Реферат
Тема: Джерела поповнення Архівного фонду Російської Федерації
Комплектування архіву - це систематичне поповнення архіву документами Архівного фонду Російської Федерації.
Систематичне поповнення архіву документами Архівного фонду Російської Федерації (комплектування архіву) включає:
визначення джерел комплектування архіву;
визначення складу архівних документів, які підлягають прийому до архіву;
прийом-передачу архівних документів до архіву.
Джерело комплектування - юридична або фізична особа, документи якого надходять чи можуть надійти на зберігання в архів. Кожна установа (підприємство, організація), в діяльності якого утворюється документальний фонд, можна розглядати в якості потенційного джерела комплектування архівного фонду Російської Федерації.
Однак далеко не всі вони однаковою мірою поповнюють своїми документами архівні фонди. У діяльності взаємопов'язаних між собою установ в тій чи іншій системі управління утворюються документи з повторюється інформацією. Наприклад, у фондах вищих установ може знайти своє відображення діяльність підвідомчих установ. Ця обставина створює можливість для виключення певних категорій установ з числа джерел комплектування державних архівів.
Сучасне архівознавство до числа джерел комплектування відносить установи, організації та підприємства, у діяльності яких утворюються документи, що мають історичне, культурне, наукове, соціальне, економічне, політичне значення, що підлягають передачі на державне зберігання в обов'язковому порядку (для організацій і підприємств державної і муніципальної форм власності) і на підставі договору, угоди (для організацій і підприємств інших форм власності).
Комплектування архіву здійснюється відповідно до принципів:
приналежності документів до складу архівного фонду РФ;
дотримання прав власності на документи;
походження і територіальної приналежності документів;
недробімості фондів.
Складність роботи, пов'язаної з поповненням архівних фондів новими документами, вимагає введення певних процедур, дотримання яких дозволяє архівів відібрати на зберігання найбільш цінну документацію, а саме:
1) вивчення установ та їх документів (на предмет встановлення їх можливості виступати в якості джерела комплектування державних архівів або можливості виключити їх з числа здають свої документи на державне зберігання);
оцінки можливості вибіркового прийому фондів та документів;
визначення черговості у проведенні експертизи документів при передачі їх в державні архіви.
У період існування Радянського Союзу Головним архівним управлінням СРСР були складені чотири списки установ, організацій і підприємств, матеріали яких підлягають або не підлягають прийому в державні архіви. В даний час, в силу високої динаміки змін, які відбуваються як у структурі управління економікою, так і в системі державного і місцевого управління, подібні списки втратили своє значення.
Проте критерій значення установи, організації, підприємства у тій чи іншій сфері життя суспільства, який відігравав провідну роль у радянському архівознавства при визначенні установи як можливого джерела поповнення державного архівного фонду, зберігає свій вплив і в сучасних умовах.
Встановлено норми щодо включення установ, організацій, громадян до списків джерел комплектування та визначено критерії, на підставі яких виробляється віднесення організацій до джерел комплектування. Державні органи і органи місцевого самоврядування включаються до списків джерел комплектування державних і муніципальних архівів в обов'язковому порядку.
Джерелами комплектування архіву виступають також організації та громадяни, в процесі діяльності яких утворюються документи Архівного фонду Російської Федерації.
Недержавні організації, а також громадяни включаються в списки джерел комплектування архіву на підставі договору.
Віднесення до джерел комплектування архіву здійснюється на підставі критеріїв:
1) для організацій:
функціонально-цільового призначення організації (для групи організацій, що виконують аналогічні функції, використовується форма вибіркового прийому);
повноти відображення інформації про діяльність організації в архівних фондах інших організацій;
2) для громадян:
внесок громадянина в розвиток науки, культури та інших галузей діяльності;
його роль в якості учасника, очевидця видатних подій в житті суспільства;
родинні, дружні, творчі зв'язки громадянина, місце роботи, займана посада;
типовість його архівних документів для епохи (документи «рядових» громадян);
склад і зміст зібраних громадянином архівних документів.
