Зміст
Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... 3
1. Специфіка банківського обліку ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .5
2. Документація і документообіг в банках ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 7
3. Організація документообігу в банку ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 11
4. Зберігання документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .13
5. Внутрішньобанківський контроль і аудит ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 24
Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 28
Бібліографічний список ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 29
Введення
Організаційну основу системи бухгалтерського обліку на підприємствах і в організаціях різних форм власності становить документація. Документ підтверджує здійснення господарської операції і служить підставою для записів в облікові регістри.
Документ - це носій певної інформації, за допомогою якого господарські операції піддаються первинній реєстрації. Носії інформації можуть мати форму перфострічок, перфокарт, магнітних, паперових носіїв.
Документ складається із реквізитів. Реквізитами документа називаються обов'язково необхідні дані та відомості, які повинен містити документ, щоб мати юридичну чинність, бути підставою здійснення операції. Допускається вводити додаткові реквізити в залежності від характеру господарської операції і системи обробки даних.
Особи, які створили і підписали документ, несуть відповідальність за своєчасність і правильність його створення, дотримання термінів передачі для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність інформації, що міститься в документі.
Документація - сукупність офіційно визнаних документів, складених за певною формою і містять передбачену інформацію. Документація може бути бухгалтерської, технічної, проектної, конструкторської, товарної і ін
Документообіг - це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших організацій до використання їх для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.
У сучасних умовах для підвищення ефективності управління потрібне вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.
Загальні вимога для раціональної організації процесу документообігу:
1) швидкість і якість обробки всієї вихідної документації (залежить від способів та форм обробки інформації, від якісного виконання роботи функціональними фахівцями);
2) безперервність руху документів за напрямами (від місця складання або надходження в організацію до здачі їх на зберігання до архіву або відправки зацікавленим особам) без затримок і скупчень на окремих робочих місцях.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому [4, с. 315].
Мета даної роботи полягає в тому, щоб дослідити основні етапи документообігу грошово-розрахункових операцій.
1. Специфіка банківського обліку
Банківська справа та банківські операції є високоспецифічним. Специфічний і облік цих операцій і документообіг банку.
Банк працює зі своїми власними засобами, коштами клієнтів, позиковими засобами розміщуючи їх від свого імені в активи.
Бухгалтерський облік повинен забезпечувати правильне, безперервне і точне відображення в обліку банківських операцій з метою отримання адекватного станом банку інформації про стан банку: за складом майна, активів і зобов'язань для прийняття рішень щодо ефективного керівництва та управління банком. Бухгалтерський облік є основою контролю за економним використанням фінансових ресурсів та майна, зниження витрат банку, підвищенню прибутковості і рентабельності операцій, приросту капіталу, прийняттю своєчасних заходів для уникнення негативних явищ у фінансово-господарської діяльності. Під операційною технікою розуміють сукупність правил і прийомів з оформлення та здійсненню банківських операцій, їх обліку та контролю. Банки, будучи фінансовим посередником, відповідно до Закону «Про банки і банківську діяльність», здійснюють такі основні види операцій:
- Залучення грошових коштів фізичних і юридичних осіб у вклади (до запитання і на певний строк);
- Розміщення залучених коштів від свого імені і за свій рахунок;
- Відкриття і ведення банківських рахунків фізичних та юридичних осіб;
- Здійснення розрахунків за дорученням фізичних і юридичних осіб, в тому числі банків - кореспондентів, по їхньому банківському рахунку;
- Інкасація коштів, векселів, платіжних і розрахункових документів і касове обслуговування фізичних та юридичних осіб;
- Купівля - продаж іноземної валюти в готівковій та безготівковій формах (за окремою ліцензією);
- Залучення у внески і розміщення дорогоцінних металів (за окремою ліцензією);
- Видача банківських гарантій;
- Видачу поручительств за третіх осіб, що передбачають виконання зобов'язань у грошовій формі;
- Придбання права вимоги від третіх осіб виконання зобов'язань у грошовій формі;
- Довірче управління грошовими коштами та іншим майном за договором з фізичними та юридичними особами;
- Здійснення операцій з дорогоцінними металами і дорогоцінним камінням відповідно до законодавства Російської Федерації;
- Надання в оренду фізичним та юридичним особам спеціальних приміщень чи що у них сейфів для зберігання документів і цінностей;
- Лізингові операції;
- Надання консультаційних та інформаційних послуг.
Банк має право здійснювати й інші операції відповідно до чинного законодавства. Перелік дозволених операцій визначається ліцензією, видаваної кредитної організації Банком Росії.
Усі зазначені види операцій підлягають бухгалтерського обліку.
Одна з основних задач банку - правильне і швидке обслуговування клієнтів. Час, відведений для обслуговування клієнтів називається операційним днем банку Останній може не збігатися з часом роботи банку. Раніше операційний день банку закінчувався з початком обідньої перерви, після чого банк закривався на внутрішню роботу. В даний час в багатьох банках операційний день подовжився і в деяких банках закінчується в 15-16 годин і навіть пізніше.
Належне дотримання інструкцій та інших нормативних документів дозволяє своєчасно і правильно вести роботу з клієнтами банку, що знаходяться на розрахунково-касовому обслуговуванні, відображати в обліку проводяться банком операції, попереджати виникнення помилок і проведення незаконних операцій, а також звести до мінімуму неприємності від спілкування з Департаментом банківського нагляду. Всі ці заходи забезпечать банку стабільну і прибуткову роботу протягом тривалого часу [6, с. 214].
2. Документація і документообіг у банках
У банківській діяльності використовуються найрізноманітніші документи (директивні, юридичні, планові).
Документи, які використовуються в обліково-операційної роботи, відносяться до особливого виду банківських документів.
Обліково-операційні документи - це:
- Те, що є підставою для операції відображення в обліку банку;
- Те, на основі чого відбуваються бухгалтерські записи;
- Те, що підтверджує правильність здійснених операцій та їх відображення в обліку.
Використовувана в банках меморіально-ордерна система бухгалтерського обліку означає, що записи в обліку відбуваються не в журналах, як це прийнято при організації обліку інших суб'єктів економіки, а в самих документах.
У складі документів виділяють ті, які містять ці записи (меморіальні документи), та ті, які розкривають зміст цих записів, підтверджують їх правильність і достовірність (первинні документи).
До числа меморіальних документів належать розрахунково-грошові документи, меморіальні документи, касові та позабалансові ордери.
Первинні документи - це акти, довідки, рахунки та інші документи, що підтверджують факт здійснення операції, її юридичну законність. Первинні документи, як правило, додаються до меморіальних документів. В останніх робиться запис про додаються первинних документах. У випадку, якщо первинні документи зшиваються в окремі зшивши, в меморіальних документах робиться посилання на дату і номер первинного документа, що став основою для здійснення проводки.
Всі меморіальні документи з доданими первинними документами, що підтверджують вчинення банком операцій за даний день, називаються документами дня.
Сукупність меморіальних та первинних документів, що використовуються банком для ведення бухгалтерського обліку і контролю, утворює банківську документацію.
Види меморіальних банківських документів:
- Розрахункові (доручення, вимоги, чеки, акредитиви, платіжні ордери, авізо, ордера-розпорядження кредитного відділу);
- Касові (оголошення, грошові чеки, прибуткові, видаткові ордери);
- Документи по внутрішньобанківських операцій (меморіальні ордери).
Всі документи за місцем їх складання поділяються на банківські, складаються установами банків, і клієнтські, що надходять від підприємств, установ і організацій.
Розрахункові, касові, кредитні та інші операції здійснюються в банках і відображаються в бухгалтерському обліку на підставі розрахунково-грошових документів, оформлених відповідно до встановлених вимог. Застосування бланків не встановленої форми або заміна бланка однієї форми іншої форми може призвести до неправильного відображення операцій. Так, під час арбітражного розгляду було з'ясовано, що банк всупереч встановленому порядку використовував бланк форми платіжного доручення 0401002 замість бланка акредитива форми 0401005. В порушення пункту 5.8 Положення про безготівкові розрахунки в Російській Федерації платіжне доручення не містить всіх необхідних реквізитів акредитива. Зокрема, в ньому відсутні точне найменування документів, на підставі яких проводиться виплата за акредитивом, вид акредитива, спосіб його виконання. Банк одержувача зарахував кошти на рахунок одержувача. За цих умов неправомірно покладати на виконуючий комерційний банк майнову відповідальність за невиконання одержувачем коштів договірних зобов'язань. Перелік затверджених до застосування форм документів дано в Загальноросійському класифікаторі управлінської документації (ОКУД), затвердженому Держстандартом Росії в 1993 р. У діяльності банків, в основному, використовуються бланки класу форм 04 «Уніфікована система банківської документації», тобто бланки щодо банківських операцій починаються з 04. З 1 січня 1998 р. введені нові формати розрахунково-платіжних документів. Наприклад, платіжна вимога 0401060, платіжна вимога 0401061, платіжна вимога - доручення 0401064, заяву на акредитив 0401063, меморіальний ордер 0481008, платіжний ордер 0401066. При необхідності (і відсутності затвердженого бланка) банки розробляють і затверджують власні форми документів. Вимоги до реквізитів документа містяться у Законі «Про бухгалтерський облік».
