Системи обліку, в тому числі кошторисні, дають оцінку проекту з точки зору обсягів робіт, вартості, загальної потреби в ресурсах за проектом, але не надають таких важливих для успішного виконання проекту відомостей, як календарний план робіт, графік потреби в ресурсах, календарний профіль витрат .
У будівельних організаціях існує висока потреба в програмному забезпеченні саме по календарного планування. Оскільки знаходження оптимального способу реалізації проекту за часом при максимально ефективному використанні ресурсів є ключовими факторами успіху, а при зростаючою з кожним днем конкуренції - гарантом виживання організації.
Серед запитів від будівельних компаній майже завжди фігурують такі пункти:
Планування широкого спектру ресурсів: як виконавців і механізмів (поновлюваних ресурсів), так і матеріалів (витрачаються ресурсів).
Програвання різних варіантів планування - при жорстких часових обмеженнях і при обмежених ресурсах. Варіювання цих способів допоможе знайти найбільш вдалий компроміс у дилемі - швидше - дешевше.
Знаходження найбільш "економного" варіанту реалізації проекту за рахунок оптимізації вартісних характеристик проекту при проведенні проекту у різні терміни, залученні інших ресурсів
Побудова графіка потреб у ресурсах, графіка витрачання грошових коштів на проект у цілому і на окремий вид робіт, ресурсів - планування ресурсного забезпечення.
Аналіз розподілу витрат на елементи об'єкта, на будівельні роботи різних типів.
Інтеграція з іншими програмними додатками, можливість імпорту-експорту в програми складання будівельних кошторисів, складські, бухгалтерські програми.
Для вирішення подібних завдань використовується спеціальний клас програмного забезпечення-системи календарного планування та контролю реалізації проектів (далі СКПК), які забезпечують підтримку основних процесів тимчасового, ресурсного і вартісного планування і контролю на основі алгоритмів мережевого планування та методу критичного шляху.
Будівельні проекти лежали біля витоків мережевого планування. Власне метод критичного шляху був розроблений для координації робіт з будівництва заводів хімічного концерну "Дюпон". В даний час велика кількість будівельних компаній у Росії починає застосовувати системи календарного планування для підвищення ефективності своєї роботи.
Нижче наводиться коментарі Віктора Коротіна, фахівця з інформаційних технологій МТФ "Мостозагін 18" про ефективність застосування однієї із систем календарного планування - Time Line 6.5 в рамках будівельних проектів:
У зв'язку з обмеженнями на проведення робіт на Москва річці в денний час, ми зіткнулися з необхідністю чіткого планування використання плавзасобів на будівництві мосту в центрі Москви (проект Москва-СІТІ). Time Line дозволив нам побудувати модель проведення робіт, розрахувати і скоординувати розкладу роботи обладнання та графік постачання матеріалів і комплектуючих. Завдяки оперативному контролю за ходом робіт відхилення від плану не перевищували одного-двох днів.
На проекті відновлення Храму Христа Спасителя наша компанія виконувала роботи, пов'язані з підготовкою фундаменту під храм і навколо об'єкта. Історичне місце розташування Храму відомо складною будовою грунтів. Це зажадало використання складних сучасних технологій будівництва і визначало складність проекту. Значна кількість співвиконавців на даному проекті вимагало узгодження наших планів з роботами інших субпідрядників. В окремі періоди будівництва (наприклад, перед святкуванням Великодня) графік робіт був настільки напруженим, що графіки робіт планувалися в Time Line і контролювалися з точністю до години.
Основні можливості СКПК
Менеджер і команда проекту можуть ефективно застосовувати автоматизовані системи календарного планування на різних етапах проекту:
На передінвестиційній етапі або на етапі тендеру
Провести укрупнену оцінку часових та вартісних параметрів проекту, його реалізації та ефективності, потреби в ресурсах і виробничих потужностях, сформувати якісну тендерну документацію або бізнес-план.