Критерій значення установи (особи) дозволяє розподілити всі установи, підприємства та організації в залежності від тих завдань і функцій, компетенції, масштабу діяльності та інших найбільш характерних ознак приблизно на три групи. Значення документів кожної з цих груп закладів визначає організацію роботи та методи відбору документів до державних архівів.
Перша група джерел комплектування державних архівів.
До її складу входять:
центральні органи законодавчої влади і державного управління Російської Федерації, а також суб'єктів Російської Федерації;
органи суду і прокуратури;
органи місцевого самоврядування;
наукові, науково-дослідні, проектно-конструкторські установи, державні промислові, науково-виробничі та виробничі компанії (підприємства);
вищі навчальні заклади, окремі видавництва та редакції, найбільш великі культурно-освітні заклади (театри, музеї, філармонії, кіностудії та ін), науково-технічні товариства;
профспілкові та інші громадські організації і т. д.
Установи цієї групи відіграють першорядну роль в житті сучасного російського суспільства, їхні документи мають велике наукове й народногосподарське значення. Тому документи установ цієї групи надходять у державні архіви у строки, встановлені законодавством або у виняткових випадках, за погодженням з архівними органами.
Крім основної документації у складі фондів цих установ на постійне зберігання можуть бути залишені документи підлеглих, супідрядних або вищестоящих установ, особливо ті з них, які своїм змістом здатні суттєво доповнити зміст документів, що зберігаються і архівних фондах установи.
З цією метою в рамках архівів додатково вивчаються матеріали зведеного, узагальнюючого характеру, які можуть містити конкретні відомості про роботу установи, а також матеріали, що надсилаються для відома. Здійснюється їх зіставлення з основною документацією фондоутворювача, що дозволяє більш об'єктивно підійти до вирішення питання про їх подальшому зберіганні або знищення.
Друга група джерел комплектування державних архівів.
Її складають ті установи, організації та підприємства, від яких документи приймаються вибірково. До цієї групи відносять:
деякі установи обласного (республіканського) і навіть федерального значення (деякі управління та комісії, що діють при міністерствах, видавництва, редакції і ін);
установи місцевого значення (районного та міського підпорядкування): підприємства, середні загальноосвітні та спеціальні навчальні заклади, установи культури (концертні зали, бібліотеки), установи охорони здоров'я (диспансери, санаторії, курорти) та інші установи, підприємства та організації.
Відмінна риса цієї групи - однорідність установ за функціями та цільовим призначенням. Документи цієї групи мають практичне і наукове значення, але в силу своєї масовості і однорідного характеру прийом їх на державне зберігання у повному складі і від усіх установ недоцільний. Як правило, вони приймаються в державні архіви вибірково: або один-два фонди (на розсуд експерта) з групи фондів однорідних установ, або тільки певні категорії документів з усіх фондів однорідних установ.
Однак у фондах багатьох установ місцевого масштабу можуть зберігатися документи великої наукової цінності та народногосподарського значення, але вони не попадають у вищі установи. Така документація повинна бути виявлена і своєчасно взята па державне зберігання. Як правило, такого роду документи включаються до складу або об'єднаного архівного фонду, або до складу архівної колекції.
Третя група джерел комплектування державних архівів.
Її складають установи допоміжного і обслуговуючого характеру, що є, як правило, низовими у відомчій системі і виконують функції у вузьких, суворо обмежених територіальних межах. Крім того, їх діяльність знаходить достатньо повне відображення у фонді вищестоящої установи. Саме тому документи такої установи можуть бути виключені зі складу матеріалів, прийнятих на державне зберігання.
Визначення установ, документи яких повинні надходити в державні архіви, є однією з найбільш серйозних і відповідальних завдань експертизи. Експертиза, проведена шляхом зіставлення документів, дозволяє встановити, якою мірою діяльність підвідомчого закладу знайшла своє відображення у фонді вищестоящої установи. Тільки після проведення експертизи може бути винесено рішення про виключення тих чи інших матеріалів зі складу документів, прийнятих на державне зберігання, або щодо вибіркового їх прийомі.
