Міністерство освіти РФ
Нижньотагільський металургійний коледж імені Є.А. і М.Є. Черепанових
Контрольна робота
Предмет: Документообеспеченіе управління
Шифр 2022
Варіант № 2
Виконав: Кабанова Ю.А.
Група № 74-1
Викладач: Пухова В.Л.
Нижній Тагіл
2007р.
Завдання
1. Особливості оформлення ділової кореспонденції. Поняття і види листування
2. Розкрийте особливості оформлення організаційно-розпорядчих документів фінансового характеру
3. Оформіть заяву про прийом на роботу, наказ по особовому складу відповідно заявою, згідно з вашої спеціальності
4. Оформіть журнал реєстрації внутрішньої документації і зареєструйте 10 документів
5. Список літератури
1. Особливості оформлення ділової кореспонденції. Поняття і види листування
Діловий лист - один з головних каналів зв'язку підприємств, організацій та установ із зовнішнім світом. За допомогою листів ведуться переговори, з'ясовуються стосунки, виражаються прохання і претензії, оформляються запрошення, даються вказівки. Листи супроводжують інші документи і матеріальні цінності.
Ділове (службове) лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами, повідомлення або повідомлення про що-небудь.
Кожен документ має свої обов'язкові реквізити, порядок оформлення яких визначено ГОСТ Р6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(далі Стандарт). Стандарт був розроблений Всеросійським науково-дослідним інститутом документознавства та архівної справи (ВНИИДАД) Росархіву і прийнятий постановою Державного комітету РФ по стандартизації і метрології від 3 березня 2003р. Стандарт був введений в дію з 1липня 2003р., Він змінив однойменний Стандарт діяв з липня 1997р.
Прийнятий Стандарт носить рекомендаційний характер. Це положення було введено в дію на підставі Федерального закону «Про стандартизацію» та підтверджено Федеральним законом від 27 грудня 2002р. № 184-ФЗ «Про технічне регулювання», адже не секрет, що багато ГОСТи сьогодні виглядають архаїчно, не відповідають реаліям ринкових відносин і нерідко гальмують розвиток економіки.
Рекомендаційний характер Стандарту отримав право на існування на тлі розширення зарубіжних контактів російського бізнесу. Для російських компаній, що орієнтуються на зарубіжний ринок, це означає, що вони беруть міжнародні правила в питаннях стандартизації і готові дотримуватися прийнятих на Заході принципи «добровільних стандартів», адже крім того, що розвиваються двосторонні партнерські відносини між російськими та західними компаніями, багато наших фірми все більше набувають рис транснаціональних корпорацій, які часто мають своїх представників в інших країнах. Користування спільними стандартами крім іншого відкриває додаткові можливості для скорочення витрат з управління діловою документацією в бізнесі та промисловості.
Організації вправі розробляти вимоги до оформлення документів самостійно, з урахуванням Стандарту, але не довільні, а допускають певні відступи від раніше діяли жорстких норм оформлення документів, і затверджувати їх правовими документами (наказами, постановами).
Реквізити листа та правила їх оформлення.
Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
Комплекс обов'язкових реквізитів та послідовність їх розташування надають юридичну силу. Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів документа визначається цілями його створення, вимоги до змісту і форми даного способом документування.
Формуляр-зразок - це сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності, притаманних усім видам даної системи документів.
Реквізити листа:
державний герб РФ;
герб суб'єкта РФ;
емблема або товарний знак організації;
код організації;
основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
найменування організації;
довідкові дані про організацію;
дата документа;
реєстраційний номер документа;
посилання на реєстраційний номер і дату документа;
адресат;
резолюція:
заголовок до тексту;
відмітка про контроль;
текст документа;
відмітка про наявність додатків;
підпис;
візи узгодження документа;
відмітка про виконавця;
відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
відмітка про наявність документа в електронній формі;
ідентифікатор електронної копії документа.
«Державний герб РФ» поміщається на бланках листів відповідно до Порядку використання Державного герба Російської федерації, затвердженим Федеральним конституційним законом від 25 грудня 2000р. № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації».
«Герб суб'єкта РФ» поміщають на бланках листів відповідно до правових актів суб'єкта РФ (статутами, положеннями).
«Емблему організації або товарний знак організації» поміщають на бланках організації відповідно до статуту (положення про організацію).
«Код організації» проставляють за ЄДРПОУ підприємства та організації (ЄДРПОУ).
«Основний державний реєстраційний номер (ОГРН)» юридичної особи проставляється у відповідності з документами, що видаються податковими органами.
«Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП)» проставляють у відповідності з документами, що видаються податковими органами.
Реквізит «найменування організації, повинен відповідати найменуванню, закріпленому в установчих документах організації.
Цей реквізит служить збірним позначенням автора документа. Автором документа може бути організація, її структурний підрозділ, посадова особа.
Над найменуванням організації зазначають скорочено або повне найменування вищестоящої організації (при її наявності). Найменування дається в називному відмінку. Найменування структурного підрозділу має відповідати найменуванню, закріпленому в положенні про це структурному підрозділі.
Скорочене найменування організації наводять у тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування поміщають нижче повного. Слід мати на увазі, що при повному найменуванні федеральних органів виконавчої влади слова «Російської Федерації» пишуться не скорочено, а повністю.
Реквізит «найменування організації» друкується прописними літерами і розташовується в лівому верхньому кутку при кутовому розташуванні реквізитів, вгорі по центру при поздовжньому розташуванні реквізитів.
«Довідкові дані про організацію» - це реквізит, який містить відомості, необхідні для інформаційних контактів: поштова адреса, номер телефону, факсу, адресу електронної пошти та ін Реквізит розташовується нижче реквізиту "найменування організації».
Реквізит «Дата документа» це дата його підписання.
Дату листа оформляють арабськими цифрами в такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами цифр, розділених крапкою; рік - чотирма цифрами. Наприклад: 05.03.2006.
Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 5 березня 2006р.
Цей реквізит проставляється на бланку листа на відведеному для цього реквізиту місці.
«Реєстраційний номер документа» - цифрове або буквено-цифрове позначення, присвоєне документу при реєстрації.
Реквізит складається з порядкового номера документа в межах календарного року, який можна доповнювати індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця, наприклад: 1285-03/11 (порядковий номер, номер справи за номенклатурою справ, індекс структурного підрозділу); ЛБ- П12-845 (ініціали імені та прізвища підписала лист, номер справи за номенклатурою справ, порядковий номер).
Реквізит розташовується на бланку листа на відведеному для цього реквізиту місці.
Реєстраційний номер на листах, складених спільно двома чи більше організацій, складається з реєстраційних номерів кожної організації.
«Посилання на реєстраційний номер і дату документа» включає реєстраційний номер і дату документа, на який дається відповідь. Відомості до цього реквізиту переносяться з документа, що поступив.
Цей реквізит обов'язковий для відповідних листів, розташовується на бланку нижче реквізитів «дата документа» і реєстраційний номер документа ».
Наявність реквізиту виключає необхідність згадки номера і дати документа, що поступив в тексті листа.
Реквізит «адресат» - це сукупність точної і повної інформації, на основі якої документ може бути доставлений адресату. Реквізит друкується в правому верхньому куті документа.
Лист адресують організаціям, їх структурним підрозділам або конкретним особи. А також громадянам при відповіді на їхні звернення. При направленні документа організації, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування пишуться в називному відмінку. При направленні документа конкретній посадовій особі найменування організації вказується у називному відмінку, найменування посади та прізвище - у давальному відмінку, наприклад:
ТОВ «Канцлер»
Бухгалтеру
Ю. А. Кабанова
При направленні документа керівнику або заступнику керівника організації найменування організації входить в найменування посади адресата, обидва реквізиту пишуться в давальному відмінку, наприклад:
Головному Бухгалтеру
ТОВ «Канцлер»
Л. А. Антипино
При направленні документа кільком однорідним організаціям їх слід вказувати наступним чином:
Головним редакторам
районних газет
Головам муніципальних
Утворень
При адресуванні документів особам, які мають звання (вчене або військове), або науковий ступінь, перед прізвищем може вказуватися звання або навчальна ступінь, наприклад:
Командиру військової частини 7425
генерал-майору внутрішніх військ
Г. А. Новікову
До складу реквізиту «адресат» при необхідності може входити повну адресу, який вказується укладачем документа в разі направлення кореспонденту, що не входить до затвердженого в організації перелік розсилки листів. Елементи поштової адреси вказуються у порядку, встановленому Правилами надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Уряду РФ від 15 квітня 2005р. № 221:
найменування адресата (найменування організації - юридичної особи або прізвище та ініціали для фізичних осіб);
найменування вулиці, номер будинку, номер квартири;
назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);
назва області, краю, автономного округу (області), республіки;
країна (для міжнародних поштових відправлень);
поштовий індекс.
Наприклад:
ВАТ «Електросталь»
Добролюбова вул., Б.7,
м. Севастополь, 320009
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед другим, третім і четвертим адресатам не вказують.
При направленні документа в більшу кількість адрес складають список розсилки, який підписує виконавець.
Реквізит «адресат» вирівнюється по лівому краю або центрується щодо самої довжини рядка.
