Контрольна робота
на тему: «Документообіг: поняття, способи вдосконалення»
Введення
Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.
Документи закріплюють виробничі відносини як всередині підприємства, так і з іншими організаціями, і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами [2, c. 79].
Управлінська діяльність в Росії, як і в усіх розвинених країнах, здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності.
У сучасному закладі основними технологічними інструментами роботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцях виконавців і об'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює всі робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з'являється можливість використовувати мережу для переміщення документів.
Повне скасування паперового документообігу зараз неможливо: консерватизм персоналу, низька освіченість, небажання навчатися і перенавчатися, боязнь прозорості своєї діяльності для керівництва, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу; фактор директора «радянського типу» - небажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати і редагувати документи . З іншого боку, відсутність закону про електронний документ передбачає обов'язкову наявність паперового оригіналу будь-якого значимого документа навіть при існуванні електронного варіанта. Сьогоднішні стандарти діловодства не враховують особливостей роботи з електронними документами. Коли говорять про автоматизації діловодства або документообігу, то зазвичай мають на увазі будь-які інформаційні технології, пов'язані з обробкою документів - від використання текстових процесорів до систем управління потоком робіт та управління базами даних. У результаті в цю категорію потрапляє дуже широкий спектр програмних продуктів [8, с. 16].
1. Документообіг. Поняття
Поняття «документообіг» і сам термін виникли в діловодстві в 20-і роки. У працях відомих фахівців у галузі управлінської праці та діловодства, таких як Д.Р. Покровський, П.М. Керженцев і ін були сформулювали основні положення організації документообігу, дані теоретичні обгрунтування головних положень раціональної організації руху документів - розподіл документів по виконавцям, скорочення інстанцій їх проходження, направлення документів безпосередньому виконавцю, регламентацію підписання. У літературі того часу була обгрунтована методика обстеження маршрутів, руху документів, розроблена технологія їх доставки. Перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу була зроблена в 1931 році Інститутом техніки управління у проекті «Загальних правил документації і документообігу». У проекті були викладені правила організації роботи з документацією та документообігу, правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю відправки документів, тобто всі етапи обробки документів. Державні стандарти на терміни та визначення 1970, 1983 рр.., «Єдина державна система діловодства» встановили однаковість розуміння документообігу як «рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення».
Документообіг є важливою ланкою в організації діловодства в організації (установі), так як він визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість руху документів. У діловодстві документообіг розглядається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, збереження і використання раніше створених документів. Основними правилами організації документообігу є:
- Оперативне проходження документа з найменшими затратами часу;
- Максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити або обмежити поворотні переміщення документів);
- Порядок проходження і процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій. Основою структури будь-якого документообігу є документ. Всі документи (традиційні на папері та на магнітних носіях) в комплексі повинні бути узгоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.
Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має відбуватися рух документів. Організація документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління організації (установи), всі операції з прийому, передачі, складання та оформлення, відправлення (і підшивці) документів у справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів в організації (установі) [7, с. 34].
1) Вхідні. Вхідний документ - документ, що надійшов до установи. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або можуть бути вказані безпосередньо у вхідному документі.
2) Вихідні. Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелика кількість вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад, запити в інші організації).
3) Внутрішні. Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі підготувала його організації. Дані документи використовуються для організації роботи установи (організації), так як вони забезпечують цілеспрямоване вирішення управлінських завдань у межах однієї організації.
Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення чи одержання.
Індексація документів у діловодстві - це проставлення їх порядкових (реєстраційних) номерів і необхідних умовних позначень при реєстрації, що вказують місце їх виконання (складання) та збереження.
Контроль виконання документів - сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання документів. Організація контролю за виконанням документів має забезпечувати їх своєчасне та якісне виконання.
Від правильної постановки діловодства в організації залежить оперативність, економічність, надійність функціонування апарату управління, організація та культура праці персоналу управління.
Діловодство в організаціях має три основні системи:
централізовану;
децентралізовану;
змішану.
Вибір системи діловодства залежить від характеру діяльності, функцій, організаційної структури організації.
При централізованій системі всі операції, пов'язані з документаційне забезпечення управління в одному місці, в єдиній для всієї організації службі або у секретаря (прийом документів, їх реєстрація, контроль виконання, зберігання справ та ін), що дозволяє значно підвищити якість їх обробки.
При децентралізованій системі всі види робіт з документами проводяться безпосередньо в структурних підрозділах організації, тобто діловодство кожне функціональне підрозділ веде самостійно [10, с. 309].
При змішаній системі діловодства одні операції (прийом, відправка кореспонденції) здійснюються в одній зі служб ДОП, а інші (реєстрація, оформлення і складання документів, формування справ) виробляються в інших функціональних підрозділах.
Порядок руху документів в організації включає в себе організацію документообігу, включаючи технологію особистої роботи виконавців, створення інформаційно-пошукових систем у документах організації, контроль їх виконання.
2. Способи вдосконалення документообігу
На даний момент серед способів, спрямованих на вдосконалення документообігу, виділяються дві групи: вдосконалення технології документообігу і скорочення обсягу документообігу.
До першої групи відносять всі процедури проходження документів в установі: створення моделей засновницької документообігу, складання маршрутних карт технологічного процесу, розробка раціональних схем документообігу, складання оперограмм і документограмм, схем руху документів і ін
До способів, що дозволяють ефективно удосконалювати технологію документообігу, відносять оптимізацію процедур підготовки та оформлення документації, упорядкування документаційною навантаження в часі з метою більш рівномірного її розподілу [9, с. 33].
