ЗМІСТ
ВСТУП
1. КОРИСТУВАЦЬКИЙ ІНТЕРФЕЙС MS OUTLOOK
2. ОСНОВНІ КОМПОНЕНТИ MS OUTLOOK І ЇХ ВИКОРИСТАННЯ
2.1 Використання календаря
2.2 Організація зборів
2.3 Створення списку Контакти
2.4 Створення списку завдань
2.5 Використання щоденника
2.6 Створення нотаток
3. МОЖЛИВОСТІ MS OUTLOOK ПРИ РОБОТІ З ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТОЮ
3.1 Робота з надходить поштою
3.2 Робота з поштою
3.3 Використання адресної книги
3.4 Створення поштових повідомлень
3.5 Установка параметрів електронної пошти
3.6 Вставка об'єктів до повідомлення
3.7 Організація подій
4. Архівація та ВИДАЛЕННЯ ЕЛЕМЕНТІВ З ДОПОМОГОЮ ЗАСОБИ Автоархівація
4.1 Управління повідомленнями за допомогою правил
4.2 Запрошення на нараду, доручення і документи
5. MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003 - ЗАЯВА ПРО КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ
5.1 Загальні відомості
5.2 Microsoft Office Outlook 2003 і Інтернет
5.3 Об'єкти «cookie»
5.4 Пошук
5.5 Використання шаблонів
5.6 Оновлення використовуваних гіперпосилань
5.7 Друк
5.8 Перевірка автентичності за допомогою паспорта
5.9 Робочі області для документів
5.10 Служба факсів
5.11 Довідкові матеріали
5.12 Служба перекладу
5.13 Служби Windows SharePoint Services
6. ПРОГРАМА ЩОДО ПОЛІПШЕННЯ ЯКОСТІ ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
6.1 Звіти про помилки
6.2 Миттєві повідомлення та повідомлення
6.3 Запис макросів
6.4 Можливості Outlook
6.5 Управління правами доступу до даних
6.6 Безпека
6.7 Відомості про контакти
6.8 Відстеження елементів та файлів, пов'язаних з контактом
7. Створення електронного листа з обмеженим дозволом
7.1 Примітки
ВИСНОВОК
Список використаної літератури
ВСТУП
У сучасному світі дуже важливим для будь-якої організації, фірми і навіть окремої людини, є раціональний розподіл робочого часу, а також масове уявлення інформації про себе, фірмі, вироблених послуги та товарів і т.д. Від того, наскільки успішно вирішуються ці завдання, залежатиме комерційний успіх підприємства. Істотну допомогу в цьому може надати інтегрований пакет MS Office, до складу якого входить великий набір програм різного призначення.
З самого початку розвитку Інтернет електронна пошта була найбільш популярним додатком Всесвітньої мережі. Понад 90% користувачів мережі обмінюються поштовими повідомленнями. Електронна пошта вже стала невід'ємним засобом ділового й особистого спілкування. Однією з програм, яку багато користувачів застосовують як засіб обробки електронних повідомлень, є пакет MS Outlook. Однак робота з електронною поштою - лише одна з основних можливостей даної програми. У широкому сенсі MS Outlook - універсальний організатор різних видів діяльності користувача. Наприклад, Календар дозволяє структурувати робочий час, Бібліотека контактів зберігає довідкову інформацію про людей і організації.
1. КОРИСТУВАЦЬКИЙ ІНТЕРФЕЙС MS OUTLOOK
Інтерфейс програми MS Outlook показаний на малюнку 1.
Вікно пакету MS Outlook містить такі елементи:
Рядок заголовка - включає назву програми і відкритої папки, а також кнопки Згорнути, Розгорнути, Закрити.
Рядок меню - містить команди роботи з різними об'єктами і налаштуваннями.
Панель інструментів - містить кнопки для швидкого доступу до команд.
Рядок заголовка папки - відображає поточну папку. Клацання на цьому рядку викликає список папок, які можна відкрити.
Рядок стану - відображає поточний стан вікна.
Панель Outlook розташована в лівій частині вікна і містить групи:
Пошта - обробка електронної кореспонденції;
Контакти - містить список імен і адрес людей, з якими підтримується зв'язок
Завдання - включає список завдань;
Нотатки - містить зроблені користувачем запису;
Список папок - відображає папки Outlook;
Ярлики - швидкий запуск папок і елементів груп;
Щоденник - містить елементи щоденника, такі як телефонні номери, записи про збори і т.д.
Групи зображуються або у вигляді піктограми з написом зліва від неї, або у вигляді піктограми меншого розміру в нижній частині списку груп. Зміна вигляду відбувається переміщенням лінії у верхній частині списку груп вгору або вниз.
У кожній папці є вкладені папки, призначені для організації спеціалізованої роботи. Наприклад, у папці Пошта містяться такі папки для роботи з поштою, як:
Вхідні - містить повідомлення, що поступили;
Надіслані - зберігає всі відправлені повідомлення;
Вихідні - містить повідомлення, які треба відправити;
Дистанційні - містить всі видалені повідомлення.
При відображенні вмісту папок використовується певний тип вистави:
Подання можна змінити, вибравши в меню Вид → Упорядкувати за → Поточне подання.
2. ОСНОВНІ КОМПОНЕНТИ MS OUTLOOK І ЇХ ВИКОРИСТАННЯ
2.1 Використання календаря
Папка Календар використовується для планування зустрічей та створення списку завдань. Він схожий на звичайний настільний календар, але володіє великим набором функцій. Наприклад: перевірка планування розпорядку дня, повідомлення про різні заходи, розсилка повідомлень по електронній пошті, організація та проведення мережевих нарад тощо
Інтерфейс:
у верхній частині відображається поточна дата;
стрілки ◄ і ► дозволяють переходити на інші місяці;
зліва розташована Панель розкладу;
у правій нижній частині - Панель списку завдань.
Зміна вигляду календаря.
При відкритті Календар відображається таким, яким виводився останній раз. Щоб змінити кількість днів, що відображаються в Календарі, потрібно вибрати одну з пропонованих дій:
клацнути на кнопці День, Робочий тиждень, Тиждень або Місяць на Стандартної панелі інструментів;
вибрати в меню Вид пункт День, Робочий тиждень, Тиждень або місяць.
Переміщення по Календарю і вибір дат.
виділити на Календарі тиждень, місяць або ін;
використовувати смугу прокрутки на Панелі розкладу;
використовувати клавіші управління курсором, а потім клацнути на потрібній даті.
При заповненні календаря можна призначити зустріч. Для цього потрібно вказати тему, місце, час початку, категорію, оповіщення. Щоб додати інформацію про зустріч, виконуються наступні операції:
виділити потрібну дату;
на панелі розкладу зробити подвійне клацання в потрібному рядку → з'явиться діалогове вікно «Без імені - зустріч» → в полі Тема вводиться ім'я людини, мета переговорів і т.д. → в полі Місце ввести місце зустрічі → заповнити поля Початок і Кінець → поставити
у пункті Оповіщення, у вікні правіше - за скільки хвилин. Для звукового оповіщення натиснути кнопку з гучномовцем → у вікні «Стан» вибрати спосіб відображення в календарі часу зустрічі: Вільний, Під питанням (може не з'явитися на зустрічі), Зайнятий, Ні на роботі (поза досяжності в цей час) → у велике поле внизу ввести текст опису зустрічі (коментар, які матеріали взяти з собою, файл і т.д.) → під кнопкою Категорії присвоїти категорію зустрічі → зверху натиснути кнопку Зберегти й закрити.
