ТЕМА 5. ОБЛІК ТА АНАЛІЗ ФІНАНСОВО-РОЗРАХУНКОВИХ ОПЕРАЦІЙ
5.1.Облік фінансово-розрахункових операцій
Виконання кошторису пов’язане зі здійсненням розрахунків із постачальниками, бюджетом, підзвітними особами, іншими фізичними та юридичними особами, з якими бюджетні установи перебувають у господарських відносинах. Операції щодо грошових розрахунків мають бути законними, своєчасно здійсненими й завершеними до кінця бюджетного року. Тому головними завданнями обліку розрахункових операцій у бюджетних установах є: чітке дотримання чинного законодавства в обліку розрахункових операцій, а саме своєчасне й правильне відображення наявності та руху (надходження та вибуття) грошових коштів, забезпечення наявності первинних документів, контролю за своєчасністю проведення платежів, встановленого порядку розрахунків, постійний контроль за раціональним використанням коштів.
Об’єктами обліку грошових коштів і розрахунків виступають:
облік грошових коштів у касі установи;
облік грошових коштів установи на рахунках в органах казначейства чи установах банків;
облік розрахунків із підзвітними особами;
облік розрахунків із різними дебіторами і кредиторами.
Єдині вимоги до порядку ведення бюджетними установами бухгалтерського обліку руху коштів у касі, на рахунках в установах банків або в органах Державного казначейства, розрахунків із дебіторами та інших активів регламентує Інструкція з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затверджена наказом Державного казначейства від 26.12.2000 р. № 242 [18].
Зазначені розрахунки здійснюють за двома формами: безготівковими і готівковими.
Безготівкові розрахунки бюджетних установ здійснюють на основі таких принципів:
обов’язкове зберігання грошових коштів на поточних чи реєстраційних рахунках (за винятком перехідних залишків у касі);
відкриття рахунків не в установах банків, а в органах Державного казначейства;
застосування форм безготівкових розрахунків згідно із нормативними документами, розробленими методологічним управлінням Державного казначейства України;
проведення списання коштів з реєстраційних рахунків установ за розпорядженням установи;
терміновість здійснення платежів;
проведення платежів у межах залишків на рахунках платника.
Безготівкові й готівкові розрахунки в бюджетних установах здійснюють через органи Державного казначейства України. Порядок їх здійснення регламентує Порядок обслуговування державного бюджету за видатками, затверджений наказом Державного казначейства України від 25.05.2004 р. № 89 [19]. та Порядок казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затверджений наказом Державного казначейства від 23.08.2012 р. № 938 [20] із подальшими змінами й доповненнями, а також Інструкція № 242 [18].
Відповідно до вказаних законодавчих документів органи Державного казначейства здійснюють розрахунково-касове обслуговування бюджетних установ шляхом проведення платежів із реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків, відкритих бюджетними установами в органах Державного казначейства, як уже зазначалося в попередній темі, лише відповідно до затверджених кошторисів, планів асигнувань загального фонду, планів спеціального фонду та планів використання бюджетних коштів та за наявності відповідного бюджетного зобов’язання.
Здійснення видатків розпорядниками бюджетних коштів за грошовими зобов’язаннями, що виникають у господарських відносинах, проводять пріоритетно в безготівковій формі на підставі таких розрахункових документів: меморіального ордеру, платіжного доручення, вимоги-доручення, розрахункових чеків, акредитивів, векселів, які мають містити реквізити й відповідати вимогам щодо заповнення їх відповідно до Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 р. № 22 [21].
Форми розрахункових документів для здійснення розрахункових операцій установа обирає самостійно і зазначає під час укладання договорів на обслуговування. Виходячи з технічних можливостей установи та обслуговуючого банку вони можуть подаватися до банку як на паперових носіях, так і у вигляді електронних розрахункових документів, використовуючи програмно-технічний комплекс «клієнт-банк». Найпоширенішими із перелічених платіжних документів у використанні щодо бюджетних установ є платіжні доручення, які є підставою для здійснення видатків розпорядників коштів. Їх застосовують для розрахунків за фактично отримані матеріальні цінності (виконані роботи, надані послуги), у порядку попередньої оплати, для завершення розрахунків за актами попередньої звірки взаємної заборгованості, для переказу бюджетних коштів підвідомчим установам, для перерахування сум, які належать фізичним особам (заробітної плати, стипендії, пенсії та інших грошових доходів) на їхні рахунки, відкриті в установах банків.
