Законодавче регулювання інформаційної діяльності

План.

Введення

Розділ 1. Інформація та інформаційні системи.

Етапи їх розвитку

Основні етапи розвитку ІС

Розділ 2. Процес управління та інформаційний менеджмент

Управлінська інформація і закономірності її руху

Організація комунікативних процесів

Розділ 3. Класифікація інформаційних систем

Розділ 4. Законодавче регулювання інформаційної діяльності

Висновок

Список використаної літератури

Введення

Корінні перетворення в економічному середовищі, перехід від адміністративно-командних до економічних методів управління, розвиток підприємницької діяльності і ринкових структур, а також необхідність швидкого прийняття рішень привели до істотних змін в потоках інформації, організаційних формах і методах обробки і представлення даних. Більшість користувачів відмовилися від послуг, що надаються великими обчислювальними центрами. З появою персональних комп'ютерів, зручної і компактної оргтехніки їх послуги виявилися незатребуваними через низку причин, у тому числі організаційних, технічних і економічних.

Жодна організація ніяк не може здійснювати свою діяльність без інформації. В процесі нормального функціонування організації, управління нею в різного роду інформації потребують всі її робітники, від простого робітника або службовця, до директора.

Що являють собою інформаційні системи і як вони можуть бути використані в управлінській діяльності підприємств - ось те коло питань, яке буде висвітлено в цій роботі. Також будуть розглянуті питання, пов'язані із законодавчим регулюванням інформаційного обміну, тобто законодавчі основи сучасного діловодства.

Таким чином, у цій роботі проблема висвітлюється в двох перетинах: інформаційний менеджмент та стандартизоване діловодство.

Інформаційні технології мають велике значення для менеджерів. Адже основу їхньої праці становить саме інформація. Розглянемо предмет, знаряддя і продукт праці менеджера.

Розділ 1. Інформація та інформаційні системи. Етапи їх розвитку і типи

Інформація (від лат. Informatio) - спочатку відомості, що передаються людьми усним, письмовим або іншим способом; з сер. 20 століття - загальнонаукове поняття, що включає обмін відомостями між людьми, людиною і автоматом, автоматом і автоматом; обмін сигналами в тваринному і рослинному світі; передача ознак від клітини клітки, від організму організму; одне з основних понять кібернетики.

У яких формах існує інформація? Як відомо, будь-яке явище може бути або матерією, або енергією. Якщо інформація матеріальна, то її легко можна зміряти в одиницях системи СІ. Наприклад, в метрах або грамах. Але жодна з цих одиниць не підходить для такого вимірювання. Тоді може бути це енергія? Знову ні. Хіба можна виміряти інформацію в джоулях? Звідси можна зробити висновок - інформація - це не матерія і не енергія, а щось самостійне. Відомий вчений, "батько-засновник" кібернетики Ноберт Вінер прийшов саме до такого висновку. Він вивів закон інформації, згідно з яким вона абсолютно не матеріальна, але обов'язково повинна мати матеріальний носій. Це може бути людина, газета, дискета.

У роботі менеджера в даний час все частіше і частіше можна зустріти предмети, які становлять поняття нова інформаційна технологія. Під нею розуміється сукупність впроваджуваних у системи організаційного управління принципово нових засобів і методів обробки даних, що представляють собою цілісні технологічні системи й забезпечують цілеспрямоване створення, передачу, зберігання і відображення інформаційного продукту (ідей, знань) з найменшими витратами і відповідно до закономірностей того соціального середовища , де розвивається ця технологія. Перехід на нові інформаційні технології виправданий, якщо він є наслідком фундаментального переосмислення і радикального перепланування діяльності корпорації з метою різкого поліпшення критичних по відношенню до витрат показників - якості, обслуговування і швидкості виробничих процесів [3].

Поява нового, інформаційного суспільства, багатьом бачиться тільки на базі використання нових інформаційних технологій. З появою і масовим впровадженням комп'ютерних мереж і засобів сучасної комунікації кардинальним чином змінилася концепція робочого місця. Якщо раніше останнє асоціювалося з місцем біля верстата або столом в установі, то сьогодні "робоче місце" - це скоріше не місце роботи, а засоби, за допомогою яких вона здійснюється. До них можна віднести мобільний телефон, портативний комп'ютер з модемом і міні-принтер. Таким чином, робочим місцем стає будь-яке приміщення, де є розетка.

По суті саме комп'ютерний порт введення-виведення інформації служить основним знаряддям праці для, наприклад, віце-президента і начальника відділу кадрів американської фірми VeriFone Томаса Хаббса. Ця фірма, з оборотом в 260 млн. доларів, займає провідне місце на ринку обладнання для перевірки справжності кредитних карток. Небувалий прогрес у розвитку комп'ютерних і комунікаційних технологій сприяв появі на світ, за висловом журналу "Business Week", нового племені "кочівників" - управлінців, в силу специфіки своєї діяльності не прив'язаних до якогось офісу або навіть місту. Як відзначають оглядачі цього шанованого у світі бізнесу журналу, у міру розвитку нинішнього процесу реорганізації праці, сполученого з вимушеним скороченням штатів і впровадженням нових методів управління виробництвом, чисельність такого роду спеціалістів буде рости [6].

Успіх "дистанційної" організації праці, створеної в VeriFone, обумовлений ретельно продуманою і налагодженою системою комп'ютерного зв'язку, яка відкриває доступ до будь-якої корпоративної інформації. Уміння користуватися персональним комп'ютером тепер вже увійшло в сучасну культуру управління. І це не даремно - комп'ютер дозволяє економити величезні кошти, які при традиційній системі організації праці були б витрачені на утримання різних відділів, які виконували утилітарні функції, не пов'язані з процесом виробництва.

