ТЕМА 3. ОБЛІК ТА АНАЛІЗ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ ТА НЕМАТЕРІАЛЬНИХ АКТИВІВ
Бухгалтерський облік основних засобів та нематеріальних активів
Основні засоби — це один з найбільш важливих елементів господарських засобів підприємств і організацій, який створює умови, необхідні для здійснення процесу виробництва продукції.
Характерною рисою основних засобів є те, що вони, як правило, є предметами праці, приймають участь у виробництві тривалий час, у багатьох виробничих циклах, частинами переносять свою вартість на виготовлений продукт і не змінюють при цьому свою натуральну форму. Якщо основні засоби використовуються в невиробничій сфері, то вони є предметом тривалого використання.
Основні положення з бухгалтерського обліку основних засобів і інших необоротних матеріальних активів на підприємствах України, крім бюджетних організацій, визначені Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 7 “Основні засоби” [12].
Податковий облік основних засобів здійснюється відповідно до Податкового кодексу України [13].
Основні фонди складають технічну базу здійснення виробничо- господарської діяльності, без добре налагодженого бухгалтерського обліку неможливо забезпечити їх зберігання та ефективне використання.
У зв’язку з цим перед бухгалтерським обліком основних засобів постають наступні завдання:
Організація систематичного контролю за збереженням усіх видів основних засобів та достовірністю облікових даних.
Забезпечення своєчасного й правильного відображення в обліку надходження, вибуття, переміщення основних засобів.
Організація контролю за правильністю нарахування амортизації.
Здійснення правильного і своєчасного відображення в обліку витрат, пов’язаних із проведенням ремонту, реконструкції, модернізації основних засобів.
Оперативне вилучення морально та фізично зношених машин, механізмів, обладнання.
Своєчасне й правильне формування облікових даних для складання звітності про рух основних засобів.
Важливою передумовою правильної організації обліку основних засобів на підприємстві є їх класифікація.
Класифікація основних засобів підприємств і організацій здійснюється за такими ознаками:
за галузевою ознакою;
за призначенням;
за належністю;
за використанням;
за натурально-речовим складом (за видами).
За галузевою ознакою основні засоби поділяються в залежності від галузі застосування на промислові, будівельні, торгівельні, сільськогосподарські та інші. Це дозволяє проаналізувати стан та ефективність використання їх в різних галузях народного господарства.
За призначенням основні засоби підприємств поділяються на виробничі та невиробничі.
Виробничі основні засоби приймають участь в обслуговуванні виробничого процесу підприємства.
Невиробничі основні засоби призначені для культурно-побутового обслуговування робітників і не беруть участі в процесі виробництва
Класифікація основних засобів за призначенням необхідна для аналітичного обліку, контролю за збереженням кожного виду засобів.
За належністю виділяють основні засоби:
власні - закріплені за підприємством. Вони утворюються за рахунок внутрішніх джерел або виділяються керівними установами.
орендовані - отримані в тимчасове користування.
За використанням розрізняють основні засоби:
діючі, тобто ті, що знаходяться в експлуатації;
запасні, які знаходяться в резерві, тобто потрібні для заміни окремих об’єктів основних засобів;
недіючі, або ті, що знаходяться на консервації.
Основні засоби можуть оцінюватися за первісною, відновлювальною, залишковою вартістю.
Оцінка основних засобів
Первісна вартість
Відновлювальна вартість
Справедлива вартість
Залишкова вартість
Ліквідаційна вартість
Рисунок 3.1.1. Оцінка основних засобів
Первісна вартість - історична (фактична) собівартість необоротних активів у сумі грошових коштів або справедливої вартості інших активів, сплачених (переданих), витрачених для придбання (створення) необоротних активів.