Здійснення операцій у кредитної організації може відбуватися на підставі електронного платіжного документа, а у випадках, встановлених чинним законодавством та договором, - його паперової копії, завіреної уповноваженою особою. Електронні платіжні документи повинні містити всі реквізити платіжних документів, передбачені затвердженими форматами і нормативними актами Банку Росії. Паперові копії електронних платіжних документів, призначені для зберігання в якості виправдувальних документів по зроблених операціях, а також підлягають додатком до виписок з рахунків, завіряються штампами кредитної організації та підписами її працівників. В електронних платіжних документах повинен бути забезпечений аналог власноручного підпису клієнта.
Особливості оформлення документів за окремими операціями:
- Операції, що здійснюються без документів клієнтів банку, оформлюються документами, які складаються самими банками згідно з вимогами Правил ведення бухгалтерського обліку в банках, розташованих на території РФ № 61, на бланках діючих форм. Сюди належать, зокрема, прибуткові та видаткові касові ордери, меморіальні балансові та позабалансові ордери, розпорядження кредитного відділу та ін Ці операції вимагають додаткового контролю;
- Підставою для проведення операцій за кореспондентськими рахунками є виписка по кореспондентському рахунку, що видається банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ або банком-кореспондентом;
- При проведенні операцій на фондовому, валютному та інших ринках підставою для обліку операцій служать виписки розрахункових центрів бірж, дилерів, звіти про проведені операції та інші документи.
Дані документів, що розкривають їх зміст, називаються реквізитами. Вимоги до реквізитів документа містяться в законі "Про бухгалтерський облік".
Стандартні документи містять такі основні реквізити:
- Дату документа (розрізняється дата складання і дата виконання документа: там, де не передбачається розрив, - відмітка, там, де передбачається розрив, - окремий реквізит);
- Номер документа;
- Найменування клієнта (ІПН) і його банку (БІК);
- Найменування контрагента (ІПН) і його банку (БІК);
- Суму (цифрами та прописом);
- Контирування - документи, що служать підставою для проводок, повинні контіроваться (мати номери рахунків за дебетом і кредитом);
- Призначення платежу (зміст операції, а при необхідності - підстава для її здійснення);
- Коди технічної обробки;
- Підписи відповідальних осіб клієнта та відбиток його печатки;
- Підписи працівників банку, перевірили документ [1, с. 186].
Всі документи повинні бути оформлені на друкарських або електронних машинках. Касові документи заповнюються від руки. Виправлення в банківських документах не дійсні, навіть якщо вони обумовлені. Грошово-розрахункові документи виготовляються методом мультиплікації, тобто їх кількість повинна бути достатньо для здійснення бухгалтерських записів з усіх порушених цією операцією особових рахунках.
Банк не несе відповідальності за відмову у прийомі сумнівних документів. Бланки суворої звітності підлягають додатковому позабалансовому обліку.
Посадова особа банку, що підписала документ, несе відповідальність за правильність вчиняється за нього бухгалтерської операції в банку. Працівники банку, які підписали будь-якої розрахунково-грошовий документ, не маючи на те права, відповідають за цю провину в дисциплінарному порядку, а при наявності в їх діях складу злочину притягуються до кримінальної відповідальності. У такому ж порядку несуть відповідальність працівники банку, які мають право підпису, у разі перевищення ними своїх повноважень [2, с. 236].
3. Організація документообігу в банку
Документообіг в банку - це проходження банківських документів по інстанціях, в певній їх послідовності, від початку оформлення і проведення операції до її завершення з повним відображенням в обліку.
Документообіг має дві найважливіші складові:
- Порядок здійснення документообігу за окремими операціями (розрахунковим, касовим);
- Графік документообігу (визначає конкретний час (інтервал) для розрахунково-касового обслуговування клієнтів, проведення кредитних і депозитних, а також міжбанківських операцій і операцій на фондовому ринку і час проходження документів по всіх ділянках їх обробки). Ключовим загальним інтервалом, що визначає всі графіки документообігу по конкретним операціям, є "операційний день" - час, протягом якого операції проводяться з їх подальшим відображенням в обліку поточного дня.
Порядок здійснення документообігу та його графіки розробляються кожним банком самостійно і затверджуються керівником банку. При цьому організація документообігу повинна забезпечувати виконання таких основних вимог:
- Всі розрахунково-грошові документи, що надійшли до банку протягом операційного дня, підлягають прийому, оформлення і відображенню по рахунках бухгалтерського обліку в той же день;
- Розрахунково-грошові документи, що надійшли в банк після закінчення часу операційного дня, проводяться за рахунками клієнтів, як правило, наступним робочим днем. Конкретний час завершення операційного дня встановлюється керівником установи банку.
При здійсненні обслуговування:
- Прийом розрахунково-грошових документів від клієнтів - юридичних осіб протягом операційного дня здійснюється безпосередньо обліково-операційними працівниками (або в централізованому порядку через абонентські осередки або через спеціальних працівників). Під неопераційний час документи здаються в банк через спеціальні ящики;
- Розрахункові і касові операції для приватних осіб проводяться протягом операційного дня безпосередньо відповідальним виконавцем, що виконує відповідні операції;
Введення ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... 3
1. Специфіка банківського обліку ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .5
2. Документація і документообіг в банках ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 7
3. Організація документообігу в банку ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 11
4. Зберігання документів ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .13
5. Внутрішньобанківський контроль і аудит ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 24
Висновок ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 28
Бібліографічний список ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 29
Введення
Організаційну основу системи бухгалтерського обліку на підприємствах і в організаціях різних форм власності становить документація. Документ підтверджує здійснення господарської операції і служить підставою для записів в облікові регістри.
Документ - це носій певної інформації, за допомогою якого господарські операції піддаються первинній реєстрації. Носії інформації можуть мати форму перфострічок, перфокарт, магнітних, паперових носіїв.
Документ складається із реквізитів. Реквізитами документа називаються обов'язково необхідні дані та відомості, які повинен містити документ, щоб мати юридичну чинність, бути підставою здійснення операції. Допускається вводити додаткові реквізити в залежності від характеру господарської операції і системи обробки даних.
Особи, які створили і підписали документ, несуть відповідальність за своєчасність і правильність його створення, дотримання термінів передачі для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність інформації, що міститься в документі.
Документація - сукупність офіційно визнаних документів, складених за певною формою і містять передбачену інформацію. Документація може бути бухгалтерської, технічної, проектної, конструкторської, товарної і ін
Документообіг - це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших організацій до використання їх для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.
У сучасних умовах для підвищення ефективності управління потрібне вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.
Загальні вимога для раціональної організації процесу документообігу:
1) швидкість і якість обробки всієї вихідної документації (залежить від способів та форм обробки інформації, від якісного виконання роботи функціональними фахівцями);
2) безперервність руху документів за напрямами (від місця складання або надходження в організацію до здачі їх на зберігання до архіву або відправки зацікавленим особам) без затримок і скупчень на окремих робочих місцях.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому [4, с. 315].
Мета даної роботи полягає в тому, щоб дослідити основні етапи документообігу грошово-розрахункових операцій.
1. Специфіка банківського обліку
Банківська справа та банківські операції є високоспецифічним. Специфічний і облік цих операцій і документообіг банку.
Банк працює зі своїми власними засобами, коштами клієнтів, позиковими засобами розміщуючи їх від свого імені в активи.
