1. Структури і функцій діловодної служби
Виробнича практика проходила в секретаріаті ТОВ «Автоелемент», виробничої компанії, що здійснює виробництво, і збут автомобільних фільтрів і фільтруючих елементів на весь спектр автотракторної техніки.
Структура компанії ТОВ «Автоелемент» включає в себе наступні відділи: відділ маркетингу та реклами, відділ ЕОТ, секретаріат і бухгалтерію, відділ контролю якості продукції, конструкторський відділ, відділи постачання і збуту.
Діловодна служба Управління компанії представлена секретаріатом, який у своїй діяльності керується такими нормативними документами, як Інструкція з діловодства, посадові інструкції працівників.
Таким чином, безпосереднє ведення діловодства в ТОВ «Автоелемент» покладається на секретаріат. Він забезпечує облік та проходження документів у встановлені терміни, інформує керівництво про стан їх виконання, здійснює ознайомлення працівників з нормативними і методичними документами з діловодства.
Займана посада - помічник секретаря керівника, передбачала як знайомство зі стадіями поточного діловодства та особливостями оформлення справ для передачі на зберігання в архів, так і вивчення функцій секретаря з документних та бездокументарній обслуговуванню керівника.
2. Документування діяльності організації
У ТОВ «Автоелемент» присутня змішана організаційна форма роботи з документами. Частина операцій (прийом і обробка вступників та відправляються документів, реєстрація, тиражування) виконується Управлінням справами, а секретаріат виконує операції по створенню (печатки) документів, їх систематизації, зберігання справ, їх обробці перед здачею в архів.
ТОВ «Автоелемент» видає організаційні (положення, правила, інструкції) і розпорядчі (накази, розпорядження) документи.
Наказами і розпорядженнями оформляються рішення нормативного характеру, а також оперативні, організаційні, кадрові та інші питання внутрішньої роботи ТОВ «Автоелемент».
Проекти наказів, розпоряджень готуються на підставі доручень ректора Університету, проректорів або в ініціативному порядку директорами Інститутів, Центрів, деканами факультетів або начальники інших структурних підрозділів.
Накази оформляються на бланках і мають встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розміщення згідно з ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Передача наказів, їх копій працівникам сторонніх організацій допускається тільки з дозволу керівництва компанії.
Підготовка наказу включає в себе вивчення суті питання, збір необхідних відомостей, підготовку проекту наказу, узгодження проекту, підписання, реєстрацію.
Після реєстрації наказів або розпоряджень їх завірені копії розсилаються в структурні відділи ТОВ «Автоелемент» на підставі листа розсилки. Лист розсилки складається безпосередньо виконавцем документа. У кінці листа розсилки вказується його прізвище та дата передачі до Управління справами для подальшої передачі в структурні відділи компанії. У ТОВ «Автоелемент» складається аркуш розсилки по філіям та представництвам.
Порядок оформлення і складання бланків та організаційних та розпорядчих документів у ТОВ «Автоелемент» повною мірою відповідає вимогам Інструкції з діловодства. Важливо відзначити, що у ТОВ «Автоелемент» встановлено певний порядок візування наказів.
Після реєстрації наказів або розпоряджень їх завірені копії розсилаються в структурні відділи компанії, адресатам, на підставі листа розсилки. Лист розсилки складається безпосередньо виконавцем документа. У кінці листа розсилки вказується його прізвище та дата передачі до Управління справами для подальшої передачі в структурні відділи ТОВ «Автоелемент».
Положення приймається в тому випадку, якщо в ньому встановлюються системно пов'язані між собою правила з питань, віднесених до компетенції ТОВ «Автоелемент». Положення про ТОВ «Автоелемент» складається з 6 частин («Загальні положення», «Завдання та функції ТОВ« Автоелемент »», «Структура і штати компанії», «Керівництво компанії», «Права і відповідальність», «Контроль, перевірка і ревізія діяльності компанії »).
У правилах встановлюються норми і вимоги, обов'язкові для виконання.
В інструкції викладається порядок здійснення будь-якої діяльності або порядок застосування положень та інших нормативних актів.
Положення Інструкції з діловодства поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль виконання, здійснюваних за допомогою автоматизованих (комп'ютерних) технологій. Автоматизовані технології обробки документної інформації, що застосовуються в секретаріаті ТОВ «Автоелемент», повинні відповідати вимогам цієї інструкції з діловодства.
Оскільки секретаріат ТОВ «Автоелемент» оснащений комп'ютерними засобами, то в управлінні застосовуються різні програмні засоби, серед яких в першу чергу необхідно виділити Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.