За обсягом виробництва розглянутий сектор займає другу позицію в переліку після туристичної. Це свідчить про високий потенціал і можливої привабливості для потенційних інвесторів. Але поки, незважаючи на таке лідерство, ще рано говорити про те, що інформаційні системи міцно увійшли життя сучасних управлінців. За словами Білла Гейтса, голови компанії Microsoft: "... нам потрібно ще чимало часу, щоб перетворити персональний комп'ютер в даний електропобутове пристрій". Виконавчий менеджер корпорації Oracle як би вторить йому: "Світу потрібні дешевші і прості в обігу комп'ютери". Дійсно, менеджерам просто ніколи освоювати складні системи. Саме тому стали з'являтися нові операційні системи типу Windows, основний коник яких - простота і інтуїтивна зрозумілість виконуваних дій, та плюс ще й багатозадачність, то є можливість виплолнять кілька операцій одночасно.

Інформаційні системи.

Пред'являються сучасними умовами вимоги до систем управління можуть бути задоволені лише за допомогою сучасних засобів автоматизації управління. Досвід показує, що в наш час для вирішення цих завдань не обійтися без допомоги комп'ютерної техніки, що дозволяє в найбільш зручній формі зберігати і представляти користувачам цікаву для них службову інформацію. Для найбільш злагодженої роботи різних служб підприємства комп'ютери зручно об'єднувати в так звані локальні обчислювальні мережі, які дозволяють здійснювати зв'язок між різними користувачами цієї мережі, що знаходяться на деякій відстані один від одного (звичайно, в різних приміщеннях одного будинку). Однак, такі мережі вимагають для своєї роботи відповідного програмного забезпечення, необхідного для забезпечення робіт взагалі подібної мережі і відображає специфіку роботи даного підприємства. Крім того, до такого програмного забезпечення пред'являються такі вимоги як зручність доступу до необхідної інформації, простота в обігу і захист від несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації, а також, захист від псування різного роду програмними вірусами.

Комп'ютерні мережі, периферійне устаткування і програмне забезпечення разом є складовими частинами інформаційної системи.

У самому узагальненому вигляді інформаційна система - це набір пов'язаних між собою компонентів, який збирає, обробляє, зберігає і поширює інформацію для підтримки діяльності організації. На рівень інформаційних систем впливає два фактори: 1. рівень науково-технічного розвитку в організації, тобто наскільки сучасні технології, що використовуються; 2. люди й існуюча в організації культура.

Останній фактор є визначальним, оскільки саме від нього залежатиме перший. Дійсно, ускладнення інформаційних систем зростає пропорційно зростанню формалізації культури і збільшенню розміру організації. Наприклад, на малій фірмі з обмеженим колом завдань, де в ходу прості і неформальні відносини рядових співробітників з її керівниками часто відсутня потреба у складних ІС. І, навпаки, у великих організаціях з сильно розгалуженою структурою такі системи є життєвою необхідністю. Основне завдання ІС для менеджера - підтримка прийняття рішень і управління потоками вхідної / вихідної інформації.

Загальна схема інформаційних систем:

Вхідні дані -> Обробка -> Кінцева інформація

У розряд ІС входять також і джерела інформації. Це можуть бути різні довідники, розробки, в тому числі і виконані на лазерних дисках. Але найбільший об'єм даних може надати лише глобальна мережа Інтернет.

Федеральна служба комп'ютерних мереж США 24 жовтня 1995 дала таке визначення терміну Інтернет.

"Інтернет відноситься до глобальної інформаційної системи, яка 1. логічно зв'язана між собою адресним простором на основі Протоколу Інтернету (IP) або його похідних, 2. здатна підтримувати зв'язок за допомогою протоколу TCP / IP або його похідних і / або сумісних з ним; 3. надає, використовує або робить доступними публічно або для обмеженого кола осіб високий рівень послуг пов'язаних з комунікаціями і суміжними видами діяльності описаними вище "

Це - формально не визначення. У більш спрощеному вигляді Internet можна описати так: це глобальна комп'ютерна мережа, окремі частини якої субсидуються різними державними установами. Ця мережа підтримує величезну кількість інформаційних потоків. Так як Internet є ні що інше, як об'єднання місцевих мереж, то говорити про якийсь органі управління в ньому не можна - все в Мережі рівні між собою.

Розглянемо коротко основні етапи розвитку Internet і ІС.

Основні етапи розвитку ІС.

1950 рр.. - Поява автоматичної обробки даних; у відповідь на запуск Радянським Союзом першого супутника Землі уряд Сполучених Штатів створює Агентство з досліджень передових технологій (ARPA) яке підпорядковується Міністерству оборони. Його основне завдання - забезпечити лідируюче положення США в галузі науки і технологій, що застосовуються до військової галузі.

1960 рр.. - Розробка систем видачі повідомлень; виникнення першої локальної мережі всередині агенства ARPA. Перша назва мережі - ARPANET. Вона зв'язує комп'ютери передових американських університетів.

1970 рр.. - Розробка систем підтримки прийняття рішень і систем автоматизації роботи офісів, створення першої програми електронної пошти. Вперше з'являється термін Internet.

1980 рр.. - Інформація перетворюється в один з інструментів здійснення стратегії фірми. Мережа виходить з під контролю військових і поступово стає загальнодоступною.

1990 рр.. - Розробка систем, що підтримують багатозадачність і розширення глобальних комп'ютерних мереж; поява WWW - графічної середовища, що підтримує технологію гіпертексту.

Розділ 2. Процес управління та інформаційний менеджмент

Змістовною стороною процесу займаються прикладні науки, а формою процесу управління займаються управлінські науки - менеджмент.

