ЗМІСТ
Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Глава 2. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
Глава 3. ОСНОВНІ ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТІВ.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
З 1 липня 2003 р. введено новий стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, що встановлює вимоги до оформлення документів. Він цікавий усім, кому доводиться працювати з такими документами, як постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та інші документи. Стандарт встановлює склад реквізитів управлінських документів, правила їх складання і розташування, а також вимоги до бланків документів [1].
Оновлення стандарту ГОСТ Р 6.30-97, за яким п'ять років працювали тисячі фахівців, у тому числі і секретарі, завжди велика подія. Новому стандарту будуть присвячені заняття з підвищення кваліфікації, тренінги, семінари. Стандарт стане складовою частиною курсу діловодства та управління в різних навчальних закладах. Введений стандарт встановлює єдині вимоги і правила оформлення документів управління незалежно від того:
· Державне це чи недержавне підприємство;
· Яким видом діяльності займається підприємство;
· Як ведеться діловодство (традиційним способом або на основі сучасної інформаційної технології).
Що ж нового передбачено в стандарті?
Мабуть, найголовніше міститься в його введення - вимоги даного стандарту є рекомендованими, а не обов'язковими.
Число реквізитів документів стало більше: 30вместо 29. У стандарті введені два нових реквізиту: ОГРН (основний державний реєстраційний номер юридичної особи) та ІПН / КПП (ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік). Виключений реквізит «гриф обмеження доступу до документа», який регламентується іншими нормативними актами, обов'язковими для виконання.
Як тепер повинні розташовуватися найбільш використовувані реквізити на полі документа можна побачити на наведеному зразку (Мал. 1).
Відмітка про контроль, раніше розташовувалася на лівому полі документа, тепер ставиться на верхньому полі. Це зручніше, так як при підшивці документів в товстих папках цей реквізит було не видно. Крім того, багато організацій ставлять його штампом «Контроль», простановка якого на лівому полі була неможлива.
Розміри полів документів тепер легко запам'ятовуються: праве поле становить не менше 10 мм, всі інші - не менше 20 мм.
У грифі затвердження найменування стверджує документа дається тепер в орудному відмінку (затверджено наказом), що, безумовно, логічніше, ніж було раніше (називний відмінок - затверджено наказ).
Косметичним змінам піддався реквізит «позначка про виконавця». Тепер ставляться тільки ініціали та прізвище виконавця. Але в роботі з документами, особливо при великій кількості кореспонденції, зручніше, все-таки, було б вказувати ім'я та по батькові повністю, тому що це значно полегшує спілкування з виконавцем, якого не знаєш, у разі виникнення будь-яких питань по документу.
Змінилося розташування відмітки про наявність документа в організацію. У новому ГОСТі вона розміщується в правому нижньому кутку.
Всі інші реквізити істотно не змінилися.
До переваг нового стандарту, як це не парадоксально, можна віднести невелику кількість змін. Зберігається певна спадкоємність і стабільність. В якості порівняння можна навести міжнародний досвід. Правила складання документів у західному діловодстві в основному були сформовані в 1930 році і, з невеликими змінами, збереглися до наших днів [2].
Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечить: юридичну силу документів; якісне та своєчасне складання та виконання документів; організацію оперативного пошуку документів, і, отже, буде сприяти успішній діяльності вашого підприємства.
При підготовці документів використовуються наступні реквізити:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - назва організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
14 - місце складання чи видання документа;
15 - адресат;
16 - гриф затвердження документа;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - позначка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про наявність додатку;
22 - підпис;
23 - гриф погодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - відмітка про засвідчення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа до організації;
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
Глава 2. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
2) Документи з функцій управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів [3].
