Зміст
Введення
1. Етапи та цілі підготовки керівника до ділової наради
1.1 Поняття, сутність і типи ділових нарад
1.2 Підготовка наради
1.2.1 Формування порядку денного
1.2.2 Визначення складу учасників наради
1.2.3 Підготовка документів для проведення наради
1.2.4 Вибір і підготовка приміщення для наради
2. Підготовка керівника в ріелтерської компанії "Центр нерухомості" до ділового наради
2.1 Характеристика ріелтерської компанії "Центр нерухомості"
2.2 Підготовка та планування нарад керівником ріелтерської компанії "Центр нерухомості"
3. Заходи щодо вдосконалення процесу з підготовки керівника до ділової наради в ріелтерської компанії "Центр нерухомості"
Висновок
Бібліографічний список
Введення
Крім ділових бесід і комерційних переговорів у підприємницькій практиці широко поширені ділові наради, які представляють собою спосіб відкритого колективного обговорення тих чи інших питань. Форми такого обговорення дуже різноманітні. Це з'їзди, конференції, симпозіуми, збори, засідання, семінари. Рішення, прийняті на цих заходах, звичайно ефективніше тих, що приймаються вузьким колом керівників. Суть ділової наради полягає в тому, щоб забезпечити вільну дискусію і виробити спільне рішення на основі врахування найрізноманітніших думок.
У багатьох організаціях однієї з найбільш обговорюваних проблем є проблема підготовки і проведення нарад. Відсутність належної підготовки керівника до наради призводить до даремної витрати ресурсів і може стати причиною демотивації співробітників, що, у свою чергу, негативно позначиться на ефективності їхньої праці [1], тому ця тім'я дуже актуальна.
Недостатньо добре підготовлені і погано проведені наради, що скликаються з кожного приводу, завдають великої шкоди, тому що на них витрачається дорогий час, відриваючи людей від основної роботи.
У загальному вигляді підготовка до проведення наради включає такі дії: визначення тематики, формування порядку денного, визначення завдань зборів і його загальної тривалості, дати і часу початку, складу учасників, зразкового регламенту роботи [2].
Метою даної курсової роботи є аналіз підготовки керівника до ділової наради в ріелтерської компанії "Центр нерухомості" і розробка заходів щодо її вдосконалення.
Для досягнення даної мети були поставлені задачі:
· Розглянути поняття, сутність і типи ділових нарад;
· Розібрати процес підготовки наради: формування повісті дня, визначення складу учасників наради, підготовки необхідних документів, вибору приміщення для наради;
· Дати характеристику компанії "Центр нерухомості";
· Оцінити підготовку та планування нарад керівником ріелтерської компанії "Центр нерухомості";
· Розробити заходи щодо вдосконалення процесу з підготовки керівника до ділової наради в компанії "Центр нерухомості".
Об'єктом дослідження виступає ріелтерська компанії "Центр нерухомості".
Предметом дослідження даної курсової роботи є підготовка керівника компанії "Центр нерухомості" до ділових нарад.
1. Етапи та цілі підготовки керівника до ділової наради
1.1 Поняття, сутність і типи ділових нарад
Ділові зустрічі (наради) - одна з найважливіших форм управлінської діяльності. Під час наради відбувається обмін інформацією між підлеглими і керівником, приймаються управлінські рішення.
Як свідчить досвід, ділові наради далеко не завжди приносять належний ефект через те, що багато керівників неясно уявляють собі технологію їх організації та проведення.
Ділова нарада - спосіб залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень з актуальних і найбільш складних питань, що виникають на підприємстві. Процес управління в цьому відношенні зводиться до трьох основних стадій:
· Збір і переробка інформації;
· Координація діяльності всіх служб фірми і всіх співробітників;
· Прийняття рішення [3].
Окрім свого прямого призначення, кожне раціонально організоване нарада вирішує і важливу навчально-виховне завдання. На нараді співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до вирішення спільних завдань, Досягати компромісів, набувають культуру спілкування і т.п.
Для деяких співробітників перебування на діловій нараді - єдина можливість бачити і чути керівників вищих рівнів управління. Крім того, на діловій нараді керівнику надається можливість показати свій талант менеджера.
Таким чином, управлінські дії керівника доповнюються колективними засіданнями (нарадами), на яких вирішуються повсякденні ділові питання і проблеми [4].
Різновидами наради є:
· Симпозіум - розширена нарада за спеціальним науковому питання;
· Конференція - розширена нарада, наприклад, в середовищі вчених, політичних діячів;
· Конгрес, з'їзд - нарада широкого складу, як правило, регіонального, загальноросійського або міжнародного масштабу.
У рамках конкретного підприємства в залежності від основного завдання виділяють наступні види нарад:
· Оперативне;
· Інструктивний;
· Проблемне.
В основу класифікації нарад можуть бути покладені й інші критерії, наприклад, періодичність: планові, позапланові.
Крім того, за характером проведення наради поділяються на такі типи:
· Диктаторське - властиво авторитарного типу управління, коли нарада веде і володіє фактичним правом голосу тільки керівник, іншим учасникам надається лише можливість задавати питання, але ніяк не висловлювати власну думку;
· Автократичне - грунтується на питаннях керівника до учасників і їхніх відповідях на них, як правило, відсутні дискусії, можливий лише діалог;
· Сегрегатівное - доповідь обговорюють лише вибрані керівником учасники, інші слухають і приймають до відома представлену інформацію;
· Дискусійне - вільний обмін думками та вироблення спільного рішення; право приймати рішення в остаточному формулюванні залишається за керівником;
· Вільне - на ньому не приймається чіткий порядок денний, іноді відсутній і голова, іноді закінчується прийняттям рішення, але в основному зводиться до обміну думками [5].
Збираючись разом, учасники наради мають можливість висловити свою точку зору з обговорюваних тем, довести інформацію, якою вони володіють, до всіх учасників наради, обговорити спірні питання, розглянути альтернативні варіанти рішень. Адже не дарма кажуть, що в суперечці народжується істина.
Але нарада є дорогим заходом. Слід пам'ятати, що якщо в організації щодня проходить годинне нараду з вісьмома учасниками, це означає, що один співробітник отримує зарплату лише за участь в нарадах. Нарада не можна розглядати як спосіб інформування співробітників, воно є оптимальним засобом оцінки та прийняття рішень. Колективно ухвалене рішення має більшу вагу, ніж одноосібне. Тому нарада ідеально там, де необхідна участь команди в обговоренні проблеми та пошуку рішень, де необхідно розгляд різних точок зору [6].
1.2 Підготовка наради
Успіх наради на 90% залежить від якості його підготовки. Будь-яке, навіть саме коротку нараду, від попередньої проробки тільки виграє.
Керівник, відповідальний за підготовку заходу, перш за все, повинен визначити:
· Мета наради;
· Основні питання для обговорення;
· Склад учасників;
· Місце, час і форму проведення.
Відзначимо, що в ряді організацій існує певний порядок проведення нарад, який може бути закріплений у спеціальному Регламенті. У цьому випадку завдання значно спрощується.
Якщо в підготовці наради бере участь кілька людей, то, як правило, на підприємстві видається наказ про проведення наради, в якому визначається склад робочої групи та план його підготовки [7].
1.2.1 Формування порядку денного
Складання порядку денного є завданням керівника, але її документальне оформлення лягає на плечі секретаря.
Порядок денний складається тільки після визначення мети наради. При цьому мета повинна бути чітко сформульована, мати логічну завершеність й однозначне тлумачення. До порядку денного слід включати невелику кількість питань, щоб можна було докладно обговорити їх на нараді. Але, на жаль, ця вимога не завжди виконується і порядок денний перевантажують, що позбавляє можливості підготувати і обговорити всі питання досконально. Тут діє принцип «краще менше, та краще». Тому завжди необхідно намагатися позбутися від другорядних питань, які можна вирішити поза наради.
Порядок денний зазвичай складається у письмовій (друкованій) формі. Звичайно, наради можуть проводитися і без заздалегідь заготовленого списку питань, але в цьому випадку вони повинні хоча б в усній формі доводитися до відома учасників зустрічі. Думаю, ніхто не стане сперечатися з тим, що написана порядок денний є більш ефективною формою і дозволяє кожному зосередитися на тому, що необхідно зробити: до наради, під час наради і після нього. Вона є планом проведення заходу. Наради без неї дуже часто перетворюються на обговорення загального характеру, учасники яких не зосереджуються на ключових питаннях. Багатьом свідкам непідготовлених нарад не раз доводилося стикатися з такою ситуацією, коли будь-хто терміново запитував інформацію у своїх підлеглих, а інші були змушені втрачати час на очікування. Такі недоліки негативно впливають на ритм проведення обговорення, а отже, і на його ефективність.
З приводу того, як слід розташовувати питання на порядку денному, існують два діаметрально протилежних думки.
Відповідно до першої точкою зору питання слід розташовувати в порядку їхньої важливості і складності. Аргументи тут наступні: на початку наради співробітники є більш активними, вони ще не втомилися і, отже, самі важливі і складні питання краще обговорювати на початку.
