МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Далекосхідний державний технічний університет
Контрольна робота
з дисципліни:
«Створення додатків засобами MS Access»
на тему:
«Продаж продовольчих товарів на прикладі магазину« Вкусняшка »
Владивосток 2009
Зміст
1. Загальні положення. 4
2. Опис предметної області. 6
4. Завдання, які вирішуються в рамках розглянутої предметної області. 7
4. Концептуальна модель. 8
5. Реляційна модель даних. 9
6. Запити .. 10
7. Форми .. 11
8. Звіти .. 13
9. Макроси .. 14
10. Керівництво для користувача щодо застосування бази даних. 15
Висновок. 18
Список використаної літератури .. 19
Введення
Сучасна економіка не мислима без ефективного управління. Успіх управління багато в чому визначається ефективністю прийняття інтегрованих рішень, які враховують найрізнобічніші фактори й тенденції динаміки їх розвитку. Важлива категорія інтегрованих рішень - система обробки інформації підприємства.
Управління будь-якого підприємства ставить перед собою мети домогтися просування вперед, розвитку і прогресування в цілому діяльності підприємства.
Одним з можливих шляхів досягнення цих цілей є автоматизація безпосередньо основного виробничого процесу, а також систему документообігу підприємства, тобто впровадження в сферу діяльності підприємства нових продуктів сучасних технологій.
У цій роботі розглядається новий програмний продукт «Access-2000» (MICROSOFT) - популярна програма розробки реляційних Баз Даних, яка входить до складу пакету Microsoft Office 2000. Ця База Даних створена для полегшення роботи з документообігом продовольчого магазину «Вкусняшка.»
Одне з потужних засобів бази даних полягає в тому, щоб упорядкувати інформацію за тією ознакою, який задає користувач.
Створена База Даних дозволяє автоматизувати заповнення і передачу документів, що використовуються для обліку надходження і реалізації продовольчих товарів даного підприємства, а також порядок зберігання даних. Ще одним важливим аспектом бази даних є можливість відбору з великого обсягу наявних даних необхідною інформацією, яку можна представити у формі різного виду звітів. Це дозволяє більш наочно відобразити інформаційні потоки підприємства і дати загальну оцінку його роботи.
1. Організація безперебійного надходження товарів.
2. Розширення асортименту реалізованих товарів.
3. Дотримання санітарно-гігієнічних норм і термінів зберігання продовольчих товарів.
4. Забезпечення збереження, якості і товарного вигляду продукції.
5. Пошук нових, прогресивних форм обслуговування, які забезпечують зростання товарообігу і підвищення якості та культури обслуговування.
6. Організація обліку надходження та реалізації товарів.
7. Впровадження нових технологій обробки інформації.
8. Своєчасне надання встановлених форм звітності.
9. Своєчасна виплата податків.
Головним засновником і керівником продовольчого магазину «Вкусняшка» в даний час є Протасов Н.М. Йому підпорядковуються: менеджер з продажу, завідувачі відділами, продавці, вантажник, водій, прибиральниця.
Загальна організаційна структура діяльності підприємства показана у вигляді схеми в Додатку 1. На схемі зображені рівні руху продовольчих товарів від постачальника до споживача на прикладі розглянутого підприємства. Беручи до уваги невеликий обсяг продажів магазину, в даній схемі постачальники будуть представлені фіксованим списком, а покупці - приватною особою.
Магазин має наступну структуру:
a) Відділ № 1 (продаж м'ясної, молочної та кисломолочної продукції)
b) Відділ № 2 (продаж бакалійних товарів)
c) Відділ № 3 (продаж кондитерських виробів)
d) Відділ № 4 (продаж свіжих фруктів і овочів, консервованої продукції, овочевих напівфабрикатів, соків, напоїв та мінеральних вод)
e) Відділ № 5 (продаж риби, рибної продукції та напівфабрикатів)
Завідувачі відділами несуть відповідальність:
1. За дотримання асортименту реалізованих товарів.
2. За правильність зберігання та збереження товару, за якість реалізованої продукції (їх відповідність ГОСТам, стандартам і технічним умовам).
3. За дотримання санітарно-гігієнічних норм в торгових залах і підсобних приміщеннях.
4. За дотримання Правил торгівлі.
5. За ведення облікової та звітної документації ввіреного ділянки роботи.
6. За ведення обліку та контролю робочого часу співробітників, що перебувають у їх підпорядкуванні.
Розпорядження завідувачів в частині організації контролю та обліку процесу реалізації є обов'язковим для всього персоналу, безпосередньо пов'язаного з відпусткою товарів у роздріб.
Менеджер з продажу здійснює контроль за надходженням і реалізації товарної продукції. У його обов'язки входить:
1. Укладання договорів на постачання товарів.
2. Контроль дотримання договірних умов.
3. Контроль залишків товарів і своєчасне поповнення запасів.
