Основною сферою, в якій функціонує офіційно-діловий стиль російської літературної мови, є адміністративно-правова діяльність. Цей стиль задовольняє потребу суспільства в документальному оформленні різних актів державного, суспільного, політичного, економічного життя, ділових відносин між державою і організаціями, а також між членами суспільства в офіційній сфері їх спілкування. Тексти цього стилю представляють величезну різноманітність жанрів: статут, закон, наказ, розпорядження, договір, інструкція, скарга, рецепт, різного роду заяви, а також безліч ділових жанрів (наприклад, пояснювальна записка, автобіографія, анкета, статистичний звіт та ін.) Вираз правової волі в ділових документах визначає властивості, основні риси ділового мовлення та соціально-організуючий вживання мови. Жанри офіційно-ділового стилю виконують інформаційну, яка дозволяє, констатуючу функції у різних сферах діяльності. Тому основною формою реалізації цього стилю є письмова.
Зміст розмови можна забути, неправильно запам'ятати, невірно зрозуміти і навіть навмисно спотворити. Але якщо текст зберігся в письмовому вигляді (і зафіксовано по всіх правилах), то будь-який, хто його прочитає, може бути впевнений в точності що міститься в ній інформації. Існує ряд обставин, коли зберігання письмової інформації не тільки бажано, але й необхідно. Незважаючи на відмінності у змісті окремих жанрів, ступеня їх складності, офіційно-ділова мова має спільні стильові риси: точність викладу, не допускає можливості відмінностей у тлумаченні; детальність викладу; стереотипність, стандартизованность викладу; долженствующе-розпорядчий характер викладу. До цього можна додати такі риси, як офіційність, строгість вираження думки, а також об'єктивність і логічність, які властиві і наукової мови.
Функція соціальної регламентації, яка грає найважливішу роль в офіційно-ділового мовлення, пред'являє до відповідних текстів вимога однозначності прочитання. У зв'язку з цим для кожного тексту повинна бути характерна така точність викладу інформації, яка не допускала б можливість різних тлумачень. Офіційний документ буде виконувати своє призначення, якщо його зміст ретельно продумано, а мовне оформлення бездоганно. Саме цією метою визначаються власне лінгвістичні риси офіційно-ділового мовлення, а також її композиція, рубрикація, виділення абзаців та ін., Тобто стандартизованность багатьох ділових документів. Згадайте листок з обліку кадрів, анкету, яку заповнюють, наприклад, для отримання візи, квитанцію на оплату житлово-комунальних послуг і т. п.
Лексичний склад текстів цього стилю має свої особливості, пов'язані з зазначеними рисами. Перш за все, в цих текстах використовуються слова і словосполучення літературної мови, які мають яскраво виражену функціонально-стилістичне забарвлення, наприклад позивач, відповідач, протокол, посадова інструкція, взяття під варту, пасажироперевезення, поставка, посвідчення особи, науковий співробітник та ін, серед них значна кількість професійних термінів. Багато дієслова містять тему приписи або повинності: заборонити, дозволити, постановити, зобов'язати, призначити та інш. Слід зауважити, що в офіційно-ділового мовлення спостерігається найвищий відсоток вживання інфінітива серед приголосних форм. Це також пов'язано з імперативним характером офіційно-ділових текстів. Розглянемо приклад:
«Під час вивчення будь-якого міжнародного угоди, а особливо угоди про усунення подвійного оподаткування, перш за все необхідно чітко визначити сферу його дії в двох аспектах:
- Податки, на які поширюється дія угоди;
- Території, на які поширюється дія угоди »
(Консультант. 1997. № 24).
Навіть у цьому короткому уривку є слова і словосполучення з офіційно-правової забарвленням (міжнародна угода, подвійне оподаткування, податки), що виражає повинність словосполучення необхідність визначити, такі риси, як строгість вираження думки, неупереджена констатація, повна безособовість викладу.