Також секретаріатом використовуються такі спеціальні програми, як «1 С бухгалтерія», «Програмний модуль збору інформації. Комплексна оцінка »для автоматизації процедури підготовки документів до виконання.
Положення, правила та інструкції застосовуються як самостійні правові акти, які підписуються керівником відділу компанії, і затверджуються директором ТОВ «Автоелемент» у формі грифа затвердження або шляхом видання наказу. Текст проекту положення, правил, інструкцій друкується на загальному бланку. Крім перерахованих вище документів, секретаріат зберігає видає також наступне: інструктивні та інформаційні листи, довіреності, опису справ постійного зберігання, журнали реєстрації. Всі ці документи перераховані в номенклатурі справ ТОВ «Автоелемент».
3. Організація документообігу компанії
Рух документів у ТОВ «Автоелемент» з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення утворює документообіг.
Технологічний ланцюжок руху та обробки документів у ТОВ «Автоелемент» складається з наступних етапів:
- Прийому та первинної обробки;
- Попереднього розгляду і розподілу;
- Реєстрації документів;
- Направлення на виконання і виконання документів;
- Оформлення та посвідчення документів;
- Відправки.
На кожному етапі секретаріат виконує типові операції по роботі з документами.
4. Прийом і відправка
Прийом і відправлення документів у ТОВ «Автоелемент» здійснюється, як правило, засобами поштового, кур'єрською, факсимільного зв'язку та електронною поштою.
Прийом і первинна обробка документів здійснюється співробітниками Управління справами. Перевіряється правильність доставки, конверти з документами розкриваються, перевіряється цілісність упаковки документів, наявність додатків. Документи, адресовані безпосередньо ТОВ «Автоелемент» (як і будь-якому структурному підрозділу) або з позначкою «особисто», передаються адресату без розтину конверта.
5. Реєстрація
На отриманому документі у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп, що включає дату, номер і кількість аркушів документа. Зареєстровані документи передають в пошту секретарю ректора чи проректора.
Надійшли телеграми реєструються в журналі і негайно передаються адресату. Право підпису телеграм, складених у ТОВ «Автоелемент», мають директор і заст. директора.
Передача інформації за допомогою телефонограм здійснюється усно по каналах телефонного зв'язку і записується (друкується) одержувачем. Прийняті телефонограми друкуються в 2-х примірниках, один передається адресату, а другий, як правило, підшивається до справи.
Тексти службових документів, що направляються по каналу факсимільного зв'язку, оформлюються на бланках. Обсяг переданого документа, не повинен перевищувати 5 аркушів. Відповідальність за зміст документа покладається на керівника, який підписав документ. Оригінали документів після передачі повертаються виконавцям
У ТОВ «Автоелемент» реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. Реєструються документи, що надходять з інших організацій і від фізичних осіб, а також створювані - внутрішні та відправляються.
Документи Управління реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
Не підлягають реєстрації такі документи: вітальні листи та запрошення; рекламні повідомлення, плакати; програми нарад, конференцій; друковані видання (книги, журнали, бюлетені); бухгалтерські документи, місячні, квартальні та піврічні звіти (підлягають спеціальному обліку у бухгалтерії).
Документи реєструються один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження.
Реєстрація документів провадиться в межах груп, в залежності від назви виду документа, автора і змісту. Окремо реєструються вхідні документи, вихідні документи і внутрішні документи: розпорядження, накази ректора по основній діяльності, з фінансової діяльності, накази по особовому складу, накази і розпорядження директора ТОВ «Автоелемент» і т.д.
Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів здійснюється централізовано в Управлінні справами в журналах реєстрації і картках обліку.
У ТОВ «Автоелемент» замовна вхідна та вихідна кореспонденція реєструється в журналах обліку. Вхідна та вихідна кореспонденція реєструється на реєстраційних картках. Внутрішні документи реєструються у журналах обліку.
6. Контроль виконання
Контроль виконання в ТОВ «Автоелемент» включає в себе постановку на контроль, регулювання ходу виконання, зняття з контролю, напрямок виконаного документа в справу, облік, узагальнення та аналіз ходу і результатів виконання документів, інформування керівників з метою своєчасного і якісного виконання доручень, зафіксованих в документах.
При постановці документа на контроль проставляється штамп «КОНТРОЛЬ» у лівому верхньому кутку документа, у правому, як правило, пишеться резолюція.
Управління справами веде механічну і автоматизовану контрольну картотеку. Контрольна картка складається в 2-х примірниках: один - передається виконавцю разом з документом, інший залишається в контрольній картотеці до виконання документа.
