Введення
Документи з'явилися з виникненням писемності.
Документ - латинське слово, яке перекладається як «повчальний приклад», «свідоцтво».
Документи, що збереглися з найдавніших часів, свідчать про документування окремих сторін життєдіяльності окремих держав і людей. У них зафіксувалися договірні відносини з іноземними державами, закріплювалися права на володіння, наприклад, в жалуваних, вкладних грамотах. У Новгороді в 1950-і рр.. знайдені берестяні грамоти, вивчення яких показало, що документ використовувався як засіб спілкування для передачі інформації, тобто як листування не тільки між представниками влади і управління, а й між приватними особами.
У період існування Давньоруської держави і період феодальної роздробленості йде процес накопичення досвіду в області документування: виробляються окремі прийоми створення, оформлення, посвідчення документів.
В історії діловодства Росії виділяються два періоди:
Історія дореволюційного діловодства та діловодства у радянську епоху.
Діловодство дореволюційної Росії включає три етапи розвитку, кожен з яких отримав свою назву по центральним органам управління відповідного періоду:
Перший етап - наказове діловодство (16 - 17в.);
Другий етап - колезький діловодство (18в.)
Третій етап - міністерське діловодство (початок 20 ст.)
Державне діловодство радянської епохи починається в жовтні 1917р. і закінчується в 1991р.
Письмові документи, що дійшли до нашого часу, показують, що вже в 10в. в Давньоруській державі була певна культура підготовки документів (договори з Візантією 911 і 945 рр.., купчі грамоти, житійні запису, тощо)
Слово «справу» як збори документів вживалося вже в середині 16в.
Першим до початку 17в. в Росії склалося наказове діловодство.
Наказами в той час іменувалися органи державної влади. Документи мали форму сувою, що становить в довжину десятки і навіть сотні метрів. Наприклад, Соборне укладення 1649р. було довжиною 309 метрів . У цей період почали складатися основи бухгалтерської, дипломатичній та інших систем документації.
За Петра I було введено колезькі діловодство, більш прогресивне в порівнянні з наказним. Колегіями називалися центральні установи, що відали на колективних засадах окремими галузями державного управління. У колегіях були створені канцелярії, введено посаду секретаря, склалася журнальна форма реєстрації документів.
У начале19в. в колегії були замінені міністерствами, колегіальність у керівництві змінилася единоначалием. Склалося міністерське діловодство.
З'явилися бланки службових документів, у кожному департаменті для зберігання справ створилися архіви.
У роки радянської влади було розроблено діловодство, характерне для централізованого (державного) управління народним господарством.
У практиці діловодства був встановлений єдиний порядок документування, впроваджені стандартні вимоги до форми, структуру документів і складу їх інформаційних елементів.
Була зроблена спроба створення та впровадження Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД).
З метою застосування засобів обчислювальної техніки в ряді галузей здійснювалися розробка і застосування уніфікованих систем документації, що дозволяють одночасно використовувати їх і при традиційних методах обробки документів.
1. Загальна частина
1.1 Склад і характеристика організаційно-правових документів
Організаційно-правові документи реалізують норми адміністративного права і є правовою основою діяльності організації.
Організаційні документи містять положення, обов'язкові для виконання.
До організаційно-правових документів відносять:
- Статут організації;
- Положення про організацію;
- Установчий договір;
- Положення про структурні підрозділи;
- Регламент;
- Структура і штатна чисельність;
- Штатний розпис;
- Посадові інструкції працівників;
Організаційно-правові документи оформляються на загальному бланку організації або стандартному аркуші паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів.
Датою організаційно-правових документів є дата затвердження.
Організаційні документи затверджуються керівником організації або її структурного підрозділу або вищестоящою організацією. Затвердження здійснюється або проставленням грифа затвердження на самому документі, або виданням іншого документа.
Заголовок до тексту в організаційних документах повинен узгоджуватися з найменуванням виду документа.
Організаційно-правові документи мають складну структуру тексту.
Констатуючій частиною тексту організаційно-правових документів є розділ «Загальні положення», в якому зазначаються підстави розробки, основне призначення організаційного документа, сфера його розповсюдження, відповідальність за порушення встановлених правил та технологій.
Основний текст організаційно-правових документів ділиться на глави, пункти і підпункти. Глави повинні мати назви. Глави нумеруються арабськими цифрами. Нумерація пунктів і підпунктів проводитися арабськими цифрами.
Організаційно-правові документи проходять встановлений в організації порядок узгодження. Узгодження здійснюється з усіма зацікавленими підрозділами і посадовими особами, з юридичною службою, що перевіряє відповідність даного організаційного документа чинному законодавству.
З точки зору терміну дії організаційно-правові документи відносяться до безстрокових і діють до їх скасування або до заміни новими.
Особливістю організаційно-правових документів є можливість вносити до них зміни і доповнення в тих випадках, коли немає необхідності переробляти весь документ.
2 Спеціальна частина
2.1 Установчий договір
Установчий договір - це документ, правовий акт, який свідчить про волевиявлення фізичних чи юридичних осіб за освітою організаційно-правової структури з метою реалізації тієї чи іншої підприємницької ідеї.
В установчому договорі засновники беруть зобов'язання створити юридичну особу (дається найменування юридичної особи), визначається порядок спільної діяльності щодо його створення, умови утворення майна та статутного капіталу.
Договором визначається предмет і цілі діяльності юридичної особи, а також умови і порядок управління діяльністю юридичної особи та умови розподілу між засновниками прибутку.
