими літерами з нового рядка (без абзацу). Текст наказу зазвичай ділиться на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Пункти наказу формулюють різні за характером виконання дії. Кожен пункт розпорядчої частини починається з вказівки виконавця (ним може бути організація, структурний підрозділ або окрему посадову особу). Наказують дії формулюється в тексті наказу дієсловом у формі (здійснити, забезпечити, підготувати, відвантажити і т. д.). Термін виконання приводиться або в кожному пункті наказу, або виділяється в один узагальнений пункт для всіх запропонованих дій. В окремому пункті наказу називаються особи, на яких покладено контроль за його виконанням: "Контроль за виконанням наказу покласти на ...". У разі якщо видаваний документ скасовує раніше виданий наказ, в останньому пункті вказується: "Наказ від 00.00.0000 № 00 вважати таким, що втратив силу (вважати недійсним)". Якщо наказ скасовує лише один (або декілька) пунктів раніше виданого, то скасовуються відповідні пункти.
В управлінській практиці прийнято погоджувати проект наказу із зацікавленими структурними підрозділами та юридичною службою (юрисконсультом), яка, візуючи проект документа, перевіряє його відповідність діючим нормативним, законодавчим і розпорядчим актам. У міністерській практиці прийнято узагальнення заперечень з проекту наказу, що виникають в ході узгодження, викладати в довідці, яка є додатком до наказу. При виникненні змін принципового характеру проект наказу підлягає редагуванню, передруку і повторному узгодженню. Забезпечення правильності оформлення наказів є обов'язком служби діловодства. Наказ набирає чинності з моменту його підписання (датою наказу є дата його підписання). Реєстрація наказів проводиться окремо від інших документів. Реєстраційні індекси привласнюються наказами в межах календарного року і, як правило, складаються з порядкових номерів.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Корнєєва І.К., Батьківщина Т.А. Інформаційні технології та управління: Учеб. Посібник для вузів / ГУУ. М.: ЗАТ «Финстатинформ». 1999.
2. Т.В. Кузнєцова «Діловодство» Москва МЦФЕР 2004
3. Типове положення про ведення діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у державних органах, на підприємствах, установах та організаціях / / Бюлетень нормативних актів міністерств і відомств СРСР. 1982. № 2. С. 26-31.
4. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Уніфіковані форми, інструкції та методичні матеріали щодо їх застосування. М., 1982. 150 с.
5. Організації роботи з документами: Підручник. М.: Инфра-М, 2002. 575 з.
6. Класифікація управлінської документації ОК 011-93. М.: Держстандарт України, 1994.