Зміст
1. Теоретична частина
22. Які особливості оформлення факсів
31. Які особливості оформлення наказу по основній діяльності
45. Який порядок проходження внутрішніх документів
2. Практична частина
31. Резюме
Список використаних джерел
1. Теоретична частина
22. Які особливості оформлення факсів
Факсограма (факс) зручна тим, що відтворює всі особливості документа. По факсу можна передати як тексти, так і таблиці, малюнки, креслення, фотографії та будь-яку графічну інформацію. Зазвичай факсом передають оперативну інформацію, так як документ, отриманий факсом, не володіє такою ж юридичну чинність, як оригінал документа або його завірена копія. Оформлення факсу та листи здійснюється аналогічно.
Службові факси оформляються на спеціальному бланку для факсу організації, мають реквізити - адресат, заголовок до тексту, текст, позначку про наявність пропозицій. Підписуються посадовою особою в рамках його компетенції. Обов'язково наноситься реквізит «позначка про виконавця». Найменування виду документа не вказується.
Факси, що відправляються з установи, діляться на дві групи - ініціативні і відповідні. Ініціативні факси - це факси, що потребують відповіді. Наприклад, такі факси можуть висловлювати прохання (пропозиція, запит) до адресата у вирішенні будь-яких питань. Факси-відповіді - за своїм змістом носять залежний характер від ініціативних листів. Наприклад, викладається, чи всі прохання можуть бути задоволені, в якій мірі, в які терміни. Якщо лист містить відмову, він повинен бути добре аргументований. Якщо лист є відповіддю, упорядник вказує реквізит «посилання на реєстраційний номер і дату документа», на який він відповідає.
Вихідні факси (відправляються) візуються (наприклад, факси з фінансових питань - головним бухгалтером). Візи проставляються на лицьовому боці останнього аркуша копії факсу, що залишається в організації. На вхідних (отримані), факсах проставляються відмітка про надходження і резолюції керівників.
31. Які особливості оформлення наказу по основній діяльності
Накази з основної діяльності регулюють порядок фінансування діяльності установи, її матеріально-технічного забезпечення, науково-технічну політику, інформаційне та документаційне забезпечення діяльності, соціальні питання, а також порядок виконання, характер і зміст специфічних для кожної конкретної організації видів діяльності.
Накази з організаційних питань та основної діяльності видаються для виконання правових нормативних актів вищестоящих органів і в ініціативному порядку з метою реалізації покладених функцій і завдань.
Заголовок - обов'язковий реквізит наказу, має бути сформульовано чітко, по можливості коротко, висловлюючи основний зміст документа. Заголовок до наказу будується за схемою "Про що?", Наприклад:
"Про створення філії товариства у м. Твері"
"Про збільшення статутного капіталу товариства"
текст наказу, як правило, складається з двох частин: вступної та розпорядчої. У вступній частині дається обгрунтування запропонованих дій. Якщо підставою до видання наказу є законодавчий або правовий акт вищестоящої організації або правовий акт, раніше виданий цією організацією, у вступній частині вказуються його назва, дата, номер:
"Відповідно до Положення про створення, реорганізації і ліквідації філій і представництв товариства, затвердженому Радою директорів суспільства 15.05.1996, і на основі рішення Загальних зборів акціонерів про створення філії товариства у м. Твері (протокол від 18.03.1997 № 1)
НАКАЗУЮ: ... "
Якщо проект наказу готується на додаток або зміна раніше виданого наказу, то в констатуючій частині вказують дату, номер, заголовок доповнюється або змінюваного наказу.
Якщо наказ видається в ініціативному порядку, тобто на виконання покладених на організацію функцій і завдань, у вступній частині формулюються цілі та завдання запропонованих дій, факти або події, що послужили причиною видання наказу:
"У зв'язку із завершенням будівництва нового навчального корпусу по вул. Металістів, д. 37а
НАКАЗУЮ: ... "
Вступна частина може бути відсутньою, якщо приписувані дії не потребують роз'яснення або обгрунтуванні.
Розпорядча частина наказу викладається в наказовій формі від першої особи однини і починається словом "НАКАЗУЮ", яке друкується великими літерами без розрядки з нового рядка, від краю лівого поля.
Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами, якщо наказом пропонується виконання різних за характером дій.
Пункт розпорядчої частини, яка містить доручення, включає: найменування виконавця або виконавців, наказують дії, конкретний термін виконання доручення. При наявності проміжних строків виконання або розбивці яке пропонується дії на окремі завдання кожне з них формулюється окремим підпунктом. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу містить тільки одне завдання з конкретним терміном виконання. Термін виконання в розпорядчій частині наказу не вказується у випадках, якщо наказують дії або дії носять постійний характер.
Кількість виконавців по кожному пункту (підпункту) не обмежується.
Накази підписуються керівником організації або його заступником, офіційно виконуючим обов'язки керівника під час його тривалої відсутності (відрядження, відпустка, хвороба).