Первісна вартість визначається залежно від джерела надходження об’єкта. При придбанні об’єкта за грошові кошти первісна вартість основних засобів відповідно до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 7 “Основні засоби” складається з таких витрат [12]:
суми, що сплачують постачальникам активів та підрядникам за виконання будівельно-монтажних робіт (без непрямих податків);
реєстраційні збори, державне мито та аналогічні платежі, що здійснюються у зв’язку з придбанням (отриманням) прав на об’єкт основних засобів;
суми ввізного мита;
суми непрямих податків у зв’язку з придбанням (створенням) основних засобів (якщо вони не відшкодовуються підприємству);
витрати із страхування ризиків доставки основних засобів;
виграти на транспортування, установку, монтаж, налагодження та запуск основних засобів;
інші витрати, безпосередньо пов’язані з доведенням основних засобів до стану, у якому вони придатні для використання із запланованою метою.
При спорудженні об’єкта власними силами підприємства первісна вартість визначається як собівартість згідно з П(С)БО 16 „Витрати”.
Первісною вартістю безкоштовно одержаних, отриманих як внесок до статутного фонду основних засобів є їх справедлива вартість.
Справедлива вартість - сума, за якою актив може бути обміняний або отриманий в операції між незалежними, поінформованими, зацікавленими сторонами.
Первісна вартість - це вартість об’єкта у момент введення його в експлуатацію. Вона є незмінною протягом тривалого періоду, якщо не проводиться переоцінка, реконструкція, модернізація об’єкта.
Основні засоби перебувають на підприємствах тривалий час, в умовах нестабільності цін вартість їх змінюється. Відображення в обліку і звітності первісної вартості основних засобів, що існувала історично порушує принцип достовірності облікових даних. Це вимагає проведення переоцінки основних засобів, внаслідок чого визначається відновлювальна вартість — це вартість відтворення об’єктів в теперішніх умовах за цінами, що діють у даний час.
З метою дотримання принципу обачності (запобігання завищення активів) у балансі основні засоби відображаються за залишковою вартістю.
Залишкова вартість об’єкта дорівнює первісній (відновлювальній) вартості за вирахуванням нарахованого зносу. Вона показує частину вартості, яка залишилася на даний час після експлуатації об’єкта протягом певного періоду.
За залишковою вартістю визначають недоамортизовану частину у основних засобів, що ліквідуються чи реалізуються, та планують оновлення основних засобів.
Для документального оформлення операцій з основними засобами розроблені такі типові форми первинних документів:
ОЗ-1 "Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення)основних засобів".
ОЗ-2 "Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів".
03-3 "Акт на списання основних засобів".
ОЗ-4 "Акт на списання автотранспортних засобів”.
ОЗ-5 "Акт про установку, пуск та демонтаж будівельноїмашини".
ОЗ-6 "Інвентарна картка обліку основних засобів".
ОЗ-7 "Опис інвентарних карток з обліку основних засобів".
ОЗ-8 "Картка обліку руху основних засобів",
ОЗ-9 "Інвентарний список основних засобів".
ОЗ-14 "Розрахунок амортизації основних засобів" (для промислових підприємств).
ОЗ-15"Розрахунок амортизації основних засобів" (для будівельних організацій).
ОЗ-16"Розрахунок амортизації по автотранспорту".
Аналіз основних засобів та нематеріальних активів
Одиницею обліку основних засобів у відповідності з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 7 “Основні засоби”[12] є об’єкт основних засобів - закінчений пристрій з усіма приладами і пристосуваннями до нього або окремий конструктивний предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій, або відокремлений комплекс конструктивно поєднаних предметів однакового чи різного призначення, які мають для їх, обслуговування спільні прилади, пристрої управління, або єдиний фундамент, у результаті чого кожний предмет може виконувати свої функції, а комплекс - певну роботу тільки в повному складі.
Аналітичний облік ведеться по кожному інвентарному об’єкту в натуральній та грошовій формі.
Ведення аналітичного обліку дозволяє, з одного боку, здійснювати контроль за збереженням, використанням, технічним станом окремих інвентарних об’єктів основних засобів, а з другого боку, забезпечувати отримання необхідної інформації про наявність і рух основних засобів за кожною класифікаційною групою, за місцями знаходження і експлуатації та в цілому по підприємству.