У документах, надісланих для виконання з Федерального агентства з освіти та інших організацій, контрольний термін виконання зазвичай вказується. На наказах або розпорядженнях університету термін виконання призначається ректором або проректорами.
Документи ТОВ «Автоелемент» підлягають виконанню в такі строки:
- З конкретною датою виконання - у вказаний термін;
- Без зазначення конкретної дати виконання, які мають у тексті позначку «терміново» - виконуються в 3-денний термін; що мають позначку «оперативно» - у 10-денний термін, решта - у термін не більше місяця.
При необхідності зміни строку виконання документа відповідальний виконавець подає на ім'я керівника, який дав доручення, мотивоване прохання про його
продовження не пізніше 3-х днів до закінчення цього терміну.
Про всі випадки зміни терміну виконання документів відповідальний виконавець ТОВ «Автоелемент» зобов'язаний інформувати керівництво.
Зняття документу з контролю здійснюється Управлінням справами за виконання документа з фіксацією на контрольній картці: відмітки про виконання документа, коротких відомостей про виконання. На контроль ставляться всі вступники документи ректора, що вимагають виконання.
7. Класифікація та систематизація документів. Формування справ
Для класифікації і систематизації документів, формування справ у ТОВ «Автоелемент» складається номенклатура справ.
Номенклатура справ призначена для організації угрупування виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання і є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання .
Номенклатура справ ТОВ «Автоелемент» складається на основі фактичного складу документів, що знаходяться і використовуються в діловодстві. Номенклатура справ була складена у двох примірниках секретарем на загальному бланку Університету, узгоджена з архівом Управління справами Університету, підписана директором ТОВ «Автоелемент».
Виконані документи повинні в 3-денний термін здаватися секретарю для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначається відповідно до номенклатури справ.
При формуванні справ дотримуються наступні загальні правила:
- У справу розміщуються лише виконані документи, відповідно до заголовків справ по номенклатурі;
- У справу групуються документи одного календарного чи навчального року, за винятком перехідних справ;
- Роздільно групуються в справи документи постійного і тимчасових термінів зберігання;
- У справу не поміщаються документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки;
- За обсягом справа зазвичай не перевищує 250 аркушів.
- За наявності у справі кількох томів (частин) індекс і заголовок справи проставляються на кожному томі з додаванням «т. 1 »,« т. 2 »і т.д.
8. Експертиза цінності документів. Підготовка справ до здачі в архів
Експертиза цінності документів у ТОВ «Автоелемент» на стадії діловодства проводиться: при складанні номенклатури справ; в процесі формування справ і перевірці правильності віднесення документів до справ; при підготовці справ до передачі в архів.
В організації проведення експертизи цінності документів здійснює секретар. Секретар здійснює відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір документів з тимчасовими термінами зберігання і з позначкою «До відпадання потреби», що підлягають подальшому зберіганню у відділах компанії (в даному випадку в ТОВ «Автоелемент»); виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.
Відбір документів для постійного зберігання проводиться на підставі переліку документів із зазначенням термінів їх зберігання та номенклатури справ секретаріату, шляхом полистного перегляду справ. У справах постійного зберігання підлягають вилученню дублетні примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів і не відносяться до питання документи з тимчасовими термінами зберігання. Остаточне рішення за результатами експертизи цінності документів приймає секретар директора. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення.
Справи з виконаними документами постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються в архів після закінчення дворічного терміну їх зберігання і використання у відділі компанії.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі в архів не підлягають. Вони зберігаються в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.
Прийом кожної справи проводиться працівником у присутності працівника. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. У кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, дата прийому - передачі справ, а також підпису секретаря директора та особи, що передала справи.
7. Самостійна робота
При проходженні практики в ТОВ «Автоелемент» я обіймав посаду помічника секретаря керівника.
Оскільки в секреторіате функції служби діловодства покладено на секретаріат, у мене була можливість детально вивчити особливості ведення як поточного діловодства, так і процесу підготовки документів для здачі в архів.
Брав участь у таких етапах роботи з документами, як реєстрація вихідних документів, сортування, набір тексту документа на комп'ютері, копіювання документів, підготовка справ до передачі на зберігання ...
Реєстрація вихідних документів, таких як, накази і розпорядження керівництва по основній діяльності, накази про розміри оплати за навчання, розпорядження директора з основної діяльності, накази по особовому складу філій компанії, полягали у занесення відомостей (номер, дата, дані філії, виконавець, короткий зміст) про цих документах в Журнали реєстрації.
