Введення
Значення документів для підприємства важко переоцінити. Інформація, зафіксована в документах, є відображенням діяльності організації і становить основу будь-якого бізнесу. Більшу частину службової інформації працівники підприємства отримують у вигляді документів. У кожній організації на складання документів і на роботу з ними в середньому йде 60% робочого часу.
Сучасне управління державним підприємством або комерційною організацією - це в значній мірі безперервна низка процесів складання і переміщення документів. Здійснюються проекти, укладаються і розриваються договору, купуються і продаються цінні папери, підприємства, нерухомість. За всім цим стоять документи.
Керівники підприємств несуть персональну відповідальність за склад, схоронність і правильне оформлення документів. Безлад у зберіганні документів може призвести до ризиком втрати цінної інформації, що може негативно відбитися на діяльності підприємства.
З документацією пов'язана діяльність всіх працівників - від технічних виконавців до керівників. Одні створюють документи, інші - забезпечують їх оформлення і передачу, треті керуються цими документами і на їх основі приймають рішення.
Діловодство на підприємстві повинно вестися на основі Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД). Вона допомагає уникнути надмірностей і дублювання в роботі, тому що в ній сформульовані єдині вимоги і рекомендації з питань підготовки документів, організації документообігу, обліку й пошуку інформації, здійснення контролю за виконанням документів та групування їх у справи.
Загальні положення
Документаційне забезпечення управління здійснюється службою документаційного забезпечення управління (ДОП), що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підпорядкованого безпосередньо керівнику.
Служба документаційного забезпечення управління може бути представлена в організації як самостійний структурний підрозділ (канцелярія, загальний відділ, секретаріат) так і окремим співробітником, (секретар-референт).
Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, пов'язані з запису (фіксації) та оформлення необхідної для здійснення управлінських дій інформації на різних носіях за встановленими правилами.
Документування здійснюється на природній мові (рукописні, машинописні документи, в тому числі телеграми, телефонограми), а також на штучних мовах з використанням нових носіїв (перфокарти, перфострічки, магнітні стрічки, карти, диски та ін.)
Робота служби ДОП регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі цього Положення (додаток № 1). Діяльність працівників служби ДОП регламентується посадовими інструкціями, які закріплюють раціональне поділ праці, передбачають рівномірне завантаження працівників, розподіл робіт за складністю виконання та кваліфікації виконавців. Посадові інструкції розробляються службою ДОП та затверджуються її керівником або його заступником. При зміні функцій і завдань служби ДОП посадові інструкції переглядаються.
Служба ДОП у своїй діяльності керується законодавчими та іншими нормативно - правовими актами органів державної влади та управління Російської Федерації, правилами, інструкціями, методичними рекомендаціями установ ГАС Російської Федерації та іншими діючими нормативами з питань документаційного забезпечення управління.
Керівництво служби ДОП має заміщатися фахівцями з вищою або середньою спеціальною освітою відповідного профілю.
Служба ДОУ має свою печатку з позначенням свого найменування.
Цілі і завдання служби ДОП
Основними цілями служби ДОП є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення управління. Служба ДОП вирішує наступні завдання:
вдосконалення форм і методів роботи з документами;
забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, побудови пошукових систем;
контроль виконання та підготовки документів до передачі в державний архів у відповідності з діючими нормативами;
скорочення документообігу, кількості форм документів;
розробка та впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення організації;
участь у розробці та впровадженні прогресивних технологій документаційного забезпечення управління на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки, персональних комп'ютерів.
Функції служби ДОП
Відповідно до покладених завдань служба ДОП здійснює такі функції:
розробка, впровадження та ведення табелю та альбому уніфікованих форм документів організації, внесення до них змін;
здійснення обробки, реєстрації документів і обліково-довідкової роботи по документах;
організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву документів, що надходять, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву;
контроль за проходженням, виконанням та оформленням документів у встановлені терміни, узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;
організація машинописного виготовлення, копіювання та оперативного розмноження документів, розробка та проектування бланків документів;
розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації;
організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах;
розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавської дисципліни;
здійснення контролю за правильністю оформлення та формування структурними підрозділами справ, що підлягають здачі в архів;
організація роботи архіву відповідно до законодавства з архівної справи Російської Федерації, правилами, інструкціями і методичними рекомендаціями установ ГАС Російської Федерації;
підвищення кваліфікації працівників служби ДОП, проведення нарад та консультування з питань, що належать до їх компетенції;
організація робочих місць, у тому числі автоматизація.
Права і відповідальність служби ДОП
Служба ДОУ має право:
здійснювати контроль за скороченням надлишкової інформації в організації та підвідомчій системі і приймати до цього відповідних заходів;
вимагати від керівників структурних підрозділів виконання встановлених правил роботи з документами в організації та контролювати виконання цих правил;
запитувати у структурних підрозділів і організацій відомості, необхідні для роботи;
проводити перевірки організації документального забезпечення управління в структурних підрозділах і доводити підсумки перевірок до керівників структурних підрозділів для вжиття відповідних заходів;
залучати в установленому порядку спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
повертати виконавцям на доопрацювання документи, підготовлені з порушенням встановлених вимог;
спільно з обчислювальним центром визначати завдання документаційного забезпечення управління, що підлягають автоматизації;
підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;
розробляти положення про структурні підрозділи служби ДОП та посадові інструкції працівників;
вносити пропозиції керівництву про притягнення до дисциплінарної відповідальності у всіх випадках порушення підрозділами і посадовими особами встановлених правил роботи з документами;
брати участь в обговоренні керівництвом питань, що стосуються стану роботи з документами, а також вдосконалення форм і методів роботи з ними;
вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників служби ДОП, їх заохочення та накладення на них стягнень.
Служба ДОП несе відповідальність за:
забезпечення встановленого порядку роботи з документами в організації;
виконання вказівок і доручень керівництва і дотримання необхідних умов праці працівників.
Взаємовідносини служби ДОП з іншими структурними підрозділами
Служба ДОП взаємодіє:
зі структурними підрозділами - з питань документаційного забезпечення управління;
з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
зі службами кадрів, праці та заробітної плати та з відповідними науково-дослідними організаціями - з питань підбору і розстановки кадрів та підвищення їх кваліфікації в умовах широкого використання обчислювальної і організаційної техніки, розробки і впровадження заходів, пов'язаних з науковою організацією праці, вдосконалення стилю і методів роботи з документами;
зі службами господарського обслуговування - з питань забезпечення засобами організаційної та обчислювальної техніки, бланками документів, канцелярським приладдям, побутового обслуговування працівників служби ДОП.
з обчислювальним центром - з питань розробки і впровадження нових інформаційних технологій із застосуванням засобів обчислювальної техніки, оперативної обробки інформації та дотримання вимог нормативно-методичних документів.
Висновок
Великий внесок у вдосконалення роботи з документами підприємства може внести секретар-референт, тому що значна частина діловодних операцій виконується на його робочому місці. Це дозволяє проводити всі операції з документами більш кваліфіковано і широко застосовувати для однотипних робіт кошти оргтехніки. До однієї їх функцій, що виконується секретарем-референтом, відноситься методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах та його філіях.
Саме секретар-референт може об'єктивно оцінити ефективність прийнятої на підприємстві системи діловодства і, в міру набуття досвіду, внести істотні зауваження та пропозиції щодо його зміни.
Список літератури
1) Підлісна Л.В. Документування управлінської діяльності. Практикум для студентів всіх спеціальностей і всіх форм навчання. - М., мгут, 2008.
2) Кірсанова М.В. Сучасне діловодство: Учеб. посібник - 4-е вид. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2006.-312 с. - (Вища освіта).