Якщо необхідно регулярно проводити збори, зустрічі, готувати місячні звіти та отримувати нагадування про дні народження, то в Календар потрібно ввести інформацію про повторюваної зустрічі. Для цього:
перебуваючи в полі Календар вибрати в меню Календар → Створити повторювані зустрічі. З'явиться діалогове вікно «Повторення зустрічі»;
в секції Час вказати: Початок, Кінець, тривалість;
в секції Шаблон повторення вказати частоту повторень: Щодня, Щотижня, Щомісяця, Щороку. Вказати в який день;
в секції Межі повторення задати Початок (вибирається дата) Немає кінцевої дати (якщо повторювані зустрічі не обмежені датою)
Всього копій (правіше вказати число зустрічей)
Дата закінчення (обмежує кількість повторюваних зустрічей);
натиснути OK, щоб закрити вікно «Повторення зустрічі»;
у вікні «Зустріч» ввести необхідні відомості.
Щоб запланувати події, що тривають не менше 24 годин, потрібно виконати наступне: у меню вибрати Календар → Створити подію. У діалоговому вікні «Подія», аналогічного вікна «Зустріч», заповнити поля Тема, Місце, Початок, Кінець. Можна вибрати пункт Цілий день. Потім натиснути кнопку Зберегти й закрити.
2.2 Організація зборів
У MS Outlook збори - це зустріч, на яку користувач запрошує учасників і виділяє ресурси. Учасники - люди, які беруть участь у зборах; ресурси - обладнання, яке використовується на зборах, наприклад, комп'ютер, проектор слайдів та ін За допомогою Outlook можна спланувати час і дату зборів, визначити тему і місце його проведення та запросити учасників.
Для планування зборів потрібно перейти в папку Календар і вибрати в меню Календар → Призначити збори. З'явиться діалогове вікно «Без імені - Подія». На вкладці Планувальник зборів у вікні «Всі учасники» клацнути в рядку Введіть тут ім'я користувача і задати ім'я. Можна клацнути кнопку Запросити інших, щоб вибрати імена з адресної книги. Внизу вікна вибрати дату початку і кінця зборів. Правіше можна зафіксувати час початку і кінця зборів. Час можна вибрати також, клацнувши на полі введення, а потім перетягнути зелену смугу вліво (час початку) або червону смугу вправо (кінець зборів).
Після планування зборів потрібно ввести відомості про нього: розіслати запрошення на нього, вказати тему і місце його проведення. Далі вибрати вкладку Зустріч. Тут можна додати імена учасників, заповнити рядки Тема, Місце. При необхідності змінити час, встановити галочку в рядку Оповіщення, внизу вікна набрати текст для учасників. Клацнути кнопку Надіслати.
Для запрошення на збори можна використовувати адресні книги. Якщо натиснути кнопку Запросити інших, з'явиться вікно «Вибір учасників і ресурсів». У рядку Джерело адрес вибрати Адресна книга Outlook → Контакти. Клацнути кнопку Створити і задати ім'я, адресу електронної пошти, телефон та ін Потім в лівій частині можна вибрати ім'я, а правіше клацнути кнопки Обов'язковий і Необов'язковий, щоб вказати необхідність присутність учасника на зборах.
Всі відомості, внесені до Календаря, можна змінювати. Для цього в папці Календар клацнути на потрібній даті. Зліва клацнути на назві зборів.
2.3 Створення списку Контакти
При використанні адресної книги на екран виводиться список контактів. Контактна особа в MS Outlook - це людина або організація, про які ввели дані: ім'я, адреса, телефон та ін
Створення нового контакту. Відкрити папку «Контакти», яка спочатку порожня. Вибрати в меню Контакти → Створити контакт → у діалоговому вікні вибрати вкладку Загальні → натиснути кнопку Повне ім'я ... → у діалоговому вікні внести дані → ОК → в вести дані в рядках Організація і Посада → ввести адреси, телефони і т.д. → кнопка Зберегти й закрити.
Перегляд списку Контакти. Типово контакти відображаються в Адресних картках. Якщо карток багато, то щоб знайти потрібну, клацнути праворуч на букву в алфавітному покажчику. Можна змінити спосіб перегляду контактів з допомогою пунктів меню Вид → Упорядкувати за → Поточне подання, де вибрати: Адресні картки, Докладні адресні картки, Список телефонів, За категоріями, За організаціям, За розташуванням.
Здійснення зв'язку з контактною особою
Відправлення повідомлень: Контакти → Створити повідомлення контакту → вказати адресу електронної пошти → кнопка Надіслати.
Підготовка зборів: Контакти → Призначити зустріч з контактом.
Створення завдання для контакту: Контакти → Створити завдання для контакту.
Відправлення листа: Контакти → Створити лист контакту → відкривається MS Word, в якому створюється лист.
2.4 Створення списку завдань
Список завдань - список справ, які потрібно виконати, щоб закінчити роботу, організувати збори, подія і т.д. Створюється список завдань у папці «Завдання».
Створення завдання. У меню Завдання → Створити завдання → у діалоговому вікні ввести Тему, дату її виконання та інші параметри → натиснути кнопку Зберегти й закрити.
Перегляд завдань. Можна змінити уявлення завдань у списку: вікно Поточне подання.
Робота із завданнями. При роботі зі списком завдань можна додавати і видаляти завдання, позначати їх як завершені і перерозподіляти в списку.
Швидко додати завдання: клацнути верхній рядок, де написано Клацніть тут, щоб додати елемент, і ввести дату та тему.
Змінити завдання: клацнути її двічі в списку.
Відзначити завдання як завершену: у поданні Простий список клацнути поле мітки у другому з лівого краю стовпця (завдання закреслить).
Видалити завдання: клацнути на задачі правою кнопкою миші → Видалити.
Призначити кому - небудь завдання: клацнути її правою кнопкою миші → Призначити завдання → вибрати кому → кнопка Надіслати.
Призначити нове завдання: у меню Завдання → Створити завдання → або Створити доручення.
2.5 Використання щоденника
Щоденник - це тека в MS Outlook, яку можна використовувати для запису взаємодій, телефонних дзвінків, відповідей на повідомлення та ін Елемент щоденника - це пункт або об'єкт, наприклад, завдання, зустріч або контакт.
Занесення записів вручну:
У будь-якій папці MS Outlook виділити об'єкт, який потрібно записати в журнал → Сервіс → Занести у щоденник → з'явиться діалогове вікно, у якому заповнюються поля Тема, Тип, Контакт, Організації та ін дані → кнопка Зберегти й закрити.
Новий запис → папка Щоденник → в меню вибрати Щоденник - Створити запис у щоденнику → у діалоговому вікні набрати інформацію → Зберегти й закрити.
Автоматичне занесення записів:
відкрити папку Щоденник;
в меню Сервіс → Параметри відкриється діалогове вікно;
у списку Автозапис елементів відзначити ті елементи, які повинні автоматично записуватися в щоденник;
у списку Для наступних контактів виділити ті контакти, які повинні вноситися в щоденник;
у списку Записувати також файли поставити потрібні позначки.
Перегляд записів у щоденнику: за замовчуванням у папці Щоденник інформація відображається в поданні тимчасової шкали і За типом. Це можна змінити у вікні Поточне подання.
2.6 Створення нотаток
У MS Outlook можна створювати, сортувати та переглядати нотатки.
Створення нотаток. Відкрити папку Нотатки → в меню Замітка → Створити замітку → ввести нотатку та закрити її. При наборі тексту краще не натискати Enter для переходу на новий рядок, він буде натискатися автоматично, і в значку буде видно весь текст. Якщо натиснути Enter, то текст в значку буде видно до його натиснення. У замітку автоматично заноситься дата і час її створення.
Установка параметрів нотатки. У замітці можна встановить її розмір і колір. Сервіс → Параметр и → вкладка Завдання / нотатки → в секції Установки вибрати колір → у списку Розмір вибрати: Дрібний, Середній, Великий → натиснути кнопку Шрифт і вибрати потрібний.
