Зміст:

"1-4" Зміст :........................................... ................................................ GOTOBUTTON _Toc469758253 _Toc469758253 2
Введення ................................................. .................................................. . 3
Функції комунікативних структур ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 5
Види комунікацій ................................................ .................................................. ....... 6
Комунікаційний процес ................................................ .................. 8
Структура комунікацій ................................................ ..................... 10
Комунікаційні бар'єри ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 13
Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 15
Література :................................................ ........................................... 17

Введення

У ході спільної діяльності люди обмінюються різними уявленнями, ідеями, поглядами, пропозиціями, знаннями, установками. Все це можна розглядати як інформацію, а сам процес комунікації представити як процес обміну інформацією. Саме тому, що без обміну інформацією сьогодні не обходиться жодна організація, комунікації можна назвати процесом, що пов'язує. А одним з найважливіших інструментів управління в руках менеджера є що знаходиться в його розпорядженні інформація. Використовуючи і передаючи цю інформацію, а також отримуючи зворотні сигнали, він організовує, керує і мотивує підлеглих. Тому багато що залежить від його здатності передавати інформацію так, щоб досягалося найбільш адекватне сприйняття даної інформації тими, кому вона призначена.
Комунікація - це обмін інформацією, на основі якого керівник отримує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень, і доводить прийняті рішення до співробітників організації (1). Якщо комунікації налагоджені погано, рішення можуть надаватися помилковими, люди можуть так розуміти чого ж хоче від них керівництво, або, нарешті, від цього можуть страждати міжособистісні відносини. Ефективністю комунікацій часто визначається якість рішень і те, як вони насправді будуть реалізовані.
Комунікація »і« інформація »хоча і різні, але взаємопов'язані поняття. Комунікація включає і те, що передається, і те, як передається. Для того щоб акт комунікації відбувся, необхідно як мінімум наявність двох людей. Комунікація пред'являє вимоги до кожного з учасників цього акту. Так, кожен з учасників повинен володіти здатністю бачити, чути, відчувати чи чіпати, визначати запах і смак. Ефективна комунікація вимагає від кожної із сторін певних навичок та вмінь, а також певною мірою взаємного розуміння.
Влада і інформаційне спілкування в організаціях займають різне становище, а в певному сенсі навіть протистоять один одному. Потреба у збільшенні обсягу і змісту такого спілкування викликає до життя відповідні структурні утворення, які у своїй сукупності утворюють комунікативну структуру організації (2). Така структура може включати в себе: комітети, комісії, оперативні робочі групи, структури, які концентруються навколо менеджерів-інтеграторів, матричні форми і, нарешті, штаби. Взаємовідносини штабу та лінії є показником состикованності владної та комунікативної структур організації.
У даній роботі розглянуті питання, що стосуються функцій комунікативних структур, самого поняття комунікацій, їх видів, видів комунікаційних мереж та комунікаційних бар'єрів. Вся ця інформація необхідна для поняття сутності комунікативних структур організації.
Основна частина.
Функції і склад комунікативних структур.
Як і будь-які інші організаційні структури, комунікативні представляють собою безліч відносин суб'єктів організації. Вони визначаються своїми специфічними функціями, елементним складом і конфігурацією.
Головні функції комунікативних структур полягають в наступному:
- Забезпечувати органи прямого управління організації необхідної ділової та спеціальною інформацією, наприклад, розрахунками різних варіантів для прийняття тих чи інших рішень; така інформація може надаватися у вигляді пропозицій, рекомендацій та рад;
- Здійснювати збір і аналіз необхідної інформації та
забезпечувати безперебійну роботу технічних засобів зв'язку та обробки інформації;
- Планувати роботу різних підрозділів організації, складати графіки роботи, визначати планові показники, розробляти різноманітні стандарти;
- Займатися постачанням і матеріальним забезпеченням
повсякденному житті організації;
- Вирішувати соціальні завдання, що стоять перед організацією.
Елементний склад комунікативних структур включає в себе суб'єктів організації (індивідів, які займають певні посади, або керовані ними відділи - організаційні одиниці), які безпосередньо беруть участь в інформаційних процесах: генерують, накопичують, розподіляють і отримують інформацію, необхідну для ефективної роботи. Суб'єктами комунікаційних відносин можна вважати фахівців різного профілю: експертів із зовнішніх зв'язків, вчених-дослідників, аналітиків-прогнозистів, маркетологів, плановиків, бухгалтерів, ревізорів, технологів і т.д.