Варто відзначити, що, незважаючи на те, що в секретаріаті прийнята централізована система реєстрації вхідних документів, секретаріат реєструє вхідні документи повторно. Про це свідчить наявність окремого Журналу реєстрації вхідних документів. Це говорить про повторну реєстрацію документів.
Також спостерігав за процесом складання листа розсилки. Це документ, який складається у разі необхідності ознайомлення регіонів (філій, представництв) з наказом (розпорядженням) керівництва, що стосується питань їх діяльності. Підготовка справ до зберігання полягала в оформленні особових справ працівників у філіях. Мною були складені внутрішні опису, листи-завірителя, оформлялися обкладинки справ, справ працівників філій: Кириши, Москва, Південно-Сахалінськ.
Для полегшення роботи мені були надані зразки оформлення особових справ працівників м. Кириши за 2007 рік. Варто відзначити, що структура, порядок оформлення цих справ не цілком відповідає нормативним вимогам (Типової інструкції з діловодства, Основним правилам роботи архівів організацій). Наприклад, кількість документів, що містяться у справі не відповідає кількості одиниць зберігання, заявлених у внутрішній опису. Були виявлені неточності в нумерації сторінок.
Справи оформлялися згідно з положеннями Інструкції з оформлення особових справ студентів-екстернів регіональних підрозділів РДГУ (затверджена розпорядженням начальника УРРЦЕ).
Особові справи студентів (екстернів) зберігаються відповідно до Переліку типових документів (ст. 499 а) - 75 років. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою. Всі написи на обкладинці робляться розбірливо, без скорочень.
Відповідно до номенклатури справ УРРЦЕ є справа «Акти про виділення справ і документів до знищення». Мною була уважно вивчена ця папка. Оскільки акти про виділення документів до знищення складаються, в цілому, на справи РДГУ, то в цьому документі були вказані справи кількох структурних підрозділів (назва УРРЦЕ було зазначено перед групою заголовків справ).
Що стосується документного і бездокументарній обслуговування керівника, то секретар УРРЦЕ відповідальний за збір інформації, підготовку проектів документів (наказів і розпоряджень) з завдання начальника УРРЦЕ, обслуговує наради, за необхідності документує їх діяльність.
Бездокументарній обслуговування включає в себе необхідні сервісні функції, підготовку відряджень (замовлення квитків, оформлення документів), телефонне обслуговування.
Висновок
Виробнича практика за фахом «Організація і технологія документаційного забезпечення управління» проходила в секретаріаті Управлінні регіонального розвитку та централізованого екстернату РДГУ.
Було з'ясовано, що Управління є структурним підрозділом РДГУ, здійснюють і направляючим регіональну діяльність Університету. Секретаріат відповідає за ведення поточного діловодства та підготовку документів до здачі на архівне зберігання.
Правила створення та оформлення документів у УРРЦЕ встановлені Інструкцією з діловодства РДГУ. Відзначено, що оформлення документів Управління відповідає вимогам нормативно-методичної документації (у тому числі Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, Основних правил роботи архівів організацій).
У процесі практики був вивчений склад видів службових документів, порядок та особливості їх оформлення.
З'ясовано, що в УРРЦЕ присутні такі системи документації: організаційно-правова, кадрова, статистична.
Детально вивчено процес руху документів на всіх етапах документообігу: від моменту отримання та створення документа до моменту відправлення на виконання. Необхідно зазначити, що перша реєстрація вхідних документів здійснюється в Управлінні справами РДГУ, а потім вже документи, адресовані безпосередньо УРРЦЕ, передаються на обробку в секретаріат. Велику увагу приділено формуванню справ Управління, підбору всіх необхідних документів для складання повністю оформленого справи, вивчені деталі сортування окремих документів за ступенем важливості і терміновості виконання або ознайомлення.
Перебуваючи на посаді помічника секретаря керівника, отримала можливість докладно ознайомитися з деталями бездокументарній обслуговування керівника, процесу підготовки нарад, також було приділено увагу й особливостям документального обслуговування, створення документів, їх погодження, реєстрації, процедури формування справ і передачі їх на зберігання.
Можна зробити висновок, організація документообігу УРРЦЕ має деяку своєрідність, однак порядок виконання більшості діловодних операцій відповідають нормативно-методичним вимогам.
Слід зазначити, що як такої діловодної служби в УРРЦЕ немає, вся робота з документами виконується секретарем начальника УРРЦЕ. Це пояснюється тим, що первинна обробка вхідних документів здійснюється в Управлінні справами РДГУ, яке займається діловодством Університету в цілому.