Робота з окремими елементами. Щоб відкрити нотатку, потрібно двічі клацнути її в папці Нотатки → переміщати замітку за рядок заголовка → можна змінити колір нотаток і категорії, натиснувши кнопку Управляє меню.
Перегляд заміток. Типово використовується представлення Таблиця. Його можна змінити у вікні Поточне подання. У будь-якому поданні можна відсортувати нотатки, клацнувши кнопкою миші рядок заголовка (Тема, Створено, Категорії і т.д.) і вибрати спосіб сортування.
3 МОЖЛИВОСТІ MS OUTLOOK ПРИ РОБОТІ З ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТОЮ
3.1 Робота з надходить поштою
Читання пошти: папка Вхідні. Для відкриття повідомлення потрібно клацнути на ньому двічі. Щоб прочитати наступне або попереднє повідомлення потрібно клацнути кнопки на панелі інструментів: ↑ Назад або ↓ Далі. Повідомлення можна позначити як прочитані і непрочитані, вибравши Правка → Позначити як прочитані (Позначити як непрочитані).
Збереження вкладення. У повідомлення можуть бути вкладені документи або інші файли. Якщо є вкладення, то перед повідомленням є значок скріпки. Щоб зберегти вкладення: відкрити повідомлення → вкладення з'явиться у вигляді значка в тексті → вкладення можна відкрити: два клацання на значку → в повідомленні виділити вкладення → Файл → Зберегти вкладення → виділити папку, куди зберігаємо → кнопка Зберегти → вкладення можна відкривати з прикладної програми.
Відповідь на повідомлення. У вікні Повідомлення натиснути кнопку Відповісти або в меню вибрати Повідомлення → Відповісти → з'явиться вікно Відповідь, в якому видно текст і відправник. Якщо курсор знаходиться в області тексту, можна набрати відповідь, вибравши Файл → Отправить. Можна надіслати відповідь з папки Вхідні, не відкриваючи повідомлення. Для цього виділити повідомлення в папці Вхідні і натиснути кнопку Відповісти → з'явиться вікно Відповідь.
Друк пошти. Надрукувати повідомлення можна незалежно від того, відкриті вони чи ні. Для друку потрібно виділити повідомлення в папці Вхідні або іншій папці → Файл → Друк.
3.2 Робота з поштою
Видалення повідомлень: Правка → Видалити.
Відновлення з папки Видалені: виділити елемент → Правка → Перемістити в папку.
Очищення папки Видалені: всередині папки виділити елементи → Правка → Видалити.
Пересилання поштових повідомлень: виділити або відкрити повідомлення → Повідомлення → Переслати → у діалоговому вікні Пересилання в полі Кому ввести імена людей → в полі Копія ввести, кому надіслати копію → в області вікна ввести саме повідомлення, на додаток до тексту (цей текст виділиться іншим кольором ) → Файл → Відправити або кнопка Надіслати.
Збереження пошти в папці: для зберігання пошти можна використовувати будь-яку папку: Правка → Перемістити в папку → вибрати потрібну папку → ОК.
3.3 Використання адресної книги
Використання списку розсилки: Сервіс → Адресна книга → відкриється діалогове вікно Адресна книга. Щоб отримати докладні відомості про елемент, потрібно клацнути на панелі інструментів кнопку Властивості і працювати в діалоговому вікні. Щоб відправити повідомлення користувачу, внесеного в адресну книгу, потрібно виділити його, а потім вибрати Файл → Створити повідомлення.
Використання особистої адресної книги. Щоб внести імена в особисту адресну книгу, потрібно вибрати в меню: Сервіс → Адресна книга → внести ім'я в діалоговому вікні → Файл → Додати в особисте адресну книгу. Щоб додати нову адресу: Файл → Створити адресу.
Введення адреси в повідомлення: в папці Вхідні → Повідомлення - Створити повідомлення → у вікні Повідомлення клацнути Кому, щоб відобразити діалогове вікно Вибір імен → відкрити список Джерело адрес і вибрати в ньому Особиста адресна книга → зі списку вибрати ім'я адресата і натиснути кнопку Кому.
3.4 Створення поштових повідомлень
Складання повідомлення: у папці Вхідні вибрати Повідомлення → Створити повідомлення → в полі Кому набрати ім'я адресата або натиснути кнопку Кому і вибрати ім'я з адресної книги → в полі Копія ввести ім'я, кому надіслати копію → полі Тема → в області тексту набрати текст → Файл → Відправити або кнопка Надіслати.
3.5 Установка параметрів електронної пошти
Параметри налаштування: Загальні параметри → вибрати Важливість: Низька, Звичайна, Висока → вибрати Позначка: Звичайне, Особисте, Приватне, ДПС → можна встановити прапорець в рядку Після відправки зберегти у папці (наприклад, в папці Надіслані → параметри відправки → можна встановити прапорці в рядках Не надсилати до (вказати дату) і Анулювати (дата, коли знищити повідомлення) → Параметри відстеження (можна вибрати один або обидва параметри відстеження) → повідомити про доставку цього повідомлення → повідомити про прочитання цього повідомлення → Категорії → повідомлення можна розділити по категоріях: Справи, Цілі і завдання, Важливі контакти і Телефонні дзвінки.
Використання заголовків повідомлень: Правка → Відзначити повідомлення → у діалоговому вікні клацнути Д у вікні Відмітка і вибрати текст заголовка → ввести дату → ОК.
3.6 Вставка об'єктів до повідомлення
Вставка файлу. У повідомлення MS Outlook можна вставити файл будь-якого типу. Для цього у вікні Повідомлення встановити курсор у потрібному місці тексту → Вставка → Файл → у діалоговому вікні Вставка файлу вибрати папку зі списку Папка → вибрати тип файлів і потрібний файл → ОК.
Вставка елементів MS Outlook. У вікні Повідомлення вибрати Вставка → Документ → у діалоговому вікні Вставка елемента вибрати папку в списку Папки → виділити потрібні елементи зі списку Елементи → в секції Вставити як вибрати текст, вкладення, ярлик → ОК.
Вставка об'єкта. У вікні Повідомлення помістити курсор у потрібне місце тексту → Вставка → Об'єкт → у діалоговому вікні клацнути Створити з файлу → в полі Файл вказати шлях і ім'я файлу (можна використовувати кнопку Огляд) → ОК.
3.7 Організація подій
За умовчання MS Outlook зберігає копії всіх відправлених листів у папці Надіслані з групи Пошта.
Перегляд відправлених повідомлень: група Пошта → папка Надіслані.
Створення папок: Файл → Папка → Створити підпапку → ввести в діалоговому вікні Ім'я папки → натиснути кнопку Д в списку Зміст папки і вибрати тип елементів, які будуть зберігається в папці: Пошта, Зустріч, Контакт, Щоденник і ін → у списку Зробити підпапки для → вибрати ту папку, в якій потрібно створити нову → при необхідності в поле введення Опис додати коментар → ОК.
Переміщення елементів в іншу папку: з папки Вхідні (або іншу папку, MS Outlook) відкрити повідомлення, яке потрібно перемістити → Файл → Перемістити папку → у діалоговому вікні виділити потрібну папку → ОК.
4. Архівація та ВИДАЛЕННЯ ЕЛЕМЕНТІВ З ДОПОМОГОЮ ЗАСОБИ Автоархівація
У міру створення та отримання елементів розмір поштової скриньки Microsoft Outlook збільшується. Щоб зберегти можливість керування поштовою скринькою, необхідно переміщати в інше місце - архівувати - старі елементи, які ще використовуються, але рідко. Крім того, потрібно механізм автоматичного переміщення таких старих елементів в архів і видалення елементів, зміст яких застаріло. Засіб Автоархівація забезпечує виконання цих операцій.