Платіжні доручення готуються власниками рахунків і підтверджуються документами, які свідчать про цільове спрямування коштів (рахунки, рахунки-фактури, накладні, товарно-транспортні накладні, трудові угоди, договори на виконання робіт, звіти про результати здійснення процедур закупівель товарів і послуг за державні кошти). Для окремих видатків Міністерства оборони України та інших органів виконавчої влади, що становлять державну таємницю, перелік яких узгоджується із Державним казначейством України та відповідними органами виконавчої влади, незалежно від суми разового платежу подання підтверджувальних документів не потрібне.
Порядок оформлення і подання платіжних доручень органам Державного казначейства регламентується вимогами щодо обліку зобов’язань розпорядників бюджетних коштів, згідно з якими розпорядник коштів як споживач має сплатити належну суму виконавцеві за умови реалізації цих зобов’язань.
Платіжні доручення подають до органів Державного казначейства у двох примірниках. Платіжне доручення містить такі реквізити:(Додаток З)
номер; дату операції; визначення платника; код платника; код банку платника; рахунок № (платника); суму; одержувача; код (одержувача); банк одержувача; код банку одержувача; рахунок № (одержувача); призначення платежу.
Розпорядники бюджетних коштів зазначають у платіжному дорученні дату валютування, яка має бути в межах одного бюджетного періоду й терміну дії платіжного доручення.
Дата платіжного доручення має відповідати даті його фактичного подання або даті наступного дня, якщо документи надійшли після операційного часу. Термін дії платіжного доручення встановлюється у межах 10 календарних днів від дня його виписки, день заповнення платіжного доручення не враховується.
У полі «Призначення платежу» платіжного доручення зазначають такі реквізити: реєстраційний номер зобов’язання; код оплати; код економічної класифікації видатків бюджету.
Реєстраційний номер присвоюють за допомогою програмного забезпечення кожному бюджетному зобов’язанню, а також проставляють на документі, що підтверджує факт взяття на облік бюджетного зобов’язання, або в графі «Примітка» реєстру бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів (у випадках, коли документи розкривають плани оперативної діяльності чи специфіку органів державної влади, що забезпечують оборону або безпеку України).
Код оплати проставляють згідно із довідником, який формується Державним казначейством України.
Платіжні доручення перевіряються щодо правильності заповнення реквізитів та призначення платежу: назви документа; номера документа, числа, місяця, року складання; назви та коду (номера) установи платника та одержувача коштів, номерів рахунків за дебетом і кредитом; назви установи банку, органу Державного казначейства України (одержувача та платника коштів) і номера коду; суми платежу (цифрами та літерами); назви (вид товарів, робіт, послуг), за які здійснюється оплата, номера і дати документа, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок, товарно-транспортний документ), номера і дати; кодів бюджетної класифікації доходів та видатків при здійсненні видатків із бюджету, перерахуванні коштів до бюджету або перерозподілі бюджетних коштів.
Подання платіжних доручень до органів Державного казначейства здійснюють одночасно в паперовій та електронній формі. Виписки за здійснені операції надають за результатами попереднього операційного дня.
Після проведення платежу на платіжних дорученнях, за якими проведено оплату, ставиться відмітка у вигляді штампа «Сплачено».
Форму безготівкових розрахунків вимоги-доручення через органи Державного казначейства застосовують для здійснення безготівкових розрахунків у разі примусового списання (стягнення) із реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків розпорядників, одержувачів та рахунків інших клієнтів лише у випадках, установлених законами України та за рішенням суду.
Порядок примусового списання коштів із рахунків установ та організацій, відкритих в органах Державного казначейства, затверджений наказом постановою КМУ від 03.08.2011 № 845 [22]. Примусове списання (стягнення) коштів із рахунків, які відкриті на ім’я органів Державного казначейства в установах Національного банку України та комерційних банків, здійснюється в порядку, визначеному постановою Правління Національного банку України від 27.12.1999 р. № 621 «Про затвердження Інструкції про міжбанківські розрахунки в Україні» [23] та Інструкцією про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті від 21.01.2004 р. № 22 [21].