Проведення експертизи цінності документів, прийнятих у вибірковому порядку, ускладнюється тим, що попередньо необхідно встановити параметри, відповідно до яких буде здійснюватися відбір, тобто встановити критерії проведення вибіркового прийому фондів, кількість прийнятих фондів і ряд інших. Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів. Перший етап здійснюється на стадії діловодства:
а) при розробці номенклатури справ;
б) при реєстрації вступників до установи документів;
в) при направленні документа до справи;
Другий етап проводиться на стадії підготовки справ для передачі до відомчого архіву після завершення їх діловодством.
Третій етап - на стадії підготовки справ для передачі на державне зберігання.
Важливим принципом відбору документів на зберігання є принцип історизму, який вимагає розглядати явища в їх розвитку і дає ключ до розкриття закономірностей розвитку тих чи інших явищ, відносин.
Принцип всебічності та комплексності вивчення документів передбачає оцінку документів в комплексі, так як одні документи доповнюють інші, треті повторюють перші, а четверті повністю поглинені другими.
При відборі фондів беруться до уваги характеристики установи, відповідно до яких визначається цінність його документального фонду, а саме:
рівень виробничої, наукової, навчальної та іншої роботи установи, підприємства, організації;
стиль роботи керівництва і підприємства в цілому;
впровадження в діяльність установи нових зразків техніки, розробка та використання нових технологій;
спеціалізація установи;
місцезнаходження установи;
особливі умови його виникнення;
географічне середовище і т. д.
Таким чином, до установ другої групи (від яких документи приймаються вибірково) застосовується диференційований підхід. Одні установи потрапляють в число джерел комплектування і від них архівні фонди беруть на зберігання в повному обсязі, від інших можуть прийматися тільки певні категорії документів (з усіх фондів або у силу повного відображення їх інформацією у фондах вищих установ. Приймання можливий тільки за умови всебічного вивчення діяльності установ, ознайомлення зі специфічними особливостями їх роботи і складом і змістом їх документації.
Недержавні організації забезпечують відбір і передачу в упорядкованому стані в державні та муніципальні архіви перебувають у їхньому володінні архівних документів, віднесених до федеральної власності, власності суб'єкта Російської Федерації чи муніципальній власності.
Документи Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться в приватній власності, надходять у державні і муніципальні архіви, музеї, бібліотеки, організації Російської академії наук на підставі договорів між цими архівами, музеями, бібліотеками, організаціями Російської академії наук і власниками зазначених документів.
Комплектування державного архіву документами особового походження. Державні архіви збирають документи письменників, художників, акторів і режисерів, вчених, краєзнавців, колекціонерів і так далі. У складі особистого фонду на державне зберігання приймаються такі документи:
авторські рукописи, автобіографії, щоденники, записні книжки, спогади, біографічні матеріали, а також матеріали майново-господарського характеру;
службова та особисте листування;
фотографії та інші образотворчі документи;
матеріали про фондоутворювача і про увічнення його пам'яті (спогади, статті та рецензії про фондоутворювача та його твори, вирізки з газет і журналів);
матеріали, підібрані фондообразователем і відклалися в його особистому архіві та ін
Документи особового походження надходять до державних архівів:
від фондообразователей, передавальних архіви особисто або за заповітом;
від осіб, що володіють архівом за правом спадкування;
від збирачів та колекціонерів;
з громадських організацій (творчих спілок і так далі);
з нотаріальних контор як вибіркове майно;
від громадян, які проживають за кордоном, із зарубіжних установ та організацій (у порядку дарунка або обміну копіями).
Комплектування архівними документами з-за кордону.
Архів може комплектуватися архівними документами російського походження, що знаходяться з різних причин за межами Російської Федерації, та / або архівними документами закордонного походження, що мають значення для Росії.
Прийом отриманих з-за кордону архівних документів до архіву здійснюється відповідно до договору між власником або власником зазначених документів та архівом про продаж, дарування справжніх документів або їх копій, обміні копіями документів. Укладення договору здійснюється з урахуванням законодавства відповідної країни. У договорі можуть обумовлюватися особливі умови використання переданих архівних документів. Прийом оформляється актом прийому-передачі документів.