«Резолюція» - це реквізит, що фіксує вказівку посадової особи за виконання документа. Резолюція включає наступні елементи: прізвище (прізвища), ініціали виконавця (виконавців) зміст доручення, термін його виконання, підпис посадової особи, яка дала доручення, і дату, наприклад:
Іванову Н.В.
Підготуйте наказ по даному
питання до 08.08.2006
Особистий підпис
дата
За наявності декількох виконавців відповідальним за виконання вважається особа, зазначена першим у «резолюції». Йому надано право скликання співвиконавців та координація їх роботи.
Реквізит «резолюція» оформляється на лицьовій стороні першого аркуша документа у верхній правій його частині на вільному від тексту місці.
Цей реквізит може оформлятися на окремому бланку посадової особи із зазначенням реєстраційного номера і дати документа, до якого він належить.
«Заголовок до тексту документа» - обов'язковий реквізит документа, що виражає зміст тексту документа і необхідний для реєстрації та пошуку документа. Він повинен бути коротким, точно передавати зміст тексту і відповідати на питання «Про що?», Наприклад: «Про виділення ..., Про зміну ...» або «Про кого?»: «Про Сергєєвої М.В.».
До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок може не складатися.
Заголовок. Що складається з двох і більше рядків, друкується через один міжрядковий інтервал.
Заголовок пишеться з великої літери від лівої межі текстового поля, без лапок. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
«Відмітка про контроль документа» робиться на листах, виконання яких контролюється. Позначається літерою «К» або штампом «контроль». Розташовується в правій верхній частині документа та бланка резолюції (якщо резолюція оформлена на окремому бланку).
«Текст документа» - головний реквізит, заради якого складається документ.
Текст документа можна оформляти у вигляді таблиці, пов'язаного тексту, розбивати на абзаци, розділи, пункти.
У тексті листа, підготовленого на підставі документів інших організацій чи раніше виданих документів, вказується їх реквізити: «найменування документа", "найменування організації» - автора документа, «дата документа», «реєстраційний номер документа», «заголовок до тексту», наприклад :
На виконання постанови Уряду Російської Федерації від 15.04.2005 № 221 «Про затвердження Правил надання послуг поштового зв'язку» ...
У листах використовується наступна форма викладу.
Текст листа складається від першої особи множини - «просимо, направляємо», або третьої особи однини - «підприємство вважає, організація розглянула», або від першої особи однини - «направляю, прошу».
Якщо лист оформлено на бланку посадової особи, то текст. Як правило, викладається від першої особи однини: «пропоную, прошу».
«Відмітка про наявність додатка» робиться в супровідних (договірних) листах, листах-запрошеннях, рекламних та інформаційних листах та ін
Відмітку про наявність додатка, званого в тексті, фіксують за такою формою:
Додаток: на 8л. в 3 екз.
Якщо додатки не названі, то їх найменування перераховуються із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додаток: 1. Довідка про ... на 3л. в 2 екз.
2. Проект ... на 8л. в 3 екз.
Якщо програма, у свою чергу, також має додатки, то відмітка про їх наявність оформляється наступним чином:
Додаток: лист комітету у справах молоді Курганської області від 10.07.2006 № 25 та додатка до нього, всього на 10л.
Якщо додатки до документа зброшуровані, то вказується тільки кількість примірників, наприклад:
Додаток: у 2екз.
Якщо документ надсилається кільком адресатам. А додаток тільки на одну адресу, відмітка про додаток має вигляд:
Додаток: на 5 л. в 1 прим. тільки в перший адресу.
Відмітка про наявність додатку друкується через два інтервали нижче тексту документа від лівої межі текстового поля.
«Підпис» - це обов'язковий реквізит документа, що забезпечує посвідчення документа й надає йому юридичну силу.
До складу реквізиту «підпис» входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку, і скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище), наприклад:
Якщо документ оформлений на бланку посадової особи, то до складу реквізиту «підпис» входять: особистий підпис і розшифрування підпису.
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді, наприклад:
На практиці часто застосовують спільні листи. При підписанні листа кількома особами, рівними за посадою, їх підпис розташовують на одному рівні, наприклад: Нижньотагільський металургійний коледж імені Є.А. і М.Є. Черепанових
Контрольна робота
Предмет: Документообеспеченіе управління
Шифр 2022
Варіант № 2
Виконав: Кабанова Ю.А.
Група № 74-1
Викладач: Пухова В.Л.
Нижній Тагіл
2007р.
Завдання
1. Особливості оформлення ділової кореспонденції. Поняття і види листування
2. Розкрийте особливості оформлення організаційно-розпорядчих документів фінансового характеру
3. Оформіть заяву про прийом на роботу, наказ по особовому складу відповідно заявою, згідно з вашої спеціальності
4. Оформіть журнал реєстрації внутрішньої документації і зареєструйте 10 документів
5. Список літератури
1. Особливості оформлення ділової кореспонденції. Поняття і види листування
Діловий лист - один з головних каналів зв'язку підприємств, організацій та установ із зовнішнім світом. За допомогою листів ведуться переговори, з'ясовуються стосунки, виражаються прохання і претензії, оформляються запрошення, даються вказівки. Листи супроводжують інші документи і матеріальні цінності.
Ділове (службове) лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами, повідомлення або повідомлення про що-небудь.
Кожен документ має свої обов'язкові реквізити, порядок оформлення яких визначено ГОСТ Р6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(далі Стандарт). Стандарт був розроблений Всеросійським науково-дослідним інститутом документознавства та архівної справи (ВНИИДАД) Росархіву і прийнятий постановою Державного комітету РФ по стандартизації і метрології від 3 березня 2003р. Стандарт був введений в дію з 1липня 2003р., Він змінив однойменний Стандарт діяв з липня 1997р.
Прийнятий Стандарт носить рекомендаційний характер. Це положення було введено в дію на підставі Федерального закону «Про стандартизацію» та підтверджено Федеральним законом від 27 грудня 2002р. № 184-ФЗ «Про технічне регулювання», адже не секрет, що багато ГОСТи сьогодні виглядають архаїчно, не відповідають реаліям ринкових відносин і нерідко гальмують розвиток економіки.
Рекомендаційний характер Стандарту отримав право на існування на тлі розширення зарубіжних контактів російського бізнесу. Для російських компаній, що орієнтуються на зарубіжний ринок, це означає, що вони беруть міжнародні правила в питаннях стандартизації і готові дотримуватися прийнятих на Заході принципи «добровільних стандартів», адже крім того, що розвиваються двосторонні партнерські відносини між російськими та західними компаніями, багато наших фірми все більше набувають рис транснаціональних корпорацій, які часто мають своїх представників в інших країнах. Користування спільними стандартами крім іншого відкриває додаткові можливості для скорочення витрат з управління діловою документацією в бізнесі та промисловості.
Організації вправі розробляти вимоги до оформлення документів самостійно, з урахуванням Стандарту, але не довільні, а допускають певні відступи від раніше діяли жорстких норм оформлення документів, і затверджувати їх правовими документами (наказами, постановами).
Реквізити листа та правила їх оформлення.
Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
Комплекс обов'язкових реквізитів та послідовність їх розташування надають юридичну силу. Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів документа визначається цілями його створення, вимоги до змісту і форми даного способом документування.
Формуляр-зразок - це сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності, притаманних усім видам даної системи документів.
Реквізити листа:
державний герб РФ;
герб суб'єкта РФ;
емблема або товарний знак організації;
код організації;
основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
найменування організації;
довідкові дані про організацію;
дата документа;
реєстраційний номер документа;
посилання на реєстраційний номер і дату документа;
адресат;
резолюція:
заголовок до тексту;
відмітка про контроль;
текст документа;
відмітка про наявність додатків;
підпис;
візи узгодження документа;
відмітка про виконавця;
відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
відмітка про наявність документа в електронній формі;
ідентифікатор електронної копії документа.
«Державний герб РФ» поміщається на бланках листів відповідно до Порядку використання Державного герба Російської федерації, затвердженим Федеральним конституційним законом від 25 грудня 2000р. № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації».
«Герб суб'єкта РФ» поміщають на бланках листів відповідно до правових актів суб'єкта РФ (статутами, положеннями).
«Емблему організації або товарний знак організації» поміщають на бланках організації відповідно до статуту (положення про організацію).
«Код організації» проставляють за ЄДРПОУ підприємства та організації (ЄДРПОУ).
«Основний державний реєстраційний номер (ОГРН)» юридичної особи проставляється у відповідності з документами, що видаються податковими органами.
«Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП)» проставляють у відповідності з документами, що видаються податковими органами.
Реквізит «найменування організації, повинен відповідати найменуванню, закріпленому в установчих документах організації.
Цей реквізит служить збірним позначенням автора документа. Автором документа може бути організація, її структурний підрозділ, посадова особа.
Над найменуванням організації зазначають скорочено або повне найменування вищестоящої організації (при її наявності). Найменування дається в називному відмінку. Найменування структурного підрозділу має відповідати найменуванню, закріпленому в положенні про це структурному підрозділі.
Скорочене найменування організації наводять у тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування поміщають нижче повного. Слід мати на увазі, що при повному найменуванні федеральних органів виконавчої влади слова «Російської Федерації» пишуться не скорочено, а повністю.
Реквізит «найменування організації» друкується прописними літерами і розташовується в лівому верхньому кутку при кутовому розташуванні реквізитів, вгорі по центру при поздовжньому розташуванні реквізитів.