Бухгалтерський облік повинен забезпечувати правильне, безперервне і точне відображення в обліку банківських операцій з метою отримання адекватного станом банку інформації про стан банку: за складом майна, активів і зобов'язань для прийняття рішень щодо ефективного керівництва та управління банком. Бухгалтерський облік є основою контролю за економним використанням фінансових ресурсів та майна, зниження витрат банку, підвищенню прибутковості і рентабельності операцій, приросту капіталу, прийняттю своєчасних заходів для уникнення негативних явищ у фінансово-господарської діяльності. Під операційною технікою розуміють сукупність правил і прийомів з оформлення та здійсненню банківських операцій, їх обліку та контролю. Банки, будучи фінансовим посередником, відповідно до Закону «Про банки і банківську діяльність», здійснюють такі основні види операцій:
- Залучення грошових коштів фізичних і юридичних осіб у вклади (до запитання і на певний строк);
- Розміщення залучених коштів від свого імені і за свій рахунок;
- Відкриття і ведення банківських рахунків фізичних та юридичних осіб;
- Здійснення розрахунків за дорученням фізичних і юридичних осіб, в тому числі банків - кореспондентів, по їхньому банківському рахунку;
- Інкасація коштів, векселів, платіжних і розрахункових документів і касове обслуговування фізичних та юридичних осіб;
- Купівля - продаж іноземної валюти в готівковій та безготівковій формах (за окремою ліцензією);
- Залучення у внески і розміщення дорогоцінних металів (за окремою ліцензією);
- Видача банківських гарантій;
- Видачу поручительств за третіх осіб, що передбачають виконання зобов'язань у грошовій формі;
- Придбання права вимоги від третіх осіб виконання зобов'язань у грошовій формі;
- Довірче управління грошовими коштами та іншим майном за договором з фізичними та юридичними особами;
- Здійснення операцій з дорогоцінними металами і дорогоцінним камінням відповідно до законодавства Російської Федерації;
- Надання в оренду фізичним та юридичним особам спеціальних приміщень чи що у них сейфів для зберігання документів і цінностей;
- Лізингові операції;
- Надання консультаційних та інформаційних послуг.
Банк має право здійснювати й інші операції відповідно до чинного законодавства. Перелік дозволених операцій визначається ліцензією, видаваної кредитної організації Банком Росії.
Усі зазначені види операцій підлягають бухгалтерського обліку.
Одна з основних задач банку - правильне і швидке обслуговування клієнтів. Час, відведений для обслуговування клієнтів називається операційним днем банку Останній може не збігатися з часом роботи банку. Раніше операційний день банку закінчувався з початком обідньої перерви, після чого банк закривався на внутрішню роботу. В даний час в багатьох банках операційний день подовжився і в деяких банках закінчується в 15-16 годин і навіть пізніше.
Належне дотримання інструкцій та інших нормативних документів дозволяє своєчасно і правильно вести роботу з клієнтами банку, що знаходяться на розрахунково-касовому обслуговуванні, відображати в обліку проводяться банком операції, попереджати виникнення помилок і проведення незаконних операцій, а також звести до мінімуму неприємності від спілкування з Департаментом банківського нагляду. Всі ці заходи забезпечать банку стабільну і прибуткову роботу протягом тривалого часу [6, с. 214].
2. Документація і документообіг у банках
У банківській діяльності використовуються найрізноманітніші документи (директивні, юридичні, планові).
Документи, які використовуються в обліково-операційної роботи, відносяться до особливого виду банківських документів.
Обліково-операційні документи - це:
- Те, що є підставою для операції відображення в обліку банку;
- Те, на основі чого відбуваються бухгалтерські записи;
- Те, що підтверджує правильність здійснених операцій та їх відображення в обліку.
Використовувана в банках меморіально-ордерна система бухгалтерського обліку означає, що записи в обліку відбуваються не в журналах, як це прийнято при організації обліку інших суб'єктів економіки, а в самих документах.
У складі документів виділяють ті, які містять ці записи (меморіальні документи), та ті, які розкривають зміст цих записів, підтверджують їх правильність і достовірність (первинні документи).
До числа меморіальних документів належать розрахунково-грошові документи, меморіальні документи, касові та позабалансові ордери.
Первинні документи - це акти, довідки, рахунки та інші документи, що підтверджують факт здійснення операції, її юридичну законність. Первинні документи, як правило, додаються до меморіальних документів. В останніх робиться запис про додаються первинних документах. У випадку, якщо первинні документи зшиваються в окремі зшивши, в меморіальних документах робиться посилання на дату і номер первинного документа, що став основою для здійснення проводки.
Всі меморіальні документи з доданими первинними документами, що підтверджують вчинення банком операцій за даний день, називаються документами дня.
Сукупність меморіальних та первинних документів, що використовуються банком для ведення бухгалтерського обліку і контролю, утворює банківську документацію.
Види меморіальних банківських документів:
- Розрахункові (доручення, вимоги, чеки, акредитиви, платіжні ордери, авізо, ордера-розпорядження кредитного відділу);
- Касові (оголошення, грошові чеки, прибуткові, видаткові ордери);
- Документи по внутрішньобанківських операцій (меморіальні ордери).
Всі документи за місцем їх складання поділяються на банківські, складаються установами банків, і клієнтські, що надходять від підприємств, установ і організацій.
Розрахункові, касові, кредитні та інші операції здійснюються в банках і відображаються в бухгалтерському обліку на підставі розрахунково-грошових документів, оформлених відповідно до встановлених вимог. Застосування бланків не встановленої форми або заміна бланка однієї форми іншої форми може призвести до неправильного відображення операцій. Так, під час арбітражного розгляду було з'ясовано, що банк всупереч встановленому порядку використовував бланк форми платіжного доручення 0401002 замість бланка акредитива форми 0401005. В порушення пункту 5.8 Положення про безготівкові розрахунки в Російській Федерації платіжне доручення не містить всіх необхідних реквізитів акредитива. Зокрема, в ньому відсутні точне найменування документів, на підставі яких проводиться виплата за акредитивом, вид акредитива, спосіб його виконання. Банк одержувача зарахував кошти на рахунок одержувача. За цих умов неправомірно покладати на виконуючий комерційний банк майнову відповідальність за невиконання одержувачем коштів договірних зобов'язань. Перелік затверджених до застосування форм документів дано в Загальноросійському класифікаторі управлінської документації (ОКУД), затвердженому Держстандартом Росії в 1993 р. У діяльності банків, в основному, використовуються бланки класу форм 04 «Уніфікована система банківської документації», тобто бланки щодо банківських операцій починаються з 04. З 1 січня 1998 р. введені нові формати розрахунково-платіжних документів. Наприклад, платіжна вимога 0401060, платіжна вимога 0401061, платіжна вимога - доручення 0401064, заяву на акредитив 0401063, меморіальний ордер 0481008, платіжний ордер 0401066. При необхідності (і відсутності затвердженого бланка) банки розробляють і затверджують власні форми документів. Вимоги до реквізитів документа містяться у Законі «Про бухгалтерський облік».
Здійснення операцій у кредитної організації може відбуватися на підставі електронного платіжного документа, а у випадках, встановлених чинним законодавством та договором, - його паперової копії, завіреної уповноваженою особою. Електронні платіжні документи повинні містити всі реквізити платіжних документів, передбачені затвердженими форматами і нормативними актами Банку Росії. Паперові копії електронних платіжних документів, призначені для зберігання в якості виправдувальних документів по зроблених операціях, а також підлягають додатком до виписок з рахунків, завіряються штампами кредитної організації та підписами її працівників. В електронних платіжних документах повинен бути забезпечений аналог власноручного підпису клієнта.
Особливості оформлення документів за окремими операціями:
- Операції, що здійснюються без документів клієнтів банку, оформлюються документами, які складаються самими банками згідно з вимогами Правил ведення бухгалтерського обліку в банках, розташованих на території РФ № 61, на бланках діючих форм. Сюди належать, зокрема, прибуткові та видаткові касові ордери, меморіальні балансові та позабалансові ордери, розпорядження кредитного відділу та ін Ці операції вимагають додаткового контролю;
- Підставою для проведення операцій за кореспондентськими рахунками є виписка по кореспондентському рахунку, що видається банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ або банком-кореспондентом;
- При проведенні операцій на фондовому, валютному та інших ринках підставою для обліку операцій служать виписки розрахункових центрів бірж, дилерів, звіти про проведені операції та інші документи.
Дані документів, що розкривають їх зміст, називаються реквізитами. Вимоги до реквізитів документа містяться в законі "Про бухгалтерський облік".
Стандартні документи містять такі основні реквізити:
- Дату документа (розрізняється дата складання і дата виконання документа: там, де не передбачається розрив, - відмітка, там, де передбачається розрив, - окремий реквізит);
- Номер документа;
- Найменування клієнта (ІПН) і його банку (БІК);
- Найменування контрагента (ІПН) і його банку (БІК);
- Суму (цифрами та прописом);
- Контирування - документи, що служать підставою для проводок, повинні контіроваться (мати номери рахунків за дебетом і кредитом);
- Призначення платежу (зміст операції, а при необхідності - підстава для її здійснення);
- Коди технічної обробки;
- Підписи відповідальних осіб клієнта та відбиток його печатки;
- Підписи працівників банку, перевірили документ [1, с. 186].
Всі документи повинні бути оформлені на друкарських або електронних машинках. Касові документи заповнюються від руки. Виправлення в банківських документах не дійсні, навіть якщо вони обумовлені. Грошово-розрахункові документи виготовляються методом мультиплікації, тобто їх кількість повинна бути достатньо для здійснення бухгалтерських записів з усіх порушених цією операцією особових рахунках.