Виробнича практика проходила в секретаріаті ТОВ «Автоелемент», виробничої компанії, що здійснює виробництво, і збут автомобільних фільтрів і фільтруючих елементів на весь спектр автотракторної техніки.
Структура компанії ТОВ «Автоелемент» включає в себе наступні відділи: відділ маркетингу та реклами, відділ ЕОТ, секретаріат і бухгалтерію, відділ контролю якості продукції, конструкторський відділ, відділи постачання і збуту.
Діловодна служба Управління компанії представлена секретаріатом, який у своїй діяльності керується такими нормативними документами, як Інструкція з діловодства, посадові інструкції працівників.
Таким чином, безпосереднє ведення діловодства в ТОВ «Автоелемент» покладається на секретаріат. Він забезпечує облік та проходження документів у встановлені терміни, інформує керівництво про стан їх виконання, здійснює ознайомлення працівників з нормативними і методичними документами з діловодства.
Займана посада - помічник секретаря керівника, передбачала як знайомство зі стадіями поточного діловодства та особливостями оформлення справ для передачі на зберігання в архів, так і вивчення функцій секретаря з документних та бездокументарній обслуговуванню керівника.
2. Документування діяльності організації
У ТОВ «Автоелемент» присутня змішана організаційна форма роботи з документами. Частина операцій (прийом і обробка вступників та відправляються документів, реєстрація, тиражування) виконується Управлінням справами, а секретаріат виконує операції по створенню (печатки) документів, їх систематизації, зберігання справ, їх обробці перед здачею в архів.
ТОВ «Автоелемент» видає організаційні (положення, правила, інструкції) і розпорядчі (накази, розпорядження) документи.
Наказами і розпорядженнями оформляються рішення нормативного характеру, а також оперативні, організаційні, кадрові та інші питання внутрішньої роботи ТОВ «Автоелемент».
Проекти наказів, розпоряджень готуються на підставі доручень ректора Університету, проректорів або в ініціативному порядку директорами Інститутів, Центрів, деканами факультетів або начальники інших структурних підрозділів.
Накази оформляються на бланках і мають встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розміщення згідно з ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Передача наказів, їх копій працівникам сторонніх організацій допускається тільки з дозволу керівництва компанії.
Підготовка наказу включає в себе вивчення суті питання, збір необхідних відомостей, підготовку проекту наказу, узгодження проекту, підписання, реєстрацію.
Після реєстрації наказів або розпоряджень їх завірені копії розсилаються в структурні відділи ТОВ «Автоелемент» на підставі листа розсилки. Лист розсилки складається безпосередньо виконавцем документа. У кінці листа розсилки вказується його прізвище та дата передачі до Управління справами для подальшої передачі в структурні відділи компанії. У ТОВ «Автоелемент» складається аркуш розсилки по філіям та представництвам.
Порядок оформлення і складання бланків та організаційних та розпорядчих документів у ТОВ «Автоелемент» повною мірою відповідає вимогам Інструкції з діловодства. Важливо відзначити, що у ТОВ «Автоелемент» встановлено певний порядок візування наказів.
Після реєстрації наказів або розпоряджень їх завірені копії розсилаються в структурні відділи компанії, адресатам, на підставі листа розсилки. Лист розсилки складається безпосередньо виконавцем документа. У кінці листа розсилки вказується його прізвище та дата передачі до Управління справами для подальшої передачі в структурні відділи ТОВ «Автоелемент».
Положення приймається в тому випадку, якщо в ньому встановлюються системно пов'язані між собою правила з питань, віднесених до компетенції ТОВ «Автоелемент». Положення про ТОВ «Автоелемент» складається з 6 частин («Загальні положення», «Завдання та функції ТОВ« Автоелемент »», «Структура і штати компанії», «Керівництво компанії», «Права і відповідальність», «Контроль, перевірка і ревізія діяльності компанії »).
У правилах встановлюються норми і вимоги, обов'язкові для виконання.
В інструкції викладається порядок здійснення будь-якої діяльності або порядок застосування положень та інших нормативних актів.
Положення Інструкції з діловодства поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль виконання, здійснюваних за допомогою автоматизованих (комп'ютерних) технологій. Автоматизовані технології обробки документної інформації, що застосовуються в секретаріаті ТОВ «Автоелемент», повинні відповідати вимогам цієї інструкції з діловодства.
Оскільки секретаріат ТОВ «Автоелемент» оснащений комп'ютерними засобами, то в управлінні застосовуються різні програмні засоби, серед яких в першу чергу необхідно виділити Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.