Види комунікацій

Комунікації

організаційні міжособистісні
зовнішні внутрішні
неформальні формальні
вертикальні горизонтальні
по висхідній по низхідній
Організаційні комунікації - це сукупність комунікацій, що будуються на основі спілкування, опосередкованого інформацією про саму організацію, її цілі і завдання.
Міжособистісні комунікації - усне спілкування людей в одному з перерахованих видів. Ефективна міжособистісна комунікація дуже важлива для успіху в управлінні, так як, з одного боку, рішення багатьох управлінських завдань будується на безпосередній взаємодії людей - начальник з підлеглим, підлеглі один з одним - у рамках різних подій, а з іншого, міжособистісна комунікація є кращим способом обговорення та вирішення питань, що характеризуються невизначеністю і двозначністю.
          Зовнішні комунікації - це комунікації між організацією і середовищем. Фактори зовнішнього середовища дуже сильно впливають на діяльність організації.
Організації користуються різноманітними засобами для комунікацій зі складовими свого зовнішнього оточення. З наявними і потенційними споживачами вони повідомляються за допомогою реклами й інших програм просування товарів на ринок. У сфері відносин з громадськістю першорядна увага приділяється створенню певного образу, іміджу організації на місцевому, загальнонаціональному чи міжнародному рівні. Організаціям доводиться підпорядковуватися державному регулюванню і заповнювати в цьому зв'язку розлогі письмові звіти. Обговорення, зборів, телефонні переговори, службові записки, відеострічки, звіти і т. п., що циркулюють всередині організації, найчастіше є реакцією на можливості або проблеми, створювані зовнішнім оточенням.
Внутрішні комунікації - це комунікації всередині організації між різними рівнями і підрозділами.
Формальні комунікації - це комунікації, які визначаються організаційною структурою підприємства, взаємозв'язком рівнів управління та функціональних відділів. Чим більше рівнів управління, тим вище ймовірність спотворення інформації, так як кожен рівень управління може корегувати і фільтрувати повідомлення.
Неформальні комунікації. Канал неформальних комунікацій можна назвати каналом розповсюдження чуток. Оскільки по каналах чуток інформація передається набагато швидше, ніж по каналах формального повідомлення, керівники користуються першими для запланованої витоку і поширення певної інформації чи відомостей типу "тільки між нами".
Вертикальні комунікації. Інформація переміщається всередині організації з рівня на рівень у рамках вертикальних комунікацій. Вона може передаватися по низхідній, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміну пріоритетів, конкретних завданнях, які рекомендуються процедурах т. п.
Крім обміну по спадній, організація потребує комунікаціях по висхідній. Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може помітно впливати на продуктивність. Комунікації по висхідній, тобто знизу вгору, також виконують функцію оповіщення верха про те, що робиться на нижчих рівнях. Таким шляхом керівництво довідається про поточні чи назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти виправлення положення справ.
Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглим зв'язані з проясненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів; забезпеченням залучення до вирішення завдань відділу; обговоренням проблем ефективності роботи; досягненням визнання і винагородою з метою мотивації; вдосконаленням та розвитком здібностей підлеглих; зі збором інформації про назрівання чи реально існуючу проблему; оповіщенням підлеглого про прийдешню зміну, а також отриманням відомостей про ідеї, вдосконалення і пропозиції.
На додаток до обміну інформацією між керівником і підлеглим має місце обмін між керівником і його робочою групою. Комунікації з робочою групою в цілому дозволяють керівникові підвищити ефективність дій групи.
Горизонтальні комунікації - це комунікації між різними відділами організації. В обміні інформацією з горизонталі часто беруть участь комітети чи спеціальні групи, в яких формуються рівноправні відносини, які є важливою складовою задоволеності працівників організації.