Прихильники другої точки зору вважають, що питання, які вимагають розширеного обговорення та опрацювання, краще за все розглядати в другій третині зборів, коли фізична і розумова працездатність учасників сягає піку. Поточні питання, що не вимагають багато часу, можна вирішити в першу чергу, а на кінець залишити найбільш легкі питання, цікаві та приємні справи.
Коли основна робота виконана і увагу аудиторії слабшає, можна перейти до обговорення більш цікавих питань, які потребують напруги (в останній третині наради), наприклад, про організацію корпоративного заходу на честь ювілею фірми чи про результати участі у виставці.
За час підготовки наради в результаті отримання більш достовірної та оперативної інформації пріоритети можуть змінюватися неодноразово. Те, що було актуально лише кілька годин тому, може стати абсолютно нецікавим. Тому ніколи не слід розглядати затверджений порядок денний робочої наради як щось непорушне. На цей випадок можна рекомендувати розробити процедуру коригування порядку після її затвердження, що має знайти своє відображення в Регламенті з проведення нарад.
Складена порядок денний затверджується керівником. Але на практиці досить часто використовується і спрощена форма. Вона не має грифу затвердження (зустрічаються навіть варіанти оформлення без підпису відповідального виконавця), але саме такі форми повісток є найпоширенішими. Перша форма більш інформативна, містить відомості про місце, дату проведення та учасників наради, має гриф затвердження. Тому можна рекомендувати використовувати її для найбільш важливих нарад, а для проведення робочих та оперативних порядок денний може підписати і секретар після попереднього усного обговорення з головою. Порядок оформлення порядку денного закріплюється в Регламенті з проведення нарад, якщо такої на підприємстві є [8].
1.2.2 Визначення складу учасників наради
Після визначення мети наради і кола питань, які будуть на ньому обговорюватися, можна перейти до вибору кандидатур учасників. На нараду слід запрошувати працівників:
· Які приймають ключові рішення з питань, винесених на обговорення (їхня думка може бути вирішальним);
· Які відповідно до своїх службових обов'язків мають певною інформацією з питань, що розглядаються;
· Які за родом своєї діяльності повинні бути ознайомлені з інформацією, представленою на нараді;
· Які будуть організовувати виконання рішень наради [9].
Слід запрошувати людей, здатних озвучити різні точки зору і одночасно готових до плідної взаємодії.
Корисність зборів обернено пропорційна кількості його учасників. Рекомендоване психологами кількість для внутрішнього ділового наради - від 6 до 9 чоловік, це забезпечує високу продуктивність, люди не губляться в масі, і таку групу легше контролювати. На практиці наради проводяться і в менших, і у великих групах, кожна з них має свої переваги і недоліки.
До порядку денному може бути додано список запрошених із зазначенням їх посад. Так роблять при організації великих нарад, на яких присутня велика кількість учасників. Це активно практикується у федеральних органах виконавчої влади. У комерційних же організаціях учасників наради та запрошених краще вносити до порядку денного наради.
Введення
1. Етапи та цілі підготовки керівника до ділової наради
1.1 Поняття, сутність і типи ділових нарад
1.2 Підготовка наради
1.2.1 Формування порядку денного
1.2.2 Визначення складу учасників наради
1.2.3 Підготовка документів для проведення наради
1.2.4 Вибір і підготовка приміщення для наради
2. Підготовка керівника в ріелтерської компанії "Центр нерухомості" до ділового наради
2.1 Характеристика ріелтерської компанії "Центр нерухомості"
2.2 Підготовка та планування нарад керівником ріелтерської компанії "Центр нерухомості"
3. Заходи щодо вдосконалення процесу з підготовки керівника до ділової наради в ріелтерської компанії "Центр нерухомості"
Висновок
Бібліографічний список
Введення
Крім ділових бесід і комерційних переговорів у підприємницькій практиці широко поширені ділові наради, які представляють собою спосіб відкритого колективного обговорення тих чи інших питань. Форми такого обговорення дуже різноманітні. Це з'їзди, конференції, симпозіуми, збори, засідання, семінари. Рішення, прийняті на цих заходах, звичайно ефективніше тих, що приймаються вузьким колом керівників. Суть ділової наради полягає в тому, щоб забезпечити вільну дискусію і виробити спільне рішення на основі врахування найрізноманітніших думок.
У багатьох організаціях однієї з найбільш обговорюваних проблем є проблема підготовки і проведення нарад. Відсутність належної підготовки керівника до наради призводить до даремної витрати ресурсів і може стати причиною демотивації співробітників, що, у свою чергу, негативно позначиться на ефективності їхньої праці [1], тому ця тім'я дуже актуальна.
Недостатньо добре підготовлені і погано проведені наради, що скликаються з кожного приводу, завдають великої шкоди, тому що на них витрачається дорогий час, відриваючи людей від основної роботи.
У загальному вигляді підготовка до проведення наради включає такі дії: визначення тематики, формування порядку денного, визначення завдань зборів і його загальної тривалості, дати і часу початку, складу учасників, зразкового регламенту роботи [2].
Метою даної курсової роботи є аналіз підготовки керівника до ділової наради в ріелтерської компанії "Центр нерухомості" і розробка заходів щодо її вдосконалення.
Для досягнення даної мети були поставлені задачі:
· Розглянути поняття, сутність і типи ділових нарад;
· Розібрати процес підготовки наради: формування повісті дня, визначення складу учасників наради, підготовки необхідних документів, вибору приміщення для наради;
· Дати характеристику компанії "Центр нерухомості";
· Оцінити підготовку та планування нарад керівником ріелтерської компанії "Центр нерухомості";
· Розробити заходи щодо вдосконалення процесу з підготовки керівника до ділової наради в компанії "Центр нерухомості".
Об'єктом дослідження виступає ріелтерська компанії "Центр нерухомості".
Предметом дослідження даної курсової роботи є підготовка керівника компанії "Центр нерухомості" до ділових нарад.
1. Етапи та цілі підготовки керівника до ділової наради
1.1 Поняття, сутність і типи ділових нарад
Ділові зустрічі (наради) - одна з найважливіших форм управлінської діяльності. Під час наради відбувається обмін інформацією між підлеглими і керівником, приймаються управлінські рішення.
Як свідчить досвід, ділові наради далеко не завжди приносять належний ефект через те, що багато керівників неясно уявляють собі технологію їх організації та проведення.
Ділова нарада - спосіб залучення колективного розуму до вироблення оптимальних рішень з актуальних і найбільш складних питань, що виникають на підприємстві. Процес управління в цьому відношенні зводиться до трьох основних стадій:
· Збір і переробка інформації;
· Координація діяльності всіх служб фірми і всіх співробітників;
· Прийняття рішення [3].
Окрім свого прямого призначення, кожне раціонально організоване нарада вирішує і важливу навчально-виховне завдання. На нараді співробітники вчаться працювати в колективі, комплексно підходити до вирішення спільних завдань, Досягати компромісів, набувають культуру спілкування і т.п.
Для деяких співробітників перебування на діловій нараді - єдина можливість бачити і чути керівників вищих рівнів управління. Крім того, на діловій нараді керівнику надається можливість показати свій талант менеджера.
Таким чином, управлінські дії керівника доповнюються колективними засіданнями (нарадами), на яких вирішуються повсякденні ділові питання і проблеми [4].
Різновидами наради є:
· Симпозіум - розширена нарада за спеціальним науковому питання;
· Конференція - розширена нарада, наприклад, в середовищі вчених, політичних діячів;
· Конгрес, з'їзд - нарада широкого складу, як правило, регіонального, загальноросійського або міжнародного масштабу.
У рамках конкретного підприємства в залежності від основного завдання виділяють наступні види нарад:
· Оперативне;
· Інструктивний;
· Проблемне.
В основу класифікації нарад можуть бути покладені й інші критерії, наприклад, періодичність: планові, позапланові.
Крім того, за характером проведення наради поділяються на такі типи:
· Диктаторське - властиво авторитарного типу управління, коли нарада веде і володіє фактичним правом голосу тільки керівник, іншим учасникам надається лише можливість задавати питання, але ніяк не висловлювати власну думку;
· Автократичне - грунтується на питаннях керівника до учасників і їхніх відповідях на них, як правило, відсутні дискусії, можливий лише діалог;
· Сегрегатівное - доповідь обговорюють лише вибрані керівником учасники, інші слухають і приймають до відома представлену інформацію;
· Дискусійне - вільний обмін думками та вироблення спільного рішення; право приймати рішення в остаточному формулюванні залишається за керівником;
· Вільне - на ньому не приймається чіткий порядок денний, іноді відсутній і голова, іноді закінчується прийняттям рішення, але в основному зводиться до обміну думками [5].
Збираючись разом, учасники наради мають можливість висловити свою точку зору з обговорюваних тем, довести інформацію, якою вони володіють, до всіх учасників наради, обговорити спірні питання, розглянути альтернативні варіанти рішень. Адже не дарма кажуть, що в суперечці народжується істина.
Але нарада є дорогим заходом. Слід пам'ятати, що якщо в організації щодня проходить годинне нараду з вісьмома учасниками, це означає, що один співробітник отримує зарплату лише за участь в нарадах. Нарада не можна розглядати як спосіб інформування співробітників, воно є оптимальним засобом оцінки та прийняття рішень. Колективно ухвалене рішення має більшу вагу, ніж одноосібне. Тому нарада ідеально там, де необхідна участь команди в обговоренні проблеми та пошуку рішень, де необхідно розгляд різних точок зору [6].