Для аналітичного обліку основних засобів залежно від їх кількості можуть використовуватися інвентарні картки (типова форма № ОЗ-6) або інвентарні книги.
На великих підприємствах, які мають значну кількість інвентарних об’єктів основних засобів, використовуються інвентарні картки, які відкриваються бухгалтерією на кожний об’єкт. При відкритті картки об'єкту основних засобів присвоюють інвентарний номер. Він закріпляється за об’єктом на протязі всього часу його перебування на підприємстві. При вибутті об’єкта його інвентарний номер анулюється. Для контролю за присвоєнням і списанням інвентарних номерів складається відомість реєстрації інвентарних номерів (Додатки В).
Для присвоєння інвентарного номера тій чи іншій групі об’єктів основних засобів відводиться серія номерів відповідно до кількості об’єктів і можливого надходженням їх у майбутньому.
Усі картки складаються в одному примірнику. Для контролю за збереженням інвентарних карток їх реєструють в описі інвентарних карток (типова форма № ОЗ-7).
Обов’язковими реквізитами інвентарних карток є:
назва об’єкта, інвентарний номер;
назва-заводу виробника;
первісна вартість;
номер і дата акту приймання-передачі;
коротка технічна характеристика.
Для аналітичного обліку однотипних предметів основних засобів (виробничий і господарський інвентар, інструмент), однакових за технічною характеристикою, призначенням, вартістю і одержаних в одному періоді можливе відкриття однієї групової картки з зазначенням в ній інвентарних номерів кожного об’єкта. У груповій інвентарній картці облік надходження основних засобів ведеться в хронологічному порядку в цілому по всій групі об’єктів.
Основою для відкриття інвентарних карток і здійснення різних записів в них є первинні документи (типові форми № 03-1, 03-2, 03-3), технічна документація, накладні. Записи виконуються на підставі перевірених документів.
Усі інвентарні картки зберігаються в картотеці, де вони групуються за класифікаційними групами об’єктів, а всередині них - за місцем знаходження і видами об’єктів.
При вибутті об’єкта відповідна картка вилучається з картотеки, а в описі інвентарних карток здійснюється позначка про вибуття. При внутрішньому переміщенні об'єкта картка переставляється в картотеці.
Інвентарні картки по об’єктам, що надійшли чи вибули на протязі місяця зберігаються окремо. Вони є підставою для складання картки обліку руху основних засобів (типова форма № 03-8) за місяць. Картки типової форми № 03-8 відкриваються на початку року. В них містяться дані по кожному виду основних засобів про наявність на початок року, надходження, вибуття за місяць, наявність на початок наступного місяця. Підсумкова інформація картки за рік використовується для заповнення звітних даних про рух основних засобів (Додаток Н)
На невеликих підприємствах аналітичний облік основних засобів можна вести в інвентарних книгах, а на малих підприємствах - у відомості № 4-М.
Інвентарна книга призначена для обліку основних засобів впродовж тривалого періоду. Записи в ній виконуються за класифікаційними групами.
Основні засоби записуються в книгу у хронологічному порядку. Для кожного виду основних засобів відокремлюється рядок. Внутрішнє переміщення основних засобів на підприємстві у книзі не відображається.
Для обліку наявності основних засобів за місцями їх знаходження застосовуються інвентарні списки основних засобів (типова форма № 03-9). Вони є доповненням до карток або інвентарної книги, складаються в двох примірниках на підставі акту типової форми № 03-1. Дані списків повинні відповідати даним інвентарних карток або книг.
Взаємозв’язок форм первинних документів, облікових регістрів з обліку основних засобів наведено на рисунку 4.
Синтетичний облік – це узагальнюючий облік у грошовій оцінці.
