Реферат
По предмету: Управління персоналом
На тему: ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ
2009 р .
Зміст
Введення
1. Цілі інформаційно-аналітичного забезпечення управління персоналом
2. Функції кадрової інформації
3. Проблема інформаційного забезпечення управління державною службою
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Для ефективного управління персоналом важливо налагодити якісне інформаційно-аналітичний супровід роботи з людьми в організації. Таке супровід, як показує практика, важливо і для комерційних організацій, і для апарату державних органів. Моніторинг внутрішньоорганізаційні кадрових процесів поєднується з оцінкою ситуації на ринку праці, аналізом розвитку людського потенціалу регіону, країни. Інтелектуальне супровід управління персоналом досвідченим кадровиком і керівником дозволяє уникнути серйозних проблем і криз.
1. Цілі інформаційно-аналітичного забезпечення управління персоналом
Інформаційно-аналітичне забезпечення управління персоналом являє собою сукупність організаційних, методичних та інтелектуальних видів діяльності по збору, систематизації, аналізу, зберігання і використання відомостей про працюючих або готуються до вступу на роботу співробітників, а також оцінку кадрових процесів у галузі та на регіональному ринку праці.
Мета інформаційно-аналітичного забезпечення управління персоналом - у створенні достовірного знання про кадрові процеси в організації, про потреби організації у працівниках відповідної кваліфікації, про шляхи подолання кадрових криз, таких, як недостатня кількість персоналу або, навпаки, його надлишок у моменти реорганізації або перепрофілювання, про методи забезпечення службового зростання працівників.
Інформаційно-аналітичне забезпечення управління персоналом - невід'ємна частина всіх кадрових технологій, оскільки підготовка інформації про працівників, аналіз цієї інформації дозволяють правильно оцінювати людей, найбільш повно використовувати людські ресурси організації.
Для проведення в інтересах управління персоналом інформаційно-аналітичної роботи необхідно вирішити декількох взаємопов'язаних завдань:
- Вести статистичний облік кадрів;
- Встановити і дотримуватися порядку надання персональної інформації, ведення особових справ;
- Впроваджувати і використовувати електронні системи обробки даних, такі, наприклад, як система «Кадри»;
- Організувати з залученням фахівців наукове вивчення даних про персонал;
- Встановити та дотримуватися регулярність у проведенні аналізу
даних про персонал організації;
- Доводити до відома керівників організації результати такого аналізу.
В інформаційно-аналітичному супроводі управління персоналом важлива організаційна сторона справи. У великих кадрових службах виділяються в окремі підрозділи фахівці, що займаються цією роботою. У невеликих - таку діяльність ведуть або на постійній основі штатні кадровики, або періодично запрошують експерти, в тому числі і кадрові аудитори.
Інформаційно-аналітична робота в інтересах управління персоналом особливо потрібна на окремих стадіях розвитку організації: при його розширення та зростанні, при реорганізації та перепрофілювання, тобто в ті моменти, коли рішення щодо персоналу стають ключем до успішного подолання суперечностей. Однак, як показує практика, аналіз складу працівників і в періоди стабілізації внутрішньоорганізаційної життя також необхідний: найчастіше нові, підспудно розвиваються тенденції важко оцінити і навіть помітити без спеціально проведеного дослідження.
2. Функції кадрової інформації
Для організації інформаційного супроводу управління персоналом важливо визначити функції інформації про персонал. Головною її функцією є повідомна, коли одержані відомості нагромаджуються в тому обсязі, як і якості, які необхідні для об'єктивного уявлення особистості працівника, всього колективу працівників.
Пізнавальна функція відображає окремі, спеціально виділені в кар'єрі або біографії людини сторони його діяльності, коли у відповідності із завданням планування роботи з персоналом або проектування посад через нових цілей, що стоять перед організацією, йде пошук кандидатів на висунення або заміщення посад за їх кваліфікаційним та іншим даними .
Важлива також реконструктивна функція інформації в роботі з персоналом: відомості про людей дозволяють співвідносити стоять перед організацією мети і завдання з потенціалом зайнятих співробітників, дають можливість визначити напрямки подальшої роботи з персоналом по підвищенню його кваліфікації і т.д.
Інформаційна діяльність повинна вестися безперервно, в режимі моніторингу. Застарілі, неоновленою дані про службовців втрачають свою цінність. Лише наявність актуальних відомостей дозволяє вести аналіз кадрової інформації та контролювати діяльність служб з управління персоналом, організації в цілому. Аналіз цієї інформації не може здійснюватися без професійної архівації документальних матеріалів про працівників.