1.2 Підготовка наради
Успіх наради на 90% залежить від якості його підготовки. Будь-яке, навіть саме коротку нараду, від попередньої проробки тільки виграє.
Керівник, відповідальний за підготовку заходу, перш за все, повинен визначити:
· Мета наради;
· Основні питання для обговорення;
· Склад учасників;
· Місце, час і форму проведення.
Відзначимо, що в ряді організацій існує певний порядок проведення нарад, який може бути закріплений у спеціальному Регламенті. У цьому випадку завдання значно спрощується.
Якщо в підготовці наради бере участь кілька людей, то, як правило, на підприємстві видається наказ про проведення наради, в якому визначається склад робочої групи та план його підготовки [7].
1.2.1 Формування порядку денного
Складання порядку денного є завданням керівника, але її документальне оформлення лягає на плечі секретаря.
Порядок денний складається тільки після визначення мети наради. При цьому мета повинна бути чітко сформульована, мати логічну завершеність й однозначне тлумачення. До порядку денного слід включати невелику кількість питань, щоб можна було докладно обговорити їх на нараді. Але, на жаль, ця вимога не завжди виконується і порядок денний перевантажують, що позбавляє можливості підготувати і обговорити всі питання досконально. Тут діє принцип «краще менше, та краще». Тому завжди необхідно намагатися позбутися від другорядних питань, які можна вирішити поза наради.
Порядок денний зазвичай складається у письмовій (друкованій) формі. Звичайно, наради можуть проводитися і без заздалегідь заготовленого списку питань, але в цьому випадку вони повинні хоча б в усній формі доводитися до відома учасників зустрічі. Думаю, ніхто не стане сперечатися з тим, що написана порядок денний є більш ефективною формою і дозволяє кожному зосередитися на тому, що необхідно зробити: до наради, під час наради і після нього. Вона є планом проведення заходу. Наради без неї дуже часто перетворюються на обговорення загального характеру, учасники яких не зосереджуються на ключових питаннях. Багатьом свідкам непідготовлених нарад не раз доводилося стикатися з такою ситуацією, коли будь-хто терміново запитував інформацію у своїх підлеглих, а інші були змушені втрачати час на очікування. Такі недоліки негативно впливають на ритм проведення обговорення, а отже, і на його ефективність.
З приводу того, як слід розташовувати питання на порядку денному, існують два діаметрально протилежних думки.
Відповідно до першої точкою зору питання слід розташовувати в порядку їхньої важливості і складності. Аргументи тут наступні: на початку наради співробітники є більш активними, вони ще не втомилися і, отже, самі важливі і складні питання краще обговорювати на початку.
Прихильники другої точки зору вважають, що питання, які вимагають розширеного обговорення та опрацювання, краще за все розглядати в другій третині зборів, коли фізична і розумова працездатність учасників сягає піку. Поточні питання, що не вимагають багато часу, можна вирішити в першу чергу, а на кінець залишити найбільш легкі питання, цікаві та приємні справи.
Коли основна робота виконана і увагу аудиторії слабшає, можна перейти до обговорення більш цікавих питань, які потребують напруги (в останній третині наради), наприклад, про організацію корпоративного заходу на честь ювілею фірми чи про результати участі у виставці.
За час підготовки наради в результаті отримання більш достовірної та оперативної інформації пріоритети можуть змінюватися неодноразово. Те, що було актуально лише кілька годин тому, може стати абсолютно нецікавим. Тому ніколи не слід розглядати затверджений порядок денний робочої наради як щось непорушне. На цей випадок можна рекомендувати розробити процедуру коригування порядку після її затвердження, що має знайти своє відображення в Регламенті з проведення нарад.
Складена порядок денний затверджується керівником. Але на практиці досить часто використовується і спрощена форма. Вона не має грифу затвердження (зустрічаються навіть варіанти оформлення без підпису відповідального виконавця), але саме такі форми повісток є найпоширенішими. Перша форма більш інформативна, містить відомості про місце, дату проведення та учасників наради, має гриф затвердження. Тому можна рекомендувати використовувати її для найбільш важливих нарад, а для проведення робочих та оперативних порядок денний може підписати і секретар після попереднього усного обговорення з головою. Порядок оформлення порядку денного закріплюється в Регламенті з проведення нарад, якщо такої на підприємстві є [8].
1.2.2 Визначення складу учасників наради
Після визначення мети наради і кола питань, які будуть на ньому обговорюватися, можна перейти до вибору кандидатур учасників. На нараду слід запрошувати працівників:
· Які приймають ключові рішення з питань, винесених на обговорення (їхня думка може бути вирішальним);
· Які відповідно до своїх службових обов'язків мають певною інформацією з питань, що розглядаються;
· Які за родом своєї діяльності повинні бути ознайомлені з інформацією, представленою на нараді;
· Які будуть організовувати виконання рішень наради [9].
Слід запрошувати людей, здатних озвучити різні точки зору і одночасно готових до плідної взаємодії.
Корисність зборів обернено пропорційна кількості його учасників. Рекомендоване психологами кількість для внутрішнього ділового наради - від 6 до 9 чоловік, це забезпечує високу продуктивність, люди не губляться в масі, і таку групу легше контролювати. На практиці наради проводяться і в менших, і у великих групах, кожна з них має свої переваги і недоліки.
До порядку денному може бути додано список запрошених із зазначенням їх посад. Так роблять при організації великих нарад, на яких присутня велика кількість учасників. Це активно практикується у федеральних органах виконавчої влади. У комерційних же організаціях учасників наради та запрошених краще вносити до порядку денного наради.
У великих установах до нарад з найбільш важливих питань складається довідка по їх суті, в якій вказується причина і мета постановки питання на обговорення. Разом з довідкою може бути запропонований проект рішення [10].
Якщо в нараді бере участь велика кількість людей, керівників філій, дочірніх компаній або представників сторонніх організацій, то розсилаються запрошення (повідомлення) на нараду. Як правило, такий документ складається з:
· Звернення;
· Інформації про дату, місце і час проведення;
· Порядку денного;
· Пропозиції взяти участь;
· Прохання про підтвердження участі в нараді.
Запрошення (повідомлення) підписують особи, відповідальні за підготовку заходу.
Від виду наради залежить і вид документа, який повинен бути розісланий учасникам. Як правило, це:
· Запрошення (повідомлення) про проведення наради, оформлене на фірмовому бланку організації, або
· Порядок денний в тій формі, яка прийнята на підприємстві.
Порядок денний повинен розсилатися за кілька днів до початку заходу (зазвичай за 3-5 днів), щоб у його учасників була можливість підготуватися. До неї додаються матеріали, що підлягають обговоренню (проекти доповідей з кожного питання, інформаційні матеріали, представлені відповідальними виконавцями). Така супровідна документація може бути розіслана пізніше - за 1-2 дні до зустрічі. У цьому випадку слід враховувати реальне співвідношення обсягу інформації, з яким необхідно ознайомитися, і часу, що залишився.
Організаторам наради потрібно не тільки розіслати запрошення (або порядку денного) учасникам, а й підтримувати зворотний зв'язок. Слід уточнити, чи зможуть вони бути присутнім, чи необхідно їм наявність технічних засобів [11].
1.2.3 Підготовка документів для проведення наради
Перед розсилкою учасникам матеріалів, які будуть обговорюватися на нараді, слід звернути увагу на їх оформлення.
Так, 10-15 сторінок суцільного тексту, набраного дрібним шрифтом, ніхто читати не буде. Тому не варто економити на своїх співробітниках і використовувати оптимальний розмір шрифту - 12. Більш дрібний текст можна використовувати, наприклад, для посторінкових виносок. Виділяти фрагменти тексту краще різними зображеннями (курсивом, жирним) або підкресленням.
Головне, щоб обрана логіка форматування матеріалу не порушувалася в межах одного документа, і бажано, щоб вона дотримувалася (нехай навіть з невеликими відступами) в межах всього комплекту матеріалів [12].
Виступи учасників можуть підкріплюватися письмовими доповідями. Зазначимо, що доповідь є одним з найдовших ділових документів. Його написання відноситься до навичок, необхідних для успішної кар'єри. Тому можна дати кілька основних рекомендацій щодо складання тексту доповіді. Він повинен бути:
· Коротким, наскільки дозволяє зміст і ціль;
· Зрозумілим (простим, а не заплутаним);
· Логічним;
· Структурованим.
Дуже часто цілі написання доповіді полягають у тому, щоб надати на читачів певний вплив: переконати їх прийняти певну точку зору, змінити власну думку чи зробити конкретні дії. Доповідь повинна бути адресований заздалегідь окресленої групи, містити переконливі аргументи і передбачати можливі заперечення.
Крім доповідей, до наради готуються інформаційні матеріали, які використовують виступаючі. Існує велика кількість наочних засобів. Наприклад, два прості графіки можуть бути ефективніше одного складного, причому їх легше і швидше побудувати. Сучасна комп'ютерна техніка дозволяє включати в доповідь безліч графічних зображень аж до кольорових ілюстрацій.