Також секретаріатом використовуються такі спеціальні програми, як «1 С бухгалтерія», «Програмний модуль збору інформації. Комплексна оцінка »для автоматизації процедури підготовки документів до виконання.
Положення, правила та інструкції застосовуються як самостійні правові акти, які підписуються керівником відділу компанії, і затверджуються директором ТОВ «Автоелемент» у формі грифа затвердження або шляхом видання наказу. Текст проекту положення, правил, інструкцій друкується на загальному бланку. Крім перерахованих вище документів, секретаріат зберігає видає також наступне: інструктивні та інформаційні листи, довіреності, опису справ постійного зберігання, журнали реєстрації. Всі ці документи перераховані в номенклатурі справ ТОВ «Автоелемент».
3. Організація документообігу компанії
Рух документів у ТОВ «Автоелемент» з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення утворює документообіг.
Технологічний ланцюжок руху та обробки документів у ТОВ «Автоелемент» складається з наступних етапів:
- Прийому та первинної обробки;
- Попереднього розгляду і розподілу;
- Реєстрації документів;
- Направлення на виконання і виконання документів;
- Оформлення та посвідчення документів;
- Відправки.
На кожному етапі секретаріат виконує типові операції по роботі з документами.
4. Прийом і відправка
Прийом і відправлення документів у ТОВ «Автоелемент» здійснюється, як правило, засобами поштового, кур'єрською, факсимільного зв'язку та електронною поштою.
Прийом і первинна обробка документів здійснюється співробітниками Управління справами. Перевіряється правильність доставки, конверти з документами розкриваються, перевіряється цілісність упаковки документів, наявність додатків. Документи, адресовані безпосередньо ТОВ «Автоелемент» (як і будь-якому структурному підрозділу) або з позначкою «особисто», передаються адресату без розтину конверта.
5. Реєстрація
На отриманому документі у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп, що включає дату, номер і кількість аркушів документа. Зареєстровані документи передають в пошту секретарю ректора чи проректора.
Надійшли телеграми реєструються в журналі і негайно передаються адресату. Право підпису телеграм, складених у ТОВ «Автоелемент», мають директор і заст. директора.
Передача інформації за допомогою телефонограм здійснюється усно по каналах телефонного зв'язку і записується (друкується) одержувачем. Прийняті телефонограми друкуються в 2-х примірниках, один передається адресату, а другий, як правило, підшивається до справи.
Тексти службових документів, що направляються по каналу факсимільного зв'язку, оформлюються на бланках. Обсяг переданого документа, не повинен перевищувати 5 аркушів. Відповідальність за зміст документа покладається на керівника, який підписав документ. Оригінали документів після передачі повертаються виконавцям
У ТОВ «Автоелемент» реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. Реєструються документи, що надходять з інших організацій і від фізичних осіб, а також створювані - внутрішні та відправляються.
Документи Управління реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
Не підлягають реєстрації такі документи: вітальні листи та запрошення; рекламні повідомлення, плакати; програми нарад, конференцій; друковані видання (книги, журнали, бюлетені); бухгалтерські документи, місячні, квартальні та піврічні звіти (підлягають спеціальному обліку у бухгалтерії).
Документи реєструються один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження.
Реєстрація документів провадиться в межах груп, в залежності від назви виду документа, автора і змісту. Окремо реєструються вхідні документи, вихідні документи і внутрішні документи: розпорядження, накази ректора по основній діяльності, з фінансової діяльності, накази по особовому складу, накази і розпорядження директора ТОВ «Автоелемент» і т.д.
Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів здійснюється централізовано в Управлінні справами в журналах реєстрації і картках обліку.
У ТОВ «Автоелемент» замовна вхідна та вихідна кореспонденція реєструється в журналах обліку. Вхідна та вихідна кореспонденція реєструється на реєстраційних картках. Внутрішні документи реєструються у журналах обліку.
6. Контроль виконання
Контроль виконання в ТОВ «Автоелемент» включає в себе постановку на контроль, регулювання ходу виконання, зняття з контролю, напрямок виконаного документа в справу, облік, узагальнення та аналіз ходу і результатів виконання документів, інформування керівників з метою своєчасного і якісного виконання доручень, зафіксованих в документах.
При постановці документа на контроль проставляється штамп «КОНТРОЛЬ» у лівому верхньому кутку документа, у правому, як правило, пишеться резолюція.
Управління справами веде механічну і автоматизовану контрольну картотеку. Контрольна картка складається в 2-х примірниках: один - передається виконавцю разом з документом, інший залишається в контрольній картотеці до виконання документа.
