1.Вступ
2.Постановка завдання
3.Контрольное лист
4.Пісьма-поздоровлення
5.Пісьма-запрошення
6.Пісьма-вітання
7.Заключение
8.Спісок використовуваних джерел
Введення.Лист був і до цих пір залишається важливим елементом ведення бізнесу в світі.
Без листування вести ділові стосунки майже неможливо. Практично всі телефонні і телеграфні домовленості вимагають письмового підтвердження; при встановленні ж ділових контактів, добре складене, правильно сформульоване лист може найкращим чином представити вашу фірму і створити найсприятливіший про неї враження у вашого потенційного партнера.
Перш за все, листи слід писати з позиції вашого кореспондента. Ви повинні подивитися на проблему з точки зору особи, якій ви пишете.
Діловий лист, що з пропозицією будь-якого товару, послуги або ідеї має бути живим, написаним "з вогником", (за принципами складання реклам). Ваша переконливість у непідробності вашої пропозиції передається людям і вони позитивно відгукуються на неї.
Перш, ніж писати лист, слід визначити мету і засоби її досягнення. Продумати, які варто використовувати для цього факти і висловити ідеї, щоб домогтися бажаного результату. У діловому листі не повинно бути особистих відхилень, пишіть те, що хоче знати ваш кореспондент або що ви хочете повідомити. Нову думку, яку ви хочете виділити, починайте з нового абзацу, маючи в своєму розпорядженні абзаци в логічному порядку.
Перша і остання фрази ділового листа мають дуже важливе значення. Перше пропозиція повинна бути як заголовок реклами. У ній має міститися предмет або причина, по якому ви пишете лист, чим відразу ж привертаєте увагу або викликаєте інтерес у свого кореспондента.
Що стосується заключної фрази листа, то вона повинна залишити читача з повним розумінням проблеми, викликати у нього швидку реакцію у відповідь.
Не менш важливо серйозно поставитися до фізичного аспекту листа, його зовнішнього вигляду. Про зовнішній вигляд листа слід дбати також, як і про своє особисте.
Перш за все фірма повинна мати свої бланки для листів, видрукувані друкарським способом на хорошому папері. Бланк повинен бути простим, красивим, із зазначенням назви, адреси, а також характеру бізнесу вашої фірми. Ескіз бланка зробити нелегко, але гра варта свічок.
Ділові листи різних країн за своєю формою не відрізняються великою різноманітністю. Як правило, кожне правильно оформлене ділове лист, написаний на фірмовому бланку, складається з 6 елементів:
1) дата-число, місяць, рік;
2) внутрішній адресу-ім'я та адресу особи, якій адресується лист;
3) вступне звернення-ввічливе вітання;
4) текст листа-виклад суті питання;
5) заключна форма ввічливості-ввічливе "до побачення";
6) підпис
На листі ці елементи розташовані таким чином:
1Дата November 10,19 ..
2Внутренній адресу Mr Brown Martin
16 Brodway
New York, NY
USA
3ПріветствіеDear Mr Brown,
4Текст листи Thank you very
much for your offer
to сooperate with
us.
We shall keep
you informed as to
the progress of the
case.
Mr Petrov will be
in New York on
December the
first, and he will
telephone your for
an appointment.
5 Заключна форма
ввічливості Very truly yours,
6Подпісь А. Kramov.
Слід підкреслити деякі відмітні особливості кожного з цих елементів. Дата вказується на відведеному їй місці на бланку-з права.
У листах нічого не слід писати в скороченій формі, навіть якщо скорочення не викликає труднощі для розуміння. Лист без скорочень має більш гідний вигляд.
Внутрішній адреса має бути точно таким же, як і на конверті. І пишеться він від початку поля зліва.
Відстань між датою і змістом листа залежить від довжини листа. Лист може адресуватися особі із зазначенням її посади-Mr John D White, Cashier, посадовій особі без вказівки імені-Advert. Manager, або самій фірмі-Holton-Pect Company.
Вступне звернення передує тексту листа, друкується через 2 інтервали від внутрішнього адреси і починається від поля зліва. Після вступного звернення ставиться (,) або (:).
Текст листа розташовується нижче вступного звернення через 2 інтервали і перше речення починається з невеликим відступом від правого поля.
Заключна формула ввічливості розташовується через 2 інтервали від змісту листа з боку сторінки на одній вертикалі з датою, розташованої нагорі.
Всі ділові листи повинні підписуватися від руки, ручкою, тією особою, яка пише листа або можна користуватися особистої іменний печаткою. Підпис має бути повною і завжди однаковою. У більшості ділових листів ім'я, що підписує лист, друкується на машинці нижче заключній формули ввічливості, залишивши місце для підпису.
[З джерела N 3,4]
ПОСТАНОВКА ЗАВДАННЯУ даній реферативній роботі з дисципліни "Адміністративні системи управління" від нас вимагалося сформувати пакет документів, який повинен складатися з трьох частин.
Перша частина: привітання
Друга частина: запрошення.
Третя частина: вітання.
