Федеральне державне освітній заклад
Середньої професійної освіти
Омський промислово-економічний коледж
Курсова робота
з дисципліни «Архівознавство»
на тему: Забезпечення збереження документів
на паперовій основі
Виконав: студент групи КДОУ-97
Колеснікова А.А.
Перевірив: викладач
Оцінка:
Дата захисту:
2008
ЗМІСТ
ВСТУП. 3
1 Поняття та призначення служби ДОП .. 4
2. Основні завдання та функції служби ДОП .. 5
3. Нормативна регламентація служби ДОП .. 6
4. Структура служб ДОП. Основні функції служб ДОП .. 10
ВИСНОВОК. 15
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ .. 16
Тема моєї роботи: «Структура та функції служб ДОП».
Я вважаю цю тему особливо актуальною в наш час, так як діловодство - одна з функцій управління, заснована на науковій організації із застосуванням сучасної техніки, а ми живемо в епоху наукового прогресу, де все грунтується на вдосконаленні нових технологій, надалі допомагають нам у роботі .
Виходячи з мети, були поставлені наступні завдання:
Вивчити літературу, що розкриває тему моєї роботи;
Розповісти про службу документаційного забезпечення управління;
Перерахувати основні завдання та функції служби ДОП;
Вивчити нормативну регламентацію служби ДОП;
Розглянути структуру служб ДОП і описати їх основні функції;
Діловодство охоплює весь комплекс робіт зі створення та оформлення документів, їх виконання та контролю термінів виконання, з обліку документів, формування справ з виконаних документів, зберігання і використання поточних справ, підготовки їх до здачі в архів.
В даний час термін «діловодство» частіше звучить як «документаційне забезпечення управління» (ДОП).
Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, яка діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія або секретаріат.
У невеликих організаціях, де обсяг оброблюваних документів невеликий і створення такої служби недоцільно, всю роботу з документаційного забезпечення управління виконує секретар керівника або спеціально виділений для проведення цієї роботи співробітник.
Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - найважливіша обслуговуюча функція управління, від раціональної організації якої залежать швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації в цілому.
Вибір організаційної форма служби ДОП залежить від рішення керівництва і самої служби ДОП. Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.
Таким чином, служба ДОП вирішує три основні комплекси задач:
1) забезпечення документування управлінської діяльності;
2) організація роботи з документами в установі;
вдосконалення форм і методів роботи з документами.
Завдання, що стоять перед службою ДОП, визначають її функції.
1. Завдання забезпечення документування управлінської діяльності можуть бути вирішені за допомогою виконання наступних функцій:
розробка та проектування бланків, забезпечення їх виготовлення;
забезпечення виготовлення документів, копіювання і тиражування;
контроль якості підготовки та оформлення документів, дотримання встановленої процедури погодження та і посвідчення документів.
2. Завдання організації роботи з документами в установі вирішуються виконанням наступних функцій:
Встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу установи);
Експедиційна обробка вхідних і вихідних документів;
Реєстрація та облік вступників, що відправляються і внутрішніх документів;
Контроль за виконанням документів;
Систематизація документів, забезпечення їх зберігання і використання; організація роботи зі зверненнями громадян.
Забезпечення захисту інформації.
3. Завдання вдосконалення форм і методів роботи з документами включають в себе виконання наступних функцій:
розробку і переробку нормативних, інструктивних, методичних документів і доведення їх до відома працівників організації;
методичне керівництво і контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах організації;
підвищення кваліфікації працівників організації та їх консультування з питань роботи з документами;
упорядкування документації організації, проведення робіт з уніфікації документів, розробка Табеля і Альбому форм документів, що застосовуються в діяльності організації;
розробку та впровадження нових форм і методів роботи з документами, вдосконалення документообігу організації, підвищення виконавчої дисципліни;
постановку задач розробки і удосконалення автоматизованих інформаційних систем і баз даних для роботи з документами.
Структура, функції, завдання служби ДОП та її працівників, технологія роботи з документами закріплюється в ряді внутрішніх документів: становищі, інструкціях і правилах.