«Довідкові дані про організацію» - це реквізит, який містить відомості, необхідні для інформаційних контактів: поштова адреса, номер телефону, факсу, адресу електронної пошти та ін Реквізит розташовується нижче реквізиту "найменування організації».
Реквізит «Дата документа» це дата його підписання.
Дату листа оформляють арабськими цифрами в такій послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами цифр, розділених крапкою; рік - чотирма цифрами. Наприклад: 05.03.2006.
Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 5 березня 2006р.
Цей реквізит проставляється на бланку листа на відведеному для цього реквізиту місці.
«Реєстраційний номер документа» - цифрове або буквено-цифрове позначення, присвоєне документу при реєстрації.
Реквізит складається з порядкового номера документа в межах календарного року, який можна доповнювати індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця, наприклад: 1285-03/11 (порядковий номер, номер справи за номенклатурою справ, індекс структурного підрозділу); ЛБ- П12-845 (ініціали імені та прізвища підписала лист, номер справи за номенклатурою справ, порядковий номер).
Реквізит розташовується на бланку листа на відведеному для цього реквізиту місці.
Реєстраційний номер на листах, складених спільно двома чи більше організацій, складається з реєстраційних номерів кожної організації.
«Посилання на реєстраційний номер і дату документа» включає реєстраційний номер і дату документа, на який дається відповідь. Відомості до цього реквізиту переносяться з документа, що поступив.
Цей реквізит обов'язковий для відповідних листів, розташовується на бланку нижче реквізитів «дата документа» і реєстраційний номер документа ».
Наявність реквізиту виключає необхідність згадки номера і дати документа, що поступив в тексті листа.
Реквізит «адресат» - це сукупність точної і повної інформації, на основі якої документ може бути доставлений адресату. Реквізит друкується в правому верхньому куті документа.
Лист адресують організаціям, їх структурним підрозділам або конкретним особи. А також громадянам при відповіді на їхні звернення. При направленні документа організації, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування пишуться в називному відмінку. При направленні документа конкретній посадовій особі найменування організації вказується у називному відмінку, найменування посади та прізвище - у давальному відмінку, наприклад:
ТОВ «Канцлер»
Бухгалтеру
Ю. А. Кабанова
При направленні документа керівнику або заступнику керівника організації найменування організації входить в найменування посади адресата, обидва реквізиту пишуться в давальному відмінку, наприклад:
Головному Бухгалтеру
ТОВ «Канцлер»
Л. А. Антипино
При направленні документа кільком однорідним організаціям їх слід вказувати наступним чином:
Головним редакторам
районних газет
Головам муніципальних
Утворень
При адресуванні документів особам, які мають звання (вчене або військове), або науковий ступінь, перед прізвищем може вказуватися звання або навчальна ступінь, наприклад:
Командиру військової частини 7425
генерал-майору внутрішніх військ
Г. А. Новікову
До складу реквізиту «адресат» при необхідності може входити повну адресу, який вказується укладачем документа в разі направлення кореспонденту, що не входить до затвердженого в організації перелік розсилки листів. Елементи поштової адреси вказуються у порядку, встановленому Правилами надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Уряду РФ від 15 квітня 2005р. № 221:
найменування адресата (найменування організації - юридичної особи або прізвище та ініціали для фізичних осіб);
найменування вулиці, номер будинку, номер квартири;
назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);
назва області, краю, автономного округу (області), республіки;
країна (для міжнародних поштових відправлень);
поштовий індекс.
Наприклад:
ВАТ «Електросталь»
Добролюбова вул., Б.7,
м. Севастополь, 320009
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед другим, третім і четвертим адресатам не вказують.
При направленні документа в більшу кількість адрес складають список розсилки, який підписує виконавець.
Реквізит «адресат» вирівнюється по лівому краю або центрується щодо самої довжини рядка.
«Резолюція» - це реквізит, що фіксує вказівку посадової особи за виконання документа. Резолюція включає наступні елементи: прізвище (прізвища), ініціали виконавця (виконавців) зміст доручення, термін його виконання, підпис посадової особи, яка дала доручення, і дату, наприклад:
Іванову Н.В.
Підготуйте наказ по даному
питання до 08.08.2006
Особистий підпис
дата
За наявності декількох виконавців відповідальним за виконання вважається особа, зазначена першим у «резолюції». Йому надано право скликання співвиконавців та координація їх роботи.
Реквізит «резолюція» оформляється на лицьовій стороні першого аркуша документа у верхній правій його частині на вільному від тексту місці.
Цей реквізит може оформлятися на окремому бланку посадової особи із зазначенням реєстраційного номера і дати документа, до якого він належить.
«Заголовок до тексту документа» - обов'язковий реквізит документа, що виражає зміст тексту документа і необхідний для реєстрації та пошуку документа. Він повинен бути коротким, точно передавати зміст тексту і відповідати на питання «Про що?», Наприклад: «Про виділення ..., Про зміну ...» або «Про кого?»: «Про Сергєєвої М.В.».
До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок може не складатися.
Заголовок. Що складається з двох і більше рядків, друкується через один міжрядковий інтервал.
Заголовок пишеться з великої літери від лівої межі текстового поля, без лапок. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
«Відмітка про контроль документа» робиться на листах, виконання яких контролюється. Позначається літерою «К» або штампом «контроль». Розташовується в правій верхній частині документа та бланка резолюції (якщо резолюція оформлена на окремому бланку).
«Текст документа» - головний реквізит, заради якого складається документ.
Текст документа можна оформляти у вигляді таблиці, пов'язаного тексту, розбивати на абзаци, розділи, пункти.
У тексті листа, підготовленого на підставі документів інших організацій чи раніше виданих документів, вказується їх реквізити: «найменування документа", "найменування організації» - автора документа, «дата документа», «реєстраційний номер документа», «заголовок до тексту», наприклад :
На виконання постанови Уряду Російської Федерації від 15.04.2005 № 221 «Про затвердження Правил надання послуг поштового зв'язку» ...
У листах використовується наступна форма викладу.
Текст листа складається від першої особи множини - «просимо, направляємо», або третьої особи однини - «підприємство вважає, організація розглянула», або від першої особи однини - «направляю, прошу».
Якщо лист оформлено на бланку посадової особи, то текст. Як правило, викладається від першої особи однини: «пропоную, прошу».
«Відмітка про наявність додатка» робиться в супровідних (договірних) листах, листах-запрошеннях, рекламних та інформаційних листах та ін
Відмітку про наявність додатка, званого в тексті, фіксують за такою формою:
Додаток: на 8л. в 3 екз.
Якщо додатки не названі, то їх найменування перераховуються із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додаток: 1. Довідка про ... на 3л. в 2 екз.
2. Проект ... на 8л. в 3 екз.
Якщо програма, у свою чергу, також має додатки, то відмітка про їх наявність оформляється наступним чином:
Додаток: лист комітету у справах молоді Курганської області від 10.07.2006 № 25 та додатка до нього, всього на 10л.
Якщо додатки до документа зброшуровані, то вказується тільки кількість примірників, наприклад:
Додаток: у 2екз.
Якщо документ надсилається кільком адресатам. А додаток тільки на одну адресу, відмітка про додаток має вигляд:
Додаток: на 5 л. в 1 прим. тільки в перший адресу.
Відмітка про наявність додатку друкується через два інтервали нижче тексту документа від лівої межі текстового поля.
«Підпис» - це обов'язковий реквізит документа, що забезпечує посвідчення документа й надає йому юридичну силу.
До складу реквізиту «підпис» входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку, і скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище), наприклад:
| Генеральний директор ВАТ «Російські простори» | Особистий підпис | В. А. Петровський |
| Генеральний директор | Особистий підпис | В. А. Петровський |
| Особистий підпис | В. А. Петровський |
| Генеральний директор | Особистий підпис | А. В. Геймбух |
| Головний бухгалтер | Особистий підпис | Л. А. Антіпіна |
| Голова адміністрації (Губернатор) Томської області | Губернатор Омської області |
| Особистий підпис В.М. Кресс | Особистий підпис Л. К. Полежаєв |
| дата, реєстраційний номер | дата, реєстраційний номер |
Найменування посади в реквізиті «підпис» друкується від лівої межі текстового поля через один міжрядковий інтервал. Допускається центрування найменування посади щодо самої довжини рядка, наприклад:
| Заступник генерального директора | Особистий підпис | П. Г. Філіппов |
«Віза узгодження» - це реквізит, який виражає згоду або незгоду посадової особи із змістом документа.
Візування проекту документа проводиться при необхідності оцінки обгрунтованості документа, відповідність його правовим актам і раніше прийнятим рішенням
Візи включають: посаду візує документ, особистий підпис, розшифрування підпису, (ініціали, прізвище) і дату.
Віза проставляється на копії піьсма в лівій нижній частині на лічевой боці документа.
«Відмітка про виконавця» включать ініціали, прізвище виконавця і номер його телефону. Вона розташовується на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у нижнього кутку від лівої межі текстового поля, наприклад:
А. Г. Петров
223 10 15
«Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» включає наступні дані: короткі відомості про виконання документа, якщо відсутній документ, який свідчить про виконання, або. За наявності такого документа, посилання на його дату і номер; відмітку: «У справу»; підпис, дату.