Банк не несе відповідальності за відмову у прийомі сумнівних документів. Бланки суворої звітності підлягають додатковому позабалансовому обліку.
Посадова особа банку, що підписала документ, несе відповідальність за правильність вчиняється за нього бухгалтерської операції в банку. Працівники банку, які підписали будь-якої розрахунково-грошовий документ, не маючи на те права, відповідають за цю провину в дисциплінарному порядку, а при наявності в їх діях складу злочину притягуються до кримінальної відповідальності. У такому ж порядку несуть відповідальність працівники банку, які мають право підпису, у разі перевищення ними своїх повноважень [2, с. 236].
3. Організація документообігу в банку
Документообіг в банку - це проходження банківських документів по інстанціях, в певній їх послідовності, від початку оформлення і проведення операції до її завершення з повним відображенням в обліку.
Документообіг має дві найважливіші складові:
- Порядок здійснення документообігу за окремими операціями (розрахунковим, касовим);
- Графік документообігу (визначає конкретний час (інтервал) для розрахунково-касового обслуговування клієнтів, проведення кредитних і депозитних, а також міжбанківських операцій і операцій на фондовому ринку і час проходження документів по всіх ділянках їх обробки). Ключовим загальним інтервалом, що визначає всі графіки документообігу по конкретним операціям, є "операційний день" - час, протягом якого операції проводяться з їх подальшим відображенням в обліку поточного дня.
Порядок здійснення документообігу та його графіки розробляються кожним банком самостійно і затверджуються керівником банку. При цьому організація документообігу повинна забезпечувати виконання таких основних вимог:
- Всі розрахунково-грошові документи, що надійшли до банку протягом операційного дня, підлягають прийому, оформлення і відображенню по рахунках бухгалтерського обліку в той же день;
- Розрахунково-грошові документи, що надійшли в банк після закінчення часу операційного дня, проводяться за рахунками клієнтів, як правило, наступним робочим днем. Конкретний час завершення операційного дня встановлюється керівником установи банку.
При здійсненні обслуговування:
- Прийом розрахунково-грошових документів від клієнтів - юридичних осіб протягом операційного дня здійснюється безпосередньо обліково-операційними працівниками (або в централізованому порядку через абонентські осередки або через спеціальних працівників). Під неопераційний час документи здаються в банк через спеціальні ящики;
- Розрахункові і касові операції для приватних осіб проводяться протягом операційного дня безпосередньо відповідальним виконавцем, що виконує відповідні операції;
- Операції самого банку з оформлення кредитів і депозитів, а також по реалізації боргових зобов'язань звичайно виробляються в операційний час. Внутрішньобанківські операції проводяться в другій половині дня.
Робочий день обліково-операційних працівників організується з таким розрахунком, щоб забезпечити своєчасне оформлення вступників розрахунково-грошових документів та відображення їх у бухгалтерському обліку за балансовими і позабалансовими рахунками із складанням щоденного балансу. Вступники документи передаються на ЕОМ протягом усього дня у відповідності з графіком здачі документів. Передача документів на телетайпних установки і телеграф передбачена у графіку в міру оформлення розрахункових документів клієнтів до проведення за рахунками клієнтів і складання по них телеграм переважно в другій половині дня. Всі грошово-розрахункові документи, що підлягають відправленню іншим установам банків, відправляються в той же день.
Документообіг по розрахунках між банками в банках і розрахунково-касових центрах організовується відповідно до Положень «Про організацію міжбанківських розрахунків на території Російської Федерації» і «Про організацію розрахунків між банками різних республік» [3, с. 425].
4. Зберігання документів
Банки зобов'язані забезпечити сувору збереження бухгалтерських документів, під якими розуміються не тільки документи з господарської діяльності банку, але і розрахунково-платіжні документи клієнтів банку.
Відповідальність за правильну організацію та дотримання встановленого порядку зберігання бухгалтерських документів покладається на керівників та головних бухгалтерів банку.
Документи зберігаються в паперовій та електронній формі.
У своїй роботі з організації та ведення діловодства та архівної справи, банки повинні керуватися нормативними документами Державної архівної служби РФ, що мають як загальний характер, так і розробленими безпосередньо для кредитних організацій.
Банки зобов'язані забезпечити сувору збереження бухгалтерських документів, під якими розуміються не тільки документи з господарської діяльності банку, але і розрахунково-платіжні документи клієнтів банку. Відповідальність за правильну організацію та дотримання встановленого порядку зберігання бухгалтерських документів покладається на керівників та головних бухгалтерів банку.
Документи зберігаються в паперовій та електронній формі. Листом від 17 листопада 1994 р. № 78К ЦБ РФ довів до відома, що комерційні банки в своїй роботі з організації та ведення діловодства та архівної справи повинні керуватися Основами законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах, Положення про Архівний фонд Російської Федерації, затвердженим указом Президента Російської Федерації від 17.03.94 № 552, а також методичними розробками Державної архівної служби Росії: Основними положеннями Державної системи документаційного забезпечення управління (М., 1991), Основними правилами роботи відомчих архівів (М., 1986), Переліком типових документів , що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання (М., 1989). Крім того, спеціально для кредитних організацій розроблено та затверджено спеціальний «Типовий супереч документів, що утворюються в діяльності кредитних організацій з зазначенням строків зберігання», затверджений Федеральної архівної служби (від 16.01.1996 р. № 10-2-1/65) та узгоджений з Банком Росії і Асоціацією російських банків.
Відповідно до Закону «Про основи податкової системи до» і Законом «Про бухгалтерський облік» документи і звіти про фінансово-господарської діяльності зберігаються не менше п'яти років.
Конкретні терміни зберігання окремих документів, пов'язаних з бухгалтерським обліком та звітністю визначені в Типовому переліку для кредитних організацій та Переліку документів від 1988 р.
З метою забезпечення збереження документів недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації кредитні організації забезпечують їх постійне зберігання до створюваних для цих цілей архівах або структурних підрозділах згідно з пунктом 19 «Положення про Архівний фонд Російської Федерації» (далі по тексту - Положення), затвердженого Указом Президента Російської Федерації від 17.03.94 № 552. Документи постійного зберігання та з особового складу передаються в державні архіви відповідно до листа Банку Росії від 15 січня 1998 р. № 12-Т. Особливу увагу слід звернути на збереження документів по співробітниках банку. На підставі Розпорядження Уряду РФ від 21.03.94 р. № 358-Р Центробанк видав вказівку від 12.04.94 р. № 100-94 про включення до статутів банків положення, що стосується забезпечення обліку та збереження зазначених документів. При зберіганні регістрів бухгалтерського обліку повинна забезпечуватися їх захист від несанкціонованих виправлень. Виправлення помилки у регістрі бухгалтерського обліку має бути обгрунтовано і підтверджено підписом особи, який зробив виправлення, із зазначенням дати виправлення. В даний час, відповідно до нових Правил бухгалтерського обліку база даних особових рахунків в ЕОМ ведеться з обов'язковим дублюванням, як мінімум на двох різних носіях, і повинна забезпечувати збереження інформації протягом терміну, встановленого для зберігання відповідних документів. Відомість залишків розміщених (залучених) коштів ведеться програмним шляхом, щоденно, видається на друк з ЕОМ в міру необхідності. Бухгалтерські (меморіальні) документи зберігаються підшитими за кожний робочий день у зростаючому порядку номерів дебетувати балансових рахунків. Добірка документів здійснюється працівником, на якого покладено формування документів. Електронні документи зберігаються у вигляді баз даних з можливістю виведення документів на папір за встановленими форматами документів. Документи в базі даних групуються за правилами паперових документів.
