Оформлення службових документів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.


Нажми чтобы узнать.
скачати

Введення

Складання службових документів - важкий і складний процес, який займає багато часу службовців та ІТП. Рационализировал цей процес, можна добитися економії часу, підвищити загальну культуру документування і управлінської праці

У роботі з документування велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв'язків. При підготовці документів слід враховувати, що мова є не пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом - наказової конструкцією мови наказів, розпоряджень, постанов. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викладають прохання, вимогу, подяку і т.д. Ділова мова, ділова мова, ділове службовий лист - поняття визначені. Ділова мова - це мова офіційних взаємин, це літературна мова.

Традиції і звичаї в документуванні виявилися дуже живучими. І зараз ще зустрічаються застарілі терміни, архаїзми, словосполучення, мовні штампи, канцеляризми («яким образам», «прошу не відмовити», «при цьому направляємо», «дана справжня» та ін.) При складанні документів потрібно користуватися офіційно-діловим стилем.

Літературна мова має багато стилів, художньо белетристичний, суспільно-публіцистичний, науковий, виробничо-технічний, історичний, офіційно-діловий і т.п., які весь час розвиваються і перебувають у постійній взаємодії.

«Під стилем ... мови, - каже відомий філолог О.М. Єфімов, - прийнято розуміти історично сформовану різновид мови, що відрізняється як щодо складу та характеру об'єднання мовних засобів, так і в сенсі закономірності їх вживання. Для кожного стилю існує характерне, типове, а також заборонене ». [2]

У кожній групі стилів є свої різновиди. Так, художньо белетристичний стиль включає прозовий і поетичний; суспільно-публіцистичний - стилі газетно-журнальний та літературно-критичний. Документально-діловий стиль має у своєму складі стиль законодавчо-розпорядчих документів (указів, наказів, розпоряджень, постанов), ділового листування, телеграфний стиль і т.д.

«Стиль законодавчо-розпорядчих документів, - зазначав академік Л.В. Щерба, - «мова законів» - вимагає, перш за все, точності і неможливості будь-яких пересудів; швидкість розуміння не є вже в такому випадку винятково важливою, так як зацікавлена ​​людина без будь-якого понукання прочитає всяку статтю закону і два, і три рази » . [5]

Якість та структура стилів непостійні і змінюються від століття до століття, від епохи до епохи. Після Жовтневої революції в установах продовжувало працювати багато службовців дореволюційної Росії, ділова мова включала безліч канцеляризмів і архаїзмів («Дано Петрову Івану Яковичу, що він дійсно є особою, яким себе іменує, що підписом і прикладенням печатки засвідчується»). Тому чимало минуло часу, перш ніж позбулися старого і непотрібного у мові і стилі.

Офіційно-діловий стиль має специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа повинні дотримуватися наступні основні принципи: об'єктивність змісту і нейтральність тону, повнота інформації та стислість викладу, типізація мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або його структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службовому документі повинні відповідати нормам адміністративного права.

Більшість документів складається не від першої, а від третьої особи, причому займенники замінюються іменниками (не "я прошу") а «інститут просить», «Міністерство не заперечує»). У службовій документації неприпустимі діалекти (місцеві говори), просторічні та жаргонні слова.

На сьогоднішній день тема мого дослідження є актуальною, тому що стандартизовані обороти вимагають мінімального розумового напруження і прискорюють процес складання документів. За даними інженерної психології, стандартизовані обороти сприймаються в 8-10 разів швидше. Процес прочитання документа можна уподібнити пошуку інформації. Цей пошук здійснюється за допомогою ключових слів, що визначають вид документа (наказ, рішення), і типізованих обертів.

У наші дні одним із сильних засобів впливу на мову мас є друковане слово. З книг і журналів читачі черпають не тільки спеціальні знання, а й приклади правильного і образного викладу думок. Однак ще дуже часто трапляються відхилення від літературних норм. Наприклад. «Вітання на адресу», «закиди на адресу» ', «передовий форпост науки» та ін

Необгрунтовано багато зустрічається словесних штампів («треба помститися», «особливо треба зупинитися», «необхідно вказати», «зупинитися на питанні», «враховуючи вищевикладене», «отримати наступне», «зазначений інвентар», «видана дана довідка» і т . д.).

До числа побитих мовних штампів, уживаних доповідачами та лекторами, відносяться також: «почати боротьбу за ...», «пов'язати питання», «загострити увагу», «націлити увагу», «поставити на чільне місце», «в центрі уваги», « ми маємо на сьогоднішній день »,« важко переоцінити значення »і т.п.

Стандартно звучать слова-супутники, критика - обов'язково різка, підтримка - завжди гаряча і т.п.

Мова службових документів повинен відповідати таким вимогам:

1. Дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих з них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно.

Як норми нерідко виступають і такі варіанти мови, які найбільш доцільні, доречні, а тому й кращі. Так, скажімо, при виборі варіантів типу «надати допомогу - допомогти», «допускати помилку - помилитися» треба враховувати традиції стилю, якими користуються в даному випадку.

2. Наявність слів, застосовуються переважно
в офіційних документах, закріпилися в адміністративно-канцелярської мови (типу «належний», «належний», «вищевказаний», «нижчепідписаний» і т.п.).

  1. Використання термінів та професіоналізмів (обумовлене тематикою, змістом службових документів), в першу чергу юридичних і бухгалтерських;

  2. Широке вживання складних отименние прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад: «з метою надання допомоги», «в порядку надання допомоги» ',

  3. Обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов - речень з причетними і дієприслівниковими зворотами, з різного роду перерахуваннями.

Однією з найбільш примітних рис офіційно-ділового стилю є безперервно триваючий процес стандартизації ділового мовлення, перш за все мови масової типової документації; широке використання готових, вже затвердилися словесних формул, трафаретів, штампів. Наприклад, «в цілому», «у зв'язку», «відповідно до», «в інтересах» (стандартні синтаксичні моделі з отименние приводами). Їх використання в документах цілком закономірно, тому що полегшує процес складання типових текстів.

Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення причетних і дієприкметникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.

