Федеральне агентство з освіти і науки РФ
Костромської державний технологічний університет
Кафедра економіки та управління
Контрольна робота № 1
по предмету
«Документування управлінської діяльності»
Виконала
студент заочного факультету
спеціальність «Бухгалтерський облік,
аналіз і аудит »
Перевірила
Дерев'янкіна О.А.
Кострома 2008
Зміст
1. Правила оформлення комерційних контрактів
2. Ознаки групування документів у справи
3. Складання «доповідної записки»
4. Список використаної літератури
Питання № 1. Правила оформлення комерційних контрактів
У ДК РФ перераховані 25 видів зобов'язань, які оформляються у вигляді договору. Для кожного виду договору вказуються свої норми оформлення. Для деяких видів договорів зазначаються також підвиди, які мають свої особливості. Наприклад, купівля-продаж може оформлятися договором роздрібної купівлі-продажу, договором поставки товарів, договором поставки для державних потреб, договором енергопостачання, договором контрактації, договором продажу нерухомості, договором продажу підприємства.
Основними документами у взаєминах між організаціями є комерційні контракти (договори). Контракт - документ, що являє собою угоду і регулювання відносин, висвітлює наступні питання: характер угоди, умови поставки, строки поставки, транспортування, пакування та маркування, ціна, якість, оплата, гарантії, права та обов'язки сторін.
Висновок конкретного контракту зазвичай починається з пропозиції його укласти - напрями оферти. Оферта повинна містити основні умови запропонованої угоди (ст.435 Цивільного кодексу РФ). Прийняття пропозиції іншою стороною вважається акцептом (згодою). Укладення договору може відбуватися шляхом обміну документами за допомогою поштового, телеграфного, телетайпного, телефонного, електронного або іншого зв'язку, що дозволяє достовірно встановити, що документ виходить з сторони по договору (ст. 434 ГК РФ).
Договірні відносини можуть бути також встановлені шляхом подання однієї зі сторін проекту контракту. Отримавши проект, інша сторона розглядає його і якщо немає заперечень, підписує. Один примірник контракту повертається стороні, яка складала проект.
Складовими частинами контракту є:
-Назва виду і заголовок документа (договір купівлі-продажу, контракт на постачання, контракт про технічне сприяння);
-Дата, місце складання, номер;
-Найменування сторін (повні і скорочені назви фірм);
-Предмет контракту;
-Умови і терміни поставки, перевезення, зберігання, пакування, маркування, реклами і реалізації;
-Умови і терміни оплати, особливості та порядок розрахунків;
-Порядок здачі-приймання виконаних робіт;
-Відповідальність сторін (в тому числі санкції за невиконання прийнятих зобов'язань);
-Гарантії, страхування і форс-мажорні обставини;
-Перехід права власності і ризики;
-Порядок вирішення спорів;
-Юридичні адреси сторін (із зазначенням поштових адрес, банківських реквізитів, номерів телефонів, факсів);
-Підписи посадових осіб (із зазначенням посад, розшифровок підписів і дат підписання документів);
-Друку фірм-контрагентів.
Більш високим ступенем складності в порівнянні з угодою внутрішнього характеру відрізняється зовнішньоторговельний договір. Зовнішньоторговельний контракт повинен більш детально і строго формулювати умови договору. Контракт зовнішньоторговельної купівлі-продажу - це, як правило, багатосторінковий документ. Він зазвичай містить вступну частину, реквізити сторін (юридична адреса та банківські реквізити), такі основні умови: предмет договору, ціна, термін поставки, спосіб упаковки товару, умови оплати, приймання за якістю та кількістю, гарантії якості товару, що поставляється, базисні умови поставки або права та обов'язки сторін, санкції за прострочення поставки, санкції за невиконання договору, звільнення від відповідальності, порядок вступу в силу, цесія (відступлення) договору, порядок і правові наслідки розірвання договору і т.д.
Текст зовнішньоторговельного контракту необхідно оснащувати значно більш широким набором гарантій виконання тією або іншою стороною своїх договірних зобов'язань, ніж текст контракту між фізичними або юридичними особами однієї і тієї ж державної приналежності (наприклад, застава, завдаток, аванс, банківська гарантія тощо) .