Паперові банківські документи зберігаються в коморі банку або в спеціальному архіві. Під архів виділяється окреме приміщення з обмеженим правом доступу до документів. Довідки за документами, що зберігаються в коморі, бухгалтерії і поточному архіві, наводяться у присутності касира, на відповідальності якого знаходяться документи, або працівника, який відає поточним архівом, за вимогами, підписаними головним бухгалтером або його заступником (начальником відділу). Бухгалтерські і касові журнали та щоденні баланси брошуруються по місяцях. Бухгалтерські (меморіальні) документи зберігаються підшитими за кожний робочий день у зростаючому порядку номерів дебетувати балансових рахунків. Добірка документів здійснюється працівником, на якого покладено формування документів. В окремі зшивши (папки) поміщаються касові документи, документи за вкладами громадян, за кредитами індивідуальним позичальникам, за операціями з дорогоцінними металами, інвалютою і за господарськими операціями банку, оскільки ці документи відрізняються терміном зберігання. Відповідно до Тимчасового положення про правила обміну електронними документами між Банком Росії, кредитними організаціями (філіями) та іншими клієнтами Банку Росії при здійсненні розрахунків через розрахункову мережу Банку Росії при роботі з електронними документами, використовуваними при здійсненні безготівкових розрахунків через розрахункову мережу Банку Росії та їх зберіганні є кілька особливостей. Архіви електронних документів, засобів перевірки правильності цифрового підпису та інші архіви ведуться в установах Банку Росії і в учасників в розрізі всіх вхідних і вихідних електронних документів відповідно до термінів зберігання, встановленими для платіжних документів на паперових носіях. Правила ведення зазначених архівів регулюються чинним законодавством, включаючи нормативні акти Банку Росії, і договором. Знищення електронних документів здійснюється у відношенні відповідних програмних даних з одночасним знищенням копій цих документів на паперових носіях. У роботі банку кількість документів дуже велика і зберігання документів завжди залишається злободенним питанням. Деякі банки мікрофільмує документи. При цьому після знищення документів, після закінчення терміну зберігання, в банку залишаються мікрофільми. Однак мікрофільми не замінюють первинні документи до закінчення терміну їх зберігання, що підтверджено листом ЦБ РФ від 30.11.94 р. № 09-10-2/1141.
Керівником банку призначається спеціальна комісія з посадових осіб банку, на яку покладається рішення щодо знищення документів після закінчення терміну їх зберігання. Спеціальні співробітники готують акти про виділення справ до знищення. Документи справ проглядаються поаркушно, щоб уникнути знищення документів, що мають інший термін зберігання. Нищені справи катуються, а переліки знищених документів залишаються в архіві. При ліквідації банку частину документів зберігається і надалі. Терміни та порядок збереження документів регулюються листом ЦБ РФ від 5 серпня 1998 р. № 169-Т «Про розміщення архівів і порядок знищення документів при ліквідації кредитних організацій», яким визначено номенклатура справ (перелік документів), що підлягають зберіганню після завершення ліквідаційних процедур [6 , с. 207].
Таблиця
Терміни зберігання банківських документів [3, с. 413]
5. Внутpібанковскій контроль і аудит
Однією з умов внутрішнього контролю є чітке розділення контрольних і виконавських функцій при веденні обліку в банку.
Контроль операцій. Банк здійснює попередній і подальший контроль за своїми операціями. При веденні попереднього контролю банківські операції контролюються у момент їх вчинення або до цього моменту. Більшість банківських операцій підлягають попередньому контролю (касові, вкладні, розрахункові). При прийомі грошово - розрахункових документів відповідальний виконавець (бухгалтер, контролер) зобов'язаний перевірити, чи відповідає документ встановленої форми бланка, чи заповнені всі передбачені бланком реквізити, правильність вказівки банківських реквізитів (у разі відсутності - проставляються працівниками банку), чи відповідає друк і підпису розпорядника рахунком заявленим банку зразкам. Після цього документ засвідчується підписом відповідального виконавця. Ордери по рахунках фондів банку, дорогоцінних металів, по витраті готівкових коштів, прибутків і збитків, з обліку простроченої заборгованості та відсотків, боргів, списаних у збиток, а також ордери на закриття розрахункових, поточних, бюджетних рахунків і ордера за закриття кореспондентських рахунків, ордера з виправлення допущених помилок в бухгалтерському обліку повинні мати контрольну підпис. Контрольна підпис за видами операцій надається старшим особам, які призначаються наказом по банку.
Виправлення бухгалтерських записів проводиться методом зворотного сторно. Документом, є підставою для проведення виправної запису є виправний ордер. Ордер виписується в 4-х примірниках.
У зв'язку з тим, що виправні проводки не є масовими, Банк Росії не дозволяє виготовлення виправних ордерів з застосуванням обчислювальної техніки.
Розрахунково-грошові документи, на підставі яких в установах банків здійснено прийом і видача готівки та інших цінностей та перерахування коштів з одних рахунків на інші рахунки в банку, повинні мати дату проводки і підписи посадових осіб банку, які оформили документ і перевірили його, а документи по тих операціях, за якими додаткового контролю не потрібно, - один підпис відповідального виконавця. Наступний контроль здійснюється вибірково або тематично. Він здійснюється головним бухгалтером банку або уповноваженими особами за його за його розпорядженням. Організація контролю та повсякденне спостереження за його здійсненням на всіх ділянках обліково-операційної та касової роботи покладаються на головного бухгалтера. Головні бухгалтери установ банків, їх заступники, начальники відділів та інспектори подальшого контролю зобов'язані за посадою систематично проводити подальші перевірки обліково-операційної роботи. Наступні перевірки мають проводитися з таким розрахунком, щоб робота кожного обліково-операційного працівника перевірялася, як правило, не рідше одного разу на рік.
Внутрішньобанківський аудит. Для підтримки фінансової стійкості банку, грамотного проведення операцій, забезпечення збереження і збільшення пасивів, отримання достовірної інформації про фінансовий стан і стан виконавської дисципліни, багато банків стали вводити замість ревізійно-бухгалтерських підрозділів, відділи внутрішньобанківського аудиту. На відміну від ревізійно-бухгалтерських підрозділів на відділи аудиту покладаються і більш широкі функції. Так, на відділ аудиту можуть бути покладені такі завдання:
- Адміністративний контроль;
- Контроль бухгалтерського обліку;
- Контроль ліквідності активів і збереження пасивів, відповідність структур пасивів та активів;
- Контроль прибутковості і рентабельності операцій.
Основними вихідними документами відділу аудиту є:
- Записки про стан справ у тій чи іншій галузі діяльності банку або банківських операцій;
- Записки про відповідність проведених операцій рішенням загальних зборів акціонерів (пайовиків) банку, Ради або Правління банку, про виконання наказів і розпоряджень по банку;
- Аналітичні записки;
- Акти перевірок.
Функції внутрішньобанківського аудиту в різних банках можуть відрізнятися і значно. Тим не менше, ніж банк більше, чим більше у нього філіальна мережа, тим більше важливим є проведення контрольних заходів.
Крім того, відповідно до наказів Банку Росії від 28.08.97 р. № 02-372 та від 29.08.97 р. № 02-378 затверджені Положення «Про організацію внутрішнього контролю в банках» і «Про порядок організації внутрішнього контролю в кредитних організаціях - учасницях фінансових ринків ». Відповідно до зазначених документів у банках має бути сформована служба внутрішнього контролю до функцій якої входять:
виконання співробітниками банку вимог чинного законодавства;
оцінка та мінімізація банківських ризиків;
правильне і своєчасне відображення в обліку банківських операцій;
Керівник служби внутрішнього контролю є за посадою заступником керівника банку і не може одночасно керувати іншими підрозділами банку [6, с. 201].
Висновок
Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.
Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків [1, с. 174].
Бібліографічний список
1. Банк, В. Р. Організація та бухгалтерський облік банківських операцій [Текст] / В. Р. Банк - М.: Фінанси і статистика, 2004. - 267 с.
2. Голубятников, С. П. Судова бухгалтерія [Текст]: Підручник / С. П. Голубятников. - М.: Юрид. лит., 1998. - 368 с.
3. Козлова, Є. П. Бухгалтерський облік в комерційний банках [Текст] / Є.П. Козлова, Є.М. Галаніна. - М.: Фінанси і статистика, 2002. - 640 с.
4. Кондраков, Н. П. Бухгалтерський облік [Текст]: Навчальний посібник / Н. П. Кондраков. - М.: ИНФРА-М, 1997. - 560 с.
5. Пошерстнік, Н. В. Самовчитель з бухгалтерського обліку (7-е вид.) [Текст] / Н. В. Пошерстнік, М. С. Мейксін. - СПб.: «Видавничий дім Герда», 2003. - 656 с.
6. Смирнова, Л. Р. Банківський облік [Текст] / Л. Р. Смирнова. - М.: Фінанси і статистика, 1999. - 235 с.
7. Кримінальний кодекс Російської Федерації [Текст]. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 190с.
Робочий день обліково-операційних працівників організується з таким розрахунком, щоб забезпечити своєчасне оформлення вступників розрахунково-грошових документів та відображення їх у бухгалтерському обліку за балансовими і позабалансовими рахунками із складанням щоденного балансу. Вступники документи передаються на ЕОМ протягом усього дня у відповідності з графіком здачі документів. Передача документів на телетайпних установки і телеграф передбачена у графіку в міру оформлення розрахункових документів клієнтів до проведення за рахунками клієнтів і складання по них телеграм переважно в другій половині дня. Всі грошово-розрахункові документи, що підлягають відправленню іншим установам банків, відправляються в той же день.