Інформаційні процеси є не самоціллю, вони покликані, в кінцевому підсумку, управляти матеріальними потоками, взаємодією матеріальних і інформаційних потоків.

Управлінський цикл.

Управлінський цикл містить в собі чотири функції, - це планування, організація, мотивація, контроль. Дані функції охоплюють всі види управлінської діяльності по створенню матеріальних цінностей, фінансуванню, маркетингу і т.д.

Планування. Ця функція являє собою по суті процес підготовки рішень. Етапи планування: а) постановка цілей; б) визначення вихідних передумов; в) виявлення альтернатив; г) вибір найкращої альтернативи; д) введення і виконання плану.

Організація. Функція організації націлена на упорядкування діяльності менеджера і виконавців. Це, насамперед, оцінка менеджером своїх можливостей, вивчення підлеглих, визначення потенційних можливостей кожного працівника, розстановка сил і т.д. Вся ця організаторська діяльність протікає на тлі прояв цілком конкретних структур підприємства.

Мотивація. Після проведення підготовчих заходів менеджер повинен забезпечити успішне виконання роботи. Для цих цілей використовуються: а) стимулювання, тобто спонукання працівників до активної діяльності за допомогою зовнішніх чинників (матеріальне і моральне стимулювання); б) власне мотивування, тобто створення у робітників внутрішніх (психологічних) спонукань до праці. Головним тут є: зацікавленість в праці, потреба в трудовій активності, переживання почуття задоволення від трудової діяльності. Менеджер, щоб успішно здійснити цю функцію управління повинен бути компетентний у різних аспектах комунікації, він зобов'язаний розвивати у себе відповідні вміння і навички.

Контроль. Ця функція, як говорив Г. Файоль, "полягає в підтвердженні того, що все йде в відповідності з прийнятим планом, існуючими директивними документами і прийнятими принципами управління". Іншими словами, контроль - це процес перевірки і зіставлення фактичних результатів із завданнями.

Кругообіг управлінського циклу. Як відомо, менеджер постійно зайнятий здійсненням управлінських функцій. Якщо він хоче забезпечити майбутнє своєму підприємству (організації), то йому треба серйозно включатися у всі деталі управління. І починати потрібно з планування. Кожен професіонал планує свою роботу: - керуючий з олівцем в руках і з звичайною канцелярською гумкою проводить багато годинник над бюджетом; - продавець ретельно обмірковує свій процес спілкування з покупцями; - тесляр, перш ніж зробити надріз на шматку дерева, виробляє розмітку. Він слідує мудрій приказці: "Сім раз відмір, один раз відріж".

Якщо робота спланована, то вона повинна бути організована, а робітники підготовлені для цілеспрямованої діяльності. Вони повинні мати чітку лінію поведінки і розуміти, що їх чекає попереду. Працівники тягнуться до детального усвідомлення своєї роботи, вони відкриваються для ділового контролю своїх виробничих операцій. Звідси, необхідність в контролі. Він включає: а) простий і зрозумілий план діяльності; б) ефективні і ненав'язливі засоби контролю; в) зворотний зв'язок, тобто надійну інформацію про прогрес в роботі; г) коригувальні дії.

Досить часто корекція забезпечується без будь-яких зусиль: підлеглому достатньо почути від керівника яку-небудь спонукальну фразу або навіть слово: "Так тримати!" "Будь уважнішим!" "Добре!" І т.д. Все це впливає на емоційну сферу працівника. Реакція працівника тут миттєва. Значно складніше здійснювати корекцію, якщо потрібно звертатися до організаційних чинників. Скажемо, робітник виявив суть своєї діяльності, включився в роботу, але успіху не було. Проблема може полягати в тому, що роботи виявилося більше, ніж очікувалося. Тут вимагається відоме перегрупування зусиль, а може бути і відповідна допомога. Іноді виникає необхідність вступу змін в планування.

Як видно, всі чотири функції управління (планування, організація, мотивація і контроль) знаходяться в певному круговороті. Вони взаємно пов'язані і взаємообумовлені: жодної ланка з цього ланцюга не викинеш.

Ключові проблеми:

а) діяльність менеджера укладена в чотирьох основних функціях (планування / організація, мотивація, контроль). Будь-які інші види діяльності працюють на ці ключові функції, що відрізняють менеджера від інших осіб бізнесу; б) оскільки менеджер досягає мети організації за допомогою своїх підлеглих, то функція мотивації сьогодні є самою істотною; в) цілі організації можуть бути досягнуті тільки за умови добре налагодженого зворотного зв'язку, тобто при здійсненні надійного контролю. Однак контроль - це не опіка. Ефективний контроль - це рада, допомога, сучасна підказка, заохочення, схвалення і т.д. Контроль не несе в собі відплати за недогляди; г) всі основні функції менеджменту цементуються діями, менеджера по прийняттю рішення. Ефективні рішення, підкреслює американський теоретик менеджменту К. Кіллен - "застава існування комерційного підприємства". Вони є істотним елементом кожної з розглянутих вище чотирьох функцій управління.

Управлінська інформація і закономірності її руху

Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, які служать основою прийняття управлінських рішень.