Для синтетичного обліку основних засобів використовуються рахунки
а) 10 “Основні засоби” (активний, інвентарний). На ньому обліковуються основні засоби за первісною вартістю.
Рахунок 10 має субрахунки:
100 “Інвестиційна нерухомість ”;
101 “Земельні ділянки”;
102 “Капітальні виграти на поліпшення земель”;
103 “Будинки та споруди”;
104 “Машини та обладнання”;
105 “Транспорті засоби”;
106 “Інструменти, прилади та інвентар”;
107 “Робоча і продуктивна худоба”;
108 “Багаторічні насадження”;
109 “Інші основні засоби”.
б) 13 “Знос необоротних активів” (регулюючий, контракти вний). На цьому рахунку відображаються дані про нарахування амортизації й індексацію зносу основних засобів.
Рахунок 13 має субрахунки:
131 “Знос основних засоби”;
132 “Знос інших необоротних матеріальних активів”;
в) 15 “Капітальні інвестиції” (активний, калькуляційний). Здійснюється облік витрат на придбання або виготовлення (створення) основних засобів.
151 “Капітальне будівництво” (витрати на будівництво господарським або підрядним способом);
152 “Придбання (створення) основних засобів”;
155 “Формування основного стада”.
г) 83 “Амортизація” - потрібен для відображення нарахованої амортизації на підприємствах, що використовують рахунки 8 класу.
Крім того, для обліку окремих господарських операцій з основними засобами можуть використовуватися рахунки:
14 “Довгострокові фінансові інвестиції”;
42 “Додатковий капітал”;
46 “Неоплачений капітал”;
74 “Інші доходи”;
97 “Інші витрати”.
При журнальній формі обліку синтетичний облік основних засобів здійснюється в журналі № 4 за кредитом рахунків 10, 11, 12, 13, 14,15,18,19, 35.
Журнал № 4 складається з двох розділів:
І розділ —. з кредиту рахунків 10, 11, 12,13, 19 в дебет рахунків;
II розділ — з кредиту рахунків 14, 15,18, 35 в дебет рахунків.
Записи в журналі здійснюються на підставі первинних документів про рух основних засобів. У кінці місяця в журналі підводяться підсумки за рахунками і переносяться до Головної книги. [10, 11, 14, 15].
ТЕМА 4. ОБЛІК ТА АНАЛІЗ ЗАПАСІВ У БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВАХ
Облік запасів
У процесі здійснення своєї діяльності бюджетні організації та установи, як і всі інші підприємства, організації та установи, систематично придбавають та використовують різні матеріальні цінності.
Запаси – це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року [16].
Строк очікуваної експлуатації запасів установи встановлюється центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання запасу.
У складі запасів обліковуються:
сировина та матеріали;
будівельні матеріали;
обладнання, конструкції і деталі до установки;
спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами;
молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім’ї бджіл;
доросла худоба, вибракувана з основного стада, худоба, прийнята для реалізації;
малоцінні та швидкозношувані предмети;
матеріали для учбових, наукових та інших цілей;
запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів);
продукти харчування;
медикаменти та перев’язувальні засоби;
господарські матеріали і канцелярське приладдя;
тара;
матеріали в дорозі;
готова продукція;
інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року.
Запаси установ розподілені на групи:
виробничі запаси;
тварини на вирощуванні та відгодівлі;
малоцінні та швидкозношувані предмети;
матеріали та продукти харчування;
готова продукція;
продукція сільськогосподарського виробництва.
Крім класифікації за функціональною ознакою, з метою відображення усіх видів запасів використовується більш деталізоване їх групування в розрізі підгруп, субпідгруп, найменувань, сортів і т.п. Кожному найменуванню, сорту, розміру матеріалів привласнюють відповідний номенклатурний номер – постійно діюче скорочене умовне позначення.
Номенклатурний номер – це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів одного найменування, якості та ціни [16].
Номенклатурний номер має сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий – підгрупу, три останні – порядковий номер предмета у підгрупі.