4. Дотримання асортиментного мінімуму та розширення асортименту реалізованих товарів.
5. Ведення облікової та звітної документації, пов'язаної з надходженням і реалізацією товарів, нарахування заробітної плати.
6. Аналіз господарської діяльності підприємства, пошук резервів для збільшення продажів, скорочення втрат і часу товарного обороту.
Менеджер з продажу підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
Продавці здійснюють відпуск товарів покупцям в торговельному залі. Вони відповідають:
1.За збереження і якість відпускаються ними товарів.
2.За дотримання Правил торгівлі.
3.За дотримання санітарно-гігієнічних норм на своєму робочому місці.
Підпорядковуються продавці безпосередньо завідуючим відділами і виконують їх розпорядження.
Водій здійснює своєчасну доставку товарів у магазин на автомобілі і по необхідності виконує розпорядження директора підприємства, пов'язані з використанням автотранспорту.
Прибиральниця забезпечує чистоту в торговому залі, підсобних приміщеннях і виконує розпорядження директора та завідуючих відділами, пов'язані з дотриманням чистоти і порядку в магазині.
Директор магазину координує роботу всіх підрозділів та працівників підприємства і здійснює їх взаємозв'язок.
У даній структурі ми розглядаємо продовольчий магазин, його вхідні та вихідні потоки інформації.
Документи, які використовуються і заповнюються на підприємстві, в сукупності складають його документообіг.
Умовно всі документи магазину можна підрозділити таким чином:
1. Керівні документи (Технічні Умови, ГОСТи, Стандарти, Правила торгівлі, Постанови, Вказівки, Розпорядження, законодавчі документи, Договори)
2. Вхідні документи (Фактури, Рахунки, Наряди, Накладні, Прейскуранти)
3. Внутрішні документи (Накладні, Рознарядки, Табелі, Прайс-листи, Картки, Рахунки, Звіти, журнали)
4. Вихідні документи (звіти, рахунки, чеки)
Всі документи зберігаються в електронному вигляді, внаслідок чого є можливість їх швидкого знаходження, заповнення та передачі в будь-який підрозділ підприємства.
Повністю виключається дублювання одних і тих же показників у різних документах, а також наявність показників, що не використовуються в роботі.
Значно зменшуються витрати часу на передачу додаткової інформації з різних підрозділів підприємства, безпосередня робота з документами інженера-хіміка зводитися до виконання таких завдань:
За допомогою створеної Бази Даних можна буде отримати відповіді на наступні питання:
· Коли і звідки прибув той чи інший товар (постачальник, його адреса і реквізити).
· За яким документом, за якою ціною, в якій кількості, в якій упаковці і якого сорту надійшов той чи інший товар.
· Дізнатися товарообіг і виручку магазину в цілому або його структурних підрозділів за будь-який день, тиждень, декаду, місяць, квартал, рік і так далі.
· Отримати відомості про те, скільки того чи іншого товару залишилося в магазині в цілому або його відділах на будь-який момент часу.
· Контролювати терміни зберігання швидко псується продукції.
· Вести облік надходження і здачі тари, витрат пакувального матеріалу, значно зменшити їх втрати.
· Швидко отримувати відомості про втрати та збитки.
· Якісно проводити аналіз діяльності підприємства.
· У найкоротший термін розробляти заходи щодо розширення асортименту реалізованих товарів, збільшення товарообігу, скорочення втрат і впровадження прогресивних форм обслуговування населення.
· Вести облік та контроль робочого часу співробітників.
Таким чином, реляційна модель бази даних продовольчого магазину «Вкусняшка» буде мати наступний вигляд
Таблиця 1. Типи товарів
Таблиця 2. Товари
Таблиця 3. Замовлення
Таблиця 4. 
Прихід і продаж
У базі даних даної курсової роботи використовуються наступні запити:
1. Запит «Прихід товару»
Даний запит є параметричним (тобто запитом із змінними умовами). По полях «Типи товарів», «Дата приходу», «Прихід» задаємо параметричні умови.
Даний запит дозволяє визначити який товар, коли і в якій кількості вступив в магазин.
2. Запит «Продаж товару»
Даний запит також є параметричним. По полях «Назва товару» і «Дата продажу», «Продаж» задаємо параметричні умови.
Даний запит дозволяє дізнатися який товар, коли і в якій кількості був реалізований.
3. Запит «Залишки»
Це параметричний запит на вибірку. Він дозволяє дізнатися скільки всього того чи іншого товару за конкретною ціною залишилося в магазині на певний момент часу.