У регламентації діяльності діловодної служби значну роль відіграє Статут організації - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Розробка статуту впливає на загальну постановку діловодства. Закладене в статуті організаційне побудова дає можливість визначити комплекси документів, які будуть використовуватися в управлінській діяльності.
Розглянемо основні нормативні документи, що регламентують діяльність служби ДОП організації.
Положення про службу ДОП - це правовий акт, що визначає порядок утворення, обов'язки та організацію роботи цього підрозділу, а також правовий статус і компетенцію посадових осіб, які здійснюють роботу в службі ДОП.
Затверджене з дотриманням встановленого порядку і відповідне чинним нормативним документам, положення імеетобязательную юридичну силу.
Положення про службу ДОП, як і положення про структурний підрозділ, має обов'язкову силу при розгляді спорів у судах, при проведенні перевірок контролюючими органами та аудиторами.
Положення про службу ДОП розробляє і підписує і підписує керівник служби, стверджує керівник організації. Узгоджується Положення з керівниками тих структурних підрозділів, до яких у ньому закріплені взаємозв'язку.
Посадова інструкція - це основний організаційний документ, що регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, що є основою для усунення паралелізму і дублювання у виконанні окремих операцій.
Джерелами для розробки посадових інструкцій є:
1. Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, який містить регламентований перелік вимог до кваліфікації фахівців різних категорій.
2. Уніфікована система ОРД (УСОРД), Державна система ДОП (ГСДОУ) та інші нормативні документи, в яких закріплені формуляр і структура тексту посадової інструкції.
3. Типові долностние інструкції. Вони розроблені для окремих категорій службовців однотипних установ або структурних підрозділів. Типові інструкції не можуть замінити індивідуальні.
4. Положення про структурний підрозділ організації. Положення і посадові інструкції - це взаємопов'язані і взаємозамінні документи, тому що обов'язки кожного працівника встановлюються виходячи з усього комплексу функцій, виконуваних службою ДОП.
Оскільки посадові інструкції є документом, що регламентує організаційно-правове становище працівника, то необхідно їх складання для кожної посади, передбаченої штатним розкладом.
Посадова інструкція підписується керівником служби ДОП, затверджується керівником організації. Крім того, працівник зобов'язаний ознайомитися з посадовою інструкцією під розписку. Відмітка про ознайомлення розташовується нижче підпису керівника служби ДОП (розробника посадової інструкції) і складається зі слів «З інструкцією ознайомлений (а)", підпису працівника, його ініціалів, прізвища та дати.
Інструкція з діловодства - це основний нормативний документ, що регламентує правила, прийоми, процеси створення документів, технологію роботи з документами. Іншими словами, керівництво закріплює систему діловодства, що склалася в організації. Для ефективної роботи служби ДОП і всіх підрозділів організації, для чіткого розуміння і представлення всіх етапів роботи з документами в кожній організації повинна бути складена інструкція з діловодства з урахуванням специфіки її діяльності.
Джерелами для складання інструкції з діловодства організації служать:
Типова інструкція з діловодства в Федеральних органах виконавчої влади. М.: Росархів, 2004;
ГСДОУ. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М.: Головархів СРСР, 1991;
Основні правила роботи архівів організацій. М.: Росархів, 2002.
Інструкція повинна включати загальні положення, тематичні розділи, додатки.
У цілому, інструкція повинна відображати весь процес роботи з документами, всі технологічні операції в їх логічній послідовності.
Підготовку інструкції здійснює служба ДОП за участю архіву, юридичної служби. Підписана керівником служби діловодства інструкція затверджується керівником організації і вводиться в дію його наказом, після чого копіюється і розсилається в усі структурні підрозділи для використання в роботі.
Табель форм документів за типовими управлінських ситуацій. Табель - це перелік уніфікованих форм документів, необхідних і достатніх для реалізації документаційного забезпечення функцій і завдань, що вирішуються компанією. Він містить характеристику кожного документа, його юридичного статусу та етапів документування. Табель є способом нормативного закріплення як складу застосовуються в апараті документів, так і процедури їх підготовки.