Архівні документи, що надійшли з-за кордону у вигляді оригіналів або копій на правах оригіналів, прийняті на постійне зберігання до архіву, незалежно від їх походження включаються до складу Архівного фонду Російської Федерації і підлягають державному обліку.
Взаємодія архіву з джерелами комплектування.
Архів спільно з джерелами комплектування архіву розглядає і готує до узгодження відповідним уповноваженим органом виконавчої влади у сфері архівної справи або погоджує відповідно до наданих йому повноважень інструкції з діловодства, зразкові та індивідуальні номенклатури справ, положення про архіви та експертних комісіях джерел комплектування архіву.
Крім того, Архів приймає участь у перевірках дотримання правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів в джерелах комплектування архіву, організованих спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи, органами державної влади суб'єктів Російської Федерації, в тому числі уповноваженими органами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації у сфері архівної справи.
Архів у межах наданих йому повноважень з метою формування і забезпечення схоронності документів Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться на тимчасовому зберіганні, здійснює взаємодію з діловодних, архівними та експертними службами джерел його комплектування. У цих цілях архів надає вказаних служб методичну і практичну допомогу, в тому числі на договірній основі:
в організації документів у діловодстві та формуванні справ;
з відбору документів до складу Архівного фонду Російської Федерації та підготовки їх до передачі на постійне зберігання;
з упорядкування документів з особового складу;
з ведення обліку документів Архівного фонду Російської Федерації, що знаходяться на тимчасовому зберіганні;
з підготовки нормативних та методичних документів (посібників) з питань діловодства та архівної справи;
щодо вдосконалення роботи діловодних, архівних та експертних служб джерел комплектування;
у підвищенні професійної кваліфікації працівників зазначених служб.
Списки джерел комплектування архіву складаються на підставі законодавства про архівну справу в Російській Федерації.
Список громадян (власників або власників архівних документів) - джерел комплектування ведеться з обов'язковим зазначенням прізвищ, імен, по батькові, адреси місця проживання, юридичного обгрунтування можливості передачі їх архівних документів до архіву.
Архів має право вести список можливих джерел комплектування. В архіві складаються і ведуться самостійні списки організацій - джерел комплектування науково-технічною документацією, списки організацій - джерел комплектування аудіовізуальними документами. Уточнення і перезатвердження списків джерел комплектування архівів проводиться в міру необхідності.
Архів веде наглядове справу на кожне джерело комплектування архіву, до якого включаються документи, що характеризують його правовий статус і діяльність, а також роботу архіву та організацію документів у діловодстві. Наглядове справа може бути порушена і на громадянина-джерело комплектування архіву, до якого включаються відомості про склад і зміст його архівних документів.
Список використаної літератури
Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22.10.04. № 125-ФЗ (Із змінами від 4 грудня 2006 р. № 202-ФЗ).
Наказ Міністерства культури і масових комунікацій РФ «Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської академії наук» від 18.01.07. - № 19.
Архівознавство: Навчальний посібник для середовищ. проф. освіти / Є. В. Алексєєва, Л. П. Афанасьєва, Є. М. Бурова. Під загальною ред. В. П. Козлова. - М.: Изд-во профосвіти, 2002. - 272 с.
Бахтєєв, Ю.Д. Документаційне забезпечення управління підприємств і організацій та архівне зберігання документів. Навчальний посібник / Ю. Д. Бахтєєв, В. Ф. Захаров, І. М. Наумов. - Львів: ПГУ, 2003. - 124 с.
Булюліна, Є.В. Архівознавство: Навчально-методичний посібник / Є. В. Булюліна. - Волгоград, Видавництво ВолДУ, 2003. - 96 с.
C: \ Documents and Settings \ Администратор \ Робочий стіл \ архівістики \ image.asp Тельчаров, А.Д. Архівознавство. Конспект лекцій / А. Д. Тельчаров. - Видавництво: Пріор-издат, 2004. - 160 с.
Чмихало, О.Ю. Архівна справа: Навчальний посібник / А. Ю. Чмихало. - Томськ: вид-во ТПУ, 2005. - 135 с.