Загалом має бути складено 11 листів. Їх них 9 листів російською мовою, 2 листи на англійській мові.
Також додається еталонне лист, написаний як російською, так і англійською мовами.
Листи повинні бути оформлені відповідно до ГОСТ 6.38-96 і ISO.
Primero Company
67, Upper Thames Street
London, EC 4V 3AH
Telephone: 01 248 2217
Telex: 886678 LDN
Mr Brown Sadwick, President Your ref: C 345
Cornway & Co. LTD. Our ref: D / 2543
18 Broadway
New York, NY
USA May 15, 1996
Dear Mr Brown,
We wish to congratulate you and offer our best wishes on
the six anniversary of your firm.
We would like to take advantage of this opportunity to thank
you pleasant co-operation over these many years.
Your sincerely,
P. Martin
Manager
[З джерела N7]
Праймери Компанія
67, АППЕ Темз Стріт
Лондон, EC 4V 3AH
Телефон: 01 248 2217
Телекс: 886678 ЛДН
Мр Брауну Седуіку, ПрезідентуВаш зак: C 345
Корнуей і Со. LTD. Наш зак: Д 2543
18 Бродвей
Нью-Йорк, Н. Й.
США травні 15,1996
Шановний Мр Браун,
Хочемо привітати Вас і висловити Вам наші найкращі
побажання у зв'язку з шестиріччя підстави Вашої фірми.
Ми хотіли б скористатися наданою
можливістю і подякувати Вам за прекрасне
співпрацю з нами протягом цих років.
З повагою,
П. Мартін
Менеджер
Листи - поздоровлення.Поздоровлення становлять, мабуть, найприємніший і радісний розділ ділового листа. Поздоровлення можуть надсилатися напередодні свята, у зв'язку з відкриттям, вдалою діяльністю. До них можуть додаватися матеріальні винагороди. Наведу деякі приклади подібних листів.
(З джерела N 2,6)
Лист 1. Англійська варіант листа:Please accept the enclosed Christmas Bonus with our very best
wishes for a happy holiday season.
We wish to thank you for your role in making 19___ the most
successful year in the history of our firm, and we are all looking
forward to a prosperous new year.
To your wife and family, we extend our very best wishes for a
Merry Christmas and a Happy New Year.
Російський варіант листа:Просимо Вас прийняти прикладену Різдвяну
премію і наші найкращі побажання до свята.
Ми хотіли б подякувати Вам за Ваш внесок у те,
щоб 19___ рік став найбільш успішним роком за всю
історію нашої фірми, і з нетерпінням чекаємо вдалого
нового року.
Лист 2.З газет ми дізналися, що Ви відкрили нову філію
Вашої фірми в ___. Бажаємо Вам успіху і удачі.
Крім того, ми хочемо висловити надію на те, що
наше ділове партнерство і надалі буде
розвиватися так само плідно і довірливо, як
колись.
Лист 3.Дорогий пан ___!
Ми хотіли б висловити Вам найкращі побажання у
зв'язку з Вашим днем народження.
Бажаємо Вам міцного здоров'я на довгі роки і
висловлюємо надію на те, що Ваша невтомна діяльність
і надалі буде продовжуватися на благо Вашої фірми.
Листи-запрошення.Листи-запрошення можуть надсилатися або організаціям, або окремим громадянам, або інофірмам. Розглянемо 3 приклади: запрошення організації, запрошення індивідууму і відповідь на запрошення.
(З джерела N 1,2)
Лист 1. Англійська варіант листа:To: All Members of (organization)
From:
Subject: Annual Meeting
Fellow Members:
On (date), we will be holding our annual meeting.
It is of the utmost importance that each and everyone
of you plan to attend this meeting.
If there is any possibility at all that you may not be
able to attend, it is very important that we have an
indication of your thinking on some of the important
matters that will be considered in addition to your
proxy that will enable us to cast your vote at the
metting.
Please find the following enclosures: (indicate).
We will be looking forward to seeing you at the
meeting.
Російський варіант листа:Кому: Усім членам (організація)
Від:
Тема: Щорічні збори
Колеги!
(Дата) відбудеться наше щорічні збори. Вкрай
важливо, щоб кожен з Вас планував бути присутнім
на цьому зібранні.
Якщо існує якась вірогідність того, що Ви не
зможете бути присутнім, для нас дуже важливо мати
виклад Вашої думки про деяких дуже важливих
речах, яке буде враховано разом з дорученням,
дозволяє нам голосувати за вас на зборах.
Будь ласка, перегляньте наступні програми:
(Вкажіть).
З нетерпінням чекаємо зустрічі на зборах.
Лист 2.С___ по ___ в___ буде проходіть___ виставка.
Хотіли б проінформувати Вас про те, що наша
продукція буде демонструватися на цій виставці.
Ви знайдете там кілька нових моделей, які
має становити для Вас особливий інтерес. Крім
того, ми демонструємо суттєві
удосконалення, які ми зробили в нашому
поточному виробництві, яке має також
зацікавити Вас.
Будемо раді, якщо Ви відвідаєте наш стенд N___ в
виставковому залі N___. Докладаємо кілька квитків
на виставку.