Порядок укладення, складання та оформлення, набрання чинності, припинення дії та інші юридичні акти установчого договору регламентуються законодавством Російської Федерації.
Місцезнаходження юридичної особи визначається місцем його державної реєстрації, якщо відповідно до закону в договорі не встановлено інше.
Установчий договір може включати наступні розділи:
1. Вступна частина.
2. Мета укладання договору.
3. Найменування і правова форма організації.
4. Предмет діяльності.
5. Місцезнаходження організації.
6. Обов'язки учасників (засновників) щодо створення юридичної особи.
7. Порядок утворення майна.
8. Умови про відповідальність конкретних учасників (засновників) за зобов'язаннями створеної юридичної особи.
9. Порядок розподілу прибутку та погашення збитків.
10. Порядок управління справами юридичної особи.
11. Права та обов'язки учасників (засновників).
12. Відповідальність за порушення договору.
13. Умови та порядок виходу учасників (засновників) зі складу організації і прийняття нових членів.
14. Порядок розгляду спорів.
15. Порядок зміни і розірвання договору, реорганізація та ліквідація юридичної особи.
У заключній частині установчого договору вказується кількість примірників договору, юридичні адреси та банківські реквізити сторін. (Див. додаток Б).
На договорі підписи засвідчуються печатками. Якщо одна зі сторін (або обидві договірні сторони) є громадянами, то зазначаються їх прізвища, імена та по батькові, паспортні дані та місце проживання.
Установчий договір полежить державної реєстрації в установленому порядку.
2.2 Статут організації
Статут - правовий акт, що визначає структуру, функції і права підприємства, організації, установи.
Статут є основним установчим документом, що визначає правовий статус організації, необхідно згідно з законом для її державної реєстрації. З моменту реєстрації організація набуває права юридичної особи, а фірмове найменування її може бути використано тільки цією організацією.
Статут - це складний і об'ємний документ. У ньому викладаються правила, що регулюють діяльність організації, взаємовідносини її з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері діяльності.
Статут закріплює організаційно-правову форму організації, її назва, адреса, органи управління, контролю, порядок розподілу прибутку, умови реорганізації та ліквідації.
Статут розробляється і затверджується засновниками (учасниками) господарських товариств, виробничих кооперативів та інших юридичних осіб. Якщо господарське товариство створюється однією особою, то ця особа і затверджує статут. Статут виробничого кооперативу затверджується загальними зборами його членів. Статут державного та муніципального унітарного підприємства затверджується уповноваженим на те державним органом або органом місцевого самоврядування. Статут казенного підприємства затверджується Урядом Російської Федерації. Відповідно до статуту організації розробляється її структура, визначається штатна чисельність. У штатному розкладі закріплюється посадовий і чисельний склад організації, вказується фонд зарплати.
Зразком статуту акціонерного товариства (відкритого, закритого) може служити Статут, підготовлений на основі чинного російського законодавства з урахуванням досвіду роботи акціонерних товариств, а саме, Федерального закону «Про акціонерні товариства» від 26 грудня 1995 р . № 208-ФЗ.
Статут оформляється на загальному бланку організації.
Відмітка про реєстрацію проставляється на титульному аркуші статуту. Вона складається з: найменування органу, що здійснює державну реєстрацію створюваних організацій; дати реєстрації; державного реєстраційного номера; підпису; друку реєструючого органу.
Гриф затвердження також вноситися на титульний лист і засвідчується печаткою.
Статут державної організації затверджується вищестоящою установою, а недержавної - його засновниками, загальними зборами акціонерів. (Див. додаток В).
Структура тексту і його зміст визначається розробниками статуту. У число його обов'язкових розділів включаються:
1. Загальні положення (визначаються цілі та завдання організації).
2. Організаційна структура (склад структурних підрозділів, їх функції та взаємозв'язки).
3. Регламент організації (форма і методи управління, права та обов'язки посадових осіб).
4. Фінансово-матеріальна база (порядок розпорядження коштами та цінностями).
5. Звітна і ревізійна діяльність.
6. Порядок ліквідації організації.
2.3 Положення про організацію
Положення про організацію - правовий акт, що визначає статус організації, її завдання і функції, права, відповідальність, порядок діяльності.
На підставі положення діють державні та муніципальні некомерційні організації, що діють за рахунок коштів бюджету. У першу чергу це органи влади і управління. На підставі положень діють також філії комерційних і некомерційних організацій, їхні відділення, представництва.
Розрізняються положення про організації: типові, зразкові, індивідуальні. Типові і зразкові положення розробляються для підвідомчих організацій, відділень, філій, представництв, що займають однакову становище в ієрархії органів управління і виконують однакову діяльність. Типові і зразкові положення є основою для розробки індивідуальних положень.
Юридичну силу положення про організацію отримує після затвердження його вищестоящої організації. Як правило, затвердження положення про організацію проводиться розпорядчим документом (наказом, розпорядженням, постановою) вищестоящого органу управління. Положення про організацію може затверджуватися безпосередньо керівником вищестоящої організації без видання розпорядчого документа.
Положення про організації оформляється на стандартних аркушах паперу. Обов'язковими реквізитами положення про організації є: гриф затвердження вищестоящого органу, назва виду документа, становить одне ціле з заголовком до тексту. Гриф затвердження завіряється печаткою вищестоящої організації.