Примусове списання (стягнення) коштів із реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків, на яких обліковуються кошти загального і спеціального фондів установ та організацій, та рахунків інших клієнтів, що відкриті в органах Державного казначейства, проводять органи Державного казначейства за платіжними вимогами.
Платіжна вимога — розрахунковий документ, що містить вимогу стягувача або за договірного списання одержувача до банку, який обслуговує платника, здійснити без погодження із платником переказ певної суми коштів із рахунка платника на рахунок одержувача.
Платіжну вимогу та супровідні документи стягувач подає до банку, що його обслуговує, або до органу Державного казначейства, в якому обслуговується установа — боржник. Платіжна вимога і супровідні документи є обов’язковими. Розпорядження стосовно примусового стягнення оформляється на бланку платіжної вимоги за формою, згідно із вимогами до заповнення реквізитів розрахункових документів, затверджених Національним банком України.
За примусового списання коштів на підставі виконавчого документа чи за здійснення примусового списання відповідно до ст. 8 Господарського процесуального Кодексу [24], стягувач подає до органу Державного казначейства відповідний виконавчий документ, на підставі якого оформлено платіжну вимогу, копію претензії та відповідь платника на претензію.
Платіжну вимогу та супровідні документи, як зазначалося, стягувач подає до банку, що його обслуговує, чи до органу Державного казначейства, де обслуговується боржник.
Після перевірки установа банку, орган Державного казначейства надсилає їх до органу казначейства, де обслуговується платник.
Банк стягувача приймає платіжні вимоги впродовж 10 календарних днів від дати їх складання, а орган Державного казначейства, в якому обслуговується установа — боржник, — упродовж 30 календарних днів від дати їх складання.
При надходженні платіжної вимоги до органів Державного казначейства безпосередньо від стягувача термін дії платіжної вимоги не має перевищувати 10 днів від дня її складання.
Платіжні вимоги, що надходять до казначейства впродовж операційного часу, виконуються в день їх надходження.
У разі відсутності коштів на рахунку розпорядника, одержувача бюджетних коштів або інших клієнтів для виконання платіжних вимог вимоги в той самий день повертаються без виконання стягувачу.
Реєстрацію документів, що надійшли до органу Державного казначейства, здійснюють у журналі реєстрації розрахункових документів щодо примусового списання (стягнення) коштів; платіжні вимоги передаються виконавцю під підпис у журналі реєстрації розрахункових документів щодо примусового списання коштів для проведення стягнення.
Примусове списання (стягнення) коштів загального фонду державного бюджету проводиться органами Державного казначейства в межах асигнувань на поточний рік і за наявності на відповідних реєстраційних рахунках та рахунках інших клієнтів коштів за відповідними кодами бюджетної класифікації. Примусове списання коштів здійснюється за тим самим кодом економічної класифікації видатків бюджету, за яким би здійснювався платіж, якби оплата була проведена не примусово. Витрати, пов’язані із урегулюванням господарського спору, санкцій за іншими видатками, стягуються за кодом 1139 «Оплата інших послуг та інші видатки».
Після проведення примусового списання (стягнення) коштів розпорядники та одержувачі бюджетних коштів мають увідповіднити облік зареєстрованих в органах Державного казначейства зобов’язань до проведених операцій і внести відповідні зміни до кошторису доходів та видатків.
Використання банківських платіжних карток, акредитивів та векселів як платіжних документів регулюється окремими нормативно-правовими актами Національного банку.
Акредитиви можуть застосовуватися установами як за коштами загального, так і спеціального фондів бюджету. Порядок оформлення акредитивів і терміни їх дії для установ, що здійснюють казначейське обслуговування кошторисів, установлює Державне казначейство України. Це, зокрема, форма розрахунків, за якою банк-емітент за дорученням свого клієнта зобов’язаний виконати платіж третій особі за поставлені товари (роботи, послуги) або надати повноваження третій особі здійснити платіж.
Цією формою розрахунків передбачена участь:
заявника акредитива — платника, що звертається до банку, який його обслуговує, про відкриття акредитива;
банку-емітента — банку платника, що відкриває акредитив своєму клієнтові;
банку-виконавця, що здійснює платіж за акредитивом;
бенефіціара — юридичної особи, на користь якої встановлений акредитив.