Актуалізація інформації передбачає постійний обмін інформацією з зовнішніми організаціями для того, щоб одержувати дані про стан кадрової роботи в тій предметній сфері, де діє організація, про сучасні вимоги до персоналу, про кон'юнктуру на ринку праці.
Крім того, збір і обробка персональних даних повинні здійснюватися сумлінним і законним способом. Дотримання законодавства у сфері роботи з персональними даними - основа всієї інформаційно-аналітичної діяльності при управлінні персоналом. Інформація про персонал збирається за заздалегідь визначеними критеріями, на базі відомостей, переданих працівником добровільно. Статистична оцінка персоналу повинна бути знеособленою, характеризувати працівників як ціле, без ідентифікації окремих тенденцій з тими чи іншими конкретними людьми в організації.
Мета обробки персональних даних повинна відповідати повноважень і компетенції того, хто веде таку обробку. Тобто при роботі з персональними даними необхідний режим конфіденційності, обробка персональних даних для статистичних, наукових та інших аналогічних цілей припустима при дотриманні гарантій щодо забезпечення прав суб'єктів персональних даних на недоторканність приватного життя.
Загальною вимогою при здійсненні трудових відносин стало відповідність обсягу та характеру оброблюваних персональних даних, а також способу їх обробки цілям, заради яких ця обробка проводиться. Тобто, готується щорічний звіт про розвиток персоналу організації, то необхідно брати дані на всіх працівників без винятку; ці дані слід, однак, представляти у вигляді простих статистичних розподілів по окремих позиціях звіту, таким, як середній вік працівників, рівень їх кваліфікації та т . д. Якщо ж кінцевим результатом має стати аналіз персоналу окремого підрозділу, то беруться дані цього підрозділу, співвідносяться із загальними відомостями по організації тільки для відображення особливостей розвитку сукупності працівників.
Персональні дані не повинні бути надмірними для досягнення цілей обробки. Крім того, що додаткові відомості здатні ускладнювати проведення аналізу, це може з'явитися і порушенням законодавства, зокрема Трудового кодексу, яким встановлено, що дані збираються тільки в межах, необхідних для трудових відносин.
У Федеральному законі «Про персональних даних» (ст. 5) передбачено, що обробка персональних даних повинна вестися з дотриманням таких принципів:
1) законності цілей і способів обробки персональних даних і сумлінності;
2) відповідності цілей обробки персональних даних цілям, заздалегідь визначеним і заявленим при зборі персональних даних, а також повноважень оператора;
3) відповідності обсягу та характеру оброблюваних персональних даних, способів обробки персональних даних цілям їх обробки;
4) достовірності персональних даних, їх достатності для цілей обробки, неприпустимість обробки персональних даних, надмірних по відношенню до цілей, заявленим при їх зборі;
5) неприпустимість об'єднання створених для несумісних між собою цілей баз даних інформаційних систем персональних даних.
Зберігання персональних даних має здійснюватися у формі, що дозволяє визначити суб'єкта персональних даних не довше, ніж цього вимагають цілі їх обробки, і вони підлягають знищенню за досягненні цілей обробки або у випадку втрати потреби у їх досягненні.
Подібні вимоги містяться у Положенні про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та веденні його особової справи, затвердженому Указом Президента Російської Федерації від 30 травня 2005 р . № 609:
а) обробка персональних даних громадянського службовця здійснюється з метою забезпечення дотримання Конституції Російської Федерації, федеральних законів та інших нормативно-правових актів Російської Федерації, сприяння громадянському службовцю у проходженні державної цивільної служби Російської Федерації, у навчанні та посадовому зростанні, забезпечення особистої безпеки громадянського службовця та членів його сім'ї, а також з метою забезпечення збереження належного йому майна та майна державного органу, обліку результатів виконання ним посадових обов'язків;
б) персональні дані слід отримувати особисто у цивільного службовця. У разі виникнення необхідності отримання персональних даних громадянського службовця у третьої сторони варто сповістити про це цивільного службовця заздалегідь, отримати його письмову згоду і повідомити цивільному службовцю про цілі, передбачуваних джерелах і способи отримання персональних даних;
в) забороняється отримувати, обробляти і долучати до особової справи громадянського службовця не встановлені федеральними законами персональні дані про його політичних, релігійних та інших переконаннях, приватного життя, членство у громадських об'єднаннях, у тому числі в професійні спілки;
г) при прийнятті рішень, що зачіпають інтереси громадянського службовця, забороняється грунтуватися на персональних даних службовця, отриманих виключно в результаті їх автоматизованої обробки або з використанням електронних носіїв;
д) захист персональних даних громадянського службовця від неправомірного їх використання або втрати забезпечується за рахунок коштів державного органу в порядку, встановленому федеральними законами;
е) передача персональних даних громадянського службовця третій стороні не допускається без письмової згоди службовця, за винятком випадків, встановлених федеральним законом.