Не існують нормативно встановлених вимог до змісту положення про організацію. Текст положення про організацію може включати наступні розділи:
1. Загальні положення.
2. Основні завдання.
3. Опції.
4. Права та обов'язки.
5. Керівництво.
6. Взаємовідносини.
7. Контроль, перевірка і ревізія діяльності.
8. Реорганізація і ліквідація.
Документи з'явилися з виникненням писемності.
Документ - латинське слово, яке перекладається як «повчальний приклад», «свідоцтво».
Документи, що збереглися з найдавніших часів, свідчать про документування окремих сторін життєдіяльності окремих держав і людей. У них зафіксувалися договірні відносини з іноземними державами, закріплювалися права на володіння, наприклад, в жалуваних, вкладних грамотах. У Новгороді в 1950-і рр.. знайдені берестяні грамоти, вивчення яких показало, що документ використовувався як засіб спілкування для передачі інформації, тобто як листування не тільки між представниками влади і управління, а й між приватними особами.
У період існування Давньоруської держави і період феодальної роздробленості йде процес накопичення досвіду в області документування: виробляються окремі прийоми створення, оформлення, посвідчення документів.
В історії діловодства Росії виділяються два періоди:
Історія дореволюційного діловодства та діловодства у радянську епоху.
Діловодство дореволюційної Росії включає три етапи розвитку, кожен з яких отримав свою назву по центральним органам управління відповідного періоду:
Перший етап - наказове діловодство (16 - 17в.);
Другий етап - колезький діловодство (18в.)
Третій етап - міністерське діловодство (початок 20 ст.)
Державне діловодство радянської епохи починається в жовтні 1917р. і закінчується в 1991р.
Письмові документи, що дійшли до нашого часу, показують, що вже в 10в. в Давньоруській державі була певна культура підготовки документів (договори з Візантією 911 і 945 рр.., купчі грамоти, житійні запису, тощо)
Слово «справу» як збори документів вживалося вже в середині 16в.
Першим до початку 17в. в Росії склалося наказове діловодство.
Наказами в той час іменувалися органи державної влади. Документи мали форму сувою, що становить в довжину десятки і навіть сотні метрів. Наприклад, Соборне укладення 1649р. було довжиною
За Петра I було введено колезькі діловодство, більш прогресивне в порівнянні з наказним. Колегіями називалися центральні установи, що відали на колективних засадах окремими галузями державного управління. У колегіях були створені канцелярії, введено посаду секретаря, склалася журнальна форма реєстрації документів.
У начале19в. в колегії були замінені міністерствами, колегіальність у керівництві змінилася единоначалием. Склалося міністерське діловодство.
З'явилися бланки службових документів, у кожному департаменті для зберігання справ створилися архіви.
У роки радянської влади було розроблено діловодство, характерне для централізованого (державного) управління народним господарством.
У практиці діловодства був встановлений єдиний порядок документування, впроваджені стандартні вимоги до форми, структуру документів і складу їх інформаційних елементів.
Була зроблена спроба створення та впровадження Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД).
З метою застосування засобів обчислювальної техніки в ряді галузей здійснювалися розробка і застосування уніфікованих систем документації, що дозволяють одночасно використовувати їх і при традиційних методах обробки документів.
1. Загальна частина
1.1 Склад і характеристика організаційно-правових документів
Організаційно-правові документи реалізують норми адміністративного права і є правовою основою діяльності організації.
Організаційні документи містять положення, обов'язкові для виконання.
До організаційно-правових документів відносять:
- Статут організації;
- Положення про організацію;
- Установчий договір;
- Положення про структурні підрозділи;
- Регламент;
- Структура і штатна чисельність;
- Штатний розпис;
- Посадові інструкції працівників;
Організаційно-правові документи оформляються на загальному бланку організації або стандартному аркуші паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів.
Датою організаційно-правових документів є дата затвердження.
Організаційні документи затверджуються керівником організації або її структурного підрозділу або вищестоящою організацією. Затвердження здійснюється або проставленням грифа затвердження на самому документі, або виданням іншого документа.
Заголовок до тексту в організаційних документах повинен узгоджуватися з найменуванням виду документа.
Організаційно-правові документи мають складну структуру тексту.
Констатуючій частиною тексту організаційно-правових документів є розділ «Загальні положення», в якому зазначаються підстави розробки, основне призначення організаційного документа, сфера його розповсюдження, відповідальність за порушення встановлених правил та технологій.
Основний текст організаційно-правових документів ділиться на глави, пункти і підпункти. Глави повинні мати назви. Глави нумеруються арабськими цифрами. Нумерація пунктів і підпунктів проводитися арабськими цифрами.
Організаційно-правові документи проходять встановлений в організації порядок узгодження. Узгодження здійснюється з усіма зацікавленими підрозділами і посадовими особами, з юридичною службою, що перевіряє відповідність даного організаційного документа чинному законодавству.
З точки зору терміну дії організаційно-правові документи відносяться до безстрокових і діють до їх скасування або до заміни новими.
Особливістю організаційно-правових документів є можливість вносити до них зміни і доповнення в тих випадках, коли немає необхідності переробляти весь документ.
2 Спеціальна частина
2.1 Установчий договір
Установчий договір - це документ, правовий акт, який свідчить про волевиявлення фізичних чи юридичних осіб за освітою організаційно-правової структури з метою реалізації тієї чи іншої підприємницької ідеї.