1.2.4 Вибір і підготовка приміщення для наради
Приміщення, призначене для проведення наради, повинно бути заздалегідь підготовлено.
Його потрібно провітрити або за кілька годин включити систему кондиціонування.
Стільці слід акуратно розставити, а їх кількість повинна бути на 1-2 більше, ніж заплановане число учасників і запрошених. Адже під час обговорення може терміново знадобитися запросити кого-небудь із співробітників. Тоді їм буде куди сісти.
На столах повинні бути письмове приладдя (ручки, олівці та аркуші паперу формату А4 або зручні блокноти А5 або більшого формату). Вітається використання канцтоварів з фірмовою символікою.
На столах розміщується мінеральна вода і стакани, які ставляться догори дном на серветки, а їх кількість повинна бути на 1-2 більше, ніж присутніх.
Якщо для наочності використовуються маркерні дошки, необхідно передбачити наявність декількох різнокольорових маркерів, а також заздалегідь просочити так звану «стерку» спеціальною рідиною.
У разі використання технічних засобів їх необхідно встановити заздалегідь, ознайомитися з правилами експлуатації та перевірити працездатність, обов'язково слід передбачити можливість підключення ноутбуків. При використанні слайдів необхідно забезпечити їх наявність на нараді, розмістити проекційний екран таким чином, щоб його було видно всім присутнім.
Може знадобитися і більш екзотичне обладнання. Наприклад, на харчових підприємствах можливе проведення дегустації будь-якого продукту і порівняння його з продуктами конкурентів. У цьому випадку необхідно передбачити наявність одноразового посуду для кожного учасника.
У деяких компаніях в цілях безпеки не дозволяється приносити на наради мобільні телефони. У цьому випадку слід передбачити можливість їх зберігання у секретаря керівника [13].
2. Підготовка керівника в ріелтерської компанії "Центр нерухомості" до ділового наради
2.1 Характеристика ріелтерської компанії "Центр нерухомості"
Компанія "Центр нерухомості" працює на самарському ринку нерухомості більше 7 років. За цей час компанія міцно завоювала одну з лідируючих позицій. Колектив компанії "Центр нерухомості" - це висококваліфіковані співробітники, досвід і професіоналізм яких гарантує високу якість послуг. В даний час в місті працює шість представництв компанії. Стратегічний план розвитку компанії передбачає відкриття нових представництв. Система управління компанії побудована таким чином, що відбувається постійна взаємодія всіх структурних підрозділів здійснюється повний контроль за діями співробітників в кожному офісі.
Компанія "Центр нерухомості" входить до складу Російської гільдії ріелторів і Поволзькій гільдії ріелторів, суворо дотримується кодекс професійної етики. Якість послуг компанії "Центр нерухомості" підтверджено Сертифікатом відповідності, що видаються Російської гільдією ріелторів. Володарем такого документа є тільки 7 компаній в Самарі та 3 - у Тольятті. Професійна відповідальність компанії "Центр нерухомості" застрахована. Якщо клієнт цінує чіткість і ясність у питаннях, що стосуються покупки або продажу нерухомості, якщо набір вимог до якості послуг і чистоті угоди високі, то «Центр нерухомості» - найбільш гідна компанія. Кожен об'єкт нерухомості, що знаходиться в управлінні компанії "Центр нерухомості", проходить перевірку юридичної чистоти.
Один з найважливіших принципів роботи компанії "Центр нерухомості" - це турбота про інтереси клієнтів. Саме тому більше половини клієнтів - це ті, хто звертається за рекомендаціями друзів і знайомих або ті, хто звертався раніше. "Оперативність, вміння вирішувати найскладніші задачі, повага до клієнтів" - це відгуки більшості людей, які скористалися послугами фахівців компанії.
2.2 Підготовка та планування нарад керівником ріелтерської компанії "Центр нерухомості"
У процесі управління компанії "Центр нерухомості" часто доводиться стикатися з такими завданнями, вирішення яких неможливе без залучення багатьох фахівців, обміну думками та інформацією по виникаючих проблем. Обговорення таких питань проводиться на нарадах.
Так як у прийнятті рішень задіяно багато працівників, такий вид управлінської діяльності є найбільш дорогим. Вартість наради складається із заробітку всіх його учасників, заробітку готують і обслуговуючих його працівників, витрат на відрядження, витрат на оренду приміщення, апаратуру та інших накладних витрат.
Причини порожньої витрати часу та коштів найчастіше полягають «просто-напросто в тому, що багато наради бувають незадовільно підготовлені і організовані, невміло проведені і незадовільно підсумовано».
Тому нарада має бути підготовлено керівником компанії "Центр нерухомості" особливо ретельно з детальним опрацюванням всіх організаційно-технічних заходів, як по організації, так і його проведення.
У ріелтерської компанії "Центр нерухомості" нараді проходять не частіше, ніж 2 рази на місяць, в головному офісі, в компанії існує регламент проведення засідань, де визначено періодичність засідань і всі процедури підготовки і проведення з зазначенням посадових осіб, відповідальних за кожну процедуру.
Починається робота з підготовки наради з вказівки керівника про необхідність його проведення, що виносяться на нього питаннях і передбачуваних учасників, час і місце проведення.
Призначається зазвичай нараду керівником компанії "Центр нерухомості" на початок робочого дня, щоб не розбивати робочий день, ритм роботи, не змушувати людей переключатися з одного виду діяльності на інший. Крім того, керівник повинен відразу обдумати місце проведення наради. Оперативні наради з невеликою кількістю учасників часто проводяться в кабінеті у керівника. Якщо нарада дуже важливе і з великим числом учасником, то воно проводиться в спеціальному приймальному залі головного корпусу компанії "Центр нерухомості".
Керівника визначає порядок денний. Порядок денний - це перший документ, який складається при підготовці наради.
На порядку денному керівник вказує питання, що виносяться на обговорення, прізвища, ініціали та посада осіб, доповідають кожне питання.
Список учасників - це другий документ, який готується до наради.
У компанії "Центр нерухомості" на наради запрошуються тільки ті, без кого не можна обійтися. Це працівники, яких безпосередньо стосуються питання, що розглядаються, і виконавці рішень або співробітники, які мають спеціальними знаннями або мають досвід у вирішенні аналогічних проблем.
Чіткої організації роботи в компанії "Центр нерухомості" сприяє складання керівником списку за певною формою, в якій заздалегідь можна передбачити всі відомості, необхідні згодом для контролю за ходом підготовки і проведення наради.
При необхідності список можна доповнювати іншими питаннями. Коли керівником визначено порядок денний, список учасників, час і місце проведення наради, всі ці дані передаються секретарю, який повинен буде оповістити всіх учасників. Сповіщення учасників наради проводиться завчасно, щоб вони могли спланувати свій робочий день, перенести при необхідності справи, підготуватися до наради. У процесі оповіщення одночасно уточнюється і список учасників наради. У компанії "Центр нерухомості" оповіщення всіх учасників проходить по телефону.
Для успішного проведення наради в компанії "Центр нерухомості" велике значення має своєчасна підготовка, розмноження та розсилання учасникам документів, що намічаються для обговорення. До таких документів, перш за все, відносяться доповіді або повідомлення основного керівника або іншого доповідача.
У компанії "Центр нерухомості" великі доповіді практично не зачитуються. Учасникам наради роздають їх текст і, тому керівник в обмежені часові рамки підкреслює лише самі основні положення свого виступу. Крім того, заздалегідь готуються і розмножуються інформаційно-довідкові документи, що дозволяють глибше вникнути у розглянутий питання - звіти, таблиці, графіки, довідки, економічні розрахунки, плани, огляди і т.д.
Керівнику компанії "Центр нерухомості" крім підготовки наради необхідно зібрати і проаналізувати необхідну інформацію для виступу, який він припускає зробити.
Найважливіше місце у підготовці наради в компанії "Центр нерухомості» займає складання проекту рішення з обговорюваного питання або проектів підсумкових документів. Саме для прийняття цих рішень і затвердження підсумкових документів і збирається нараду. Наявність проектів дозволяє глибше вникнути в документи, внести правки, оперативно їх обговорити. Керівник зобов'язаний затребувати проекти рішень від співробітників, що готують питання, і організувати їх оформлення.
Готуючи нараду, керівник компанії "Центр нерухомості" з'ясовує фінансові витрати, необхідні для його проведення: оренда приміщення та демонстраційних засобів, покупка канцелярських приналежностей, квітів, води, організація кава-паузи і т.д. Розмноження інформаційних матеріалів для учасників наради також може бути істотною статтею витрат.
На підготовчому етапі керівник визначає загальний обсяг робіт під час обслуговування наради і в разі необхідності вносить пропозицію про створення робочої групи з підготовки наради. Ретельно продумується складу групи, хто з працівників яку роботу повинен виконати, в який час кожен з них буде задіяний в обслуговуванні наради: зустріч, реєстрація, організація кава-паузи, покупка канцелярських приналежностей, води та квітів, технічне обслуговування наради і т.д.