3. Проблема інформаційного забезпечення управління державною службою
Відповідно до Федеральними законами «Про систему державної служби Російської Федерації» і «Про державну цивільну службу Російської Федерації» повинна бути створена система управління адміністративної владою в країні.
В основі будь-якої системи управління, в тому числі управління державною службою, лежить інформація. Це передбачає створення відповідного банку даних, що містять відомості про процеси, що протікають в апараті органів державної влади, і державних службовців.
Інформаційне забезпечення роботи з персоналом у структурах державної і муніципальної служби передбачає дотримання відповідає сучасним стандартам і прийнятим правовим нормам балансу між необхідністю запитуваних у громадянина відомостей під час вступу на службу або її проходження та достатністю цих зведенні для управління персоналом в інтересах повноцінного здійснення функцій органів влади і самоврядування .
В даний час кожне відомство самостійно і незалежно від інших веде облік своїх службовців, збирає і аналізує персональну інформацію. Досвід створення банку даних у нашій країні зводиться, по суті, до формування та функціонування інституту номенклатури партійно-державних кадрів за радянських часів. Сучасної системи збору, аналізу, використання інформації про державних службовців в масштабі всієї країни немає. Більш того, розрізненість баз даних у системі держави фактично закріпив Федеральний закон «Про персональних даних». Його ст. 13 присвячена особливостям обробки персональних даних у державних або муніципальних інформаційних системах персональних даних. У ній говориться: «Державні органи, муніципальні органи створюють у межах своїх повноважень, встановлених відповідно до федеральних законів, державні або муніципальні інформаційні системи персональних даних». Закон закріпив, що особливості обліку персональних даних у державних та муніципальних інформаційних системах персональних даних повинні бути встановлені спеціальними законами.
Тому продуктивно дослідження і зарубіжних підходів до проблеми, з тим щоб використовувати найбільш адекватні вітчизняній практиці методи роботи з персональними даними людей у системі держави.
Досвід створення великих банків даних обліку державних службовців у 90-х рр.. XX ст. був описаний в російській літературі. Так, у книзі В.Є. Зав'ялова, А.В. Петрова і М.М. Тихомирова докладно розглянуто приклад створення і використання Центральною картотеки даних обліку державних службовців у США. Ця автоматизована інформаційна система містить особисті справи основної частини працівників федеральної цивільної служби. Головним призначенням системи є забезпечення необхідними відомостями Комісії державної цивільної служби, інших центральних управлінських організацій, Конгресу і Білого дому для проведення кадрової політики. У той же час в систему не вносяться дані про тих, хто працює в Центральному розвідувальному управлінні, Розвідувальному управлінні Міністерства оборони, Управлінні національної безпеки та ін
Міністерства і відомства надають до Центральної картотеку обліку державних службовців три типи інформації:
- Перелік відомостей про кожного співробітника за станом на кінець звітного періоду, який може бути кінцем місяця або закінченням кварталу фінансового року;
- Зміни у відомостях про персонал, що відбулися протягом звітного періоду;
- Код організаційної структури та його розшифровку - коди, назви і положення організацій у структурі міністерства або відомства за станом на кінець кварталу фінансового року.
Як пишуть автори, на основі цих даних формуються чотири основні бази даних:
- Статус, тобто індивідуальна інформація про службове положення кожного дійсного співробітника за станом на кінець звітного періоду;
- Динаміка, тобто перелік усіх видів діяльності персоналу, здійснюваних протягом певного періоду;
- Хронологія, тобто облік окремих даних про певні види діяльності, обраних із загального обсягу інформації, наприклад відомості про переміщення співробітників; на їх основі створюється база даних, розташованих у хронологічній послідовності і охоплюють тривалий період, що дозволяє аналізувати тенденцій, що відбуваються в середовищі працівників;
- Код організаційної структури та його розшифровка, завдяки яким встановлюється положення організації у структурі міністерства або відомства за станом на кінець кварталу фінансового року.