У даній Базі Даних є такі форми:
1. Типи товарів
2. Прихід товару
3. Прихід товару підлегла форма
4. Замовлення
5. Замовлення підлегла форма
6. Головна кнопкова форма
Форми під номером 1, 2 і 4 використовуються безпосередньо для додавання даних. Для побудови цих форм використовуються дані з таблиць «Типи товарів», «Товари» і «Прихід-Продаж» відповідно. На даних формах є ряд кнопок, таких як:
ü «Закрити форму» - вихід з даної форми
ü
- Дозволяє додавання до Бази Даних набору значень
ü
- Видалення будь-якому записі форми
ü
- Повернутися до першого запису
ü
- Повернутися до попереднього запису
ü
- Повернутися до останнього запису
ü
- Перейти до наступного запису
ü «Переглянути звіт» - переглянути звіти
ü «Надрукувати звіт» - віддрукувати звіти
Головним завданням для форм під номером 3 і 5 є перегляд і корегування (внесення змін) даних. В якості вихідних даних використовуються таблиця «Прихід та Продаж».
На даних формах присутні такі кнопки, як:
ü «Закрити форму»
ü «Надрукувати форму» - дозволяє виводити на друк ту, чи іншу форму
Форми під номером 3 та 5 служать для відображення відібраних через запити значень. Саме ці форми дозволяють більш наочно переглянути результати запитів. В якості вихідних даних для даних форм беруться відповідні запити. На даних формах є кнопка у вигляді відкритої двері, при натисненні на яку можна вийти з форми.
Головна кнопкова форма є як би обкладинкою бази даних. Саме з нею безпосередньо працює користувач і отримує можливість доступу до об'єктів бази даних. Це звичайна форма з кнопками, що забезпечують можливість відкриття інших форм. Створити кнопкову форму дозволяє спеціальний засіб Access - диспетчер кнопкових форм.
Головна кнопкова форма складається з чотирьох сторінок:
1) Перша сторінка створюється за замовчуванням диспетчера - головна сторінка
2) Сторінка Головна кнопкова форма. Вона у свою чергу містить сторінки:
$ Типи товарів (відкриває сторінку основної форми «Типи товарів»)
$ Прихід товару (відкриває сторінку основної форми «Прихід товару»)
$ Замовлення (відкриває сторінку основної форми «Замовлення»)
$ Закрити (дозволяє вийти з програми)
3) Сторінка основних форм. Вона дозволяє переходити з однієї основної форми в іншу (а при необхідності і в побічні форми), в Головну кнопкову форму або виходити з програми.
4) Сторінка побічних форм. Оформляється при необхідності і дозволяє переходити в потрібні форми (основні і побічні), в Головну кнопкову форму або виходити з програми.
Одним із способів створення звіту є, створення звіту за допомогою майстра звітів, а потім необхідні корективи можна внести, перебуваючи в режимі конструктора.
У цій роботі представлені два звіти:
1. Залишки
2. Чек
Дані звіти побудовані на підставі даних двох таблиць: «Товари», «Прихід та Продаж». Такого роду звіти носять назву багатотабличних звітів. Дані звіти представлені у вигляді таблиць із занесеними в них даними (аналоги сторінок заповнюваних журналів).
Створені звіти будуть роздруковуватися раз на місяць і потім, передані вищестоящим органам для перевірки і затвердження.
Основним призначенням макросу є створення елементів для користувача інтерфейсу.
У цій базі даних містяться такі макроси:
1. Відкрити форму «Прихід товару» з форми «Типи товарів»
2. Відкрити форму «Замовлення» з форми «Типи товарів»
3. Оновити залишки форми «Замовлення»
4. Відкрити звіт Чек
5. Закрити форму «Типи товарів»
6. Закрити форму «Прихід товару»
7. Закрити форму «Замовлення»
8. Надрукувати форму
9. Надрукувати звіт
10. Відкрити форму «Типи товарів» з форми «Прихід товару»
11. Відкрити форму «Замовлення» з форми «Прихід товару»
12. Відкрити форму «Типи товарів» з форми «Замовлення»
13. Відкрити форму «Прихід товару» з форми «Замовлення»
14. Закрити форму Типи товарів »
Макроси з 1 по 9 створені за допомогою Майстра створення кнопок і прописуються автоматично.
Макроси з 10 по 14 створені за допомогою конструктора.
Всі дані макроси пов'язані з кнопками на формах. Кожна кнопка має свою текстовий напис, коротко позначає команду макросу.
Головний елемент, з якого починається робота з базою даних і яку Ви побачите при відкритті бази даних - головна кнопкова форма. Вона необхідна для відкриття форм і звітів. На ній знаходяться наступні кнопки:
Ø Відкриття сторінок основних форм - дозволяє перейти до сторінок основних форм («Типи товарів», «Прихід товару», «Замовлення»).
Ø Відкриття сторінки звітів - дозволяє перейти до сторінки звітів («Залишки» і «Рахунок»)
Ø Відкриття сторінки побічних форм - дозволяє перейти до сторінки побічних форм («Прихід товару підлегла форма» і «Замовлення підлегла форма»)
Ø «Закрити - безпосередній вихід з бази даних.