За замовчуванням Автоархівація включена і виконується автоматично через задані проміжки часу. При її виконанні старі елементи та елементи з вичерпаним терміном дії видаляються з папок. Старими називаються елементи, які досягли заданого віку архівації. У їх число можуть, наприклад, входити одержаних повідомлень за дорученнями за проектами. Елементи з вичерпаним терміном дії - це повідомлення та зустрічі, зміст яких застаріває після певної дати, наприклад, зборів, що відбулися кілька місяців тому, які до цих пір відображаються в календарі. Хоча термін дії не є обов'язковим, він може бути визначений при створенні елемента або пізніше. Елемент з вичерпаним терміном дії недоступний і його назва відображається закресленим.
4.1 Управління повідомленнями за допомогою правил
Правила - про дно або кілька дій, автоматично виконуваних над поштовими повідомленнями і запрошеннями на збори, які відповідають певним умовам, з можливими винятками з цих умов. Правила також називають фільтрами. Вони служать для роботи з повідомленнями електронної пошти, виконуючи з повідомленнями дії, що відповідають заданому набору умов. Створене правило застосовується в Microsoft Outlook до повідомлень, що надходять в папку Вхідні, або до повідомлень, які надсилаються. Наприклад, можна поставити такі правила, що діють автоматично.
Пересилання начальнику всіх повідомлень від Романа Блінова, що надходять до вашої папки Вхідні.
Призначення категорії «Продажі» всім повідомлень, які надсилаються, в полі Тема яких є слово «продажу».
Відмітка всіх запрошень на збори і оновлень відомостей про збори, що надходять від начальника.
Всі правила розпадаються на дві основні категорії: повідомлення і організації. Правила повідомлення служать для сповіщення користувача тим чи іншим способом про отримання певного повідомлення. Наприклад, можна створити правило, автоматично відправляє повідомлення електронної пошти на мобільний телефон користувача при отриманні повідомлення від члена сім'ї. Правила організації виконують над повідомленням деякі дії. Наприклад, можна створити правило, що переміщує певні повідомлення в певну папку або позначає їх до виконання до певної дати.
Правила можна також запустити вручну. При запуску вручну правила можуть застосовуватися до окремих повідомлень, що вже знаходяться в папці Вхідні, і до повідомлень в інших папках.
У правилах можуть бути передбачені винятки для особливих випадків, наприклад для повідомлень, забезпечених відміткою до виконання або віднесених до вищої категорії важливості. Якщо повідомлення підпадає хоча б під одне із заданих умов виключення, правило до нього не застосовується.
4.2 Запрошення на нараду, доручення і документи
Запрошення на нараду, доручення і документи розглядаються як звичайні повідомлення. Наприклад, при створенні правила, за яким елементи, що містять у полі Тема слово «збори», переміщаються в певне місце, всі доручення та запрошення на збори, які відповідають цьому критерію, теж переміщаються. Однак при створенні правил слід мати на увазі низку обмежень, пов'язаних з цими типами елементів.
Якщо місце призначення переміщуваного елемента не є папкою пошти, то передбачувана дія може виявитися невиконаним. Наприклад, якщо повідомлення переміститься в папку Календар, нова зустріч не створюється.
Якщо відповідь на запрошення або на доручення згідно з правилом переміщається в папку Видалені, у вихідному елементі маршрут не оновлюється.
Якщо запрошення на збори автоматично переміщається до папки Видалені, збори не буде включене до календаря.
Правила, призначені для повідомлень, що відправляються, не застосовуються до доручень і запрошеннями на збори.
5. MICROSOFT OFFICE OUTLOOK 2003 - ЗАЯВА ПРО КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ
5.1 Загальні відомості
У програму Microsoft Office Outlook 2003, як і в усі інші продукти Microsoft Office System, закладені можливості швидкого збору, відображення та спільного використання даних. Корпорація Майкрософт прагне полегшити захист конфіденційних даних і забезпечити повний контроль за їх використанням і поширенням.
Ця заява про конфіденційність відноситься до програми Microsoft Office Outlook 2003 і не поширюється на інші інтерактивні та автономні веб-сайти, продукти та служби корпорації Майкрософт.
За винятком випадків, перерахованих у цій заяві, особисті відомості, збережені користувачем у програмі Microsoft Office Outlook 2003, не надсилаються до корпорації Майкрософт, а ті відомості, які відправляються до корпорації Майкрософт, не будуть опубліковані за межами корпорації Майкрософт, підпорядкованих їй філій і відділень осіб без дозволу користувача.
5.2 Microsoft Office Outlook 2003 і Інтернет
У програмі Microsoft Office Outlook 2003 існує кілька засобів, що надають доступ в Інтернет, з допомогою яких можна отримати додаткові відомості або організувати спільний доступ до даних для членів робочої групи. Ці кошти доступні при наявності активного підключення до Інтернету, їх опису представлені далі в цьому документі.
Особисті відомості, які корпорація Майкрософт збирає з метою надання користувачам цих коштів, можуть зберігатися і оброблятися на території США або будь-який інший країни, де розташовані офіси корпорації Майкрософт або її афілійованих осіб, філій або представників. Використання цієї програми означає згоду з будь-якою такою передачею даних за межі країни перебування користувача. Збір, використання і зберігання даних з країн Європейського союзу здійснюється корпорацією Майкрософт у відповідності з угодою про уникнення юридичних позовів, укладеним Міністерством торгівлі США.
При необхідності корпорація Майкрософт укладає з іншими компаніями угоди про надання обмежених послуг від свого імені, таких як обробка та доставка поштової кореспонденції або технічна підтримка замовників. Корпорація Майкрософт надаватиме таким компаніям тільки ті особисті відомості, які необхідні їм для надання відповідних послуг. Ці компанії беруть на себе зобов'язання зберігати конфіденційність отриманих даних, їм заборонено використовувати ці відомості в будь-яких інших цілях.
Корпорація Майкрософт має право здійснити доступ або розкрити особисті відомості, якщо така дія вимагається законом або засноване на сумлінним переконанні у його необхідності в наступних випадках: а) виконання вимог законодавства чи судових рішень за участю корпорації Майкрософт або даного веб-сайту; б) захист прав або власності корпорації Майкрософт і сімейства її веб-вузлів, або в) за надзвичайних обставин для захисту громадського порядку та особистої безпеки співробітників корпорації Майкрософт, користувачів продуктів, служб або веб-вузлів корпорації Майкрософт.
При кожному зверненні програми Microsoft Office Outlook 2003 до сервера корпорації Майкрософт разом із запитом передається IP-адресу користувача. Крім того, до запиту можуть бути включені відомості про обраних користувачем мовою і країні. Ці відомості збираються для надання запитуваних послуг.
Після встановлення будь-якого продукту Microsoft Office System всі наступні інтернет-запити з цього комп'ютера будуть містити заголовок з даними про ім'я та номер версії програмного забезпечення Microsoft Office System. Ці відомості використовуються на веб-сайтах для надання запитуваних даних у форматі, сумісному з встановленою версією Microsoft Office System. Тема запиту не містить даних, які розкривають особистість користувача.
5.3 Об'єкти «cookie»
У деяких компонентах Microsoft Office Outlook 2003 використовуються об'єкти «cookie». Ці компоненти докладно описані далі в цьому документі.
Об'єкт «cookie» - це маленький текстовий файл, який створюється на жорсткому диску веб-сервером. Корпорація Майкрософт не використовує об'єкти «cookie» для запуску програм на комп'ютері користувача. Об'єкти «cookie» однозначно визначають кожен комп'ютер і доступні для читання лише веб-сервера в тому домені, звідки був виданий даний об'єкт «cookie».