У російському законодавстві поки закріплена практика децентралізації баз даних про державних службовців - ці відомості концентруються в апараті органів влади. Тим часом вже одне те, що діє централізована база даних Пенсійного фонду, зумовлює зміну державної політики в цій сфері - адже всі службовці, в тому числі і «силовики», зобов'язані надавати відомості до Фонду, у противному випадку вони в майбутньому залишаться без пенсії. І це значить, що облік відомостей про тих, хто зайнятий в системі держави, повинен або повністю бути поєднаним з іншими інформаційними системами, або, навпаки, відокремитися для використання тільки органами влади.
Важливий правовий режим такого сховища відомостей. У Німеччині, наприклад, всі державою створені бази даних мають жорсткий правовий режим формування і використання міститься там персональної інформації. Такі бази, як відомості про правопорушників; відомості про власників автомобілів; відомості про іноземців, що перебували на території країни довше трьох місяців, і інші мають відповідні спеціальні закони, що регламентують роботу з базами. До такої роботи законом віднесено: набір запитуваних відомостей, з тим, щоб він не був надмірним і в той же час давав достатню для цілей держави інформацію; вид і спосіб зміни даних; вид і термін зберігання даних; список відповідальних посадових осіб, зобов'язаних забезпечувати збереження бази; міри відповідальності посадових осіб, зобов'язаних забезпечувати збереження бази у випадку несанкціонованого витоку інформації.
У російському Законі «Про персональних даних» здійснення всіх дій з персональними даними покладено на оператора. Він відповідальний за забезпечення безпеки, збереження бази даних. Контроль і нагляд за обробкою персональних даних повинен вести, відповідно до акта, уповноважений орган із захисту прав суб'єктів персональних даних. Тим часом у законі не сказано, що це за уповноважений орган і коли він повинен бути створений.
Це не знімає ризику надмірної концентрації та формалізації роботи з кадрами. Фахівці обгрунтовано підкреслюють небезпеку існування «інформаційно-бюрократичної машини», формування «всепроникного контролю» у системі держави.
Висновок
Інформаційно-аналітичне забезпечення управління персоналом має два аспекти: внутрішній і зовнішній.
До внутрішнього відноситься те, що з точки зору права інформаційно-аналітичне забезпечення передбачає накопичення, систематизацію, використання персональних даних, інші види операцій з кадровою інформацією тільки в рамках чинного законодавства.
З точки зору політики ця робота передбачає, що обсяг і характер запитуваних у громадянина відомостей при вступі організації з ним у відносини найму не перевищать необхідного максимуму.
З організаційної точки зору передбачається, що інформаційно-аналітична робота уніфікована, тобто є загальний підхід і до самого переліку запитуваних у людини відомостей під час вступу на роботу, і до способу їх отримання.
До зовнішнього аспекту інформаційно-аналітичного забезпечення управління персоналом відноситься комплекс заходів щодо оповіщення громадськості про принципи і практиці роботи зі службовцями у федеральних органах влади, в органах влади суб'єктів Федерації, в органах місцевого самоврядування.
У цілому інформаційно-аналітичне забезпечення роботи з людьми у сфері праці має принципове значення для підвищення професіоналізму працівників, зміцнення ділових посадових відносин, моральності та порядку.
Список використаної літератури
1. Управління персоналом: Підручник. Вид. 2-е, доп. і перераб. / За заг. ред. А.І. Турчинова. - М.: Изд-во РАГС, 2008. - 608 с.
2. Інформаційно-аналітичні кошти в організаційному управлінні: Збірник статей / За заг. ред. О.М. Данчула; відп. ред. Ю.Г. Федулов. М., 2005.
3. Кузнєцов В.А. Інформаційно-аналітичне забезпечення державного та муніципального управління в Далекосхідному федеральному окрузі: Монографія / Далекосхідна академія державної служби. Хабаровськ, 2005.
4. Курносов Ю.В. Аналітика: Методологія, технологія і організація інформаційно-аналітичної роботи. М., 2004.
5. Сайгашев В.П., Тіунова Г.В., Махначева Т.О. Формування інформаційно-аналітичної бази банківського нагляду / / Гроші і кредит. 2006. № 4. С. 27-30.