В установчому договорі засновники беруть зобов'язання створити юридичну особу (дається найменування юридичної особи), визначається порядок спільної діяльності щодо його створення, умови утворення майна та статутного капіталу.
Договором визначається предмет і цілі діяльності юридичної особи, а також умови і порядок управління діяльністю юридичної особи та умови розподілу між засновниками прибутку.
Порядок укладення, складання та оформлення, набрання чинності, припинення дії та інші юридичні акти установчого договору регламентуються законодавством Російської Федерації.
Місцезнаходження юридичної особи визначається місцем його державної реєстрації, якщо відповідно до закону в договорі не встановлено інше.
Установчий договір може включати наступні розділи:
1. Вступна частина.
2. Мета укладання договору.
3. Найменування і правова форма організації.
4. Предмет діяльності.
5. Місцезнаходження організації.
6. Обов'язки учасників (засновників) щодо створення юридичної особи.
7. Порядок утворення майна.
8. Умови про відповідальність конкретних учасників (засновників) за зобов'язаннями створеної юридичної особи.
9. Порядок розподілу прибутку та погашення збитків.
10. Порядок управління справами юридичної особи.
11. Права та обов'язки учасників (засновників).
12. Відповідальність за порушення договору.
13. Умови та порядок виходу учасників (засновників) зі складу організації і прийняття нових членів.
14. Порядок розгляду спорів.
15. Порядок зміни і розірвання договору, реорганізація та ліквідація юридичної особи.
У заключній частині установчого договору вказується кількість примірників договору, юридичні адреси та банківські реквізити сторін. (Див. додаток Б).
На договорі підписи засвідчуються печатками. Якщо одна зі сторін (або обидві договірні сторони) є громадянами, то зазначаються їх прізвища, імена та по батькові, паспортні дані та місце проживання.
Установчий договір полежить державної реєстрації в установленому порядку.
2.2 Статут організації
Статут - правовий акт, що визначає структуру, функції і права підприємства, організації, установи.
Статут є основним установчим документом, що визначає правовий статус організації, необхідно згідно з законом для її державної реєстрації. З моменту реєстрації організація набуває права юридичної особи, а фірмове найменування її може бути використано тільки цією організацією.
Статут - це складний і об'ємний документ. У ньому викладаються правила, що регулюють діяльність організації, взаємовідносини її з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері діяльності.
Статут закріплює організаційно-правову форму організації, її назва, адреса, органи управління, контролю, порядок розподілу прибутку, умови реорганізації та ліквідації.
Статут розробляється і затверджується засновниками (учасниками) господарських товариств, виробничих кооперативів та інших юридичних осіб. Якщо господарське товариство створюється однією особою, то ця особа і затверджує статут. Статут виробничого кооперативу затверджується загальними зборами його членів. Статут державного та муніципального унітарного підприємства затверджується уповноваженим на те державним органом або органом місцевого самоврядування. Статут казенного підприємства затверджується Урядом Російської Федерації. Відповідно до статуту організації розробляється її структура, визначається штатна чисельність. У штатному розкладі закріплюється посадовий і чисельний склад організації, вказується фонд зарплати.
Зразком статуту акціонерного товариства (відкритого, закритого) може служити Статут, підготовлений на основі чинного російського законодавства з урахуванням досвіду роботи акціонерних товариств, а саме, Федерального закону «Про акціонерні товариства» від 26 грудня
Статут оформляється на загальному бланку організації.
Відмітка про реєстрацію проставляється на титульному аркуші статуту. Вона складається з: найменування органу, що здійснює державну реєстрацію створюваних організацій; дати реєстрації; державного реєстраційного номера; підпису; друку реєструючого органу.
Гриф затвердження також вноситися на титульний лист і засвідчується печаткою.
Статут державної організації затверджується вищестоящою установою, а недержавної - його засновниками, загальними зборами акціонерів. (Див. додаток В).
Структура тексту і його зміст визначається розробниками статуту. У число його обов'язкових розділів включаються:
1. Загальні положення (визначаються цілі та завдання організації).
2. Організаційна структура (склад структурних підрозділів, їх функції та взаємозв'язки).
3. Регламент організації (форма і методи управління, права та обов'язки посадових осіб).
4. Фінансово-матеріальна база (порядок розпорядження коштами та цінностями).
5. Звітна і ревізійна діяльність.
6. Порядок ліквідації організації.
2.3 Положення про організацію
Положення про організацію - правовий акт, що визначає статус організації, її завдання і функції, права, відповідальність, порядок діяльності.
На підставі положення діють державні та муніципальні некомерційні організації, що діють за рахунок коштів бюджету. У першу чергу це органи влади і управління. На підставі положень діють також філії комерційних і некомерційних організацій, їхні відділення, представництва.
Розрізняються положення про організації: типові, зразкові, індивідуальні. Типові і зразкові положення розробляються для підвідомчих організацій, відділень, філій, представництв, що займають однакову становище в ієрархії органів управління і виконують однакову діяльність. Типові і зразкові положення є основою для розробки індивідуальних положень.
Юридичну силу положення про організацію отримує після затвердження його вищестоящої організації. Як правило, затвердження положення про організацію проводиться розпорядчим документом (наказом, розпорядженням, постановою) вищестоящого органу управління. Положення про організацію може затверджуватися безпосередньо керівником вищестоящої організації без видання розпорядчого документа.
