Основні вимоги до підготовки службових документів і ведення ділового листування в діяльності

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Введення

Діяльність військових частин (організацій) забезпечується системою взаємопов'язаних документації. Її склад визначається порядком вирішення питань (єдиноначальні чи колегіальний), обсягом і характером листування з вищими органами військового управління і взаємозв'язків військових частин (організацій).

Ділове листування (службове листування, ділова кореспонденція) - поняття збірне. До діловому листуванні відносяться різні види офіційних документів, що входять в систему інформаційно-довідкової документації і використовуваних для обміну інформацією в діловій діяльності організацій і громадян.

Основні види документів, що розробляються у військових частинах (організаціях): накази, розпорядження, накази, правила, положення, інструкції, розпорядження, рапорти, доповіді, донесення, договори (контракти), плани, розклади занять, звіти, протоколи, акти, довідки, службові листи, заявки, телеграми, посвідчення про відрядження, відпускні квитки, виписки з наказів, військові перевізні документи, грошові та продовольчі атестати та інші текстові та графічні, написані або намальовані від руки, написані на друкарській машинці або виготовлені на персональних електронно-обчислювальних машинах ( далі - ПЕОМ) документи 1.

Міністерством оборони РФ, Прикордонної Службою розроблялися і вводилися в дію ряд інструкцій з діловодства у Збройних Силах Російської Федерації, згідно з якими складання проекту службового документа має починатися з вивчення суті питання, що підлягає врегулюванню, чинного з цього питання законодавства, наказів, директив та довідкового матеріалу. Службовий документ повинен відповідати наступним вимогам:

а) відповідати чинному законодавству, наказам, директивам та іншим керівним документам вищих командирів (начальників);

б) грунтуватися на фактах і містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки;

в) не дублювати вимоги, що містяться у раніше виданих документах, а при необхідності мати посилання на них;

г) давати можливість обробляти його за допомогою засобів обчислювальної техніки;

д) відповідати затвердженій формі, якщо таке передбачено 2.

Службовий документ повинен бути написаний службово - діловим стилем з дотриманням правил російської орфографії і пунктуації, коротко і чітко, без вживання формулювань, що породжують різні тлумачення.

Застосовувані терміни повинні відповідати термінології, прийнятої у Збройних Силах, і вживатися в одному і тому ж значенні.

  1. Класифікація службових документів

Все різноманіття документів класифікується за такими ознаками та підставами, як:

    • способу фіксації (письмові, графічні, фото-, кіно-, відео-, аудіодокументи);

    • змістом (організаційно-розподільні, науково-технічні, фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові, а також документи з особового складу);

    • найменуванню (статути, настанови, положення, директиви, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, плани, листи, заяви тощо);

    • увазі (типові - розробляються вищестоящими організаціями і носять обов'язковий характер, зразкові - розробляються вищестоящими організаціями і носять рекомендаційний характер, індивідуальні - розробляються на місцях для внутрішнього користування, трафаретні - друковані або електронні формалізовані бланки з нанесеною постійною частиною тексту і залишеним вільним місцем для змінної інформації );

    • ступеня складності (прості - містять одне питання, складні - містять два і більше питань);

    • місцем складання (внутрішні - не виходять за межі організації або установи, зовнішні - вхідні і вихідні документи);

    • строками виконання (термінові - розробляються до заздалегідь встановлених термінів згідно з табелем термінових донесень, внесрочние - розробляються в міру необхідності);

    • походженням (службові - з питань службової діяльності; офіційно-особисті - іменні скарги, заяви, листи тощо, тобто стосуються конкретних осіб);

    • ступеня гласності (звичайні, секретні - містять інформацію, віднесену до державної таємниці, обмеженого доступу - містять конфіденційну (довірчу) інформацію, тобто не підлягає розголошенню з яких-небудь причин);

    • юридичній силі (справжні - видані в установленому порядку і складені з дотриманням всіх правил, підроблені - документи, у яких зміст не відповідає істині чи вони складені з порушенням встановлених правил);

    • призначенням (оригінал - первинний документ, копія - точне відтворення реквізитів і змісту першотвору з позначкою «копія», відпустка - повна і точна копія, тобто зроблена одночасно з оригіналом під копірку; виписка з документа - копія частини документа; дублікат - це документ, виданий замість втраченого оригіналу і має однакову з ним юридичну силу);

    • терміну зберігання (постійного терміну зберігання; тимчасового понад 10 років; тимчасового до 10 років);

    • роду діяльності (системи документації планової, стандартів і технічних умов, організаційно-розпорядчого, розрахунково-грошової, звітно-статистичної, по винаходів і відкриттів і т.п.).