Найменування сторін у договорі, країни їх належності, повинні бути точними, без скорочень. Неприпустимо використовувати різного роду скорочення і абревіатури, якщо тільки це не загальновизнані найменування. Найменування сторін у договорі, країни їх належності, повинні бути точними, без скорочень. Неприпустимо використовувати різного роду скорочення і абревіатури, якщо тільки це не загальновизнані найменування. При ідентифікації договірних сторін точно вказують фірмові найменування, під якими партнери зареєстровані в торговому (державному) реєстрі країни приналежності; їх правове становище (організаційно-правова форма), включаючи номер і тип ліцензії на даний вид діяльності, юридична та фактична адреси. Контракт може бути пронумерований. Договір підписується уповноваженими особами, їх підписи, як правило, скріплюються печатками.
Договори, що складаються на основі цивільного права, стосуються не тільки підприємств, установ та організацій, але і банків (так як не існує спеціального банківського законодавства). Особливості оформлення банківських договорів визначає те, що в діяльності банку гроші самі виступають як товар. Так до роботи банку мають пряме відношення такі договори, як договори банківського рахунку та банківського вкладу, кредитний договір і т.д.
Контракти є документами, що підлягають затвердженню, також на них ставиться гербова печатка.
Дійсно, надзвичайно важливо правильне оформлення комерційних контрактів. При складанні контрактів та їх висновку слід приділяти особливу увагу правовій грамотності тексту, уникати двозначних формулювань, детально висвітлювати умови договірних відносин, а також ретельно перевіряти правильність написання юридичних адрес підприємств-контрагентів. Адже, як свідчить стаття 431 Цивільного Кодексу, при тлумаченні умов договору судом береться до уваги буквальне значення містяться в ньому слів і виразів.
http / / www.referatbar.ru/referats/427FE-1.html
Питання № 2. Ознаки групування документів у справи
У процесі діяльності фірми отримують і створюють велику кількість документів. Швидкий пошук і використання документів можливі лише при їх чіткої класифікації, тому одним з основних питань організації роботи з документами є розробка номенклатури справ.
Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, в якій кожна графа має своє призначення і вимагає правильного заповнення.
Номенклатура справ - документ багатоцільового призначення.
Головним призначенням номенклатури справ є систематизація документів, що дозволяє розподіляти документи після їх виконання у справи і визначальна систему зберігання документів в установі.
Кожна справа включає в себе документи одного терміну зберігання, таким чином, номенклатура справ дозволяє спочатку проводити експертизу цінності документів.
Індексація справ, закріплена номенклатурою справ, використовується при реєстрації документів.
Номенклатура справ може бути використана як схема побудови довідкової картотеки на виконані документи.
Номенклатуру справ використовують замість опису при здачі справ з термінами зберігання до 10 років.
Складаючи опису для справ постійного і довготривалого терміну зберігання, також використовують номенклатуру справ.
Вивчаючи структуру організації, номенклатуру справ використовують як довідковий матеріал.
Для складання та оформлення номенклатури справ користуються нормативно-методичною документацією. Архівні установи розробили методичні посібники по складанню номенклатури справ установ.
Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи.
Групування документів у справи відбувається за такими ознаками:
номінальному;
предметно-питально;
авторському;
кореспондентському;
хронологічним.
Номінальний ознака - угруповання в одну справу документів одного виду - наказів, протоколів і т.д.
Предметно-питальний ознака - це об'єднання в одну папку документів з одного питання, наприклад: Судова справа або Документи про будівництво нового навчального корпусу.
Авторський ознака - у справу збираються документи одного автора (комісії, установи, особи). Наприклад, Матеріали предметних комісій, Матеріали перевірок Комітету праці і зайнятості.
Кореспондентський ознака - листування з певним кореспондентом, наприклад: Листування з фабрикою "Нова зоря".
Хронологічний ознака (бухгалтерська документація) - застосовується у тому випадку, коли на перше місце виступають тимчасові параметри документів, наприклад: Звіти про відвантаження товарів за січень.
Номенклатура справ повинна бути в кожній установі, фірмі і охоплювати всі документи, що створюються в процесі їх діяльності. Номенклатури справ бувають трьох видів: індивідуальні (для певної фірми, функціонального підрозділу), зразкові та типові.