Положення про організації оформляється на стандартних аркушах паперу. Обов'язковими реквізитами положення про організації є: гриф затвердження вищестоящого органу, назва виду документа, становить одне ціле з заголовком до тексту. Гриф затвердження завіряється печаткою вищестоящої організації.
Не існують нормативно встановлених вимог до змісту положення про організацію. Текст положення про організацію може включати наступні розділи:
1. Загальні положення.
2. Основні завдання.
3. Опції.
4. Права та обов'язки.
5. Керівництво.
6. Взаємовідносини.
7. Контроль, перевірка і ревізія діяльності.
8. Реорганізація і ліквідація.
У розділі «Загальні положення» містяться офіційні повне та скорочене найменування організації, визначаються цілі та засади її створення з зазначенням найменування, дати і номера відповідного правового акту, вказується, чим керується організація у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, які печатки та офіційні бланки має.
Розділ «Основні завдання» формулює цілі діяльності організації або проблеми, які покликана вирішувати організація і які визначають характер та основні напрями її діяльності.
У розділі «Функції» перераховуються дії або види робіт, які повинна виконувати організація для вирішення поставлених перед нею завдань.
Розділ «Права та обов'язки» містить перерахування прав і обов'язків, якими наділяється організація в особі її керівника. Право - це юридично узаконена можливість забороняти лили вимагати виконання будь-яких дій. Права встановлюються в обсязі, необхідному для реалізації покладених
на організацію функцій. На прав відносяться:
- Право на видання розпорядчих і нормативних документів;
- Право на ведення листування;
- Право давати розпорядження та вказівки підлеглим підрозділам і особам;
- Право бути представником у вищестоящих та інших органах;
- Право запитувати інформацію та ін
У числі обов'язків перераховуються дії, які організація повинна виконувати для реалізації своїх функцій.
У розділі «Керівництво» встановлюється, ким здійснюється керівництво організацією, на яких принципах, ким призначається і звільняється з посади керівник, а також сфера його компетенції.
Розділ «Контроль, перевірка і ревізія діяльності» встановлює, ким здійснюються контроль, перевірки та ревізії фінансово-господарської діяльності, їх періодичність або терміни, порядок подання підсумкових документів.
У розділі «Реорганізація і ліквідація» встановлюється в якому порядку і ким здійснюються реорганізація і ліквідація організації.
2.4 Структура і штатна чисельність
Структура і штатна чисельність - це документ, в якому закріплюється склад підрозділів (відділів, служб) і штатна чисельність кожного структурного підрозділу і всієї організації в цілому.
Документ оформляється на загальному бланку організації з зазначенням виду документа, підписується керівником кадрової служби, візується головним бухгалтером, заступниками керівника організації і затверджується керівником організації з проставленням печатки.
У тексті документа зазначаються коди структурних підрозділів, їх найменування і штатна чисельність.
Текст документа складається у формі таблиці, графи якої відповідають графам штатного розкладу (див. додаток Д).
Зазвичай цей документ затверджується на цілий рік, але якщо протягом року в нього необхідно внести зміни, то вони проводяться наказом по основній діяльності.
2.5 Штатний розклад
Штатний розклад - правовий акт, що закріплює структуру, чисельність і посадовий склад працівників організації із зазначенням посадових окладів (у державних установах - із зазначенням розряду за Єдиною тарифною сіткою).
Штатний розклад має уніфіковану форму і оформляється на загальному бланку або на стандартних аркушах паперу формату А-4 альбомної орієнтації з найменуванням виду документа, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. У заголовку до тексту вказується рік, на який складено штатний розклад.
Текст штатного розкладу складається в табличній формі. Вказуються коди і найменування структурних підрозділів і посад, кількість одиниць за штатом, посадовий оклад, надбавки за видами і місячний фонд зарплати.
Відповідальність за підготовку штатного розкладу лежить на відділі кадрів (служби персоналу).
Проект штатного розкладу візується керівниками підрозділів, юридичною службою, заступниками керівника організації.
Штатний розклад підписують керівник кадрової служби та головний бухгалтер, стверджує керівник організації з проставленням гербової печатки (печатки організації).
Внесення змін і доповнень здійснюється наказом керівника організації або уповноваженої ним особи.
2.6 Положення про структурний підрозділ
Положення про структурний підрозділ - правовий акт, що встановлює статус, функції, права, обов'язки і відповідальність структурних підрозділів та інших органів установи, організації, підприємства.
Розрізняють положення про структурні підрозділи і про колегіальних та дорадчих органах (комісія, рада, правління, нарада).
Положення розробляються як для постійно діючих колегіальних та дорадчих органах, так і для тимчасово діючих органів.
Положення про підрозділи можуть бути типовими і індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій і структурних підрозділів. При наявності типового положення конкретні розробляються на його основі.
Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации. Утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или соответственно руководителем коллегиального или совещательного органа.
Положення про підрозділи можуть затверджуватися розпорядчим документом (постановою, наказом, розпорядженням), якщо одночасно із затвердженням документа необхідно дати доручення, пов'язані з його застосуванням.
Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.
Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделения, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделения взаимодействуют в работе (см. приложение Г )
Текст положения о подразделении состоит из разделов:
1. Загальні положення.
2. Основні завдання.
3. Опції.
4. Права та обов'язки.
5. Відповідальність.
6. Взаємодії.
Если структурное подразделение состоит из подразделений (секторов, отделов, групп, бюро и др.), в положение о таком подразделении после раздела «Основные задачи» включается раздел «Структура», а на каждое подразделение в составе крупной структурной единицы разрабатываются самостоятельные положения.