Однією з основних завдань об'єктів «cookie» є економія часу користувача. Наприклад, об'єкт «cookie», виданий програмою Microsoft Office Outlook 2003, дозволяє програмі Office Outlook 2003 «запам'ятати» список веб-вузлів Microsoft Windows SharePoint Services, які відвідувалися останнім часом. Тим самим спрощується процес повторного пошуку веб-вузла і доставки необхідного вмісту.
Кожного разу, коли програма Microsoft Office Outlook 2003 звертається до сервера корпорації Майкрософт, вона може зберегти об'єкти «cookie» або звернутися до раніше збереженим об'єктах. Ці об'єкти «cookie» містять прапор, який вказує, чи є на даному комп'ютері встановлені продукти Microsoft Office System, а також мову і місце розташування, які були обрані користувачем в параметрах Інтернету і можуть відрізнятися від мови та місця розташування, вибраних для додатків. Крім того, об'єкти «cookie» спрощують збір відомостей про те, які сторінки замовники корпорації Майкрософт відвідали з допомогою Microsoft Office Online. Ці відомості про відвідані веб-сайтах позначаються тільки одним унікальним числовим ідентифікатором і ніколи не зв'язуються з особистими відомостями, якщо користувач не дасть на те своєї згоди, як пояснюється в цій заяві про конфіденційність.
Об'єкти «cookie» можна прийняти або відхилити шляхом зміни параметрів Інтернету в браузері Microsoft Internet Explorer. У меню Сервіс виберіть команду Властивості браузера, а потім - вкладку Конфіденційність. У програмах Microsoft Office будуть використовуватися параметри конфіденційності, вибрані в браузері Internet Explorer, і завантаження об'єктів «cookie» буде відключена, якщо був вибраний відповідний параметр. Ряд описаних далі компонентів, в яких використовуються об'єкти «cookie», не будуть працювати, якщо обраний даний параметр. Об'єкти «cookie», раніше записані на жорсткий диск, будуть як і раніше доступні в програмах Office, якщо в браузері Internet Explorer не були вилучені раніше збережені об'єкти «cookie» (за допомогою команди Властивості оглядача).
5.4 Пошук
За наявності підключення до Інтернету пошук статей довідки, шаблонів, картинок, кліпів або фігур для конкретного слова або фрази у програмі Microsoft Office Outlook 2003 викликає автоматичний запит на відповідний пошук на веб-сайті Microsoft Office Online. Таким чином, можна отримати доступ до різноманітного і постійно поновлюваному вмісту, у тому числі до останніх оновлень вмісту.
При пошуку фрази програма Microsoft Office Outlook 2003 відправляє цю фразу в Microsoft Office Online, причому в запиті на пошук вказуються потрібну мову, використовуваний додаток, місце розташування інтерфейсу користувача, звідки було поставлено питання, а також область пошуку. Якщо використовується шаблон документа, програма Microsoft Office Outlook 2003 відправляє також код цього шаблону, який однозначно визначає шаблон, але не окремий документ. (Додаткові відомості про використання шаблонів представлені далі в цьому документі.) Microsoft Office Online повертає записи із запитаними даними.
Якщо потрібно включити або відключити цю можливість, клацніть посилання Параметри вмісту в мережі в нижній частині області завдань Довідка.
5.5 Використання шаблонів
Область завдань Довідка по шаблону - це необов'язкова засіб для отримання останніх довідкових відомостей про документи на основі шаблонів, завантажених з Microsoft Office Online. Крім того, область завдань Довідка за шаблоном дозволяє відправити відгук та числову оцінку кожного завантаженого шаблону.
Якщо цей параметр відключений, то при відкритті шаблона Microsoft Office Outlook 2003 звертається до Microsoft Office Online і відправляє код шаблону і ім'я використовуєте.
Код шаблону використовується для ідентифікації вихідного шаблону, завантаженого з Microsoft Office Online або включеного у встановлену копію Microsoft Office Outlook 2003. Він не є унікальним ідентифікатором документа. Цей код збігається для всіх користувачів даного шаблону.
Якщо потрібно включити або відключити цю можливість, клацніть посилання Параметри вмісту в мережі в нижній частині області завдань Довідка. Установіть або зніміть прапорець Автоматично відображати довідку за шаблоном (при її наявності).
5.6 Оновлення використовуваних гіперпосилань
У програмі Microsoft Office Outlook 2003 список посилань виводиться в областях завдань Приступаючи до роботи і Довідка. Для регулярного оновлення цих посилань клацніть посилання Автоматично оновлювати цей список з Інтернету в розділі гіперпосилань на матеріали веб-сайту. При регулярному оновленні цих посилань програма Microsoft Office Outlook 2003 буде періодично звертатися до Microsoft Office Online і передавати ім'я використовуєте. У результаті ці посилання будуть оновлюватися у програмі Microsoft Office Outlook 2003.
Якщо потрібно включити або відключити цю можливість, клацніть посилання Параметри вмісту в мережі в нижній частині області завдань Довідка. Установіть або зніміть прапорець Показувати посилання на матеріали веб-сайту Microsoft Office Online.
Посилання на малюнки та інші документи. Якщо потрібно створити посилання на зображення, файл або інший документ на жорсткому диску, шлях до цього файлу зберігається в документі. У деяких випадках таке посилання може містити ім'я користувача.
Крім того, у разі застосування схеми XML до документа шлях до цієї схеми XML зберігається в документі. У деяких випадках такий шлях може містити ім'я користувача.
5.7 Друк
Якщо документ спочатку друкується, а потім зберігається, то програма Microsoft Office Outlook 2003 автоматично зберігає в документі шлях до принтера. У деяких випадках такий шлях може містити ім'я користувача або комп'ютера.
5.8 Перевірка автентичності за допомогою паспорта
Для використання деяких можливостей Microsoft Office Outlook 2003 може знадобитися цифровий паспорт Microsoft. NET Passport як інструмент входу та реєстрації. Для входу за допомогою служби. NET Passport буде потрібно ввести адресу електронної пошти та пароль. Цей електронний паспорт відкриває доступ до багатьох інших веб-сайти та служби, що приєдналася до системи. NET Passport. При створенні паспорта. NET Passport на цьому веб-сайті відбувається одночасна реєстрація за допомогою Office Outlook 2003 і створення облікового запису служби. NET Passport. Всі реєстраційні відомості, надані користувачем, зберігаються в інтерактивній службі Office Outlook 2003, а частину або всі реєстраційні дані зберігаються також в профілі користувача служби. NET Passport. Додаткові відомості про цю службу, відомостях в профілі. NET Passport і особливості використання і захисту особистих відомостей у службі. NET Passport містяться в заяві про конфіденційність служби Microsoft. NET Passport.
5.9 Робочі області для документів
Програма Microsoft Office Outlook 2003 дозволяє отримати доступ до робочої області для документів на веб-сайті Microsoft Windows SharePoint Services. Робоча область для документів - це загальна область, де можна просто і швидко взаємодіяти з іншими членами робочої групи при роботі над одним або кількома документами.
При доступі до робочої області для документів програма Office Outlook 2003 завантажує деякі дані із цієї робочої області, щоб надати відомості про неї. Зокрема, програма Office Outlook 2003 витягує ім'я веб-сайту Windows SharePoint Services; адресу URL або адресу цього веб-сайту; імена, адреси електронної пошти і дані про наявні дозволи користувачів веб-сайту; списки документів, завдання та інші доступні на веб- вузлі відомості.
Крім того, програма Office Outlook 2003 зберігає список веб-вузлів Windows SharePoint Services, які користувач відвідав зі свого комп'ютера (ці дані зберігаються у вигляді об'єктів «cookie»). Цей список використовується для прискорення доступу до таких веб-вузлів. Корпорація Майкрософт не здійснює доступ до списку відвідуваних веб-вузлів, цей список не публікується в Інтернеті, якщо тільки сам користувач не вирішить надати ширший доступ до нього.