Для великих нарад, особливо за участю іногородніх може бути продумана культурна програма: відвідування театрів, виставок, музеїв, екскурсії по місту, пам'ятних місць і т.п. Програма розписується по днях наради, а кількість учасників кожного запропонованого заходу буде уточнюватися в день реєстрації. Зазвичай за культурну програму відповідає спеціально виділений співробітник. Можна культурну програму запропонувати шляхом запрошення в день реєстрації виїзних театральних касирів і розвішуванням музейно-виставкових плакатів-реклам, що також треба спланувати заздалегідь.
Таким чином, при підготовці керівника до наради в компанії "Центр нерухомості" можна виділити питання:
1 Вироблення порядку денного, визначення кола учасників і часу наради;
2 Визначення місця наради (вибір приміщення);
3 Сповіщення учасників наради:
А) складання запрошення;
Б) передача запрошення.
4 Уточнення списку учасників;
5 Підготовка матеріалів для розгляду на нараді:
А) основного повідомлення;
Б) довідково-інформаційних матеріалів;
В) проекту рішення.
6 Організація робочої групи наради та розподіл обов'язків;
7 Визначення фінансових витрат;
8 Проведення організаційних заходів;
9 Перевірка готовності приміщення (кількість місць та технічна оснащеність).
Приступаючи до підготовки наради, керівник має такий перелік під рукою, щоб не упустити будь-яку деталь.
3. Заходи щодо вдосконалення процесу з підготовки керівника до ділової наради в ріелтерської компанії "Центр нерухомості"
Нарада - це відповідальне комунікативне напрямок, від уміння організувати яке залежить результат командної роботи, наради є найважливішим інструментом управління компанією. Якщо керівник хоча б раз проводив нараду, то він знає, наскільки складно не просто донести до співрозмовників свої ідеї, але і домогтися того, щоб по закінченні наради досягнуті домовленості і поставлені завдання не були прибрані в довгий ящик. Навіть досвідчені керівники іноді зустрічаються з необхідністю вдосконалення своїх навичок, щоб домагатися більшої результативності від роботи підлеглих. І чим глобальніше завдання, поставлені перед компанією, тим актуальніше стає питання про підвищення ефективності підготовки нарад.
Про підготовку до проведення нарад та участі в них написано чимало. Але завжди є нюанси, які практично неможливо врахувати заздалегідь. Звичайно, підготувати всі необхідні документи, підібрати необхідні аргументи для обгрунтування своєї позиції, постаратися попередньо поспілкуватися з учасниками наради, висловити свої погляди щодо питань порядку денного, зрозуміти ступінь привабливості позиції для них, переконливо донести до їхньої свідомості свою точку зору - все це потрібно виконати як можна ретельніше. Але є ще й прийоми роботи з ірраціональним знанням, які можна використовувати для індивідуальної підготовки. Назви прийомів не є чимось абсолютним, і цілком можливо, що пізніше буде придумано щось трохи краще в цьому сенсі.
Напередодні важливого наради або за кілька годин до нього керівникові компанії "Центр нерухомості" бажано вибрати час, кілька хвилин, щоб ніхто не турбував, і провести майбутнє нарада подумки. Представити в своїй уяві дискусії, які можуть розгорнутися по ходу наради, і взяти участь в уявних діалогах, граючи одночасно ролі всіх учасників. Це допоможе відчути слабкі місця своєї позиції, відшліфувати власну аргументацію, в якійсь мірі відчути можливі повороти дискусій і підготуватися до них. Найцікавіше полягає в тому, що в подібному "бою з тінями" у свідомості нерідко спливає інформація про можливі аргументи як своїх, так і навіть про аргументи інших учасників наради, яка раніше навіть не усвідомлювалася і тому не приймалася до уваги. Прийом дуже нагадує мозковий штурм в індивідуальному виконанні. Але в даному випадку корисні результати можна отримати не тільки в процесі штурму, але й після нього, через деякий час.
Цей прийом не раз допомагав своєчасно виявити власні упущення і більш ефективно підготуватися до майбутнього спілкування.
У ряді систем знань вважається, що в процесі інтелектуальної роботи розум працює шляхом перебору раніше відомих варіантів та їх комбінацій. Якщо розум (інтелект) перестає з якої-небудь причини працювати, то з'являється можливість безпосереднього сприйняття знань з конкретної проблеми у вигляді усвідомлення певного інтегрального відповіді з більш глобального інформаційного рівня.
Тому вважається, що мозковий штурм корисний не стільки генерацією варіантів рішення та їх комбінацій, скільки можливістю "стомити" розум і хоч на мить відключити його, щоб безпосереднє ірраціональне знання з більш глобальних рівнів сприйняття проникло у свідомість людини. Тобто, отримати стан короткочасної медитації. У результаті чого приходить відразу або з часом "більш системне", часто нестандартне рішення проблеми або ідея, де отримати додаткову інформацію.
Тому ще один прийом полягає в тому, щоб точно так само вибрати спокійний час, сісти і постаратися ці кілька хвилин не думати взагалі. Думки, які, будуть приходити на розум, треба розглядати як зовнішні, сторонні. Треба намагатися не фіксуватися на цих приходять думках, не утримувати їх свідомістю, а просто "краєчком" своєї свідомості пасивно спостерігати за ними. Таким чином, поступово розум стає більш спокійним, і з'являється можливість для усвідомлення нових думок, які раніше не могли пробитися у свідомість людини через постійний "шум" звичного потоку рутинних роздумів з приводу маси поточних справ.
Треба відзначити, що отримувана таким ірраціональним шляхом нова і нетривіальна інформація може прийти в голову керівника навіть після завершення цього невеликого вправи, наприклад через годину або дві, або навіть через кілька днів.
Природно, що поступово набувають навички такого роду приносять користь не тільки для проведення нарад, а й в інших сферах повсякденного життя [14].
Рекомендації керівнику компанії "Центр нерухомості" з організації наради:
· Сформулювати порядку денного необхідно ясно і чітко. Визначити специфічні питання, які мають обговорюватися на нараді. Бажано при цьому уникати питань, що допускають зміни або поправки.
· Визначити регламент часу для кожного пункту порядку денного і намагатися суворо його дотримуватися.
· Обмежити кількість присутніх тими, хто може внести свій внесок в обговорювані питання, і тими, хто має повноваження на втілення в життя прийнятих на нараді рішень. Простіше кажучи, чим більше людей присутні на нараді, тим довше воно триватиме.
· Перенести проведення наради негайно після обіду або в кінці дня. Бажання присутніх скоріше піти додому пересилить їх прагнення до багатослівності.
· Постаратися уникати планування проведення нарад у своєму власному офісі, це може призвести до виникнення виправданні з приводу відволікання уваги самого керівника. Крім того, буде важче впоратися з тими, хто спробує після наради продовжити обговорення з керівником питань порядку денного або будь-яких інших питань.
· Починати нараду в призначений на порядку денному час. Очікування запізнилися може призвести до того, що вони будуть продовжувати запізнюватися і в майбутньому, крім того, це буде дратувати людей, що прийшли вчасно.
· Не допускати догляду обговорень у бік від питань, що стоять на порядку денному. Якщо вони (питання, які присутні намагаються обговорити) дійсно важливі, їх можна буде обговорити на наступній нараді.
· Не треба витрачати час на обговорення питань, для яких не вистачає інформації для прийняття по них рішення. Керівник повинен взяти на себе відповідальність за отримання та доведення недостатньої інформації до присутніх і перенести рішення з таких питань на майбутнє.
· По можливості уникати обговорення будь-яких питань, що не відносяться до порядку дня, в кінці наради. Така техніка дуже часто використовується людьми настільки лінивими, що вони не здатні належним чином підготуватися до обговорення питань, що стоять на порядку денному. Вона може призвести до прийняття неправильних рішень, заснованих на неадекватному розгляді тієї чи іншої ситуації. Крім того, вона може призвести до того, що всі зусилля, вжиті з метою дотримання регламенту, будуть зведені нанівець.
Висновок
Підводячи підсумок всьому вищесказаному, хотілося б ще раз звернути увагу на актуальність розподілу робочого часу кожного керівника організації, на його вміння чітко, ясно, швидко доводити інформацію до своїх підлеглих, отримувати всі необхідні відомості від них, приймати своєчасно правильне рішення. Аналізуючи ефективність підготовки до ділового наради з психологічної точки зору, Є.Г. Молл вважає, що найчастіше керівники допускають такі помилки, як відсутність системи у підготовці та проведенні нарад, надмірна централізація при прийнятті рішення, що перетворює низові ланки управління у формальних виконавців і позбавляє їх ініціативи, відсутність конкретної сутності в прийнятих рішеннях, які проходять часто під рубрикою "розібратися", "просити" тощо [15]
Як видно з курсової роботи, нарада - процес складний і при його підготовки необхідно враховувати величезну кількість психологічних закономірностей і правил. Об'єктивна ж реальність в даний час змушує всіх керівників організацій повертатися обличчям до проблеми підвищення ефективності своєї роботи, продуктивного використання кожної хвилини робочого часу. [16]
В ході курсової роботи були вирішені наступні завдання:
· Розглянуто поняття, сутність і типи ділових нарад;
· Розібраний процес підготовки наради: формування повісті дня, визначення складу учасників наради, підготовки необхідних документів, вибору приміщення для наради;
· Дана характеристика компанії "Центр нерухомості";
· Надано оцінку підготовки і планування нарад керівником ріелтерської компанії "Центр нерухомості";
· Розроблено заходи щодо вдосконалення процесу з підготовки керівника до ділової наради в компанії "Центр нерухомості".