Типові і зразкові номенклатури справ, складаються для однорідних за характером діяльності організацій.
Приблизна номенклатура справ має рекомендаційний характер.
Типова номенклатура справ носить обов'язковий характер.
Номенклатура справ складається для кожного функціонального підрозділу фірми, особою, відповідальною за ведення діловодства із залученням провідних фахівців підрозділу. Узгоджується з архівом і підписується особою, відповідальною за ведення діловодства в даному підрозділі.
У невеликих фірмах номенклатура справ затверджується керівником, у великих фірмах - керівниками підрозділів.
Номенклатура справ складається у чотирьох примірниках:
перший - зберігається в діловодній службі установи, фірми;
другий - у державному архіві;
третій - у відомчому архіві;
четвертий - робочий екземпляр.
Зведена номенклатура справ складається для великих фірм і являє собою звід всіх номенклатур справ підрозділів.
Номенклатура вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. Якщо функції і завдання закладу не змінюються, узгоджений раніше номенклатура передруковується на наступний рік з відповідними поправками і затверджується керівником установи.
Не рідше одного разу на 5 років номенклатура підлягає пересоставления і погодженням заново. Протягом року затверджена номенклатура справ може доповнюватися новими, не передбаченими справами, можуть уточнюватися терміни зберігання окремих справ.
Питання № 3. Складання «доповідної записки»
Доповідна записка
28.09.2008
Кострома
Про призначення документальної
ревізії в магазині № 20.
При інвентаризації товарних фондів магазину № 20 27.09.2008 виявлена недостача різних товарів на суму 13210 рублів.
Прошу Вас призначити документальну ревізію товарних операцій магазину № 20 з 01.01.2008 по 27.09.2008.
Заступник
начальника відділу М.Є. Зімаріна
Список використаної літератури
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації
2. Л.В. Павлюк, Т.І. Кисельова, Н.І. Воробйов «Довідник з діловодства, архівної справи та основ роботи на комп'ютері». Вид. 7-е перероб. і доп. -М-Спб.: «Видавничий дім Герда», 2002.
Костромської державний технологічний університет
Кафедра економіки та управління
Контрольна робота № 1
по предмету
«Документування управлінської діяльності»
Виконала
студент заочного факультету
спеціальність «Бухгалтерський облік,
аналіз і аудит »
Перевірила
Дерев'янкіна О.А.
Кострома 2008
Зміст
1. Правила оформлення комерційних контрактів
2. Ознаки групування документів у справи
3. Складання «доповідної записки»
4. Список використаної літератури
Питання № 1. Правила оформлення комерційних контрактів
У ДК РФ перераховані 25 видів зобов'язань, які оформляються у вигляді договору. Для кожного виду договору вказуються свої норми оформлення. Для деяких видів договорів зазначаються також підвиди, які мають свої особливості. Наприклад, купівля-продаж може оформлятися договором роздрібної купівлі-продажу, договором поставки товарів, договором поставки для державних потреб, договором енергопостачання, договором контрактації, договором продажу нерухомості, договором продажу підприємства.
Основними документами у взаєминах між організаціями є комерційні контракти (договори). Контракт - документ, що являє собою угоду і регулювання відносин, висвітлює наступні питання: характер угоди, умови поставки, строки поставки, транспортування, пакування та маркування, ціна, якість, оплата, гарантії, права та обов'язки сторін.
Висновок конкретного контракту зазвичай починається з пропозиції його укласти - напрями оферти. Оферта повинна містити основні умови запропонованої угоди (ст.435 Цивільного кодексу РФ). Прийняття пропозиції іншою стороною вважається акцептом (згодою). Укладення договору може відбуватися шляхом обміну документами за допомогою поштового, телеграфного, телетайпного, телефонного, електронного або іншого зв'язку, що дозволяє достовірно встановити, що документ виходить з сторони по договору (ст. 434 ГК РФ).
Договірні відносини можуть бути також встановлені шляхом подання однієї зі сторін проекту контракту. Отримавши проект, інша сторона розглядає його і якщо немає заперечень, підписує. Один примірник контракту повертається стороні, яка складала проект.
