ОСОБЛИВОСТІ ОБЛІКУ МАТЕРІАЛІВ НА ПІДПРИЄМСТВІ
Зміст
Введення
1. Завдання обліку матеріалів та їх класифікація
2. Організація обліку матеріалів, собівартість і оцінка у поточному обліку
3. Необхідна документація з обліку руху матеріалів
4. Облік матеріалів на складах та його нерозривний зв'язок з обліком матеріалів у бухгалтерії
5. Синтетичний облік матеріалів
Висновок
Список літератури
Введення
Ефективність діяльності підприємства багато в чому залежить від правильного визначення потреби в матеріалах. Оптимальна забезпеченість матеріалами веде до мінімізації витрат, поліпшення фінансових результатів, до ритмічності та злагодженості роботи підприємства. Завищення матеріалів веде до заморожування і омертвіння ресурсів. Крім усього іншого, це дорого обходиться підприємству, оскільки виникають додаткові витрати на зберігання і складування, на сплату податку на майно. Заниження матеріалів може призвести до перебоїв у виробництві і реалізації продукції, до несвоєчасного виконання підприємством своїх зобов'язань. І в тому і в іншому випадку наслідком є нестійкий фінансовий стан, нераціональне використанням ресурсів, що веде до втрати вигоди.
Матеріали представляють собою одну із складових частин майна господарюючого суб'єкта, необхідну для нормального здійснення і розширення його діяльності.
Матеріали обслуговують сферу виробництва і є його матеріальною основою. Вони необхідні для забезпечення процесу виробництва продукції, утворення вартості.
Матеріальні запаси є найменш ліквідною статтею серед статей оборотних активів. Для обігу цієї статті в кошти потрібен час не тільки для того, щоб знайти покупця, але і для того, щоб отримати з нього згодом оплату за продукцію.
1. Завдання обліку матеріалів та їх класифікація
В даний час визначальне значення набувають якісні показники, такі, як зниження питомих витрат сировини, матеріалів і палива. Це означає, що необхідно збільшити застосування прогресивних конструкційних матеріалів, металічних порошків і пластмас, замінити дорогі матеріали більш дешевими, синтетичними без зниження якості продукції, скоротити відходи виробництва. Необхідно комплексно використовувати природні і матеріальні ресурси, максимально усувати втрати і нераціональні витрати. Широко залучати до господарського обороту вторинні ресурси, а також попутні продукти. Зрозуміло, що використання таких основних напрямів економії ресурсів, як впровадження нових технологій, підвищення якості сировини і матеріалів, зниження відходів, використання вторинних ресурсів, дозволяє створити надійно діючий противитратної механізм функціонування народного господарства.
З метою економії матеріалів та ресурсозбереження необхідно ширше застосовувати в практиці такий економічний стимул, як преміювання робітників. Для цього необхідне впровадження системи особових рахунків економії на робочих місцях і строге нормування витрати матеріалів, чому сприяє перехід на нормативний метод планування та обліку виробничих витрат і калькулювання собівартості продукції.
Займаються цими питаннями технологічні служби підприємства, матеріально-технічного постачання і бухгалтерського обліку - як контролюючий орган.
Матеріали повинні централізовано доставлятися з базисних складів у цехи за узгодженими графіками. Необхідно встановити список посадових осіб, відповідальних за приймання та відпуск матеріальних цінностей (завідуючих складами, комірників, експедиторів та ін), за правильне і своєчасне оформлення цих операцій, а також за збереження довірених їм матеріальних цінностей. З цими особами повинні бути укладені договори про матеріальну відповідальність.
Усім службам підприємства слід мати список посадових осіб, яким надано право підписувати документи на отримання та відпуск зі складів матеріалів, а також видавати дозволи (перепустки) на вивезення з підприємства матеріальних цінностей.
У процесі виробництва матеріали використовуються різному. Одні з них повністю споживаються у виробничому процесі (сировина і матеріали), інші змінюють тільки свою форму і розмір (мастильні матеріали, фарби), треті - входять у вироби без будь-яких зовнішніх змін (запасні частини), четверті - тільки сприяють виготовленню виробів , не, входять в їх масу чи хімічний склад (МШП).
