Підготовка і обробка економічної інформації

Міністерство освіти України

Приазовський Державний Технічний Університет

Кафедра Менеджменту і маркетингу

Курсова робота

«Підготовка і обробка економічної інформації»

Виконала: студентка

групи БД-07 Дольмен В.В.

Перевірила:

Ст. преп. Дерев'янко Т.А.

Маріуполь, 2008 рік.

Реферат

Дана курсова робота розглядає проблему обліку та аналізу накладних, використовуваних організацією для обліку поставок і продажів товару споживачам.

Розглянута проблема актуальна і необхідна при аналізі результатів за отриманими накладними.

Курсова робота виконана в СУБД ACCESS.

Ключові слова: накладна, реляційна база даних, аналіз інформації, запит, звіт, форма, автоматизація роботи БД.

Введення

В даний час життя людини настільки сильно насичена різного виду інформацією, що для її обробки потрібно створення величезної кількості сховищ і банків даних різного призначення зараз практично завдання пов'язана з маніпулюванням інформацією та даними. З цієї причини в останні роки з'явилося безліч різних комп'ютерних систем, названих системами управління бази даних (БД), які призначені саме для цього цілей.

По суті БД - це певна подоба електронної картки, електронного сховища даних, які зберігаються в комп'ютері у вигляді одного або декількох файлів.

Існує велика кількість програм, які призначені для структурування інформації, розміщення її таблицях і маніпулювання наявними даними - такі програми і отримали назву СУБД. Основна особливість СКБД - це наявність коштів для введення і збереження не тільки самих даних, але й описи їх структури.

У більшості БД використовується реляційні моделі даних, і практично всі сучасні СУБД орієнтовані саме на таке подання інформації.

Додаток Access є реляційної СУБД, яка підтримує всі засоби і можливості з обробки даних, властиві реляційних моделями. При цьому інформація, яку необхідно зберігати у відповідних БД, може бути представлена ​​в практично будь-якому форматі, зокрема текстовому, графічному, числовому, грошовому, дата і час і т.д.

Серед основних складових, яка підтримує всі засоби і можливості з обробки даних, властиві реляційних моделями. При цьому інформація, яку необхідно зберігати у відповідних базах даних з точки зору Access можна виділяти наступні об'єкти:

1. Таблиці - створюються користувачем для зберігання інформації про предмети чи суб'єктах певній структурі. Будь-яка таблиця складається з полів (стовпців) і записів (рядків).

2. Запити - призначені для отримання необхідних даних з наявних у БД таблиць.

3. Форми - являють собою об'єкти, що використовуються для розробки інтерфейсу, за допомогою якого відбувається введення даних користувачем, а також відображення наявної в БД інформації на екрані

4. Звіти - використовуються для підведення будь-яких підсумків на підставі наявних даних і виведення цих підсумків у певній формі на друк.

5. Сторінки - забезпечують доступ до інформації, наявної в БД, з мережі Internet.

6. Макроси - призначені для виконання певних дій при виникненні тієї чи іншої події.

7. Модулі - являють собою об'єкти, які містять одну або декілька процедур, написаних мовою Visual Basic.

Аналіз предметної області

ОПИС ПЗ

ПО даної курсової роботи є відділ з обліку замовлень на продукцію хлібокомбінату. Даний облік проводиться з метою отримання кількісних даних (у цифрах і відсотках), для проведення контролю над реалізацією продукції.

ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ ПО.

У розглянутій ПО звертаються наступні документи:

• Накладна на відвантаження продукції замовником (Оперативна інформація);

Мною в курсовій роботі розглянуто тільки один документ оперативної інформації - Накладна.

Функе ПЗ

З урахуванням того, що в курсовій роботі розглядається тільки один документ оперативної інформації, функції відділу обмежені наступними завданнями:

• облік поставки на продукції підприємства;

• облік обсягу реалізованої продукції;

• аналіз замовників і виявлення найбільш перспективних;

• аналіз кількості накладних (щомісячний).

ОБМЕЖЕННЯ ПО.

Розглянута в курсової роботі завдання має наступні обмеження:

• Число записів у таблиці Накладная20;

• Накладна може містити кілька найменувань продукції.

• Номер накладної незмінний і унікальний.

Постановка завдання

ОРГАНІЗАЦІЙНО-ЕКОНОМІЧНА СУТНІСТЬ ЗАВДАННЯ

Ведення баз даних стає актуальним для кожної організації, яка веде перспективний бізнес. Організаційно-економічна сутність задачі полягає в тому, щоб працівники відділу анкет могли проаналізувати інформацію за проведеними анкетами під різними кутами зору. Такий аналіз дозволяє дізнатися думку і ставлення суспільства з певних питань, що дозволить кожній людині безпосередньо приймати будь-які рішення по формуванню своєї точки зору в даних питаннях.

Вирішення цього завдання в СУБД ACCESS значно знижує трудомісткість аналізу інформації за анкетами. Інформація в базі даних може накопичуватися протягом тривалого періоду часу, що дозволить організації виявити різні коливання відбуваються в суспільстві за збігом певного періоду і дозволить простежити зміну думки суспільства під впливом різних факторів, що дозволить зробити дану інформацію більш цікавою для суспільних мас.

Область застосування даного методу накопичення та аналізу оперативної інформації досить широка. Цей метод може бути використаний не тільки для аналізу результатів соціологічного опитування, але будь-якої економічної інформації, які мають банківську організацію.

Розробка інформаційного забезпечення задачі

ВИЗНАЧЕННЯ ОБ'ЄКТІВ БД І ЇХ ВЛАСТИВОСТЕЙ (ПОБУДОВА Илм ПЗ).