В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
В разделе «Основные задачи» формулируются цели, стоящие перед подразделением, или проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности.
В разделе «Функции» устанавливаются виды работ, которое должно выполнить подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функції повинні повністю відображати специфіку діяльності підрозділу.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.
Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
2.7 Должностная инструкция
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.
Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к нем мер воздействия.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При цьому вони повинні відображати все коло посадових обов'язків, повноважень і відповідальності працівника, мати чіткі й короткі формулювання, бути гнучкими і динамічними.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.
При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.
Посадова інструкція оформляється на загальному бланку організації. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись. (см. приложение Д)
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датою посадової інструкції є дата її затвердження.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:
- общие положения
- должностные обязанности
- права
- Відповідальність
- взаимоотношения
Раздел «Общие положения» включает:
- наименование должности;
-должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;
- порядок назначения на должность и освобождение от должности;
-перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
-квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
- требования к специальным знаниям и навыкам.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В розділі вказують:
- участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
- виды работ, выполняемых работником.
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:
- право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
- право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
- право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;
- право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
- право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию(статистическую, экономическую, управленческую и др.);
- право требовать определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критеріями оцінки є об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання роботи. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается от кого , в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.
3 Охрана труда
3.1 Организация рабочего места секретаря
Офис – это помещение, где мы проводим большую часть времени.
Компьютер – это первая опасность для секретаря. Что же опасного в компьютере и от чего следует защищаться?
Во-первых, от негативных воздействий излучений компьютера на организм. Считается, что продолжительная работа перед экраном монитора приводит к различным функциональным расстройствам внутренних органов, а также к серьезной нагрузке на глаза.
Во-вторых, это заболевания, вызванные травмами повторяющихся нагрузок.
В возникновении «компьютерных» болезней такого рода чаще всего виноваты сами пользователи: плохая эргономика рабочих мест, незнание и несоблюдение основных правил работы за компьютером, регламентируемых целым рядом инструктивно-методических материалов.
В настоящее время разработаны соответствующие рекомендации, касающиеся освещения в помещении и на рабочем месте, микроклимата, правильной организации рабочего места.
Самочувствие человека, его работоспособность во многом зависит от освещения. При этом важен не столько уровень освещенности, сколько спектр светового излучения и его частота. Недостаточное естественное освещение приводит во многих случаях к ухудшению работоспособности, повышенной утомляемости.
Любое освещение не должно находиться позади работающего и давать блики на экран. Желательно не работать в темном помещении, так как глаза больше утомляются при переводе взгляда с темного поля на светлое. Как правило, работающий за компьютером пользуется еще и печатными текстами, поэтому должно быть хорошее локальное освещение на столе и неяркое общее верхнее освещение, которое в светлое время суток вполне заменяет дневной свет.
Компьютеры должны размещаться под углом 90-105 градусов к окнам. В поле зрения работающего с компьютером не должны попадать поверхности окружающей среды, которые обладают свойством зеркального отражения.
Также встречаются и другие опасности современного офиса. Это ненатуральные отделочные материалы, тонер в копировальных аппаратах и принтерах, озон, выделяемый при работе копировальной техники, неправильно установленные кондиционеры и вентиляторы, статичный, малоподвижный образ жизни персонала.
Література
1. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. - М.: МЦФЕР, 2004. - 224с
2. Галахов В.В., Корнева И.К. Діловодство. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2004. – 456с
3. Кузнєцова Т.В. Діловодство. – М.: ЮНИТИ – ДИАНА, 2003. - 359с
4. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству – СПб Питер, 2006. – 192.
5. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство 2-е изд. – СПб., Питер, 2007. – 158с
Додаток А
(Довідковий)
Образец документа, регламентирующего структуру и штатную численность организации.
Акционерно-коммерческий банк УТВЕРЖДЕНА
«ИНФО-БАНК» Советом директоров
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ АКБ «ИНФО-БАНК»
ЧИСЛЕННОСТЬ (протокол № 5 от 12.06 2007)
Москва
Додаток Б
(Довідковий)
Пример оформления учредительного договора
Реєстраційна палата
при Правительстве Ростовской области
16.02.2007 № 1930006
УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР
ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «МИЛЕДИ»
г. Ростов н./Д - 2007
Додаток В
(Довідковий)
Образец оформления устава организации
НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ
ЗАРЕГИСТРИРОВАНО УТВЕРЖДЕНО
наименование организации протоколом общего
__________№________ собрания учредителей
дата__________№___________
МП организации МП организации
СТАТУТ
акционерного общества открытого (закрытого) типа
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ТЕКСТ
Місто - рік
Додаток Г
(Довідковий)
Образец Положения о структурном подразделении
Відкрите акціонерне товариство
Московский коммерческий банк «ИНВЕСТБАНК»
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова
Правління банку
Подпись А.И.Морозов
10.12.2007
ПОЛОЖЕННЯ
о Секретариате
1.Общие положения
2.Задачи
3.Функции
4.Права
Відповідальність
Взаємовідносини
Управляющий Подпись А.П.Жданов
делами
Додаток Д
(Довідковий)
Оформление должностной инструкции
Наименование министерства УТВЕРЖДАЮ
Руководитель учреждения
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ____________________
подпись расшифровка
№____________
Место издания___________________________
Дата
(Наименование категории служащих)
Структура текста
Загальні положення
Функції
Посадові обов'язки
Права
Відповідальність
Взаємовідносини (зв'язки за посадою)
Руководитель структурного
подразделения подпись расшифровка
Візи
Розділ «Основні завдання» формулює цілі діяльності організації або проблеми, які покликана вирішувати організація і які визначають характер та основні напрями її діяльності.