Власне, така форма безготівкових розрахунків є різновидом форм договору, оскільки за цими операціями всі зацікавлені сторони мають справу лише із документами, а не з товарами, послугами або іншими видами виконання зобов’язань.
Розрізняють такі види акредитивів:
покритий, коли кошти платника завчасно в повному обсязі бронюються на окремому рахунку в банку-емітенті або банку-виконавці;
непокритий — оплата за яким, у разі тимчасової відсутності коштів на рахунку платника, гарантується банком емітентом за рахунок банківського кредиту, і банк-емітент надає банку-виконавцю право списувати платежі на користь постачальника-отримувача коштів зі свого кореспондентського рахунка;
відкличний — це акредитив, який може бути змінений або анульований банком-емітентом на вимогу покупця без попереднього погодження з постачальником;
невідкличний акредитив — це акредитив, який не можна замінити або анулювати без згоди постачальника, на користь якого було відкрито акредитив.
Термін дії акредитива встановлюється відповідно до чинного законодавства.
Меморіальні ордери застосовують для оформлення внутрішньобанківських операцій, операцій щодо списання коштів із рахунка платника, здійснення договірного списання з рахунка свого клієнта на підставі його письмового доручення або розпорядження стягувача про списання коштів із рахунка платника.
Розрахункові чеки використовують у безготівкових розрахунках підприємств та фізичних осіб з метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари (виконані роботи, надані послуги). Їх застосовують лише для безготівкових переказів із рахунка чекодавця на рахунок одержувача коштів, і вони не підлягають оплаті готівкою (фізичні особи можуть обмінювати розрахунковий чек на готівку або отримувати решту із суми розрахункового чека, але не більш як 20 відсотків від суми чека).
Для гарантованої оплати розрахункових чеків чекодавці бронюють кошти у банку на окремому аналітичному рахунку «Розрахунки чеками»
Термін дії чекової книжки — один рік, розрахункового чека, що видається фізичній особі для одноразового розрахунку, — 3 місяці. Чекова книжка може видаватися для розрахунків із будь-яким конкретним постачальником або з різними постачальниками.
Чек із чекової книжки виписується при здійсненні платежу і видається при отриманні товарів, виконаних робіт та наданих послуг. Під час виписування чека чекодавець обов’язково переписує залишок ліміту із корінця попереднього чека на корінець виписаного і вказує новий залишок ліміту, а також дотримується всіх правил заповнення.
Розрахункові чеки та чекові книжки є бланками суворого обліку.
Виготовляються чеки на замовлення комерційного банку за зразком, затвердженим Національним банком України, брошуруються у чекові книжки по 10, 20, 25 аркушів. Для розрахунків, що використовуються фізичними особами для здійснення одноразових операцій, виготовляються окремі бланки.
Готівкова форма розрахунків застосовується для розрахунків із фізичними особами із виплат, пов’язаних з оплатою праці, грошового забезпечення, стипендії, соціальних виплат підзвітних сум, за спеціальними видами платежів, із відшкодування завданих збитків, а також розрахунків з підприємцями за матеріальні цінності, надані послуги і виконані роботи в межах наявних коштів як за рахунок коштів, одержаних із кас банків, так і за рахунок готівкової виручки.
До розрахунків готівкою підприємств, відповідно до положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, встановлена гранична сума обмеження у десять тисяч гривень. Кількість підприємств і підприємців, з якими проводять розрахунки, впродовж дня не обмежується.
Операції, пов’язані із прийманням і виданням готівкових коштів за проведення розрахунків через касу установи із відображенням цих операцій у касовій книзі, називають касовими.
Облік касових операцій у бюджетних установах здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637) [25].
Це Положення регламентує порядок організації готівкових розрахунків, оформлення касових операцій, норми й терміни зберігання готівки в касі, ведення касової книги та обов’язки касира, а також визначає контроль та законність проведення касових операцій.
Готівка, одержана установами, має витрачатися суворо за цільовим призначенням відповідно до кошторисів бюджетних установ (Додаток А).