Інформація може бути класифікована по ряду позицій, зокрема:

за призначенням (одноцільова - пов'язана з рішенням однієї конкретної проблеми; багатоцільова - використовується при рішенні декількох найрізноманітніших проблем);
По можливості зберігання (інформація, що фіксується - може зберігатися практично нескінченно, не підлягаючи при цьому викривленню, не фіксується, - використовується в момент отримання; вона також може зберігатися деякий час, але при цьому поступово викривляється і зникає);
По ступеню готовності для використання (первинна інформація - являє собою сукупність отриманих безпосередньо з джерела несистематизованих даних, що містять багато зайвого і непотрібного; проміжна інформація - складається з відомостей, які пройшли через процес попередньої "очистки" і систематизації, що дозволить вирішити питання про конкретні напрямки і засоби їх подальшого застосування; кінцева інформація - дає можливість приймати обгрунтовані управлінські рішення);
По повноті інформація буває частковою або комплексною (остання дасть всебічні вичерпні відомості про об'єкт і можливість безпосередньо приймати будь-які рішення, перша на практиці може використовуватися тільки в сукупності з іншою інформацією);
за ступенем надійності інформацію можна поділити на достовірну і вірогідну (вірогідний характер може бути зумовлений принциповою неможливістю отримати від існуючого джерела надійні відомості, оскільки наявні засоби не дозволяють цього зробити; неминучими спотвореннями при їхній передачі, особливо в умовах ієрархії управлінської структури; завідомим поширенням спочатку хибних відомостей).

Специфічною формою такого роду управлінської інформації є чутки. Вони являють собою продукт творчості колективу, що намагається пояснити складну, емоційно значущу для нього ситуацію за відсутності або недоліку офіційних відомостей. При цьому вихідна версія, кочуючи від одного члена колективу до іншого, доповнюється і корегується до тих пір, поки не сформується варіант, в цілому влаштовує більшість. Вірогідність цього варіанту залежить не тільки від істинності вихідного, але і від потреб і очікувань аудиторії, а тому може коливатися в діапазоні від 0 до 80-90%.

Оскільки люди в основному схильні вважати, що чутки виходять з джерел, що заслуговують довіри, керівництво фірм часто користується цією обставиною, розповсюджуючи з їхньою допомогою відомості, які з тих чи інших причин не можуть бути віддані офіційному розголосу. У той же час необхідно мати на увазі, що довірою до чуток користуються і учасники конфліктів, що бажають несумлінними засобами схилити навколишніх на свою сторону.

Інформація може бути також класифікована по обсягу, джерелам, зросту, засобам передачі і розповсюдження.

Дослідження показують, що від 50 до 90% робочого часу сучасний менеджер витрачає на обмін інформацією, що відбувається в процесі нарад, зборів, зустрічей, бесід, переговорів, прийому відвідувачів, складання і читання різноманітних документів і т.п. І це - життєва необхідність, оскільки інформація сьогодні перетворилася в найважливіший ресурс соціально-економічного, технічного, технологічного розвитку будь-якої фірми. В таких умовах володіння інформацією означає володіння реальною владою, тому особи, причетні до інформації, часто прагнуть її приховувати, щоб згодом на ній спекулювати - адже нестача інформації дезорієнтує будь-яку господарську діяльність. Правда, точно так же її дезорієнтує і надлишок інформації, тому завжди необхідно вміти відділити потрібну інформацію від непотрібної, корисну від даремної.

Рух інформації від відправника до одержувача складається з декількох етапів. На першому відбувається її відбір, що може бути випадковим або цілеспрямованим, вибірковим або суцільним, запропонованим або ініціативним, довільним або що засновується на певних критеріях і т.п.

На другому етапі відібрана інформація кодується, тобто вливається в ту форму, в якій вона буде доступна і зрозуміла одержувачу, наприклад, письмову, табличну, графічну, звукову, символічну і т.п., і відповідно підбирається подібний засіб її передачі - усний , письмовий, за допомогою різного роду штучних сигналів, умовних знаків. Вважається, що при передачі інформації, особливо важливої, не варто обмежуватися одним каналом - повідомлення по можливості краще дублювати, не зловживаючи, однак, укладанням по кожному приводу документів, інакше потік паперів може "захлеснути".

На третьому етапі відбувається передача інформації, а на верхньому її отримання, сприймання одержувачем, декодування, тобто розшифровка, і осмислення.

Відправник будь-якої інформації завжди чекає, що якимось чином на неї відреагує і донесе до нього цю реакцію, іншими словами, встановить з ним зворотний зв'язок. Таким чином, зворотний зв'язок - є сигнал, що спрямовує одержувачем інформації відправнику, в якому підтверджується факт отримання повідомлення і характеризується ступінь розуміння (або нерозуміння) в ньому інформації.

В ідеалі зворотний зв'язок повинен бути свідомий, а тому плануватися заздалегідь, перетворюватись в оптимальну форму, відповідну ситуації, можливості сприймання партнером (а не власній вигоді), встановлюватися без зволікання, в відповідь на конкретний сигнал (особливо, якщо про нього просять) і характеризуватися доброзичливістю. Сигналами свідомого зворотнього зв'язку при усній передачі інформації бувають уточнення, перефразування, узагальнення, вираження почуття. Оскільки такі сигнали можуть бути достатньо слабкими, то за реакцією партнерів потрібно уважно спостерігати Стала зворотний зв'язок дозволяє істотно підвищити надійність обміну інформацією і хоча б частково уникнути її втрат і перешкод, що спотворюють її зміст.

До таких перешкод, перш за все, відносяться стереотипи, тобто тривкі думки з приводу людей і ситуацій, що дозволяють судити про них по асоціації. Пристрастю до стереотипів може страждати як відправник інформації, так і її одержувач, тому при здійсненні комунікацій необхідно упевнитися в реальному розумінні партнерами суті проблеми, а не обмежуватися традиційним питанням "як зрозуміли?", На що звичайно в будь-якому випадку відповідають Найчастіше інформація викривляється внаслідок того , що відправник і одержувач мають різний статус, положення, упереджено ставляться один до одного або до того, про що або про кого йде мова. Звичайно, подібний підхід "до добра" не доводить, і його потрібно рішуче переборювати, критикувати, але повідомлення може не сприйматися із-за відсутності інтересу до нього, нерозуміння його важливості. Цей інтерес доводить до відома партнера вигоди, які він може мати, поставившись до інформації належним образом, і втрати, пов'язані з її ігноруванням.