Документи класифікуються за іменування: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і т.д. Оформлення всіх цих документів уніфіковано, але вони можуть бути абсолютно різними:
- За місцем складання - внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств, організацій і від приватних осіб);
- За змістом - прості (присвячені одному питанню) і складні (що охоплюють кілька питань);
- За формою - індивідуальні, коли зміст кожного документа має свої особливості (наприклад, доповідні записки); трафаретні, коли частина документа віддрукована, а частина заповнюється при складанні; і типові, створені для групи однорідних підприємств. Як правило, всі типові й трафаретні документи друкуються друкарським способом або на розмножувальних апаратах;
- За строками виконання - термінові, що вимагають виконання у визначений термін, і нетермінові, для яких строк виконання не встановлений;
- За походженням - службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, що стосуються конкретної особи і є іменними;
- За видом оформлення - справжні, копії, виписки, дубліката;
- За коштами фіксації - письмові, графічні, фотокінодокументи і т. д.
Оригінал - це підписаний і належним чином оформлений примірник документа, складений в перший раз. Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою «копія»), засвідчене у встановленому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника та печатку.
Іноді для роботи потрібно не копія з оригінального документа, а виписка з того чи іншого його розділ. При оформленні виписки обов'язково треба вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам і організаціям надано право в разі втрати власником справжнього документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), що має однакову юридичну силу з оригіналом.
Глава 3. ОСНОВНІ ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТІВ
Документ складається з окремих інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, назва виду документа, текст документа і т.д.). Сукупність реквізитів документа, розташованих у встановленому порядку, становить формуляр документа.
ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Уніфіковані системи документації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »встановив формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів, який представляє собою графічну модель або схему побудови документа. Формуляр-зразок встановлює розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів [4].
ГОСТ Р. 6.30 - 97 встановлює також склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів та їх розташування на бланку документа, правила оформлення реквізитів, вимога бланків і порядок виготовлення і т. д.
Всього державним стандартом встановлено 29 реквізитів. Дев'ятнадцятий реквізит - текст документа.
Текст - основний реквізит документа, який повинен містити достовірну та об'єктивну інформацію, викладену ясно, точно, нейтральним тоном і по можливості коротко. Текст документа повинен бути бездоганним у юридичному відношенні і не допускати двоякого тлумачення.
Документи складаються російською або національною мовою відповідно до законодавства Російської Федерації про державні мови.
Текст документа може бути представлений у вигляді таблиці, анкети, зв'язного тексту.
Тексти документів великого обсягу поділяються на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами:
1. Розділ;
1.1. Підрозділ;
1.1.1. Пункт;
1.1.1.1.Подпункт
Основні вимоги до документів, виготовленим машинописним способом
Якщо документ складається на комп'ютері, то при друкуванні тексту виходячи з ергономічних вимог слід використовувати шрифти, наближені за розміром до шрифту друкарської машинки. Рекомендується використовувати шрифти гарнітури Times New Roman розмірів 13, 14, 15 або гарнітури Arial розмірів 12, 13, 14. Заголовки таблиць допускається друкувати шрифтами менших розмірів.
Текст документа друкується через 1,2 або 1,5 міжрядкових інтервалу. Відстань між окремими реквізитами - 1,5 - 3 міжрядкових інтервалу. Якщо один реквізит займає кілька рядків, то його текст друкується через один інтервал. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то починаючи з другої, сторінки нумерують арабськими цифрами без крапок, тире та інших додаткових значків. Номер сторінки проставляється в середині верхнього поля.
Формат паперу А4 і А5; допускається - А3 і А6. Мінімальні розміри полів на документі (в мм): ліве -20; праве - 10; верхнє - 15, нижнє - 20.
Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Глава 2. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
Глава 3. ОСНОВНІ ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТІВ.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
З 1 липня 2003 р. введено новий стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, що встановлює вимоги до оформлення документів. Він цікавий усім, кому доводиться працювати з такими документами, як постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та інші документи. Стандарт встановлює склад реквізитів управлінських документів, правила їх складання і розташування, а також вимоги до бланків документів [1].
Оновлення стандарту ГОСТ Р 6.30-97, за яким п'ять років працювали тисячі фахівців, у тому числі і секретарі, завжди велика подія. Новому стандарту будуть присвячені заняття з підвищення кваліфікації, тренінги, семінари. Стандарт стане складовою частиною курсу діловодства та управління в різних навчальних закладах. Введений стандарт встановлює єдині вимоги і правила оформлення документів управління незалежно від того:
· Державне це чи недержавне підприємство;
· Яким видом діяльності займається підприємство;
· Як ведеться діловодство (традиційним способом або на основі сучасної інформаційної технології).