Відмітка про виконання документа підписується і датується виконавцем документа, керівником структурного підрозділу, у якому виконаний документ, або керівником, що дав доручення щодо виконання документа.
Реквізит розташовується в лівій нижній частині виконаного документа.
Відправлений факс 012.03.2006
У справу
Сидорова
дата
або
У справу
Сидорова
дата
«Відмітка про надходження документа в організацію» поміщається в правому нижньому куті першого аркуша документа шляхом проставлення спеціального штампа.
Елементами реквізиту виступають: найменування організації; порядковий номер, який може доповнюватися індексом структурного підрозділу і дати надходження документа, а при необхідності часу, наприклад:
| ВАТ «Російські простори» Канцелярія Вх. № 8325 / 1 01.09.2006 |
Реквізит проставляється в момент підготовки документа, розташовується в лівому нижньому куті документа, наприклад:
С: / ПісьмоПросьба.rtf01.11.2006
Оформлення бланка листа.
Бланк - це стандартний аркуш паперу, на якому заздалегідь відтворюється інформація про організацію - автора документа, від імені якого видається документ.
Стандартні формати бланків - А4 (210х297мм) і А5 (148х210мм).
У залежності від розташування реквізитів встановлені два варіанти бланків: кутовий і поздовжній.
Поля не менше: 20 мм - лівий; 10мм - праве; 20мм - верхнє; 20мм - нижнє.
Менші поля не допускаються, так як буде утруднено подальше оформлення та зберігання документів, але великі поля допустимі.
Приклад оформлення бланка листа організації (кутове розташування реквізитів)
| Емблема БУДІВЕЛЬНА КОМПАНІЯ «ЧЕРВОНИЙ ПРОСПЕКТ» Червоний проспект, д.28, м. Новосибірськ, 630099 Тел.: 222 23 15, 223 72 18, факс: 223 липні 1972, e-mail: sacha@sts.ru ОКПО_____, ОГРН____, ІПН / КПП____ ________________ № _____________ На № _____________ від __________ |
Емблема
БУДІВЕЛЬНА КОМПАНІЯ
«ЧЕРВОНИЙ ПРОСПЕКТ»
Червоний проспект, д.28,
м. Новосибірськ, 630099
Тел.: 222 23 15, 223 72 18,
факс: 223 липні 1972, e-mail: sacha@sts.ru
ОКПО_____, ОГРН____, ІПН / КПП____
________________ № _____________
На № _____________ от___________
Організації, що здійснюють зовнішньоекономічну діяльність, мають ділові зв'язки з іноземними партнерами, розробляють бланки листів на двох мовах: державною мовою і мовою партнера.
Розташування найменування організації розташовується таким чином: ліворуч - найменування російською мовою, праворуч - іноземною мовою, наприклад:
| Торгово-промислова палата російської федерації Іллінка вул., Буд.6, м.Москва, Росія, 103684 Тел.: 921 11 серпня, Факс: 411126 e-mail: ОКПО_________ОГРН_________ ІНН__________ КПП_________ _____________ № _____________ На № ________ від ___________ | THE CHAMBER OF COMMECE AND INDUSTRY Ilyinka str., 6. Moscow. Russia, 103684 Tel.: 921 11 Серпня, Facs: 411126 |
Перший рядок тексту починається з абзацу на відстані 1,25 см від лівої межі текстового поля.
При підготовці листа на двох і більше аркушах другий і наступні аркуші нумеруються. Номери сторінок проставляються арабськими цифрами посередині верхнього поля сторінки без слова «сторінка» (стор.) і знаків пунктуації. Лист друкується шрифтом Times New Roman.
Розмір шрифту: текст - 14, відмітка про виконавця - 10, ідентифікатор - 8, розстановка сторінок - 12. Реквізити «адресат», «текст», «заголовок», «підпис» друкуються через один міжрядковий інтервал.
В офіційній переписці застосовується офіційно - діловий стиль. Діловий стиль - це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери офіційно - ділові відносини.
Особливості інформації ділового стилю:
Офіційною за своїм характером, що підкреслює неличностного характер відносин, а також свідчить про певну дистанції, що існує між учасниками ділового спілкування.
Адресної, так як управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачу, посадовій особі, організації, групі організацій;
Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу для прийняття ефективного управлінського рішення;
Об'єктивної і достовірної;
Переконливою, аргументованою, оскільки завдання ділового спілкування - спонукати адресата здійснювати (або не робити) певні дії;
Повною і достатньої для прийняття управлінського рішення. Недостатність інформації може викликати необхідність додаткової листування, приводячи до втрати часу і коштів.
Види ділових листів
| Листи - запрошення | листи із запрошенням взяти участь у семінарах, нарадах та інших заходах зазвичай адресуються керівникові організації, конкретній посадовій особі, але може бути і всьому колективу. |
| Гарантійні листи | складаються з метою підтвердження певних обіцянок або умов, наприклад: оплата за роботу, товари, послуги, терміни поставки, оплата оренди. |
| Інструктивні (циркулярні) | такі листи направляють вищестоящі організації та відомства, видають у них вказівки своїм підвідомчим установам та організаціям. |
| Листи - прохання | існує величезна кількість ситуацій, що дають привід для викладу прохань від імені організації, підприємств, установ. Висловлюються зазвичай словами: Просимо надати сприяння ...; Просимо вислати на нашу адресу ...; Прошу ліквідувати заборгованість ... і т.д. Мета цього листа - переконати, довести в необхідності виконання запиту і тому в тексті листа наводяться переконливі докази, додаються розрахунки, кошториси й інші підстави. |
| Листи - відповіді | Текст листа-відповіді зазвичай починається з повторення прохання, на яку дається відповідь, далі викладається результати розгляду прохання, мотивується відмова або констатується саму відмову. |
| Листи подяки | У партнерських відносинах потрібно не тільки просити, але дякувати за надані послуги, за спільне проведення заходів і т.д. |
| Супровідні листи | Складаються для повідомлення адресату про направлення будь-яких документів і причини їх відправлення |
| Договірні листа | У даному листі йдеться про конкретний документі - договорі, як різновид супровідного листа. |
| Листи - пропозиції | Структура схожа на структуру листа-прохання: виклад суті питання, пропозицію про співпрацю, можуть бути включені доказові матеріали. У листі доречна формула ввічливості. Можна розділити на кілька видів: Пропозиції про співробітництво; Повідомлення; Рекламні листи (інформаційні). |
| Листи - нагадування | Містить вказівку на наближення або закінчення терміну будь-яких зобов'язань, проведення заходів або інших домовленостей. |
| Листи - підтвердження | Містить підтвердження про отримання будь-якого відправлення (листа, факсу, товарів, цінностей), про те що раніше складений документ залишається в силі, може також підтверджувати будь-якої факт, дія. |
| ВАТ «Росінтер» П'ятницька вул., Д.21, Москва, 115209 Тел.: (495) 931 17 листопада, факс: (495) 931 00 27, e-mail: msm@inter.msk.ru, http://www.msk.ru ОКПО________, ОРГН_________, ІПН / КПП___________________ 01.02.2006 № 115-3/1 На № _______ від ___________ | Генеральному директору Науково-технічного центру «Інформсистема» О. С. Єфремову Сергєєвої В.К. Відправити факс про згоду до 04.02.2006 Єремєєв 02.02.2006 |
Запрошуємо Вас взяти участь у роботі семінару «Сучасний офіс», проведеного компанією «Росінтер», який відбудеться 05.02.2006 в Державній Думі (Георгіївський провулок, буд.2, в аудиторії 830 нового будинку). Початок семінару о 11:00, передбачувана тривалість - 4 години.
У програмі семінару: розгляд питань автоматизації діловодства, електронного документообігу, електронних архівів підприємств і організацій. Просимо Вас підтвердити участь у семінарі до 04.02.2006, заявку необхідно вислати по факсу 931 00 27.
Додаток: 1. Програма семінару «Сучасний офіс» на 1л. в 1екз. 2. Програми виставки «Технічні засоби автоматизації діловодства» на 5л. в 1 прим.
| Голова оргкомітету | Особистий підпис | П. В. Нестеров |
931 00 17
| Відправлений факс 03.02.2006 № 93 У справу № 1-17 Сергєєва 04.02.2006 | «ІнфСіст» Вх. № 00075 025.02.2006 |
ГОСТ Р 51141-98 поняття організаційно-розпорядчих документа (далі ОРД) трактує таким чином: «Вид письмового документа, в якому фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб ».
Класифікація ОРД:
Організаційна документація (установчі договори, статути, положення, правила, штатні розклади, інструкції);
Розпорядча документація (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки);
Інформаційно-довідкова документація, яку умовно можна розділити на:
оперативно-інформаційну (листи, телефонограми, факси і т.п.)
довідково-інформаційну (акти, протоколи, доповідні, службові записки тощо)
Крім того, Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД) до числа ОРД включає докумнти з особового складу (персоналу): заяви особові картки, накази (розпорядження) про прийом на роботу і цілий ряд інших.
Вимоги, що пред'являються до оформлення документів
Буде документ мати юридичну силу чи ні, залежить і від того, чи дотримані його розробниками вимоги до його форми й інших окремих елементів (реквізитами).