Крім того, матеріали, класифікуються за технічними властивостями і діляться на групи: чорні метали, прокат, труби, кольорові метали, хімікати і т.д., всього 42 групи. Ця класифікація встановлено Держкомстатом СРСР. У зв'язку з цим підприємства заповнюють форми звітності № 1-сн і 4-сн.
Така класифікація дає можливість підприємству контролювати забезпеченість технологічного процесу відповідними видами цінностей і тому вона ж необхідна і для організації аналітичного обліку матеріалів.
2. Організація обліку матеріалів, собівартість і оцінка у поточному обліку
Для правильної організації обліку матеріалів на підприємствах розробляється номенклатура-цінник. Номенклатура - систематизований перелік найменувань матеріалів, напівфабрикатів, запасних частин, палива та інших матеріальних цінностей, що використовуються на даному підприємстві. Номенклатура-матеріальних цінностей повинна містити наступні дані про кожний матеріал: технічно правильне найменування (відповідно до загальносоюзних стандартів - ГОСТ); повну характеристику (марка, сорт, розмір, одиниця виміру і пр.); номенклатурний номер - умовне позначення, що заміняє, по суті, перелічені ознаки. Найбільш поширена номенклатура матеріалів - цифрова. Якщо ж в номенклатурі вказана облікова ціна кожного виду матеріалів, то вона називається номенклатурою - цінником.
Оптові ціни встановлюються централізовано, затверджуються урядом і використовуються у вигляді відпускних, продажних цін при розрахунках між підприємством-постачальником і підприємством-покупцем. Змінюються вони тільки за рішенням уряду. Договірні ціни встановлюються під час укладання договорів-поставок.
Планова собівартість (ціна) матеріалів розробляється підприємством і до її складу включаються: оптова ціна, або договірна. Провізна ціна (залізничний тариф), витрати на розвантаження і доставку матеріалів на склади підприємств, витрати на утримання спеціальних заготівельних контор і складів у місцях заготовок, витрати на відрядження, безпосередньо пов'язані з заготовлением матеріалів. Планова собівартість діє на підприємствах тривалий час і змінюється при зміні постачальників, оптових цін і тарифів за перевезення.
Фактична собівартість розраховується бухгалтерією перед прийняття щомісячно на основі оптової ціни матеріалів, фактично витрачених коштів на провізну плату (залізничний тариф), фактично зроблених витрат на розвантаження і доставку матеріалів на склади підприємства, фактично зроблених витрат на утримання спеціальних заготівельних контор у місцях заготівлі, суми втрат від нестачі сировини і матеріалів в дорозі в межах норм природного убутку; фактично зроблених витрат на відрядження по безпосередньому заготовлению матеріалів.
Витрати на утримання відділу постачання і заводських складів до собівартості матеріалів не включаються. Їх відносять на загальнозаводські (загальногосподарські) витрати підприємства.
Для спрощення планування та обліку матеріалів у грошовому вираженні витрати, які включаються в їх собівартість, ділять на дві статті (частини): вартість матеріалів за оптовими цінами і транспортно-заготівельні витрати.
Фактичну собівартість матеріалів можна розрахувати тільки по закінченні місяця, коли бухгалтерія буде мати складові цієї собівартості (платіжні вимоги постачальників матеріалів, платіжні вимоги за перевезення, за вантажно-розвантажувальні роботи та інші витрати). Рух же матеріалів відбувається на підприємствах щодня, і документи на прихід і витрата матеріалів повинні оформлятися вчасно, у міру здійснення операцій і знаходити відображення в обліку. За цим з'являється необхідність використовувати в поточному обліку тверді, заздалегідь встановлені ціни, звані обліковими. Ними можуть бути оптові або планові ціни.
У разі використання в поточному обліку оптових цін по закінченні місяця розраховуються суми і відсоток транспортно заготівельних витрат для доведення їх до фактичної собівартості.
3. Необхідна документація з обліку руху матеріалів
Для обліку руху матеріалів застосовується типова облікова документація, що відповідає вимогам основних положень з обліку матеріалів і пристосована для автоматизованої обробки інформації. Кількість примірників виписуються документів та їх документообіг встановлюються в залежності від характеру підприємств, особливостей організації виробництва, матеріально-технічного постачання і від системи організації обліку. Кількість примірників має бути мінімальним: при використанні ЕОМ - один примірник, а при ручній обробці - не більше двох.