Успіх наради на 90% залежить від якості його підготовки. Будь-яке, навіть саме коротку нараду, від попередньої проробки тільки виграє.
Бібліографічний список
1. Абакумов В.В., Кузнєцов Ю.В. Основи менеджменту. М.: Бізнес-преса, 2007
2. Адаїр Д. Ефективна комунікація. М.: Ексмо, 2003;
3. Вершигора Є.Є. Менеджмент: Учеб. посібник. - М.: Инфра-М, 1998
4. Веснін В.Р. Основи менеджменту: Підручник. - М.: «Тріада.Лтд», 1996
5. Виханский О.С., Наумов А.І. Менеджмент: Підручник. - М.: Гадарікі, 2003
6. Герчикова І.М. Менеджмент: Підручник. - 3-е изд., Перераб. і доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1997
7. Грошев І.В., Поздняков О.О. Службове нараді. - СПб.: Питер, 2005
8. Драчова Є.Л., Юлік Л.І. Менеджмент: Підручник. - М.: Академія, 2006
9. Кузнєцова Т.В. Секретарська справа: Вид. Третій виправлене. - М.: Інтел-Синтез, 1999
10. Менеджмент: теорія та практика в Росії. Підручники / Под ред. А.Г. Поршнева, М.Л. Разу, А.В. Тихомирової. - М.: ІД ФБК-ПРЕС, 2003
11. Огарков А.А. Управління організацією: підручник - М.: Ексмо, 2006
12. Орлов О.І. Менеджмент: Підручник. - М.: Знання, 1999
13. Паркінсон С.М. Закони Паркінсона: Збірник: Пер. з англ. - М.: Прогрес, 1989
14. Ребнік С.Б. Ділове спілкування: Психологічні аспекти. - М., 2000
15. Скаженик Є.М. Ділове спілкування: Навчальний посібник. - Таганрог: Видавництво ТРТУ, 2006
16. Чернишова Л.І. Ділове спілкування. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008
Якщо в нараді бере участь велика кількість людей, керівників філій, дочірніх компаній або представників сторонніх організацій, то розсилаються запрошення (повідомлення) на нараду. Як правило, такий документ складається з:
· Звернення;
· Інформації про дату, місце і час проведення;
· Порядку денного;
· Пропозиції взяти участь;
· Прохання про підтвердження участі в нараді.
Запрошення (повідомлення) підписують особи, відповідальні за підготовку заходу.
Від виду наради залежить і вид документа, який повинен бути розісланий учасникам. Як правило, це:
· Запрошення (повідомлення) про проведення наради, оформлене на фірмовому бланку організації, або
· Порядок денний в тій формі, яка прийнята на підприємстві.
Порядок денний повинен розсилатися за кілька днів до початку заходу (зазвичай за 3-5 днів), щоб у його учасників була можливість підготуватися. До неї додаються матеріали, що підлягають обговоренню (проекти доповідей з кожного питання, інформаційні матеріали, представлені відповідальними виконавцями). Така супровідна документація може бути розіслана пізніше - за 1-2 дні до зустрічі. У цьому випадку слід враховувати реальне співвідношення обсягу інформації, з яким необхідно ознайомитися, і часу, що залишився.
Організаторам наради потрібно не тільки розіслати запрошення (або порядку денного) учасникам, а й підтримувати зворотний зв'язок. Слід уточнити, чи зможуть вони бути присутнім, чи необхідно їм наявність технічних засобів [11].
1.2.3 Підготовка документів для проведення наради
Перед розсилкою учасникам матеріалів, які будуть обговорюватися на нараді, слід звернути увагу на їх оформлення.
Так, 10-15 сторінок суцільного тексту, набраного дрібним шрифтом, ніхто читати не буде. Тому не варто економити на своїх співробітниках і використовувати оптимальний розмір шрифту - 12. Більш дрібний текст можна використовувати, наприклад, для посторінкових виносок. Виділяти фрагменти тексту краще різними зображеннями (курсивом, жирним) або підкресленням.
Головне, щоб обрана логіка форматування матеріалу не порушувалася в межах одного документа, і бажано, щоб вона дотримувалася (нехай навіть з невеликими відступами) в межах всього комплекту матеріалів [12].
Виступи учасників можуть підкріплюватися письмовими доповідями. Зазначимо, що доповідь є одним з найдовших ділових документів. Його написання відноситься до навичок, необхідних для успішної кар'єри. Тому можна дати кілька основних рекомендацій щодо складання тексту доповіді. Він повинен бути:
· Коротким, наскільки дозволяє зміст і ціль;
· Зрозумілим (простим, а не заплутаним);
· Логічним;
· Структурованим.
Дуже часто цілі написання доповіді полягають у тому, щоб надати на читачів певний вплив: переконати їх прийняти певну точку зору, змінити власну думку чи зробити конкретні дії. Доповідь повинна бути адресований заздалегідь окресленої групи, містити переконливі аргументи і передбачати можливі заперечення.
Крім доповідей, до наради готуються інформаційні матеріали, які використовують виступаючі. Існує велика кількість наочних засобів. Наприклад, два прості графіки можуть бути ефективніше одного складного, причому їх легше і швидше побудувати. Сучасна комп'ютерна техніка дозволяє включати в доповідь безліч графічних зображень аж до кольорових ілюстрацій.
1.2.4 Вибір і підготовка приміщення для наради
Приміщення, призначене для проведення наради, повинно бути заздалегідь підготовлено.
Його потрібно провітрити або за кілька годин включити систему кондиціонування.
Стільці слід акуратно розставити, а їх кількість повинна бути на 1-2 більше, ніж заплановане число учасників і запрошених. Адже під час обговорення може терміново знадобитися запросити кого-небудь із співробітників. Тоді їм буде куди сісти.
На столах повинні бути письмове приладдя (ручки, олівці та аркуші паперу формату А4 або зручні блокноти А5 або більшого формату). Вітається використання канцтоварів з фірмовою символікою.
На столах розміщується мінеральна вода і стакани, які ставляться догори дном на серветки, а їх кількість повинна бути на 1-2 більше, ніж присутніх.
Якщо для наочності використовуються маркерні дошки, необхідно передбачити наявність декількох різнокольорових маркерів, а також заздалегідь просочити так звану «стерку» спеціальною рідиною.
У разі використання технічних засобів їх необхідно встановити заздалегідь, ознайомитися з правилами експлуатації та перевірити працездатність, обов'язково слід передбачити можливість підключення ноутбуків. При використанні слайдів необхідно забезпечити їх наявність на нараді, розмістити проекційний екран таким чином, щоб його було видно всім присутнім.
Може знадобитися і більш екзотичне обладнання. Наприклад, на харчових підприємствах можливе проведення дегустації будь-якого продукту і порівняння його з продуктами конкурентів. У цьому випадку необхідно передбачити наявність одноразового посуду для кожного учасника.
У деяких компаніях в цілях безпеки не дозволяється приносити на наради мобільні телефони. У цьому випадку слід передбачити можливість їх зберігання у секретаря керівника [13].
2. Підготовка керівника в ріелтерської компанії "Центр нерухомості" до ділового наради
2.1 Характеристика ріелтерської компанії "Центр нерухомості"
Компанія "Центр нерухомості" працює на самарському ринку нерухомості більше 7 років. За цей час компанія міцно завоювала одну з лідируючих позицій. Колектив компанії "Центр нерухомості" - це висококваліфіковані співробітники, досвід і професіоналізм яких гарантує високу якість послуг. В даний час в місті працює шість представництв компанії. Стратегічний план розвитку компанії передбачає відкриття нових представництв. Система управління компанії побудована таким чином, що відбувається постійна взаємодія всіх структурних підрозділів здійснюється повний контроль за діями співробітників в кожному офісі.
Компанія "Центр нерухомості" входить до складу Російської гільдії ріелторів і Поволзькій гільдії ріелторів, суворо дотримується кодекс професійної етики. Якість послуг компанії "Центр нерухомості" підтверджено Сертифікатом відповідності, що видаються Російської гільдією ріелторів. Володарем такого документа є тільки 7 компаній в Самарі та 3 - у Тольятті. Професійна відповідальність компанії "Центр нерухомості" застрахована. Якщо клієнт цінує чіткість і ясність у питаннях, що стосуються покупки або продажу нерухомості, якщо набір вимог до якості послуг і чистоті угоди високі, то «Центр нерухомості» - найбільш гідна компанія. Кожен об'єкт нерухомості, що знаходиться в управлінні компанії "Центр нерухомості", проходить перевірку юридичної чистоти.
Один з найважливіших принципів роботи компанії "Центр нерухомості" - це турбота про інтереси клієнтів. Саме тому більше половини клієнтів - це ті, хто звертається за рекомендаціями друзів і знайомих або ті, хто звертався раніше. "Оперативність, вміння вирішувати найскладніші задачі, повага до клієнтів" - це відгуки більшості людей, які скористалися послугами фахівців компанії.