За казначейського обслуговування кошторисів уся виручка, що надходить готівкою до каси установи, має зараховуватися на рахунки, відкриті в органах Державного казначейства. Використання виручки, що надходить готівкою, без попереднього зарахування її на рахунки забороняється.
Розмір суми грошових коштів у касі на кінець робочого дня обмежується лімітом.
Установлення ліміту каси проводиться установою самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним бухгалтером та керівником установи (або уповноваженою ним особою), До розрахунку приймається строк здавання установою готівки для її зарахування на рахунки, визначений відповідним договором банківського рахунку. Установлений ліміт каси затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) установи.
Кожна установа визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягів касових оборотів (надходжень і видатків за всіма рахунками), установлених строків здавання готівки, тривалості операційного часу банку тощо
Рисунок. 5.1.1. Схема наявності та руху грошових коштів у касі бюджетної установи
Понад встановлені ліміти в касі установи можуть зберігатися гроші на виплату заробітної плати, стипендії, допомоги з тимчасової непрацездатності лише впродовж трьох робочих днів, включно із днем отримання готівки в банку. Після цього готівку здають у банк. Якщо в окремі дні немає перевищення ліміту каси, в ці дні готівкову виручку до кас банків можна не здавати.
Усі касові операції ведуться касиром або іншим працівником, який призначається на цю посаду керівником установи.
Касир здійснює приймання грошей у касу, видачу їх, ведення касової книги, несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей, на нього покладено повну матеріальну відповідальність за функції щодо видавання—приймання, зберігання готівки та складання касового звіту. Касиру забороняється передовіряти виконання своїх обов’язків іншим особам. За потреби тимчасової заміни касира виконання його функціональних обов’язків за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір на повну матеріальну відповідальність.
Цінності, що перебувають під звітом касира, передаються тимчасово призначеному касирові в присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування й передавання цінностей складають акт за підписами зазначених осіб.
Якщо установа має велику кількість підрозділів, виплата заробітної плати й допомоги з тимчасової непрацездатності може здійснюватися за письмовим наказом керівника іншими, крім касира, особами, з якими також укладаються письмові договори про повну матеріальну відповідальність.
Готівку в касу із реєстраційних рахунків в органах Державного казначейства касир отримує за грошовими іменними чеками.
Порядок видавання готівки розпорядникам бюджетних коштів, одержувачам коштів державного бюджету та іншим клієнтам здійснюється відповідно до наказу Державного казначейства України від 25.05.2004 р. № 89 «Про затвердження Порядку обслуговування державного бюджету за видатками» [26].
Для оформлення документів на отримання та повернення заробітної плати, стипендії, допомоги, видатків на службові відрядження та інших коштів, що видаються на видатки, які не можуть бути проведені безготівковою оплатою, бюджетні установи й організації подають до органів Державного казначейства заявку на видачу готівки та платіжне доручення на переказ готівкових коштів.
Заявки подають у двох примірниках, один із яких після видачі готівки повертається установам із відповідним відбитком штампа казначейства, зберігається як обов’язковий документ і є додатком до бухгалтерських регістрів, що підтверджують обсяг і цільове спрямування коштів. У заявках на видавання готівки вказують суми прибуткового податку з громадян, суми нарахувань до фонду соціального страхування України, суми страхових внесків до Пенсійного фонду та інші податки й обов’язкові платежі, які утримані та нараховані на фонд заробітної плати відповідно до чинного законодавства.
Готівка на придбання продуктів харчування та медикаментів одержувачам бюджетних коштів видається на підставі заявки, але за наявності дозволу головного розпорядника бюджетних коштів. Після отримання матеріальних цінностей, придбаних за готівку, до органів Державного казначейства надаються документи, які підтверджують здійснені видатки та взяття на облік (акт придбання матеріальних цінностей, прибуткову накладну, роздавальну відомість).
Підтверджувальні документи подають упродовж трьох днів після придбання.
На підставі перевіреної заявки органи Державного казначейства України виписують на касирів чи уповноважених осіб, указаних у заявці, грошові чеки на отримання готівки, які реєструються в журналі реєстрації виданих чекових книжок із зазначенням номерів чеків та осіб, котрі отримали чекові книжки. Отримання готівки проводиться з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім’я органів Державного казначейства за балансовими рахунками групи 257 «Кошти до виплати» Плану рахунків комерційних банків України. На ці рахунки переказують кошти до виплати без перерахувань [27, 28].
