Введення
Правильне і повне документальне оформлення справ має велике практичне значення. Важливо приділяти пильну увагу паперів на всіх етапах життя фірми - від державної реєстрації до укладення договорів з партнерами. У зв'язку з цим внутрішня регламентація діловодства на підприємстві є важливим чинником, що обумовлює ефективність його діяльності.
Мета роботи - розглянути підходи до організації діловодства в сучасних організаціях. Для чіткої організації діловодства необхідно їх поділ на системи та комплекси, для чого служать локальні акти з організації діловодства. Для досягнення поставленої мети в роботі були поставлені наступні завдання:
показати сутність документів і документообігу;
вивчити нормативно-правові документи, які регламентують систему документообігу в комерційних підприємствах.
Об'єктом дослідження є документи і документообіг підприємств.
Предметом дослідження є класифікація документів в обороті підприємств.
Теоретичною базою дослідження є праці фахівців у галузі діловодства, таких як: Т.В. Кугушевой, В.А. Кудряева, Т.В. Кузнєцової, М.В. Ларіна, М.Ю. Рогожина та інших, а так само федеральні закони та нормативні акти РФ, періодичні видання.
Поставлені мета і завдання зумовили структуру і логіку роботи, яка складається з вступу, двох розділів, висновків та списку використаної літератури.
1. Документи і документообіг
Організація як управлінська функція, будучи однією з основних, включає в себе реалізацію наступних видів діяльності:
створення, реорганізація, ліквідація установи;
встановлення структури установи;
визначення посадової структури та штатної чисельності управлінського виробничого персоналу;
регламентація діяльності структурних підрозділів та працівників;
формування колегіальних та дорадчих органів управління;
ліцензування діяльності у необхідних випадках;
встановлення режиму праці та системи охорони;
організація праці працівників та оцінка праці працівників та деякі інші види робіт.
У процесі організаційної діяльності установи формується система організаційно-правових документів, що містять положення, що визначають статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності організації, її підрозділів і працівників, їх права, обов'язки, відповідальність інші аспекти.
До організаційно-правових документів відносяться:
установчий договір;
статут організації;
положення про організацію;
положення про структурні підрозділи;
положення про колегіальних та дорадчих органах установи;
регламенти роботи колегіальних та дорадчих органів;
регламенти роботи апарату управління (керівництва);
штатний розклад;
інструкції на окремі види діяльності, посадові інструкції, правила і т.д.
Керівництво будь-якої організації, незалежно від організаційно-правової форми, характеру і змісту діяльності організації, її компетенції, структури та інших чинників, наділяється правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність і, відповідно, видавати розпорядчі документи.
Основне призначення розпорядчих документів - регулювання і координація діяльності, що дозволяють керівництву забезпечувати вирішення поставлених перед ним завдань з максимальною ефективністю. Розпорядчі документи містять управлінські рішення, обов'язкові для виконання.
Рішення, представлені в розпорядчих документах, різні за своїм змістом і можуть бути спрямовані на вдосконалення організаційної структури установи, вибір засобів і методів здійснення основної діяльності, забезпечення організації різними видами ресурсів (фінансових, трудових, матеріальних, інформаційних).
До розпорядчих документів відносяться постанови, накази і розпорядження.
Підставою для видання розпорядчого документа може бути:
необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищестоящих органів і раніше прийнятих рішень даної організації;
необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, яка витікає з функцій і завдань організації.
Процес прийняття управлінських рішень грунтується на зборі та обробці інформації про фактичний стан справ, що міститься в системі управління в різних джерелах, але найважливіше місце серед них займаю інформаційно-довідкові документи: акти, довідки, зведення, доповідні записки, пропозиції і т.д.
Зазначені документи відіграють допоміжну роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують діяти строго певним чином, але повідомляють відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціюють управлінські дії, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.
Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по ієрархічних рівнях системи управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації у вищу.