Надходження матеріалів на підприємство контролює в першу чергу відділ постачання, який стежить за виконанням постачальниками договірних зобов'язань, пред'являє їм претензії з якості та недостач матеріалів, розшукує вантажі, якщо вони вчасно не прибули на підприємство.
Матеріали на склад від місцевих та іногородніх постачальників доставляє експедитор відділу постачання. Приймаючи вантажі від транспортних організацій (залізниці, пристані), експедитор особливу увагу приділяє стану тари, пломб, а в разі їх ушкоджень вимагає перевірки і здачі вантажу. Якщо виявиться недостача або псування вантажу, складається комерційний акт на право пред'явлення претензій до транспортної організації або до постачальника.
У момент здачі експедитором матеріалів на склад матеріально відповідальна особа (завідувач складу, комірник) перевіряє відповідність кількості, якості та асортименту матеріалів, що надійшли документам постачальника. Одні з них відображають кількість відправленого вантажу (специфікації, схили, накладні), інші - якість (сертифікати, посвідчення тощо). За відповідності показників документів фактичній наявності матеріально відповідальна особа виписує прибутковий ордер (ф. № М-З і М-4).
Розрізняють документи однорядкові, виписані на окрему номенклатурну позицію матеріалів, і багаторядкові - на кілька номенклатурних позицій матеріалів одночасно.
Акт про приймання матеріалів (ф. № М-7) застосовується для оформлення надійшли матеріальних цінностей без платіжних документів і в разі розбіжностей (кількісних і якісних) з даними супровідних документів. Акт складається комісією з обов'язковою участю представника постачальника чи представника незацікавленої організації, завідуючого складом та представника відділу постачання підприємства. Комісія призначається керівником підприємства. Складається акт у двох примірниках: перший - передається до бухгалтерії підприємства як підстава для бухгалтерських записів на рахунках і розрахунку сум нестач або надлишків; другий - надходить у відділ постачання для пред'явлення претензій постачальнику або повідомлення йому про подання платіжної вимоги на надлишки. Наявність акту виключає виписку прибуткового ордера.
Прибуткові документи складаються у день надходження матеріалів. Прибуткові ордери, накладні та акти містять основні реквізити: найменування постачальника, найменування матеріалів, їх сорт, розмір, кількість, ціну, суму, підписи осіб, що прийняв і здали матеріали.
Відокремлено зберігаються на складах матеріали, що підлягають лабораторному аналізу і технічному огляду, а також матеріали, прийняті на відповідальне зберігання. Прибуткові ордери на них не виписуються, витрачати їх не дозволяється до виявлення результатів аналізу. Їх облік організується в спеціальній книзі. Спочатку реєструють надійшли матеріали, що знаходяться на лабораторному дослідженні, а потім матеріали, прийняті на відповідальне зберігання. Ведення цієї книги забезпечує контроль за збереженням соціалістичної власності.
Крім перерахованих документів, складаються накладні (ф. № М-12, М-13) при внутрішньому переміщенні матеріалів зі складу на склад або здачі цехами на склад невикористаних зекономлених матеріалів або цінних відходів виробництва, відходів від браку продукції, від ліквідації основних засобів, від вибуття з експлуатації малоцінних і швидкозношуваних предметів. Матеріально відповідальні особи, які здають матеріали, виписують накладні в двох примірниках: один цеху для списання матеріалів, іншого складу - для їх оприбуткування.
Всякий понадлімітний відпуск матеріалів на виробництво (відшкодування шлюбу, перевитрата, перевиконання виробничої програми) або заміна матеріалів оформляються випискою спеціального вимоги з відміткою в ньому коду причини і винуватця перевитрати. Відпустка у цих випадках допускається тільки з дозволу директора підприємства, або головного інженера, або осіб, ними уповноважених.
Накладні (ф. № М-14 і М-15) застосовуються для обліку та оформлення відпуску матеріалів на сторону чи господарствам свого підприємства, розташованим за межами його території. Виписуються вони відділом збуту в трьох примірниках на підставі нарядів або договорів. При перевезенні автотранспортом матеріалів, відпущених на сторону, виписується товарно-транспортна накладна.
