До регістрам на безпаперовій основі відносяться облікові таблиці, сформовані або безпосередньо в оперативній пам'яті комп'ютерів, або на магнітних носіях (магнітних стрічках бобінного типу або касетних, гнучких і жорстких дисках) або оптичних (лазерних компакт-дисках) та магнітооптичних носіях даних. Сучасна відеотехніка дозволяє проектувати облікові регістри (відеограми) на екрани дисплеїв комп'ютерів або телевізорів, а при необхідності і безпосередньо з ЕОМ на екрани переглядових залів.

1.3.2 Класифікація облікових регістрів за будовою

Графления бухгалтерських регістрів може бути паралельним, послідовним і змішаним.
При паралельному графления пов'язані з дебету і кредиту записи розташовуються в одному рядку. Розрізняють три варіанти розташування інформації при паралельному графления 'одностороннє, двостороннє та многоколончатое.
В односторонньому регістрі записи розташовуються на одному розвороті інформаційного носія, де колонки для дебету і кредиту рахунку поміщаються або праворуч від тексту (неподілений регістр, приклад наведено у вигляді Журналу реєстрації господарських операцій), або для дебету - зліва, для кредиту - праворуч (розділений регістр ). Зауважимо, що розділені регістри на практиці зустрічаються рідко.
Односторонні регістри паралельного графления можуть застосовуватися не тільки для відображення інформації за окремими рахунками, але і поширюватися на їх сукупність, представлену бухгалтерським балансом російського обліку (див. табл. 8.5).
Двосторонній регістр має дві сторінки з ідентичним текстом: одна - для дебетових записів, інша - для кредитових.
У многоколончатом регістрі інформація відображається на одній сторінці, але на відміну від одностороннього регістра в графі текст розташовується в декількох колонках для різних ознак.
При послідовному графления в регістрі спочатку відбиваються записи, які стосуються дебетом, а нижче - до кредиту. При ручному способі ведення записів такий вид регістрів незручний, оскільки заздалегідь невідомо, скільки рядків займуть дебетові записи.
Регістри послідовного графления також використовуються для побудови бухгалтерських балансів. Наприклад, у британо-американському обліку (на відміну від російського балансу, який передбачає горизонтальне розташування статей активу і пасиву) статті активів, капіталу й пасивів записуються вертикально "в стовпчик".
При змішаному графления в колонках мають у своєму розпорядженні формули проводок з зазначенням найменувань (кодів) рахунків. Наявність запису в колонці вказує на приналежність інформації до дебету або кредиту певного рахунку.

1.3.3 Класифікація за обсягом інформації

Регістри синтетичного обліку призначені для реєстрації інформації за синтетичними рахунками. Вони дуже різноманітні і відрізняються один від одного за змістом, будовою і послідовності вироблених в них записів. Тут відображаються господарські операції в узагальненому вигляді і тільки в грошовому вираженні. Записи ведуться щодня або щомісячно за даними накопичувальних відомостей. До синтетичних регістрів належать: Головна книга, журнали-ордери, журнал-головна книга. В основу синтетичних регістрів покладена шахова форма графления, де дебетіруемие рахунку розташовуються в горизонтальних, а кредітіруемие - у вертикальних колонках.
Регістри аналітичного обліку служать для відображення показників аналітичних рахунків. Побудова і зміст регістрів можуть бути найрізноманітніші, в залежності від об'єктів аналітичного обліку.

1.3.4 Класифікація за характером реєстрації

Бухгалтерські регістри поділяють на хронологічні, систематичні, комбіновані.
У хронологічних регістрах результати фактів господарського життя фіксуються в міру їх виникнення (журнал хронологічної реєстрації операцій). Прикладом хронологічних регістрів є книга продажів і книга покупок. У них ведеться облік рахунків-фактур постачальником на відвантажену продукцію. Хронологічна запис проводиться в спеціальних реєстраційних журналах або реєстрах. Її мета - забезпечити контроль за збереженням документів, що надійшли до бухгалтерії, і правильністю записи в них. У систематичних регістрах факти господарського життя групуються за певними об'єктами обліку. Угруповання здійснюється за рахунками синтетичного і аналітичного обліку. Прикладами таких регістрів є касова книга, оборотно-сальдова відомість.
У комбінованих регістрах наявності ознаки хронологічної та систематичної запису, тобто вони одночасно містять і журнал хронологічній записи й рахунки Головної книги, на яких ведуться систематичні записи. Прикладом такого регістру може бути наступна відомість (табл. 1.3.1)

Таблиця 1.3.1 Відомість № 1 - за дебетом рахунка «Каса" з кредиту рахунків за січень 2008 р .
Сукупність, логічні зв'язки, способи побудови облікових регістрів визначають форму бухгалтерського обліку, що застосовується економічним суб'єктом.
Зміст облікових регістрів, як і дані внутрішньої бухгалтерської звітності, визнані комерційною таємницею підприємства, за розголошення якої відповідні особи несуть відповідальність.