2. Види документів та їх характеристика
Щоб грамотно організувати «паперову» систему компанії, необхідно вирішити, які документи дійсно потрібні фірмі. Обов'язковий для будь-якої організації, незалежно від профілю та масштабу бізнесу, мінімум документів визначений законом. Так, цивільне законодавство встановлює перелік необхідних документів, які підтвердять правоздатність компанії, тобто можливість здійснювати операції і приймати на себе зобов'язання. Цей перелік включає в себе установчий договір, реєстраційні свідоцтва, ліцензії, документи, які підтвердять оплату статутного капіталу. Цю документацію в обов'язковому порядку розкривають перед акціонерами компанії, аудиторами і контролерами.
Основний обсяг документообігу становить документація, напрями і характер яких безпосередньо залежить від затвердженої структури організації. У цій групі документів, не залежно від форм власності і структури організації, можна виділити основні види документів, які властиво будь-якої організації.
1) Розпорядча документація (накази, розпорядження, рішення, протоколи загальних зборів різних органів).
2) Бухгалтерського обліку та звітності.
3) Документи, що фіксують трудові відносини працівників з роботодавцем (документи з особового складу).
4) Планово-звітна (бізнес-плани, рада директорів, загальні збори, акціонерні і т.д.).
Первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку і звітність фірми зобов'язані зберігати не менше п'яти років (Федеральний закон від 21 листопада 1996 р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік», далі - Закон про бухоблік). Дана група документів одночасно служить джерелом інформації для податкової звітності організації. Їх відсутність загрожує компанії застосуванням заходів адміністративної відповідальності, а в окремих випадках може стати причиною пред'явлення позову про ліквідацію фірми.
Крім документації, наявність якої обов'язково в силу закону, компанії належить визначити «паперовий» обсяг, необхідний для повсякденної діяльності. Тут можна виділити:
- Документи, якими оформляють відносини з постачальниками та замовниками;
- Документи, за допомогою яких фіксують внутрішньофірмову інформацію.
Договірні відносини з контрагентами повинні, по можливості, будуватися на стандартних, зрозумілих для всіх умовах. Дотримання цього правила дозволить керівникам фірми працювати з клієнтами максимально ефективно. Адже для вирішення конкретних спірних ситуацій будуть застосовувати договірні схеми, відомі обом сторонам. Блок договірної документації складається, як правило, з набору типових угод, які адаптують під особливості комерційної діяльності компанії. У цей набір також входять документи, якими оформляють конкретні операції, - накладні, акти виконаних робіт, про виявлення недоліків товару, шаблони претензій та ін
Між тим правильно визначити обсяг внутрішньої документації фірми - одна з найскладніших завдань на шляху побудови грамотної системи документообігу. Деякі керівники вважають, що внутрішні документи - непотрібне бюрократичне надмірність. Адже їх підготовка забирає час персоналу. Інші, навпаки, зобов'язують своїх співробітників звітувати окремими розпорядженнями, доповідними, службовими записками буквально за кожну хвилину робочого часу. Уникнути крайнощів дозволить правильна постановка цілей складання внутрішніх документів.
Перш за все, внутрішні документи потрібні для оформлення трудових відносин з працівниками. Так, з кожним співробітником фірми необхідно укласти трудовий договір в письмовій формі (ст. 67 ТК РФ). Проте оформлення робочих відносин підписанням трудового договору не вичерпується. Документи обліку робочого часу, функціональних обов'язків співробітників, дисципліни праці і відповідальності сторін договору є найважливішим доказом у будь-якому трудовому спорі.
Прийом кореспонденцію, що надходить в установі здійснюється централізовано в експедиції (один з підрозділів канцелярії) або секретарем. Конверти розкриваються (крім тих, на яких стоїть позначка «особисто»). Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна встановити адресу відправника. Вся надходить документація сортується на реєстровану і не реєструються. Реєстрація документа - це фіксація факту його створення або одержання шляхом присвоєння документу унікального реєстраційного номера (індексу документа) і запису відомостей про нього в реєстраційний журнал.