Комунікаційний процес

Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування брали участь в обміні людей. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією й умови його ефективності, варто мати уявлення про стадії процесу, в якому беруть участь двоє чи більше людей.
Джерело. В організаціях джерелом комунікації зазвичай є співробітники зі своїми ідеями, намірами, інформацією і метою комунікації.
Кодування. Це переклад ідей джерела комунікації в систематичний набір символів, на мову, що виражає його мети. функція кодування - забезпечення форми, в якій ідеї та цілі можуть бути виражені як передача сигналів.
Передача сигналу. Мета джерела комунікації виражена у вигляді сигналу, форма якого залежить значною мірою від використовуваного каналу.
Канал. Канали відносяться до передавальним механізмам від джерела комунікації до одержувача інформації. В організаціях це може бути усне звернення один до одного, телефонні розмови, неформальні зв'язки, групові зборів та ін
Розшифровка-прийом. Щоб процес комунікації був завершений, необхідно, щоб сигнал був розшифрований. Кожен одержувач інформації інтерпретує (розшифровує) сигнал, використовуючи досвід і запропоновані рекомендації. Чим ближче закодований сигнал до мети, поставленої джерелом, тим ефективніша комунікація.
Зворотній зв'язок. Джерело комунікації сподівається, що його сигнал буде мати високу ступінь точності. Оскільки точність сигналу рідко досконала, бажано забезпечення зворотного зв'язку в комунікаційному процесі. Одностороння зв'язок є більш оперативною, ніж двостороння. Однак двосторонній зв'язок набагато більш точна. За допомогою зворотного зв'язку керівник може оцінити, наскільки ефективно він здійснює комунікацію, а також підвищити точність сигналів у майбутніх комунікаціях.
Шум. У діяльності організації до них відносяться: I) відволікання; 2) неправильна інтерпретація з боку одержувача чи джерела; 3) різні значення, що надається одним і тим же словами різними людьми; 4) статусне відмінність між керівниками і підлеглими в сприйнятті організаційної дистанції, внаслідок чого розширюється комунікаційний розрив між ними; 5) одержувач інформації чує тільки те, що хоче почути.

Структура комунікацій

Комунікаційна мережа включає потоки послань, або сигналів, між двома або більше індивідами. Вона з'єднує певним чином учасників комунікаційного процесу за допомогою інформаційних потоків.
Комунікаційна мережа складається з вертикальних, горизонтальних і діагональних зв'язків. Вертикальні зв'язки здійснюються згори вниз від керівника до підлеглого. Горизонтальні зв'язки здійснюються між рівними за рівнями працівниками або частинами організації. Діагональні зв'язки - це зв'язки з іншими начальниками і підлеглими. Взаємозв'язок цих мереж створює комунікативну структуру організації.
Можливості розвитку комунікаційної мережі обмежується, як правило, розміри підрозділів в організації. Збільшення розміру групи призводить до зростання кількості можливих комунікаційних відносин. Тому від того, як побудована комунікаційна мережа, залежить її вплив як на скорочення, так і на збільшення розриву між посланим і отриманим значенням. і відповідно діяльність персоналу може відрізнятися більшою чи меншою ефективністю.
Особливо важливо знання типів комунікаційних мереж або структур комунікацій у групі. Серед існуючих комунікаційних мереж для груп різної чисельності можна виділити чотири основних типів: колесо, ланцюг, коло, складний коло (або всеканальная)
Централізованість інформаційних контактів пов'язана зі ступенем свободи суб'єктів - учасників комунікації. Як це і слід було очікувати, свобода суб'єктів істотно вище в конфігураціях без центру.

Результати чи вимірювані характеристики	Тип комунікаційної мережі
	«Коло»	«Ланцюг»	«Колесо»
Швидкість	Повільно	Швидко	Швидко
Точність	Погана	Хороша	Хороша
Організованість	Слабка	Середня	Сильна
Лідерство	Відсутній	Виявляється	Чітко виражене
Мораль	Дуже висока	Низька	Дуже низька

Характеристика комунікаційних мереж
Формальна, централізована ієрархія влади, при якій підлеглі спілкуються один з одним тільки через свого начальника, представлена ​​в мережах типу "колесо". Одна особа займає центральне місце в колективі і більшість членів цієї групи при визначенні своєї позиції зорієнтовані на центр. Це пов'язано з лідерськими функціями особи знаходить у центрі «колеса», його можливостями надавати більше соціального впливу на інших членів групи. Воно також пов'язане з відповідальністю за передачу інформації і прийняття остаточних рішень.
Якщо члени групи з'єднані між собою, як ланки одного ланцюга, в якій кожен підтримує контакт з ким-то одним, то ми маємо мережу типу «ланцюжок». Остання відображає послідовно мережа горизонтальних зв'язків.
У мережах типу «коло» члени групи можуть комунікувати тільки з тим, хто розташований поруч з ними.
Прикладом повністю децентралізованих груп є «всеканальние» мережі. які використовуються, як правило, тоді, коли необхідна всіх членів у вирішенні складних проблем. Такий підхід називають ще відкритими комунікаціями.
Характер взаємозалежності робіт і людей в групі або організації буде визначати тип більш ефективної комунікаційної мережі. Проста взаємозалежність допускає використання централізованих мереж. Складна взаємозалежність (хокей) вимагає «командного» підходу до побудови комунікаційних мереж. Однак складна мережа може і не вирішити просту задачу.