Використання Табеля у роботі діловодних служб дозволяє встановити єдину класифікацію документів організації відповідно до управлінськими функціями і завданнями. Це, у свою чергу, дозволяє виключити можливість невиправданого створення нових форм документів. І, нарешті, за допомогою Табеля є можливість врахувати кількість видів і форм документів.
Структура Табеля повинна відображати найбільш зручну для подальшого використання систематизацію форм документів.
Після завершення робіт зі складання Табеля він підлягає узгодженню з керівниками структурних підрозділів, працівники яких будуть працювати відповідно до правил, встановлених Табелем. Після затвердження керівником організації Табель стає засобом нормативного закріплення етапів підготовки документів.
Альбом форм документів організації. Поряд з Табелем форм документів, будь-яка організація повинна мати Альбом форм документів, який є збіркою еталонів форм документів, включених до Табель.
Уніфіковані форми документів розташовуються в Альбомі в порядку, передбаченому Табелем.
Альбом узгоджується і затверджується аналогічно Табелю. Підписує його також керівник служби ДОП. Як правило, Альбом створюється у вигляді оригіналу, на папері, а також в електронному вигляді.
1. Управління справами.
2. Канцелярія.
3. Загальний відділ.
4. Секретар.
Управління справами створюється в міністерствах і відомствах як структура, в якій виконується робота з документами, і як орган контролю та координації діловодства в центральному апараті галузі. Будучи, по суті, структурним підрозділом організації, управління справами, в свою чергу, підрозділяється на наступні структурні типові підрозділи:
1. Секретаріат - це структурний підрозділ, що створюється для обслуговування керівництва організації. До його складу входять:
приймальня;
секретаріат керівника і секретаріати заступників керівника;
секретаріат колегії;
протокольне бюро;
У функції секретаріату входить:
попередній розгляд та підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;
підготовка по вказівці керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;
організація та документаційне обслуговування нарад, які проводить керівник, документування діяльності колегіальних органів управління.
2. Відділ раціоналізації ДОП (діловодства) - це центр вдосконалення ДОП, методичний центр.
До його функцій належать:
розробка та впровадження заходів щодо вдосконалення технології діловодства;
розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, табеля уніфікованих форм тощо);
розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів зі строками зберігання).
3. Канцелярія, яка, у свою чергу, поділяється на:
експедицію;
бюро листування;
бюро обліку та реєстрації документів;
комп'ютерний центр обробки і розмноження текстів документів.
4. Відділ листів
5. Центральний архів
6. Інспекція
Канцелярія, як і інша організаційна структура служби ДОП, створюється на підприємствах, в науково-дослідних, проектно-конструкторських організаціях, вищих навчальних закладах. У структурі канцелярії зазвичай працюють наступні підрозділи (відділи, сектори, групи):
1. Експедиція - спеціалізована ділянка, здійснює прийом і відправку поштою і кур'єрського зв'язку документації та кореспонденції.
2. Підрозділ з обліку та реєстрації документів, у завдання якого входить реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів, контроль відповідності прийнятих правил оформлення документів, формування та ведення довідково-інформаційного масиву.
3. Група контролю (бюро, інспекція, відділ) здійснює контроль за термінами виконання усних розпоряджень керівника, аналіз виконавської дисципліни, інформування керівництва про хід виконання документів та доручень.
4. Група листів (звернень громадян) займається прийомом і урахуванням пропозицій, заяв і скарг громадян. Її функції такі:
підготовка звернень до розгляду керівництвом;
контроль за термінами підготовки у відповідь документів у структурних підрозділах організації;
повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень;
організація прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.
5. Група підготовки документів здійснює передрук документів з чернеток, считку і правку текстів документів, облік виконуваної роботи.