Складовими частинами контракту є:
-Назва виду і заголовок документа (договір купівлі-продажу, контракт на постачання, контракт про технічне сприяння);
-Дата, місце складання, номер;
-Найменування сторін (повні і скорочені назви фірм);
-Предмет контракту;
-Умови і терміни поставки, перевезення, зберігання, пакування, маркування, реклами і реалізації;
-Умови і терміни оплати, особливості та порядок розрахунків;
-Порядок здачі-приймання виконаних робіт;
-Відповідальність сторін (в тому числі санкції за невиконання прийнятих зобов'язань);
-Гарантії, страхування і форс-мажорні обставини;
-Перехід права власності і ризики;
-Порядок вирішення спорів;
-Юридичні адреси сторін (із зазначенням поштових адрес, банківських реквізитів, номерів телефонів, факсів);
-Підписи посадових осіб (із зазначенням посад, розшифровок підписів і дат підписання документів);
-Друку фірм-контрагентів.
Більш високим ступенем складності в порівнянні з угодою внутрішнього характеру відрізняється зовнішньоторговельний договір. Зовнішньоторговельний контракт повинен більш детально і строго формулювати умови договору. Контракт зовнішньоторговельної купівлі-продажу - це, як правило, багатосторінковий документ. Він зазвичай містить вступну частину, реквізити сторін (юридична адреса та банківські реквізити), такі основні умови: предмет договору, ціна, термін поставки, спосіб упаковки товару, умови оплати, приймання за якістю та кількістю, гарантії якості товару, що поставляється, базисні умови поставки або права та обов'язки сторін, санкції за прострочення поставки, санкції за невиконання договору, звільнення від відповідальності, порядок вступу в силу, цесія (відступлення) договору, порядок і правові наслідки розірвання договору і т.д.
Текст зовнішньоторговельного контракту необхідно оснащувати значно більш широким набором гарантій виконання тією або іншою стороною своїх договірних зобов'язань, ніж текст контракту між фізичними або юридичними особами однієї і тієї ж державної приналежності (наприклад, застава, завдаток, аванс, банківська гарантія тощо) .
Найменування сторін у договорі, країни їх належності, повинні бути точними, без скорочень. Неприпустимо використовувати різного роду скорочення і абревіатури, якщо тільки це не загальновизнані найменування. Найменування сторін у договорі, країни їх належності, повинні бути точними, без скорочень. Неприпустимо використовувати різного роду скорочення і абревіатури, якщо тільки це не загальновизнані найменування. При ідентифікації договірних сторін точно вказують фірмові найменування, під якими партнери зареєстровані в торговому (державному) реєстрі країни приналежності; їх правове становище (організаційно-правова форма), включаючи номер і тип ліцензії на даний вид діяльності, юридична та фактична адреси. Контракт може бути пронумерований. Договір підписується уповноваженими особами, їх підписи, як правило, скріплюються печатками.
Договори, що складаються на основі цивільного права, стосуються не тільки підприємств, установ та організацій, але і банків (так як не існує спеціального банківського законодавства). Особливості оформлення банківських договорів визначає те, що в діяльності банку гроші самі виступають як товар. Так до роботи банку мають пряме відношення такі договори, як договори банківського рахунку та банківського вкладу, кредитний договір і т.д.
Контракти є документами, що підлягають затвердженню, також на них ставиться гербова печатка.
Дійсно, надзвичайно важливо правильне оформлення комерційних контрактів. При складанні контрактів та їх висновку слід приділяти особливу увагу правовій грамотності тексту, уникати двозначних формулювань, детально висвітлювати умови договірних відносин, а також ретельно перевіряти правильність написання юридичних адрес підприємств-контрагентів. Адже, як свідчить стаття 431 Цивільного Кодексу, при тлумаченні умов договору судом береться до уваги буквальне значення містяться в ньому слів і виразів.
http / / www.referatbar.ru/referats/427FE-1.html
Питання № 2. Ознаки групування документів у справи
У процесі діяльності фірми отримують і створюють велику кількість документів. Швидкий пошук і використання документів можливі лише при їх чіткої класифікації, тому одним з основних питань організації роботи з документами є розробка номенклатури справ.
Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, в якій кожна графа має своє призначення і вимагає правильного заповнення.