При натисканні кнопок основних форм - відкриється сторінка основних форм.
1. Основна форма «Типи товарів». На ній знаходяться наступні кнопки:
μ «Прихід товару» - відкриває основну форму «Типи товарів»
μ «Замовлення» - відкриває основну форму «Замовлення»
μ «Звіти» - відкриває сторінку звітів
μ «Головна кнопкова форма» - дозволяє перейти до Головної кнопкової формі
μ «Закрити» - дозволяє вийти з програми
2. Основна форма «Прихід товару». На ній знаходяться наступні кнопки:
μ «Типи товарів» - відкриває основну форму «Типи товарів»
μ «Замовлення» - відкриває основну форму «Замовлення»
μ «Звіти» - відкриває сторінку звітів
μ «Головна кнопкова форма» - дозволяє перейти до Головної кнопкової формі
μ «Закрити» - дозволяє вийти з програми
3. Основна форма «Замовлення». На ній знаходяться наступні кнопки:
μ «Типи товарів» - відкриває основну форму «Типи товарів»
μ «Прихід товару» - відкриває основну форму «Замовлення»
μ «Звіти» - відкриває сторінку звітів
μ «Головна кнопкова форма» - дозволяє перейти до Головної кнопкової формі
μ «Закрити» - дозволяє вийти з програми
При натисканні кнопки «Звіти» відкриється сторінка звітів. На ній знаходяться наступні кнопки:
μ «Типи товарів» - відкриває основну форму «Типи товарів»
μ «Прихід товару» - відкриває форму «Прихід товару»
μ «Замовлення» - відкриває основну форму «Замовлення»
μ «Залишки» - відкриває звіт «Залишки»
μ «Чек» - відкриває звіт «Чек»
μ «Головна кнопкова форма» - дозволяє перейти до Головної кнопкової формі
μ «Закрити» - дозволяє вийти з програми
При натисканні кнопки «Побічні форми» відкриється сторінка побічних форм. На ній знаходяться наступні кнопки:
μ «Прихід товару підпорядкована форма» - відкриває підпорядковану форму «Прихід товару»
μ «Замовлення підпорядкована форма» - відкриває підпорядковану форму «Замовлення»
μ «Головна кнопкова форма» - дозволяє перейти до Головної кнопкової формі
μ «Закрити» - дозволяє вийти з програми
При натисканні кнопки «Закрити» на Головній кнопкової сторінці - можна вийти з програми.
Ë з чотирьох таблиць, які містять інформацію про реалізується в магазині продукції;
Ë з трьох запитів;
Ë з трьох форм, які перетворять наявні дані для видачі необхідної інформації користувачеві;
Ë з двох звітів, які дозволяють переглянути увесь зміст.
За допомогою представленої бази даних була зроблена спроба створити оптимальне управління даними про реалізованої продукції. Вона забезпечує цілісність даних, що зберігаються, перешкоджає їх втрату та спотворення. Забезпечує швидкий пошук необхідної інформації, наочність (оскільки всі дані представлені в зручному вигляді для користувача). Дозволяє користувачеві вносити зміни (додавати, видаляти непотрібну інформацію).
На підставі вищесказаного, зрозуміло, що використання бази даних набагато спрощує роботу з даними та робить її ефективною.
2. Пасько В. Access 97. - Київ: BHV, 1997
3. Робінсон С. MS Access 2000. - СПб: Питер, 2001
4. методична література з MS Access
Далекосхідний державний технічний університет
Контрольна робота
з дисципліни:
«Створення додатків засобами MS Access»
на тему:
«Продаж продовольчих товарів на прикладі магазину« Вкусняшка »
Владивосток 2009
Зміст
1. Загальні положення. 4
2. Опис предметної області. 6
4. Завдання, які вирішуються в рамках розглянутої предметної області. 7
4. Концептуальна модель. 8
5. Реляційна модель даних. 9
6. Запити .. 10
7. Форми .. 11
8. Звіти .. 13
9. Макроси .. 14
10. Керівництво для користувача щодо застосування бази даних. 15
Висновок. 18
Список використаної літератури .. 19
Введення
Сучасна економіка не мислима без ефективного управління. Успіх управління багато в чому визначається ефективністю прийняття інтегрованих рішень, які враховують найрізнобічніші фактори й тенденції динаміки їх розвитку. Важлива категорія інтегрованих рішень - система обробки інформації підприємства.
Управління будь-якого підприємства ставить перед собою мети домогтися просування вперед, розвитку і прогресування в цілому діяльності підприємства.
Одним з можливих шляхів досягнення цих цілей є автоматизація безпосередньо основного виробничого процесу, а також систему документообігу підприємства, тобто впровадження в сферу діяльності підприємства нових продуктів сучасних технологій.