На етапі планування
Зробити розрахунок і оптимізацію планових термінів реалізації проекту з урахуванням існуючих обмежень на ресурси. У СКПК менеджер може легко програти різні варіанти реалізації проекту - при жорстких тимчасових або ресурсних обмеженнях. У всі системи СКПК закладені математичні алгоритми оптимізації використання різних типів ресурсів, за допомогою яких значно спрощується рішення завдань:
Побудови графіків потреби проекту у трудових ресурсах, машинах і механізмах, оптимізації завантаження наявних виробничих потужностей;
Визначення потреб проекту в матеріалах, формування графіка поставок і закупівель матеріалів;
Визначення необхідних витрат на реалізацію проекту та його окремих фаз, а також розподілу фінансових потреб проекту в часі, на елементи об'єкта, на будівельні роботи різних типів.
Важливим чинником є легкість і зручність отримання різноманітної та аналітичної інформації по проекту в графічному, табличному вигляді, діаграм Гантта, мережевих графіків і т.д.
На етапі реалізації проекту
СКПК дозволяє зберігати у своїй моделі проекту планові показники по проекту (терміни, вартості, обсяги і т.д.) і вводити фактичні дані про хід реалізації проекту. Звичайно ж вихідний календарний план "пливе". Але система дозволяє побачити ці відхилення, оцінити їх наслідки на проект у цілому, програти і вибрати оптимальний варіант реакції на зміни, при необхідності перепланувати частину, що залишилася проекту з урахуванням нових реалій, оперативно внести зміни в документацію за проектом. Саме на цьому етапі система проявляє свої кращі якості - модель проекту живе разом з реальним проектом. Менеджер отримує в свої руки інструмент не тільки контролю за доконаних подій, але і прогнозування майбутніх. У той же час, зручні, прості засоби генерації звітності за проектом дозволяють легко довести необхідну інформацію по проекту до всіх зацікавлених осіб у необхідній формі.
На етапі завершення проекту
Накопичення статистичних даних з проектів компанії (опис ресурсів, типові набори робіт, вартісні оцінки тощо) може дозволити надалі істотно підвищити якість планування та управління проектами.
Модель проекту в СКПК
У статті вже кілька разів згадувався термін модель проекту в СКПК. В основі його лежать три елементи:
Структура робіт проекту.
Структура ресурсів.
Матриця призначень ресурсів на роботи проекту.
Структура робіт проекту-представляє собою перелік етапів та виконання робіт проекту, всередині якого визначаються правила вкладеності (одна робота складається з набору інших); взаємозв'язку між роботами (стартувати після завершення, стартувати одночасно і ін), орієнтовні тривалості робіт. За перерахованими параметрами система розраховує календарний графік проекту, визначаючи дати старту і фінішу окремих робіт і всього проекту, тимчасові резерви.
Самі роботи теж можуть різні характеристики, наприклад:
Бажаний характер планування робіт - як можна раніше або як можна пізніше (зручно використовувати для робіт типу платіж: спізнюватися не можна, але й раніше платити небажано).
Календарні обмеження на роботи - за контрактом можуть бути визначені певні граничні дати і терміни - почати роботи не пізніше, завершити етап тоді-то. Подібні умови легко можуть бути включені в проект.
Менеджер проекту на підставі проектної документації, директивних вказівок керівництва або умов контракту виробляє визначення складу робіт і розрахунок тривалості проекту.
Особливістю планування в СКПК є те, що ми, як правило, не прив'язуємо роботи до конкретних дат, а лише вказуємо їх структуру, взаємозв'язок і тривалості. Це дозволяє системі надалі, використовувати різні алгоритми оптимізації проекту, динамічно відстежувати зміни календарного графіка проекту в ході реалізації.
Використовуючи процедури оптимізації календарних планів за методом критичного шляху, варіюючи параметри робіт, характер зв'язків між ними менеджер може істотно скоротити початковий термін реалізації проекту. Не враховуючи на даному етапі обмеження проекту по ресурсах.
Структура ресурсів проекту - людські, механізми, матеріали, фінанси. Зазвичай у компаніях ведуться електронні довідники ресурсів компанії з описом їх основних характеристик: вартості, продуктивності, доступної кількості. Для деяких типів ресурсів можна задавати календарі їх використання і т.д.
Матриця призначень - які ресурси, яких типів, яким чином використовуються на роботах проекту.
У системі зберігаються дані про потреби робіт в ресурсах, властивості і кількості ресурсів, календарний план робіт. Менеджер проводиться призначення ресурсів на завдання проекту та перерахунок календарного плану проекту з урахуванням обмежень на ресурси.