У документах, надісланих для виконання з Федерального агентства з освіти та інших організацій, контрольний термін виконання зазвичай вказується. На наказах або розпорядженнях університету термін виконання призначається ректором або проректорами.
Документи ТОВ «Автоелемент» підлягають виконанню в такі строки:
- З конкретною датою виконання - у вказаний термін;
- Без зазначення конкретної дати виконання, які мають у тексті позначку «терміново» - виконуються в 3-денний термін; що мають позначку «оперативно» - у 10-денний термін, решта - у термін не більше місяця.
При необхідності зміни строку виконання документа відповідальний виконавець подає на ім'я керівника, який дав доручення, мотивоване прохання про його
продовження не пізніше 3-х днів до закінчення цього терміну.
Про всі випадки зміни терміну виконання документів відповідальний виконавець ТОВ «Автоелемент» зобов'язаний інформувати керівництво.
Зняття документу з контролю здійснюється Управлінням справами за виконання документа з фіксацією на контрольній картці: відмітки про виконання документа, коротких відомостей про виконання. На контроль ставляться всі вступники документи ректора, що вимагають виконання.
7. Класифікація та систематизація документів. Формування справ
Для класифікації і систематизації документів, формування справ у ТОВ «Автоелемент» складається номенклатура справ.
Номенклатура справ призначена для організації угрупування виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання і є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання .
Номенклатура справ ТОВ «Автоелемент» складається на основі фактичного складу документів, що знаходяться і використовуються в діловодстві. Номенклатура справ була складена у двох примірниках секретарем на загальному бланку Університету, узгоджена з архівом Управління справами Університету, підписана директором ТОВ «Автоелемент».
Виконані документи повинні в 3-денний термін здаватися секретарю для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначається відповідно до номенклатури справ.
При формуванні справ дотримуються наступні загальні правила:
- У справу розміщуються лише виконані документи, відповідно до заголовків справ по номенклатурі;
- У справу групуються документи одного календарного чи навчального року, за винятком перехідних справ;
- Роздільно групуються в справи документи постійного і тимчасових термінів зберігання;
- У справу не поміщаються документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки;
- За обсягом справа зазвичай не перевищує 250 аркушів.
- За наявності у справі кількох томів (частин) індекс і заголовок справи проставляються на кожному томі з додаванням «т. 1 »,« т. 2 »і т.д.
8. Експертиза цінності документів. Підготовка справ до здачі в архів
Експертиза цінності документів у ТОВ «Автоелемент» на стадії діловодства проводиться: при складанні номенклатури справ; в процесі формування справ і перевірці правильності віднесення документів до справ; при підготовці справ до передачі в архів.
В організації проведення експертизи цінності документів здійснює секретар. Секретар здійснює відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір документів з тимчасовими термінами зберігання і з позначкою «До відпадання потреби», що підлягають подальшому зберіганню у відділах компанії (в даному випадку в ТОВ «Автоелемент»); виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.
Відбір документів для постійного зберігання проводиться на підставі переліку документів із зазначенням термінів їх зберігання та номенклатури справ секретаріату, шляхом полистного перегляду справ. У справах постійного зберігання підлягають вилученню дублетні примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів і не відносяться до питання документи з тимчасовими термінами зберігання. Остаточне рішення за результатами експертизи цінності документів приймає секретар директора. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення.
Справи з виконаними документами постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються в архів після закінчення дворічного терміну їх зберігання і використання у відділі компанії.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачі в архів не підлягають. Вони зберігаються в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.
Прийом кожної справи проводиться працівником у присутності працівника. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. У кінці кожного примірника опису вказуються цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, дата прийому - передачі справ, а також підпису секретаря директора та особи, що передала справи.
7. Самостійна робота
При проходженні практики в ТОВ «Автоелемент» я обіймав посаду помічника секретаря керівника.
Оскільки в секреторіате функції служби діловодства покладено на секретаріат, у мене була можливість детально вивчити особливості ведення як поточного діловодства, так і процесу підготовки документів для здачі в архів.
Брав участь у таких етапах роботи з документами, як реєстрація вихідних документів, сортування, набір тексту документа на комп'ютері, копіювання документів, підготовка справ до передачі на зберігання ...
Реєстрація вихідних документів, таких як, накази і розпорядження керівництва по основній діяльності, накази про розміри оплати за навчання, розпорядження директора з основної діяльності, накази по особовому складу філій компанії, полягали у занесення відомостей (номер, дата, дані філії, виконавець, короткий зміст) про цих документах в Журнали реєстрації.