У цій роботі розглядається новий програмний продукт «Access-2000» (MICROSOFT) - популярна програма розробки реляційних Баз Даних, яка входить до складу пакету Microsoft Office 2000. Ця База Даних створена для полегшення роботи з документообігом продовольчого магазину «Вкусняшка.»
Одне з потужних засобів бази даних полягає в тому, щоб упорядкувати інформацію за тією ознакою, який задає користувач.
Створена База Даних дозволяє автоматизувати заповнення і передачу документів, що використовуються для обліку надходження і реалізації продовольчих товарів даного підприємства, а також порядок зберігання даних. Ще одним важливим аспектом бази даних є можливість відбору з великого обсягу наявних даних необхідною інформацією, яку можна представити у формі різного виду звітів. Це дозволяє більш наочно відобразити інформаційні потоки підприємства і дати загальну оцінку його роботи.
1. Загальні положення
Магазин «Вкусняшка» здійснює реалізацію продовольчих товарів населенню. Завданням керівників підприємства є:1. Організація безперебійного надходження товарів.
2. Розширення асортименту реалізованих товарів.
3. Дотримання санітарно-гігієнічних норм і термінів зберігання продовольчих товарів.
4. Забезпечення збереження, якості і товарного вигляду продукції.
5. Пошук нових, прогресивних форм обслуговування, які забезпечують зростання товарообігу і підвищення якості та культури обслуговування.
6. Організація обліку надходження та реалізації товарів.
7. Впровадження нових технологій обробки інформації.
8. Своєчасне надання встановлених форм звітності.
9. Своєчасна виплата податків.
Головним засновником і керівником продовольчого магазину «Вкусняшка» в даний час є Протасов Н.М. Йому підпорядковуються: менеджер з продажу, завідувачі відділами, продавці, вантажник, водій, прибиральниця.
Загальна організаційна структура діяльності підприємства показана у вигляді схеми в Додатку 1. На схемі зображені рівні руху продовольчих товарів від постачальника до споживача на прикладі розглянутого підприємства. Беручи до уваги невеликий обсяг продажів магазину, в даній схемі постачальники будуть представлені фіксованим списком, а покупці - приватною особою.
Магазин має наступну структуру:
a) Відділ № 1 (продаж м'ясної, молочної та кисломолочної продукції)
b) Відділ № 2 (продаж бакалійних товарів)
c) Відділ № 3 (продаж кондитерських виробів)
d) Відділ № 4 (продаж свіжих фруктів і овочів, консервованої продукції, овочевих напівфабрикатів, соків, напоїв та мінеральних вод)
e) Відділ № 5 (продаж риби, рибної продукції та напівфабрикатів)
Завідувачі відділами несуть відповідальність:
1. За дотримання асортименту реалізованих товарів.
2. За правильність зберігання та збереження товару, за якість реалізованої продукції (їх відповідність ГОСТам, стандартам і технічним умовам).
3. За дотримання санітарно-гігієнічних норм в торгових залах і підсобних приміщеннях.
4. За дотримання Правил торгівлі.
5. За ведення облікової та звітної документації ввіреного ділянки роботи.
6. За ведення обліку та контролю робочого часу співробітників, що перебувають у їх підпорядкуванні.
Розпорядження завідувачів в частині організації контролю та обліку процесу реалізації є обов'язковим для всього персоналу, безпосередньо пов'язаного з відпусткою товарів у роздріб.
Менеджер з продажу здійснює контроль за надходженням і реалізації товарної продукції. У його обов'язки входить:
1. Укладання договорів на постачання товарів.
2. Контроль дотримання договірних умов.
3. Контроль залишків товарів і своєчасне поповнення запасів.
4. Дотримання асортиментного мінімуму та розширення асортименту реалізованих товарів.
5. Ведення облікової та звітної документації, пов'язаної з надходженням і реалізацією товарів, нарахування заробітної плати.
6. Аналіз господарської діяльності підприємства, пошук резервів для збільшення продажів, скорочення втрат і часу товарного обороту.
Менеджер з продажу підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
Продавці здійснюють відпуск товарів покупцям в торговельному залі. Вони відповідають:
1.За збереження і якість відпускаються ними товарів.
2.За дотримання Правил торгівлі.
3.За дотримання санітарно-гігієнічних норм на своєму робочому місці.
Підпорядковуються продавці безпосередньо завідуючим відділами і виконують їх розпорядження.
Водій здійснює своєчасну доставку товарів у магазин на автомобілі і по необхідності виконує розпорядження директора підприємства, пов'язані з використанням автотранспорту.
Прибиральниця забезпечує чистоту в торговому залі, підсобних приміщеннях і виконує розпорядження директора та завідуючих відділами, пов'язані з дотриманням чистоти і порядку в магазині.
Директор магазину координує роботу всіх підрозділів та працівників підприємства і здійснює їх взаємозв'язок.
