Перші програми для управління проектами були розроблені майже сорок років тому. В основі даних систем лежали алгоритми мережного планування і розрахунку часових параметрів проекту за методом критичного шляху. Перші системи дозволяли представити проект у вигляді мережі, розрахувати ранні та пізні дати початку і закінчення робіт проекту та відобразити роботи на тимчасовій осі у вигляді діаграми Ганта. Пізніше в системи були додані можливості ресурсного і вартісного планування, засоби контролю за ходом виконання робіт.
Використання систем довгий час обмежувалося традиційними областями - великими будівельними, інженерними або оборонними проектами і вимагало професійних знань. Однак, за останнє десятиліття ситуація в області використання ПЗ календарного планування різко змінилася.
Завдяки підвищенню потужності й зниженню вартості персональних комп'ютерів, а також, за участю таких корпорацій, як Microsoft і Symantec, буквально завалили ринок дешевими системами для управління проектами, програмне забезпечення та методики управління, доступні раніше тільки заможним організаціям, прийшли на робочі столи і увійшли до повсякденну практику менеджерів і співробітників середніх і малих компаній.
В даний час на ринку представлено значну кількість універсальних програмних пакетів для персональних комп'ютерів, що автоматизують функції планування і контролю календарного графіка виконання робіт.
Західні огляди програмного забезпечення для управління проектами традиційно поділяють програми доступні на ринку в дві широкі групи: системи "вищого" класу (вартістю понад $ 1000 і більш прості системи (продаються за ціною нижче $ 1000).
Розвиток інформаційних технологій останніх років практично звело нанівець відмінності між системами по об'ємним показниками потужності систем (розміри планованого проекту по роботах і ресурсів, швидкість перерахунку проекту). Навіть дешеві пакети сьогодні здатні підтримувати планування проектів, що складаються з десятків тисяч завдань і використовують тисячі видів ресурсів. Вивчаючи матриці порівняння основних функцій систем, також досить важко знайти істотні прогалини в тій або іншій системі. Виявити відмінності в реалізації окремих функцій часто вдається лише при детальному вивченні та тестуванні системи.
Більш правильно розділити пакети календарного планування на професійні та настільні (непрофесійні). Професійні системи надають більш гнучкі засоби реалізації функцій планування і контролю, але вимагають великих витрат часу на підготовку та аналіз даних і, відповідно, високої кваліфікації користувачів. Другий тип пакетів адресований користувачам-непрофесіоналам, для яких управління проектами не є основним видом діяльності. Від користувачів, використовують пакети планування лише час від часу при необхідності спланувати невеликий комплекс робіт або ввести фактичні дані по проекту важко очікувати серйозних витрат часу і зусиль на те, щоб освоїти і тримати в пам'яті будь-які специфічні функції планування або оптимізації розкладів. Для них більш важливим є простота використання і швидкість отримання результату.
Як правило, сучасні системи календарного планування, поширювані на ринку, забезпечують основний набір функціональних можливостей, які включають в себе:
засоби проектування структури робіт проекту,
засоби планування по МКП,
кошти ресурсного планування (опис, призначення та оптимізація завантаження ресурсів),
деякі можливості вартісного аналізу,
засоби контролю за ходом виконання проекту,
засоби створення звітів та графічних діаграм.
Набір базових функціональних можливостей систем даного класу представлений в таблиці 1.
Таблиця 1.
Базові функціональні можливості системи календарного планування
Засоби опису комплексу робіт проекту, зв'язків між роботами та їх часових характеристик. | Описи глобальних параметрів планування проекту Опис логічної структури комплексу робіт Багаторівневе представлення проекту Призначення часових параметрів планування завдань Підтримка календаря проекту |
Засоби підтримки інформації про ресурси і витрати за проектом і призначення ресурсів і витрат окремих робіт проекту. | Ведення списку готівкових ресурсів, номенклатури матеріалів і статей витрат Підтримка календарів ресурсів Призначення ресурсів роботам Календарне планування при обмежених ресурсах |
Засоби контролю за ходом виконання проекту. | Фіксація планових параметрів розкладу проекту в базі даних Введення фактичних показників стану завдань Введення фактичних обсягів робіт та використання ресурсів Порівняння планових і фактичних показників і прогнозування ходу майбутніх робіт |
Графічні засоби представлення структури проекту, засоби створення різних звітів по проекту. | Діаграма Ганта (часто поєднана з електронною таблицею і дозволяє відображати різну додаткову інформацію) PERT діаграма (мережева діаграма) Створення звітів, необхідних для планування та контролю |
Відмінності між пакетами можуть полягати в підтримуваних ними обчислювальних платформах, потужності, наявності додаткових коштів, і в якості реалізації наданих ними функцій.
Оцінка потужності пакету включає в себе тестування якості роботи системи (швидкість обчислень, друку, зміни екранів) і якість представлення інформації за проектом (діаграми Ганта і PERT), а також оцінку повноти та гнучкості функцій, необхідних для розробки плану та оперативного управління.