Номенклатурний номер фіксується у спеціальному реєстрі – номенклатурі-ціннику, тобто систематизованому переліку матеріалів установи, що застосовується як довідник всіх служб і підрозділів установи. Крім номенклатурного номера, в ціннику відображаються:
облікова ціна;
одиниця виміру;
сорт;
розмір;
найменування матеріалу.
Важливим моментом обліку запасів є їх оцінка.
Розрізняють методи оцінки для:
оприбуткування надходження запасів;
відпуску матеріалів у використання.
Це особливо актуально в сучасних умовах господарювання, тобто в ринкових умовах, коли на один і той же вид запасів можуть бути різні ціни у різних постачальників та різні ціни в різні періоди придбання від одного і того постачальника.
Оцінка запасів для оприбуткування. У бухгалтерському обліку установ запаси, у т.ч. одержані та передані безоплатно у встановленому чинним законодавстом порядку, оцінюються за балансовою вартістю, яка поділяється на [13]:
первісну вартість;
справедливу вартість;
відновлювальну вартість.
Балансова вартість – це вартість запасів, за якою вони відображаються в балансі [13].
Первісна вартість – це вартість придбання, одержання, виготовлення запасів [13].
Справедлива вартість – це первісна вартість запасів, одержаних установою безоплатно [13].
Відновлювальна вартість – це змінена первісна вартість запасів після проведення їх переоцінки [13].
Зміна первісної вартості запасів не є додатковим доходом установи і не належить до доходів.
Оцінка запасів для відпуску. Відпуск запасів у використання, продаж або інше вибуття здійснюється за:
балансовою вартістю (тобто первісною, справедливою або відновлювальною);
середньозваженою собівартістю, яка застосовується у разі наявності в установі значної кількості однотипних запасів, придбаних за різними цінами.
Середньозважена собівартість визначається за кожним видом подібних запасів шляхом ділення сумарної вартості залишку запасів на початок звітного періоду та вартості одержаних у звітному періоді запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного періоду та одержаних у звітному періоді запасів.
Метод середньозваженої собівартості обчислюється на періодичній основі або при кожній отриманій партії запасів.
При оцінці запасів слід пам’ятати, що:
транспортні витрати з перевезення запасів не збільшують вартість запасів, а відносяться на видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків, що передбачені в кошторисі;
суми ПДВ, що сплачені на придбання запасів, не збільшують вартість запасів, а відносяться на фактичні видатки установи за відповідними кодами економічної класифікації видатків за кошторисом (відображаються як податковий кредит, якщо установа зареєстрована як платник ПДВ);
суми, одержані від реалізації непридатних запасів, залишаються у розпорядженні установи (якщо інше не передбачене чинним законодавством України).
Переоцінка запасів. Переоцінка запасів може проводитись у таких випадках:
за рішенням уряду згідно з відповідними нормативно-правовими актами;
за рішенням керівника установи, якщо: запаси морально застаріли; тривалий час перебували на збереженні в бюджетній установі; їх первісна вартість значно відрізняється від вартості запасів, придбаних пізніше.
Для проведення переоцінки та встановлення відновлювальної вартості запасів за наказом керівника підприємства створюється комісія у складі:
заступника керівника установи (як правило, голова комісії);
головного бухгалтера та його заступника;
працівників бухгалтерії, які ведуть облік матеріальних цінностей;
матеріально відповідальних осіб;
інших посадових осіб (на розсуд керівника).
Відповідальність за організацію роботи комісії покладено на керівника установи, а за об’єктивність визначення реальної вартості запасів – на керівника установи і голову комісії.
Переоцінка та встановлення нової ціни здійснюється за кожною окремою одиницею запасів, а на однотипні предмети встановлюються однакові ціни в межах однієї установи [12].
Документи, що підтверджують нову ціну, не потрібні.