У розділі «Функції» перераховуються дії або види робіт, які повинна виконувати організація для вирішення поставлених перед нею завдань.
Розділ «Права та обов'язки» містить перерахування прав і обов'язків, якими наділяється організація в особі її керівника. Право - це юридично узаконена можливість забороняти лили вимагати виконання будь-яких дій. Права встановлюються в обсязі, необхідному для реалізації покладених
на організацію функцій. На прав відносяться:
- Право на видання розпорядчих і нормативних документів;
- Право на ведення листування;
- Право давати розпорядження та вказівки підлеглим підрозділам і особам;
- Право бути представником у вищестоящих та інших органах;
- Право запитувати інформацію та ін
У числі обов'язків перераховуються дії, які організація повинна виконувати для реалізації своїх функцій.
У розділі «Керівництво» встановлюється, ким здійснюється керівництво організацією, на яких принципах, ким призначається і звільняється з посади керівник, а також сфера його компетенції.
Розділ «Контроль, перевірка і ревізія діяльності» встановлює, ким здійснюються контроль, перевірки та ревізії фінансово-господарської діяльності, їх періодичність або терміни, порядок подання підсумкових документів.
У розділі «Реорганізація і ліквідація» встановлюється в якому порядку і ким здійснюються реорганізація і ліквідація організації.
2.4 Структура і штатна чисельність
Структура і штатна чисельність - це документ, в якому закріплюється склад підрозділів (відділів, служб) і штатна чисельність кожного структурного підрозділу і всієї організації в цілому.
Документ оформляється на загальному бланку організації з зазначенням виду документа, підписується керівником кадрової служби, візується головним бухгалтером, заступниками керівника організації і затверджується керівником організації з проставленням печатки.
У тексті документа зазначаються коди структурних підрозділів, їх найменування і штатна чисельність.
Текст документа складається у формі таблиці, графи якої відповідають графам штатного розкладу (див. додаток Д).
Зазвичай цей документ затверджується на цілий рік, але якщо протягом року в нього необхідно внести зміни, то вони проводяться наказом по основній діяльності.
2.5 Штатний розклад
Штатний розклад - правовий акт, що закріплює структуру, чисельність і посадовий склад працівників організації із зазначенням посадових окладів (у державних установах - із зазначенням розряду за Єдиною тарифною сіткою).
Штатний розклад має уніфіковану форму і оформляється на загальному бланку або на стандартних аркушах паперу формату А-4 альбомної орієнтації з найменуванням виду документа, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження. У заголовку до тексту вказується рік, на який складено штатний розклад.
Текст штатного розкладу складається в табличній формі. Вказуються коди і найменування структурних підрозділів і посад, кількість одиниць за штатом, посадовий оклад, надбавки за видами і місячний фонд зарплати.
Відповідальність за підготовку штатного розкладу лежить на відділі кадрів (служби персоналу).
Проект штатного розкладу візується керівниками підрозділів, юридичною службою, заступниками керівника організації.
Штатний розклад підписують керівник кадрової служби та головний бухгалтер, стверджує керівник організації з проставленням гербової печатки (печатки організації).
Внесення змін і доповнень здійснюється наказом керівника організації або уповноваженої ним особи.
2.6 Положення про структурний підрозділ
Положення про структурний підрозділ - правовий акт, що встановлює статус, функції, права, обов'язки і відповідальність структурних підрозділів та інших органів установи, організації, підприємства.
Розрізняють положення про структурні підрозділи і про колегіальних та дорадчих органах (комісія, рада, правління, нарада).
Положення розробляються як для постійно діючих колегіальних та дорадчих органах, так і для тимчасово діючих органів.
Положення про підрозділи можуть бути типовими і індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій і структурних підрозділів. При наявності типового положення конкретні розробляються на його основі.
Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации. Утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или соответственно руководителем коллегиального или совещательного органа.
Положення про підрозділи можуть затверджуватися розпорядчим документом (постановою, наказом, розпорядженням), якщо одночасно із затвердженням документа необхідно дати доручення, пов'язані з його застосуванням.
Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.
Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделения, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделения взаимодействуют в работе (см. приложение Г )
Текст положения о подразделении состоит из разделов:
1. Загальні положення.
2. Основні завдання.
3. Опції.
4. Права та обов'язки.
5. Відповідальність.
6. Взаємодії.
Если структурное подразделение состоит из подразделений (секторов, отделов, групп, бюро и др.), в положение о таком подразделении после раздела «Основные задачи» включается раздел «Структура», а на каждое подразделение в составе крупной структурной единицы разрабатываются самостоятельные положения.
В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
В разделе «Основные задачи» формулируются цели, стоящие перед подразделением, или проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности.
В разделе «Функции» устанавливаются виды работ, которое должно выполнить подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функції повинні повністю відображати специфіку діяльності підрозділу.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.
Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.
2.7 Должностная инструкция
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.
Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к нем мер воздействия.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При цьому вони повинні відображати все коло посадових обов'язків, повноважень і відповідальності працівника, мати чіткі й короткі формулювання, бути гнучкими і динамічними.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.
При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.