Документообіг по розрахунках між банками в банках і розрахунково-касових центрах організовується відповідно до Положень «Про організацію міжбанківських розрахунків на території Російської Федерації» і «Про організацію розрахунків між банками різних республік» [3, с. 425].
4. Зберігання документів
Банки зобов'язані забезпечити сувору збереження бухгалтерських документів, під якими розуміються не тільки документи з господарської діяльності банку, але і розрахунково-платіжні документи клієнтів банку.
Відповідальність за правильну організацію та дотримання встановленого порядку зберігання бухгалтерських документів покладається на керівників та головних бухгалтерів банку.
Документи зберігаються в паперовій та електронній формі.
У своїй роботі з організації та ведення діловодства та архівної справи, банки повинні керуватися нормативними документами Державної архівної служби РФ, що мають як загальний характер, так і розробленими безпосередньо для кредитних організацій.
Банки зобов'язані забезпечити сувору збереження бухгалтерських документів, під якими розуміються не тільки документи з господарської діяльності банку, але і розрахунково-платіжні документи клієнтів банку. Відповідальність за правильну організацію та дотримання встановленого порядку зберігання бухгалтерських документів покладається на керівників та головних бухгалтерів банку.
Документи зберігаються в паперовій та електронній формі. Листом від 17 листопада 1994 р. № 78К ЦБ РФ довів до відома, що комерційні банки в своїй роботі з організації та ведення діловодства та архівної справи повинні керуватися Основами законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах, Положення про Архівний фонд Російської Федерації, затвердженим указом Президента Російської Федерації від 17.03.94 № 552, а також методичними розробками Державної архівної служби Росії: Основними положеннями Державної системи документаційного забезпечення управління (М., 1991), Основними правилами роботи відомчих архівів (М., 1986), Переліком типових документів , що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання (М., 1989). Крім того, спеціально для кредитних організацій розроблено та затверджено спеціальний «Типовий супереч документів, що утворюються в діяльності кредитних організацій з зазначенням строків зберігання», затверджений Федеральної архівної служби (від 16.01.1996 р. № 10-2-1/65) та узгоджений з Банком Росії і Асоціацією російських банків.
Відповідно до Закону «Про основи податкової системи до» і Законом «Про бухгалтерський облік» документи і звіти про фінансово-господарської діяльності зберігаються не менше п'яти років.
Конкретні терміни зберігання окремих документів, пов'язаних з бухгалтерським обліком та звітністю визначені в Типовому переліку для кредитних організацій та Переліку документів від 1988 р.
З метою забезпечення збереження документів недержавної частини Архівного фонду Російської Федерації кредитні організації забезпечують їх постійне зберігання до створюваних для цих цілей архівах або структурних підрозділах згідно з пунктом 19 «Положення про Архівний фонд Російської Федерації» (далі по тексту - Положення), затвердженого Указом Президента Російської Федерації від 17.03.94 № 552. Документи постійного зберігання та з особового складу передаються в державні архіви відповідно до листа Банку Росії від 15 січня 1998 р. № 12-Т. Особливу увагу слід звернути на збереження документів по співробітниках банку. На підставі Розпорядження Уряду РФ від 21.03.94 р. № 358-Р Центробанк видав вказівку від 12.04.94 р. № 100-94 про включення до статутів банків положення, що стосується забезпечення обліку та збереження зазначених документів. При зберіганні регістрів бухгалтерського обліку повинна забезпечуватися їх захист від несанкціонованих виправлень. Виправлення помилки у регістрі бухгалтерського обліку має бути обгрунтовано і підтверджено підписом особи, який зробив виправлення, із зазначенням дати виправлення. В даний час, відповідно до нових Правил бухгалтерського обліку база даних особових рахунків в ЕОМ ведеться з обов'язковим дублюванням, як мінімум на двох різних носіях, і повинна забезпечувати збереження інформації протягом терміну, встановленого для зберігання відповідних документів. Відомість залишків розміщених (залучених) коштів ведеться програмним шляхом, щоденно, видається на друк з ЕОМ в міру необхідності. Бухгалтерські (меморіальні) документи зберігаються підшитими за кожний робочий день у зростаючому порядку номерів дебетувати балансових рахунків. Добірка документів здійснюється працівником, на якого покладено формування документів. Електронні документи зберігаються у вигляді баз даних з можливістю виведення документів на папір за встановленими форматами документів. Документи в базі даних групуються за правилами паперових документів.
Паперові банківські документи зберігаються в коморі банку або в спеціальному архіві. Під архів виділяється окреме приміщення з обмеженим правом доступу до документів. Довідки за документами, що зберігаються в коморі, бухгалтерії і поточному архіві, наводяться у присутності касира, на відповідальності якого знаходяться документи, або працівника, який відає поточним архівом, за вимогами, підписаними головним бухгалтером або його заступником (начальником відділу). Бухгалтерські і касові журнали та щоденні баланси брошуруються по місяцях. Бухгалтерські (меморіальні) документи зберігаються підшитими за кожний робочий день у зростаючому порядку номерів дебетувати балансових рахунків. Добірка документів здійснюється працівником, на якого покладено формування документів. В окремі зшивши (папки) поміщаються касові документи, документи за вкладами громадян, за кредитами індивідуальним позичальникам, за операціями з дорогоцінними металами, інвалютою і за господарськими операціями банку, оскільки ці документи відрізняються терміном зберігання. Відповідно до Тимчасового положення про правила обміну електронними документами між Банком Росії, кредитними організаціями (філіями) та іншими клієнтами Банку Росії при здійсненні розрахунків через розрахункову мережу Банку Росії при роботі з електронними документами, використовуваними при здійсненні безготівкових розрахунків через розрахункову мережу Банку Росії та їх зберіганні є кілька особливостей. Архіви електронних документів, засобів перевірки правильності цифрового підпису та інші архіви ведуться в установах Банку Росії і в учасників в розрізі всіх вхідних і вихідних електронних документів відповідно до термінів зберігання, встановленими для платіжних документів на паперових носіях. Правила ведення зазначених архівів регулюються чинним законодавством, включаючи нормативні акти Банку Росії, і договором. Знищення електронних документів здійснюється у відношенні відповідних програмних даних з одночасним знищенням копій цих документів на паперових носіях. У роботі банку кількість документів дуже велика і зберігання документів завжди залишається злободенним питанням. Деякі банки мікрофільмує документи. При цьому після знищення документів, після закінчення терміну зберігання, в банку залишаються мікрофільми. Однак мікрофільми не замінюють первинні документи до закінчення терміну їх зберігання, що підтверджено листом ЦБ РФ від 30.11.94 р. № 09-10-2/1141.
Керівником банку призначається спеціальна комісія з посадових осіб банку, на яку покладається рішення щодо знищення документів після закінчення терміну їх зберігання. Спеціальні співробітники готують акти про виділення справ до знищення. Документи справ проглядаються поаркушно, щоб уникнути знищення документів, що мають інший термін зберігання. Нищені справи катуються, а переліки знищених документів залишаються в архіві. При ліквідації банку частину документів зберігається і надалі. Терміни та порядок збереження документів регулюються листом ЦБ РФ від 5 серпня 1998 р. № 169-Т «Про розміщення архівів і порядок знищення документів при ліквідації кредитних організацій», яким визначено номенклатура справ (перелік документів), що підлягають зберіганню після завершення ліквідаційних процедур [6 , с. 207].