Основними вимогами, що пред'являються до документів, є:

  • своєчасність складання (розробки);

  • достатність інформації (висока інформаційна ємність);

  • достовірність, точність та обгрунтованість доводів і фактів;

  • офіційно-діловий стиль і мову документа;

  • грамотність тексту документа в професійному та літературному відношенні;

  • логіка і стислість (лаконізм) викладу інформації;

  • ясність документа, що виключає двояке розуміння міститься в ньому інформації;

  • наочність;

  • юридична безпека (документ відповідає компетенції органу управління, а його зміст та оформлення не суперечить вимогам законів та інших нормативно-правових документів).

  1. Поняття ділового листа і загальні вимоги до написання ділових листів

Діловий лист - документ, що застосовується для зв'язку, передачі інформації на відстань між двома кореспондентами, які можуть бути як юридичними, так і фізичними особами 3.

Ділові листи відрізняються від особистих тим, що ділові листи, якщо тільки вони не конфіденційні, відкриті для ознайомлення багатьох і це накладає на них певний - діловий - стиль викладу 4.

Одним з головних каналів зв'язку різних підприємств, організацій та установ із зовнішнім світом є саме діловий лист.

За допомогою даного виду листів ведуться переддоговірні переговори, з'ясовуються стосунки між підприємствами, в них викладаються взаємні претензії, запрошення, прохання і т. п.

Загальні вимоги написання ділових листів:

  • папір для ділового листа повинна бути хорошої якості, абсолютно чистою, акуратно обрізаний;

  • бланк листа повинен бути з емблемою організації, її повною назвою, поштовою і телеграфним адресою, телефоном, факсом, електронною адресою та банківськими реквізитами;

  • службові листи друкуються на лицьовій стороні аркуша, без помарок; всі сторінки, крім першої, нумеруються арабськими цифрами;

  • ширина поля з лівого боку листа повинна бути не менше 2 см, абзац починається з нового рядка з відступом на п'ять інтервалів від лівого краю рядка;

  • текст друкується через півтора - два інтервали;

  • найменування організації або прізвище та адресу людини, куди відправляється лист, проставляється на лівій стороні листа;

  • нижче, з краю рядка або в центрі листа, пишеться ввічливе ставлення, наприклад, «Шановний Іван Іванович»;

  • після звернення часто ставлять знак оклику, щоб наступну фразу почати з нового рядка і з великої літери;

  • підпис ставиться в правій стороні аркуша, після заключної фрази ввічливості, наприклад, «З повагою ...»;

  • резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції мають робитися олівцем або на окремих аркушах;

  • лист складається текстом всередину, а найбільш важливі ділові листи не згинаються, для чого надсилаються у великих щільних конвертах;

  • на телеграфний запит слід дати відповідь протягом 3-х днів, на лист-10.

До змісту ділових листів пред'являються наступні вимоги:

  • точність і ясність викладу думок;

  • максимальна доступність тексту для розуміння, вживання простих фраз, точно і однозначно виражають суть;

  • стислість, відсутність зайвих слів і порожніх фраз;

  • грамотність - дотримання норм граматики і правопису, а також вимог ділового етикету;

  • коректність - діловий і ввічливий стиль викладу.

3. Порядок підготовки службових листів в прикордонних органах

3.1 Загальні положення

Службові листи у військах, органах і організаціях Прикордонної служби Російської Федерації готуються:

як відповіді про виконання доручень вищого органу військового управління;

як відповіді на запити організацій і приватних осіб;

як супровідні листи;

як ініціативні листи.

Терміни підготовки у відповідь листів встановлюються резолюцією командира (начальника) військової частини (організації) та їх заступників. Тексти відповідних листів повинні точно відповідати завданням, зафіксованим в резолюціях.

Терміни підготовки ініціативних листів визначаються командирами (начальниками) військової частини (організації) та їх заступниками.

Текст листа, як правило, складається з двох частин. У першій частині викладається причина, підстава або обгрунтування складання листа, наводяться посилання на документи, що є підставою підготовки листа. У другій частині, що починається з абзацу, поміщаються висновки, пропозиції, прохання, рішення і т.д.

Підготовлені в прикордонних органах документи друкуються на бланках органу безпеки з кутовим штампом. Введення в обіг бланків документів здійснюється командирами (начальниками) військових частин (організацій) щодо пропозицій, внесених діловодства, а також посадовими особами за напрямами службової діяльності.