6. Копіювально-розмножувальне бюро, як правило, має місце в тих організаціях, діяльність яких пов'язана з розсилкою великої кількості нормативної або розпорядчої документації. Завдання бюро зводяться до копіювання документів, тиражування текстів документів, підготовці рекламної продукції, буклетів, брошур.
7. Архів організації - здійснює прийом від структурних підрозділів відпрацьованих і підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги, веде облік і зберігання документів, контроль за дотриманням правил формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах, готує справи до передачі на державне зберігання.
Загальний відділ є службою по роботі з документами у виконавчих органах влади та виконавчих структурах (мерія, префектура, муніципалітет) місцевого самоврядування.
У загальних відділах зазвичай створюються ті ж ділянки, які характерні для канцелярії, однак сюди підключаються такі підрозділи, як протокольний відділ, група листів, приймальня. Наявність цих структур пояснюється специфікою діяльності, характером управлінських процедур, порядком прийняття рішень та особливостями документування в цих установах.
Протокольна група створюється у складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує функції:
підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення і випуск), листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;
аналіз документів, підготовлених структурними підрозділами;
підготовка висновків за документами, підготовленими структурними підрозділами;
організація та проведення засідань колегіального органу, документування їх діяльності.
Секретар установи виконує всю роботу з документами в невеликих установах і організаціях, які мають внутрішньої організаційної структури.
Таким чином, діючі нормативно-методичні документи регламентують найменування і приблизну структуру служби ДОП державних підприємств, установ, організацій. Що стосується недержавних структур, то рішення про створення служби, її назву та внутрішньої структурі приймає керівництво організації. У спільних підприємствах це питання вирішує правління, в акціонерних товариствах - установча конференція, в кооперативних структурах - загальні збори членів кооперативу.
Я прийшла до висновку, що ефективність діяльності служби ДОП залежить від кваліфікації працівників діловодства, ступеня оснащеності служби та умов праці.
У залежності від приналежності до певної групи служба ДОП буде мати своє особливе назву і мати своє відповідне призначення.
2. Андрєєва В.І. Практика діловодства: організація та ведення: навчально-практичний посібник / В.І. Андрєєва. - М.: КНОРУС, 2006. - 272с.
3. Березіна Н.М. Сучасне діловодство., 3-е вид., - СПб.: Пітер, 2007. -224 С.
4. Бобильова М.П. Ефективний документообіг: від традиційного до електронного. - М.: Термік, 2004. - 172 с.
5. Дьомін Ю.М. Діловодство. Документаційне менеджмент. - М.: Бератор, 2003
6. Кисельов С.В. Сучасні офісні технології: Навчальний посібник для 10-11 кл. / С.В. Кисельов, І.Л. Кисельов. - 2-е вид., Стер. - М.: Видавництво центр «Академія», 2004. -208с.
7. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління) .4-е вид. испр. і додат. - М.: ТОВ "Журнал" Управління персоналом ", 2003. - 408 с.
8. Пшенкой А.В. Документаційне забезпечення (Діловодство): Учеб. Посібник. - М.: ФОРУМ: інфа-М, 2003. -256с. (Серія «Професійна освіта).
9. Рогожин М.Ю. Довідник з діловодства. - М.: ЗАТ Юстіцінформ, 2005. - 192 с.
10 Янкова В.Ф. Як організувати діловодство. - М.: МЦФЕР, 2004. - 416с.
Середньої професійної освіти
Омський промислово-економічний коледж
Курсова робота
з дисципліни «Архівознавство»
на тему: Забезпечення збереження документів
на паперовій основі
Виконав: студент групи КДОУ-97
Колеснікова А.А.
Перевірив: викладач
Оцінка:
Дата захисту:
2008
ЗМІСТ
ВСТУП. 3
1 Поняття та призначення служби ДОП .. 4
2. Основні завдання та функції служби ДОП .. 5
3. Нормативна регламентація служби ДОП .. 6
4. Структура служб ДОП. Основні функції служб ДОП .. 10
ВИСНОВОК. 15
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ .. 16
ВСТУП
Метою створення моєї курсової роботи є опис структури служб ДОП та розкриття їх основних функцій.Тема моєї роботи: «Структура та функції служб ДОП».