Перешкодою обміну інформацією можуть служити і "технічні неполадки". До них, перш за все, відноситься різне розуміння символів, за допомогою яких інформація передається, викликане відмінностями в утворенні, спеціальності, кваліфікації, національними особливостями або слабким знанням мови.

Часто вербальна, тобто за допомогою слів інформація спотворюється невербальним "додатком", котрі також можуть по тим або іншим причинам сприйматися неоднозначно (в Болгарії, як відомо, заперечення супроводжується кивком голови, що в більшості країн сприймається як знак згоди).

Нарешті, викривлення або втрата інформації відбувається під впливом фізіологічних і психологічних причин: втоми, слабкої пам'яті, забудькуватості, неуважності партнерів, їхньої ліні або навпаки, імпульсивності, що не дозволяють зосередитися, зайвої емоційності, нетерплячості, що висловлюється в перебивании партнера, забіганні вперед, недослухуванні до кінця, постійному коментуванні почутого. Все це не дає можливості одному з учасників обміну інформацією донести її до іншого в повному обсязі, а іншому - відповідним чином її сприйняти, що в кінцевому підсумку відбивається на якості управлінських рішень.

Певною мірою процес обміну інформацією полегшує короткість, ясність, недвозначність повідомлень, в якій би формі вони не передавалися, постійний контроль за змістом, засобами передачі і прийому, використання паралельних і перехресних інформаційних каналів, дублювання усної інформації письмовою.

Організація комунікативних процесів

Надійність і ефективність передачі інформації залежить від комунікабельності, тобто передачі інформації від одного суб'єкта іншому. В якості суб'єктів можуть виступати як окремі особи, так і організації.

Обмін інформації включає три етапи:

Ініціювання;
Передача інформації від джерела в пункт призначення;
Вплив інформації на одержувач і його відгук.

Розділ 3. Класифікація інформаційних систем

Система підтримки фінансових опреаціі (СПФО)

Спочатку відбувається якась подія. Це може бути запит з ресторану або оплачена заявка на номер. Ця подія вводиться в комп'ютер як "транзакція". Спеціальна програма аналізує цю транзакцію і порівнює її зі своїми даними. У разі резервування номера, ця програма перевіряє наявність вільних місць у запитуваної готелі. Програма обробки транзакцій генерує два типи відповіді - вона відсилає повідомлення на операторський термінал і роздруковує документи. У нашому випадку вона виводить на екран повідомлення про номери, які були зарезервовані і роздруковує підтвердження цього.

Управлінські інформаційні системи (УІС)

Інакше ці системи можна назвати системами підтримки управління. Вони регулярно створюють структуровані і коротко викладені звіти про різні аспекти діяльності організації. УІС концептуально знаходяться вище систем підтримки фінансових операцій. В їх завдання входить не проведення різних операцій, а їх оцінка та створення на її основі звіту. Зазвичай УІС обробляють дані, "поставляються" фінансовими системами. Користувач передає запит на створення повідомлення системі підтримки управління. Вона у свою чергу обробляє дані СПФО, структуруючи її та переформатуємо, і потім видає звіт. Ці звіти можуть бути відображені на дисплеї або роздруковані.

Деякі системи підтримки управління можуть генерувати звіти в автоматичному режимі. Наприклад, можна задати системі в кінці кожного робочого дня роздруковувати звіти про діяльність різних підрозділів фірми або ж знаходити в процесі дня деякі пікові значення заздалегідь визначених параметрів.

Системи підтримки прийняття рішень (СППР).

За останні 20 років вже багато разів робилися спроби підтримати цей процес. Сьогодні вже можна стверджувати, що ці спроби увінчалися успіхом. Щоб краще зрозуміти механізм дії цих систем необхідно розібратися в самому процесі ухвалення рішення.

Що таке рішення? Приклади: - Купувати чи не купувати продукт - Йти чи не йти в інститут - Який автомобіль придбати і т.д.

Зазвичай рішення складаються з можливостей, результату та критерію вибору. Можливості - це ті альтернативи, які існують при прийнятті рішення.

Результат - це кінцевий етап прийняття рішення

Критерій вибору - то, на підставі чого приймається рішення на користь того чи іншого результату. У прикладі з покупкою автомобіля можливістю є те пропозицію машин, яке є в даний момент на ринку; результатом буде рішення на користь конкретного автомобіля, вибір на який буде зроблений виходячи з певного набору критеріїв, який пред'являється до даної машини. Таким чином, задавши певні критерії вибору, ввівши альтернативи та іншу необхідну інформацію, можна змоделювати процес прийняття рішень.

СППР - це інтерактивні програми для допомоги в прийнятті управлінських рішень. Ці системи, на відміну від двох розглянутих вище, не завжди підтримують поточну роботу. Найчастіше вони створюються для вирішення якогось певного кола питань. Потреба в СППР виникає не регулярно, що також відрізняє її від фінансових та управлінських систем. У своїй роботі, СППР створює складні моделі, на основі яких генеруються можливі рішення проблеми.

Дані з СПФО і УІС, а також дані з інших зовнішніх джерел вводяться в програми СППР. Система на основі цих даних створює якусь модель. Користувач безпосередньо взаємодіє з програмою - вводить додаткові дані, змінює введені раніше параметри. На виході можуть бути сгенерірованни тексти рішень, структуровані звіти або графіки. Як приклад системи підтримки прийняття рішень можна привести різні електронні таблиці (наприклад, Excel), системи управління базами даних, текстові процесори, статистичні пакети і т.д.