Виготовлення документів здійснюється із застосуванням комп'ютерів (використовуються текстовий редактор Word for Windows версії 6.0 і вище, шрифт Times New Roman розміром № 14, 15, 16, для оформлення табличних матеріалів № 12), а їх друкування - на лазерних принтерах, на стандартних аркушах паперу формату А4 (210х297 мм).

Підготовка проекту документа починається з вивчення суті питання, що підлягає врегулюванню, чинного з цього питання законодавства, нормативних правових актів Прикордонної служби Росії, власних правових актів та довідкового матеріалу. Документ складається, як правило, з одного предмету регулювання, за винятком звітів, планів та інших аналогічних документів, що торкаються велике коло взаємопов'язаних питань.

Кожен документ складається з окремих складових його елементів, званих реквізитами.

Документи складаються в офіційно-діловому стилі і повинні відповідати наступним вимогам:

- Стислість, логічність і сувора структурна послідовність викладу матеріалу;

- Чіткість і однозначність формулювань;

- Вживання слів тільки в значеннях, що є лексичної нормою літературної російської мови, яка встановлюється академічними словниками (використання розмовної лексики, жаргонізмів і т.д. допускається тільки при цитуванні);

Незнання лексичного значення окремих слів приводить до помилок типу: «здешевити собівартість» (здешевити можна послуги, продукти, але не собівартість; можливий варіант - «знизити собівартість»).

Не допускається використання в офіційних документах слів, що відносяться до розмовної лексики, наприклад: прикордонник, моряк, сухопутчік, лаборантка, а також застосування образної фразеології; в тексті документа не повинно бути різного написання одних і тих самих імен, географічних назв, термінів, посад, установ і т.п.

- Використання будь-яких спеціальних і вузькопрофільних термінів лише в необхідних випадках.

Наявність у тексті документа граматичних і стилістичних помилок неприпустимо. Написання імен, прізвищ, посад, військових звань, найменувань організацій, дат, одиниць виміру, географічних назв у тексті має бути точним і однаковим.

У документах повинні бути виключені смислові протиріччя і повтори.

У тексті документа забороняється переносити абревіатури, розбивати по різних рядках номери, числа, дати, прізвища та ініціали.

Документ викладається від третьої особи однини чи від першої особи множини, допускається також безособова форма. У текстах документів дозволяється заміна багаторазово повторюваного розгорнутого поняття скороченим позначенням (абревіатура, скорочення, ключове слово з назви), вказуються в дужках після його першої згадки в повній формі.

Документи друкуються через півтора міжрядкових інтервалу, з лівого боку аркуша залишається поле не менше 20 мм, з правого - не менше 10 мм, зверху і знизу - не менше 20 мм. Номери аркушів проставляються в середині верхнього поля арабськими цифрами без крапок. Перший лист не нумерується. На підписується примірник (оригінал) документа реквізит «Прим. № ... »не виноситься.

Примірники документа, додатків до нього (при їх наявності), наступні за оригіналом, мають абсолютно точно відтворювати текст і всі реквізити оригіналу, за винятком реквізитів бланка, мати на відміну від оригіналу реквізит «Прим. № ... ».

Наступні за оригіналом екземпляри документа завіряються виконавцем. Із зазначенням посади, військового звання, ініціалів та прізвища, номери телефону і дати запевнення в залежності від наявності вільного місця на лицьовій стороні аркуша або ж на його обороті за формою:

«Вірно:

начальник ... ... ... ... ... ... ... ... ... відділу

капітан (підпис запевняє) 0.В. Іванов

тел. ... ... ... ...

15.10.08 р. »

Зазвичай документи (якщо вони не направляються одночасно декільком адресатам) виготовляються у двох примірниках: оригінал - на адресу, другий примірник - в підрозділ-виконавець (підрозділ органу безпеки за напрямком діяльності). Якщо ж документ призначений для подання декільком адресатам, то всі його документи, які підписували екземпляри, що направляються в ці адреси, оформляються як оригінали.

Датою документа є дата його підписання. Дати в документах оформляються арабськими цифрами у послідовності: день, місяць і рік. У їхніх текстах і кутових штампах бланків застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: «14 березня 2008 р. (року)». В інших випадках дата позначається цифрами, причому день і місяць показують двома парами арабських цифр, а рік чотирма арабськими цифрами, наприклад: «14.03.2008»

На всіх примірниках документів на лицьовій або зворотній стороні останнього аркуша в лівому нижньому кутку вказуються ініціали, прізвище виконавця і номер його службового телефону. На примірнику, що залишається у справі, додатково зазначаються: кількість віддрукованих примірників, список їх розсилки, з чого друкувався документ (номер зошита, блокнота, окремих аркушів паперу, машинного носія інформації), прізвище друкувало документ, дата друкування, наявність чорнового матеріалу.