Ці вимоги визначені у затвердженому постановою Держстандарту Росії від 31 липня 1997 р. N 273 державному стандарті РФ "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів (ГОСТ Р 6.30 97)". ГОСТ введений в дію 1 липня 1998 року і поширюється на організаційно-розпорядчі документи будь-яких, як державних, так і недержавних, організацій. Він не встановлює порядок оформлення первинних бухгалтерських документів (цей порядок визначено Федеральним законом від 21 листопада 1996 р. N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік").
Перелік реквізитів для організаційно-розпорядчих документів:
01 Державний герб Російської Федерації;
02 герб суб'єкта Російської Федерації;
03 емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 код організації;
05 код форми документа;
06 найменування організації;
07 довідкові дані про організацію - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;
08 найменування виду документа;
09 дата;
10 реєстраційний номер документа;
11 посилання на реєстраційний номер і дату документа;
12 місце складання або видання документа;
13 гриф обмеження доступу до документа;
14 адресат;
15 гриф затвердження документа;
16 резолюція;
17 заголовок до тексту;
18 позначка про контроль;
19 текст;
20 позначка про контроль;
21 підпис;
22 гриф погодження документа;
23 візи узгодження документа;
24 друк;
25 позначка про завірення копій;
26 позначка про виконавця і номад його телефону;
27 позначка про виконання документа і направлення його до справи;
28 позначка про надходження документа;
29 ідентифікатор електронної копії документа.
Це максимальний перелік реквізитів, що використовуються в оформленні документів, що складають цю систему. Перелік реквізитів ГОСТ Р 6.30 - 97 складений з урахуванням необхідності надання документам юридичної сили, їх ідентифікації, Цій меті служать реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23 , 24.
Реквізити 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 призначені для пошуку документа і фіксації його «проходження» через управлінський апарат. Відмітки на документах проставляються в процесі роботи з ними в діловодній службі чи виконавцем при підготовці проекту документа. Цими відмітками фіксують дату отримання, виконання, прізвища виконавців, постановку документа на контроль і ін Дотримання вимог ГОСТ Р 6.30-97 забезпечує раціональне розміщення службових відміток, використовуваних для фіксації на документі діловодних операцій, які виконуються при реєстрації документа, контролю за його виконанням, зняття з контролю, подальшому зберіганні.
Реквізит 19 «текст» передає основний зміст документа. Кожен конкретний вид документа містить свій набір реквізитів (обов'язкових елементів). Державним стандартом встановлено місце розміщення кожного реквізиту на документі, що «закріплено» за реквізитом відповідно до традицій послідовності їх заповнення і читання при роботі з документом в апараті управління. Схема розташування реквізитів на документах, що складають систему організаційно-розпорядчої документації, дозволяє максимально збільшити «корисну» площа - місце для розміщення тексту - основного реквізиту документа.
В даний час деякі підприємства не надають належного значення оформлення тих чи інших документів. Але таке ставлення невиправдано. Так, наприклад, відсутність підпису посадової особи в наказі або грифу "Затверджено" на штатному розкладі робить ці документи в правовому сенсі "безсилими".
Які ж реквізити визнаються юридично значущими?
Очевидно, що необхідно вказати найменування підприємства, який видав документ. Воно повинно повністю відповідати найменуванню, закріпленому в установчих документах підприємства. Якщо в установчих документах закріплено скорочене найменування, у наказі воно пишеться в дужках після повного.
Інші обов'язкові і юридично значимі реквізити розглянемо більш докладно.
Дата і номер документа
Дата необхідна для визначення моменту, з якого виникають, змінюються або припиняються права або обов'язки співробітників підприємства, зазначених у документі.
Дата оформляється арабськими цифрами. На неї відведено вісім знаків шість цифр (по дві на число, місяць, рік) і дві для розмежувальних точок. Якщо цифра одна, перед нею обов'язково ставиться нуль, наприклад 05.09.99. Словесно-цифровий спосіб оформлення дат (10 листопада 1999 р.) застосовується в документах, що містять відомості фінансового характеру, в нормативних документах, що визначають права підприємств і громадян.
Відсутність дати на деяких видах документів безспірне підставу для визнання їх недійсними. Так, нікчемною є така довіреність, в якій не вказана дата її видачі (ст.186 Цивільного кодексу РФ).
Юридично значущим є і реквізит "Реєстраційний номер документа".
Такі номери повинні присвоюватися як виходить, так і входять документами. Порядок присвоєння документам реєстраційних номерів повинен бути визначений наказом керівника підприємства. У цьому наказі встановлюються індекси структурних підрозділів та посадових осіб, номери справ, в які, наприклад, підшиваються листа залежно від підрозділу, де ці справи знаходяться, і т.п.
Можна порекомендувати ввести на підприємстві реєстраційні журнали: один для реєстрації вхідних документів, інший для вихідних. У графах журналу, наприклад для реєстрації вихідних документів, повинні бути зазначені дата реєстрації, номер документа, особа, яка зареєструвала цей документ, терміни його дії та інші відмітки. При наявності такого журналу досить легко довести співробітникам податкової інспекції, що той чи інший документ не складений "заднім числом", оскільки журнал ведеться послідовно з початку року і підробити його так, щоб це залишилося непоміченим, досить важко.
Порядок підписання документів
На організаційно-розпорядчому документі обов'язково повинен бути підпис посадової особи (підписи якщо документ розроблявся і видавався кількома посадовими особами).
Наявність необхідних підписів прямо пов'язане з тим питанням, має чи не має документ юридичну силу.
Особа, що поставило підпис на документі, несе відповідальність за його зміст.
Які документи уповноважена підписувати та чи інша посадова особа, встановлюється внутрішніми актами підприємства (наприклад, статутами, положеннями, наказами і т. п.). Так, від імені підприємства документи підписує його керівник. Накази і положення, що регламентують діяльність структурних підрозділів підприємства, можуть бути підписані керівниками цих підрозділів. По ряду окремих специфічних питань право підпису можуть мати й інші співробітники підприємства. Вичерпний коло таких питань необхідно відобразити в інструкції з діловодства або в інших подібних документах.
Залежно від виду документів на них може стояти один підпис або дві і більше.
На документах, що видаються, наприклад, керівником одноосібно, варто тільки його підпис. Одним особою підписуються накази по основній діяльності або з особового складу, розпорядження, телефонограми і т. п.
Якщо керівник відсутній, документ може підписати посадова особа, яка виконує обов'язки керівника підприємства, наприклад його заступник, якщо він наділений такими повноваженнями. У такому випадку необхідно вказати фактичну посаду та прізвище особи, яка підписала документ. Не допускається робити написи від руки: "за", "заст." або ставити косу риску перед найменуванням посади.
Якщо за зміст документа відповідальність несуть кілька співробітників підприємства, на ньому ставиться два підписи і більше (в залежності від кількості відповідальних). Так, наприклад, гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер.
Багато питань зазвичай виникає про порядок підписання документів, що відображають діяльність комісій, протоколів і актів.
Склад тієї чи іншої комісії затверджується наказом керівника підприємства. Протоколи засідань комісії підписуються головуючим на засіданні та секретарем. Цих двох підписів цілком достатньо для того, щоб документ вважався правомірно прийнятим.
Інші вимоги пред'являються до підписання актів. Акт це документ, згідно з яким за висновком спеціальної комісії підтверджується або заперечується будь-яка подія, дія, факт.
Відповідальність за зміст акта несуть всі члени комісії. Тому акт повинен бути підписаний кожним членом комісії. Підпис голови ставиться першою.
Затвердження документів
Гриф "Затверджено" ("Затверджую") це своєрідне підтвердження важливості та актуальності складеного і підписаного документа, а також своєрідна санкція на дію цього документа щодо певного кола працівників, посадових осіб, підрозділів підприємства.
Ряд документів знаходить юридичну силу тільки після того, як їх затвердять керівники або посадові особи підприємства, до компетенції яких належить вирішення тих чи інших питань.
Обов'язковому затвердженню підлягають:
статути;
положення про представництва, філії та структурних підрозділах підприємства;
структура, штатна чисельність і штатний розклад;
акти перевірок, ревізій, приймання-здачі матеріальних цінностей;
посадові інструкції;
правила внутрішнього трудового розпорядку;
кошторису;
розцінки на проведення робіт і надання послуг та ін
Виходячи зі специфіки своєї діяльності, підприємство повинно розробити перелік документів, що підлягають затвердженню, і коло посадових осіб, які мають право затверджувати ці документи.
Затверджуються документи одним із таких способів:
ставиться гриф "Затверджено" ("Затверджую");
видається відповідний розпорядчий документ.
Обидва ці способи мають однакову юридичну силу.
Друк
На більшості документів, що видаються на підприємстві, печатка не ставиться. Але відбиток печатки обов'язково повинен бути на таких документах:
відображають інформацію про факти, що мають особливе юридичне значення (про створення, реорганізації або ліквідації підприємства тощо);
засвідчують права підприємства або його окремих осіб (доручення);
фіксують факти, пов'язані з фінансовими і матеріальними цінностями.
Для таких документів печатка є юридично значимим реквізитом, тому що вони мають юридичну силу тільки при наявності її відбитка.
Керівникам підприємства рекомендується розробити і затвердити перелік документів, на яких обов'язково повинен бути відбиток печатки.