Я вважаю цю тему особливо актуальною в наш час, так як діловодство - одна з функцій управління, заснована на науковій організації із застосуванням сучасної техніки, а ми живемо в епоху наукового прогресу, де все грунтується на вдосконаленні нових технологій, надалі допомагають нам у роботі .
Виходячи з мети, були поставлені наступні завдання:
Вивчити літературу, що розкриває тему моєї роботи;
Розповісти про службу документаційного забезпечення управління;
Перерахувати основні завдання та функції служби ДОП;
Вивчити нормативну регламентацію служби ДОП;
Розглянути структуру служб ДОП і описати їх основні функції;
1 Поняття та призначення служби ДОП
Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.Діловодство охоплює весь комплекс робіт зі створення та оформлення документів, їх виконання та контролю термінів виконання, з обліку документів, формування справ з виконаних документів, зберігання і використання поточних справ, підготовки їх до здачі в архів.
В даний час термін «діловодство» частіше звучить як «документаційне забезпечення управління» (ДОП).
Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, яка діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія або секретаріат.
У невеликих організаціях, де обсяг оброблюваних документів невеликий і створення такої служби недоцільно, всю роботу з документаційного забезпечення управління виконує секретар керівника або спеціально виділений для проведення цієї роботи співробітник.
Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - найважливіша обслуговуюча функція управління, від раціональної організації якої залежать швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації в цілому.
Вибір організаційної форма служби ДОП залежить від рішення керівництва і самої служби ДОП. Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.
2. Основні завдання та функції служби ДОП
У сучасних умовах, коли робота з управлінською документацією в багатьох установах грунтується на комп'ютерних технологіях, функції служби ДОП не обмежуються лише організацією документообігу установи, обліком документів і контролем за їх виконанням. Служба ДОП бере безпосередню участь у постановці завдань при розробці автоматизованих інформаційних систем для роботи з документами, у забезпеченні режиму доступу до інформації та захисту інформації, у вдосконаленні роботи з документами.Таким чином, служба ДОП вирішує три основні комплекси задач:
1) забезпечення документування управлінської діяльності;
2) організація роботи з документами в установі;
вдосконалення форм і методів роботи з документами.
Завдання, що стоять перед службою ДОП, визначають її функції.
1. Завдання забезпечення документування управлінської діяльності можуть бути вирішені за допомогою виконання наступних функцій:
розробка та проектування бланків, забезпечення їх виготовлення;
забезпечення виготовлення документів, копіювання і тиражування;
контроль якості підготовки та оформлення документів, дотримання встановленої процедури погодження та і посвідчення документів.
2. Завдання організації роботи з документами в установі вирішуються виконанням наступних функцій:
Встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу установи);
Експедиційна обробка вхідних і вихідних документів;
Реєстрація та облік вступників, що відправляються і внутрішніх документів;
Контроль за виконанням документів;
Систематизація документів, забезпечення їх зберігання і використання; організація роботи зі зверненнями громадян.
Забезпечення захисту інформації.
3. Завдання вдосконалення форм і методів роботи з документами включають в себе виконання наступних функцій:
розробку і переробку нормативних, інструктивних, методичних документів і доведення їх до відома працівників організації;
методичне керівництво і контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах організації;
підвищення кваліфікації працівників організації та їх консультування з питань роботи з документами;
упорядкування документації організації, проведення робіт з уніфікації документів, розробка Табеля і Альбому форм документів, що застосовуються в діяльності організації;
розробку та впровадження нових форм і методів роботи з документами, вдосконалення документообігу організації, підвищення виконавчої дисципліни;
постановку задач розробки і удосконалення автоматизованих інформаційних систем і баз даних для роботи з документами.