По предмету: Управління персоналом
На тему: ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ
Зміст
Введення
1. Цілі інформаційно-аналітичного забезпечення управління персоналом
2. Функції кадрової інформації
3. Проблема інформаційного забезпечення управління державною службою
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Для ефективного управління персоналом важливо налагодити якісне інформаційно-аналітичний супровід роботи з людьми в організації. Таке супровід, як показує практика, важливо і для комерційних організацій, і для апарату державних органів. Моніторинг внутрішньоорганізаційні кадрових процесів поєднується з оцінкою ситуації на ринку праці, аналізом розвитку людського потенціалу регіону, країни. Інтелектуальне супровід управління персоналом досвідченим кадровиком і керівником дозволяє уникнути серйозних проблем і криз.
1. Цілі інформаційно-аналітичного забезпечення управління персоналом
Інформаційно-аналітичне забезпечення управління персоналом являє собою сукупність організаційних, методичних та інтелектуальних видів діяльності по збору, систематизації, аналізу, зберігання і використання відомостей про працюючих або готуються до вступу на роботу співробітників, а також оцінку кадрових процесів у галузі та на регіональному ринку праці.
Мета інформаційно-аналітичного забезпечення управління персоналом - у створенні достовірного знання про кадрові процеси в організації, про потреби організації у працівниках відповідної кваліфікації, про шляхи подолання кадрових криз, таких, як недостатня кількість персоналу або, навпаки, його надлишок у моменти реорганізації або перепрофілювання, про методи забезпечення службового зростання працівників.
Інформаційно-аналітичне забезпечення управління персоналом - невід'ємна частина всіх кадрових технологій, оскільки підготовка інформації про працівників, аналіз цієї інформації дозволяють правильно оцінювати людей, найбільш повно використовувати людські ресурси організації.
Для проведення в інтересах управління персоналом інформаційно-аналітичної роботи необхідно вирішити декількох взаємопов'язаних завдань:
- Вести статистичний облік кадрів;
- Встановити і дотримуватися порядку надання персональної інформації, ведення особових справ;
- Впроваджувати і використовувати електронні системи обробки даних, такі, наприклад, як система «Кадри»;
- Організувати з залученням фахівців наукове вивчення даних про персонал;
- Встановити та дотримуватися регулярність у проведенні аналізу
даних про персонал організації;
- Доводити до відома керівників організації результати такого аналізу.
В інформаційно-аналітичному супроводі управління персоналом важлива організаційна сторона справи. У великих кадрових службах виділяються в окремі підрозділи фахівці, що займаються цією роботою. У невеликих - таку діяльність ведуть або на постійній основі штатні кадровики, або періодично запрошують експерти, в тому числі і кадрові аудитори.
Інформаційно-аналітична робота в інтересах управління персоналом особливо потрібна на окремих стадіях розвитку організації: при його розширення та зростанні, при реорганізації та перепрофілювання, тобто в ті моменти, коли рішення щодо персоналу стають ключем до успішного подолання суперечностей. Однак, як показує практика, аналіз складу працівників і в періоди стабілізації внутрішньоорганізаційної життя також необхідний: найчастіше нові, підспудно розвиваються тенденції важко оцінити і навіть помітити без спеціально проведеного дослідження.
2. Функції кадрової інформації
Для організації інформаційного супроводу управління персоналом важливо визначити функції інформації про персонал. Головною її функцією є повідомна, коли одержані відомості нагромаджуються в тому обсязі, як і якості, які необхідні для об'єктивного уявлення особистості працівника, всього колективу працівників.
Пізнавальна функція відображає окремі, спеціально виділені в кар'єрі або біографії людини сторони його діяльності, коли у відповідності із завданням планування роботи з персоналом або проектування посад через нових цілей, що стоять перед організацією, йде пошук кандидатів на висунення або заміщення посад за їх кваліфікаційним та іншим даними .
Важлива також реконструктивна функція інформації в роботі з персоналом: відомості про людей дозволяють співвідносити стоять перед організацією мети і завдання з потенціалом зайнятих співробітників, дають можливість визначити напрямки подальшої роботи з персоналом по підвищенню його кваліфікації і т.д.
Інформаційна діяльність повинна вестися безперервно, в режимі моніторингу. Застарілі, неоновленою дані про службовців втрачають свою цінність. Лише наявність актуальних відомостей дозволяє вести аналіз кадрової інформації та контролювати діяльність служб з управління персоналом, організації в цілому. Аналіз цієї інформації не може здійснюватися без професійної архівації документальних матеріалів про працівників.