1. Види документів та їх класифікація

Всі документи по відбиваним у яких видам діяльності діляться на дві великі групи. Перша - це документи із загальних та адміністративних питань, тобто з питань загального керівництва підприємством (організацією) і його виробничою діяльністю. Ці документи можуть становити працівники всіх підрозділів підприємств. Друга група - документи з функцій управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів.

Документи класифікуються за найменуваннями: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і т.д. Оформлення всіх цих документів уніфіковано, але за змістом вони можуть бути абсолютно різними:

- За місцем складання: внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств, організацій і від приватних осіб);

- За змістом: прості (присвячені одному питанню) і складні (що охоплюють кілька питань);

- За формою: індивідуальні, коли зміст кожного документа має свої особливості (наприклад, доповідні записки), трафаретні, коли частина документа віддрукована, а частина заповнюється при складанні, і типові, створені для групи однорідних підприємств.

Як правило, всі типові й трафаретні документи друкуються друкарським способом або на розмножувальних апаратах.

- За термінами виконання: строкові, що вимагають виконання у визначений термін, і нетермінові, для яких термін виконання не встановлений;

- За походженням: службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, що стосуються конкретної особи і є іменними;

- За видом оформлення: справжні, копії, виписки, дублікати;

- Із засобів фіксації: письмові, графічні, фотокінодокументи і т.д.

Оригінал - це підписаний і належним чином оформлений примірник документа, складений в перший раз.

Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою «копія»), засвідчене у встановленому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника та печатку.

Іноді для роботи потрібно не копія з оригінального документа, а виписка з того чи іншого його розділу. При оформленні виписки обов'язково треба вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам і організаціям надано право в разі втрати власником справжнього документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), що має однакову юридичну силу з оригіналом.

2. Правила оформлення телефонограм

Телефонограма (ТФГ) - запис повідомлень на відстані з голосу. Документ, який містить оперативну інформацію, передану усно по каналах телефонного зв'язку. Адресат отримане повідомлення записує від руки. Може бути застенографірована або записана за допомогою звукозаписувальної апаратури, а потім розшифрована і видрукувана. Слід перевіряти правильність запису повторним читанням телефонограми в кінці її передачі.

ТФГ як правило містить повідомлення, сповіщення, оповіщення, розпорядження.

Якщо ТФГ передається декільком адресатам, до неї додається список установ, яким її надсилають, і номери телефонів, за якими ТФГ передається.

ТФГ пишеться коротко, точно, простими реченнями: «Повідомляємо місце і час проведення зборів акціонерів ...».

Обсяг ТФГ не повинен перевищувати 50 слів.

При передачі ТФГ після подання говорять абонентові: «Прийміть телефонограму». Слід дати час абоненту підготувати все необхідне для запису. Далі чітко диктують текст, після чого просять повторити текст. Насамкінець слід назвати прізвище що передав ТФГ, час передачі, телефон і запитати: хто прийняв.

У секретаря завжди повинні бути бланки вхідних і вихідних ТФГ.

Обов'язковими реквізитами телефонограми є:

· Найменування установ адресанта і адресата;

· Реквізит «від кого» і «кому» із зазначенням посади, прізвища, та по батькові посадових осіб;

· Номер, дата і час передачі і прийому телефонограми;

· Посади і прізвища передав і прийняв телефонограму;

· Номери телефонів;

· Текст і підпис.

Надійшла телефонограма повинна мати ті ж реквізити, що і відправляється, за винятком підпису.

Телефонограма повинна мати заголовок, він складається відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 як для ділового листа, тобто виражається прийменниковим відмінком з прийменником «о» або «про». Наприклад, «Про зміну часу засідань Ради», «Про прибуття учасників семінару» Телефонограми пишуться подібно телеграм коротко, чітко, простими реченнями. У першій частині телефонограми констатуються факти, що спонукали дати телефонограму, в другій - їхні дії. Телефонограма викладаються від першої особи. Бажано, щоб організація мала спеціальні бланки для вхідних і вихідних телефонограм. Телефонограма складається в одному примірнику і підписується керівником або відповідальними виконавчим.

Телефонограма включає наступні реквізити: найменування підприємства, вид документа, дата, індекс, місце складання, адресат, текст, підпис, позначки про час передачі і вказівка ​​посад і прізвищ (або тільки прізвищ) осіб, які взяли і передали телефонограму. У разі відсутності бланків для телефонограми застосовуються листи паперу форма А5. Телефонограми складаються в одному примірнику, підписуються керівником підприємства або безпосереднім виконавцем. Якщо телефонограма передається декільком адресатам, то додається список установ - адресатів і номерів телефонів.

Класифікація листування може проводитися за різними ознаками, пов'язаних з призначенням і змістом документів, їх важливістю і терміновістю, значимістю у вирішенні певних завдань, статусом автора й адресата, характеристиками матеріального носія і способу запису, технологією передачі за допомогою засобів зв'язку та особливостями обробки в системах діловодства . Для класифікації листування істотне значення має віднесення документів до певних систем управлінської документації та категоріям повідомлень, переданих по мережах зв'язку. Перелік підстав, за якими може проводитися систематизація ділового листування, є дуже великим. На різних стадіях створення, передачі і використання ділової переписки вирішуються певні прикладні задачі і застосовуються відповідні ознаки класифікації документів.

Листування, як будь-яку іншу документацію, прийнято підрозділяти на службову (офіційну) і особисту. Позначка «Особисто» на листах, що направляються на адресу організації, може мати двоякий характер: вона може проставлятися на листах конкретній особі, що мають суто особистий характер, і підкреслювати закритість, конфіденційність інформації службового характеру.

Офіційна листування класифікується за різними ознаками (підставах, поділу). (Див. таблицю 1).

Перелік ознак класифікації ділового листування не вичерпується зазначеними підставами поділу. У ряді випадків істотне значення мають такі чинники в роботі з документами, як статус відправника і одержувача, терміновість підготовки і виконання, категорія доступу до інформації, віднесення до певних поштовим категоріям і розрядам. Важливим моментом при організації роботи з підготовки та оформлення листів є наявність офіційно затвердженої форми листа або вимог до його складу та змісту.

Як писати службові листи

  • Визначтеся з метою листи.

  • Вкажіть характер вашого листа.

  • Стислість - запорука отримання відповіді.