3. Нормативна регламентація служби ДОП
Для успішної роботи і сприятливих перспектив розвитку служби ДОП необхідна нормативна регламентація самої служби ДОП.Структура, функції, завдання служби ДОП та її працівників, технологія роботи з документами закріплюється в ряді внутрішніх документів: становищі, інструкціях і правилах.
У регламентації діяльності діловодної служби значну роль відіграє Статут організації - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи. Розробка статуту впливає на загальну постановку діловодства. Закладене в статуті організаційне побудова дає можливість визначити комплекси документів, які будуть використовуватися в управлінській діяльності.
Розглянемо основні нормативні документи, що регламентують діяльність служби ДОП організації.
Положення про службу ДОП - це правовий акт, що визначає порядок утворення, обов'язки та організацію роботи цього підрозділу, а також правовий статус і компетенцію посадових осіб, які здійснюють роботу в службі ДОП.
Затверджене з дотриманням встановленого порядку і відповідне чинним нормативним документам, положення імеетобязательную юридичну силу.
Положення про службу ДОП, як і положення про структурний підрозділ, має обов'язкову силу при розгляді спорів у судах, при проведенні перевірок контролюючими органами та аудиторами.
Положення про службу ДОП розробляє і підписує і підписує керівник служби, стверджує керівник організації. Узгоджується Положення з керівниками тих структурних підрозділів, до яких у ньому закріплені взаємозв'язку.
Посадова інструкція - це основний організаційний документ, що регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, що є основою для усунення паралелізму і дублювання у виконанні окремих операцій.
Джерелами для розробки посадових інструкцій є:
1. Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, який містить регламентований перелік вимог до кваліфікації фахівців різних категорій.
2. Уніфікована система ОРД (УСОРД), Державна система ДОП (ГСДОУ) та інші нормативні документи, в яких закріплені формуляр і структура тексту посадової інструкції.
3. Типові долностние інструкції. Вони розроблені для окремих категорій службовців однотипних установ або структурних підрозділів. Типові інструкції не можуть замінити індивідуальні.
4. Положення про структурний підрозділ організації. Положення і посадові інструкції - це взаємопов'язані і взаємозамінні документи, тому що обов'язки кожного працівника встановлюються виходячи з усього комплексу функцій, виконуваних службою ДОП.
Оскільки посадові інструкції є документом, що регламентує організаційно-правове становище працівника, то необхідно їх складання для кожної посади, передбаченої штатним розкладом.
Посадова інструкція підписується керівником служби ДОП, затверджується керівником організації. Крім того, працівник зобов'язаний ознайомитися з посадовою інструкцією під розписку. Відмітка про ознайомлення розташовується нижче підпису керівника служби ДОП (розробника посадової інструкції) і складається зі слів «З інструкцією ознайомлений (а)", підпису працівника, його ініціалів, прізвища та дати.
Інструкція з діловодства - це основний нормативний документ, що регламентує правила, прийоми, процеси створення документів, технологію роботи з документами. Іншими словами, керівництво закріплює систему діловодства, що склалася в організації. Для ефективної роботи служби ДОП і всіх підрозділів організації, для чіткого розуміння і представлення всіх етапів роботи з документами в кожній організації повинна бути складена інструкція з діловодства з урахуванням специфіки її діяльності.
Джерелами для складання інструкції з діловодства організації служать:
Типова інструкція з діловодства в Федеральних органах виконавчої влади. М.: Росархів, 2004;
ГСДОУ. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М.: Головархів СРСР, 1991;
Основні правила роботи архівів організацій. М.: Росархів, 2002.
Інструкція повинна включати загальні положення, тематичні розділи, додатки.
У цілому, інструкція повинна відображати весь процес роботи з документами, всі технологічні операції в їх логічній послідовності.
Підготовку інструкції здійснює служба ДОП за участю архіву, юридичної служби. Підписана керівником служби діловодства інструкція затверджується керівником організації і вводиться в дію його наказом, після чого копіюється і розсилається в усі структурні підрозділи для використання в роботі.
