1   2   3
Ім'я файлу: пробна.docx
Розширення: docx
Розмір: 58кб.
Дата: 28.04.2021
скачати
Пов'язані файли:
Курсова робота план artemka.granata.docx
протокол.docx
курсач1.docx
19e8c13e515033c5.docx




МІНИСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАІНИ

ДЕПАРТАМЕНТ ОСВІТИ І НАУКИ

ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСНОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

Волноваське професійне-технічне училище

КЛАСИФІКАЦІЙНА ПРОБНА РОБОТА

на тему:

«Критерії класифікації документів»

За кваліфікацією: 4115 Секретар керівника (організації, підприємства, установи)

Виконав:

учня групи №9

Палагути Івана Івановича

Керівник роботи: Меснянко О.І

м. Волноваха, 2020
Вступ

Документознавство - наука про документ та документно-комунікаційну діяльність. Це наукова дісципліна, що вивчає закономірності створення та функціонування документів, що виробляє принципи побудова документно-комунікаційніх систем методів їх діяльності.

Документознавство досліджує документ як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Це комплексна наука про документ та документно-комунікаційну діяльність, що вивчає в історічному, сучасности та прогностичності планах процеси створення, розповсюдження та використання документних джерел в суспільстві.

Формування документознавства як наукової дісціпліни передбачає визначення основних її складових: об `єкта, предмета, методів, понятійного апарату - в їх єдності та цілісності тобто як системної наукової дисципліни.

Об `єктом документознавства є комплексне вивчення документа як системного об` єкта, спеціально створене для зберігання та розповсюдження (передачі) інформації в просторі й часі.

Предмет документознавства - є єтворенням наукового знання про документ в його єдності матеріальної та інформаційної складових, про закономірності його створення та функціонування в суспільстві.

Класифікація документів (від лат. Classic - ряд, група) - необхідна Умова для проведення робіт з їх унифікації, яка являється важливим основою документального забезпечення автоматизованих систем управління та для орієнтування в їх множіні. Структура класіфікації зазвичай представляється у вигляді таблиці чи схеми.

Класифікація являється одним із методів пізнання. Без неї немає можливості вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизуваті їх, встановити різницю між видами документів. Правильне складання, комплексна класифікація, відбиває закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає орієнтуватися в будь-якій їх множини, служити основою для їх впорядкування в документних системах, що має важливе значення для теорії документознавства та практичної документально - комунікаційної діяльності .

Для проведення класифікації документів особливо важливим враховувати, як мінімум, наступні положення:

  • Ознака, за якою проводять ділення, називається основою ділення;

  • основою ділення при класифікації документів, перш за все, виступають ознаки, пов’язанні з їх змістом;

  • ділення на класи має здійснюватися за однією певної основою ділення і не змінюватися в процесі ділення;

  • ділення має здійснюватися безперервно, тобто між членами ділення є відношення супідрядності;

  • члени ділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцях однакових класів;

  • у структурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати усіх обсягах об'єктів, що класифікуються. З іншого боку, для всіх без винятку об'єктів мають бути оформлені класи, до якіх можна було б зарахувати будь-який з об'єктів класифікації.



  1. Діловодство та Його Місце в роботі апарату управління. Документ та його функції.

  2. Процеси документування, службового листування є основною складовою частиною професійної діяльності працівника право ділової сфери. Саме в підготовці ділових паперів передусім виявляється його професионалізм та компетентність.

    Об'єктом вивчення цієї навчальної дісціпліни є документ, система документації, засновалося як на традіційних методах роботи з документами, так й застосуванні комп'ютерної техніки.





Документування - сам процес створення документів.

Це регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носієві, що забезпечує юридичну силу, здійснюється за певними правилами, встановленим правовими актами чи виробленною традицією. Результатом документування є документ - зафіксований на матеріальному носієві інформації з реквізитами, що має юридичне силу.