Вирішується класична дилема: збільшити термін реалізації проекту або збільшити вартість проекту за рахунок залучення додаткових потужностей.
Власне оптимізація використання ресурсів полягає в наступному - для різних типів ресурсів вирішуються різні управлінські завдання:
Для людських ресурсів і механізмів необхідно забезпечити рівномірне завантаження (екскаватор не може працювати одночасно в двох місця, але його простий також небажаний).
Для ресурсів типу матеріал необхідно забезпечити наявність його на об'єкті в потрібний час у потрібній кількості.
Зручність динамічної моделі проекту в СКПК в тому, що система зберігає не конкретний варіант календарного плану проекту, а набір параметрів, характеристик елементів проекту (роботи, ресурси, призначення). Виходячи з цього формуються календарні графіки, діаграми, таблиці і т.д. Менеджер проекту, помінявши один з параметрів проекту, наприклад, вартість бетону, автоматично отримує змінений план проекту. У даному випадку зміниться профіль витрат на проект і вартість усього проекту.
Особливо це важливо на етапі контролю реалізації проекту. По введених фактичним даними про виконання робіт, витрачання матеріалів, термінах - система динамічно перераховує календарний план проекту. Менеджер може порівнювати планові і фактичні, планові та прогнозовані показники проекту (з урахуванням реального ходу виконання проекту) та своєчасно приймати управлінські рішення.
Рівні використання СКПК в будівельних компаніях
У системах календарного планування можна отримувати дані з різним ступенем деталізації, що робить можливим використання одного й те ж програмного забезпечення на різних рівнях управління:
Керівництво компанії - визначення і контроль укрупнених параметрів проекту - гроші, терміни,
Менеджер проекту - планування складу робіт, оптимізація використання виробничих потужностей, контроль і управління ходом реалізації робіт за проектом
Служби постачання - аналіз потреби проекту в матеріальних ресурсах, формування графіків закупівель, поставок матеріалів.
Фінансові служби - вирішення питань фінансування проекту, контроль витрат, розрахунок зарплат і т.д.
Виконавці, підрядні організації - введення або надання фактичних даних за проектом за встановленими формами.
Звичайно в конкретних організаціях перелік рівнів і вирішуються на їх основі завдань може істотно змінюватися. Але системи календарного планування дозволяють для кожного рівня сформувати свій набір функцій, що дозволяє будувати розподілені системи управління проекту і, відповідно, підвищувати якість управління.
Вибір СКПК
В даний час практично будь-яка система календарного планування має засоби для побудови календарного графіка робіт, вартісного аналізу, отримання звітів. Клас програми вже визначається не кількістю робіт і ресурсів, які можна "загнати" в систему, і швидкістю перерахунку проекту, а потужністю процедур ресурсного планування, організацією роботи в мультипроектного режимі, засобами для інтеграції з іншими програмними додатками.
На Російському ринку представлено декілька видів програмного забезпечення даного класу. З більш простих систем варто відзначити вже згадуваний Time Line 6,5 і Microsoft Project 98. З професійних систем - Open Plan Professional і Primavera.
Щоб порівняти рівень цих системи невеликий приклад.
У Microsoft Project 98 у якості ресурсів можна використовувати лише людей і механізми. При цьому, відповідно, можна задати календарі роботи, вартості призначення, роботи, роботи в позаурочний час. Можна задати зміна вартості ресурсу в часі і багато іншого. Але планування витрачаються ресурсів типу матеріал вкрай не зручно. Втім, при впровадженні систем календарного планування, питання планування матеріальних ресурсів зачіпаються в останню чергу.
У Open Plan Professional можливо планувати ресурси всіх типів. Можна задавати ієрархічну структуру ресурсів (наприклад, організаційно-штатну структуру компанії). Можна визначити список кваліфікацій виконавців і надалі планувати на роботи не тільки конкретних виконавців, але і спеціальності. Що збільшує можливості щодо оптимізації використання ресурсів. Можна вказувати альтернативні призначення ресурсів, якщо конкретного не виявиться в наявності і т.д. Тобто в професійних системах можна з більшою ймовірністю описати модель проекту, а значить і підвищити якість планування і управління.