Варто відзначити, що, незважаючи на те, що в секретаріаті прийнята централізована система реєстрації вхідних документів, секретаріат реєструє вхідні документи повторно. Про це свідчить наявність окремого Журналу реєстрації вхідних документів. Це говорить про повторну реєстрацію документів.
Також спостерігав за процесом складання листа розсилки. Це документ, який складається у разі необхідності ознайомлення регіонів (філій, представництв) з наказом (розпорядженням) керівництва, що стосується питань їх діяльності. Підготовка справ до зберігання полягала в оформленні особових справ працівників у філіях. Мною були складені внутрішні опису, листи-завірителя, оформлялися обкладинки справ, справ працівників філій: Кириши, Москва, Південно-Сахалінськ.
Для полегшення роботи мені були надані зразки оформлення особових справ працівників м. Кириши за 2007 рік. Варто відзначити, що структура, порядок оформлення цих справ не цілком відповідає нормативним вимогам (Типової інструкції з діловодства, Основним правилам роботи архівів організацій). Наприклад, кількість документів, що містяться у справі не відповідає кількості одиниць зберігання, заявлених у внутрішній опису. Були виявлені неточності в нумерації сторінок.
Справи оформлялися згідно з положеннями Інструкції з оформлення особових справ студентів-екстернів регіональних підрозділів РДГУ (затверджена розпорядженням начальника УРРЦЕ).
Особові справи студентів (екстернів) зберігаються відповідно до Переліку типових документів (ст. 499 а) - 75 років. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою. Всі написи на обкладинці робляться розбірливо, без скорочень.
Відповідно до номенклатури справ УРРЦЕ є справа «Акти про виділення справ і документів до знищення». Мною була уважно вивчена ця папка. Оскільки акти про виділення документів до знищення складаються, в цілому, на справи РДГУ, то в цьому документі були вказані справи кількох структурних підрозділів (назва УРРЦЕ було зазначено перед групою заголовків справ).
Що стосується документного і бездокументарній обслуговування керівника, то секретар УРРЦЕ відповідальний за збір інформації, підготовку проектів документів (наказів і розпоряджень) з завдання начальника УРРЦЕ, обслуговує наради, за необхідності документує їх діяльність.
Бездокументарній обслуговування включає в себе необхідні сервісні функції, підготовку відряджень (замовлення квитків, оформлення документів), телефонне обслуговування.
Висновок
Виробнича практика за фахом «Організація і технологія документаційного забезпечення управління» проходила в секретаріаті Управлінні регіонального розвитку та централізованого екстернату РДГУ.
Було з'ясовано, що Управління є структурним підрозділом РДГУ, здійснюють і направляючим регіональну діяльність Університету. Секретаріат відповідає за ведення поточного діловодства та підготовку документів до здачі на архівне зберігання.
Правила створення та оформлення документів у УРРЦЕ встановлені Інструкцією з діловодства РДГУ. Відзначено, що оформлення документів Управління відповідає вимогам нормативно-методичної документації (у тому числі Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, Основних правил роботи архівів організацій).
У процесі практики був вивчений склад видів службових документів, порядок та особливості їх оформлення.
З'ясовано, що в УРРЦЕ присутні такі системи документації: організаційно-правова, кадрова, статистична.
Детально вивчено процес руху документів на всіх етапах документообігу: від моменту отримання та створення документа до моменту відправлення на виконання. Необхідно зазначити, що перша реєстрація вхідних документів здійснюється в Управлінні справами РДГУ, а потім вже документи, адресовані безпосередньо УРРЦЕ, передаються на обробку в секретаріат. Велику увагу приділено формуванню справ Управління, підбору всіх необхідних документів для складання повністю оформленого справи, вивчені деталі сортування окремих документів за ступенем важливості і терміновості виконання або ознайомлення.
Перебуваючи на посаді помічника секретаря керівника, отримала можливість докладно ознайомитися з деталями бездокументарній обслуговування керівника, процесу підготовки нарад, також було приділено увагу й особливостям документального обслуговування, створення документів, їх погодження, реєстрації, процедури формування справ і передачі їх на зберігання.
Можна зробити висновок, організація документообігу УРРЦЕ має деяку своєрідність, однак порядок виконання більшості діловодних операцій відповідають нормативно-методичним вимогам.
Слід зазначити, що як такої діловодної служби в УРРЦЕ немає, вся робота з документами виконується секретарем начальника УРРЦЕ. Це пояснюється тим, що первинна обробка вхідних документів здійснюється в Управлінні справами РДГУ, яке займається діловодством Університету в цілому.