Актуалізація інформації передбачає постійний обмін інформацією з зовнішніми організаціями для того, щоб одержувати дані про стан кадрової роботи в тій предметній сфері, де діє організація, про сучасні вимоги до персоналу, про кон'юнктуру на ринку праці.
Крім того, збір і обробка персональних даних повинні здійснюватися сумлінним і законним способом. Дотримання законодавства у сфері роботи з персональними даними - основа всієї інформаційно-аналітичної діяльності при управлінні персоналом. Інформація про персонал збирається за заздалегідь визначеними критеріями, на базі відомостей, переданих працівником добровільно. Статистична оцінка персоналу повинна бути знеособленою, характеризувати працівників як ціле, без ідентифікації окремих тенденцій з тими чи іншими конкретними людьми в організації.
Мета обробки персональних даних повинна відповідати повноважень і компетенції того, хто веде таку обробку. Тобто при роботі з персональними даними необхідний режим конфіденційності, обробка персональних даних для статистичних, наукових та інших аналогічних цілей припустима при дотриманні гарантій щодо забезпечення прав суб'єктів персональних даних на недоторканність приватного життя.
Загальною вимогою при здійсненні трудових відносин стало відповідність обсягу та характеру оброблюваних персональних даних, а також способу їх обробки цілям, заради яких ця обробка проводиться. Тобто, готується щорічний звіт про розвиток персоналу організації, то необхідно брати дані на всіх працівників без винятку; ці дані слід, однак, представляти у вигляді простих статистичних розподілів по окремих позиціях звіту, таким, як середній вік працівників, рівень їх кваліфікації та т . д. Якщо ж кінцевим результатом має стати аналіз персоналу окремого підрозділу, то беруться дані цього підрозділу, співвідносяться із загальними відомостями по організації тільки для відображення особливостей розвитку сукупності працівників.
Персональні дані не повинні бути надмірними для досягнення цілей обробки. Крім того, що додаткові відомості здатні ускладнювати проведення аналізу, це може з'явитися і порушенням законодавства, зокрема Трудового кодексу, яким встановлено, що дані збираються тільки в межах, необхідних для трудових відносин.
У Федеральному законі «Про персональних даних» (ст. 5) передбачено, що обробка персональних даних повинна вестися з дотриманням таких принципів:
1) законності цілей і способів обробки персональних даних і сумлінності;
2) відповідності цілей обробки персональних даних цілям, заздалегідь визначеним і заявленим при зборі персональних даних, а також повноважень оператора;
3) відповідності обсягу та характеру оброблюваних персональних даних, способів обробки персональних даних цілям їх обробки;
4) достовірності персональних даних, їх достатності для цілей обробки, неприпустимість обробки персональних даних, надмірних по відношенню до цілей, заявленим при їх зборі;
5) неприпустимість об'єднання створених для несумісних між собою цілей баз даних інформаційних систем персональних даних.
Зберігання персональних даних має здійснюватися у формі, що дозволяє визначити суб'єкта персональних даних не довше, ніж цього вимагають цілі їх обробки, і вони підлягають знищенню за досягненні цілей обробки або у випадку втрати потреби у їх досягненні.
Подібні вимоги містяться у Положенні про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та веденні його особової справи, затвердженому Указом Президента Російської Федерації від 30 травня
а) обробка персональних даних громадянського службовця здійснюється з метою забезпечення дотримання Конституції Російської Федерації, федеральних законів та інших нормативно-правових актів Російської Федерації, сприяння громадянському службовцю у проходженні державної цивільної служби Російської Федерації, у навчанні та посадовому зростанні, забезпечення особистої безпеки громадянського службовця та членів його сім'ї, а також з метою забезпечення збереження належного йому майна та майна державного органу, обліку результатів виконання ним посадових обов'язків;
б) персональні дані слід отримувати особисто у цивільного службовця. У разі виникнення необхідності отримання персональних даних громадянського службовця у третьої сторони варто сповістити про це цивільного службовця заздалегідь, отримати його письмову згоду і повідомити цивільному службовцю про цілі, передбачуваних джерелах і способи отримання персональних даних;
в) забороняється отримувати, обробляти і долучати до особової справи громадянського службовця не встановлені федеральними законами персональні дані про його політичних, релігійних та інших переконаннях, приватного життя, членство у громадських об'єднаннях, у тому числі в професійні спілки;
г) при прийнятті рішень, що зачіпають інтереси громадянського службовця, забороняється грунтуватися на персональних даних службовця, отриманих виключно в результаті їх автоматизованої обробки або з використанням електронних носіїв;
д) захист персональних даних громадянського службовця від неправомірного їх використання або втрати забезпечується за рахунок коштів державного органу в порядку, встановленому федеральними законами;
е) передача персональних даних громадянського службовця третій стороні не допускається без письмової згоди службовця, за винятком випадків, встановлених федеральним законом.