Системи автоматизації роботи офісу (САРО)

Це система, яка створює, зберігає, змінює, відображає і здійснює ділову кореспонденцію. Як вже зазначалося вище, розвиток комп'ютерної техніки та засобів зв'язку значно змінило технічне оснащення офісів. Сьогодні, рідкісна фірма не має своєї електронної адреси (e-mail), а деякі досить активно використовують і інші можливості глобальної комп'ютерної мережі Інтернет, наприклад, пошук інформації в World Wide Web або проведення відеоконференцій. Наявність в офісі факс-машини вже увійшло в культуру роботи сучасної фірми. Таким чином, офіс перетворився на досить серйозний аналітичний центр організації, службовці якого можуть виконати практично будь-які запити менеджерів. Типова ситуація - менеджеру потрібен звіт про стан справ на ринку нерухомості в Іспанії. Секретар чи працівник інформаційного відділу входить в мережу Інтернет і запускає пошуковий механізм. Через кілька хвилин, пошукова машина виводить короткий звіт про результати пошуку. Це можуть бути посилання на Web-сторінки компаній по торгівлі нерухомістю, аналітичні огляди відомих журналів, а також новини. Всю цю інформацію "перекачати" на комп'ютер фірми службовець ймовірно не зможе через її обсягу. Тому він звузить пошук до мінімуму, потім обробить її і представить на розгляд менеджеру. Вся ця операція триватиме від тридцяти хвилин до однієї години, все ж таки менше, ніж перегляд свіжої преси в бібліотеці, яку ще до того ж треба мати.

Система підтримки діяльності апарату вищого менеджменту (СПДАВМ)

СПДАВМ є наймолодшими з вже розглянутих систем. І до цих пір вони не отримали великого поширення. Це відбувається через те, що менеджери вищої ланки нечасто є професіоналами в галузі комп'ютерної техніки. Але ситуація змінюється. Структура цієї системи схожа на структуру системи підтримки прийняття рішень. Власне саме вона і стоїть в її центрі, а робоча станція менеджера є генератором запитів і приймачем відповідей. Фактор часу, тобто, час витрачений на обробку запиту і точність виведеного результату є основними характеристиками даної системи.

Іншим класифікаційними ознакою інформаційних систем є їх користувальницький інтерфейс, тобто набір прийомів взаємодії користувача з операційною системою та її надбудовою. Сучасні операційні системи підтримують командний, WIMP-і SILK-інтерфейси.

Розділ 4. Законодавче регулювання інформаційної діяльності

Ще зовсім недавно все, що пов'язано з ЕОМ (комп'ютерами), було незвичним для широких верств населення України, а тим часом, у світі вже всерйоз обговорювали проблеми пов'язані з комп'ютерними злочинами. І процес розширення цього типу злочинності всерйоз лякав обивателя.

Першою людиною, який застосував ЕОМ для вчинення податкового злочину на суму 620 тис. доларів і в 1969 р. постали за це перед американським судом, став Альфонсо Конфессоре.

Подальша історія комп'ютерних злочинів відзначена такими найбільш "яскравими" подіями: кінець 70-х - "пограбування" "Секьюрити Пасифік бенк" (10,2 млн. доларів); 1979 р. - комп'ютерне розкрадання у Вільнюсі (78584 руб.); 1984 р . - повідомлення про перший в світі "комп'ютерному вірус"; 1985 р. - виведення з ладу за допомогою "вірусу" електронної системи голосування в конгресі США; 1986-1988 рр.. - Поява першого "комп'ютерного вірусу" в СРСР; 1989 р. - блокування американським студентом 6000 ЕОМ Пентагону; міжнародний з'їзд комп'ютерних "піратів" в Голландії з демонстрацією можливості необмеженого впровадження в системи ЕОМ; 1991 р. - розкрадання в Зовнішекономбанку на суму в 125, 5 тис. доларів; 1995 р. - російський громадянин намагається вкрасти з Сіті-банку 2,8 млн. доларів.

Шкідливе використання обчислювальної техніки, природно, вимагало розробки заходів захисту від комп'ютерних злочинів. Основним засобом боротьби стала система відповідного законодавства, в першу чергу - кримінального. У передових країнах Заходу процес цей йде вже не один десяток років: в США - з кінця 70-х рр.., У Великобританії - з кінця 80-х. Примітно, що лобіюванням цього питання в законодавчих органах займаються, насамперед, представники промисловості та бізнесу, а також програмісти.

У результаті вже на початку 90-х рр.. в США, наприклад, діяли такі закони: Федеральний закон про відповідальність за злочини, пов'язані з комп'ютерами, Закон про підроблені засобах доступу, комп'ютерне шахрайство та зловживання, Федеральний закон про приватну таємниці; у Великобританії - Закон про захист даних; у Франції - Закон про обробці даних, про файли даних та особистих свобод.

Відповідно ці країни передбачили і кримінальну відповідальність за комп'ютерні злочини.

"Інформаційна революція" застигла Україна в складний економічний і політичний період і зажадала термінового регулювання виникаючих на її шляху проблем. Тим часом, як відомо, правові механізми можуть бути включені і стають ефективними лише тоді, коли суспільні відносини, що підлягають регулюванню, досить стабілізувалися.

Необхідність термінового розроблення юридичних основ інформаційних відносин призвела до поспішного і не завжди коректного формування ряду базових правових понять у цій галузі з їх уточненням в кожному наступному нормативному акті. Зрозуміло, що, відійшовши від головного раніше тези про те, що "право - це зведена в закон воля пануючого класу", нинішній законодавець, прагнучи задовольнити потреби всіх верств суспільства, не був дуже уважний до правил законодавчої техніки, що призвело до різноголосиці і в українських законах початку 90-х років.