Що стосується діловодного обслуговування і співробітників, що займаються діловодством на підприємстві, то структура і розгалуженість служб діловодного обслуговування залежать від багатьох факторів:
від розміру підприємства або організації;
від профілю діяльності;
від кількості зовнішніх зв'язків;
• від досягнень сучасної техніки і технології.
Слід мати на увазі, що Закон про бухоблік містить обов'язкові вимоги до оформлення первинних облікових документів, які складають за результатами господарських операцій. Якщо для певного виду документа нормативно передбачена уніфікована форма, то він повинен відповідати їй. Нагадаємо, уніфіковані форми документації розроблені Держстандартом Росії для різних галузей економіки - торгівлі, будівництва, матеріального виробництва.
Бухгалтерська документація підприємства - це упорядкована сукупність бухгалтерських документів, один з основних компонентів фінансово-бухгалтерської документації (ФБД).
Орієнтовна класифікація бухгалтерських документів відповідно до їх функціонального призначення представлена на рис. 2.1. У свою чергу, під управлінням бухгалтерською документацією підприємства слід розуміти комплекс заходів, що охоплюють:
організацію переміщення (руху) бухгалтерських документів відповідно до графіка;
контроль виконання бухгалтерських документів;
оперативне зберігання бухгалтерських документів, включаючи їх належну підготовку до передачі на архівне зберігання до державного або відомчий (за належністю підприємства) архів;
подальше зберігання бухгалтерських документів в архіві.
Номенклатура справ - це розроблений за встановленою формою систематизований перелік найменувань (заголовків) справ, що заводяться підприємством (організацією, установою) у процесі здійснення своєї діяльності, із зазначенням термінів їх зберігання. У більшості випадків розробка номенклатури справ підприємства (або зведеної номенклатури справ) здійснюється на основі номенклатур справ структурних підрозділів, в тому числі бухгалтерської служби (іншого підрозділу, що виконує її функції).
Відомості про функціональне призначення номенклатури справ представлені на рис. 2.2. Номенклатура справ розробляється і вводиться в дію моменту функціонування підприємства (відповідного структурного підрозділу).
Підготовка проекту номенклатури справ бухгалтерської служби організується начальником групи бухгалтерського діловодства у взаємодії зі службою діловодства та архівом підприємства, а безпосереднім виконавцем (розробником) проекту зазвичай є один з фахівців - наприклад, документознавець. Загальний порядок розробки номенклатури справ бухгалтерської служби представлений на рис. 2.3.
Рис. 2.1 - Загальна класифікація бухгалтерських документів відповідно до їх функціонального призначення
Розглянемо далі зміст основних етапів розробки номенклатури справ бухгалтерської служби. Для попереднього визначення переліку документів, що утворюються в діяльності бухгалтерської служби підприємства, а також термінів їх зберігання слід керуватися:
положенням про бухгалтерську службу та її структурних підрозділах;
відповідними розділами типових і примірних переліків документів, що утворюються в діяльності підприємств, із зазначенням термінів зберігання;
номенклатурами справ бухгалтерської служби за попередні 3 - 5 років;
описами справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання;
документами з планування діяльності та звітності про її результати.
Рис. 2.2 - Функціональне призначення номенклатури справ
Відомості з перерахованих (та інших відповідних) документів, необхідні для розробки проекту номенклатури справ, фіксуються виконавцями у вигляді виписок, довідок і т.п. Накопичені таким чином відомості підлягають систематизації. Підсумком систематизації є приблизний перелік документів бухгалтерської служби, який надалі уточнюється з урахуванням особливостей документування бухгалтерської діяльності в умовах конкретного підприємства.
Рис. 2.3 - Загальний порядок розробки номенклатури справ бухгалтерської служби
У процесі вивчення зазначених особливостей приймаються до уваги:
зміст діяльності бухгалтерської служби, а також специфіка її документування;
відомості про обсяг, інтенсивності та склад документообігу;
відомості про організаційну структуру і штатну чисельність бухгалтерської служби;
відомості про розподіл повноважень по роботі з документами між посадовими особами бухгалтерської служби.