За результатами переоцінки комісія складає акт довільної форми про зміну вартості запасів. В акті необхідно вказати:
найменування переоцінених запасів;
їх кількість;
вартість за даними обліку;
нову ціну за одиницю після дооцінки;
суму різниці, яка має бути відображена в бухгалтерському обліку.
Акт затверджує керівник установи.
Облік запасів сприяє виконанню ряду завдань господарської діяльності бюджетних установ [16]. Головними завданнями обліку запасів є:
правильне і своєчасне документальне оформлення операцій по надходженню, руху та вибуттю запасів;контроль за зберіганням та рухом запасів на складі;
контроль за раціональним використанням запасів та додержанням норм їх використання.
В процесі господарської діяльності бюджетних установ відбувається рух запасів, який включає послідовні операції: надходження, передача в межах установи та витрачання (або реалізація). Зазначені операції відображаються в обліку за допомогою первинних документів, оформлених належним чином.
Запаси надходять до бюджетних установ шляхом:
безпосереднього одержання від постачальників, від підрозділів установи;
в порядку гуманітарної допомоги;
в порядку централізованого постачання;
через підзвітних осіб.
Основними документами щодо надходження запасів виступають:
рахунки-фактури;
прибуткові накладні;
акти приймання матеріалів тощо.
В цих документах фіксуються наступні відомості:
від кого надійшли матеріали або продукти харчування;
найменування;
сорт;
кількість (вага);
ціна;
сума;
дата надходження;
підпис матеріально відповідальної особи, що одержала запаси.
Для отримання матеріальних цінностей зі складу постачальника уповноваженій особі видається довіреність на отримання цінностей.
Матеріальні цінності, що надходять на склад бюджетної установи, перевіряються на відповідність їх асортименту, кількості, зазначених у супровідних документах [14].
Приймання матеріалів здійснюється комісією з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи, представника постачальника або незацікавленої організації[12] (Додаток Б).
Обов’язковою умовою при оприбуткуванні запасів є відмітка матеріально відповідальної особи про прийняття матеріалів на відповідальне зберігання (ставиться підпис) [16].
При централізованій поставці, якшо запаси придбані за рахунок коштів спеціального фонду кошторису доходів і видатків, у документах на оприбуткування цінностей ставиться печатка установи.
Якщо матеріали отримують безпосередньо на складі постачальника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали. Документи надходять до відділу постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає їх на склад для контролю при прийнятті вантажу. Але роль бухгалтерії не обмежується перевіркою документів – вона зобов’язана встановити: доцільність тієї чи іншої поставки матеріалів, чи задовольняє поставка потреби установи і чи не призведе вона до утворення понаднормованих запасів.
Якщо при прийнятті матеріалів на склад не виявлено розбіжностей між їх фактичною наявністю і документальною кількістю, матеріали можуть бути оприбутковані без виписки додаткових документів.
Якщо при оприбуткуванні виявлено пошкодження чи втрати матеріалів внаслідок транспортування, бюджетні установи складають комерційний акт, який передається транспортній організації, що виконувала доставку матеріалів.
Якщо розбіжності виявлено при оприбуткуванні матеріалів на складі, складається акт приймання, в якому фіксуються найменування матеріалів, одиниця виміру, шифр субрахунку, номенклатурний номер, фактична кількість і сума. Акт у двох примірниках складається приймальною комісією з обов’язковою участю завідувача складом та представника від постачальника або сторонньої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий – для направлення претензійного листа постачальнику.
На підставі зазначених документів робиться запис операцій по надходженню матеріалів у відповідні облікові реєстри.
Надходження матеріалів від заготівлі та переробки (заготівля палива, переробка овочів) оформляється актом, який затверджує керівник установи.
Матеріальні цінності, що надійшли до бюджетної установи в порядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов’язковою участю працівника бухгалтерії та представника вищої за рангом організації. Приймання цінностей проводиться шляхом їх перелічування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються ці цінності на зберігання. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, який підписується членами комісії.