Що ж нового передбачено в стандарті?
Мабуть, найголовніше міститься в його введення - вимоги даного стандарту є рекомендованими, а не обов'язковими.
Число реквізитів документів стало більше: 30вместо 29. У стандарті введені два нових реквізиту: ОГРН (основний державний реєстраційний номер юридичної особи) та ІПН / КПП (ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік). Виключений реквізит «гриф обмеження доступу до документа», який регламентується іншими нормативними актами, обов'язковими для виконання.
Як тепер повинні розташовуватися найбільш використовувані реквізити на полі документа можна побачити на наведеному зразку (Мал. 1).
Відмітка про контроль, раніше розташовувалася на лівому полі документа, тепер ставиться на верхньому полі. Це зручніше, так як при підшивці документів в товстих папках цей реквізит було не видно. Крім того, багато організацій ставлять його штампом «Контроль», простановка якого на лівому полі була неможлива.
Розміри полів документів тепер легко запам'ятовуються: праве поле становить не менше 10 мм, всі інші - не менше 20 мм.
У грифі затвердження найменування стверджує документа дається тепер в орудному відмінку (затверджено наказом), що, безумовно, логічніше, ніж було раніше (називний відмінок - затверджено наказ).
Косметичним змінам піддався реквізит «позначка про виконавця». Тепер ставляться тільки ініціали та прізвище виконавця. Але в роботі з документами, особливо при великій кількості кореспонденції, зручніше, все-таки, було б вказувати ім'я та по батькові повністю, тому що це значно полегшує спілкування з виконавцем, якого не знаєш, у разі виникнення будь-яких питань по документу.
Змінилося розташування відмітки про наявність документа в організацію. У новому ГОСТі вона розміщується в правому нижньому кутку.
Всі інші реквізити істотно не змінилися.
До переваг нового стандарту, як це не парадоксально, можна віднести невелику кількість змін. Зберігається певна спадкоємність і стабільність. В якості порівняння можна навести міжнародний досвід. Правила складання документів у західному діловодстві в основному були сформовані в 1930 році і, з невеликими змінами, збереглися до наших днів [2].
Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечить: юридичну силу документів; якісне та своєчасне складання та виконання документів; організацію оперативного пошуку документів, і, отже, буде сприяти успішній діяльності вашого підприємства.
При підготовці документів використовуються наступні реквізити:
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - назва організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
14 - місце складання чи видання документа;
15 - адресат;
16 - гриф затвердження документа;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - позначка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про наявність додатку;
22 - підпис;
23 - гриф погодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - відмітка про засвідчення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа до організації;
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
Глава 2. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
Всі документи по відбиваним у яких видам діяльності діляться на дві великі групи:
1) Документи по загальних і адміністративних питань, тобто питань загального керівництва підприємством (організацією) і його виробничою діяльністю. Ці документи можуть становити працівники всіх підрозділів підприємства.2) Документи з функцій управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів [3].
Документи класифікуються за іменування: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і т.д. Оформлення всіх цих документів уніфіковано, але вони можуть бути абсолютно різними:
- За місцем складання - внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств, організацій і від приватних осіб);
- За змістом - прості (присвячені одному питанню) і складні (що охоплюють кілька питань);
- За формою - індивідуальні, коли зміст кожного документа має свої особливості (наприклад, доповідні записки); трафаретні, коли частина документа віддрукована, а частина заповнюється при складанні; і типові, створені для групи однорідних підприємств. Як правило, всі типові й трафаретні документи друкуються друкарським способом або на розмножувальних апаратах;
- За строками виконання - термінові, що вимагають виконання у визначений термін, і нетермінові, для яких строк виконання не встановлений;
- За походженням - службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, що стосуються конкретної особи і є іменними;
- За видом оформлення - справжні, копії, виписки, дубліката;
- За коштами фіксації - письмові, графічні, фотокінодокументи і т. д.