Таблиця
Терміни зберігання банківських документів [3, с. 413]
| № п / п | Найменування справ | Термін зберігання |
| I. Документи органів управління кредитної організації і внутрішні нормативні документи | ||
| 1 | Рішення, постанови, протоколи вищих органів управління кредитної організації і документи до них | Постійно |
| 2 | Постанови, протоколи засідань виконавчого органу кредитної організації і документи до них | Постійно |
| 3 | Накази та розпорядження кредитної організації | Постійно |
| 4 | Інструкції, правила, положення та інші внутрішні нормативні документи кредитної організації | Постійно |
| II. Документи про прийом і передачу філій | ||
| 5 | Документи про прийом філій інших кредитних організацій або передачі філій в інші кредитні організації, передавальні, розділювальні, ліквідаційні баланси філій і документи до них | Постійно |
| III. Документи ревізій і перевірок кредитної організації, звіти з різних видів діяльності | ||
| 6 | Документи (звіти, акти, довідки) ревізій та перевірок кредитної організації органами фінансового контролю | Постійно |
| 7 | Звіти про контрольно-ревізійної роботи і документи до них | Постійно |
| 8 | Звіти кредитної організації про фінансово-господарської діяльності | Постійно |
| 9 | Бухгалтерські звіти і баланси та документи до них (пояснювальні записки, рекламації) | Постійно |
| 10 | Звіти про касової роботи та інкасації | Постійно |
| 11 | Особові рахунки з обліку статутного капіталу | Постійно |
| 12 | Журнали, книги, зведені картки, відомості бухгалтерського обліку за балансовими і позабалансовими рахунками, відомості синтетичного обліку | 5 років |
| 13 | Звіти, відомості про надходження, витрачання й залишки дорогоцінних металів | 5 років |
| 14 | Виписки по кореспондентських рахунках в установах ЦБ РФ та інших банках і додатки до них | 5 років |
| 15 | Виписки по кореспондентських рахунках "ностро" та "лоро", дебетові та кредитові авізо, щоденні відомості операцій по рахунках "ностро" та "лоро" | 5 років |
| IV. Документи по роботі кредитної організації з цінними паперами та інвестиційними фондами | ||
| 16 | Проспекти емісій випусків цінних паперів | Постійно |
| 17 | Умови випусків депозитних, ощадних сертифікатів, векселів та документи з ним | Постійно |
| 18 | Річні звіти про роботу з цінними паперами | Постійно |
| 19 | Документи про вчинення операцій з цінними паперами інвестиційних фондів | Постійно |
| 20 | Виписки залишків з карток особових рахунків по цінних паперах, прийнятим на зберігання, закриті особові рахунки по прийому на зберігання цінних паперів | 10 років |
| 21 | Ордери по прийому на зберігання і видачу цінних паперів та додатки до них; збереженим свідоцтва за закритими особових рахунках, опису, свідоцтва, заповіти і довіреності; ордери на прийняті цінні папери для зарахування в доход держави з прикладеними до них документами | 10 років |
| 22 | Документи (платіжні доручення, розрахунки) про розрахунки з федеральним бюджетом по державних цінних паперів | 5 років |
| 23 | Документи про розміщення акцій інвестиційних фондів (особові рахунки власників, довідки про кошти, що надійшли як плата за акції фондів, звіти, довідки про витрачання грошових коштів) | 5 років |
| 24 | Документи про вчинення операцій з цінними паперами інвестиційних фондів | 5 років |
| 25 | Документи про вчинення операцій із ДКО (заявки на продаж, виписки з реєстру угод, щомісячні звіти, особові рахунки, рахунки "депо", платіжні доручення Системи електронних міжбанківських розрахунків, виписки по рахунках "ностро", журнали особового обліку облігацій, оборотів за операціями з облігаціями і т.п.) | 5 років |
| 26 | Документи по депозитних і конверсійних операціях | 5 років |
| V. Документи, що встановлюють право власності кредитної організації на землю, будівлі, споруди, обладнання, та документи з господарської діяльності кредитної організації | ||
| 27 | Акти про відведення земельних ділянок для будівництва і розширення об'єктів, плани, паспорти земельних ділянок та документи до них | Постійно |
| 28 | Індивідуальні проекти на будівництво будівель і споруд та затверджена проектно-кошторисна документація на будівництво та реконструкцію | Постійно |
| 29 | Документи (акти, рішення, довідки) про прийом в експлуатацію закінчених будівництвом об'єктів | Постійно |
| 30 | Паспорти будівель, споруд | 15 років |
| 31 | Договори, акти про прийом, передачу будівель, споруд | Постійно |
| 32 | Паспорти обладнання | 5 років |
| 33 | Книги, журнали відбитків і зліпків печаток і штампів кредитної організації | Постійно |
| 34 | Приймально-здавальні акти і додатки до них, складені при зміні матеріально-відповідальних осіб | 10 років |
| 35 | Журнали обліку осіб, що допускаються до відкриття, закриття, опечатувати грошових сховищ, комор, сейфів, книги реєстрації передачі печаток та ключів | 5 років |
| 36 | Акти ревізій коморах і кас операційних відділів | 5 років |
| 37 | Книги обліку прийнятих та виданих готівкових грошей, цінностей і цінних бланків, зошити обліку приходу і витрати готівкової валюти | 5 років |
| 38 | Документи з інвентаризації майна та товарно-матеріальних цінностей, договори, акти на придбання, списання основних засобів та інвентарю | 5 років |
| VI. Документи кредитної організації з кадрової роботи | ||
| 39 | Накази, розпорядження кредитної організації про прийом, переведення, заохочення, звільнення працівників і журнали реєстрації наказів по особовому складу | Постійно |
| 40 | Затверджені штатні розписи та документи щодо їх зміни | Постійно |
| 41 | Особові рахунки працівників кредитної організації | 75 років |
| 42 | Книги (журнали) реєстрації нещасних випадків | Постійно |
| 43 | Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, листки з обліку кадрів, копії, виписки з наказів про прийом, переміщення, звільнення, преміювання, заохочення, встановлення персональних окладів, надбавок, трудові договори, копії особистих документів, характеристики, уявлення) співробітників | 75 років |
| 44 | Особисті картки співробітників (в т.ч. тимчасових працівників) | 75 років |
| 45 | Список (штатно-обліковий склад) працівників кредитної організації та філій | 75 років |
| 46 | Документи (протоколи, відгуки, характеристики, атестаційні листи, анкети) про проведення атестації і встановлення кваліфікації | 75 років |
| 47 | Документи про подання працівників до відзначення урядовими нагородами та журнали (книги) обліку співробітників, нагороджених урядовими та відомчими нагородами | 75 років |
| 48 | Статистичні звіти, відомості про чисельність, склад, рух, обліку кадрів, працівників, які займають посади керівників та спеціалістів, професійне навчання кадрів, підвищення кваліфікації | Постійно |
| 49 | Документи (акти, протоколи, висновки) аварійних комісій, пов'язаних з великим матеріальним збитком і людськими жертвами | Постійно |
| 50 | Зведені, розрахункові, платіжні відомості на видачу заробітної плати, дивідендів по акціях кредитної організації | 5 років |
| 51 | Документи про виплату пенсій, допомоги з державного соціального страхування, книги обліку депонованої заробітної плати, реєстрації виконавчих листів | 5 років |
| 52 | Довідки на отримання пільг з податків | 5 років |
| VII. Документи по роботі кредитної організації з юридичними і фізичними особами | ||
| 53 | Книги реєстрації відкритих рахунків юридичних осіб | Постійно |
| 54 | Картки обліку вкладників, вкладів, позик, казначейських зобов'язань, сертифікатів | Постійно |
| 55 | Документи за закритими рахунками вкладників: ордерів ощадних книжок, пластикових карток, повідомлення із зразком підписів вкладників, ордери на видачу та переказ вкладів, заповідальні розпорядження, заяви про втрату книжок та пластикових карток та інші документи | 25 років |
| 56 | Виписки залишків вкладів з особових рахунків вкладників | 25 років |
| 57 | Картки закритих та умовно-закритих особових рахунків | 5 років |
| 58 | Ордери, заяви на переклади вкладів, чеки, книжки, доручення, доручення на перерахування платежів та інші документи по операціях з внесками | 5 років |
| 59 | Заповідальні розпорядження і доручення вкладників | 5 років |
| 60 | Документи про переказні операціях: реєстри заяв про переведення вкладів, заяви про переведення, журнали отриманих кредитових авізо і виданих сум перекладу, екземпляри кредитових авізо і платіжних доручень | 5 років |
| 61 | Документи про акредитивних операціях: корінці акредитивів, контрольні листи, заяви клієнтів на оплату | 5 років |
| 62 | Документи по розрахункових та цільовим чеками: корінці чеків, оплачені чеки, заяви клієнтів про втрату чеків, підтвердження, гарантійні листи | 5 років |
| 63 | Документи про відкриття розрахункових, поточних, кореспондентських, бюджетних та інших рахунків, картки із зразками підписів і відбитка печатки | 5 років |
| 64 | Особові рахунки за закритими рахунками юридичних осіб | 5 років |
| 65 | Платіжні доручення, чеки, меморіальні ордери та інші документи прибутково-видаткових операцій за рахунками юридичних осіб | 5 років |
| 66 | Підтвердження сальдо за поточним, розрахунковим, кореспондентськими рахунками, взаємним розрахункам, акти звірки взаємних розрахунків і документи до них | 5 років |
| VIII. Документи з валютних операцій | ||