Якщо в документі відсутній будь-який юридично значущий реквізит, то він не має юридичної сили і працівники підприємства мають право відмовитися виконувати приписи цього документа.
Юридична сила копій документів
Досить часто підприємствам доводиться робити копії документів наприклад, коли велика ймовірність втрати оригіналу або необхідно представити один документ в різні установи.
У яких випадках копія має юридичну силу оригіналу?
Копія повинна в точності повторювати текст і оформлення оригіналу.
Завірити копію документа, виданого самим підприємством, може керівник цього підприємства або уповноважений на це співробітник, наприклад начальник відділу кадрів або завідувач канцелярією. Винятком є копії таких документів, як, наприклад, статут організацій. Копія статуту засвідчується нотаріусом.
Поки немає однозначної відповіді на питання про те, чи має юридичну силу документ, отриманий факсом. Деякі вітчизняні та зарубіжні підприємства визнають законність телефаксного копії і приймають її до виконання. Однак, на наш погляд, достовірність таких копій далеко не завжди можна вважати очевидною і повною. У принципі телефаксні повідомлення це лише копія документа, рівноцінна копії, виготовленої на ксероксі.
Факс доцільно використовувати для відправки та отримання документів, не пов'язаних з виникненням для підприємства правових наслідків (інформаційних, рекламних і т.п.).
Вимоги до виготовлення документів
Впорядкування процесів документування включає крім дотримання процедур складання документів також і певні вимоги до їх виготовлення, що забезпечує єдиний стиль їх оформлення.
Управлінські документи виготовляються на пишучий машинках або комп'ютерах. Документи повинні виглядати акуратно, складатися грамотно, без помарок і виправлень, Існують певні правила виготовлення документів друкувальних пристроях, виконання яких забезпечує раціональне розміщення всіх реквізитів, а також надає документам офіційний характер, забезпечує їх якість.
Усі реквізити документа (крім тексту), які складаються m кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал.
Складові частини реквізитів відділяють один від одного 1,5 - 2 інтервалами. Реквізити відділяють один від одного 2 - 3 інтервалами. Максимальна довжина рядка кожного окремого реквізиту (крім тексту) - 28 знаків.
Текст документа на бланках А4 друкують через півтора міжрядкових інтервалу, на бланках А5 - через один інтервал.
Сформовані правила розміщення реквізитів на документі і оформлення документа зводяться до наступного:
• Від кордону лівого поля друкують: реквізити "заголовок до тексту», «текст» (без абзаців), «відмітка про наявність додатків», «прізвище виконавця та номер телефону», «відмітка про виконання документа і направлення його до справи», найменування посади у реквізитах «підпис», «гриф узгодження», написи «вірно»; слова «примітки» і «підстава», якщо в тексті документа є примітки або виділена в самостійний абзац посилання на документ, що послужив підставою до його видання; в наказах, розпорядженнях слова «НАКАЗУЮ», «ПРОПОНУЮ»; в протоколах слова: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «ВИРІШИЛИ».
• Відступивши п'ять друкованих знаків від межі лівого поля, друкують початок абзаців.
• Відступивши 32 друкованих знака - реквізит «адресат».
• Відступивши 40 друкованих знаків - реквізити «гриф обмеження доступу до документа» і «гриф затвердження».
• Відступивши 48 друкованих знаків, друкують ініціали та прізвище посадової особи в реквізиті «підпис».
При підготовці документів з використанням комп'ютера зазвичай застосовують спеціальні програмні засоби - текстові редактори, які мають суттєві відмінності у своїх функціональних можливостях.
Нижче наведено короткий опис оформлення основних організаційно-розпорядчих документів.
Установчий договір - організаційно-правовий акт, обов'язковий для створення і функціонування юридичної особи. Установчий договір оформляється на аркушах паперу формату А4 за такою формою.
Титульний лист
ТОВАРИСТВА З ОГРАНІЧЕННРЙ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ Ростов н / Д - 2006 |
Вступна частина.
Мета укладання договору.
Найменування і правова форма організації.
Предмет діяльності.
Місцезнаходження організації.
Обов'язки учасників (засновників) щодо створення юридичної особи.
Порядок утворення майна.
Умови про відповідальність конкретних учасників (засновників) за зобов'язаннями створеної юридичної особи.
Порядок розподілу прибутку та погашення збитків.
Порядок управління справами юридичної особи.
Права та обов'язки учасників (засновників).
Відповідальність за порушення договору.
Умови та порядок виходу учасників (засновників) зі складу організації і прийняття нових членів.
Порядок розгляду спорів.
Порядок зміни і розірвання договору, реорганізація та ліквідація юридичної особи.
Статут - правовий акт, який є одним з установчих документів, що визначає правовий статус організації, необхідним для її державної організації. Загальні положення про статут міститися у частині першій Цивільного кодексу РФ [1]. Стаття 52 ЦК України визначає, що юридична особа діє на підставі статуту, або засновницького договору та статуту або тільки установчого статуту. Юридична особа, яка не є комерційною організацією, може діяти на підставі загального положення про організації певного виду. Статут затверджується його засновниками, відповідно до статуту організації розробляється її структура, визначається штатна чисельність, встановлюються основні правила, що регулюють діяльність організації.
Титульний лист
НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ
акціонерного товариства відкритого (закритого) типу НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ТЕКСТ Місто - рік |
Загальні положення (визначаються цілі та завдання організації).
Організаційна структура (склад структурних підрозділів, їх функції та взаємозв'язки).
Регламент організації (форми і методи управління, права та обов'язки посадових осіб).
Виробничо-господарська та комерційна діяльність.
Фінансово-матеріальна база (визначення розмірів основних і оборотних коштів, джерела, порядок розпорядження коштами та цінностями).
Звітна і ревізійна діяльність.
Порядок реорганізації або ліквідації організації.
Положення про організацію - нормативний правовий акт, що визначає статус організації, її завдання і функції, права, відповідальність, порядок діяльності. На підставі положення діють державні та муніципальні некомерційні організації, які виконують свої функції за рахунок коштів бюджету, у тому числі органи влади і управління. Положення про організації оформляється на стандартних аркушах паперу. Обов'язковими реквізитами положення про організації є гриф затвердження вищестоящого органу або його безпосереднього керівника, назва виду документа, становить одне ціле з заголовком до тексту. Гриф затвердження завіряється печаткою вищестоящої організації.
Структура тексту може включати наступні розділи:
Загальні положення.
Цілі і завдання організації.
Функції організації, її структура (склад підрозділів, їх взаємозв'язки).
Керівництво.
Права та обов'язки.
Контроль, перевірка і ревізія діяльності.
Порядок реорганізації або ліквідації організації.
Правила внутрішнього трудового розпорядку є локальним нормативним актом - документом, детально регламентує питання повсякденної діяльності організації. Зміст документа має повністю відповідати нормам та вимогам Трудового кодексу РФ [2]. Правила внутрішнього розпорядку чітко структуровані і містять такі розділи: загальні положення, порядок найму та звільнення персоналу; основні обов'язки персоналу; основні обов'язки адміністрації; робочий час і його використання; заохочення за успішні результати роботи; відповідальність за порушення трудової дисципліни та ін При складанні керуються Типовими правилами. Реквізити і структура тексту Внутрішнього розпорядку, оформляються на загальному бланку організації.
НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ
Внутрішнього розпорядку ТЕКСТ (Структура тексту) Загальні положення. Порядок найму, переведення і звільнення працівників. Основні обов'язки та відповідальність працівників. Основні обов'язки та відповідальність роботодавця (адміністрації). Робочий час і його використання. Час відпочинку. Заохочення за успішні результати роботи. Відповідальність за порушення трудової дисципліни. (З огляду на специфіку організації, додатково можуть бути введені розділи «внутрішньооб'єктового режиму», «Організація роботи» тощо)
|
НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ
|
Положення про структурний підрозділ організації, у тому числі колегіальному, дорадчому чи іншому органі, - нормативний правовий акт, що визначає порядок формування, завдання, обов'язки, права, відповідальність і організацію роботи структурного підрозділу та іншого органу (ради, комісії тощо) підприємства, фірми, установи.
Положення оформляється на загальному бланку організації, затверджується керівником організації, підписується керівником підрозділу або відповідного колегіального чи дорадчого органу та узгоджується з юридичним відділом. Дане положення може затверджуватися розпорядчим документом (наказом, постановою), якщо одночасно із затвердженням потрібно дати необхідні доручення, пов'язані з його застосуванням
Типова форма № П-3
Затверджена постановою Держкомстату Росії
від 05.01.2004 № 1
| Код | |||
| Форма по ОКУД | 0301017 | ||
| за ЄДРПОУ | |||
| (Найменування організації) | |||
| Номер документа | Дата складання | ||
| ШТАТНИЙ РОЗКЛАД | ЗАТВЕРДЖЕНО | ||
| на «__»_____ 20___года | Наказ від «__»___ 20_г. № __ Штат у колічестве_________ одиниць з місячним фондом заробітної плати _________________рублей |
| Структурний підрозділ | Посада (спеціальність), професія, розряд, клас (категорія), кваліфікація | Кількість штатних одиниць | Оклад (тарифна ставка), грн | Надбавка, руб | Місячний фонд заробітної плати | Прімічаніе | |||
| найменування | код | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| і т.д. | |||||||||
| Разом по листу | |||||||||
| Разом по документу | |||||||||
| Керівник кадрової служби | |||||
| посаду | особистий підпис | розшифровка підпису |
| Головний бухгалтер | |||
| особистий підпис | розшифровка підпису |
Титульний аркуш містить наступні реквізити: найменування організації - автора документа, гриф затвердження. Найменування документа, місце і рік видання. Текст інструкції включає ряд розділів, наприклад, в інструкції з діловодства в кадровій службі передбачається три розділи: загальні положення, правила підготовки, оформлення та узгодження документів з особового складу; організація роботи з документами.