45. Який порядок проходження внутрішніх документів
З метою організації раціонального руху документопотоков доцільно встановити єдиний порядок передачі документів для обробки всередині організації. Для досягнення даної мети в організації виділяється спеціальний співробітник (секретар), який знайомить ряд посадових осіб з одним примірником документа вимагає проставлення певного роду діловодних відміток, а саме, погодження, підписання чи затвердження.
Для оптимізації та скорочення документопотоков доцільна розробка технологічних інструкцій (схем), в яких в наочній графічній формі визначена послідовність підготовки проектів найбільш поширених документів, їх погодження, підписання і затвердження. А також там можуть бути зазначені альтернативні рішення, місцезнаходження конкретних посадових осіб та години прийому з даного питання.
Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходженню відправляються документів, а на етапі виконання - документів, що надходять.
Проекти розпорядчих документів після підготовки та узгодження із зацікавленими підрозділами і посадовими особами передаються в юридичну службу для перевірки відповідності змісту документів чинному законодавству, а потім у службу ДОП, яка здійснює контроль за правильністю їх оформлення.
Оформлені документи передаються на підпис керівництву відповідно з правом підпису документів і розподілу обов'язків.
Копії підписаних керівниками розпорядчих документів в обов'язковому порядку розсилаються в структурні підрозділи, у віданні яких знаходяться питання, що розглядаються.
Передача документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів структурних підрозділів або осіб, відповідальних за діловодство. Документи передаються з відповідною оцінкою в РКФ.
2. Практична частина
31. Резюме
Олександр Леонтійович Апанович | |
1. Загальні відомості: | Дата народження: 29 липня 1970 Місце прописки і проживання: м. Мінськ, пр-т. Любимова 34, к.1, кв. 48 Сімейний стан: неодружений Телефони: моб.тел.: 664-81-72, будинок. тел. : 272-55-14, Електронна пошта: gladius 111 @ tut. By |
2.Образованіе: | 1987-1992г.г. - Мінський радіотехнічний інститут. Денне відділення. Конструкторсько-технологічний факультет. Кваліфікація: Інженер - конструктор - технолог. 1994-1996г.г. - Білоруський державний економічний університет. Заочне відділення. Факультет: Економіка та управління виробництвом. Кваліфікація: економіст - менеджер. |
3. Додаткове професійне навчання: | У теперішній час навчаюся в СП ТОВ «Інститут приватизації та менеджменту» за програмою CIPA, курс «Управлінський облік». Червень-липень 2004 ТДВ УПП «Центр XXI століття». Курс «Спеціаліст з митного оформлення». 22 - 31 травня 1997 Республіканський інститут вищої школи при БДУ. Курс "Ринок цінних паперів". Кваліфікація фахівця ринку цінних паперів. З 1997 по 2000 р. діяв атестат 1-ї категорії професійного учасника ринку цінних паперів. |
4. Знання та навички: | ПК - досвідчений користувач Англійська мова - добре володіння, Німецька мова - базовий рівень |
5. Досвід роботи: | з 7 листопада 2006 по даний час: у банку: начальник відділу кредитування юридичних осіб. Штат компанії 8 осіб. Організація роботи кредитного відділу. Проведення переговорів з клієнтами з питань кредитування. Перевірка готовності пакету документів клієнта, для винесення на кредитний комітет банку та затвердження висновків, підготовленого економістом з кредитуемой угоди. Підготовка звітності для вищестоящої структури та Національного Банку РБ. Участь у розробці локальних документів банку, що регламентують кредитні операції. з 1 березня 2004 по 7 листопада 2006 р.: у Лізингової компанії: заступник генерального директора. Штат компанії 12 чоловік. Основні види діяльності компанії: Фінансовий лізинг авто і спецтехніки, устаткування та нерухомості, оптова торгівля авто і спецтехніки (регіони РБ, РФ і України). |
Функціональні обов'язки: Пошук клієнтів. Проведення переговорів з клієнтами та постачальниками. Робота з митними органами, митними агентами і страховими компаніями. Пошук джерел фінансування. Ведення графіка платежів (дебіторів) і списань (кредиторів). Оцінка доцільності та прибутковості (прибутковості) заплановані лізингових угод. Ведення лізингового портфеля компанії. Підготовка бюджетного плану компанії з обсягами лізингових угод та лізинговими ставками. Перевірка готовності пакету документів клієнта, підготовленого співробітниками компанії для передачі в банк, що кредитує. Підготовка висновку про доцільність лізингової угоди та бізнес-плану з техніко-економічним обгрунтуванням економічної ефективності лізингової