Юридична сила - це властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком для шкірного виду документів комплексу реквизитів - обов'язкових елементів укладання документів.

Документуванням й організацією роботи з документами, тобто весь процес з часу створення документа й до його знищення чи передачі на зберігання до архиву забезпечує діловодство як галузь діяльності, основними елементами якого є письмові документи.

Отже, діловодство - це галузь ведення службових й дилових документів. Полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів всередині встанови. Має переважно службовий характер. Відносини, що складаються з приводу діловодства, становляться сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому покладали успіх діяльності органів державної влади, а також суб'єктів господарської діяльності.

В усі часи діловодство стає важливим ділянком державної діяльності. У кожній країні вироблялися свої специфічні форми і назви діловодних служб та посад, форми державного діловодства, стиль діловодства й навіть ділова мова.

Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби - управління справами, канцелярії чи секретарів. Загальне керівництво роботів служб діловодства здійснюється керівниками установ, на якіх покладається у межах надання їм прав ряд обов'язків на які відповідають за организацію діловодства в установі.

Загальні правила діловодства охоплюють документування управлінської діяльності установ, яка здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до тактів законодавства.

Діловодство включає правила складання текстів та оформлення службово документів встановленої форми на бланках встанови за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов'язкові реквізити.

Окремий порядок й правила ведення встановлені для діловодства за звертанням громадян в органи державної влади й місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежності от форм власності, в засобах масової інформації. За конвенцію порядком здійснюється діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється законом. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Діловодство є важливою складовою роботи кожної установи, у процесі якого беруть участі усі працівники установи: одні створюють документи, інші забезпечуються їх передачою, інші керують цими документами у своїй практичній діяльності.

  1. Типологія та класифікація документів.
    Класифікація постає одним із прийомів признання. Без неї складно систематизувати та вивчити наявні множини видів документів, установити відмінності між цими видами. Слушно складенна класифікація спріяє з'ясуванню закономірностей еволюції головних документів, розкриває зв'язки між нами, правити за основу для впорядкування їх у документних системах.

    Класифікація документів - це система їх співпідпорядкування, які використовують як засіб установлення зв'язків між класами документів, між документами в межах класу, а також для «навігації» в їх різноманітності.
    Отже, класифікування це процес класифікації дозволяє з’ясувати структуру документного комплексу.
    2. 1. Вимоги до будови класифікації.

    Під час класифікування документів слід враховувати основні вимоги:

  • Конвенціональності – ознака за якою здійснюється поділ, називають основою поділу, а утворюванні при цьому поняття (одиниці) – членами поділу;

  • Неперетінності - один й той же поділ здійснюють лише за однією основою;

  • Спів вимірності - поділ має бути вичерпним тобто сума всіх членів поділу обов'язково повинна дорівнювати загальних обсягах поняття, що ділиться, - надлишковість чи недостатність неприпустимі;

  • Взаємовиключності - члени поділу взаємовиключають один одного;

  • Неперервності - члени поділу мають бути найближче до поняття, його призначення та ділять, - «перестрібування» з даного підкласу до віддаленого вище або нижче розташованого неприпустиме.

    2.2. Прійоми побудови класифікації

    Класифікацію здійснюють як багатокроковим ієрархічний та дихотомічний поділ цілого на частини.

    Ієрархія документів означає розташування їх у порядку вищого до нижчого

    Наприклад, послідовність: документ => видання => поліграфічна продукція => книга.

    Дихотомія - це послідовний поділ документів одного класу на дві протилежні сукупності (опозіції).

    Наприклад, опубліковані й неопубліковані, однотомні й багатотомні, людиночітні та машіночітні тощо.

    Своєчасно класифікація документів передбачає поділ їх на роди, види, підвіди та різновиди.

    Найвищу сукупність документів, що мають певну спільну (провідну) ознаку, за якою можна відокремити цю сукупність з решти об'єктів зазвичай називають родом (класом). Іншим рівнем поділу слугує вид. При цьому родове поняття поділяють документ на відові поняття (види документів) . В основу розподілу за видами покладено видів ознаки, які підпорядкована родовій.