Невикористана готівка повертається одержувачами бюджетних коштів безпосередньо на цей самий рахунок за відповідним документом, під час заповнення якого обов’язково вказують номер реєстраційного рахунка.
Надходження і видача готівки установами відображається у касовій книзі. Кожна установа, що є юридичною особою і має касу, для обліку готівкових операцій у національній валюті України веде одну касову книгу. На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.
Касова книга — це обліковий регістр, призначений для аналітичного обліку і контролю касових операцій, що ведеться у відомому студентам порядку. Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені печаткою підприємства та засвідчені підписами керівника підприємства та головного бухгалтера. Записи здійснюються у двох примірниках, перший примірник залишається в касовій книзі, другий має бути відривним і є звітом касира. За операціями з одержання або видавання готівки записи здійснюють за кожним прибутковим і видатковим касовим ордерами в день їх надходження або видачі. Готівка, видана за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, стипендії, інших виплат соціального характеру, відображається в касовій книзі після завершення термінів цих виплат. Записи до касової книги здійснюють шляхом уведення потрібної інформації з первинних касових документів на початку наступного робочого дня (із залишками на кінець попереднього дня), вони містять всі реквізити, передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги нумерують у порядку зростання. Виправлення в касовій книзі не допускаються, але якщо їх зроблено, то вони засвідчуються підписами касира та головного бухгалтера або особи, котра його заміщує [27, 28].
Касова книга може вестися і в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведуть касову книгу, має забезпечувати візуальне відображення і роздрук документів «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», які за формою і змістом відтворюють зміст касової книги в паперовій формі. Паралельно складається машинограма «Звіт касира». Машинограма «Зведена відомість оборотів за субрахунками» призначена для синтетичного обліку касових операцій.
Наприкінці робочого дня касові операції за день підсумовують, виводять залишок готівки в касі на початок наступного дня і передають із прибутковими і видатковими ордерами та підтверджувальними документами до бухгалтерії як звіт касира.
Правильність оформлення касових документів та їх обґрунтованість перевіряє бухгалтер, який проти кожного прибуткового чи видаткового документа проставляє шифр кореспондуючих рахунків.
Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або уповноважену керівником особу.
Документальне оформлення надходження і видавання грошових коштів бюджетних установ здійснюють на підставі належним чином оформлених прибуткових і видаткових касових ордерів.
Касові ордери — це документи, що засвідчують законність надходження грошових коштів до каси та їх витрачання за цільовим призначенням [12].
Оприбутковування готівки проводять за касовим ордером № КО-1, підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи. Про приймання готівки видається відривна квитанція за підписом головного бухгалтера або відповідальної особи і касира, засвідчена печаткою (штампом) установи.
Видача готівки з каси установи проводиться за видатковими касовими ордерами № КО-2 або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особами, які на це уповноважені. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках є дозвільний надпис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов’язковий.
Прибуткові та видаткові ордери і квитанції до них заповнюються бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів, які забезпечують належне збереження цих записів упродовж установленого для зберігання документів терміну.
У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи.
Видання прибуткових і видаткових касових ордерів і документів на руки особам, котрі вносять або одержують готівку, забороняється. Приймання і видачу готівки можна проводити лише у день їх складання. Прибуткові ордери або видаткові касові документи одразу після одержання або видачі за ними готівки підписує касир, а на доданих до них документах ставиться штамп або надпис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання їх до каси установи реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі платіжних відомостей на виплати, пов’язані з оплатою праці, реєструють після здійснення цих виплат.
Видачу готівки із каси здійснюють лише особі, зазначеній у видатковому документі. До того ж гроші можуть видаватися за дорученням, оформленим в установленому порядку.
Після видачі заробітної плати, стипендії за платіжними відомостями касир у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, ставить штамп «Депоновано». Депоновані суми, що підлягають здаванню до банку, оформлюють видатковим касовим ордером із відображенням цієї операції в касовій книзі, підставою для цього є квитанція до заявки на внесення готівки до установи банку.
Видача готівки з каси, не підтверджена підписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.