4. Облік матеріалів на складах та його нерозривний зв'язок з обліком матеріалів у бухгалтерії
Порядок обліку матеріалів на складах і в бухгалтерії залежить від методу обліку матеріалів. Метод передбачає порядок і послідовність ведення обліку матеріалів, види облікових регістрів, їх кількість, взаємозвірки показників.
Найбільш прогресивним і раціональним методом обліку матеріалів є бухгалтерський (сальдовий). Можливі також кількісно-сумовий метод і за допомогою звітів матеріально відповідальних осіб.
Основні принципи оперативно-бухгалтерського методу такі: оперативність та бухгалтерська достовірність кількісного обліку на складі за допомогою карток складського обліку, які ведуться матеріально відповідальними особами; систематичний контроль працівників бухгалтерії безпосередньо на складі за правильним і своєчасним документуванням операцій по руху матеріалів і веденням складського обліку матеріалів; надання бухгалтерам права перевірки відповідності фактичних залишків матеріалів в натурі даними поточного складського обліку; здійснення бухгалтерією обліку руху матеріалів тільки в грошовому вираженні за обліковими цінами та по фактичної собівартості в розрізі груп матеріалів та місць їх зберігання, а за наявності ВУ - також у розрізі номенклатурних номерів ; систематичне підтвердження (взаємозвірки) даних складського та бухгалтерського обліку шляхом зіставлення залишків матеріалів за даними складського (кількісного) обліку, оцінених за прийнятим, обліковими цінами, з залишками матеріалів за даними бухгалтерського обліку.
Оперативно-бухгалтерський метод обліку матеріалів передбачає ведення на складах тільки кількісно-сортового обліку руху матеріалів. Здійснюється він на картках складського обліку матеріалів (тип. ф. № М-17). Бухгалтерія відкриває картки на кожен номенклатурний номер матеріалу і під розписку передає їх завідувачу складом. У міру надходження на склад матеріалів комірник виписує прибутковий ордер або замінюючий його документ і реєструє його в картці складського обліку матеріалів. На підставі видаткових документів (лімітно-забірних карт, вимог, накладних) в картці реєструється витрата матеріалів.
Рознесення з лімітно-забірних карт в картки складського обліку матеріалів даних про відпустку може проводитися і у міру закриття карт (якщо вони на одну позицію матеріалів), але не пізніше 1-го числа наступного за звітним місяця. У цьому випадку лімітні картки протягом місяця зберігаються разом з відповідними картками складського обліку. Залишок в картці виводиться після кожного запису. В обов'язки комірника входить запис облікових цін в документи на прихід і витрата матеріалів та номер запису за складською картотекою. У встановлені графіком строки комірник складає реєстри здачі документів на надходження та витрачання матеріалів (ф. № 18) із зазначенням кількості документів, їх номерів і груп матеріалів, до яких вони відносяться (див. с. 139). Бухгалтер матеріального відділу приймає від матеріально відповідальної особи документи при реєстрах безпосередньо на складі, ретельно перевіряє правильність відображення основних реквізитів документів в картках складського обліку (номенклатурний номер, кількість, залишок) і запевняє перевірку своїм підписом, після чого картка набуває чинності бухгалтерського регістру.
Працівник бухгалтерії повинен також проводити на складах контрольні, вибіркові перевірки фактичної наявності залишків матеріалів, особливо дефіцитних і дорогих. Про виявлені порушення в роботі матеріально відповідальних осіб і за результатами вибіркової перевірки зауваження вносяться в спеціальний журнал складу і доповідаються головному бухгалтеру підприємства.
Станом на перше число кожного місяця матеріально відповідальна особа переносить кількісні залишки з карток до книги обліку залишків матеріалів (відомість) ф. № М-20. Ця книга відкривається бухгалтерією на рік по кожному складу. Зберігається вона в бухгалтерії і видається комірнику за день до закінчення місяця, а другого-третього числа наступного місяця він повертає її в бухгалтерію. В обов'язок матеріально відповідальної особи входить контроль за відповідністю фактичних залишків за номенклатурними номерами, встановленим нормам запасів (максимум, мінімум) і повідомлення про відхилення відділу постачання підприємства.