2. Опис предметної області
Предметна область - частина реальної системи, що представляє інтерес для даного дослідження.У даній структурі ми розглядаємо продовольчий магазин, його вхідні та вихідні потоки інформації.
Документи, які використовуються і заповнюються на підприємстві, в сукупності складають його документообіг.
Умовно всі документи магазину можна підрозділити таким чином:
1. Керівні документи (Технічні Умови, ГОСТи, Стандарти, Правила торгівлі, Постанови, Вказівки, Розпорядження, законодавчі документи, Договори)
2. Вхідні документи (Фактури, Рахунки, Наряди, Накладні, Прейскуранти)
3. Внутрішні документи (Накладні, Рознарядки, Табелі, Прайс-листи, Картки, Рахунки, Звіти, журнали)
4. Вихідні документи (звіти, рахунки, чеки)
4. Завдання, які вирішуються в рамках розглянутої предметної області
Автоматизована інформаційна система вирішує наступні завдання:Всі документи зберігаються в електронному вигляді, внаслідок чого є можливість їх швидкого знаходження, заповнення та передачі в будь-який підрозділ підприємства.
Повністю виключається дублювання одних і тих же показників у різних документах, а також наявність показників, що не використовуються в роботі.
Значно зменшуються витрати часу на передачу додаткової інформації з різних підрозділів підприємства, безпосередня робота з документами інженера-хіміка зводитися до виконання таких завдань:
За допомогою створеної Бази Даних можна буде отримати відповіді на наступні питання:
· Коли і звідки прибув той чи інший товар (постачальник, його адреса і реквізити).
· За яким документом, за якою ціною, в якій кількості, в якій упаковці і якого сорту надійшов той чи інший товар.
· Дізнатися товарообіг і виручку магазину в цілому або його структурних підрозділів за будь-який день, тиждень, декаду, місяць, квартал, рік і так далі.
· Отримати відомості про те, скільки того чи іншого товару залишилося в магазині в цілому або його відділах на будь-який момент часу.
· Контролювати терміни зберігання швидко псується продукції.
· Вести облік надходження і здачі тари, витрат пакувального матеріалу, значно зменшити їх втрати.
· Швидко отримувати відомості про втрати та збитки.
· Якісно проводити аналіз діяльності підприємства.
· У найкоротший термін розробляти заходи щодо розширення асортименту реалізованих товарів, збільшення товарообігу, скорочення втрат і впровадження прогресивних форм обслуговування населення.
· Вести облік та контроль робочого часу співробітників.
4. Концептуальна модель
Концептуальна схема - опис предметної області в термінах деякої моделі. Вона служить засобом спілкування між різними користувачами і тому розробляється без обліку фізичних представлень даних. Мета концептуального уявлення - створити таке формальне подання про базу даних, щоб будь-який зовнішній подання було його підмножиною. Ця модель використовується для вираження, організації, упорядкування та обміну уявленнями.5. Реляційна модель даних
Тепер сформуємо реляційну модель даних. У реляційних моделях даних об'єкти та взаємозв'язки між ними представляються за допомогою таблиць. Кожна таблиця представляє один об'єкт і складається з рядків і стовпців.Таким чином, реляційна модель бази даних продовольчого магазину «Вкусняшка» буде мати наступний вигляд
| Ø КОД типу | Найменування товару | ØКОД відділу |
| ØКОД товару | ØКОД типу | Найменування товару | ØКОД відділу | Од. вимір. | ØКОД поста-чальника | Ціна заку-почном | Надбавка роздрібна |
Таблиця 3. Замовлення
| КОД замовлення | Ø Дата замовлення |
| ØКОД приходу і витрати | Ø КОД товару | Дата приходу | ØКОД замовлення | Прихід | Продаж |
6. Запити
Запит - це засіб Access, що дозволяє користувачеві сформулювати умови відбору, групування та узагальнення даних і за допомогою цього проводити аналіз даних. Запити призначені для відбору даних, які відповідають заданим умовам. Результатом виконання запиту є набір записів, зібраних в таблиці.У базі даних даної курсової роботи використовуються наступні запити:
1. Запит «Прихід товару»
Даний запит є параметричним (тобто запитом із змінними умовами). По полях «Типи товарів», «Дата приходу», «Прихід» задаємо параметричні умови.
Даний запит дозволяє визначити який товар, коли і в якій кількості вступив в магазин.
2. Запит «Продаж товару»
Даний запит також є параметричним. По полях «Назва товару» і «Дата продажу», «Продаж» задаємо параметричні умови.
Даний запит дозволяє дізнатися який товар, коли і в якій кількості був реалізований.
3. Запит «Залишки»
Це параметричний запит на вибірку. Він дозволяє дізнатися скільки всього того чи іншого товару за конкретною ціною залишилося в магазині на певний момент часу.