Комунікаційні бар'єри

Розглянемо перепони в організаційних комунікаціях.
Спотворення повідомлень - одна з проблем організаційних комунікацій, що складається в зміні змісту повідомлення. Таке спотворення може бути обумовлено рядом причин:
¨ Свідоме викривлення інформації може мати місце, коли який-небудь керуючий не згоден з повідомленням.
¨ Проблеми обміну внаслідок спотворення повідомлень можуть виникати також унаслідок фільтрації. В організації існує потреба фільтрувати повідомлення, з тим щоб з одного рівня на інший рівень організації направлялися тільки ті повідомлення, які його стосуються. Для цього їх доводиться підсумовувати і спрощувати, акцентувати одні і відсівати інші перед направленням у різні сегменти організації. Такий відбір може і стати причиною спотворення змісту.
¨ Повідомлення, відправлені нагору, можуть спотворюватися з неспівпадання статусів рівнів організації. Керівники вищої ланки мають більш високим статусом, тому виникає тенденція забезпечувати їх лише позитивно сприймають інформацією.
Перешкоди на шляхах обміну інформацією можуть також бути наслідком перевантаження каналів комунікацій. Керівник, зайнятий переробкою надходить інформації та необхідністю підтримувати інформаційний обмін, імовірно, не в змозі ефективно реагувати на всю інформацію. Він змушений відсівати менш важливу інформацію і залишати лише ту, яка здається йому найбільш важливою; те ж стосується і до обміну інформацією.
До інших аспектів, які можуть викликати проблеми в комунікаціях, можна віднести незадовільний склад і використання комітетів, робочих груп, кадрів взагалі, а також спосіб організації влади і розподілу завдань. Нарешті, створювати проблеми при обміні інформацією можуть конфлікти між різними групами чи відділами організації. Ясно, що погано опрацьована інформаційна система може знижувати ефективність обміну інформацією та прийняття рішень в організації.
Висновок.

Майже неможливо переоцінити важливість комунікацій в управлінні. Чи не все, що роблять керівники, щоб полегшити організації досягнення її цілей, вимагає ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, вони не зуміють працювати разом, формулювати цілі й досягати їх. Проте комунікації - це складний процес, що складається з взаємозалежних кроків. Кожен з цих кроків дуже потрібний для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі. Кожен крок - це пункт, у якому, якщо ми будемо недбалі і не будемо думати про те, що робимо, сенс може бути втрачений.
Відповідно до досліджень, керівник від 50 до 90% усього часу витрачає на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистісних відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень, не кажучи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, ми називаємо комунікації процесом.
Оскільки керівник виконує три свої ролі і здійснює чотири основні функції, з тим щоб сформулювати цілі організації і досягти їх, якість обміну інформацією може прямо впливати на ступінь реалізації цілей.
Це означає, що для успіху індивідів і організацій необхідні ефективні комунікації.
Неефективні комунікації - одна з головних сфер виникнення проблем. Глибоко осмислюючи комунікації на рівні особи і організації, треба намагатися знижувати частоту випадків неефективних комунікацій і ставати кращими, більш ефективними менеджерами. Ефективно працюючі керівники - це ті, хто ефективні в комунікаціях. Вони представляють суть Комунікаційного процесу, мають добре розвиненим умінням усного та письмового спілкування і розуміють, як середовище впливає на обмін інформацією.
Комунікативна структура в тій мірі, в якій вона розвинена, підвищує гнучкість і саморегуляціонние можливості організації. Вона є основним засобом навчання і вдосконалення менеджерів середньої ланки управління. Розвиток комунікативних структур в організаціях стимулюється технічним прогресом і використанням передових технологій.

Література:

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. Основи менеджменту. - М.: Справа, 1999.
Алієв В.Г., Дохолян С.В. Організаційне поведінку. - Махачкала: ІСЦ Даггосуніверсітета, 1998.
Доблаєв В.Л. Теорія організації. - М.: Інститут молоді, 1995.
Зінгер В., Ланг Л. Керівник без конфліктів. - М.: «Економіка», 1990.
San Francisco Chronicle, Februare, 1983, page 49.
Gerald Tavernier, Management Review, November, 1980, pages 8-13.
Leslie Brennan, Sales and Marketing Management, January 13, 1980, pages 28-29.