Номенклатура справ - документ багатоцільового призначення.
Головним призначенням номенклатури справ є систематизація документів, що дозволяє розподіляти документи після їх виконання у справи і визначальна систему зберігання документів в установі.
Кожна справа включає в себе документи одного терміну зберігання, таким чином, номенклатура справ дозволяє спочатку проводити експертизу цінності документів.
Індексація справ, закріплена номенклатурою справ, використовується при реєстрації документів.
Номенклатура справ може бути використана як схема побудови довідкової картотеки на виконані документи.
Номенклатуру справ використовують замість опису при здачі справ з термінами зберігання до 10 років.
Складаючи опису для справ постійного і довготривалого терміну зберігання, також використовують номенклатуру справ.
Вивчаючи структуру організації, номенклатуру справ використовують як довідковий матеріал.
Для складання та оформлення номенклатури справ користуються нормативно-методичною документацією. Архівні установи розробили методичні посібники по складанню номенклатури справ установ.
Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи.
Групування документів у справи відбувається за такими ознаками:
номінальному;
предметно-питально;
авторському;
кореспондентському;
хронологічним.
Номінальний ознака - угруповання в одну справу документів одного виду - наказів, протоколів і т.д.
Предметно-питальний ознака - це об'єднання в одну папку документів з одного питання, наприклад: Судова справа або Документи про будівництво нового навчального корпусу.
Авторський ознака - у справу збираються документи одного автора (комісії, установи, особи). Наприклад, Матеріали предметних комісій, Матеріали перевірок Комітету праці і зайнятості.
Кореспондентський ознака - листування з певним кореспондентом, наприклад: Листування з фабрикою "Нова зоря".
Хронологічний ознака (бухгалтерська документація) - застосовується у тому випадку, коли на перше місце виступають тимчасові параметри документів, наприклад: Звіти про відвантаження товарів за січень.
Номенклатура справ повинна бути в кожній установі, фірмі і охоплювати всі документи, що створюються в процесі їх діяльності. Номенклатури справ бувають трьох видів: індивідуальні (для певної фірми, функціонального підрозділу), зразкові та типові.
Типові і зразкові номенклатури справ, складаються для однорідних за характером діяльності організацій.
Приблизна номенклатура справ має рекомендаційний характер.
Типова номенклатура справ носить обов'язковий характер.
Номенклатура справ складається для кожного функціонального підрозділу фірми, особою, відповідальною за ведення діловодства із залученням провідних фахівців підрозділу. Узгоджується з архівом і підписується особою, відповідальною за ведення діловодства в даному підрозділі.
У невеликих фірмах номенклатура справ затверджується керівником, у великих фірмах - керівниками підрозділів.
Номенклатура справ складається у чотирьох примірниках:
перший - зберігається в діловодній службі установи, фірми;
другий - у державному архіві;
третій - у відомчому архіві;
четвертий - робочий екземпляр.
Зведена номенклатура справ складається для великих фірм і являє собою звід всіх номенклатур справ підрозділів.
Номенклатура вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. Якщо функції і завдання закладу не змінюються, узгоджений раніше номенклатура передруковується на наступний рік з відповідними поправками і затверджується керівником установи.
Не рідше одного разу на 5 років номенклатура підлягає пересоставления і погодженням заново. Протягом року затверджена номенклатура справ може доповнюватися новими, не передбаченими справами, можуть уточнюватися терміни зберігання окремих справ.
Питання № 3. Складання «доповідної записки»
Доповідна записка
28.09.2008
Кострома
Про призначення документальної
ревізії в магазині № 20.
При інвентаризації товарних фондів магазину № 20 27.09.2008 виявлена недостача різних товарів на суму 13210 рублів.
Прошу Вас призначити документальну ревізію товарних операцій магазину № 20 з 01.01.2008 по 27.09.2008.
Заступник
начальника відділу М.Є. Зімаріна
Список використаної літератури
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації
2. Л.В. Павлюк, Т.І. Кисельова, Н.І. Воробйов «Довідник з діловодства, архівної справи та основ роботи на комп'ютері». Вид. 7-е перероб. і доп. -М-Спб.: «Видавничий дім Герда», 2002.