  • Якого саме дії ви домагаєтеся?

  • Намагайтеся виразити суть листа в тексті.

ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ЛИСТІВ

Лист - єдиний документ, на якому не ставляться назва його виду, як наприклад: «АКТ», «Н» і ін

Службові листи - спосіб обміну інформацією між організаціями, підприємствами, фірмами.

1. Службовий лист пишуть на спеціальних бланках. Склад і розташування реквізитів бланка повинні відповідати ГОСТ 6.38-90.

2. Реквізити службового листа: держ. герб, найменування міністерства, відомства, емблема і найменування організації, поштову адресу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку, дата, індекс, посилання на дату і номер вхідного документа, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис, позначка про направлення копії в інші адреси, у справу, прізвище та телефон виконавця.

3. Реквізити, що складаються з кількох рядків, друкують через один інтервал, між реквізитами 1,5-2 інтервалу. Текст листа друкують через 1,5 інтервалу. На форматі А5 допускається друкувати текст через 1 інтервал. Текст, призначений для розмноження друкарським способом, друкують через 2 інтервали.

4. Текст листа повинен бути лаконічним, переконливим. Писати треба точно і просто, віддаючи перевагу простим поширеним пропозицій. При цьому необхідно прагнути до того, щоб кожне слово несло максимум інформації.

5. Листи можуть бути оформлені у вигляді прохання, запиту, відповіді, повідомлення, відмови, звернення, пропозиції, вимоги, розпорядження, нагадування, попередження, запрошення, підтвердження, повідомлення, телеграми, вказівки та ін

Класифікація офіційного листування

Ознака

Група листування

Вид зв'язку

Діловий лист (надсилається поштою, факсом), телеграма, телекс, телефонограма, електронний лист

Територія

Внутрішні (усередині країни), міжнародні листи

Місце в інформаційному обміні

Ініціативні листи, листи-відповіді

Завершеність інформаційного обміну

Листи, що потребують відповіді; листи, які не потребують відповіді

Положення в системі документообігу

Вступники, що відправляються листи

Рівень типізації

Типові листи, листи в довільній формі

Композиція

Прості, складні листи

Ставлення до дій партнерів

Подяка, привітання, схвалення, вимога, побажання та ін

Ставлення до повноти і точності інформації

Запити, підтвердження, спростування й ін

Тематика

З питань матеріально-технічного забезпечення, фінансів, будівництва, транспорту, культурного обміну і т.д.

Відносини в ієрархії управління

Листи вищестоящих, підвідомчих,

сторонніх організацій

Правовий статус кореспондента

Листи юридичним і фізичним особам, ряду

організацій (інформаційні), однієї організації, структурному підрозділу, посадовій особі,

листи громадян (індивідуальні, колективні), парламентські, депутатські запити

Число адресатів

Лист на одну адресу, лист на кілька адрес

Кількість листів від одного автора

Первинне, повторне листа

Наявність інформації про адресата

Листи, що містять відомості про автора,

анонімні звернення

Розглянемо докладніше структуру і зміст деяких видів листів.

Інформаційний лист - діловий лист, у якому одержувачеві повідомляються відомості офіційного характеру.

Лист-повідомлення - діловий лист, яким автор інформує адресата про які-небудь події, факти, що становлять взаємний інтерес.

Лист-повідомлення - діловий лист, що інформує про публічних заходах (конкурсах, нарадах, семінарах, виставках, конференціях і т.п.).

Супровідний лист - діловий лист, що використовується для відправлення документів (проектів нормативних правових актів, договорів, каталогів, протоколів, актів та ін), які не мають адресної частини.

Гарантійний лист - ділове лист, що містить зобов'язання або підтвердження.

Лист-пропозиція - діловий лист, що надсилається потенційному партнерові з пропозицією товарів, послуг, співробітництва і т.п. Пропозиція може бути направлене за ініціативою організації-автора (продавця) або у відповідь на лист-запит.

Лист-прохання - діловий лист, мета якого є отримання інформації, послуг, товарів, ініціювання певних дій, необхідних організації-автору. Величезна кількість управлінських ситуацій дають привід для складання листів-прохань.

Лист-заявка - діловий лист, складене у випадках, якщо організація бажає взяти участь у заходах або отримати послуги, що надаються іншою організацією.

Лист-підтвердження - діловий лист, в якому адресат підтверджує отримання відомостей, документів або інших матеріалів, раніше досягнуті домовленості, наміри і т.п. Якщо підтверджується попередня домовленість, в тексті листа слід коротко викласти її суть, якщо підтверджується отримання документів - необхідно назвати їх. В окремих випадках у листі-підтвердженні коротко викладається суть отриманих документів. Лист-підтвердження може закінчуватися проханням, пропозицією.

Лист-вимога - діловий лист, мета якого - змусити адресата виконати взяті на себе зобов'язання в умовах, коли є серйозні порушення раніше прийнятих домовленостей.

Претензійна (рекламаційної) лист - діловий лист, що містить заяву про виявлення невідповідності товару або послуг вимогам, заявленим у договорі. Мета претензії (рекламації) - відшкодувати збитки, отримані в результаті порушення умов договору.

Лист-відповідь - діловий лист, складене як відповідь на лист-прохання, лист-запит або пропозицію. Відповідь може бути позитивним чи негативним (лист-відмова).

Лист-запрошення - діловий лист, різновид листа-повідомлення. Відрізняється від листа-повідомлення тим, що може складатися не на бланку, мати різний формат, колір, додаткові елементи оформлення у вигляді орнаменту, малюнків і т.п.

Лист-подяка - діловий лист, що направляється організації, посадовій особі або громадянину з висловленням подяки за вчинені дії. Цей різновид листів, як правило, складається в більш вільній формі, ніж інші листи.

Лист-привітання - діловий лист, складене в урочистих випадках, пов'язаних зі значними подіями в положенні посадової особи, організації, установи, підприємства.

Як скласти довідку?

Довідка - це документ, що містить підтвердження подій, фактів. У діловодстві підприємства найчастіше за все складаються довідки, що підтверджують роботу та оплату праці працівників. Керівництво підприємства зобов'язане видавати на прохання співробітника довідку про роботу в даній організації.