угоди. Подальший супровід клієнтів (відстежування платежів, перевірка лізингового і заставного майна та виявлення потреби в оновленні основних засобів). з 2002 - 2004: ТОВ «СФЕРАЛІЗІНГ»: фахівець з інвестицій та маркетингу. Основні види діяльності компанії: Фінансовий лізинг авто і спецтехніки, устаткування та нерухомості, оптова торгівля авто і спецтехніки (регіони РБ, РФ і України). Функціональні обов'язки: Пошук клієнтів. Проведення переговорів з клієнтами. Формування пакету документів клієнтів. Аналіз пакету документів клієнтів (фінансовий і юридичний). Вибір заставної схеми забезпечення лізингової угоди. Підготовка та оформлення контрактів з постачальниками на придбання майна, переданого в лізинг і договорів лізингу з клієнтами. Підготовка висновку про доцільність лізингової угоди та бізнес-плану з техніко-економічним обгрунтуванням економічної ефективності лізингової угоди. Подальший супровід клієнтів (відстежування платежів, перевірка лізингового і заставного майна та виявлення потреби в оновленні основних засобів). з 1999 - 2002 р: Центральний апарат АСБ "Беларусбанк": Відділ маркетингу та впровадження нових послуг. Головний фахівець. Розробка локальних нормативних документів щодо здійснення активних і пасивних лізингових операцій в системі АСБ «Беларусбанк». Оцінка доцільності та економічного ефекту від впровадження нових банківських продуктів у системі банку. Формування бази даних по потенційним клієнтам. Формування та ведення лізингового портфеля за системою АСБ «Беларусбанк». Розгляд і оцінка доцільності лізингових угод з великими клієнтами АСБ «Беларусбанк» Винесення висновки на розгляду Правлінням банку. Участь в інвестиційній програмі АСБ «Беларусбанк» (пасивний лізинг). Підготовка та оформлення контрактів на придбання майна, переданого в лізинг і договорів лізингу. з 1998-1999 р.р. : Центральний апарат АСБ "Беларусбанк": Управління банківського депозитарію. Головний фахівець. Облік державних цінних паперів і акцій, ведення реєстру акціонерів акціонерних товариств. 1997-1998 р.р. : Філія № 502 АСБ "Беларусбанк": Сектор ресурсів і цінних паперів. Завідувач сектором. Операції з цінними паперами (державні цінні папери, векселі, депозитні сертифікати, ведення реєстру акціонерів). Залучення і розміщення фінансових ресурсів клієнтів (юридичних осіб) у цінні папери. Консультування клієнтів з питань розрахунку за допомогою векселів і розміщення грошових коштів у високоприбуткові фінансові інструменти. 1996-01.1997 р.р. філія № 502 АСБ "Беларусбанк": Відділ кредитування та ресурсів. Головний спеціаліст, провідний спеціаліст, економіст 1-ої категорії. Кредитування юридичних осіб. Проведення факторингових і лізингових операцій. Залучення і розміщення ресурсів на міжбанківському ринку. Робота з цінними паперами. 1993-1996 р.р. НВО "Інтеграл": конструкторське бюро з розробки інтегральних мікросхем. Інженер. Схемотехніка, проектування топології інтегральних мікросхем 1992-1993 р.р. НВО "Інтеграл": цех складання та вимірювання інтегральних мікросхем. Інженер-електронік. Ремонт, настройка і модернізація електронного обладнання; встановлення та налаштування програмного забезпечення контрольно - вимірювальних комплексів; | |
6. Додаткова інформація: | Наявність водійських прав категорії В. Риси характеру: емоційна стійкість, здатність працювати в команді і самостійно, беручи на себе відповідальність, прагнення до професійних досягнень та кар'єрного росту. Хобі: читання, вивчення іноземних мов, подорожі, східна гімнастика і єдиноборства. Веду здоровий спосіб життя. |
Список використаних джерел
Давидова Е.Н., Рибаков А.Є. Діловодство: Навчально-практичний посібник. - Мн.: ТетраСистемс, 1999. - 288 с.
Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін; Під ред. Т. В. Кузнєцової. - М.: Юнити-Дана, 2001. - 59 с.
Діловодство: курс лекцій / І.В. Гваева, А.А. Тепляков. - Мн.: Акад. упр. при Президентові Респ. Білорусь, 2009. - 231 с.
Павлюк Л.В., Кисельова Т.І., Воробйов М.І. Довідник з діловодства, архівної справи та основ роботи на комп'ютері. - СПб.: Видавничий Торговий Дім «Герда», 1999 - 304 с.
Печникова А.В. Документація відділу кадрів підприємства. - М.: Асоціація авторів і видавців «ТАНДЕМ». Видавництво ЕКМОС, 2000 - 256 с.
Печникова Т.В., Печникова А.В. Документаційне забезпечення діяльності організації. Навчальний посібник. - М.: Асоціація авторів і видавців «Тандем». Видавництво ЕКМОС, 1998 - 208 с.
Собалевскій, Сергій Володимирович. Діловодство: курс лекцій / С. В. Собалевскій; Академія управління при Президентові Республіки Білорусь. - Вид., 2-е, доп. - Мінськ, 2005. - 143 с.