Для офіційно-ділового стилю характерна тенденція до скорочення числа значень слів, спрощення їх семантичної структури, до однозначності лексичних і сверхсловних позначень, аж до вузької термінологізації. Тому досить часто в текстах даного стилю даються точні визначення застосовуваних слів і понять, тобто чітко обмежується їх семантичний обсяг. Тут неприпустимі полісемія (багатозначність), метафоричне використання слів, вживання слів у переносних значеннях, а синоніми вживаються в незначній мірі і, як правило, належать до одного стилю: постачання = поставка = забезпечення, платоспроможність = кредитоспроможність, знос = амортизація, асигнування = субсидування і ін
Типовим для ділової мови є складні слова, утворені то двох і більше слів: квартиронаймач, роботодавець, матеріально-технічний, ремонтно-експлуатаційний, вищевказаний, належними чином і т. п. Утворення таких слів пояснюється прагненням ділової мови до точності передачі змісту і однозначності тлумачення. Цій же меті служать словосполучення «неідіоматіческого» характеру, наприклад пункт призначення, вищий навчальний заклад, податкова декларація, акціонерне товариство, житловий кооператив та ін. Однотипність подібних словосполучень та їх висока повторюваність призводить до клішірованія використовуваних мовних засобів, що надає текстам офіційно-ділового стилю стандартизований характер. Розглянемо приклад:
«Нотаріус, який займається приватною практикою, повинен бути членом нотаріальної палати, здійснювати всі передбачені законодавством нотаріальні дії від імені держави, вправі мати контору, відкривати розрахунковий та інші рахунки, в тому числі валютний, мати майнові та особисті немайнові права та обов'язки, наймати і звільняти працівників, розпоряджатися вступили доходом, виступати в суді, арбітражному суді від свого імені та вчиняти інші дії відповідно до законодавства Російської Федерації і республік у складі Російської Федерації »(Консультант. 1997. № 24).
Цьому тексту властиві багато типові риси ділового стилю: стилістично перевірені слова і словосполучення (нотаріус, нотаріальна палата, розрахунковий рахунок, арбітражний суд і інш.); «Долженствующе-розпорядчий» характер викладу, що передається інфінітивних конструкцій (повинен бути, повинен здійснювати, має право мати та ін); композиційну побудову, підлегле основної теми цієї пропозиції - викладу прав і обов'язків нотаріуса, що займається приватною практикою; неупереджена констатація фактів, викладених у міру їх значущості; повна відсутність якої-небудь оцінки.
Офіційно-ділова мова відображає не індивідуальний, а соціальний досвід, внаслідок чого її лексика гранично узагальнена в семантичному відношенні, тобто усунуто всі остросвоеобразное, конкретне, неповторне, а на передній план висунуто типове. Для офіційного документа важлива юридична сутність, тому перевага віддається родовим поняттям, наприклад, прибути (приїхати, прилетіти, прийти і т. д.), транспортний засіб (автобус, літак, «Жигулі» і т. д.), населений пункт (село , місто, село і т. д.) та ін При назві особи вживаються іменники, що позначають особу за ознакою, зумовленого будь-яким ставленням або дією (викладач Сергєєва Т. М., свідок Молотков Т. П., ректор університету Старов Є. І. і т. п.).
Для ділової мови характерне використання віддієслівних іменників, що в офіційно-діловому стилі більше, ніж в інших стилях, і дієприкметників: прибуття поїзда, надання житлоплощі, обслуговування населення, поповнення бюджету, вжиття заходів; даний, вказаний, вишепоіменованний і т. п.; широко використовується складні отименние прийменники: у частині, по лінії, на предмет, щоб уникнути, по досягненні, після повернення та ін
Звичайна пропозиція містить досить великий обсяг інформації і розрахована на повторне прочитання. Прості пропозиції часто ускладнюються однорідними членами, що обумовлено необхідністю вичерпати предмет повідомлення. Активно використовуються пасивні конструкції; як і в науковій мові, велике місце займають складнопідрядні речення з підрядним умовою:
«Порядок ведення засідання і дослідження додаткових доказів, якщо вони були представлені в апеляційну інстанцію, визначається головуючим. За загальним правилом спочатку заслуховуються пояснення осіб, які беруть участь у справі, та їх представників. Спочатку виступає особа, яка подала апеляційну скаргу, і його представник. У разі оскарження рішення обом сторонам першим виступає позивач »(Господарство і право. 1997. № 1).
У цьому уривку перша пропозиція - складнопідрядне з підрядним умовою. У наступних пропозиціях кілька дієприкметників (що беруть участь, яка подала), пасивний дієслово (заслуховуються), складний отименние привід (у випадку). Сувора логіка і точність викладу визначають послідовність дій у поданій ситуації. Цей текст виконує роль регламенту і встановлює порядок процедури розгляду апеляційної скарги.
В офіційно-діловому стилі немає місця прояву авторської індивідуальності. Цей стиль дуже замкнутий, малопроникних для інших стилів мови. У ньому встановлені певні форми документів.