Для зручності оформлення можна підготувати довідки формалізованого виду на бланку формату А5, мають адресні дані підприємства і трафаретний текст. Довідки починаються з вказівки в називному відмінку прізвища, імені та по батькові (повністю) особи, про яку даються відомості, його посади. У правому верхньому куті вказується місце подання довідки. На довідці має обов'язково стояти дата її підписання. У тих випадках, коли ведеться облік видачі довідок, ставлять порядковий номер довідки поруч з датою. Одним з варіантів довідки є довідка, складена за запитом керівництва і яка містить інформацію з виробничої тематики, наприклад, довідка про динаміку зростання собівартості продукції за квартал. Довідки, складені за запитом зовнішніх організацій, повинні бути підписані керівником підприємства. Довідки за виробничою тематикою складають у двох примірниках, один з яких спрямовується адресату, другий - підшивається до справи. У діловодстві розрізняються службові довідки, що відображають питання основної діяльності організації (про штатної чисельності, про виконання планів, завдань, про заборгованість із заробітної плати тощо), та довідки, що видаються приватним особам для подання в інші установи, так звані особисті довідки (про заробітну плату, про трудовий стаж, про місце проживання, про місце роботи (навчання) і т.п.).

Реквізити довідки наступні:

  • місце подання довідки (допускається вказувати в тексті довідки),

  • назву та координати організації, що видала довідку,

  • штамп організації, що видала довідку,

  • найменування виду документа,

  • дата,

  • печатка організації.

  • текст довідки,

Приклад довідки

ВАТ «Зоря» 123000, Москва, вул. Ак. Павлова, д. 20


У Податкову інспекцію м. Москви

ДОВІДКА

29.09.2002

Пєтухов Ігор Іванович працює директором відділу збуту ВАТ «ЗОРЯ» з окладом 50 000 (п'ятдесят тисяч) рублів.

Директор

(Підпис)

І.А. Петров

Головний бухгалтер

(Підпис)

Н.В. Миколаєва

Пояснювальна записка - одна зі складових бухгалтерської звітності В пояснювальній записці повинна бути наведена інформація про дані, вимога про розкриття яких визначено в п27 ПБУ 4 / 99, а також інших Положеннях з бухгалтерського обліку (про зміни облікової політики організації, про матеріально - виробничих запасах, основні засоби, про доходи та витрати організації, про події після звітної дати і умовних факти господарського життя, про інформацію по афіновані особам, про інформацію з операційних і географічними сегментами тощо) і не знайшли відображення у формах бухгалтерської звітності Інформацію про відповідних даних рекомендується включати в пояснювальну записку у вигляді окремих розділів У пояснювальній записці підлягають розкриттю дані статей, за якими в бухгалтерському балансі і звіті про прибутки та збитки відображаються інші активи, інші кредитори, дебітори, інші зобов'язання, окремі види прибутків і збитків у разі їх суттєвості. У пояснювальній записці слід навести коротку характеристику діяльності організації (звичайних видів діяльності; поточної, інвестиційної та фінансової діяльності), основні показники діяльності і чинники, що вплинули у звітному році на фінансові результати діяльності організації, а також рішення за підсумками розгляду річної бухгалтерської звітності і розподілу прибутку , що залишилася в розпорядженні організації, ті відповідну інформацію, корисну для отримання більш повної і об'єктивної картини про фінансове становище організації, фінансові результати діяльності організації за звітний період і зміни в її фінансовому становищі При викладі основних показників діяльності може бути наведена характеристика основних засобів (частка активної частини основних засобів, коефіцієнти зносу, оновлення, вибуття і пр), нематеріальних активів, фінансових вкладень, науково - технічного рівня продукції і пр При цьому інформація може бути доповнена необхідними аналітичними таблицями, розшифровками Рекомендується визначати тенденції основних показників діяльності, а також якісні зміни в майновому і фінансовому становищі, їх причини У разі необхідності в пояснювальній записці слід вказувати прийнятий порядок розрахунку аналітичних показників (рентабельність, частка власних оборотних коштів і пр) При оцінці фінансового стану на короткострокову перспективу можуть наводитися показники оцінки задовільності структури балансу (поточної ліквідності, забезпеченості власними засобами і можливості відновлення (втрати) платоспроможності) При характеристиці платоспроможності слід звернути увагу на такі показники, як наявність коштів на рахунках у банках, у касі організації, збитки, прострочені дебіторську і кредиторську заборгованості, не погашені в строк кредити і позики, повноту перерахування відповідних податків до бюджету, сплачені (підлягають сплаті) штрафні санкції за невиконання зобов'язань перед бюджетом Також слід звернути увагу на оцінку положення організації на ринку цінних паперів і причини мали місце негативних явищ При оцінці фінансового становища на довгострокову перспективу наводиться характеристика структури джерел коштів, ступінь залежності організації від зовнішніх інвесторів і кредиторів і пр Дається характеристика динаміки інвестицій за попередні роки та на перспективу з визначенням ефективності цих інвестицій Крім того, може бути приведена оцінка ділової активності організації, критеріями якої є широта ринків збуту продукції, включаючи наявність постачань на експорт, репутація організації , що виражається, зокрема, в популярності клієнтів, що користуються послугами організації, та ін; ступінь виконання планових показників, забезпечення заданих темпів їхнього росту (зниження); рівень ефективності використання ресурсів організації Доцільно включення в пояснювальну записку даних про динаміку найважливіших економічних і фінансових показників роботи організації за кілька років, описів майбутніх капіталовкладень, здійснюваних економічних заходів, природоохоронних заходів та іншої інформації, що цікавить можливих користувачів бухгалтерської звітності Акціонерні товариства в пояснювальній записці наводять прізвища та посади членів ради директорів (наглядової ради), членів виконавчого органу, загальну суму виплаченого їм винагороди При цьому описуються всі види виплаченого винагороди (оплата праці, премії, комісійні) та інші майнові надання (пільги і привілеї).