3. Проблема інформаційного забезпечення управління державною службою
Відповідно до Федеральними законами «Про систему державної служби Російської Федерації» і «Про державну цивільну службу Російської Федерації» повинна бути створена система управління адміністративної владою в країні.
В основі будь-якої системи управління, в тому числі управління державною службою, лежить інформація. Це передбачає створення відповідного банку даних, що містять відомості про процеси, що протікають в апараті органів державної влади, і державних службовців.
Інформаційне забезпечення роботи з персоналом у структурах державної і муніципальної служби передбачає дотримання відповідає сучасним стандартам і прийнятим правовим нормам балансу між необхідністю запитуваних у громадянина відомостей під час вступу на службу або її проходження та достатністю цих зведенні для управління персоналом в інтересах повноцінного здійснення функцій органів влади і самоврядування .
В даний час кожне відомство самостійно і незалежно від інших веде облік своїх службовців, збирає і аналізує персональну інформацію. Досвід створення банку даних у нашій країні зводиться, по суті, до формування та функціонування інституту номенклатури партійно-державних кадрів за радянських часів. Сучасної системи збору, аналізу, використання інформації про державних службовців в масштабі всієї країни немає. Більш того, розрізненість баз даних у системі держави фактично закріпив Федеральний закон «Про персональних даних». Його ст. 13 присвячена особливостям обробки персональних даних у державних або муніципальних інформаційних системах персональних даних. У ній говориться: «Державні органи, муніципальні органи створюють у межах своїх повноважень, встановлених відповідно до федеральних законів, державні або муніципальні інформаційні системи персональних даних». Закон закріпив, що особливості обліку персональних даних у державних та муніципальних інформаційних системах персональних даних повинні бути встановлені спеціальними законами.
Тому продуктивно дослідження і зарубіжних підходів до проблеми, з тим щоб використовувати найбільш адекватні вітчизняній практиці методи роботи з персональними даними людей у системі держави.
Досвід створення великих банків даних обліку державних службовців у 90-х рр.. XX ст. був описаний в російській літературі. Так, у книзі В.Є. Зав'ялова, А.В. Петрова і М.М. Тихомирова докладно розглянуто приклад створення і використання Центральною картотеки даних обліку державних службовців у США. Ця автоматизована інформаційна система містить особисті справи основної частини працівників федеральної цивільної служби. Головним призначенням системи є забезпечення необхідними відомостями Комісії державної цивільної служби, інших центральних управлінських організацій, Конгресу і Білого дому для проведення кадрової політики. У той же час в систему не вносяться дані про тих, хто працює в Центральному розвідувальному управлінні, Розвідувальному управлінні Міністерства оборони, Управлінні національної безпеки та ін
Міністерства і відомства надають до Центральної картотеку обліку державних службовців три типи інформації:
- Перелік відомостей про кожного співробітника за станом на кінець звітного періоду, який може бути кінцем місяця або закінченням кварталу фінансового року;
- Зміни у відомостях про персонал, що відбулися протягом звітного періоду;
- Код організаційної структури та його розшифровку - коди, назви і положення організацій у структурі міністерства або відомства за станом на кінець кварталу фінансового року.
Як пишуть автори, на основі цих даних формуються чотири основні бази даних:
- Статус, тобто індивідуальна інформація про службове положення кожного дійсного співробітника за станом на кінець звітного періоду;
- Динаміка, тобто перелік усіх видів діяльності персоналу, здійснюваних протягом певного періоду;
- Хронологія, тобто облік окремих даних про певні види діяльності, обраних із загального обсягу інформації, наприклад відомості про переміщення співробітників; на їх основі створюється база даних, розташованих у хронологічній послідовності і охоплюють тривалий період, що дозволяє аналізувати тенденцій, що відбуваються в середовищі працівників;
- Код організаційної структури та його розшифровка, завдяки яким встановлюється положення організації у структурі міністерства або відомства за станом на кінець кварталу фінансового року.