Визначення об'єктів БД і їх властивостей необхідно для оптимізації кількості таблиць в логічної моделі БД і дозволяє правильно вибрати головні і підлеглі таблиці, первинні та вторинні ключі.

Документами поза машинної інформаційної бази є один документ оперативної інформації - Накладна. Схеми цих об'єктів (документів) представлені на малюнку 1.

Об'єкт Накладна має множинне властивість Номер Накладний. Всі інші властивості цього об'єкта є поодинокими. Тому об'єкт Накладна підлягає нормалізації.

ЛОГІЧНА МОДЕЛЬ БАЗИ ДАНИХ.

Інформація розробляється БД підлягає нормалізації. Нормалізація необхідна для зниження до мінімуму повторень інформації БД і для спрощення процедури побудови запитів.

На малюнку 2 приведено логічна модель ПЗ.

Логічна модель бази складається з чотирьох об'єктів. Інформація об'єкта Накладна після нормалізації представлена ​​в чотирьох таблицях - Накладна, Постачання, Одержувач, Довідкова таблиця. Осередки, що містять первинні ключі обведені червоним кольором.

Таблиця Накладна містить первинний ключ - поле Номер накладної та зовнішній ключ - поле Одержувач. Таблиця Одержувач містить тільки один первинний ключ - поле Одержувач.

Усі реквізити документа Накладна присутні в Илм ПЗ, тому що документ несодержіт поля, які необхідно обчислювати. Усі інформаційні об'єкти мають тип зв'язку «один-до-багатьох», тому можна приступити до організації інформації БД на фізичному рівні.

Накладна

Малюнок 1

Малюнок 2

Опис технології машинної реалізації завдання

Опис вхідної інформації.

Вхідна інформація описана в нижче наступних таблицях. Всі таблиці побудовані ідентично і відображають інформацію про ім'я поля, тип поля, довжині поля і деяких додаткових даних, поміщених у стовпець Примітка. Пов'язані поля (див. Илм ПЗ, рис.2) мають однаковий тип даних і довжину. Всі поля зовнішніх ключів забезпечені символи полем для прискорення введення даних до цього поля і скорочення помилок введення. У режимі конструктора таблиць створені таблиці Накладна, Постачання, Одержувач, Довідкова таблиця. Найменування полів створених таблиць відповідають найменуванням полів в логічній схемі даних. Перелік полів і їх властивості приведені в наступних таблицях.

Накладна

Одержувач.

Таблиця 3.3 - Постачання

ТАБЛИЦЯ 4.4 - Довідкова таблиця

В об'єднанні таблиць Накладна і Постачальник головною таблицею є таблиця Постачальник. В об'єднанні таблиць Постачання і Довідкова таблиця головною є довідкова таблиця. Підпорядкована таблиця Постачання безпосередньо пов'язана з таблицею Накладна по полю Номер.

Між створеними таблицями у вікні Схема даних встановлені зв'язку згідно Илм ПЗ.

ТЕХНОЛОГІЯ ВВЕДЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ У БД.

Введення інформації в БД можна проводити в режимі таблиці або з використанням форм введення і коректування інформації. Для автоматизованого введення інформації в базу даних розроблені форми для введення і коректування інформації:

Для створення форми для введення і коректування Накладний користуємося Майстром форм. Оскільки інформація про Накладний міститься в таблицях Накладна, Постачання, Одержувач, Довідкова таблиця, відображається також у запитах: і т.д. Слідуючи крокам Майстра форм для обробки трансакцій, на основі існуючих запитів, створили однойменні форми. Приклад однієї з існуючих форм може послужити форма зображена на рис1.

Ріс.1Форма «Одержувач»

Нехай необхідно переглянути результати поставки продукції одному з одержувачів. Дану операцію, можливо, здійснити, створивши запит на вибірку. Для створення запиту на вибірку скористаємося конструктором запитів.

У розглянутому запиті беруть участь дві таблиці - Постачання і Накладна.

Запит буде виглядати так:

У залишилися запитах проводиться аналіз інших питань пов'язаних з темою курсової.

Інші види запитів створюються на основі конвертації запиту на вибірку на запити відповідного виду.

Висновок

В результаті виконання курсової роботи ми навчилася створювати не обхідні нам Бази Даних. Що дає нам можливість у майбутньому вміло зберігати та аналізувати при необхідності наявну інформацію і завдяки даному аналізу приймати рішення щодо того, кого вибирати собі партнером, яку продукцію реалізовувати і в яких обсягах, як проводити подальшу політику на підприємстві, і, отже, як отримати більшу прибуток.

Таким чином, вивчення Банку Даних відкриває перед нами реальну можливість без застосування, чиєю якої допомоги аналізувати інформацію і розвивати свій бізнес (якщо ми все-таки будемо мати свою справу).

Список використаної літератури

1. Глушаков С.В., сурядні А.С. Microsoft office 2000: Навчальний курс - Харків: Фоліо; 2002 - 500С.

2. Кіммел, Пол. Освой самостійно програмування для Microsoft Access 2000 за 24 години: переклад з англійської уч. сел. - М.: Видавничий дім «Вільямс», 2000 - 448с.

3. Ед Ботте, Вуді Леонард "Використання MS OFFICE 2000. Спеціальне видання", вид. будинок Вільямс, 2000 р.

4. Пол Кіммел "Програмування для MS ACCESS 2000 за 24 години", вид. будинок Вільямс, 2000 р.

5. Лекції з ПІОЕ, сост. Дерев'янко Т.А., Маріуполь, ПДТУ, 2000р.