Пояснювальна записка - така ж самостійна частина бухгалтерської звітності, як і інші її форми. Зміст пояснювальної записки складають в першу чергу чарівні відомості, розкриття яких передбачено Положенням ведення бухгалтерського обліку, Положеннями з бухгалтерського обліку (ПБО). Крім того, в неї може бути включена № формація, що уточнює, доповнює відомості, уявлень в інших формах бухгалтерської звітності. Так, у пояснювальній записці мають бути наведені:

  • показники, які не знайшли відображення у формах річної та бухгалтерської звітності (наприклад, відомості про обсяги продажу продукції, робіт, послуг за видами діяльності та географічно ринків збуту);

  • розшифровки інших активів і пасивів, кредиторів йдемо торів, інших зобов'язань, окремих видів прибутків і збитків у разі їх суттєвості в загальній сумі підсумків форм № і № 2 (нагадаємо, що суттєвою є сума, ставлення якої до загального підсумку відповідних даних складаєте менше 5% );

  • основні показники діяльності організації та фактори, що вплинули у звітному році на господарські та фінансові результати роботи організації, а також рішення за підсумками розглянувши річної бухгалтерської звітності і розподілу прибутку, що залишилася в розпорядженні організації;

  • дані про доходи, витрати і зобов'язання, виявлених після дати складання річної звітності до її подання та суттєво впливають на оцінку майнового і фінансового положення організації;

  • показники стану основних засобів (частка їх активної частини, коефіцієнти зносу, оновлення, вибуття і т.п.), фінансових вкладень, дебіторської і кредиторської заборгованості, нематеріальних активів;

  • порядок розрахунку аналітичних фінансових показників: рентабельності продукції, ліквідності, платоспроможності організації тощо;

  • оцінка ділової активності організації;

  • елементи облікової політики, відмінні від попереднього року.

З метою забезпечення порівнянності даних бухгалтерського обліку зміни облікової політики повинні вводитися з початку фінансового року.

  • У пояснювальній записці організація оголошує поставлення у своїй обліковій політиці на наступний звітний рік, розкриває ті з них, які істотно впливають на оцінку прийняття рішень користувачів бухгалтерської звітності в звітному році;

  • дані про належних податкових платежах до бюджету, обчислених за двома методами (для організацій, які використовують при оподаткуванні метод визначення виручки від продажу продукції в міру її оплати): на основі поданих податкових розрахунків і на основі відомостей про продаж і фінансові результати, відображених (бухгалтерський облік виходячи з припущення тимчасової визначеності фактів господарської діяльності. Дані про податкові платежі повинні бути приведені у розрізі істотних видів податків заставу на прибуток, ПДВ, податок на користувачів автомобільних доріг та ін) з відображенням сум відхилень. При цьому інформація наводиться тільки за тими податками, оподатковуваний оборот за якими змінюється з використанням показника виручки від продажу продукції (робіт, послуг);

  • відомості про наявність, місцезнаходження, найменування дочірніх залежних) товариств та видах їх діяльності;

  • основні проведені організацією заходи в області охорони навколишнього середовища, вплив цих заходів на рівень капіталовкладень організації і прибутку в звітному році, а також їхні фінансові наслідки для майбутніх періодів.

У пояснювальній записці відображаються ті умовні факти, які є суттєвими і мають місце на дату підписання річного звіту.

Пояснювальна записка повинна виконувати такі основні завдання:

  • розкрити істотну інформацію, що міститься в статтях бухгалтерської звітності;

  • забезпечити інформаційну розвантаження форм бухгалтерської звітності

У пояснювальній записці підлягають розкриттю істотні способи ведення бухгалтерського обліку. Пояснювальну записку можна розділити на три основні частини:

  • загальні відомості про організацію;

  • розшифровка найважливіших статей форм бухгалтерської звітності;

  • аналітичні показники, що характеризують діяльність організації.

При зміні облікової політики в новому році в пояснювальній записці повинна міститися оцінка в грошовому вираженні наслідків зміни облікової політики, що зробили або здатних зробити істотний вплив на фінансове становище, рух грошових коштів чи фінансові результати діяльності організації. Організація повинна подавати інформацію з урахуванням вимоги подання числових показників мінімум за два роки.

Кожна організація самостійно визначає обсяг інформації, що приводиться у пояснювальній записці, і форму подачі матеріалу - у вигляді тексту, таблиць, схем, діаграм, тощо, а діючі нормативні акти викладають лише загальні вимоги до її змісту. Крім того, організація має право самостійно визначати періодичність подання пояснювальної записки у складі бухгалтерської звітності.

Пояснювальну записку можуть не складати:

  • суб'єкти малого підприємництва, які застосовують відповідно до законодавства Російської Федерації спрощення систему оподаткування, обліку та звітності та не зобов'язані (зобов'язані) проводити незалежну аудиторську перевірку достовірності бухгалтерської звітності відповідно до законодавства Російської Федерації;

  • громадські організації (об'єднання), які не здійснюють підприємницької діяльності і не мають крім вибулого майна оборотів з продажу товарів (робіт, послуг).

Процес складання пояснювальної записки можна умовно розділити на три основних етапи:

1) аналіз вимог до змісту записки, встановлений чинними нормативними актами;

2) вибір необхідних розділів (інформаційних блоків) записки; збір, обробка та редагування інформації для включення у відповідні розділи; вибір форми подачі інформації, підготовка графічного матеріалу;

3) складання і підписання остаточного варіанта записки; затвердження її у складі річної звітності вищим органом управління організацією.

Крім пояснювальній записки і допоміжних форм звітності до складу пояснень також повинні бути включені розшифровки і коментарі по окремих формах бухгалтерської звітності. В даний час організаціям надано право самостійно обирати спосіб формування пояснень: вони можуть включатися як безпосередньо до форм звітності, так і у вигляді окремих розшифровок і пояснень.

Варіанти розкриття інформації в бухгалтерській звітності:

  • Інформація, що включається до форм звітності, представляється у деталізованому вигляді. При цьому організація повинна розкривати деталізовану інформацію по істотних статей звітності в пояснювальній записці;

  • організація використовує форми звітності, розроблені самостійно на основі запропонованих звітних таблиць. Допускається розкриття близьких за економічним змістом статей в об'єднаному вигляді, наприклад статей короткострокової дебіторської заборгованості (рядки 231-235 балансу) у рамках групи статей «Дебіторська заборгованість (платежі по якій очікуються протягом 12 місяців після звітної дати)» (рядок 230). При цьому пояснення оформляються в наступному вигляді: складаються коментарі до окремих статей звітності. Таблиці, що входять у додаток до бухгалтерського балансу, можуть бути представлені у вигляді окремих звітних форм (розшифровок статей бухгалтерського балансу). Коментарі по окремих статтях основних форм (бухгалтерського балансу та звіту про прибутки і збитки), а також по допоміжних форм звітності включаються в окремо формується розділ пояснень «Розшифровка показників бухгалтерської звітності».