Посадова інструкція - локальний організаційно-правовий документ, що встановлює для працівника організації конкретні трудові (посадові) обов'язки відповідно до займаної посади.
Ця інструкція ефективний засіб для управління персоналом. Вона виконує організаційну, що регламентує роль, а також об'єктивно оцінювати роботу співробітника, для посади якого складена така інструкція.
Посадові інструкції розробляються з урахуванням тарифно-кваліфікаційних характеристик по загальногалузевим посадам службовців (затверджені постановою Міністерства праці та соціального розвитку Росії від 10 листопада 1992р. № 30).
Посадова інструкція оформляється на загальному бланку організації.
НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ
______________________________________________________ (Найменування посади та структурного підрозділу організації) ТЕКСТ (Структура тексту) Загальні положення. Опції. Посадові обов'язки. Права. Відповідальність. Взаємовідносини (зв'язки за посадою). Кваліфікаційні вимоги. Оцінка роботи.
|
До складу реквізитів наказу включені:
01 - Державний герб РФ, 02 - герб суб'єкта РФ, 03 - зображена символіка (емблема, логотип, товарний знак, 08 - найменування організації, 10 - назва виду документа, 11 - дата документа, 12 - реєстраційний номер документа, 14 - місце складання або видання документа, 18 - заголовок до тексту, 20 - текст документа, 21 - відмітка про наявність проходження, 22 - підпис, 23 - гриф погодження документа, 24 - візи узгодження документа, 27 - позначка про виконавця, 28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи, 30 - ідентифікатор електронної копії документа.
Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої (вступної) та розпорядчої.
У констатуючій частині викладаються підстави, причини, що спонукали керівника організації видати даний наказ, вказуються цілі і завдання наказу. Наприклад, на підставі законодавчого, нормативного акту, вище стоїть органу влади.
Розпорядча частина починається зі слова НАКАЗУЮ (без лапок), що друкується з нового рядка від лівого поля бланка прописними літерами. Після слова НАКАЗУЮ ставиться двокрапка.
| Федеральне державне унітарне підприємство «ВИРОБНИЧЕ ОБ'ЄДНАННЯ «АЗОВСЬКИЙ ОПТИКО-МЕХАНІЧНИЙ ЗАВОД» НАКАЗ
Про введення Інструкції з діловодства З метою вдосконалення роботи з документами на підприємстві відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 та забезпечення їх збереження НАКАЗУЮ: Затвердити Інструкцію з ведення діловодства в апараті АТ. Ввести в дію Інструкцію з діловодства з 01.09.2006р. Усім структурним підрозділам і співробітникам АТ з 15.09.2006г. керуватися правилами роботи з документами, закріпленими в Інструкції з діловодства. Секретарю-референту О. Д. Сотниковій забезпечити тиражування Інструкції з діловодства та її передачі в структурні підрозділи підприємства до 01.09.2006р. Контроль за виконання цього наказу покласти на заступника директора підприємства І.І. Клименко. Додаток: на 17л. в 1екз.
93 16 21 у справу 10-00 15.08.2006 Петрова Петрова |
Вказівка - розпорядчий документ федеральних органів виконавчої влади і управління, інших вищих організації з питань інформаційно-методичного характеру, пов'язаних виконанням нормативно-правових актів, інструкцій, методик і інших керівних документів. Вказівка в цілому по оформленню не відрізняється від оформлення наказу та розпорядження, має такий же формуляр, склад і розташування реквізитів, але ключовими словами в констатуючій частині тексту, в залежності від змісту, замість слова «НАКАЗУЮ», можуть бути використані слова «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ». Вказівка, як і наказ, має заголовок до тексту; може мати констатуючу частину і - обов'язково пункт про контроль за виконанням.
Постанова є правовим актом, що приймається вищими федеральними органами державної влади, деякими органами колегіального управління (комітетами, комісіями) і владними органами суб'єктів РФ з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними керівними структурами. Постанови також приймаються керівниками колегіальних органів громадських організації з найважливіших питань їх діяльності. Підготовка, оформлення та видання постанов (і розпоряджень) глав суб'єктів РФ, голів міст і районів визначаються відповідними регламентами робіт апаратів адміністрації суб'єктів РФ, міст і районів.
Проекти постанов повинні відповідати наступним вимогам:
Відповідати чинному федеральному і обласному законодавству, Статуту області, Договору про розмежування предметів ведення і полономочій між органами державної влади відповідної області, раніше прийнятим постановам і розпорядженням голови адміністрації області.
Бути ретельно відредагованими, мати короткий, ясне і чітке виклад суті питання, з чітко сформульованими і обгрунтованими цілями і завданнями.
Якщо прийняте постанову виключає дію раніше прийнятих актів, воно повинно містити пункт про визнання їх такими, що втратили силу.
Підготовлений проект друкується на комп'ютері в одному примірнику на чистому аркуші паперу через 1,5 інтервал у системі «WORD», шрифт 14. Нижче підпису вказується посада, прізвище та ініціали заступника голови адміністрації (губернатора) області, структурний підрозділ апарату або орган адміністрації, мер міста або голова району, якими вноситься проект.
Виконавець постанови організовує узгодження та візування проекту. Не допускається відмова від візування, а також внесення будь-яких виправлень або доповнень у текст проекту документа. Особлива думка (зауваження) посадової особи, що візує постанову, викладається окремою запискою, яка додається до проекту документа.
Макет постанови федерального органу:
| Герб Федеральна служба державної статистики (Росстат) ПОСТАНОВА
Про затвердження уніфікованих форм Первинної документації На виконання _________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Державний комітет Російської Федерації по статистиці ПОСТАНОВЛЯЄ: Затвердити Перелік уніфікованих форм первинної облікової документації (додається). Установить___________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Визнати такими, що втратили силу ___________________________________________ _______________________________________________________________________
|
Службовий лист узагальнена назва широко застосовуваного виду офіційних документів, які є засобом спілкування різних організацій з приводу здійснюваної ними своєї діяльності. Службові листи оформляються на бланках за ГОСТ Р 6.30 - 2003 як правило з кутовим розташуванням постійних реквізитів. Бланки з подовжнім розташуванням зустрічаються рідше. Використовуються бланки форматів А4 і А5. Лист оформляють, як мінімум у двох примірниках. Перший адресату, другий підшивається до справи, як результат виконаної роботи.
Актом називають документ, складений кількома особами (комісією), підтверджує встановлений факти, події або дії. Актами фіксуються результати ревізій, інвентаризацій, прийому-передачі або списання матеріальних цінностей, прийом закінчених робіт і т.д.
Акт оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 з скороченим відтворенням постійних реквізитів, прапоровим методом, в кутовому варіанті виконання. У ряді випадків акт оформляють на загальному бланку організації. Тексту акта полягає і двох частин - вступної та констатуючої. Вступна частина включає виклад підстави для складання акта та перелік осіб, присутніх при актування. Особа, яка не згодне із змістом акта, обов'язково підписати його із застереженням про не злагоді, офомів його на окремому аркуші.
Протокол - документ, в якому фіксується послідовність і зміст обговорюваних колегіальним органом (нарадою, конференцією, радою і т.д.) поставлених питань та прийнятих рішень. Протоколи бувають розгорнутими (повними) і короткими. Розгорнуті протоколи, які містять не тільки суть, але і характер обговорення, переважно. Перша сторінка оформляється на загальному бланку організації формату А4, наступні сторінки друкуються на звичайних аркушах. Текст складається з вступної та основної частин. У вступній частині наводяться дані про голову, секретаря та присутніх членів колегіального органу, викладається порядок денний. Основна частина будується в послідовності: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ). Усі реквізити та їх частини, крім форми засідання друкуються від лівого поля формуляра.
Доповідна записка - документ, адресований керівникові з викладенням проблеми чи постановкою питання і містить відповіді та пропозиції.
Залежно від змісту і призначення розрізняють інформаційні та звітні доповідні записки. По адресата доповідні записки поділяються на внутрішні (спрямовані безпосередньому керівнику) та зовнішні (спрямовані вищестоящим організаціям).
Зовнішні записки оформляються на загальному бланку формату А4. Підписує керівник організації. Внутрішні записки пишуть на аркуші паперу формату А4, з кутовим розташуванням реквізитів, допускається рукописний варіант.
Телеграма - документ, що відрізняється від інших письмових документів способом друку тексту - по телеграфної мережі загального використання. Порядок телеграфного зв'язку регламентований Правилами надання послуг телеграфного зв'язку, затверджених постановою Уряду РФ від 15 квітня 2005р. № 222.