Оригінал - це підписаний і належним чином оформлений примірник документа, складений в перший раз. Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою «копія»), засвідчене у встановленому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника та печатку.
Іноді для роботи потрібно не копія з оригінального документа, а виписка з того чи іншого його розділ. При оформленні виписки обов'язково треба вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам і організаціям надано право в разі втрати власником справжнього документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), що має однакову юридичну силу з оригіналом.
Глава 3. ОСНОВНІ ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ТЕКСТУ ДОКУМЕНТІВ
Документ складається з окремих інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, назва виду документа, текст документа і т.д.). Сукупність реквізитів документа, розташованих у встановленому порядку, становить формуляр документа.
ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Уніфіковані системи документації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »встановив формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів, який представляє собою графічну модель або схему побудови документа. Формуляр-зразок встановлює розміри полів, розташування постійних і змінних реквізитів [4].
ГОСТ Р. 6.30 - 97 встановлює також склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів та їх розташування на бланку документа, правила оформлення реквізитів, вимога бланків і порядок виготовлення і т. д.
Всього державним стандартом встановлено 29 реквізитів. Дев'ятнадцятий реквізит - текст документа.
Текст - основний реквізит документа, який повинен містити достовірну та об'єктивну інформацію, викладену ясно, точно, нейтральним тоном і по можливості коротко. Текст документа повинен бути бездоганним у юридичному відношенні і не допускати двоякого тлумачення.
Документи складаються російською або національною мовою відповідно до законодавства Російської Федерації про державні мови.
Текст документа може бути представлений у вигляді таблиці, анкети, зв'язного тексту.
Тексти документів великого обсягу поділяються на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами:
1. Розділ;
1.1. Підрозділ;
1.1.1. Пункт;
1.1.1.1.Подпункт
Основні вимоги до документів, виготовленим машинописним способом
Якщо документ складається на комп'ютері, то при друкуванні тексту виходячи з ергономічних вимог слід використовувати шрифти, наближені за розміром до шрифту друкарської машинки. Рекомендується використовувати шрифти гарнітури Times New Roman розмірів 13, 14, 15 або гарнітури Arial розмірів 12, 13, 14. Заголовки таблиць допускається друкувати шрифтами менших розмірів.
Текст документа друкується через 1,2 або 1,5 міжрядкових інтервалу. Відстань між окремими реквізитами - 1,5 - 3 міжрядкових інтервалу. Якщо один реквізит займає кілька рядків, то його текст друкується через один інтервал. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то починаючи з другої, сторінки нумерують арабськими цифрами без крапок, тире та інших додаткових значків. Номер сторінки проставляється в середині верхнього поля.
Формат паперу А4 і А5; допускається - А3 і А6. Мінімальні розміри полів на документі (в мм): ліве -20; праве - 10; верхнє - 15, нижнє - 20.
Список використаної літератури
1. Положення про Державний герб, затвердженому Указом Президента РФ від 30 листопада 1993 р. № 2050
2. ГОСТ Р 6.30-97. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: ІПК Видавництво стандартів, 1997.
3. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Учеб. посібник. - 5-е вид., Испр. і доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2002. - 320 с.
4. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.
5. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядився: видавництво: Проспект. Рік видання: 2005
1. Положення про Державний герб, затвердженому Указом Президента РФ від 30 листопада 1993 р. № 2050
2. ГОСТ Р 6.30-97. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: ІПК Видавництво стандартів, 1997.
3. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Учеб. посібник. - 5-е вид., Испр. і доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2002. - 320 с.
4. Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.
5. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядився: видавництво: Проспект. Рік видання: 2005
[1] Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядився: видавництво: Проспект. Рік видання: 2005
[2] Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Учеб. посібник. - 5-е вид., Испр. і доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2002. - 320 с.
[3] Організація роботи з документами: Підручник / За ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е вид., Перераб. і доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.
[4] ГОСТ Р 6.30-97. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: ІПК Видавництво стандартів, 1997.