Всі комерційні організації (за винятком кредитних) зобов'язані подавати в пояснювальній записці інформацію для забезпечення порівнянності даних за звітний і попередній йому роки. Акціонерні товариства (крім кредитних організацій) заповнюють в пояснювальній записці підрозділ «Дохід на акцію». Пояснювальна записка входить і до складу річного консолідованого (зведеного) бухгалтерського звіту. Акціонерні товариства (крім кредитних організацій) у разі наявності дочірніх (залежних) товариств при складанні зведеної бухгалтерської звітності зобов'язані в пояснювальній записці надавати інформацію про афілійованих осіб.

Організації (крім кредитних), що мають дочірні (залежні) товариства, зобов'язані представляти в пояснювальній записці дані про найважливіші звітних показники за видами діяльності та географічним ринків збуту. Під припиненням діяльності слід розуміти реорганізацію підприємства, в результаті якої з'являється одна або кілька нових організацій; припинення будь-якого виду діяльності або повне припинення діяльності організації (наприклад, у випадку її продажу).

Якщо керівником затверджена спеціальна програма припинення діяльності організації, то в бухгалтерському обліку відображаються операції по створенню спеціального резерву на втрати від припинення діяльності, списанню витрат, пов'язаних з припиненням діяльності, за рахунок коштів резерву та інші операції, пов'язані з припиненням діяльності (наприклад, операції з майна).

Інформація про діяльності, що припиняється обов'язково розшифровується в пояснювальній записці.

3. Складання та оформлення службових документів

Для складання службових документів використовується папір форматів А4 (210 х 297) і А5 (148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Службові документи оформляються на бланках установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються згідно з вимогами нормативної документації. Кожен вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення. Найменування виду документа (за винятком листів вказується на бланку). До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально коротким, точно відображати зміст документа та відповідати на запитання «Про що документ».

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5. Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. Найменування установи та її структурного підрозділу, яким адресується лист, зазначаються в називному відмінку.

При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата. Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якого надсилається документ. При адресуванні документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача.

Датою документа є дата його підписання або затвердження. Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр (10.12.93), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль. Допускається також така послідовність написання дати: рік, потім місяць і число місяця. У текстах документів, які містять відомості фінансового характеру, допускається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат: 15 січня 1994 р. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

До складу підпису входять: найменування посади особи, що підписує документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис і його розшифрування. При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків у складі комісії. У випадках, передбачених чинних законодавством, свій підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників. Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад: «Додаток: дублікат договору-купівлі продажу на 2 арк. У 1 прим. »При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту. На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, який свідчить про виконання), а також слова «До справи» і номер справи (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ. На вихідному документі проставляється номер, який відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), в якому буде зберігатися примірник вихідного документа.

Кореспонденція надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносної книзі. Видача дублікатів документів провадиться в порядку, передбаченому Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

Складання службових документів займає значну частину робочого часу співробітників управлінського апарату і вимагає великих зусиль. Щоб скласти повноцінний документ перш за все треба добре знати освітлюваний в документі питання й володіти достатньою інформацією.

Приступаючи до складання документа, керуються такими правилами:

По-перше, уточнюються доцільність, мета документа і коло питань, які підлягають вирішенню. Це дозволяє правильно вибрати для фіксації управлінського рішення вид документа, його форму, багато в чому визначають стиль і характер викладення тексту.

По-друге, необхідно вивчити законодавчі акти, рішення уряду, відомчі нормативні акти, що регулюють порядок вирішення питань такого типу. Це найголовніший етап, що показує професійні знання готує документ, особливо, якщо подібне питання вирішується укладачем уперше. Знання законодавчо-нормативних актів забезпечить відповідність змісту документа компетенції даної установи, правильний вибір адресата для вирішення питання, грамотну його постановку.

Сьогодні при наявності відповідних електронних баз даних, що містять повнотекстовий набір законодавчих, нормативних актів з напряму діяльності організації (фірми), провести таку попередню підготовку неважко.

При складанні розпорядчих документів, наприклад, наказів, слід, крім того, вивчити раніше видані розпорядчі документи як вищестоящої, так і своєї організації, щоб уникнути суперечності з ними і дублювання, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми. Цей етап підготовки документа також легше провести, маючи в пам'яті комп'ютера тексти розпорядчих документів.

Потім приступають до збору інформації по суті поставленого в документі конкретного питання. Для цього можуть бути залучені справой, звіти, доповідні записки, акти, листи тощо, як наявні на папері, так і що знаходяться в пам'яті комп'ютера.

Знаючи на підставі законодавчо-нормативних актів, як вирішуються подібні питання і зібравши всю необхідну інформацію, складають проект документа. При цьому використовують трафаретні тексти, набори стандартних фраз і висловів.

Проект документа редагується і узгоджується. Останній етап остаточне оформлення і підписання документа.

У практиці документування зломили загальні вимоги, пропоновані до текстів документів. Перш за все, слід пам'ятати, що службовий документ покликаний спонукати до якого-небудь дії, переконати. Це досягається аргументованістю та логічністю наведених фактів і доказів. Формулювання в службовому документі повинні бути бездоганні у юридичному відношенні.

Найважливішими є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості документа при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту.

Під достовірністю інформації розуміється відображення фактичного стану справи, неупереджене опис і оцінка подій.

Повнота інформації передбачає, що в документі викладена вся інформація, необхідна для вирішення питання, поставленого в документі. Саме неповнота інформації найчастіше змушує запитувати відсутні відомості, Породжує листування і затримує вирішення питання.

Точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, зумовлюються стислістю і ясністю викладу.

Чіткість викладу забезпечує однозначність розуміння документа, адекватність сприйняття тексту автором та адресатом, що є одним з основних умов управлінської діяльності. Неточно зрозумілий розпорядчий документ, лист і т.д. можуть призвести до небажаних наслідків.