Приклад
Адреса телеграми часто є умовним. Текст телеграми повинен бути гранично коротким, без союзів, прийменників, розділових знаків. При необхідності використовують скорочення типу ТЧК - точка, ЗПТ - кома і ін Цифри, число як правило пишуть прописом.
Текст відповідної телеграми слід починати з індексу (номера) документа, на який дається відповідь.
Телекс - різновид телеграми, що відрізняється від звичайної особливим способом передачі - по абонентській телексного мережі.
Факс (телефакс, факсограма) - отримувана по каналах телефонного зв'язку на паперовому носії копія документа.
Факс зручний для оперативної передачі інформації.
Телефонограма - документ, що містить оперативну інформацію, передану усно по каналах телефонного зв'язку. Адресат отримане повідомлення записує від руки. Обов'язкові реквізити: найменування установи адресата та адресанта, реквізит «від кого» і «кому» із зазначенням посади, прізвища передав і прийняв телефонограму, номери телефонів, текст, підпис, також повинна мати заголовок, відповідно до ГОСТ Р 6.30 - 2003, виражається прийменниковим відмінком з прийменником «о» або «про».
3. Оформіть заяву про прийом на роботу, наказ по особовому складу відповідно заявою, згідно з вашої спеціальності
4. Оформіть журнал реєстрації внутрішньої документації і зареєструйте 10 документів
Застосовується індексація документів № реєстраційний номер-код підрозділу укладача-код одержувача.
Список літератури
1. Басаков.М.І. Сучасне діловодство. Ростов-на-Дону: Фенікс, 2007., 473с.
2. Тепліцкая.Т.Ю. Всі види ділової кореспонденції. Ростов-на-Дону: Фенікс, 2007., 181с.
3. Анодіна.Н.Н. Діловий лист. М: Омега-Л, 2007р., 103с.
4. Дегтярев.В.А. Вимоги, що пред'являються до оформлення документів. Головбух 1999, № 24.
5. ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів »- утв. Постановою Держстандарту РФ від 31.07.1997г.
6. ГОСТ Р6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »- утв. Постановою Державного комітету РФ по стандартизації і метрології від 03.03.2003г.
Протокол - документ, в якому фіксується послідовність і зміст обговорюваних колегіальним органом (нарадою, конференцією, радою і т.д.) поставлених питань та прийнятих рішень. Протоколи бувають розгорнутими (повними) і короткими. Розгорнуті протоколи, які містять не тільки суть, але і характер обговорення, переважно. Перша сторінка оформляється на загальному бланку організації формату А4, наступні сторінки друкуються на звичайних аркушах. Текст складається з вступної та основної частин. У вступній частині наводяться дані про голову, секретаря та присутніх членів колегіального органу, викладається порядок денний. Основна частина будується в послідовності: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ). Усі реквізити та їх частини, крім форми засідання друкуються від лівого поля формуляра.
Доповідна записка - документ, адресований керівникові з викладенням проблеми чи постановкою питання і містить відповіді та пропозиції.
Залежно від змісту і призначення розрізняють інформаційні та звітні доповідні записки. По адресата доповідні записки поділяються на внутрішні (спрямовані безпосередньому керівнику) та зовнішні (спрямовані вищестоящим організаціям).
Зовнішні записки оформляються на загальному бланку формату А4. Підписує керівник організації. Внутрішні записки пишуть на аркуші паперу формату А4, з кутовим розташуванням реквізитів, допускається рукописний варіант.
Телеграма - документ, що відрізняється від інших письмових документів способом друку тексту - по телеграфної мережі загального використання. Порядок телеграфного зв'язку регламентований Правилами надання послуг телеграфного зв'язку, затверджених постановою Уряду РФ від 15 квітня 2005р. № 222.
Приклад
| ТЕРМІНОВА РОСТОВ-ДОН ІНТЕРВАЛ ВИПРОБУВАННЯ ВИРОБИ ГАЙТЕ ВІДСУТНІСТЬ КОМПЛЕКТУЮЧИХ ТЧК Продовжити відрядження ДВА ТИЖНІ НАЧАЛЬНИК ВТК ІВАНОВ 04/28 Брянськ, Річкова, 40
друк |
Текст відповідної телеграми слід починати з індексу (номера) документа, на який дається відповідь.
Телекс - різновид телеграми, що відрізняється від звичайної особливим способом передачі - по абонентській телексного мережі.
Факс (телефакс, факсограма) - отримувана по каналах телефонного зв'язку на паперовому носії копія документа.
Факс зручний для оперативної передачі інформації.
Телефонограма - документ, що містить оперативну інформацію, передану усно по каналах телефонного зв'язку. Адресат отримане повідомлення записує від руки. Обов'язкові реквізити: найменування установи адресата та адресанта, реквізит «від кого» і «кому» із зазначенням посади, прізвища передав і прийняв телефонограму, номери телефонів, текст, підпис, також повинна мати заголовок, відповідно до ГОСТ Р 6.30 - 2003, виражається прийменниковим відмінком з прийменником «о» або «про».
3. Оформіть заяву про прийом на роботу, наказ по особовому складу відповідно заявою, згідно з вашої спеціальності
ЗАЯВА Прошу прийняти мене з 28.05.2007 р. на роботу на посаду бухгалтера в Бухгалтерію, з випробувальним терміном 1 місяць. З діючими в організації правилами внутрішнього трудового розпорядку, нормативними правовими актами ознайомлена. 28.05.2007 р. ____________________ Ю. О. Кабанова (Підпис) |
(Розпорядження) про прийом працівника на роботу
Підстава: заява про прийом на роботу Трудовий договір від «___» _______20__года № ______
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4. Оформіть журнал реєстрації внутрішньої документації і зареєструйте 10 документів
Застосовується індексація документів № реєстраційний номер-код підрозділу укладача-код одержувача.
| Порядковий номер | Дата ірегістаціон-ний номер | Короткий зміст | Виконавці | Одержувач, відмітка про зберігання |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 70 | 28.09.07 № 30 | Наказ про прийом на роботу комерційних питань Бормашенко А.Я | Секретар Дубініна О.В. | Бормашенко А.Я, Кадровик Цвєтаєва Т.В. |
| 71 | 28.09.07 № 50-4-1 | Службовий лист про проведення планової інвентаризації | Головний бухгалтер Антіпіна Л.А | Генеральний директор Геймбух А.В., архів |
| 72 | 29.09.07 № 31 | Наказ про проведення планової інвентаризації | Секретар Дубініна О.В. | Склад, заступник складу Мальцева Н.А., заст.директора з логістики Хведченя В.Г., архів |
| 73 | 05.10.07 № 51-4-1 | Звіт про заробітну плату | Головний бухгалтер Антіпіна Л.А | Генеральний директор Геймбух А.В., бухгалтерія |
| 74 | 10.10.07 № 52-1-4 | Схвалено звіт про заробітну плату | Генеральний директор Геймбух А.В. | Головний бухгалтер Антіпіна Л.А, бухгалтерія |
| 75 | 10.10.07 № 53-4-5 | Розрахунково-платіжна відомість | Головний бухгалтер Антіпіна Л.А | Касир Ігнатченко Л.Л., каса |
| 76 | 19.10.07 № 32 | Наказ про проведення розпродажу сувенірної продукції | Генеральний директор Геймбух А.В. | Начальник відділу продажів Дьячкова І.В. |
| 77 | 19.10.07 | Звіт про аванси | Головний бухгалтер Антіпіна Л.А | Касир Ігнатченко Л.Л., каса |
| 78 | 22.10.07 № 33 | Наказ про введення в експлуатацію побудованої будівлі. | Генеральний директор Геймбух А.В. | Головний бухгалтер Антіпіна Л.А, бухгалтерія, Начальник відділу продажів Дьячкова І.В., Склад, заступник складу Мальцева Н.А., заст.директора з логістики Хведченя В.Г., архів |
| 79 | 23.10.07 № 54-4-4 | Вказівка в зв'язку з відкриттям нової будівлі скласти список і ввести нові посади, взяти працівників. | Головний бухгалтер Антіпіна Л.А | Кадровик, Цвєтаєва Т.В., бухгалтерія |
| 80 | 30.10.07 № 55-1-2 | Службовий лист, зібрати товар в терміновому порядку за виграному тендеру | Начальник відділу продажів Дьячкова І.В. | Склад, заступник складу Мальцева Н.А., заст.директора з логістики Хведченя В.Г., архів |
Список літератури
1. Басаков.М.І. Сучасне діловодство. Ростов-на-Дону: Фенікс, 2007., 473с.
2. Тепліцкая.Т.Ю. Всі види ділової кореспонденції. Ростов-на-Дону: Фенікс, 2007., 181с.
3. Анодіна.Н.Н. Діловий лист. М: Омега-Л, 2007р., 103с.
4. Дегтярев.В.А. Вимоги, що пред'являються до оформлення документів. Головбух 1999, № 24.
5. ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів »- утв. Постановою Держстандарту РФ від 31.07.1997г.
6. ГОСТ Р6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »- утв. Постановою Державного комітету РФ по стандартизації і метрології від 03.03.2003г.
Цей текст може містити помилки.
Бухгалтерія | Контрольна робота
Схожі роботи:
Діловодство та судове діловодство
Діловодство
Діловодство 5
Діловодство
Діловодство 3
Діловодство 4
Кадрове діловодство
Машинопис і діловодство
Сучасне діловодство