5.10 Служба факсів
Служба факсів дає змогу надсилати факси через Інтернет і впорядковувати отримані факси у програмі Microsoft Outlook. Для використання служби факсів необхідно зареєструватися в постачальника послуг факсимільного зв'язку (не в корпорації Майкрософт), який буде обробляти факсимільні повідомлення, і відправляти їх через Інтернет. Корпорація Майкрософт не збирає будь-яких відомостей в ході такої передачі даних.
При підписці на службу факсів постачальник відповідних послуг створює «пакет реєстраційних даних», який зберігається у постачальника служби факсів і в програмі Microsoft Office Outlook 2003. Цей пакет включає адресу веб-сайту постачальника служби факсів і «маркер», що підтверджує доступ користувача до постачальника служби факсів. При відправці факсу з додатка Office цей пакет реєстраційних даних додається до документа.
Крім того, служба факсів дозволяє розрахувати вартість факсу, не відправляючи його. Для розрахунку ціни факсу в програмі Office Outlook 2003 за допомогою підключення SSL постачальнику служби факсів відправляються реєстраційний маркер, номер телефону, на який відправляється факс, і кількість сторінок факсу. Корпорація Майкрософт не отримує і не зберігає ці відомості.
5.11 Довідкові матеріали
Програма Microsoft Office Outlook 2003 дозволяє запросити відомості про конкретний термін або фразою у численних постачальників якісного вмісту. При запиті на пошук по конкретному слову або фразі програма Office Outlook 2003 надсилає через Інтернет запитуваний текст, назву використовуваної в даний момент програми, заданий розташування комп'ютера і дані для перевірки прав доступу до завантажуваних відомостями, якщо цього вимагає третя особа.
Програма Office Outlook 2003 відправляє ці відомості сторонньому постачальникові інформаційних послуг, якого вибирає користувач. Цей сторонній постачальник послуг повертає інформацію про запрошенням слові або фразі в форматі, сумісному з використовуваним програмним забезпеченням і місцем розташування.
Зазвичай отримані відомості містять посилання на додаткові відомості, які знаходяться на веб-сайті стороннього постачальника. Якщо користувач клацне це посилання, постачальник вмісту може додати об'єкт «cookie» на комп'ютер користувача для ідентифікації наступних транзакцій. Корпорація Майкрософт не несе відповідальності за політику конфіденційності на сторонніх веб-сайтах.
Корпорація Майкрософт не отримує і не зберігає ці відомості, якщо тільки не запитується одна з служб корпорації Майкрософт.
5.12 Служба перекладу
Програма Microsoft Office Outlook 2003 дозволяє перевести документ або його частину за допомогою двомовного словника або машинного перекладу. Вибір способу перекладу документа залишається за користувачем: можна виділити або ввести слово або фразу для перекладу або вибрати переклад усього документа.
Якщо перекладається слово чи фраза, вони аналізуються по двомовному словнику. Деякі двомовні словники входять до складу даного програмного забезпечення, доступ до інших здійснюється через Microsoft Office Online.
Якщо вибраний режим перекладу документа цілком, цей документ пересилається сторонньої службі перекладу.
Якщо використовується один із словників Microsoft Office Online або сторонньої служби перекладу, програма Office Outlook 2003 надсилає через Інтернет запитаний текст, тип наявного програмного забезпечення, а також обрані для системи розташування і мову. Крім того, для сторонніх служб перекладу програма Office Outlook 2003 може відправити знаходяться в кеші дані перевірки автентичності, які підтверджують, що даний користувач раніше виконав реєстрацію для доступу до цього веб-сайту.
Зазвичай отримані відомості містять посилання на додаткові відомості, які знаходяться на веб-сайті сторонньої служби перекладу. Якщо користувач клацне це посилання, постачальник вмісту може додати об'єкт «cookie» на комп'ютер користувача для ідентифікації наступних транзакцій.
5.13 Служби Windows SharePoint Services
Microsoft Windows SharePoint Services надає доступ до загальних робочим областям з підтримкою веб-технологій для організації зборів або спільної роботи над документами.
При доступі до веб-сайту SharePoint за допомогою веб-браузера або будь-якого продукту Microsoft Office з цього веб-сайту на комп'ютер користувача залишається об'єкт «cookie», якщо даний користувач має право на створення нових дочірніх вузлів на цьому веб-сайті. У сукупності ці об'єкти «cookie» складають список вузлів, щодо яких у користувача є права. Цей список використовується різними додатками Office для прискорення доступу до раніше відвідували вузлів.
Корпорація Майкрософт не здійснює доступ до списку відвідуваних веб-вузлів, цей список не публікується в Інтернеті, якщо тільки сам користувач не вирішить надати ширший доступ до нього.
Цей список можна очистити. Для цього очистіть кеш об'єктів «cookie» за допомогою веб-браузера.
Крім того, Windows SharePoint Services зберігає в системному реєстрі список з п'яти робочих областей, які використовувалися найчастіше. Запис реєстру містить ім'я вузла та адресу URL кожної з цих п'яти робочих областей. Це дозволяє легко запам'ятати найбільш часто використовувані робочі області.
При створенні нового веб-сайту або списку та під час додавання або запрошення користувачів на існуючий веб-сайт або список у Windows SharePoint Services на цьому сайті зберігаються такі дані для кожного користувача, включаючи автора:
повне ім'я;
адреса електронної пошти;
ім'я користувача для входу в систему (наприклад, при вході в Microsoft Windows NT - Домен \ ім'я користувача).
Код користувача буде доданий до кожного елементу, який додається до вузла будь-яким користувачем цього вузла. Доступ до цих відомостей, як і до всього вмісту вузла SharePoint, повинні мати лише адміністратори та члени самого вузла.
Кожен елемент вузла SharePoint включає два поля: «Ким створено» і «Ким змінено». У полі «Ким створено» виводиться ім'я того користувача, який створив цей елемент, і дата його створення. У полі «Ким змінено» виводиться ім'я користувача, який останнім вніс зміни в документ, і дата останньої зміни.
Адміністратори серверів, на яких встановлено вузли SharePoint, мають доступ до деяких даних на цих вузлах. Ці дані використовуються ними для аналізу моделей використання вузла і для збільшення коефіцієнта доступності вузла (відношення часу доступності вузла до загального часу). Ці дані доступні тільки адміністраторам серверів і недоступні персоналу корпорації Майкрософт, якщо тільки вузол SharePoint не знаходиться на одному з серверів корпорації Майкрософт. Ці дані включають імена, адреси електронної пошти і права доступу кожного користувача, який має доступ до вузла.
6 ПРОГРАМА ЩОДО ПОЛІПШЕННЯ ЯКОСТІ ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
Програма щодо поліпшення якості ПЗ відкрита для участі кожного, в кого є пропозиції щодо поліпшення якості, надійності та швидкодії програмного забезпечення та служб корпорації Майкрософт.
Корпорація Майкрософт збирає такі анонімні відомості про учасників цієї програми: конфігурація устаткування, способи використання програмного забезпечення та служб. Ці відомості потрібні для визначення тенденцій і моделей використання ПЗ. Крім того, на комп'ютер користувача програми періодично завантажується невеликий файл, що дозволяє корпорації Майкрософт збирати відомості про помилки, які можуть виникати у роботі програмного забезпечення корпорації Майкрософт. Також автоматично, у міру їх надходження, будуть завантажуватися нові довідкові відомості про таких помилках.
Корпорація Майкрософт не буде збирати імена, адреси та інші відомості, що розкривають особу учасника програми.