2.2 Підготовка та планування нарад керівником ріелтерської компанії "Центр нерухомості"
У процесі управління компанії "Центр нерухомості" часто доводиться стикатися з такими завданнями, вирішення яких неможливе без залучення багатьох фахівців, обміну думками та інформацією по виникаючих проблем. Обговорення таких питань проводиться на нарадах.
Так як у прийнятті рішень задіяно багато працівників, такий вид управлінської діяльності є найбільш дорогим. Вартість наради складається із заробітку всіх його учасників, заробітку готують і обслуговуючих його працівників, витрат на відрядження, витрат на оренду приміщення, апаратуру та інших накладних витрат.
Причини порожньої витрати часу та коштів найчастіше полягають «просто-напросто в тому, що багато наради бувають незадовільно підготовлені і організовані, невміло проведені і незадовільно підсумовано».
Тому нарада має бути підготовлено керівником компанії "Центр нерухомості" особливо ретельно з детальним опрацюванням всіх організаційно-технічних заходів, як по організації, так і його проведення.
У ріелтерської компанії "Центр нерухомості" нараді проходять не частіше, ніж 2 рази на місяць, в головному офісі, в компанії існує регламент проведення засідань, де визначено періодичність засідань і всі процедури підготовки і проведення з зазначенням посадових осіб, відповідальних за кожну процедуру.
Починається робота з підготовки наради з вказівки керівника про необхідність його проведення, що виносяться на нього питаннях і передбачуваних учасників, час і місце проведення.
Призначається зазвичай нараду керівником компанії "Центр нерухомості" на початок робочого дня, щоб не розбивати робочий день, ритм роботи, не змушувати людей переключатися з одного виду діяльності на інший. Крім того, керівник повинен відразу обдумати місце проведення наради. Оперативні наради з невеликою кількістю учасників часто проводяться в кабінеті у керівника. Якщо нарада дуже важливе і з великим числом учасником, то воно проводиться в спеціальному приймальному залі головного корпусу компанії "Центр нерухомості".
Керівника визначає порядок денний. Порядок денний - це перший документ, який складається при підготовці наради.
На порядку денному керівник вказує питання, що виносяться на обговорення, прізвища, ініціали та посада осіб, доповідають кожне питання.
Список учасників - це другий документ, який готується до наради.
У компанії "Центр нерухомості" на наради запрошуються тільки ті, без кого не можна обійтися. Це працівники, яких безпосередньо стосуються питання, що розглядаються, і виконавці рішень або співробітники, які мають спеціальними знаннями або мають досвід у вирішенні аналогічних проблем.
Чіткої організації роботи в компанії "Центр нерухомості" сприяє складання керівником списку за певною формою, в якій заздалегідь можна передбачити всі відомості, необхідні згодом для контролю за ходом підготовки і проведення наради.
При необхідності список можна доповнювати іншими питаннями. Коли керівником визначено порядок денний, список учасників, час і місце проведення наради, всі ці дані передаються секретарю, який повинен буде оповістити всіх учасників. Сповіщення учасників наради проводиться завчасно, щоб вони могли спланувати свій робочий день, перенести при необхідності справи, підготуватися до наради. У процесі оповіщення одночасно уточнюється і список учасників наради. У компанії "Центр нерухомості" оповіщення всіх учасників проходить по телефону.
Для успішного проведення наради в компанії "Центр нерухомості" велике значення має своєчасна підготовка, розмноження та розсилання учасникам документів, що намічаються для обговорення. До таких документів, перш за все, відносяться доповіді або повідомлення основного керівника або іншого доповідача.
У компанії "Центр нерухомості" великі доповіді практично не зачитуються. Учасникам наради роздають їх текст і, тому керівник в обмежені часові рамки підкреслює лише самі основні положення свого виступу. Крім того, заздалегідь готуються і розмножуються інформаційно-довідкові документи, що дозволяють глибше вникнути у розглянутий питання - звіти, таблиці, графіки, довідки, економічні розрахунки, плани, огляди і т.д.
Керівнику компанії "Центр нерухомості" крім підготовки наради необхідно зібрати і проаналізувати необхідну інформацію для виступу, який він припускає зробити.
Найважливіше місце у підготовці наради в компанії "Центр нерухомості» займає складання проекту рішення з обговорюваного питання або проектів підсумкових документів. Саме для прийняття цих рішень і затвердження підсумкових документів і збирається нараду. Наявність проектів дозволяє глибше вникнути в документи, внести правки, оперативно їх обговорити. Керівник зобов'язаний затребувати проекти рішень від співробітників, що готують питання, і організувати їх оформлення.
Готуючи нараду, керівник компанії "Центр нерухомості" з'ясовує фінансові витрати, необхідні для його проведення: оренда приміщення та демонстраційних засобів, покупка канцелярських приналежностей, квітів, води, організація кава-паузи і т.д. Розмноження інформаційних матеріалів для учасників наради також може бути істотною статтею витрат.
На підготовчому етапі керівник визначає загальний обсяг робіт під час обслуговування наради і в разі необхідності вносить пропозицію про створення робочої групи з підготовки наради. Ретельно продумується складу групи, хто з працівників яку роботу повинен виконати, в який час кожен з них буде задіяний в обслуговуванні наради: зустріч, реєстрація, організація кава-паузи, покупка канцелярських приналежностей, води та квітів, технічне обслуговування наради і т.д.
Для великих нарад, особливо за участю іногородніх може бути продумана культурна програма: відвідування театрів, виставок, музеїв, екскурсії по місту, пам'ятних місць і т.п. Програма розписується по днях наради, а кількість учасників кожного запропонованого заходу буде уточнюватися в день реєстрації. Зазвичай за культурну програму відповідає спеціально виділений співробітник. Можна культурну програму запропонувати шляхом запрошення в день реєстрації виїзних театральних касирів і розвішуванням музейно-виставкових плакатів-реклам, що також треба спланувати заздалегідь.
Таким чином, при підготовці керівника до наради в компанії "Центр нерухомості" можна виділити питання:
1 Вироблення порядку денного, визначення кола учасників і часу наради;
2 Визначення місця наради (вибір приміщення);
3 Сповіщення учасників наради:
А) складання запрошення;
Б) передача запрошення.
4 Уточнення списку учасників;
5 Підготовка матеріалів для розгляду на нараді:
А) основного повідомлення;
Б) довідково-інформаційних матеріалів;
В) проекту рішення.
6 Організація робочої групи наради та розподіл обов'язків;
7 Визначення фінансових витрат;
8 Проведення організаційних заходів;
9 Перевірка готовності приміщення (кількість місць та технічна оснащеність).
Приступаючи до підготовки наради, керівник має такий перелік під рукою, щоб не упустити будь-яку деталь.
3. Заходи щодо вдосконалення процесу з підготовки керівника до ділової наради в ріелтерської компанії "Центр нерухомості"
Нарада - це відповідальне комунікативне напрямок, від уміння організувати яке залежить результат командної роботи, наради є найважливішим інструментом управління компанією. Якщо керівник хоча б раз проводив нараду, то він знає, наскільки складно не просто донести до співрозмовників свої ідеї, але і домогтися того, щоб по закінченні наради досягнуті домовленості і поставлені завдання не були прибрані в довгий ящик. Навіть досвідчені керівники іноді зустрічаються з необхідністю вдосконалення своїх навичок, щоб домагатися більшої результативності від роботи підлеглих. І чим глобальніше завдання, поставлені перед компанією, тим актуальніше стає питання про підвищення ефективності підготовки нарад.
Про підготовку до проведення нарад та участі в них написано чимало. Але завжди є нюанси, які практично неможливо врахувати заздалегідь. Звичайно, підготувати всі необхідні документи, підібрати необхідні аргументи для обгрунтування своєї позиції, постаратися попередньо поспілкуватися з учасниками наради, висловити свої погляди щодо питань порядку денного, зрозуміти ступінь привабливості позиції для них, переконливо донести до їхньої свідомості свою точку зору - все це потрібно виконати як можна ретельніше. Але є ще й прийоми роботи з ірраціональним знанням, які можна використовувати для індивідуальної підготовки. Назви прийомів не є чимось абсолютним, і цілком можливо, що пізніше буде придумано щось трохи краще в цьому сенсі.
Напередодні важливого наради або за кілька годин до нього керівникові компанії "Центр нерухомості" бажано вибрати час, кілька хвилин, щоб ніхто не турбував, і провести майбутнє нарада подумки. Представити в своїй уяві дискусії, які можуть розгорнутися по ходу наради, і взяти участь в уявних діалогах, граючи одночасно ролі всіх учасників. Це допоможе відчути слабкі місця своєї позиції, відшліфувати власну аргументацію, в якійсь мірі відчути можливі повороти дискусій і підготуватися до них. Найцікавіше полягає в тому, що в подібному "бою з тінями" у свідомості нерідко спливає інформація про можливі аргументи як своїх, так і навіть про аргументи інших учасників наради, яка раніше навіть не усвідомлювалася і тому не приймалася до уваги. Прийом дуже нагадує мозковий штурм в індивідуальному виконанні. Але в даному випадку корисні результати можна отримати не тільки в процесі штурму, але й після нього, через деякий час.
Цей прийом не раз допомагав своєчасно виявити власні упущення і більш ефективно підготуватися до майбутнього спілкування.