Стислість досягається, перш за все, відбором необхідної та достовірної інформації, виключенням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинна нести смислове навантаження.

Досягти ясності у викладі допомагають ретельний добір слів, правильна композиційна структура тексту, продуманість формулювань і прямий порядок слів у реченні, коли присудок слід за підметом, визначення стоїть перед визначеним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження падає на дію, використовується зворотній порядок шарі.

Якщо приводом для створення, будь-якого документа послужив інший документ або доказом є відомості з іншого документа, в тексті наводяться повні його дані, тобто зазначаються вид документа, найменування організації - автора, дата документа, реєстраційний номер документа і заголовок до тексту.

До особливостей ділового стилю належить широке застосування стійких мовних формул - мовних оборотів, використовуваних в незмінному вигляді. Вони викликані, перш за все, повторюваністю управлінських ситуацій та порівняльної обмеженістю ділового мовлення. Набори таких стандартних фраз і виразів використовуються при складанні актів, довідок та інших інформаційно-довідкових документів. У діловому листуванні, особливо з іноземними кореспондентами, також прийнято використовувати стійкі фразеологічні звороти, що допомагає при перекладі на іншу мову. При використанні комп'ютера ці стандартні фрази вводяться в пам'ять машини. Стійкі словосполучення (мовні формули) забезпечують однозначність розуміння тексту, скорочують час на його підготовку та сприйняття одержувачем.

Для стилю службових документів характерно також вживання стійких словосполучень, тому що в діловій документації більшість слів вживається тільки з одним або обмеженою групою слів.

У розпорядчих документах, що видаються на принципах колегіальності, використовується форма викладу від 3-ї особи однини. У спільних документах текст викладається від 1-ї особи множини особи.

У протоколах використовується форма викладу текст від 3-ї особи множини особи, а запис виступів ведеться від 3-ї особи однини.

Широке поширення в службових документах набуло застосування скорочених слів і словосполучень, що зменшує обсяги документів і прискорює сприйняття інформації.

Документи діляться в залежності від кількості порушених у них питань на прості і складні. Прості, тобто містять одне питання документи значно легше в обробці (реєстрація, постановка на контроль, формування у справи), направлення на виконання. Складні документи найчастіше стосуються кількох самостійних питань і виконавців або навіть різних структурних підрозділів. З них доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. Їх обробка викликає деякі труднощі (при реєстрації вноситься кілька питань, при постановці на контроль виділяється кожне питання і т.д.). Складно вирішити питання про приміщення такого документа в справу. Тому при складанні найбільш численних видів інформаційно-довідкових документів (листи, доповідні записки, довідки) рекомендується включати в них по одному питанню. Протоколи, накази, постанови зазвичай бувають складними за підтримання. Вони формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид документа і дата.

Для кращого сприйняття документа його текст ділиться на абзаци - найпростіші компоненти тексту, що складаються з однієї або декількох фраз (пропозицій) і характеризуються єдністю і відносної закінченістю змісту. Зазвичай абзац містить не більше двох - трьох пропозицій. З абзацу починається кожна нова думка. Подібний прийом допомагає вдуматися у зміст документа, зробити невеликі зупинки при читанні документа.

Тексти документів складних, великих за обсягом (огляди, звіти, довідки тощо) поділяються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.

Структура тексту окремих видів документів може бути зумовлена ​​нормативними актами, в яких вказується, з яких частин документ складається. Так, наприклад, складається посадова інструкція, положення про структурний підрозділ.

Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення певного кола завдань, нерідко породжуються однотипними ситуаціями, які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для уніфікації текстів документів. Уніфікований текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці.

Під трафаретом розуміють заздалегідь надрукований текст з уніфікованою постійною інформацією і пропусками для заповнення перцевої інформацією, яка характеризує цукеркову ситуацію, яка відображається даним документом.

Найбільша повторюваність текстів зустрічається в документах, що направляються на адресу підвідомчих організацій, інститутів, служб або однорідних фірм.

Трафаретні тексти можуть бути розроблені в усіх галузях діяльності, причому як в межах одного підприємства, установи, фірми, так і системи однорідних підприємств чи установ, організацій одного відомства чи групи однорідних установ та підприємств різних відомств.

Первинні бухгалтерські документи виконуються, як правило, на уніфікованих бланках, при їх складанні лише вписуються (заповнюються) частини тексту. До їх заповнення нормативні акти пред'являють особливі вимоги.

Записи в первинних фінансових документах виробляються чорнилом, пастою кулькової ручки, хімічним олівцем або за допомогою друкарських машин та засобів механізації. Вільні рядки прокреслюються.

Інформація в первинних документах фіксується як у вигляді тексту, так і в цифровій формі. На відміну від документів інших систем документації, у бухгалтерських документах підчистки і недомовлені виправлення не допускаються. Якщо допущена помилка, то неправильний текст або сума не замазуються, як це робиться у звичайних документах, а закреслюються однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, і над закресленим надписується виправлений текст або сума.

Потім виправлення обмовляється написом «виправлено» та підтверджується підписом особи, яка підписала документ, і датою виправлення.

У первинних бухгалтерських документах показники грошових сум часто виражаються не тільки цифрами, але і щоб уникнути можливих помилок, вони дають у словесному варіанті.

Закінчивши складати текст документа, до нього формулюють заголовок, що є обов'язковим елементом будь-яких документів, що виконуються на форматі А4, незалежно від виду, змісту і призначення документа.

Тема складається тим, хто готував документ. Він розміщується в лівому верхньому кутку документа під основними реквізитами. В одному рядку заголовка має бути не більше 28 знаків. Тема друкується без лапок, без лапок і не підкреслюється. Наявність заголовка значно полегшує обробку документа, так як, не читаючи всього тексту, і отримати уявлення про зміст і направити документ на виконання.

Відмітка про наявність додатка. Окремі службові документи мають додатки. Такими додатками можуть стати будь-які документи, що направляються з супровідним листом, що пояснюють причину їх відправлення. До нормативних або розпорядчих документів як додаток даються документи, які ними або затверджені або вводяться в дію.