    Наприклад, якщо пологів ознаки може бути знаковість, яка дозволяє вічленити два дихотомічні класи документів - вербальні та безсловесні, то водовими ознаками можна обрати спосіб документування (ручний, друкований, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний чи електронний) або матеріальну конструкцію носія (аркушів, кодексовий, картковий, стрічковий, дисковий). Відповідно підвид є третій, а різновид четвертий рівень поділу.

  1. Критерії класифікації документів.

    3.1. Класифікації документів за інформаційним складом.

    Основними ознаками класифікації, що розкривають інформаційний складник документа, слугує зміст документа, ступінь узагальнення інформації, придатність інформації для сприйняттів людинною, канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту, спосіб запису інформації, рівень узагальнення інформації.



Класифікація документів за змістом.

Класифікацію в основу якої покладено ознаку змісту документа, називають семантичною. За такою класифікацією поділ на види та підвиди здійснюють відповідно до ознаки змісту документа за галузю знань, темами, предметами, проблемами.

Класифікацію документів за змістом на практиці здійснюють відповідно до рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційніх таблиць. Тематику, предмет та основи сміслові аспекти описують з допомогами ключовими слів або дескрипторів, які й можуть правити за основу класифікації документів.

Семантичні класифікації документів мають справжнє практичне значення, оскількі їх активно використовують органи документно - комуникаційної сфери (бібліотеки, відділи НТІ, Книгарні, Книжкові колектори тощо). Знання правил семантичності класифікування документів має непересічне значення й для користувачів, названих закладів - це сприйяє швидко пошуку й знайденню релевантної інформації (англ. інформація, що стосується справи; суттєвої інформації). Того саме семантичні класифікації найкраще розроблені.

Наявні п'ять варіантів Бібліотечно-бібліографічної класифікації (ББК), Універсальна десяткова класифікація (УДК), десяткова класифікація Д'юї (ДКД), єдина класифікація літератури для Книговидання (ЄКЛКВ). Розроблені змістовні класифікації ї щодо окремого видів документів, зокрема класифікатор державних стандартів (КДС), Класифікатор юридичних актів (КЮА), Міжнародна класифікація винаходів (МКВ).

Нині ще не існує домовленості щодо єдиної семантичної класифікації документів, загальної для всіх або прінаймні більшості країн. Міжнародна класифікація УДК охоплює всі галузі знань, побудована за десятковим принципом і використовується для індексування та пошуку документів у фондах, сховищах, каталогах, картотеках. Система УДК є інтелектуальна власність Міжнародної Федерації з документації (МФД). Деякі країни використовують десяткову класифікацію, Д'юї або Національні класіфікації. Зокрема, у США визнана класифікація бібліотекі Конгресу США, розроблено Протягом 1901-1941 рр. На теренах більшості країн Колишнього Радянського Союзу, зокрема й в Україні, окрім УДК, активно використовують ББК - ієрархічну комбінаційну систему бібліотечно-бібліографічної класифікації, розробленої протягом 1957-1968 рр. спільніми зусиллями провідних бібліотек та наукових установ СТСР.

Як класифікаційні ознаки змісту використовують також структурну організацію матеріалу, стиль його викладення, жанр твору.

Класифікацію документів можна здійснювати й за контент-аналітичними (латин, content - зміст) аспектами: автор повідомлення; його реципієнт; предмет повідомлення; акцентуація; ефект.

Класифікація документів за рівнем узагальнення інформації.

За рівнем узагальнення зазвичай документи поділяють на первинні та вторинні.

Первинні документи містять оригінальну (латин, origo - походження, початок, рід) інформацію як викладення результатів спостереження, вивчення, дослідження, розробок, опрацювання тем. Такий документ є результат безпосереднього відображення наукової, виробничої, управлінської, творчої та іншої діяльності з метою забезпечення суспільства первинною інформацією.