7. Форми
Форма - це оболонка таблиці або запиту, що забезпечує користувачеві зручний інтерфейс. Використання форми в більшості випадків полегшує введення, редагування і перегляд даних, що зберігаються в таблиці чи одержуваних за допомогою запитів.У даній Базі Даних є такі форми:
1. Типи товарів
2. Прихід товару
3. Прихід товару підлегла форма
4. Замовлення
5. Замовлення підлегла форма
6. Головна кнопкова форма
Форми під номером 1, 2 і 4 використовуються безпосередньо для додавання даних. Для побудови цих форм використовуються дані з таблиць «Типи товарів», «Товари» і «Прихід-Продаж» відповідно. На даних формах є ряд кнопок, таких як:
ü «Закрити форму» - вихід з даної форми
ü
ü
ü
ü
ü
ü
ü «Переглянути звіт» - переглянути звіти
ü «Надрукувати звіт» - віддрукувати звіти
Головним завданням для форм під номером 3 і 5 є перегляд і корегування (внесення змін) даних. В якості вихідних даних використовуються таблиця «Прихід та Продаж».
На даних формах присутні такі кнопки, як:
ü «Закрити форму»
ü «Надрукувати форму» - дозволяє виводити на друк ту, чи іншу форму
Форми під номером 3 та 5 служать для відображення відібраних через запити значень. Саме ці форми дозволяють більш наочно переглянути результати запитів. В якості вихідних даних для даних форм беруться відповідні запити. На даних формах є кнопка у вигляді відкритої двері, при натисненні на яку можна вийти з форми.
Головна кнопкова форма є як би обкладинкою бази даних. Саме з нею безпосередньо працює користувач і отримує можливість доступу до об'єктів бази даних. Це звичайна форма з кнопками, що забезпечують можливість відкриття інших форм. Створити кнопкову форму дозволяє спеціальний засіб Access - диспетчер кнопкових форм.
Головна кнопкова форма складається з чотирьох сторінок:
1) Перша сторінка створюється за замовчуванням диспетчера - головна сторінка
2) Сторінка Головна кнопкова форма. Вона у свою чергу містить сторінки:
$ Типи товарів (відкриває сторінку основної форми «Типи товарів»)
$ Прихід товару (відкриває сторінку основної форми «Прихід товару»)
$ Замовлення (відкриває сторінку основної форми «Замовлення»)
$ Закрити (дозволяє вийти з програми)
3) Сторінка основних форм. Вона дозволяє переходити з однієї основної форми в іншу (а при необхідності і в побічні форми), в Головну кнопкову форму або виходити з програми.
4) Сторінка побічних форм. Оформляється при необхідності і дозволяє переходити в потрібні форми (основні і побічні), в Головну кнопкову форму або виходити з програми.
8. Звіти
У MS Access одержувати тверді копії результатів обробки даних можна шляхом роздруківки таблиць, запитів і форм, представлених у вигляді звітів. Звіт - це тип об'єктів в Access, який використовується для перегляду та друку даних. Звіт створюється в тих випадках, коли необхідно наочно представити на екрані або на папері зведену інформацію, що зберігається в Базі Даних. Головне призначення звіту - формування вихідних документів, які будуть представляти собою копію форм реальних документів підприємства, з якими безпосередньо працює користувач.Одним із способів створення звіту є, створення звіту за допомогою майстра звітів, а потім необхідні корективи можна внести, перебуваючи в режимі конструктора.
У цій роботі представлені два звіти:
1. Залишки
2. Чек
Дані звіти побудовані на підставі даних двох таблиць: «Товари», «Прихід та Продаж». Такого роду звіти носять назву багатотабличних звітів. Дані звіти представлені у вигляді таблиць із занесеними в них даними (аналоги сторінок заповнюваних журналів).
Створені звіти будуть роздруковуватися раз на місяць і потім, передані вищестоящим органам для перевірки і затвердження.
9. Макроси
Макроси - це невеликі програми, в яких містяться макрокоманди Access (для яких можна визначити умова, якщо умова виконується, то виконується і сама макрокоманда), призначені для виконання одного або кількох дій. Макрос можна запускати з вікна бази даних або пов'язувати з подією.Основним призначенням макросу є створення елементів для користувача інтерфейсу.
У цій базі даних містяться такі макроси:
1. Відкрити форму «Прихід товару» з форми «Типи товарів»
2. Відкрити форму «Замовлення» з форми «Типи товарів»
3. Оновити залишки форми «Замовлення»
4. Відкрити звіт Чек
5. Закрити форму «Типи товарів»
6. Закрити форму «Прихід товару»
7. Закрити форму «Замовлення»
8. Надрукувати форму
9. Надрукувати звіт
10. Відкрити форму «Типи товарів» з форми «Прихід товару»
11. Відкрити форму «Замовлення» з форми «Прихід товару»
12. Відкрити форму «Типи товарів» з форми «Замовлення»
13. Відкрити форму «Прихід товару» з форми «Замовлення»
14. Закрити форму Типи товарів »
Макроси з 1 по 9 створені за допомогою Майстра створення кнопок і прописуються автоматично.