Щоб отримати додаткові відомості або приєднатися до програми з покращення якості програмного забезпечення, виберіть у меню Довідка команду Параметри відгуків користувачів. З повним текстом заяви про конфіденційність для програми з поліпшення якості ПЗ можна ознайомитись у діалоговому вікні Параметри служб.
6.1 Звіти про помилки
Звіти про помилки дають користувачам можливість через Інтернет повідомляти про помилки до корпорації Майкрософт. Якщо комп'ютер підключений до Інтернету, то з появою помилки можна відразу ж повідомити про неї фахівцям Майкрософт. Якщо в повідомленні про помилку вказано, що проблема виникла у зв'язку з використанням одного або декількох продуктів сторонніх виробників, представники Майкрософт можуть переслати це повідомлення зазначеним виробникам. Аналіз відомостей про помилки виконується кваліфікованими розробниками програмного і апаратного забезпечення - співробітниками корпорації Майкрософт або її партнерів, які спробують визначити і усунути виниклі проблеми.
Хоча звіт про помилки не передбачає збирання відомостей, що розкривають особу користувача, такі відомості можуть бути записані в пам'ять і утримуватися в даних, витягнутих з відкритих файлів. Ці відомості ніколи не будуть використовуватися корпорацією Майкрософт для ідентифікації користувачів.
Повний опис звітів про помилки і повний текст заяви про конфіденційність опубліковані на веб-сторінці Заява про конфіденційність звітів про помилки.
6.2 Миттєві повідомлення та повідомлення
У програмі Microsoft Office Outlook 2003 можна відправляти миттєві повідомлення з самого додатка і отримувати повідомлення про доступність інших користувачів у мережі та про зміни у загальних документах або робочих областях.
У програмі Office Outlook 2003 використовується програма Microsoft Windows Messenger або служба миттєвих повідомлень Microsoft Exchange (в мережах з серверами Microsoft Exchange Server), які дозволяють дізнаватися про вхід в мережу інших користувачів і відправляти їм повідомлення. Для отримання відомостей про засоби забезпечення конфіденційності в програмі Windows Messenger або в службі миттєвих повідомлень Microsoft Exchange виберіть у меню Довідка клієнта миттєвих повідомлень пункт Політика захисту особистих відомостей.
У програмі Office Outlook 2003 є веб-елемент керування, що дозволяє відображати інтерфейс миттєвих повідомлень на веб-сторінці. Цей засіб дозволяє використовувати веб-сторінки для спільної роботи та безпосередньої взаємодії з іншими співробітниками, що працюють з тими самими документами або робочими областями.
Сценарії веб-сторінок, написані з урахуванням використання цього веб-елемента керування, здатні передавати дані про присутність користувача з використовуваної ним програми Windows Messenger на веб-сервер, що виконує даний сценарій. За замовчуванням ці функції доступні тільки на вузлах интрасетей, надійних вузлах та вузлах на локальному комп'ютері.
Цей елемент керування використовується як на сторінках Microsoft Windows SharePoint Services, так і на сторінках Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003. В обох випадках відомості про присутність назад на веб-сервер не передаються.
При відвідуванні вузла Windows SharePoint Services або вузла SharePoint Portal Server і створення оповіщення програма Office Outlook 2003 створює на комп'ютері користувача об'єкт «cookie», що містить наступні дані:
ім'я вузла;
адреса URL вузла;
тип вузла (Windows SharePoint Services або SharePoint Portal Server);
адреса URL для служби оповіщень на цьому вузлі.
Дані цього об'єкта «cookie» забезпечують доставку користувачеві оповіщень з цього вузла. Корпорація Майкрософт не здійснює доступ до цього об'єкту «cookie», якщо тільки цей об'єкт «cookie» не був отриманий з сервера корпорації Майкрософт. В останньому випадку такий об'єкт «cookie» використовується виключно вузлом Windows SharePoint Services або SharePoint Portal Server.
При роботі з програмою Microsoft Office Outlook 2003 можливі доступ, зміну і видалення повідомлень, якщо на ці оповіщення була оформлена передплата (команда Правила й оповіщення меню Сервіс програми Outlook). Вкладка Управління оповіщеннями відображає всі оповіщення, на які була оформлена підписка на вузлах Windows SharePoint Services і SharePoint Portal Server.
Крім того, сповіщення можна отримувати по електронній пошті. За замовчуванням повідомлення з оповіщеннями можуть надходити тільки з локального комп'ютера або з інтрамережі, але не з Інтернету.
При переході на сторінку Керування оповіщеннями програма Outlook надсилає запит на всі сервери, відомості про яких були записані за допомогою згаданих вище об'єктів «cookie» або повідомлень електронної пошти.
6.3 Запис макросів
Засіб запису макросів дозволяє записувати дії для їх подальшого відтворення. Під час запису макросу ім'я користувача зберігається у властивості Опис макросу, а також у вигляді коментаря в тексті новоствореного макросу. В обох випадках ім'я користувача можна видалити вручну.
6.4 Можливості Outlook
Як додаток, що керує особистими відомостями, Microsoft Office Outlook 2003 зберігає повідомлення електронної пошти, призначені зустрічі, контакти і записи адресної книги, будь-які нотатки, а також записи, збережені в щоденнику Outlook.
За замовчуванням всі відомості зберігаються на особистому комп'ютері користувача і доступні тільки самому користувачеві. Щоб надати іншим користувачам доступ до цих відомостей, необхідно виконати одну з таких дій.
Надіслати повідомлення електронної пошти або запрошення на збори.
Надіслати контакт. При відправці контакту всі відомості, збережені в контакті, доступні іншому користувачеві.
Можна зберігати обмежену версію календаря, в якому були б доступні тільки відомості про вільний час, зайнятості або відсутності, на веб-серверах Microsoft, а також дозволити доступ до календаря через Інтернет іншим користувачам. Таким чином можна планувати збори по Інтернету. Для такої можливості існує власна політика захисту особистих відомостей, яка доступна в документі Відомості про доступність в Інтернеті для Microsoft Office - заява про конфіденційність.
Можна організувати загальний доступ до календаря в приватній мережі.
Можна надіслати зашифроване повідомлення електронної пошти з цифровим підписом. При використанні цифрового підпису вона буде зберігатися в повідомленні. Цифровий підпис містить цифровий сертифікат, в який може бути включений адресу електронної пошти. При використанні сервера Microsoft Exchange на ньому можна публікувати загальні ключі.
При роботі з сервером Exchange Outlook збирає певну статистику по продуктивності віддалених викликів процедур, які Outlook відправляє на сервер. Це необхідно для того, щоб адміністратори сервера Exchange могли визначити якість роботи сервера.
Віддалений виклик процедури - це запит, відправлений з програми Outlook на сервер Exchange, для виконання на сервері певного завдання. Результат виконаної задачі повертається у додаток Outlook. Наприклад, Outlook віддалено викликає процедуру на сервері Exchange, яка доставляє нову пошту.
Outlook збирає дані про кількість відправлених на сервер віддалених викликів процедур, кількості виконаних і невдалих викликів, кількості віддалених викликів, які були скасовані, а також про час, який було витрачено на кожен віддалений виклик. Дані зберігаються у файл, який називається журналом подій. У ньому не зберігається ніяких особистих відомостей. За замовчуванням журнали доступні тільки користувачам комп'ютера, але адміністратор мережі може організувати доступ до них для адміністратора сервера Exchange.
6.5 Управління правами доступу до даних
Управління правами доступу до даних (IRM) дозволяє надати конкретним користувачам або групам права на доступ і зміну документа. Незважаючи на деякі аналогії, IRM відрізняється від засобу захисту документів. IRM дозволяє встановити для всього документа дозволу на виконання певних дій, таких як друк документа або перенаправлення документа іншим користувачам, читання або зміну документа.