Вториннийдокумент постає наслідком аналітико-синтетичного опрацювання одного або кількох первин документів, вторинний (інформаційний) документ містить зазвичай відомості про первинні документи, набуті шляхом їх інформаційного (бібліографічного; реферативного, оглядового, історіографічного тощо) аналізу. Призначення вторинних документів полягає в забезпеченні суспільства вторинною (узагальненною) інформацією.

У історічній науці поняття первинного документа співвідноситься з поняттям першоджерело, а вторинна - археографічної публікації або монографічного дослідження. Інший приклад можна навести з літописознавства: первинний документ називають протографом, а вторинний - його редакцією.

3.2. Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації.

Визначальну особливість документа становить його знаковість, оскільки лише ті матеріальні об'єкти, на якіх людина свідомо зафіксувала змістовну інформацію за допомогою спеціально розробленої (штучної) знакової системи, називають документами.

Усі документи за характером знакових засобів фіксації інформації можна поліпити власне на дві категорії-текстові й нетекстові.

У текстовому документі за знаки правлять букви алфавіту природної мови. Сполучення літер за певними правилами дає семантичні форми-слова, що відповідають об'єктам деякої реальності. Тому текстові документи часто й називають словесними, або вербальними. Вербальні (латин. verbum - слово, дієслово) історічно має переважно письмовий вигляд - слова (мова) зафіксовані на матеріальному носії з допомогами умовно знаків письма - графем - найменших смислорозрізнювальних одиниць писемної мови, що зазвичай відповідають фонемам в усній мові. Уважають, що завдякі словесному кодуванню інформації досягається найбільш точне передавання смислу повідомлення. Слід усвідомити, що саме вербальна інформація та природна мова як система знаків для передавання знань принципова відрізняє соціальну комунікацію від біологічної.

Поняття «текстовий документ» охоплює як пісьмові документи, так і фонодокументи.

Письмовий документ - це зазвичай літературний документ, зміст який віражає словесно, а зафіксовано дискретними знаками - літерами, ієрогліфами. Того поняття «письмовий документ» не залежиться від способу документування: знаки письма не змінюють свого змістового навантаження від нанесення їх на носій ручним способом (рукописи), карбуванням, різбленням, гаптуванням, випалюванням, фотографуванням, тисненням. Спосіб нанесення знаків правити за видовими ознаки цього роду документів.

Нетекстові документи містить інформацію, яка зафіксована знаковій системи, відмінною від буквеної. Такі документи назівають невербальні (немовнімі, безмовнімі), оскількі в них використовують такі знакові системи, як ноти, картографічні позначення, математичні знаки, креслярські елементи, цифри, перфорації або опуклості.

Серед нетекстових документів розрізняють такі види: імличкі, ідеографічні, фонічні, матрічні.

Іконічний або іміджевий (латин. imago - зображування, описування, картина) документ містить знаки, подібні зображуваному об'єкту (речі, людині, тварині, рос нині, будівлі, пейзажи, рельєфу тощо). Спосіб документування також не впливає на значення таких знаків. Тут більше відіграє роль майстерність автора повідомлення, рівень опанування технологічними прийомами фіксації знаків. Такий документ зазвичай сприймається візуально й цілісно як єдиний завершений об'єкт із відповідною композицією елементів. Іконічні документи бувають дво-або трьохвимірними.

Характерною особливістю іконічних документів уважають шлюб якого б то не було алфавіту. Правила ж документування спрямовані не на зміст об'єкта, подібності якого прагнуть досягти в іконічному документі, а на зовнішню форму, так би мовити «рельєф оболонки» цього об'єкта, на ту поверхню, яка відмежовує самє цею об'єкт от навколишніх.

З іконічних документів віокремлюють ізографічні, у якіх подібність між знаком та об'єктом досягається системою образотворчих засобів (проекцій) живопису, графікі, фотографії, карбування, різблення тощо.