Табель форм документів за типовими управлінських ситуацій. Табель - це перелік уніфікованих форм документів, необхідних і достатніх для реалізації документаційного забезпечення функцій і завдань, що вирішуються компанією. Він містить характеристику кожного документа, його юридичного статусу та етапів документування. Табель є способом нормативного закріплення як складу застосовуються в апараті документів, так і процедури їх підготовки.
Використання Табеля у роботі діловодних служб дозволяє встановити єдину класифікацію документів організації відповідно до управлінськими функціями і завданнями. Це, у свою чергу, дозволяє виключити можливість невиправданого створення нових форм документів. І, нарешті, за допомогою Табеля є можливість врахувати кількість видів і форм документів.
Структура Табеля повинна відображати найбільш зручну для подальшого використання систематизацію форм документів.
Після завершення робіт зі складання Табеля він підлягає узгодженню з керівниками структурних підрозділів, працівники яких будуть працювати відповідно до правил, встановлених Табелем. Після затвердження керівником організації Табель стає засобом нормативного закріплення етапів підготовки документів.
Альбом форм документів організації. Поряд з Табелем форм документів, будь-яка організація повинна мати Альбом форм документів, який є збіркою еталонів форм документів, включених до Табель.
Уніфіковані форми документів розташовуються в Альбомі в порядку, передбаченому Табелем.
Альбом узгоджується і затверджується аналогічно Табелю. Підписує його також керівник служби ДОП. Як правило, Альбом створюється у вигляді оригіналу, на папері, а також в електронному вигляді.
4. Структура служб ДОП. Основні функції служб ДОП
На сьогоднішній день розрізняють чотири основних організаційних структури служби ДОУ:1. Управління справами.
2. Канцелярія.
3. Загальний відділ.
4. Секретар.
Управління справами створюється в міністерствах і відомствах як структура, в якій виконується робота з документами, і як орган контролю та координації діловодства в центральному апараті галузі. Будучи, по суті, структурним підрозділом організації, управління справами, в свою чергу, підрозділяється на наступні структурні типові підрозділи:
1. Секретаріат - це структурний підрозділ, що створюється для обслуговування керівництва організації. До його складу входять:
приймальня;
секретаріат керівника і секретаріати заступників керівника;
секретаріат колегії;
протокольне бюро;
У функції секретаріату входить:
попередній розгляд та підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;
підготовка по вказівці керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;
організація та документаційне обслуговування нарад, які проводить керівник, документування діяльності колегіальних органів управління.
2. Відділ раціоналізації ДОП (діловодства) - це центр вдосконалення ДОП, методичний центр.
До його функцій належать:
розробка та впровадження заходів щодо вдосконалення технології діловодства;
розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, табеля уніфікованих форм тощо);
розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів зі строками зберігання).
3. Канцелярія, яка, у свою чергу, поділяється на:
експедицію;
бюро листування;
бюро обліку та реєстрації документів;
комп'ютерний центр обробки і розмноження текстів документів.
4. Відділ листів
5. Центральний архів
6. Інспекція
Канцелярія, як і інша організаційна структура служби ДОП, створюється на підприємствах, в науково-дослідних, проектно-конструкторських організаціях, вищих навчальних закладах. У структурі канцелярії зазвичай працюють наступні підрозділи (відділи, сектори, групи):
1. Експедиція - спеціалізована ділянка, здійснює прийом і відправку поштою і кур'єрського зв'язку документації та кореспонденції.
2. Підрозділ з обліку та реєстрації документів, у завдання якого входить реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів, контроль відповідності прийнятих правил оформлення документів, формування та ведення довідково-інформаційного масиву.
3. Група контролю (бюро, інспекція, відділ) здійснює контроль за термінами виконання усних розпоряджень керівника, аналіз виконавської дисципліни, інформування керівництва про хід виконання документів та доручень.
4. Група листів (звернень громадян) займається прийомом і урахуванням пропозицій, заяв і скарг громадян. Її функції такі:
підготовка звернень до розгляду керівництвом;
контроль за термінами підготовки у відповідь документів у структурних підрозділах організації;
повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень;
організація прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.