При збереженні документа з використанням засобу IRM додаток Microsoft Office Outlook 2003 зберігає в документі список всіх користувачів, які мали права на доступ до документа, а також список прав. Ці відомості шифруються для того, щоб доступ до них міг отримувати тільки власник документа.
Крім цього документи, які використовують IRM, містять "ліцензії на утримання". Ліцензія на утримання містить адресу електронної пошти, відомості про дозволи та відомості про перевірку справжності. При спробі відкрити документ, що використовує IRM, Office Outlook 2003 звіряє ліцензії на утримання, що зберігається в документі, з особистістю користувача. Якщо користувач ніколи раніше не відкривав документ, додаток Office Outlook 2003 зв'язується з IRM-сервером, перевіряє особу користувача, завантажує нову ліцензію для цього користувача (передбачається, що користувач має необхідні права) і зберігає її в документі.
Власники документа мають можливість відключити збереження ліцензії в документі. Якщо ліцензія на утримання не була збережена в документі, Office Outlook 2003 повинен буде зв'язуватися з IRM-сервером кожного разу при відкритті документа. Якщо Office Outlook 2003 не підключений до мережі або не може зв'язатися з IRM-сервером, неможливо буде відкрити документ.
Для отримання додаткових відомостей про конфіденційність на IRM-сервері і про управління правами на доступ до даних виконайте пошук на веб-вузлі Microsoft.com.
6.6 Безпека
Корпорація Майкрософт підтверджує свою прихильність політиці посилення безпеки щодо особистих відомостей користувачів. Для цього використовуються різноманітні технології та процедури захисту особистих відомостей від несанкціонованого доступу, використання та розголошення.
Зміни в тексті заяви про конфіденційність
Корпорація Майкрософт має право на свій розсуд оновлювати цю заяву про конфіденційність. При кожному такому оновленні змінюється дата оновлення у верхній частині заяви. Оновлене заяву про конфіденційність буде включено в черговий пакет оновлень (SP) для програми Microsoft Office Outlook 2003. Продовження використання програми Microsoft Office Outlook 2003 означає згоду користувача з даною заявою про конфіденційність і всіма його оновленнями.
6.7 Відомості про контакти
Корпорація Майкрософт з вдячністю прийме будь-які зауваження щодо цієї заяви про конфіденційність. Якщо у вас виникли сумніви у дотриманні корпорацією Майкрософт положень цієї заяви, повідомте нам про це електронною або звичайною поштою. Ми приймемо всі заходи для якнайшвидшого з'ясування та усунення виниклої проблеми з урахуванням наявних можливостей.
Microsoft Office Privacy Microsoft Corporation One Microsoft Way
Redmond, WA 98052
Адреса для повідомлень електронної пошти: tow-priv@microsoft.com (у рядку теми вкажіть «Office Privacy»).
Щоб зв'язатися з місцевим представництвом або афілійованою особою корпорації Майкрософт, відвідайте сторінку Microsoft Worldwide.
6.8 Відстеження елементів та файлів, пов'язаних з контактом
При роботі з контактами (Контакт - особа всередині або за межами організації, про яку можуть бути збережені відомості декількох типів, наприклад поштову адресу і адресу електронної пошти, номери телефону та факсу, URL-адреси веб-сторінок.) Зручно мати під рукою список електронних повідомлень, зустрічей, завдань, документів та інших елементів, що мають відношення до контактним особам. Для завдання відносини елементів до контактів створюються зв'язку. Наприклад, при створенні завдання, для виконання якої потрібно зателефонувати декільком контактним особам, кнопка Контакти дозволяє зв'язати це завдання з відповідними контактами. Крім того, для завдання відносини елементів до контактів вони можуть зв'язуватися. Електронні повідомлення, що відправляються контактним особам, автоматично зв'язуються з відповідними контактами, як і всі елементи, що створюються за допомогою меню Дії.
На вкладці Дії кожного контакту відображається огляд всіх елементів, що мають відношення до цього контакту. За замовчуванням пошук посилань на елементи виконується тільки в основних папках Microsoft Outlook, таких як Календар, Контакти і так далі. Проте є можливість створювати нові групи папок, в яких виконується пошук, а в кожній групі можуть додаватися і віддалятися папки, в яких виконується пошук.
Для відкриття вікна контакту з пов'язаного з цим контактом елемента досить двічі клацнути ім'я контактної особи в полі Контакти.
7. Створення електронного листа з обмеженим дозволом
Ви можете створювати поштові повідомлення з обмеженим дозволом за допомогою служби керування правами на доступ до даних тільки в професійному випуску Microsoft Office 2003 і Microsoft Office Outlook 2003.
Надіслати повідомлення електронної пошти з обмеженими дозволами.
Вкажіть у меню Файл на команду Створити, потім клацніть Повідомлення.
Введіть ім'я адресата у полях Кому, Копія або СК. Імена адресатів розділяються крапкою з комою (;).
Щоб вибрати імена адресатів зі списку в адресній книзі, натисніть кнопку Кому або Копія.
У полі Тема введіть тему повідомлення.
У текстовому полі введіть текст повідомлення.
На панелі інструментів Електронна пошта натисніть кнопку Дозвіл.
Натисніть кнопку Надіслати.
Рада
Щоб скористатися настроюваної політикою дозволів, створеної адміністратором електронної пошти для користувачів організації, виконайте такі дії.
У меню Файл виділіть команду Дозвіл, а потім виберіть політику дозволів у підменю.
7.1 Примітки
При вкладенні в повідомлення з обмеженим дозволом документа Microsoft Office 2003 дозвіл документа автоматично обмежується. Однак якщо дозвіл документа, вкладеного в повідомлення з обмеженим дозволом, було обмежено раніше, вкладений документ зберігає первинне обмеження.
Якщо для створення повідомлення електронної пошти з обмеженим дозволом потрібно використовувати інший обліковий запис, в меню Файл виділіть команду Дозвіл, а потім виберіть підкомандами Обмежити дозволу.
Щоб встановити для повідомлення термін дії, відкривши його, натисніть на панелі інструментів кнопку Параметри та у групі Параметри надсилання установіть прапорець Не дійсне після, а потім виберіть дату і час.
Інформаційна панель, що знаходиться над повідомленням, відображає дозволу адресата для даного повідомлення. Наприклад на інформаційній панелі може відображатися наступне повідомлення: «Не пересилати - (адресат зможе прочитати повідомлення, але не зможе переслати, надрукувати або скопіювати вміст).»
ВИСНОВОК
З самого початку розвитку Інтернет електронна пошта була найбільш популярним додатком Всесвітньої мережі. Понад 90% користувачів мережі обмінюються поштовими повідомленнями. Електронна пошта вже стала невід'ємним засобом ділового й особистого спілкування. Однією з програм, яку багато користувачів застосовують як засіб обробки електронних повідомлень, є пакет MS Outlook. Однак робота з електронною поштою - лише одна з основних можливостей даної програми. У широкому сенсі MS Outlook - універсальний організатор різних видів діяльності користувача. У результаті проведеної роботи було розглянуто наступне:
можливості MS OUTLOOK при роботі з електронною поштою;
основні компоненти MS OUTLOOK та їх використання;
користувальницький інтерфейс MS OUTLOOK;
архівація та видалення елементів за допомогою засобу Автоархівація;
створення повідомлення електронної пошти з обмеженими дозволами.
Список використаних джерел:
1. Мікляєв, А. П. Настільна книга користувача IBM PC, 2002
2. Кенін та ін Використання MS Office, 2004
3. «Як працювати з Microsoft Office» / / Microsoft Press, офіційне
видання, 1999 р.
4. Прикладні програми Office, 2000.
5. Довідка за програмою Microsoft Excel, 1999.
6. В. Пасько - Excel
7. Бемер С., Фратер Г.: Microsoft Access для користувача.