Макроси з 10 по 14 створені за допомогою конструктора.
Всі дані макроси пов'язані з кнопками на формах. Кожна кнопка має свою текстовий напис, коротко позначає команду макросу.
10. Керівництво для користувача щодо застосування бази даних
Для успішної роботи з створеної Базою Даних необхідно знати наступну інформацію:Головний елемент, з якого починається робота з базою даних і яку Ви побачите при відкритті бази даних - головна кнопкова форма. Вона необхідна для відкриття форм і звітів. На ній знаходяться наступні кнопки:
Ø Відкриття сторінок основних форм - дозволяє перейти до сторінок основних форм («Типи товарів», «Прихід товару», «Замовлення»).
Ø Відкриття сторінки звітів - дозволяє перейти до сторінки звітів («Залишки» і «Рахунок»)
Ø Відкриття сторінки побічних форм - дозволяє перейти до сторінки побічних форм («Прихід товару підлегла форма» і «Замовлення підлегла форма»)
Ø «Закрити - безпосередній вихід з бази даних.
При натисканні кнопок основних форм - відкриється сторінка основних форм.
1. Основна форма «Типи товарів». На ній знаходяться наступні кнопки:
μ «Прихід товару» - відкриває основну форму «Типи товарів»
μ «Замовлення» - відкриває основну форму «Замовлення»
μ «Звіти» - відкриває сторінку звітів
μ «Головна кнопкова форма» - дозволяє перейти до Головної кнопкової формі
μ «Закрити» - дозволяє вийти з програми
2. Основна форма «Прихід товару». На ній знаходяться наступні кнопки:
μ «Типи товарів» - відкриває основну форму «Типи товарів»
μ «Замовлення» - відкриває основну форму «Замовлення»
μ «Звіти» - відкриває сторінку звітів
μ «Головна кнопкова форма» - дозволяє перейти до Головної кнопкової формі
μ «Закрити» - дозволяє вийти з програми
3. Основна форма «Замовлення». На ній знаходяться наступні кнопки:
μ «Типи товарів» - відкриває основну форму «Типи товарів»
μ «Прихід товару» - відкриває основну форму «Замовлення»
μ «Звіти» - відкриває сторінку звітів
μ «Головна кнопкова форма» - дозволяє перейти до Головної кнопкової формі
μ «Закрити» - дозволяє вийти з програми
При натисканні кнопки «Звіти» відкриється сторінка звітів. На ній знаходяться наступні кнопки:
μ «Типи товарів» - відкриває основну форму «Типи товарів»
μ «Прихід товару» - відкриває форму «Прихід товару»
μ «Замовлення» - відкриває основну форму «Замовлення»
μ «Залишки» - відкриває звіт «Залишки»
μ «Чек» - відкриває звіт «Чек»
μ «Головна кнопкова форма» - дозволяє перейти до Головної кнопкової формі
μ «Закрити» - дозволяє вийти з програми
При натисканні кнопки «Побічні форми» відкриється сторінка побічних форм. На ній знаходяться наступні кнопки:
μ «Прихід товару підпорядкована форма» - відкриває підпорядковану форму «Прихід товару»
μ «Замовлення підпорядкована форма» - відкриває підпорядковану форму «Замовлення»
μ «Головна кнопкова форма» - дозволяє перейти до Головної кнопкової формі
μ «Закрити» - дозволяє вийти з програми
При натисканні кнопки «Закрити» на Головній кнопкової сторінці - можна вийти з програми.
Висновок
У цій роботі створена і описана база даних продовольчого магазину «Вкусняшка» для полегшення роботи менеджера з продажу. Дана база даних складається:Ë з чотирьох таблиць, які містять інформацію про реалізується в магазині продукції;
Ë з трьох запитів;
Ë з трьох форм, які перетворять наявні дані для видачі необхідної інформації користувачеві;
Ë з двох звітів, які дозволяють переглянути увесь зміст.
За допомогою представленої бази даних була зроблена спроба створити оптимальне управління даними про реалізованої продукції. Вона забезпечує цілісність даних, що зберігаються, перешкоджає їх втрату та спотворення. Забезпечує швидкий пошук необхідної інформації, наочність (оскільки всі дані представлені в зручному вигляді для користувача). Дозволяє користувачеві вносити зміни (додавати, видаляти непотрібну інформацію).
На підставі вищесказаного, зрозуміло, що використання бази даних набагато спрощує роботу з даними та робить її ефективною.
Список використаної літератури
1. Рубен А., Горєв А., Макашарипов С. Ефективна робота із СУБД. - СПб: Питер, 19972. Пасько В. Access 97. - Київ: BHV, 1997
3. Робінсон С. MS Access 2000. - СПб: Питер, 2001
4. методична література з MS Access