При оцінці потужності системи для управління проектами зазвичай оцінюються такі основні функціональні можливості:
1. Засоби опису комплексу робіт проекту, зв'язків між роботами та їх тимчасових характеристик:
Підтримка календаря проекту (максимальний розмір календаря, найбільш пізня дата, максимальна кількість свят в жодному календарі, можливість задавати робочі дні тижня і різні робочі дні для різних тижнів, можливість задавати звичайні робочі години);
Обмеження, що накладаються на роботи проекту (типи робіт (Як Можна Раніше, Як Можна Пізніше, роботи з фіксованою датою початку / закінчення), можливість планування виконання робіт за індивідуальними календарів);
Можливості призначення тимчасових характеристик (максимальна тривалість окремого завдання, максимальна тривалість проекту, одиниці часу, доступні в системі, завдання-віхи, обчислювані резерви часу (повний, вільний), можливість системи автоматично привласнювати тривалість окремим завданням, можливість прив'язки тривалостей задач до обсягу призначених ресурсів );
Зв'язки між завданнями (максимальна кількість попередніх і наступних завдань, допустимі типи зв'язків, допустимі типи затримок / перекриттів);
Максимально допустима кількість завдань у проекті, довжина імені завдання, можливості кодування, можливість автоматичного перерахунку, багаторівневе представлення проекту.
2. Засоби підтримки інформації про ресурси і витрати за проектом і призначення ресурсів і витрат окремих робіт проекту.
Інформація про ресурси (максимальна кількість ресурсів на проект, можливість опису різних типів ресурсів (складовані і нескладіруемие, статті витрат, номенклатура матеріалів), підтримка ресурсів з фіксованою вартістю і ресурсів, вартість яких залежить від тривалості їх використання, підтримка інформації про необхідні і доступних обсягах ресурсу, можливість завдання нормального і максимального обсягів ресурсу, можливість завдання змінного обсягу ресурсу, можливість завдання індивідуальних календарів ресурсів);
Призначення ресурсів завданням (максимальну кількість ресурсів на завдання, можливість завдання часткового використання ресурсів, можливість завдання затримок при використанні ресурсу);
Календарне планування при обмежених ресурсах (виділення перевантажених ресурсів і використовують їх завдань, дозвіл ресурсних конфліктів, автоматичне / командне вирівнювання ресурсів, вибір ресурсів для вирівнювання, вирівнювання з урахуванням пріоритетів завдань, вирівнювання з урахуванням обмежень за часом або з урахуванням обмеження на ресурс, оптимальність отриманих планів).
3. Засоби контролю за ходом виконання проекту.
Засоби відстеження стану завдань проекту (фіксація плану розкладу проекту, засоби підтримки фактичних показників стану завдань (відсоток завершення));
Засоби контролю за фактичним використанням ресурсів (бюджетне кількість і вартість ресурсу, фактична кількість і вартість ресурсу, кількість і вартість ресурсів, необхідних для завершення роботи);
Засоби вартісного аналізу стану проекту та аналізу на основі виконаних обсягів робіт.
4. Зручні графічні засоби представлення структури проекту (діаграма Ганта, мережева діаграма, ієрархічна діаграма проекту), а також засоби створення різних звітів по проекту.
Діаграма Ганта (відображення критичного шляху, розрахункових і фактичних дат початку і закінчення робіт, резервів робіт, можливість зміни тимчасової шкали, відображення поточної дати, відображення складових завдань, відображення додаткової інформації);
PERT діаграма (відображення критичного шляху, розрахункових і фактичних дат початку і закінчення робіт, тривалості, резервів робіт, відображення багаторівневості деталізації завдань, можливість завдання різних типів мережевої діаграми, ручне і автоматичне розміщення робіт і зв'язків, визначення додаткової інформації);
Засоби створення звітів (звіти щодо стану виконання розкладу, звіти по ресурсах і за призначенням ресурсів, профілі завантаження ресурсів, звіти по витратах (можуть включати вартість окремих завдань, деталізацію вартості завдань по ресурсах, вартість ресурсу за завданнями, заплановану і фактичну вартість), звіти за грошовими потоками, звіти для аналізу фактичного стану виконання завдань проекту і порівняння із запланованим);
Крім того, такі додаткові можливості повинні бути розглянуті при виборі пакету планування:
Сортування даних (максимальна кількість критеріїв, сортування за кодами завдань і дат);
Критерії відбору даних (який виключає і висвітлює відбір);
Можливості друку (типи принтерів, плоттери, багатосторінковий звіт);
Кошти обміну даними (підтримка технології клієнт / сервер, стандартів SQL і ODBC, інтеграція з ресурсами Web, імпорт / експорт (ASCII, dBase, Lotus, інші системи для управління проектами);
Робота в мережі;
Робота з декількома проектами (многопроектное планування, об'єднання проектів, зв'язок проектів, максимальна кількість пов'язаних проектів, спільне ресурсне планування);
Мови програмування та розробки макроозначень.
Важливими для користувача є простота вивчення та використання системи, а також якість додаткової консультаційної підтримки даної системи на ринку.
Список літератури
Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://project.km.ru/