Якщо додатки в тексті не названі, їх найменування дається у позначці про додатки із зазначенням кількості аркушів і примірників у кожному додатку. При наявності кількох додатків їх нумерують.

Якщо при направленні документа на кілька адрес, додаток надсилається не всім адресатам, то у відмітці про наявність додатків зазначається, в яку адресу програми надсилаються

Якщо додаток зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.

Висновок

Звичайно, в кожній організації складаються якісь свої традиції в оформленні документів, але при цьому слід добиватися, щоб при всіх розходженнях документ був чітким, конкретним, доказовим, об'єктивним, написаним з дотриманням правил стилістики і гарно оформленим, а його зміст відповідало вимогам ділової ввічливості.

Діловий етикет вимагає, щоб документи були достовірними, доказовими, об'єктивними, переконливими. Точність у відборі фактів, оцінка ситуації особливо необхідна в документації, що відбиває конфліктні моменти у сфері ділових відносин. Якщо, наприклад, готується відмову в проханні, то він повинен бути написаний у доброзичливому тоні з переконливими поясненнями, щоб залишалася можливість продовження ділових відносин. Тому не слід починати лист з відмови, перш необхідно пояснити, чим він викликаний.

Хоча документи пишуться, як правило, в нейтральному тоні, сам стиль документа може бути розцінений як доброзичливий чи грубий, як чемний або нетактовний і т.п.

Нерідко в документах за зовнішньою нейтральністю тону проглядається різкість, неповагу до адресата. Однак не слід впадати в іншу крайність - змагатися в надмірній ввічливості. Неправильне уявлення про ділове ввічливості призводить до появи в документах виразів типу «Не відмовляєте в люб'язності ...»; «Будьте ласкаві ...» і т.д.

У ділових колах розвинутих країн прийнято користуватися посібниками з ділової документації, в яких виділяється спеціальний розділ, присвячений етикету і містить список особливих ідіом, які надають документу ввічливий відтінок, але в силу своєї формальності перетворився на своєрідне «етикетні кліше».

Чи можливий повний список рекомендованих виразів. Як багатий мова, такі багаті і форми вираження ввічливості, незважаючи на сухість, офіційність і жорсткі стилістичні рамки ділових документів. І справа полягає у викладі фактів і прохань, в акуратності оформлення і чіткості стилю, нарешті, навіть у своєрідному діловому «церемоніалі», тобто правила складання, підписання, проходження і реалізації документів. Так, навряд чи адресат, навіть знаходиться в підпорядкуванні у авторів документа, із задоволенням сприйме лист, в якому відчувається зневага до нього: «Направляємо до вас доопрацьований проект статуту ... Просимо розглянути і затвердити». Нехтування тут проявляється в тому, що автори листа не допускають можливості, що документ може бути і не затверджено. У даному випадку помилка може бути усунена, якщо в листі після слів «Просимо розглянути» додати фразу «і в разі позитивного рішення ...» або виключити слово «розглянути», залишити просто: «Просимо затвердити».

«Церемоніал» рекомендується дотримуватися і в практиці підписання ділових паперів. Він полягає в необхідності дотримання посадового рівня під час підписання документів. Зокрема, відповідь на лист, підписаний директором, повинен бути підписаний також директором, а не його заступником. Але відповідь на лист, підписаний заступником директора, може бути підписаний директором.

Неприємне враження від документа залишає неакуратність його оформлення. Слід уважно вичитувати документ, щоб усунути можливі помилки і описки. Нерідко спостерігається невірне побудова тексту, невідповідну розташування його частин, відсутня розбивка по абзацах, що значно ускладнює сприйняття тексту.

У службових документах слід боротися з неправильним використанням слів і термінів, недоречних або невиправданим уживанням іноземних слів і т.д. Потрібно пам'ятати, що існують офіційно встановлені вимоги до оформлення документів. Зокрема, крім тих вимог, які вже були названі, можна відзначити наступні.

У документах, що оформляються на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані, причому на першій сторінці цифра «1» не ставиться. Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані 10-15 мм від верхнього краю.

Текст документів рекомендується друкувати через 1,5 інтервалу. Документи дрібного формату допускається друкувати через один інтервал. Якщо документи передбачається видати типографським способом, вони друкуються через два інтервали. Реквізити, що складаються з кількох рядків, друкуються через один інтервал. При цьому складові частини найменування адресата, грифа твердження, оцінки про наявність додатка, грифа узгодження слід відокремлювати один від одного 1,5-2 міжстроковими інтервалами. А самі реквізити відокремлюються один від одного 2-4 міжстроковими інтервалами. Назва виду документа друкують прописними літерами. Розшифровка підпису друкується на рівні останнього рядка найменування посади. Якщо документ підписується декількома особами і їхні підписи розташовуються одна під одною, найменування посад і розшифровку підписів розділяють 2-4 міжрядкових інтервалу.

Дата в службових документах може оформлятися будь-яким з наступних способів: 20.05.95, або 20.05.95, або 20.05.1995. Після цифр, що позначають рік, крапка не ставиться. У залежності від призначення документа допускається приводити елементи дати в такій послідовності: рік, місяць, день місяця. Допускається також словесно - цифровий спосіб оформлення дат в актах, службових листах, наказах, протоколах, інших документах, що містять відомості фінансового характеру. Наприклад: 17 січня 1995 р. чи 17.01.95.

Якщо в тексті використовуються цифри, то слід знати, як їх записувати. Наприклад, число 159000 у тексті документа виглядає так; 159 тис. Однозначне число пишеться словом, а не цифрою. Якщо однозначне число супроводжується одиницею виміру, воно пишеться словом; на один виріб потрібно три метри тканини. Багатозначні числа записуються цифрами. Але якщо цифра стоїть на початку речення, її слід писати словами.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Програмування, комп'ютери, інформатика і кібернетика | Курсова
155.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Затвердження та узгодження службових документів
Уніфікація службових мови документів
Реєстрація та регламентація службових документів
Особливості мови і стилю службових документів
Основні вимоги до підготовки службових документів і ведення ділового листування в діяльності
Оформлення документів
Правила оформлення документів 2
Нотаріальне оформлення документів
Оформлення бухгалтерських документів
© Усі права захищені
написати до нас
Рейтинг@Mail.ru