У ряді систем знань вважається, що в процесі інтелектуальної роботи розум працює шляхом перебору раніше відомих варіантів та їх комбінацій. Якщо розум (інтелект) перестає з якої-небудь причини працювати, то з'являється можливість безпосереднього сприйняття знань з конкретної проблеми у вигляді усвідомлення певного інтегрального відповіді з більш глобального інформаційного рівня.
Тому вважається, що мозковий штурм корисний не стільки генерацією варіантів рішення та їх комбінацій, скільки можливістю "стомити" розум і хоч на мить відключити його, щоб безпосереднє ірраціональне знання з більш глобальних рівнів сприйняття проникло у свідомість людини. Тобто, отримати стан короткочасної медитації. У результаті чого приходить відразу або з часом "більш системне", часто нестандартне рішення проблеми або ідея, де отримати додаткову інформацію.
Тому ще один прийом полягає в тому, щоб точно так само вибрати спокійний час, сісти і постаратися ці кілька хвилин не думати взагалі. Думки, які, будуть приходити на розум, треба розглядати як зовнішні, сторонні. Треба намагатися не фіксуватися на цих приходять думках, не утримувати їх свідомістю, а просто "краєчком" своєї свідомості пасивно спостерігати за ними. Таким чином, поступово розум стає більш спокійним, і з'являється можливість для усвідомлення нових думок, які раніше не могли пробитися у свідомість людини через постійний "шум" звичного потоку рутинних роздумів з приводу маси поточних справ.
Треба відзначити, що отримувана таким ірраціональним шляхом нова і нетривіальна інформація може прийти в голову керівника навіть після завершення цього невеликого вправи, наприклад через годину або дві, або навіть через кілька днів.
Природно, що поступово набувають навички такого роду приносять користь не тільки для проведення нарад, а й в інших сферах повсякденного життя [14].
Рекомендації керівнику компанії "Центр нерухомості" з організації наради:
· Сформулювати порядку денного необхідно ясно і чітко. Визначити специфічні питання, які мають обговорюватися на нараді. Бажано при цьому уникати питань, що допускають зміни або поправки.
· Визначити регламент часу для кожного пункту порядку денного і намагатися суворо його дотримуватися.
· Обмежити кількість присутніх тими, хто може внести свій внесок в обговорювані питання, і тими, хто має повноваження на втілення в життя прийнятих на нараді рішень. Простіше кажучи, чим більше людей присутні на нараді, тим довше воно триватиме.
· Перенести проведення наради негайно після обіду або в кінці дня. Бажання присутніх скоріше піти додому пересилить їх прагнення до багатослівності.
· Постаратися уникати планування проведення нарад у своєму власному офісі, це може призвести до виникнення виправданні з приводу відволікання уваги самого керівника. Крім того, буде важче впоратися з тими, хто спробує після наради продовжити обговорення з керівником питань порядку денного або будь-яких інших питань.
· Починати нараду в призначений на порядку денному час. Очікування запізнилися може призвести до того, що вони будуть продовжувати запізнюватися і в майбутньому, крім того, це буде дратувати людей, що прийшли вчасно.
· Не допускати догляду обговорень у бік від питань, що стоять на порядку денному. Якщо вони (питання, які присутні намагаються обговорити) дійсно важливі, їх можна буде обговорити на наступній нараді.
· Не треба витрачати час на обговорення питань, для яких не вистачає інформації для прийняття по них рішення. Керівник повинен взяти на себе відповідальність за отримання та доведення недостатньої інформації до присутніх і перенести рішення з таких питань на майбутнє.
· По можливості уникати обговорення будь-яких питань, що не відносяться до порядку дня, в кінці наради. Така техніка дуже часто використовується людьми настільки лінивими, що вони не здатні належним чином підготуватися до обговорення питань, що стоять на порядку денному. Вона може призвести до прийняття неправильних рішень, заснованих на неадекватному розгляді тієї чи іншої ситуації. Крім того, вона може призвести до того, що всі зусилля, вжиті з метою дотримання регламенту, будуть зведені нанівець.
Висновок
Підводячи підсумок всьому вищесказаному, хотілося б ще раз звернути увагу на актуальність розподілу робочого часу кожного керівника організації, на його вміння чітко, ясно, швидко доводити інформацію до своїх підлеглих, отримувати всі необхідні відомості від них, приймати своєчасно правильне рішення. Аналізуючи ефективність підготовки до ділового наради з психологічної точки зору, Є.Г. Молл вважає, що найчастіше керівники допускають такі помилки, як відсутність системи у підготовці та проведенні нарад, надмірна централізація при прийнятті рішення, що перетворює низові ланки управління у формальних виконавців і позбавляє їх ініціативи, відсутність конкретної сутності в прийнятих рішеннях, які проходять часто під рубрикою "розібратися", "просити" тощо [15]
Як видно з курсової роботи, нарада - процес складний і при його підготовки необхідно враховувати величезну кількість психологічних закономірностей і правил. Об'єктивна ж реальність в даний час змушує всіх керівників організацій повертатися обличчям до проблеми підвищення ефективності своєї роботи, продуктивного використання кожної хвилини робочого часу. [16]
В ході курсової роботи були вирішені наступні завдання:
· Розглянуто поняття, сутність і типи ділових нарад;
· Розібраний процес підготовки наради: формування повісті дня, визначення складу учасників наради, підготовки необхідних документів, вибору приміщення для наради;
· Дана характеристика компанії "Центр нерухомості";
· Надано оцінку підготовки і планування нарад керівником ріелтерської компанії "Центр нерухомості";
· Розроблено заходи щодо вдосконалення процесу з підготовки керівника до ділової наради в компанії "Центр нерухомості".
Успіх наради на 90% залежить від якості його підготовки. Будь-яке, навіть саме коротку нараду, від попередньої проробки тільки виграє.
Бібліографічний список
1. Абакумов В.В., Кузнєцов Ю.В. Основи менеджменту. М.: Бізнес-преса, 2007
2. Адаїр Д. Ефективна комунікація. М.: Ексмо, 2003;
3. Вершигора Є.Є. Менеджмент: Учеб. посібник. - М.: Инфра-М, 1998
4. Веснін В.Р. Основи менеджменту: Підручник. - М.: «Тріада.Лтд», 1996
5. Виханский О.С., Наумов А.І. Менеджмент: Підручник. - М.: Гадарікі, 2003
6. Герчикова І.М. Менеджмент: Підручник. - 3-е изд., Перераб. і доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1997
7. Грошев І.В., Поздняков О.О. Службове нараді. - СПб.: Питер, 2005
8. Драчова Є.Л., Юлік Л.І. Менеджмент: Підручник. - М.: Академія, 2006
9. Кузнєцова Т.В. Секретарська справа: Вид. Третій виправлене. - М.: Інтел-Синтез, 1999
10. Менеджмент: теорія та практика в Росії. Підручники / Под ред. А.Г. Поршнева, М.Л. Разу, А.В. Тихомирової. - М.: ІД ФБК-ПРЕС, 2003
11. Огарков А.А. Управління організацією: підручник - М.: Ексмо, 2006
12. Орлов О.І. Менеджмент: Підручник. - М.: Знання, 1999
13. Паркінсон С.М. Закони Паркінсона: Збірник: Пер. з англ. - М.: Прогрес, 1989
14. Ребнік С.Б. Ділове спілкування: Психологічні аспекти. - М., 2000
15. Скаженик Є.М. Ділове спілкування: Навчальний посібник. - Таганрог: Видавництво ТРТУ, 2006
16. Чернишова Л.І. Ділове спілкування. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008
[1] Орлов О.І. Менеджмент: Підручник. - М.: Знання, 1999.
[2] Кузнєцова Т.В. Секретарська справа: Вид. Третій виправлене. - М.: Інтел-Синтез, 1999.
[3] Паркінсон С.М. Закони Паркінсона: Збірник: Пер. з англ. - М.: Прогрес, 1989
[4] Скаженик Є.М. Ділове спілкування: Навчальний посібник. - Таганрог: Видавництво ТРТУ, 2006
[5] Грошев І.В., Поздняков О.О. Службове нараді. - СПб.: Питер, 2005
[6] Орлов О.І. Менеджмент: Підручник. - М.: Знання, 1999
[7] Грошев І.В., Поздняков О.О. Службове нараді. - СПб.: Питер, 2005
[8] Кузнєцова Т.В. Секретарська справа: Вид. Третій виправлене. - М.: Інтел-Синтез, 1999.
[9] Ребнік С.Б. Ділове спілкування: Психологічні аспекти. - М., 2000.
[10] Кузнєцова Т.В. Секретарська справа: Вид. Третій виправлене. - М.: Інтел-Синтез, 1999.
[11] Грошев І.В., Поздняков О.О. Службове нараді. - СПб.: Питер, 2005.
[12] Кузнєцова Т.В. Секретарська справа: Вид. Третій виправлене. - М.: Інтел-Синтез, 1999
[13] Грошев І.В., Поздняков О.О. Службове нараді. - СПб.: Питер, 2005.
[14] Ребнік С.Б. Ділове спілкування: Психологічні аспекти. - М., 2000.
[15] Ребнік С.Б. Ділове спілкування: Психологічні аспекти. - М., 2000.
[16] Чернишова Л.І. Ділове спілкування. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.