Необхідно відзначити, що сьогоднішня правова система держави все більше відходить від класових почав колишньої правової системи тоталітарної держави.

Розвиток суспільства і держави витребувано адекватність правової системи, правопорядку та правозастосування нинішнім соціально-політичним та економічним реаліям.

Важливим є питання міри відповідності кримінального та кримінально-процесуального законодавства сьогоднішнього стану економіки перехідно-ринкового типу і кредитно-грошової сфери взагалі, і, зокрема, питання злочинності і криміногенності сфери інформаційного обміну.

Особливий інтерес викликає "питання комп'ютерної злочинності", або якщо бути більш точним питання "злочинів у сфері комп'ютерної інформації", і, прямо пов'язана з ним, криміногенність кредитно-грошової сфери.

Однією з причин виникнення комп'ютерної злочинності стало інформаційно-технологічне переозброєння підприємств, установ і організацій, насичення їх комп'ютерною технікою, програмним забезпеченням, базами даних.

Інший - реальна можливість отримання значної економічної вигоди за протиправні діяння з використанням ЕОМ. З'явилася приваблива можливість як би обмінювати продукт свого неправомірного праці на інші матеріальні цінності.

Не виключено, що в Україну комп'ютерна злочинність буде мати високу ступінь латентності у зв'язку із загальною криміногенною обстановкою відсутністю до недавнього часу відповідних норм кримінального законодавства, а також специфічністю самої комп'ютерної сфери, що вимагає спеціальних знань.

Притягнення до кримінальної відповідальності за злочини у сфері інформаційної та комп'ютерної діяльності здійснюється на підставі Закону України "Про внесення змін и ДОПОВНЕННЯ до Крімінального кодексу України та Кримінально-процесуального кодексу України" (Стаття 198-1. Порушення роботи автоматизованих систем).

На сьогоднішній день законодавством визначаються основні терміни й поняття в області комп'ютерної інформації, регулюються питання її поширення, охорони авторських прав, майнові і немайнові відносини, що виникають у зв'язку зі створенням, правовою охороною та використанням програмного забезпечення і нових інформаційних технологій (Закон України "Про інформацію "і Закон України" Про захист ІНФОРМАЦІЇ в автоматизованих системах ").

Також здійснено законодавче розкриття понять інформаційної безпеки та міжнародного інформаційного обміну.

До найбільш важливих термінів і понять, які законодавчим чином прописуються в життя і прямо корелюються з темою цієї роботи, відносяться:

інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання;
інформатизація - організаційний соціально-економічний і науково-технічний процес створення оптимальних умов для задоволення інформаційних потреб і реалізації прав громадян, органів державної влади, органів місцевого самоврядування, організацій, громадських об'єднань на основі формування і використання інформаційних ресурсів;
документована інформація (документ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати;
інформаційні процеси - процеси збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і розповсюдження інформації;
інформаційна система - організаційно впорядкована сукупність документів (масивів документів та інформаційних технологій, у тому числі з використанням засобів обчислювальної техніки і зв'язку, що реалізують інформаційні процеси;
інформаційні ресурси - окремі документи і окремі масиви документів, документи і масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах);
інформація про громадян (персональні дані) - відомості про факти, події і обставини життя громадянина, що дозволяють ідентифікувати його особу;
конфіденційна інформація - документована інформація, доступ до якої обмежується відповідно до законодавства Російської Федерації;
засоби забезпечення автоматизованих інформаційних систем та їх технологій - програмні, технічні, лінгвістичні, правові, організаційні засоби (програми для електронних обчислювальних машин; засоби обчислювальної техніки і зв'язку; словники, тезауруси та класифікатори; інструкції і методики; положення, статути; посадові інструкції, схеми та їх описи, інша експлуатаційна та супровідна документація), що використовуються або створюються при проектуванні інформаційних систем і забезпечують їх експлуатацію;
власник інформаційних ресурсів, інформаційних систем, технологій та засобів їх забезпечення - суб'єкт, в повному обсязі реалізує повноваження володіння, користування, розпорядження зазначеними об'єктами;
власник інформаційних ресурсів, інформаційних систем, технологій та засобів їх забезпечення - суб'єкт, який здійснює володіння і користування зазначеними об'єктами і реалізує повноваження розпорядження в межах, встановлених законом;
користувач (споживач) інформації - суб'єкт, який звертається до інформаційної системи або посередника за одержанням необхідної йому інформації і користується нею.

Також важливими термінами можуть вважатися такі:

"Матеріальні носії інформації" - матеріальні об'єкти, в яких відомості (дані) знаходять своє відображення у вигляді символів, образів, сигналів, технічних рішень і процесів.
"Інформаційні процеси" - процеси створення, збирання, обробки, накопичення, зберігання, пошуку, розповсюдження і надання споживачеві документованої інформації.
"Інформаційні технології" - сукупність засобів і методів обробки даних, що забезпечують цілеспрямований збір, зберігання, обробку, передачу та надання інформації.
"Інформаційні ресурси" - інформація (окремі документи і окремі масиви документів, документи і масиви документів в інформаційних системах), підготовлена відповідно до потреб користувачів і призначена або застосовувана для задоволення потреб користувачів.
"Інформація, віднесена до категорії обмеженого доступу" - документована інформація, до якої передбачається тільки спеціально санкціонований доступ.
"Захист інформації" - правові, організаційні, технічні, технологічні та інші спеціальні заходи щодо забезпечення інформаційної безпеки (витоку, розкрадання, втрати, спотворення, підробки інформації, несанкціонований доступ та розповсюдження).
"Інформаційне забезпечення органів державної влади" - організований процес задоволення інформаційних потреб органів державної влади, що виникають у процесі їх діяльності.
"Управління інформаційними ресурсами" - діяльність по формуванню, використанню, розпорядженню і захисту інформаційних ресурсів.