З метою контролю за збереження готівкових коштів в установах та організаціях проводять інвентаризацію кас. Для проведення інвентаризації каси за письмовим наказом керівника призначається комісія, яка по завершенні інвентаризації каси складає акт, в якому за наявності розбіжностей із даними обліку вказується сума нестачі або надлишків та обставини їх виникнення [28].
Щоденний звіт касира підлягає ретельній перевірці бухгалтером, до функціональних обов’язків якого належить перевірка звітів касира та ведення синтетичного обліку касових операцій. Бухгалтерські записи ведуться на підставі перевірених відривних листків другого примірника касової книги і доданих до них документів та систематизуються в меморіальному ордері № 1 (Накопичувальна відомість за касовими операціями, форма № 380 бюджет) [17]. Якщо касові операції здійснюються в національній та іноземній валюті, тоді меморіальні ордери складають і нумерують відповідно № 1—1, № 1—2 тощо (Додаток С, Т)
Облік фінансово-розрахункових операцій
Установи державного сектору є важливими суб'єктами фінансовогосподарських відносин при будь-якій системі господарювання та за будьякої моделі державного устрою, оскільки їх діяльність спрямована на задоволення низки соціальних потреб, таких як освіта, культура, наука, охорона здоров'я, фізична культура, соціальне забезпечення тощо.
Від рівня організації аналізу діяльності залежить ефективність управління установою державного сектору. Завдяки аналізу здійснюється кількісна та якісна оцінка тих змін і відхилень від планових показників, які відбуваються в установі, з'ясовуються їх причини, виявляються резерви (трудові, матеріальні, фінансові) та розробляються превентивні заходи з метою усунення (або мінімізації) виявлених негативних тенденцій на майбутнє.
Результатом такого аналізу повинно стати підвищення ефективності діяльності установи державного сектору. Оскільки господарська діяльність суб'єктів господарювання різних сфер діяльності має свою специфіку, то й аналіз діяльності установ державного сектору певною мірою відрізняється від налізу діяльності підприємств промисловості, сфери товарного обігу, сільського господарства і т. д.
Аналіз діяльності установи державного сектору - це система спеціальних знань, пов'язаних із дослідженням тенденцій господарського розвитку установи, обґрунтуванням планів її діяльності, оцінкою наявних результатів діяльності, пошуком господарських резервів, підвищенням ефективності діяльності установи, а також прийняттям необхідних управлінських рішень.
Економічна сутність розрахункових операцій установ державного сектору полягає в тому, що в процесі їх здійснення виникають поняття дебіторської та кредиторської заборгованостей, які впливають на розмір майна установи, можуть покращувати або погіршувати її фінансовий стан та змінювати економічний потенціал.
Інвентаризація розрахунків перш за все регулюється Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» [8], зокрема стаття 10 визначає, що: для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства повинні проводити інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан і оцінку; об'єкти та періодичність інвентаризацій визначаються керівником підприємства, за винятком випадків обов'язкової інвентаризації, які встановлені законодавством (Додаток Ш, О).
З огляду на те, що об’єктом нашого дослідження є установи державного сектору, відповідальні за внутрішній контроль особи повинні в першу чергу дотримуватися бюджетного законодавства, а саме Бюджетного кодексу. Бюджетним кодексом передбачено, що саме головний розпорядник бюджетних коштів установи повинен [4]:
здійснювати управління бюджетними коштами в рамках встановлених йому бюджетних повноважень та проводити оцінку ефективності бюджетних програм, забезпечуючи ефективне, результативне і цільове використання бюджетних коштів;
організацію та координацію роботи розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня та одержувачів бюджетних коштів у бюджетному процесі;
здійснювати внутрішній контроль за повнотою надходжень, взяттям бюджетних зобов’язань розпорядниками бюджетних коштів нижчого рівня та одержувачами бюджетних коштів та витрачанням ними бюджетних коштів;
забезпечувати організацію та ведення бухгалтерського обліку, складання та подання фінансової і бюджетної звітності в порядку, встановленому законодавством.
Отже, господарська діяльність суб'єктів господарювання різних сфер діяльності має свою специфіку, то й контроль та аналіз діяльності установ державного сектору певною мірою відрізняється від аналізу діяльності підприємств промисловості, сфери товарного обігу, сільського господарства.
1 2 3 4 5 6 7