До речі, Open Plan Professional єдина зі згаданих систем повністю локалізована (перекладена на російську мову).
Те, яке програмне забезпечення варто використовувати в організації, залежить від багатьох обставин і, зокрема, вибору моделі управління проектами в організації. Часто в питаннях вибору потрібної саме для вас системи календарного планування має сенс звернутися до фахівців.
Напрями інтеграції СКПК з корпоративним програмним забезпеченням.
Успішне функціонування системи календарного планування істотно залежить від повноти та достовірності вихідних даних. У той же час, звичайно в компаніях вже функціонують різні інформаційні системи (бухгалтерські, кошторисні системи, програми матеріального обліку тощо), в рамках яких велика частина інформації вже існує. Звичайно виникає бажання об'єднати і взаємодоповнюючи інформаційні потоки, що породжуються різними системами. Напрями інтеграції можна розглядати по групах:
Фінанси
Інформація про плановане профілі витрат по проекту з СКПК може використовуватися в системах фінансового планування та аналізу проектів і системами бюджетування компанії. І навпаки, дані з цих систем можуть бути директивними обмеженнями при формуванні календарного плану проекту.
Інформація про використання людських ресурсів, про обсяг виконаних за проектом робіт може бути використана для розрахунку заробітної плати.
Матеріали, склад робіт
У СКПК неважко сформувати графік потреби проекту в ресурсах і потім використовувати в системах матеріального обліку або постачання для формування графіків закупівель і поставок.
Інформацію про склад робіт, необхідній кількості матеріалів і механізмів можна отримати в СКПК з кошторисних систем.
Нормування
Кошторисні системи зазвичай містять норми витрачання матеріалів на різні види робіт, продуктивності машин і механізмів, поодинокі вартості матеріалів. Але часто ці дані настільки не відповідають сьогоднішнім реаліям, що використовувати їх для реальних розрахунків не можна. Багато компаній йдуть по шляху створення своїх відомчих нормативних баз та інтеграції їх з системами календарного планування.
Тим не менш, реалізація зв'язку кошторисних програм з СКПК приваблює більшість будівельних компаній, що займаються впровадженням у себе систем календарного планування
Приклад реалізації зв'язку між кошторисною системою і СКПК
Ідея згаданої зв'язки не нова і існує в різних варіантах. Основні можливості її можна розглянути на прикладі модуля експорту даних з кошторисної системи WinАВеРС, розробленого спільними зусиллями компанії Ерті-Soft, виробника WinАВеРС і консалтингової компанії в області управління проектами A-Project.
В даний час такий модуль працює з наступними системами керування проектами:
Microsoft Project 98
Time Line 6.5
Open Plan Professional
Результуючий файл проекту містить в собі наступну інформацію:
список завдань (етапів робіт) та їх параметри
список ресурсів (матеріали і механізми) та їх параметри
призначення ресурсів і їх параметри.
Більшість систем календарного планування не дозволяють стандартно планувати обсяги робіт у термінах фіз. Обсягів. Тому для збереження інформації про обсяги робіт і нормах в СКПК використовуються додаткові користувальницькі поля.
Пропонований механізм передачі даних з кошторису дозволяє значно скоротити час створення плану будівельного проекту, оскільки відпадає необхідність введення значного обсягу вхідної інформації.
Але після перекидання даних у СКПК необхідно провести ряд додаткових дій з формування календарного плану проекту:
задати логічні зв'язки між роботами,
додати людські ресурси, так як в кошторисних програмах в ресурси не включені виконавці,
провести призначення людських ресурсів на проект і перерахувати тривалість робіт проекту з урахуванням продуктивності ресурсів і одиничною трудомісткості та обсягів робіт.
Вже зазначалося, що в різних програмах календарного планування існують різні можливості по опису ресурсів і способів їх призначення на завдання проекту. Відповідно, для різних СКПК розроблені спеціальні набори процедур і форм, для оптимального використання отриманої з кошторисів інформації.
У професійній системі календарного планування Open Plan проводиться розбиття ресурсів на поновлювані (механізми) і необхідні (матеріали), що дозволяє надалі коректно проводити ресурсне планування. У спрощену систему типу Microsoft Project не завжди є сенс перекидати список матеріалів.
Список літератури
Трубіцин Юрій. Системи календарного планування проектів.