Таким чином, на рівні діючого законодавства України можна було б вважати достатньою мірою врегульованими питання охорони виняткових прав на інформацію і частково захист інформації (в рамках державної таємниці). Однак, не отримали гідного відображення в законодавстві права громадян на доступ до інформації та захист інформації, яка не може бути віднесена до державної таємниці та авторського права, тобто те, що прямо пов'язано з комп'ютерними злочинами. Незручність викликає і той факт, що поки ще не прийнятий новий кримінальний кодекс, в якому була б більш цілісна трактування комп'ютерних злочинів і відповідальності за них.

Відповідно, на сьогоднішній день, в Україні відсутня можливість у повному обсязі ефективно боротися з комп'ютерними злочинами. Незважаючи на явну суспільну небезпеку, деякі посягання на інформаційну безпеку формально не є протизаконними. Правові акти, покликані регулювати інформаційну діяльність фізичних та юридичних осіб носять розрізнений характер, не дають поки цілісної картини правового поля і часто входять у суперечність з постановами та роз'ясненнями виконавчих органів. Проте, в цьому питанні слід зробити знижку на те, що інформатизація суспільства йде швидкими темпами, зі зміною концепцій і за цими процесами важко встигати не тільки молодої української влади, але і парламентаріям більш розвинених в інформаційному відношенні країн.

Висновок

Люди організовують свою діяльність в силу різних причин - щоб закінчити роботу або завдання, щоб скоротити або видалити дублювання дій, щоб створити центри відповідальності, щоб забезпечити стабільність. Інформаційні системи повинні підтримувати ці цілі. Інформаційні системи забезпечують створення певних переваг перед конкурентами, автоматизуючи операції усередині системи і покращуючи якість або поставку кінцевого продукту організації. Переваги всередині самої організації виявляються у підтримці операційного контролю, організації управлінського контролю і в стратегічному плануванні. Також ІС покращують якість продукту, розширюючи його документальну базу і сервіс. Використовуючи глобальну комп'ютерну мережу Інтернет, керівники здатні отримувати й обмінюватися оперативною інформацією, а також проводити різного роду дослідження.

Таким чином, використання технологій, які входять в поняття інформаційна система - запорука успішної діяльності будь-якої організації та її управлінської ланки.

Інформаційні процеси і діяльність, пов'язана з ними, повинні регламентуватися стандартизованими нормами. Для спрощення обміну інформацією, захисту комерційної таємниці та авторських прав, статистичного аналізу, планування та ефективного управління за всіма ієрархічним рівням глобальної інформаційної системи країни необхідно законодавче регулювання інформаційної діяльності організацій.

Список використаної літератури

1. Michel L. Kasavana Managing Front Office procedures. Educational institute of Hotel & Motel Association 1992.

2. Jack D. Ninimeier Management of FOOD and BEVERAGES operations. Educational institute of Hotel & Motel Association 1992.

3. Введення в інформаційний бізнес. Під ред. В. П. Тихомирова, А. В. Хорошилова. Москва, Фінанси і статистика, 1996.

4. Інформаційні системи в економіці. Під ред. проф. В. В. Дика, Москва, Фінанси і статистика, 1996.

5. Хоскинг А. Курс Підприємництва. Москва, Міжнародні відносини, 1994.

6. Блюмінау Д. І. Інформація та інформаційний бізнес. Москва, Наука, 1989.

7. Майоров С. І. Інформаційний бізнес: комерційне поширення і маркетинг. Москва, Фінанси і Статистика, 1993.

8. Мітчелл К. "Віртуальний службовець: півцарства за розетку для ПК" BusinessWeek N липня 1996.

9. Лейбман Л. "Проблеми глобальних комунікацій" ComputerWorld N 41 1996.

10. Коваль А. П. Культура ділового мовлення. ВИДАВНИЧЕ об'єднання "Вища школа", К.: 1977.

11. Короткий словник архівної термінології. М.: 1968.

12. Югов А. Думи про російською слові. М., 1972, с. 54.

13. Кримінально-процесуальний кодекс України. Закон України від 28 грудня 1960р. Відомості Верховної Ради України. - 1961. - N2. - Ст. 15.

14. Заботіна Р. "Внутрішньогосподарська інфраструктура підприємств" "Економіка Україна", № 3 1994 р.

15. Єременко В., Хальзев Б. "Робоче місце і ринок праці" "Економіка Україна", № червень 1995

16. Баранов Я. "Підприємство в системі регіонального управління" "Економіка Україна", № жовтня 1994

17. Гончарова Н. "Адаптація підприємства до ринкових відносин", "Економіка Україна", № 12 1994 р.

18. "Механізм управління підприємством", "Економіка Україна", № грудень 1993

19. Рожков С. "Підприємництво сьогодні і завтра" "Комерсант Україна", № червень 1995

20. "Управління якістю як фактор конкурентноздатності" "Економіка Україна", № січня 1996

21. Закон України "Про підприємства".

22. Закон України "Про підприємництво" "Відомості Верховної Ради УРСР", 1991 р., № 14.

23. Закон України "Про внесення змін и ДОПОВНЕННЯ до Крімінального кодексу України та Кримінально-процесуального кодексу України" "Відомості Верховної Ради" (ВВР) 1994, N 45, ст. 409.

24. Закон України "Про захист ІНФОРМАЦІЇ в автоматизованих системах" "Відомості Верховної Ради" (ВВР), 1994, N 31, ст. 286.

25. Закон України "Про інформацію" "Відомості Верховної Ради" (ВВР), 1992, N 48, ст. 650.