3.2 Адресат і заголовок

Документ може адресуватися організації, її структурному підрозділу або посадовій особі.

У документах, що направляються в різні адреси зазначаються (в давальному відмінку) повне найменування посади, ініціали та прізвище посадової особи, якій направляється документ. При цьому ініціали та прізвище адресата пишуться ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. Якщо документ надсилається посадовій особі, яка має звання, то, як правило, вказується і його звання. Якщо документ надсилається кільком адресатам, то на кожному його примірнику-оригіналі вказується тільки адресат, якому він призначений.

У документах, що направляються до установ, громадські організації, на підприємства вказується також їх повна поштова адреса.

Найменування адресата на бланку пишеться через один міжрядковий інтервал у правій верхній його частині, трьома міжстроковими інтервалами нижче межі верхнього поля. Звання, ініціали та прізвище пишуться на півтора міжрядкових інтервалу нижче найменування посади. При адресації документа особі, яка не має звання, ініціали ставляться перед прізвищем, тоді як при адресації особі, яка має звання, вони вказуються після прізвища. Переважно центрувати всі строчки реквізиту «Адресат» по відношенню до найдовшою з них.

При направленні документа до організації найменування організації

пишеться в називному відмінку.

Наприклад:

Приволзький федеральний округ

Документ адресується посадовій особі організації у разі, коли передбачається, що саме ця посадова особа буде розглядати і приймати рішення з питань, поставлених в документі. При цьому назва організації входить до найменування посади адресата. Найменування посади і прізвище пишуться в давальному відмінку.

Наприклад:

Повноважному представнику

Президента Російської Федерації

у Південному федеральному окрузі

ініціали, прізвище

Документ обсягом більше однієї сторінки, як правило, повинен мати заголовок, в короткій і точної формі відображає суть питання, викладеного в документі. Заголовок документа повинен бути максимально лаконічним, відображати суть змісту документа і правильно її формулювати, відповідати на питання «Про що (про кого)?». Наприклад: «Про скасування ...»,« Про стан ...».

Реквізит «Тема» розташовується під кутовим штампом і друкується від лівої межі текстового поля, малими літерами (крім початкової), через один міжрядковий інтервал. Довжина рядка - не більше 30 друкованих знаків, крапка після заголовка не ставиться, заголовок не підкреслюється і в лапки не укладається. Текст відділяється від заголовка трьома міжстроковими інтервалами.

У документах, підготовлених у відповідь на доручення, в обов'язковому порядку робиться посилання на номер і дату доручення, яка вказується або замість реквізиту «Заголовок», або в дужках безпосередньо під заголовком через один міжрядковий інтервал від нього, або в основному тексті без дужок. Наприклад: На N 1/1/0777 від 29 вересня 2008 р., або на N 1/1/0777 від 29.09.08 р.

Текст документа, якщо він спрямовується посадовій чи приватній особі, слід починати з шанобливого звернення до адресата, яке друкується в центрі рядка.

3.3 Підпис

Документи підписують посадові особи військ, органів і організацій Прикордонної служби Російської Федерації в межах своїх повноважень з ведення листування. Не допускається підписувати документи з прийменником «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

Реквізит «Підпис» включає скорочене найменування посади особи, що підписує документ, виготовлений з використанням бланка, його особистий підпис і його розшифрування. Відокремлюється від тексту або від попереднього за текстом реквізиту трьома міжстроковими інтервалами і пишеться від лівого поля через один міжрядковий інтервал. Розшифровка підпису включає в себе ініціал імені і прізвище.

При підписанні документів кількома посадовими особами їх підписи розташовуються на одному рівні (якщо вони мають рівні посади) або одна під одною в послідовності, що відповідає займаній посаді.

При направленні документів до державних органів Російської Федерації, в яких введені звання, у випадках, коли ці звання включаються до реквізиту «Адресат», вказується також (малими літерами) звання підписувача.

Допускається в доречних випадках завершувати документи словосполученням «З повагою,».

3.4 Додатка

За наявності додатків до документа в реквізиті «відмітка про наявність додатка» вказуються короткий зміст кожного з них, їх реєстраційні номери, номери примірників, кількість аркушів та грифи секретності. Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.