Ділового мовлення, як уже згадувалося, властиві безособовість викладу і відсутність оцінковості. Тут мають місце неупереджена констатація, виклад фактів у логічній послідовності. Тому перша особа допустимо тільки в обмеженому числі ситуацій, коли встановлюються правові відносини між приватною особою та організацією чи державою, наприклад при оформленні різних доручень, при укладанні трудової угоди і т. п. Так, довіреність має вигляд:
ДОВІРЕНІСТЬ
Я, Алексєєва Ганна Іванівна, яка мешкає за адресою: м. Санкт-Петербург, вул. Празька, д. 35, кв. 127, паспорт УШ-ВІ № 964863, виданий 12 отд. міліції м. Санкт-Петербурга 26 січня 1992р., довіряю Хитрово Ользі Олександрівні, що мешкає за адресою: м. Санкт-Петербург, вул. Кораблебудівників, д. 65, кв. 98, укладання договору з видавництвом «МАУП» від мого імені.
24.12.2002 Алексєєва
Однак навіть у таких ситуаціях форма написання багатьох документів клішірованная і орієнтована на безособовість. Нагадаємо, як пишеться заява про надання відпустки:
Завідувачу кафедри фізики
проф. І. С. Петрову
викладача С. І. Андрєєва
ЗАЯВА
Прошу надати мені чергову відпустку за 2001/2002 навчальний рік з 25.12.02.
24.12.01 Андрєєв
У житті будь-якої організації чи підприємства діловий стиль мови займає важливе місце. Обмін інформацією, висування і розробка робочих ідей, контроль і координація діяльності співробітників, підведення підсумків та оцінка досягнутого - ось лише деякі сторони діяльності організації, які пов'язані з проведенням нарад та ділових розмов різного роду. Між собою їх зближують такі моменти, як орієнтація на інтереси роботи, спланованість, деякий формалізм мови, тобто все те, що надає діловий характер цим мовним взаємодіям. Разом з тим ділові бесіди, ділові наради і телефонні розмови можна розглядати як самостійні види ділової комунікації. Вони відрізняються один від одного не тільки цілями, заради яких проводяться, формою контакту, але і числом учасників, що зумовлює соціально-психологічні особливості їх організації та проведення.
Для кожного з нас, очевидно, що розмова між співробітниками однієї і тієї ж організації, що обговорюють ділове питання, чи розмова між керівником і підлеглим принципово відрізняються від розмов між цими ж людьми поза службових рамок.
Ділове спілкування - це така взаємодія людей, яка підпорядкована вирішенню певної задачі (виробничої, наукової, комерційної і т. д.), тобто Мета ділової взаємодії лежить за межами процесу спілкування (на відміну від особистісно орієнтованого спілкування, предметом якого виступає саме характер відносин між його учасниками).
Ділова розмова - це розмова переважно між двома співрозмовниками, відповідно її учасники можуть і повинні брати до уваги специфічні особливості особистості, мотивів, мовних характеристик один одного, тобто спілкування носить багато в чому міжособистісний характер і передбачає різноманітні способи мовного і немовного впливу партнерів один на одного.
У теорії управління бесіда розглядається як вид ділового спілкування, спеціально організований предметна розмова, службовець вирішення управлінських завдань. На відміну від ділових переговорів, які значно більш жорстко структуровані і, як правило, ведуться між представниками різних організацій (або підрозділів однієї організації), ділова розмова, хоча завжди має конкретний предмет, більш особистісно орієнтована і частіше відбувається між представниками однієї організації.
До числа цілей, що вимагають проведення ділової бесіди, можна віднести, по - перше, прагнення одного співрозмовника за допомогою слова зробити певний вплив на іншого, викликати бажання в іншої людини або групи до дії, з тим, щоб змінити існуючу ділову ситуацію або ділові відносини, іншими словами, створити нову ділову ситуацію або нові ділові відносини між учасниками бесіди, по - друге, необхідність вироблення керівником відповідних рішень на підставі аналізу думок і висловлювань співробітників.
У порівнянні з іншими видами мовленнєвої комунікації ділова розмова володіє наступними перевагами:
Швидкість реагування на висловлювання співрозмовників, сприяє досягненню цілей.
Підвищення компетентності керівника завдяки обліку, критичної перевірки та оцінці думок, пропозицій, ідей, заперечень і критичних зауважень, висловлених у розмові.
Можливість більш гнучкого, диференційованого підходу до предмету обговорення як наслідок розуміння контексту проведення бесіди, а також цілей кожної зі сторін.
Ділова бесіда завдяки ефекту зворотного зв'язку, який найбільш яскраво проявляється саме в безпосередньому міжособистісному взаємодії, дозволяє керівнику реагувати на висловлювання партнера відповідно до конкретної ситуації, тобто з урахуванням мети, предмета та інтересів партнерів.