1.4 Зберігання облікових регістрів

Бухгалтеру важливо не тільки грамотно вести бухгалтерський і податковий облік, а й забезпечити правильне оперативне зберігання і своєчасну здачу в архів документації. Слід пам'ятати, що за неналежне оформлення, а також за порушення порядку складання та втрату або незаконне знищення документів встановлена ​​адміністративна відповідальність як юридичних, так і посадових осіб. При зберіганні регістрів бухгалтерського обліку повинна забезпечуватися їх захист від несанкціонованих виправлень.
Зберігання первинних бухгалтерських документів (накладних, рахунків, рахунків-фактур, прибутково-касових ордерів тощо), бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства. Відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник організації.
Документи до передачі їх в архів організації повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером. Оброблені вручну первинні документи поточного місяця, пов'язані з певному обліковому регістру, виписки банку з відносяться до них документами, касові ордери, авансові звіти для здачі в архів підбираються в хронологічному порядку, комплектуються, підшиваються в папки і переплітаються. Здача документів до архіву супроводжується довідкою (описом).
Особливе значення має зберігання документів, пов'язаних з нарахуванням заробітної плати працівникам підприємства. Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості на видачу заробітної плати повинні зберігатися протягом 5 років. Особові рахунки одержувачів пенсій та державної допомоги зберігаються протягом 5 років після припинення виплати допомог і пенсій, для одноразових допомог - 1 рік.
У разі припинення діяльності організації документи, пов'язані з нарахуванням та виплатою заробітної плати працівникам, підлягають здачі в державні архіви.
На великих підприємствах доцільна розробка та затвердження спеціального внутрішнього (локального) акта - Положення про порядок зберігання документації. У Положенні про порядок зберігання документації визначаються з урахуванням конкретних умов діяльності організації: види документів, що підлягають обов'язковому зберіганню; структурні підрозділи, що забезпечують зберігання документів, порядок надходження документів на, зберігання; строки зберігання документів (якщо вони не визначені в нормативних актах); порядок обліку та реєстрації надійшли на зберігання документів; заходи, що забезпечують збереження документів та конфіденційність містяться в них відомостей (крім тих відомостей, що є відкритими); порядок видачі зберігаються документів для роботи з ними й інші.

1.5 Сутність і способи записів в облікові регістри

Запис в облікові регістри - відображення господарських операцій в облікових регістрах. Порядок ведення облікових регістрів працівниками бухгалтерії і обчислювальних установок визначає головний бухгалтер. Він встановлює службові обов'язки кожного працівника і відповідальність за їх виконання.
Вибір того чи іншого способу записів заповнення облікових регістрів залежить від цілого ряду умов: виду і форми, галузевої приналежності підприємства і так далі. Однак будь-яка техніка ведення облікових регістрів грунтується на принципі подвійного запису господарської операції на рахунках за дебетом одного і за кредитом іншого рахунку. Винятком є ​​записи на позабалансових рахунках (бухгалтерська проводка для них робиться тільки по дебету або кредиту позабалансового рахунку).
Записи в облікові регістри можуть бути прості і копіювальні. Простими називають записи, які здійснюються тільки в одному примірнику (регістрі). Копіювальні записи застосовують у тому випадку, коли потрібно мати копію запису. Такі записи роблять за допомогою копіювального паперу. Так, при веденні Касової книги другий примірник використовується як звіт касира. Застосування копіювальних записів виключає можливість помилок, які могли б бути допущені при повторному переписуванні, окрім того сприяє економії часу на ведення обліку. Копіювальні записи можуть вестися і на обчислювальних установках.
Порядок відображення господарських операцій в облікових регістрах залежить від форми бухгалтерського обліку, який застосовується на підприємстві. При певних формах бухгалтерського обліку (наприклад, меморіально-ордерній) операції спочатку відображають у регістрах синтетичного обліку, а потім - аналітичного. Однак в сучасних умовах поширений інший порядок: поточний облік операцій здійснюють переважно у комбінованих регістрах хронологічного і систематичного обліку, а на окремих ділянках - також синтетичного й аналітичного обліку (наприклад, журнали-ордери по розрахунках з постачальниками і підрядчиками, з підзвітними особами тощо ). Про відображення господарських операцій в облікові регістри на документах роблять відповідну відмітку, яка має велике значення для наступної перевірки правильності записів.
В кінці кожного місяця в облікових регістрах по кожному рахунку підраховують обороти по дебету і кредиту і визначають залишки на 1-е число наступного за звітним місяця. Цей завершальний цикл облікових робіт потрібний для перевірки правильності облікових записів, а також для отримання інформації, необхідної для складання звітності.
За технікою виконання запису бувають лінійні (лінійно-позитивні) та шахові.
Запис здійснюється ручним або машинним способом. У першому випадку операції реєструють вручну чорнилом або кульковою ручкою (у тих випадках, коли необхідно мати кілька екземплярів, шляхом копіювання). Машинну запис роблять при використанні обчислювальної техніки. Записи в облікових регістрах повинні бути короткими, акуратними, чіткими, ясними, чіткими. Після реєстрації господарської операції в обліковому регістрі, на бухгалтерській проводці або на самому первинному документі роблять відповідну відмітку для полегшення подальшої перевірки правильності рознесення. Після закінчення місяця по кожній сторінці облікових регістрів підбиваються підсумки. Підсумкові записи синтетичних і аналітичних регістрів обов'язково звіряються шляхом складання оборотних відомостей або іншим способом. Зміст регістрів бухгалтерського обліку та внутрішньої бухгалтерської звітності є комерційною таємницею. Після затвердження річного звіту облікові регістри групують, переплітають і здають на зберігання в поточний архів організації.