5. Синтетичний облік матеріалів
Наведена раніше класифікація матеріалів за їх призначенням і застосування у виробничому процесі буде використана бухгалтерією підприємства для організації синтетичного обліку.
Кожна група матеріалів обліковується на відповідному рахунку або субрахунку. У плані рахунків бухгалтерського обліку з цією метою передбачено такі рахунки і субрахунки.
Матеріали, прийняті на відповідальне зберігання і в переробку, обліковуються за балансом на рахунку 002 "Товарно-матеріальні цінності, прийняті на відповідальне зберігання".
Балансові рахунки матеріалів (05, Про, 08,12) - активні, характеризують склад господарських засобів підприємства.
Облік матеріалів ведеться в грошовому виразі з обов'язковою систематичною інвентаризацією (перевіркою) фактичної наявності їх по місцях зберігання. Залишки цінностей і їх прихід записуються за дебетом рахунків, а витрата, відпустка - по кредиту у сумах фактичної собівартості.
Матеріальні цінності надходять на склад не тільки від постачальників, але і від підзвітних осіб (господарські та канцелярські товари), від своїх і допоміжних виробництв, що виготовляють для власних потреб інструменти, спеціальні штампи, пристосування. Крім того, оприбутковуються на склад як надходження зекономлені цехами сировину, матеріали, відходи виробництва, від браку продукції, від ліквідації основних засобів та вибуття малоцінних і швидкозношуваних предметів.
Облік і контроль за витрачанням товарно-матеріальних цінностей - одна з важливих завдань бухгалтерського обліку.
Усі первинні документи на витрату і відпуск матеріалів групуються бухгалтерією в розрізі синтетичних рахунків, субрахунків, місць використання і напрями витрат. Протягом звітного місяця їх рух враховується за обліковими цінами, а по закінченні місяця після розрахунку відсотків і сум транспортно-заготівельних витрат або відхилень фактичної собівартості від планових цін ця вартість доводиться до фактичної собівартості. Таким чином, дані, що утворюють фактичну собівартість матеріалів, що надійшли, у бухгалтерському обліку відображаються в різних журналах-ордерах (№ 1,3,6,7,10 / 1,13), а підсумовуються у Головній книзі. Фактичну собівартість витрачених і відпущених на сторону матеріалів записують в журналах-ордерах № 10 і 10 / 1 і в Головній книзі.
Висновок
Наявність у підприємства матеріальних запасів багато в чому визначають фінансовий стан.
Ефективне використання матеріалів грає велику роль у забезпеченні нормалізації роботи підприємства, підвищення рівня рентабельності виробництва і залежить від безлічі факторів. У сучасних умовах величезний негативний вплив на зміну ефективності використання матеріалів роблять фактори кризового стану економіки:
· Зниження обсягів виробництва і споживчого попиту;
· Високі темпи інфляції;
· Розрив господарських зв'язків;
· Порушення договірної та платіжно-розрахункової дисципліни;
· Високий рівень податкового тягаря;
Повнота і достовірність розрахунку та аналізу показників використання матеріалів залежить від ступеня досконалості бухгалтерського обліку, налагодженості систем реєстрації операцій з матеріальними запасами, повноти заповнення облікових документів, достовірності інвентаризаційних описів, глибини розробки і ведення регістрів аналітичного обліку.
Список літератури
Методичні вказівки по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань: Додаток до наказу Мінфіну РФ від 13.06.95 р., № 49.
Голосів М.І, Шеремет А.Д. Теорія економічного аналізу: підручник. -4 - Е вид., Доп. І перероб. - М.: Фінанси і статистика, 2007 р
П'ятов М.Л. Облік матеріально-виробничих запасів / / Бухгалтерський учет.2008. № 12.
Бухгалтерський облік: Підручник / За ред. П.С. Безруких. -М.: Бухгалтерський облік, 2006 р.
Єфімова О.В. Фінансовий аналіз. - М.: Бухгалтерський облік, 2006 (Бібліотека журналу «Бухгалтерський облік»)
Єфімова О.В. Як аналізувати фінансове становище підприємства. - М. БШ «Інтер - синтез», 1993.
Кипарисів Н.А. Теорія бухгалтерського обліку. - М., Госпланіздат, 2007р.