На основі отриманих відомостей здійснюється:
уточнення переліку документів;
їх попередній розподіл між справами;
попереднє визначення заголовків справ;
розподіл справ між розділами номенклатури.
Ефективне управління бухгалтерською документацією підприємства неможливо без встановлення і підтримання чітко визначеного порядку обробки документів. Вирішення цієї важливої задачі бухгалтерського діловодства забезпечується за допомогою розробки особливого документа - графіка документообігу.
Графік документообігу - це документ, що встановлює раціональний порядок (строки та черговість) обробки бухгалтерських документів з урахуванням їх кількості та виходячи з потреби бухгалтерської служби в документованої інформації. Функціональне призначення графіка полягає в мінімізації матеріальних і тимчасових витрат на обробку бухгалтерських документів, створення оптимальних умов для роботи із зазначеними документами посадових осіб підприємства і, в кінцевому рахунку, в підвищенні ефективності діяльності бухгалтерської служби підприємства в цілому.
Відповідно до Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку роботу з підготовки проекту графіка документообігу організовує головний бухгалтер підприємства. Безпосередня підготовка проекту організується в групі бухгалтерського діловодства за взаємодію зі службою діловодства підприємства. При необхідності до цієї роботи залучаються і інші співробітники бухгалтерської служби.
Для складання проекту графіка документообігу зазвичай використовуються такі вихідні дані:
перелік документів, що підлягають виконанню (в цілому по бухгалтерській службі і окремо - з її структурним підрозділам);
перелік виконавців, допущених до підготовки відповідних видів бухгалтерських документів;
терміни виконання документів;
типові технології обробки документів.
Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт з обробки бухгалтерських документів, з зазначенням їх виконавців, порядку взаємодії, а також термінів виконанню відповідних робіт.
Проект графіка документообігу затверджується наказом керівника підприємства. Виписки з графіка документообігу передаються виконавцям (відповідним підрозділам) для застосування у практичній діяльності.
Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також за своєчасне, повне та якісне виконання бухгалтерських документів і достовірність які у них відомостей несуть особи, які створили і підписали ці документи. Контроль за дотриманням графіка документообігу організовує головний бухгалтер.
Висновок
При реєстрації документів на підприємстві необхідно виконувати такі правила:
1) кожний документ реєструється лише один раз
2) всі документи реєструються тільки в одному місці
3) всі документи реєструються за єдиною формою, прийнятої на підприємстві Реєстраційний номер документа, як правило, складається з наступних елементів:
1) шифру організації в міністерстві або відомстві
2) номера справи, в який поміщається документ або його копійний примірник
3) порядкового номера документа в реєстраційному журналі
Реєстрація документів, що надходять проводиться шляхом проставляння в правому нижньому куті лицьового боку першої сторінки документа реєстраційного штампа за допомогою ручного штемпеля і занесенням в штамп дати та індексу документа. Для відправлення документів дата і індекс документа проставляються у частині аркуша під постійними реквізитами бланка.
Всі документи, які звертаються в системі документообігу, поділяють наступним чином:
Вступники
Відправляються
Основні документи
по основній діяльності
по відрядженнях
з особового складу
Внутрішні
фінансові
службові
Список літератури
Федеральний закон Російської Федерації від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (в ред. Федерального закону від 03.11.2006 № 183-ФЗ) / / Збори законодавства РФ, 25.11.1996, № 48, ст. 5369.
Постанова Уряду Російської Федерації від 08.07.1997 № 835 «Про первинних облікових документах» / / Збори законодавства РФ, 14.07.1997, № 28, ст. 3448.
Андрєєва В.І. Діловодство. - М., - 2004. - 564 с.
Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документальне забезпечення управління: Навчальний посібник - 2 видавництва. - М.: Инфра - М. - 2004. - 321 с.
Кудряев В.А. Організація роботи з документами. - М.: Инфра-М. - 1998. - 432 с.
Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління) 3-е вид. испр. і додатк. М. - 2002. - 384 с.
Рогожин М.Ю. Діловодство та документообіг у бухгалтерії. М.: Гросс-Медіа: РОСБУХ, 2007.