1.6 Рекомендації Міністерства Фінансів на вибір облікових регістрів

Підприємства, що здійснюють бухгалтерський облік за єдиної журнально-ордерній формі рахівництва, ведуть його в залежності від галузевої приналежності з застосуванням регістрів згідно з переліком типових форм, наведеним у додатку 2 до листа МФ РФ № 59 від 24 липня 1994. При цьому підприємства можуть самостійно пристосовувати застосовувані регістри бухгалтерського обліку до специфіки своєї діяльності при дотриманні загальних методологічних принципів, встановлених Положенням про бухгалтерський облік та звітності в Російській Федерації. Підприємства, що застосовують єдину журнально-ордерну форму рахівництва для невеликих підприємств і господарських організацій, можуть групувати рахунки по відображенню окремих господарських операцій:
Первинний облік цінних паперів (акцій, облігацій, векселів тощо), отриманих або виданих підприємством, ведеться із застосуванням форм первинної облікової документації, розроблених міністерствами і відомствами або самостійно підприємством.
Записи за операціями, що здійснюються в іноземній валюті, відображаються в регістрах бухгалтерського обліку в рублях шляхом перерахунку іноземної валюти за курсом Центрального банку Російської Федерації, що враховується в формах первинної облікової документації. При наявності у підприємства валютного рахунку облік операцій за рахунком 52 "Валютний рахунок" ведеться із застосуванням типової форми журналу-ордера N 2.
Облік короткострокових і довгострокових позикових засобів ведеться підприємствами в журналі-ордері N 4 на підставі виписок банків та інших документів первинного обліку отриманих у позику коштів.
На невеликих підприємствах і організаціях у регістрах бухгалтерського подружжя з не передбачено використання рахунків 15 "Заготівельні і придбання матеріалів" та 16 "Відхилення у вартості матеріалів". Підприємства, що враховують матеріали по планово-розрахунковим (обліковим) цінами, відхилення їх вартості з даної оцінці від фактичної собівартості придбання розподіляють при вибутті матеріалів на всі рахунки, на які належить вартість спожитих матеріалів.
Облік реалізації продукції (робіт, послуг) ведеться в типовій формі журналу-ордера N 11.
У залежності від застосовуваного методу визначення виручки від реалізації продукції (робіт, послуг) облік розрахунків з покупцями і замовниками може вестися у відомості N 16 (відвантаження) - при визначенні виручки з відвантаження продукції (робіт, послуг) або у відомості N 16-а - при визначенні виручки по оплаті відвантаженої продукції (робіт, послуг). Невеликі підприємства та господарські організації, що визначають виручку від реалізації продукції з відвантаження, для обліку розрахунків з покупцями і замовниками використовують відомість N 16 (відвантаження) з єдиної журнально-ордерної форми рахівництва.
Облік розрахунків з власниками використання нерозподіленого прибутку, резервів, в тому числі по сумнівних боргах, освіти і використання спецфондів і коштів цільового фінасірованія ведеться підприємствами в журналі-ордері N 12.
Облік майна, що відображається на рахунках 01 "Основні засоби", 03 "Довгостроково орендовані основні засоби", 04 "Нематеріальні активи", і операцій з його вибуття, ведеться підприємствами, в журналі-ордері N 13. При цьому реалізація майна на бік відображається в бухгалтерському обліку в загальному порядку, але з урахуванням заборгованості покупців у відомості N 7.
Аналітичний облік довгостроково орендованих основних засобів ведеться окремо від власних в такому ж порядку з використанням пооб'єктних карток або інвентарних книг. Аналітичний облік нематеріальних активів та їх зносу ведеться у відомості N 17.
Для контролю за повним перенесенням вартості основних засобів на витрати виробництва в розроблювальні таблиці включені графи для обліку нарахованого зносу наростаючим підсумком з початку введення їх в дію (експлуатацію). Розроблювальні таблиці використовуються також і для визначення сум відрахувань в ремонтний фонд, якщо підприємством прийнято рішення про його утворення.
Будівельні та наукові організації можуть вести облік капітальних вкладень у відповідних журналах-ордерах N 10, не застосовуючи журнал-ордер N 16 і відомості N 18 і N 18 / 1.
Організації при місцевих органах управління, які здійснюють капітальні вкладення за рахунок коштів відповідного бюджету та інших коштів цільового фінансування, облік операцій з використання даних коштів ведуть у журналі-ордері N 12. При цьому в журналі-ордері N 16 довідково наводяться дані щодо використання коштів, отриманих на фінансування капітальних вкладень, відображених у журналі-ордері N 12.