5. Група підготовки документів здійснює передрук документів з чернеток, считку і правку текстів документів, облік виконуваної роботи.
6. Копіювально-розмножувальне бюро, як правило, має місце в тих організаціях, діяльність яких пов'язана з розсилкою великої кількості нормативної або розпорядчої документації. Завдання бюро зводяться до копіювання документів, тиражування текстів документів, підготовці рекламної продукції, буклетів, брошур.
7. Архів організації - здійснює прийом від структурних підрозділів відпрацьованих і підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги, веде облік і зберігання документів, контроль за дотриманням правил формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах, готує справи до передачі на державне зберігання.
Загальний відділ є службою по роботі з документами у виконавчих органах влади та виконавчих структурах (мерія, префектура, муніципалітет) місцевого самоврядування.
У загальних відділах зазвичай створюються ті ж ділянки, які характерні для канцелярії, однак сюди підключаються такі підрозділи, як протокольний відділ, група листів, приймальня. Наявність цих структур пояснюється специфікою діяльності, характером управлінських процедур, порядком прийняття рішень та особливостями документування в цих установах.
Протокольна група створюється у складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує функції:
підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення і випуск), листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;
аналіз документів, підготовлених структурними підрозділами;
підготовка висновків за документами, підготовленими структурними підрозділами;
організація та проведення засідань колегіального органу, документування їх діяльності.
Секретар установи виконує всю роботу з документами в невеликих установах і організаціях, які мають внутрішньої організаційної структури.
Таким чином, діючі нормативно-методичні документи регламентують найменування і приблизну структуру служби ДОП державних підприємств, установ, організацій. Що стосується недержавних структур, то рішення про створення служби, її назву та внутрішньої структурі приймає керівництво організації. У спільних підприємствах це питання вирішує правління, в акціонерних товариствах - установча конференція, в кооперативних структурах - загальні збори членів кооперативу.
ВИСНОВОК
Виконуючи курсову роботу я ставила перед собою мету, розповісти про службу документаційного забезпечення управління, описати її структуру і функції, вивчити основні нормативні документи, що регламентують діяльність цієї служби. Я намагалася розкрити цю тему в повному обсязі, виходячи з поставлених завдань.Я прийшла до висновку, що ефективність діяльності служби ДОП залежить від кваліфікації працівників діловодства, ступеня оснащеності служби та умов праці.
У залежності від приналежності до певної групи служба ДОП буде мати своє особливе назву і мати своє відповідне призначення.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Андрєєва В.І. Діловодство. Практичний посібник. - М.: ТОВ «Управління персоналом», 20052. Андрєєва В.І. Практика діловодства: організація та ведення: навчально-практичний посібник / В.І. Андрєєва. - М.: КНОРУС, 2006. - 272с.
3. Березіна Н.М. Сучасне діловодство., 3-е вид., - СПб.: Пітер, 2007. -224 С.
4. Бобильова М.П. Ефективний документообіг: від традиційного до електронного. - М.: Термік, 2004. - 172 с.
5. Дьомін Ю.М. Діловодство. Документаційне менеджмент. - М.: Бератор, 2003
6. Кисельов С.В. Сучасні офісні технології: Навчальний посібник для 10-11 кл. / С.В. Кисельов, І.Л. Кисельов. - 2-е вид., Стер. - М.: Видавництво центр «Академія», 2004. -208с.
7. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління) .4-е вид. испр. і додат. - М.: ТОВ "Журнал" Управління персоналом ", 2003. - 408 с.
8. Пшенкой А.В. Документаційне забезпечення (Діловодство): Учеб. Посібник. - М.: ФОРУМ: інфа-М, 2003. -256с. (Серія «Професійна освіта).
9. Рогожин М.Ю. Довідник з діловодства. - М.: ЗАТ Юстіцінформ, 2005. - 192 с.
10 Янкова В.Ф. Як організувати діловодство. - М.: МЦФЕР, 2004. - 416с.