| 67 | Звіти про відкриття і ведення валютних рахунків резидентів і нерезидентів та рахунків нерезидентів в рублях | Постійно |
| 68 | Статистичні звіти про ведення відкритої валютної позиції, рух готівкових коштів і платіжних документів в іноземній валюті, іноземних активів і пасивів, про контроль за надходженням експортної валютної виручки | Постійно |
| 69 | Документи по валютно-обмінних операціях громадян | 5 років |
| 70 | Документи з організації касової роботи з валютними цінностями, в т.ч. інкасо готівкової валюти | 5 років |
| 71 | Паспорти угод по експортних операціях, листування про гарантії та акредитиви по експортних і імпортних операціях | 5 років |
| IX. Документи по кредитній роботі | ||
| 72 | Документи (довідки, розрахунки, відомості, листування з Міністерством фінансів РФ) про повернення кредитних ресурсів, що перебувають у складі державного боргу, і доходи по них | Постійно |
| 73 | Угоди з Міністерством фінансів РФ, ЦБ РФ, міністерствами і відомствами про передачу кредитних ресурсів | 10 років |
| 74 | Статистичні звіти про кредитування населення і юридичних осіб | Постійно |
| 75 | Кредитні справи позичальників: кредитні заявки, кредитні договори, термінові зобов'язання на повернення кредиту та сплату відсотків по ньому, додаткові угоди, документи з перевірки цільового використання кредиту, картки із зразками підписів і друку, листування, документи, що дають право на отримання кредиту та підтверджують платоспроможність юридичних осіб (копії статутів, ліцензій, свідоцтв про реєстрацію, довідки про склад оборотних засобів, бухгалтерські звіти і баланси з додатками, статистичні звіти) | 5 років |
| 76 | Щоденні відомості про обороти по позичкових рахунках позичальників | 5 років |
| 77 | Щомісячні відомості про залишки по позичкових рахунках позичальників | 5 років |
| 78 | Відомості строкової та простроченої заборгованості за кредитами | 5 років |
| 79 | Журнали реєстрації кредитних договорів, в т.ч. міжбанківських кредитів і кредитів населенню | 5 років |
| 80 | Журнали реєстрації договорів про залучення кредитних ресурсів юридичних осіб у депозит, депозитний сертифікат, вексель | 5 років |
| 81 | Розрахункові відомості, платіжні документи, листування про залучення та передачу кредитних ресурсів та нарахування доходів за ними | 5 років |
| 82 | Документи про видачу позик населенню: заяви на видачу позик, довідки про доходи, поруки, довідки про доходи поручителів, кредитні договори, розпорядження про видачу позик, додаткові угоди та інші документи | 5 років |
| 83 | Висновки, акти та інші документи на списання безнадійних до стягнення позик | 5 років |
| X. Документи по претензійно-позовної роботи, листування з правоохоронними органами | ||
| 84 | Документи про зловживання і розкрадання в кредитної організації | 3 роки |
| 85 | Позовні заяви, акти, довідки, претензії, листування з правоохоронними органами у кримінальних і цивільних справах; копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов | 3 роки |
| 86 | Постанови судових та правоохоронних органів про накладення та зняття арештів за рахунками, вкладами, конфіскації вкладів, цінних паперів, рішення судових органів про зупинення операцій по рахунках, виконавчі листи, листування з ним і стягненням | 3 роки |
5. Внутpібанковскій контроль і аудит
Однією з умов внутрішнього контролю є чітке розділення контрольних і виконавських функцій при веденні обліку в банку.
Контроль операцій. Банк здійснює попередній і подальший контроль за своїми операціями. При веденні попереднього контролю банківські операції контролюються у момент їх вчинення або до цього моменту. Більшість банківських операцій підлягають попередньому контролю (касові, вкладні, розрахункові). При прийомі грошово - розрахункових документів відповідальний виконавець (бухгалтер, контролер) зобов'язаний перевірити, чи відповідає документ встановленої форми бланка, чи заповнені всі передбачені бланком реквізити, правильність вказівки банківських реквізитів (у разі відсутності - проставляються працівниками банку), чи відповідає друк і підпису розпорядника рахунком заявленим банку зразкам. Після цього документ засвідчується підписом відповідального виконавця. Ордери по рахунках фондів банку, дорогоцінних металів, по витраті готівкових коштів, прибутків і збитків, з обліку простроченої заборгованості та відсотків, боргів, списаних у збиток, а також ордери на закриття розрахункових, поточних, бюджетних рахунків і ордера за закриття кореспондентських рахунків, ордера з виправлення допущених помилок в бухгалтерському обліку повинні мати контрольну підпис. Контрольна підпис за видами операцій надається старшим особам, які призначаються наказом по банку.
Виправлення бухгалтерських записів проводиться методом зворотного сторно. Документом, є підставою для проведення виправної запису є виправний ордер. Ордер виписується в 4-х примірниках.
У зв'язку з тим, що виправні проводки не є масовими, Банк Росії не дозволяє виготовлення виправних ордерів з застосуванням обчислювальної техніки.
Розрахунково-грошові документи, на підставі яких в установах банків здійснено прийом і видача готівки та інших цінностей та перерахування коштів з одних рахунків на інші рахунки в банку, повинні мати дату проводки і підписи посадових осіб банку, які оформили документ і перевірили його, а документи по тих операціях, за якими додаткового контролю не потрібно, - один підпис відповідального виконавця. Наступний контроль здійснюється вибірково або тематично. Він здійснюється головним бухгалтером банку або уповноваженими особами за його за його розпорядженням. Організація контролю та повсякденне спостереження за його здійсненням на всіх ділянках обліково-операційної та касової роботи покладаються на головного бухгалтера. Головні бухгалтери установ банків, їх заступники, начальники відділів та інспектори подальшого контролю зобов'язані за посадою систематично проводити подальші перевірки обліково-операційної роботи. Наступні перевірки мають проводитися з таким розрахунком, щоб робота кожного обліково-операційного працівника перевірялася, як правило, не рідше одного разу на рік.
Внутрішньобанківський аудит. Для підтримки фінансової стійкості банку, грамотного проведення операцій, забезпечення збереження і збільшення пасивів, отримання достовірної інформації про фінансовий стан і стан виконавської дисципліни, багато банків стали вводити замість ревізійно-бухгалтерських підрозділів, відділи внутрішньобанківського аудиту. На відміну від ревізійно-бухгалтерських підрозділів на відділи аудиту покладаються і більш широкі функції. Так, на відділ аудиту можуть бути покладені такі завдання:
- Адміністративний контроль;
- Контроль бухгалтерського обліку;
- Контроль ліквідності активів і збереження пасивів, відповідність структур пасивів та активів;
- Контроль прибутковості і рентабельності операцій.
Основними вихідними документами відділу аудиту є:
- Записки про стан справ у тій чи іншій галузі діяльності банку або банківських операцій;
- Записки про відповідність проведених операцій рішенням загальних зборів акціонерів (пайовиків) банку, Ради або Правління банку, про виконання наказів і розпоряджень по банку;
- Аналітичні записки;
- Акти перевірок.
Функції внутрішньобанківського аудиту в різних банках можуть відрізнятися і значно. Тим не менше, ніж банк більше, чим більше у нього філіальна мережа, тим більше важливим є проведення контрольних заходів.
Крім того, відповідно до наказів Банку Росії від 28.08.97 р. № 02-372 та від 29.08.97 р. № 02-378 затверджені Положення «Про організацію внутрішнього контролю в банках» і «Про порядок організації внутрішнього контролю в кредитних організаціях - учасницях фінансових ринків ». Відповідно до зазначених документів у банках має бути сформована служба внутрішнього контролю до функцій якої входять:
виконання співробітниками банку вимог чинного законодавства;
оцінка та мінімізація банківських ризиків;
правильне і своєчасне відображення в обліку банківських операцій;
Керівник служби внутрішнього контролю є за посадою заступником керівника банку і не може одночасно керувати іншими підрозділами банку [6, с. 201].
Висновок
Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.
Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків [1, с. 174].
Бібліографічний список
1. Банк, В. Р. Організація та бухгалтерський облік банківських операцій [Текст] / В. Р. Банк - М.: Фінанси і статистика, 2004. - 267 с.
2. Голубятников, С. П. Судова бухгалтерія [Текст]: Підручник / С. П. Голубятников. - М.: Юрид. лит., 1998. - 368 с.
3. Козлова, Є. П. Бухгалтерський облік в комерційний банках [Текст] / Є.П. Козлова, Є.М. Галаніна. - М.: Фінанси і статистика, 2002. - 640 с.
4. Кондраков, Н. П. Бухгалтерський облік [Текст]: Навчальний посібник / Н. П. Кондраков. - М.: ИНФРА-М, 1997. - 560 с.
5. Пошерстнік, Н. В. Самовчитель з бухгалтерського обліку (7-е вид.) [Текст] / Н. В. Пошерстнік, М. С. Мейксін. - СПб.: «Видавничий дім Герда», 2003. - 656 с.
6. Смирнова, Л. Р. Банківський облік [Текст] / Л. Р. Смирнова. - М.: Фінанси і статистика, 1999. - 235 с.
7. Кримінальний кодекс Російської Федерації [Текст]. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 190с.