Інший різновид іконічних документів - піктографічні (латин, pictum от pingo - малюнки, зображення) - документи, у якіх умовно малюнками зображені цілісні ситуативні повідомлення. Піктографія доволі активно використовується нині. Оскільки особа, яка «читає» піктограму, не обмежен якими-небудь правилами зіставлення її з певним алфавітом, то вон винна лише «впізнати» (згадати) зображення, тобто зіставиті його з тими образами, які зафіксовані в її пам'яті, й адекватно (латин. adaequatus - прирівняний) асоціювати (латин, associo - зв'язую) піктограму з відповідною життєвою сітуацією. Тому досить часто піктограми й розраховані на людей, які не знають певної мови. Водночас піктограма може виконувати й управлінську функцію скеровування людини в слушно напрямій дії. Це може бути, наприклад, послідовність виконанних операцій, пошук на релевантної інформації (годиннікової майстерні за вивіскою із збереженим годинником, залізнічного вокзалу за збережений локомотива, трамвайної зупинки за збережений вагона тощо).
Ідеографічний документ містить знаки, які спрямовували за умовні позначення й не забезпечуються зовнішньої подібності зображуваному об'єкту. Ці знаки зорієнтовані на відбиття структур, внутрішньої будови відображуваного явища чи процесу. На відмінну від іконічних документів, де знак постає результатом копіювання візуальних об'єктів, в ідеографічних знаках становить продукт інтелектуальної творчості, результат осмислення (осягнення) сутності промов, матеріалізацію логічної послідовності думок (сілогізмів) та втілення («схоплювання») абстракцій.

До ідеографічних відносять картографічні, креслярські, нотні, лого-графічні, статистичні документи.

Картографічний документ містить умовні зображення поверхні землі, космічних тіл або зоряного неба. Серед засобів вираженість використовують точки, лінії, ділянки різного кольору, а також піктограми (наприклад, літачок позначає аеродром, червоний плюсик - лікарню, чорний плюсик - церкву або цвинтар, стрілка - напрям течії річки, ялинка - гліцевій ліс тощо) та текстові компоненти (назви картографічних об'єктів, легенди умовно позначені тощо).
Нотний документ містить запис музичного твору графічними (нарисними) знаками - нотами. Сучасний нотного запису формувався тривалий годину й має своє коріння ще в піктографічному письмі давньоєгипетських пам'яток. Ідеографічну форму запису музичних звуків виявлено також у клинопису Вавилону, фінікійському звуковому пісьмі (пріблізно X ст. До Р. X.).

Креслярські документи містять зображення будови (структури) доладного об'єкта із збереженням відношень (пропорцій) між його складниками за допомогою спеціальних графічніх знаків (точок, рисок, стрілочок, штрихувань тощо), а також надписів, переважно числових. Креслярські документи відризняються від картографічних тім, що в останніх дотриманнях пропорцій необов'язково для всіх його елементів, зокрема піктографічних.