Посадова інструкція оформляється на загальному бланку організації. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись. (см. приложение Д)
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датою посадової інструкції є дата її затвердження.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:
- общие положения
- должностные обязанности
- права
- Відповідальність
- взаимоотношения
Раздел «Общие положения» включает:
- наименование должности;
-должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;
- порядок назначения на должность и освобождение от должности;
-перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;
-квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);
- требования к специальным знаниям и навыкам.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В розділі вказують:
- участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);
- виды работ, выполняемых работником.
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:
- право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
- право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
- право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;
- право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
- право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию(статистическую, экономическую, управленческую и др.);
- право требовать определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критеріями оцінки є об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання роботи. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается от кого , в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.
3 Охрана труда
3.1 Организация рабочего места секретаря
Офис – это помещение, где мы проводим большую часть времени.
Компьютер – это первая опасность для секретаря. Что же опасного в компьютере и от чего следует защищаться?
Во-первых, от негативных воздействий излучений компьютера на организм. Считается, что продолжительная работа перед экраном монитора приводит к различным функциональным расстройствам внутренних органов, а также к серьезной нагрузке на глаза.
Во-вторых, это заболевания, вызванные травмами повторяющихся нагрузок.
В возникновении «компьютерных» болезней такого рода чаще всего виноваты сами пользователи: плохая эргономика рабочих мест, незнание и несоблюдение основных правил работы за компьютером, регламентируемых целым рядом инструктивно-методических материалов.
В настоящее время разработаны соответствующие рекомендации, касающиеся освещения в помещении и на рабочем месте, микроклимата, правильной организации рабочего места.
Самочувствие человека, его работоспособность во многом зависит от освещения. При этом важен не столько уровень освещенности, сколько спектр светового излучения и его частота. Недостаточное естественное освещение приводит во многих случаях к ухудшению работоспособности, повышенной утомляемости.
Любое освещение не должно находиться позади работающего и давать блики на экран. Желательно не работать в темном помещении, так как глаза больше утомляются при переводе взгляда с темного поля на светлое. Как правило, работающий за компьютером пользуется еще и печатными текстами, поэтому должно быть хорошее локальное освещение на столе и неяркое общее верхнее освещение, которое в светлое время суток вполне заменяет дневной свет.
Компьютеры должны размещаться под углом 90-105 градусов к окнам. В поле зрения работающего с компьютером не должны попадать поверхности окружающей среды, которые обладают свойством зеркального отражения.
Также встречаются и другие опасности современного офиса. Это ненатуральные отделочные материалы, тонер в копировальных аппаратах и принтерах, озон, выделяемый при работе копировальной техники, неправильно установленные кондиционеры и вентиляторы, статичный, малоподвижный образ жизни персонала.
Література
1. Вялова Л.М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах. - М.: МЦФЕР, 2004. - 224с
2. Галахов В.В., Корнева И.К. Діловодство. - М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2004. – 456с
3. Кузнєцова Т.В. Діловодство. – М.: ЮНИТИ – ДИАНА, 2003. - 359с
4. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству – СПб Питер, 2006. – 192.
5. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство 2-е изд. – СПб., Питер, 2007. – 158с
Додаток А
(Довідковий)
Образец документа, регламентирующего структуру и штатную численность организации.
Акционерно-коммерческий банк УТВЕРЖДЕНА
«ИНФО-БАНК» Советом директоров
СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ АКБ «ИНФО-БАНК»
ЧИСЛЕННОСТЬ (протокол № 5 от 12.06 2007)
Москва
| Код підрозділу | Название подразделения | Штатна чисельність |
| 01 | Керівництво | 3 |
| 02 | Служба ДОУ | 3 |
| 03 | Служба персонала | 2 |
| 04 | Бухгалтерія | 5 |
| 05 | Служба експлуатації | 8 |
| ... | ... | ... |
| Всього | 67 |
Додаток Б
(Довідковий)
Пример оформления учредительного договора
Реєстраційна палата
при Правительстве Ростовской области
16.02.2007 № 1930006
УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР
ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «МИЛЕДИ»
г. Ростов н./Д - 2007
Додаток В
(Довідковий)
Образец оформления устава организации
НАЙМЕНУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ
ЗАРЕГИСТРИРОВАНО УТВЕРЖДЕНО
наименование организации протоколом общего
__________№________ собрания учредителей
дата__________№___________
МП организации МП организации
СТАТУТ
акционерного общества открытого (закрытого) типа
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ТЕКСТ
Місто - рік
Додаток Г
(Довідковий)
Образец Положения о структурном подразделении
Відкрите акціонерне товариство
Московский коммерческий банк «ИНВЕСТБАНК»
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова
Правління банку
Подпись А.И.Морозов
10.12.2007
ПОЛОЖЕННЯ
о Секретариате
1.Общие положения
2.Задачи
3.Функции
4.Права
Відповідальність
Взаємовідносини
Управляющий Подпись А.П.Жданов
делами
Додаток Д
(Довідковий)
Оформление должностной инструкции
Наименование министерства УТВЕРЖДАЮ
Руководитель учреждения
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ____________________
подпись расшифровка
№____________
Место издания___________________________
Дата
(Наименование категории служащих)
Структура текста
Загальні положення
Функції
Посадові обов'язки
Права
Відповідальність
Взаємовідносини (зв'язки за посадою)
Руководитель структурного
подразделения подпись расшифровка
Візи