Матеріали, прийняті на склад, оприбутковуються, тобто беруться на облік, на підставі виправдних документів тим числом, коли отримано цінності.
Заслуговує на увагу практика бюджетних установ, які оприбутковують матеріали, що надійшли, безпосередньо за документами постачальників шляхом проставлення на них штампу і заповнення його реквізитів (кількість прийнятих матеріалів, номенклатурний номер, підпис матеріально відповідальної особи).
У процесі здійснення своєї діяльності в бюджетних установах відбувається вибуття запасів, яке включає наступні операції:
передачу в межах установи від однієї матеріально відповідальної особи до іншої;
витрачання;
реалізацію залежалих або зайвих запасів;
безоплатну передачу в межах відомства.
Порядок документального оформлення відпускання матеріалів залежить від того, які матеріали витрачаються і на які цілі, а також від періодичності їх використання.
Видача матеріалів зі складу здійснюється за документами, затвердженими керівником установи. Для цього потрібні:
накладна (вимога) – призначена для оформлення надходження запасів на склад та видачі запасів зі складу. Може застосовуватися при переміщенні запасів в установі. Накладна (вимога) виписується в двох примірниках (Додаток Д);
меню-вимога на видачу продуктів харчування – призначена для видачі продуктів харчування зі складу. Меню-вимога складається щодня на підставі даних про кількість людей, що харчуються, та натуральних норм розкладки продуктів харчування. Меню-вимога з підписом осіб про видачу і одержання продуктів харчування передається в бухгалтерію в строки, встановлені графіком документообігу, але не рідше як 5 раз на місяць. Приймаючи меню-вимогу бухгалтерія обов’язково проводить звірку кількості осіб, що харчувались згідно даних меню-вимоги, з фактичною наявністю на певну дату осіб, яким призначене харчування;
забірна картка – призначена для оформлення матеріальних цінностей, що видаються систематично протягом місяця. Забірна картка виписується на кожного одержувача на декілька найменувань цінностей. Ця картка виписується в двох примірниках, один з яких з розпискою одержувача зберігається на складі, а другий – в одержувача. При щоденному відпуску запасів забірна картка виписується строком на 15 днів, а при періодичному відпуску – строком на місяць. У межах установленого ліміту запаси видаються при пред’явленні одержувачем свого примірника забірної картки. Відпуск запасів понад установлений ліміт здійснюється за накладною (вимогою). Виходячи з планової потреби в запасах та норм витрат, ліміти встановлюються центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю, а за відсутності таких документів установою самостійно;
шляховий листок є підставою для списання на видатки автомобільного бензину. Бензин списується по фактичних видатках, але не вище норм, затверджених для окремих марок автомобілів;
відомість на видачу матеріалів на потреби установи – використовується для видачі господарських матеріалів, матеріалів для навчальної та іншої мети протягом місяця. Записи у відомості робити слід не в хронологічному порядку, а для кожного виду матеріалів – залишати відповідну кількість рядків, щоб наприкінці місяця по кожному виду можна було зробити загальний підсумок;
роздавальні відомості – при проведенні ремонту;
акти на списання цінностей – при передачі в експлуатацію МШП вартістю до 10 грн.;
журнал реєстрації битого посуду, а щомісячно або щоквартально – акт про списання розбитого посуду.
Видаткові документи за складом та призначенням можна об’єднати в дві групи:
разові відомості – накладна (вимога), меню-вимога, шляховий листок;
накопичувальні відомості – відомість видачі матеріалів на потреби установи, забірна картка.
Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб. Матеріальна відповідальність робітників і службовців наступає згідно з чинним турдовим законодавством. З матеріально відповідальними особами укладають письмовий договір про повну матеріальну відповідальність на підставі однойменного типового договору. В бюджетних установах письмові договори про повну матеріальну відповідальність повинні укладатися із завідувачем господарства, робітниками, що виконують роботи з приймання матеріальних цінностей робітникам установи [12, 13, 16].