Додаток: квитки.
Лист 3.
Просимо прийняти наші вибачення за те, що ми не
зможемо бути присутнім на обіді, який відбудеться
(Дата). Я дякую Вам за люб'язне запрошення і
щиро жалкую про те, що ми змушені
відсутні.
Листи-вітання.Існує розділ службових листів, мета яких - привітання клієнтів. Серед усіх вітань найбільш важливими є ті, які пов'язані з продажем.
Для процвітання торгового бізнесу вкрай важливо підтримувати відносини з постійними покупцями. Лист 1 - зразок листа, який надсилається клієнтам, які зробили покупку або скористалися послугами фірми. Постскриптум (PS) служить для того, щоб підкреслити думку, на яку на думку автора листа його одержувач повинен звернути особливу увагу.
Завжди дуже важко уявити клієнту нового співробітника. Лист 2 - не дуже вдале, так як рекомендаційний лист повинен бути більш переконливим. Ймовірно, фірмі слід було подзвонити клієнтові, щоб підтвердити час зустрічі. Лист 3 - виправлений варіант пісьма2, більш переконливий і включає згадка про дзвінок фірми, що підтверджує час зустрічі.
(З джерела N5)
Лист 1.Шановний,
Два роки тому ви придбали [найменування вироби] для
Вашого сина [дочки] [ім'я] до дня його [її] народження
[Дата].
Так як його [її] день народження знову наближається, Ви,
може бути, знову захочете здивувати його [її] новою покупкою,
зробленої в нашому магазині.
До речі, ми пропонуємо Вам знижку. І, звичайно, були б
щасливі зберігати [назва виробу] у нас, щоб
купівля залишалася таємницею до цього особливого дня.
Подумайте над нашою пропозицією. Якщо ви вважаєте,
що [ім'я] був би радий подарунку, купленому в нашому
магазині, заходьте до нас у зручний для Вас час і ми
продемонструємо Вам наш асортимент.
У нас Ви завжди знайдете багатий вибір усіляких
товарів. Загляньте. Я буду щасливий запропонувати Вам нові
товари, які могли б зацікавити Вашого сина [дочка].
В очікуванні Вашої відповіді
з повагою
[Ім'я]
PS Для постійних покупців спеціальна (-%)
знижка діє протягом наступних 30 днів.
Лист 2.Шановний
Ми призначили [ім'я] новим представником у Вашому районі.
[Ім'я] деякий час працював у нашій фірмі і добре знає
всі аспекти її діяльності. [Ім'я] прибуде в місто вранці
[Дата] і звернеться до Вас. Якщо для Вас зустріч в указаний час
з яких-небудь причин не зручна, повідомте нам.
Лист 3.Шановний
Ми призначили [ім'я] новим представником у Вашому районі.
[Ім'я] працював з нами протягом __ років. Він має багатий досвід у
сфері нашої діяльності.
[Ім'я] прибуде в [назва міста] вранці [число] і
звернеться до Вас, якщо це зручно. Я подзвоню Вам, щоб уточнити
час. Думаю, що [ім'я] зуміє блискуче проінформувати Вас
про те, що відбувається в діловому світі.
ВИСНОВОК"Кожен, хто займається бізнесом, повинен зрозуміти, що написане слово - це Ваше обличчя і обличчя Вашої фірми. Слово, вжите не до місця, може погубити торгівлю, зруйнувати довіру службовця до Вас. Складання листа так само важливо, як і складання калькуляції. "Хороші ділові листи - це твори мистецтва. А листи-привітання, вітання, запрошення характерні ще тим, що вони є не лише діловими, написаними формально, але в них вкладається ще й душа. Вони керуються принципом: "У Вас ніколи не буде наступного разу, щоб справити хороше враження".
Ці листи, написані чудовими словами, характеризують їх авторів як прекрасних співрозмовників, що володіють мистецтвом спілкування. Сер Джон Д. Рокфеллер одного разу сказав: 'Уміння контактувати з людьми можна придбати подібно до того, як ми отримуємо цукор або кава. І я готовий платити за це вміння значно дорожче, ніж за що-небудь інше на світі. ' Уміння контактувати з людьми можна розвинути за допомогою вміння писати гарні листи, особливо якщо ці листи-привітання, запрошення, привітання.
[З джерела N2]
Список використаної літератури Документи і діловодство. Сост. Т. В. Кузнєцова та ін-М: Економіка, 1991 Загорська О.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведення ділової кореспонденції. - М.: Московський робітник, 1992. Як приймати фінансові рішення - М.: Московський робітник, 1992. Пастор Л. Комерційна кореспонденція-М: Титул, 1995 Теппер Р. Як оволодіти мистецтвом ділового листа: 250 записок в допомогу менеджеру. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994. Г.А. Котій, В.Р. Гюльмісаров. Зразки ділового листування англійською та російською мовами. Практичний посібник. - М.: ИНФРА-М, 1995 Документи. Діловодство: Практичний посібник. Сост. М.В. Стенюков. - М.: РІОР, 1995.