Якщо додаток одне і його найменування згадується в тексті документа, то в реквізиті «додаток» воно не повторюється, а вказується: «По тексту» і далі його реєстраційний (передплатний) номер, номер примірника кількість аркушів і гриф секретності.

При великій кількості додатків на них складається окремий опис, а в самому документі вказується: «Додаток: відповідно до опису № ___ на ___лістах». За наявності декількох додатків до документа на кожному з них проставляється порядковий номер: «Додаток № 1», «Додаток № 2» і т.д.

Якщо доданий документ має свій додаток, то після основного запису додатково зазначається: «... і додаток до нього, всього на __ аркушах».

При направленні документа кільком адресатам, а додатки до нього - окремим з них, у реквізиті «відмітка про наявність додатка» вказується, кому воно направляється. Наприклад: «Додаток: ..., тільки в перший, третій адресу».

Висновок

Документи грають важливу роль у діяльності прикордонних органів управління. Правильне розуміння посадовими особами органів управління теоретичних основ документознавства, тверде знання сучасних вимог, що пред'являються до складання та оформлення документів, до організації їх руху, обліку та зберігання, в значній мірі сприяє підвищенню ефективності управлінської праці, вносить в роботу управлінського персоналу організованість і злагодженість. Важлива роль у прищепленні культури документної діяльності належить співробітникам секретаріатів і делопроизводств прикордонних органів різного рівня 5.

При складанні ділових листів необхідно пам'ятати, що за листом можна судити не тільки про людину, який його написав (виконавця), але і про організацію, яку він представляє.

Службова (ділова) документація є одним з найважливіших ресурсів суспільства, необхідним джерелом інформації для управлінських рішень, доказом у правових відносинах, документованої пам'яттю суспільства.

Список використаної літератури

  1. Висовень В.М., Комісаров О.В., веснянкуватої С.М. Службове документознавство. Курс лекцій .- М., 2008.

  2. Діловодство в кадровій службі \ Сост. А.В. Верховцев - М.: ИНФРА-М, 1999.

  3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Етика ділових відносин. Підручник .- М.: ИНФРА-М, 2009.

  4. Кудряев В.А. та ін Організація роботи з документами. Підручник. - М.: ИНФРА-М, 1999.

  5. Петрова Ю.О., Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настільне керівництво секретаря та помічника керівника. - М., 2009.

  6. Наказ ФПС Росії від 18 травня 2002 р. № 320. «Про затвердження інструкції з діловодства у військах, органах і організаціях прикордонної служби Російської Федерації».

  7. Наказ Міністерства оборони РФ від 23 травня 1999 р. № 170 «Про затвердження інструкції з діловодства у Збройних Силах Російської Федерації».

Додаток

Варіант службового листа

ФЕДЕРАЛЬНА СЛУЖБА БЕЗПЕКИ

РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ


ПРИКОРДОННА ... ... ... ... ... ... ....


________________ № ________________

м. Москва, 125040




Заступнику начальника ... ... ... ....


... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...


На № _____от __________ _____г.

Шановний ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ..!

Направляємо Вам звіт за ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... за 2008 рік

Додаток: за текстом, № __________, прим. № ____, на ___ аркушах.

З повагою,

посада підпис прізвище, ініціали

1 Наказ ФПС Росії від 18 травня 2002 р. № 320. «Про затвердження інструкції з діловодства у військах, органах і організаціях прикордонної служби Російської Федерації».

2 Наказ Міністерства оборони РФ від 23 травня 1999 р. № 170 «Про затвердження інструкції з діловодства у Збройних Силах Російської Федерації».

3 А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г. Коновалова. Етика ділових відносин. Підручник .- М.: ИНФРА-М, 2009.

4 Петрова Ю.О., Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настільне керівництво секретаря та помічника керівника. - М., 2009.

5 В.М. Висовень, А.В. Комісарів, С.М. Конопатити. Службове документознавство. Курс лекцій .- М., 2008.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Бухгалтерія | Курсова
72.1кб. | скачати


Схожі роботи:
Основи ділового листування
Правила ділового листування
Функції листування у підтримці ділового партнерства
Функції листування у підтримці ділового партнерства
Оформлення службових документів
Реєстрація та регламентація службових документів
Затвердження та узгодження службових документів
Уніфікація службових мови документів
Базове господарство для практичної підготовки студентів основні завдання вимоги обов`язки виконавців
© Усі права захищені
написати до нас