Адміністрація установи зобов’язана:
створити робітнику умови, необхідні для нормальної роботи та забезпечення збереження матеріальних цінностей;
ознайомити з чинним законодавством щодо матеріальної відповідальності робітників та службовців за збитки, нанесені установі, а також діючими інструкціями, нормативами та правилами зберігання, приймання, оброблення, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва переданих йому матеріальних цінностей;
проводити у встановленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей.
Матеріали повинні зберігатися в спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальними приладами, що забезпечують точність підрахунку кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Якщо в установі є кілька сховищ (у відділеннях, філіалах), то за кожним із них закріплюється група матеріалів. Сховищу присвоюється номер (шифр), який проставляється на всіх прибуткових і видаткових документах. Для забезпечення швидкого приймання та видачі, а також проведення інвентаризації матеріали розміщують на стелажах, в ячейках, піддонах з обов’язковими матеріальними ярликами. В ярликах позначають найменування матеріалу, його марку, сорт, розмір, номер, одиницю виміру, ціну, норму запасу.
Надходження матеріалів оформляється розпискою матеріально відповідальної особи на документах постачальника (рахунку, акті, товарно-транспортній накладній). При централізованій поставці матеріальних цінностей приймання їх підтверджується не тільки підписом матеріально відповідальної особи в супровідному документі постачальника, але й штампом (печаткою) бюджетної установи.
Оформлення відпуску матеріалів зі складів установи здійснюється на основі документів, затверджених керівником установи.
Аналіз запасів
Сутність аналізу запасів в сучасних умовах полягає не лише в простому виявленні відхилень чи встановленні структури цих цінностей. Для бюджетних установ, які функціонують в умовах фінансового дефіциту, більш важливо формувати аналітичні висновки щодо найбільш раціонального використання наявних у мінімальній кількості запасів. У зв’язку з цим актуалізуються такі напрями аналізу як пошук резервів економії, оптимізація складу та структури матеріальних цінностей і т.п. [14].
Умовою ефективного підприємства являється здійснення аналізу забезпечення установи запасами, а також оцінка ефективності їх використання [15].
Важливими завданнями аналізу забезпечення та застосування запасів бюджетної установи є наступні [16]:
оцінка реальності планів постачання запасів, ступеню їх вжитку, та інші показники;
оцінка забезпечення університету окремими видами запасів;
оцінка ступеня потужності та ефективності вжитку запасів;
визначення характеру складських матеріальних цінностей;
систематизація факторів, які спричинили відхилення фактичних показників вжитку запасів від прогнозованих;
Аналіз запасів традиційно базується на використанні:
а. числових описових прийомів аналізу:
середніх величин;
коефіцієнтів;
рядів динаміки.
числових аналітичних прийомів аналізу (прийомів детермінованого факторного аналізу (елімінування)).
Перед аналізом матеріальних ресурсів бюджетної установи ставляться такі основні завдання:
оцінка забезпеченості запасами;
аналіз руху запасів;
аналіз ефективності використання запасів в бюджетній установі.
Аналіз динаміки та структури запасів відбувається за відповідними різновидами матеріальних цінностей.
Джерелами аналізу виступають звітні, нормативні та облікові документи. Найважливішими з них є:
«Баланс» (Ф №1) [17];
«Звіт про рух матеріалів та продуктів харчування» (Ф №6) [17];
документи первинного обліку запасів (накладні-вимоги, меню-вимоги, забірні карти та інші) (Додаток Н, П, Р).
При забезпеченні установи запасами значну роль відіграє обсяг та частота їх надходження. Аналіз руху запасів відбувається з застосовуванням формули матеріального балансу :
Мп + Мн = Мк + Мв,
Де: Мп – залишки запасів на початок року; Мн – надходження запасів упродовж року; Мк – залишки запасів на кінець року; Мв – використання та вибуття запасів протягом року.
1 2 3 4 5 6 7