Логографічні документи – документи які містять стилізовані зображення абстрактних понять, реальних об'єктів або осіб. Логографічні документи вважають символічними репрезентує систем та їх елементів, які здебільшого стосуються авторських прав або права власності. Такими документами слугують філіграні, герби, прапори, печатки, монети, казначейські білети (паперові гроші), лотерейні білети, логограми фірм та торгових марок, екслібриси (латин, ех ІіЬгіх - із книг) тощо. Хоча для їх документування використовуються зображувальні засоби, подібні до тих, що й для іконічних, картографічних чи креслярських документів, протикають зображення на них мают особливий, у принципі довільній, необов'язково, не обмеження стандартними правилами, характер. якщо такі правила й існують, як наприклад у геральдіці чи боністиці, то смороду сформульовані здебільшого вже розі f Асіта як узагальнення досвіду. Пропорції збережених елементів не змінюють значення самого документа. Виражальні засоби такого документа вкрай рідко пов'язані з реальними матеріальними об'єктами. Провідна мета таких документів - графічна матеріалізація певної абстрактної системи - родини (герб), фірми (логограма), держави (герб, прапор), військового рангу (погони) чи спеціальності (емблема роду військ), грошової системи (банкноти, монети), власника бібліотекі (екслібріс), виробника (автора) товару (філіграні, логотипи) тощо.
Статистичні документи ми зараховуємо до ідеографічних, оскільки, хоча для фіксації інформації в них й використовується спеціальний алфавіт - система цифр, але «прочитання» їх пов'язане із застосуванням спеціальних методів та прийомів виявлення структур об'єктів, що такі документи виражають. Статистичні документи містять структури кількох рівнів:
* Структуру позіційної системи чисельно (зв'язків між цифрою та значення її перелогових від розряду (позіції) в числі);
* Структури підпорядкування чисел. Відповідним атрибутам - аспектам (якості) відображених у таких документах об'єктів;
* Структури аспектів (будови) відображених об'єктів;
* Структури взаємодії об'єктів із навколишнім середовищем
* Структури взаємовідносін між самими об'єктами.

Фоничний або сонорний (латин, sonitum-звук, шум; sono - звучать, грата, шуміти; sonorus – дзвінкій й звучний, шумний) документ містить інформацію, якою і відтворюють й сприймають завдякі коливань повітря, викликаним спеціальним приладом, навмисне створеня людиною для фіксації та генерування зафіксованих звукових знаків. Основною особливістю фоничного документа постає тією факт, що фіксація звуку (запис фонограм) може здійснюватись різними способами окрім рукописного та друкованного. Звук може фіксуватись на носії механічним (різблення, тиснення), магнітним, фотографічним, оптичнім, лазерним чи електронним способом. Різноманітність способів фіксації породила й множини матеріальної основи та конструкції носіїв (грамплатівка, магнітна стрічка, музичний компакт-диск).
Матричний документ містить інформацію, закодовану «матричною мовою». Знаком виступає кодова комірка-матриця, яка залежна від мети документування відповідає тому чи іншому об'єкту - числу, літері, точці (пікселу, англ. pixel от - елемент зображення), інтенсивності кольору, речі, особі, звуку тощо. Матричні документи були створені спочатку для механізації (картки Холеріта на ткацькіх верстато), а згодом й автоматізації управління процесами. Отже, характерна особливість матричних документів полягає в їх переважній машіноорієнтованості.

Це дозволяє в сотні, тисячі разів, збільшити інформаційну ємність носіїв інформації, оскільки з прогресо технологій одиниця площі такого носія містить усе більших обсягах знаків. Так, якщо в 1980-х рр…гнучкий магнітній диск діаметром 5,25 дюйма кількаразово збільшував свою інформаційну ємність зі 160 кілобайтів! до 1,2 мегабайт 3, то компакт-диск CD ROM (англ.compaq disk only memory - компактний диск з пам'яттю тільки для зчитування) такого ж діаметру дозволяє. зберегтись до 650 мегабайтів («бібліотеку» текстів, еквівалентну 650 томів по 500 сторінок у шкірному), а цифровий відео-диск DVD (англ. Digital video disk) - до 17 гігабайт (тобто 17 бібліотек, у кожній з якіх міститься по 1000 п'ятисот-сторінкових томів).

До матричних документів належать перфоровані стрічки та картки, магнитні та оптичні диски, магнитні картки, голограми тощо. Як матричні документи можна розглядати різноманітні картотеки каталоги бібліотек, архивів, центрів НТ1, музеїв тощо.

'Пріблизно 160 тис.. букв це еквівалентно 80 сторінкам, на кожній із якіх вміщено по 2 кілобайти (2048) знаків (32 рядки по 64 знаки в шкірному)

'Приблизно 600 сторінок указаного формату.

  1   2   3

скачати

© Усі права захищені
написати до нас