У російському законодавстві поки закріплена практика децентралізації баз даних про державних службовців - ці відомості концентруються в апараті органів влади. Тим часом вже одне те, що діє централізована база даних Пенсійного фонду, зумовлює зміну державної політики в цій сфері - адже всі службовці, в тому числі і «силовики», зобов'язані надавати відомості до Фонду, у противному випадку вони в майбутньому залишаться без пенсії. І це значить, що облік відомостей про тих, хто зайнятий в системі держави, повинен або повністю бути поєднаним з іншими інформаційними системами, або, навпаки, відокремитися для використання тільки органами влади.
Важливий правовий режим такого сховища відомостей. У Німеччині, наприклад, всі державою створені бази даних мають жорсткий правовий режим формування і використання міститься там персональної інформації. Такі бази, як відомості про правопорушників; відомості про власників автомобілів; відомості про іноземців, що перебували на території країни довше трьох місяців, і інші мають відповідні спеціальні закони, що регламентують роботу з базами. До такої роботи законом віднесено: набір запитуваних відомостей, з тим, щоб він не був надмірним і в той же час давав достатню для цілей держави інформацію; вид і спосіб зміни даних; вид і термін зберігання даних; список відповідальних посадових осіб, зобов'язаних забезпечувати збереження бази; міри відповідальності посадових осіб, зобов'язаних забезпечувати збереження бази у випадку несанкціонованого витоку інформації.
У російському Законі «Про персональних даних» здійснення всіх дій з персональними даними покладено на оператора. Він відповідальний за забезпечення безпеки, збереження бази даних. Контроль і нагляд за обробкою персональних даних повинен вести, відповідно до акта, уповноважений орган із захисту прав суб'єктів персональних даних. Тим часом у законі не сказано, що це за уповноважений орган і коли він повинен бути створений.
Це не знімає ризику надмірної концентрації та формалізації роботи з кадрами. Фахівці обгрунтовано підкреслюють небезпеку існування «інформаційно-бюрократичної машини», формування «всепроникного контролю» у системі держави.
Висновок
Інформаційно-аналітичне забезпечення управління персоналом має два аспекти: внутрішній і зовнішній.
До внутрішнього відноситься те, що з точки зору права інформаційно-аналітичне забезпечення передбачає накопичення, систематизацію, використання персональних даних, інші види операцій з кадровою інформацією тільки в рамках чинного законодавства.
З точки зору політики ця робота передбачає, що обсяг і характер запитуваних у громадянина відомостей при вступі організації з ним у відносини найму не перевищать необхідного максимуму.
З організаційної точки зору передбачається, що інформаційно-аналітична робота уніфікована, тобто є загальний підхід і до самого переліку запитуваних у людини відомостей під час вступу на роботу, і до способу їх отримання.
До зовнішнього аспекту інформаційно-аналітичного забезпечення управління персоналом відноситься комплекс заходів щодо оповіщення громадськості про принципи і практиці роботи зі службовцями у федеральних органах влади, в органах влади суб'єктів Федерації, в органах місцевого самоврядування.
У цілому інформаційно-аналітичне забезпечення роботи з людьми у сфері праці має принципове значення для підвищення професіоналізму працівників, зміцнення ділових посадових відносин, моральності та порядку.
Список використаної літератури
1. Управління персоналом: Підручник. Вид. 2-е, доп. і перераб. / За заг. ред. А.І. Турчинова. - М.: Изд-во РАГС, 2008. - 608 с.
2. Інформаційно-аналітичні кошти в організаційному управлінні: Збірник статей / За заг. ред. О.М. Данчула; відп. ред. Ю.Г. Федулов. М., 2005.
3. Кузнєцов В.А. Інформаційно-аналітичне забезпечення державного та муніципального управління в Далекосхідному федеральному окрузі: Монографія / Далекосхідна академія державної служби. Хабаровськ, 2005.
4. Курносов Ю.В. Аналітика: Методологія, технологія і організація інформаційно-аналітичної роботи. М., 2004.
5. Сайгашев В.П., Тіунова Г.В., Махначева Т.О. Формування інформаційно-аналітичної бази банківського нагляду / / Гроші і кредит. 2006. № 4. С. 27-30.