У той же час ділову розмову як безпосередню взаємодію двох її учасників треба будувати на основі наступних важливих принципів:
Свідома налаштування на рівень співрозмовника, облік змісту виконуваних ним завдань, його повноважень і сфери відповідальності, життєвого і трудового досвіду, інтересів, особливостей його мислення й мови.
Раціональна організація процесу бесіди, що перш за все означає короткий виклад співрозмовниками змісту інформації з обговорюваної теми, бо розлоге виклад і надлишкова інформація ускладнюють засвоєння найсуттєвіше.
Простота, образність, чіткість мови як умова дохідливості інформації, отже, орієнтації на співрозмовника.
Бесіда не монолог, а діалог, тобто двостороннє спілкування, метою якого є або прагнення краще зрозуміти характер проблеми, або вплив на одного зі співрозмовників з урахуванням його інтересів і думки з обговорюваного питання. Тому необхідно так формулювати питання, визначення, оцінки, щоб вони прямо чи опосередковано запрошували співрозмовника висловити своє ставлення до викладеного думку.
Так як діалог контролює запитувач, то за допомогою питань він може направити процес передачі інформації в русло, що відповідає його планам і побажанням; перехопити й утримати ініціативу в бесіді, активізувати співрозмовника, переходячи від монологу до діалогу, дати можливість співрозмовнику проявити себе. Отже, уміння ставити питання стає ключовим інструментом для швидкого і точного отримання необхідної інформації.
Питання можна класифікувати за різними підставами. В управлінській діяльності проводити розходження між наступними категоріями питань: за характером очікуваних відповідей; за укладеним в них змісту; за функціями, які вони виконують.
За таким підставі, як цілі і методи ведення розмови, прийнято виділяти в якості самостійних видів: співбесіда при прийомі на роботу, співбесіду при звільненні з роботи, проблемні і дисциплінарні бесіди.
Проведення бесіди припускає наявність ряду обов'язкових етапів: підготовчий етап; початок бесіди; обговорення проблеми, прийняття рішення; завершення бесіди.
Ділова нарада - це діяльність, пов'язана з прийняттям рішень групою зацікавлених осіб, відповідно такі особливості групової поведінки, як розподіл ролей у групі, стосунки між членами групи, груповий тиск, роблять серйозний вплив на характер виступів учасників наради та його результати. У теорії управління ділову нараду визначається як форма організованого, цілеспрямованого взаємодії керівника з колективом за допомогою обміну думками. Це своєрідний форум з вироблення ключових рішень і спосіб координації активності людей і підрозділів. Ясно, що непродуктивні наради - дороге задоволення, як у матеріальному, так і в психологічному сенсі. Невдале нараду може викликати матеріальні втрати в результаті вжитих неправильних рішень. Необхідно пам'ятати, що наради не більше ніж засіб управління і, як будь-який засіб, воно повинно бути використано для правильних цілей і належним чином, щоб досягти бажаного результату.
Успіх наради залежить не тільки від поставленої мети, але і від того, як його учасники приходять до розуміння завдання. Ретельне планування таких елементів, як цілі, склад учасників, порядок денний та місце проведення, - ключ до продуктивної наради. На етапі визначення мети важливо продумати, чи дійсно потрібно прийняття групового рішення.
Проблемне нараду може включати таку форму групового прийняття рішень, як дискусія, яка передбачає спілкування на основі доводів і аргументів з метою знайти істину шляхом всебічного зіставлення різних думок. Суть дій в дискусії полягає в захисті чи спростування тези. При висуванні тези учасники зобов'язані дотримуватися ряду правил: теза має бути чітко сформульований і ясний опонентові, він повинен залишатися незмінним протягом усього діалогу і не повинен містити в собі логічних протиріч.
Проблемне нараду може включати мозковий штурм - спосіб роботи групи, при якому першочерговою метою є знаходження нових альтернативних варіантів вирішення проблеми. Відправним моментом мозкового штурму є проблема, яка не знайшла прийнятного рішення.
Список літератури
«1000 екзаменаційних квитків і готових відповідей», В. І. Капінос, 9 клас, Москва, Видавничий дім «Дрофа», 1999.
«Російська мова і культура мови», В. І. Максимов, Москва, «Гардарики», 2001.
«Як розвинути навички ділового спілкування», Майкл Бенні, «Урал LTD», 1999.
«Чи вмієте ви спілкуватися?», І. Н. Горєлов, Москва, «Просвещение», 1991.