Скорочення обсягу документообігу зв'язується з регламентацією документування, зменшенням кількості внутрішніх документів, раціоналізацією документації, створенням уніфікованих систем документації (УСД), розробкою уніфікованих вимог до текстів, а також використанням бездокументних зв'язків.
Головна умова скорочення обсягів документів - впорядкування їх виникнення. Основним методом упорядкування процесу документування є уніфікація як окремих груп документів, так і всієї системи діловодства. На практиці це виражається в створенні різних систем документації, суворо встановлюють склад застосовуваних документальних форм і регламент користування ними. При уніфікації з документальних ланцюжків вилучаються зайві ланки, документи, не відповідні вимогам сьогоднішнього дня і створювані просто за звичкою. Застосовувані однотипні форми замінюються єдиною. Наприклад, після уніфікації організаційно-розпорядчої документації кількість застосовуваних форм скоротилося в 4 рази. Скасування видання наказу про відрядження також сприяла б скороченню обсягу документації. Склад уніфікованих форм закріплюється в табелі документів, який затверджується керівником і має нормативний характер. У табелі може зазначатися: назва форми документа, код за ОКУД або галузевому класифікатору, періодичність складання, адресування, віза, місце реєстрації, спосіб заповнення, термін виконання, річна потреба, термін зберігання. Можуть бути внесені і інші графи, наприклад, дата подання та ін Щорічно табель переглядається, до нього вносяться відповідні корективи, що відображають зміни у функціях та завданнях установи.
Таким чином, уніфікація дозволяє впорядкувати освіту документів і тим самим скоротити обсяг документообігу. Встановлення в табелі річної потреби кожної форми лімітує виготовлення бланків.
3. Впровадження системи електронного документообігу, як спосіб вдосконалення документообігу
У зв'язку з розвитком електронно-обчислювальної техніки і впровадженням автоматизованих систем управління з'являється можливість використовувати електронний документообіг [11, с. 207].
Автоматизовані робочі місця.
Згідно з Державною системі документаційного забезпечення управління автоматизація роботи з документами здійснюється з використанням персональних комп'ютерів і автоматизованих робочих місць (АРМ), сформованих на їх основі.
Типове АРМ складається з комп'ютера, підключеного до мережі і має доступ до всіх обчислювальних ресурсів і інформаційних баз документів. Залежно від мережі АРМ може мати доступ до зовнішніх ресурсів та баз даних.
Для об'єднання комп'ютерів в єдиний комплекс використовуються різні лінії зв'язку: кабельні (зв'язок по кабелю типу телевізійного), волоконно-оптичні (зв'язок за гнучким джгута волокон, в якому інформація передається світловими імпульсами) і телефонні (зв'язок по телефонному кабелю) [11, с. 120].
Кожне автоматизоване робоче місце, а також організація мереж розробляється відповідно до організацією служби діловодства організації і конкретними функціональними обов'язками співробітників. У системі автоматизації діловодства (в залежності від схеми проходження документів) передбачається наявність наступних робочих місць: АРМ керівника служби діловодства; АРМ підготовки проекту документа; АРМ узгодження.
До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності відносяться:
1) персональні комп'ютери, об'єднані в мережі;
2) електронні друкарські машинки;
3) текстообрабативающіе системи;
4) копіювальні машини;
комунікаційні засоби, телефонна техніка;
засоби для автоматизації введення архівних документів і пошуку інформації (до них відносяться нетрадиційні носії інформації: магнітні диски і стрічки, мікрофільми, диски з оптичними записами);
засоби для обміну інформацією - електронна пошта;
відеоінформаційні системи;
локальні комп'ютерні мережі;
10) інтегровані мережі установ.
До автоматизованого робочого місця керівника пред'являються наступні вимоги: наявність баз даних, постійно поповнюються оперативної та достовірної інформацією; забезпечення оперативного пошуку необхідної інформації в базі даних; наявність програмних засобів, що регулюють організаційну та адміністративну діяльність, забезпечення оперативного зв'язку з іншими джерелами, забезпечення можливості нагромадження в пам'яті документів та рішень.
Основні вимоги до АРМ підготовки проекту документа полягають у наступному: можливості доступу до банку текстових заготовок і автоматизованої інформаційно-пошукової системи; можливості роботи з персональною базою даних і іншими базами даних; можливості ведення діалогу з додатковими джерелами інформації; наявності технічних засобів для друку документів.
Електронні офісні системи.
Офісна система - це програмне середовище, орієнтована на спільне, скоординоване використання електронних методів обробки, зберігання і передачі інформації.
Коло задач електронної офісної системи:
автоматизація рутинних операцій, зниження (або ліквідація) паперового потоку;
організація одночасного доступу до документів різних користувачів;
здійснення ефективного пошуку інформації;
забезпечення високої швидкості і необхідної якості підготовки документів.
Офісні системи повинні забезпечити ефективне виконання таких функцій:
введення, підготовка і редагування документів;
реєстрація документів;
спільна робота над документами;
контроль виконання документів;
створення баз даних (зберігання документів);
прийом і пересилання документів;
систематизація документів, формування справ;
підготовка до зберігання і архівне зберігання справ.
Розглянемо кілька характерних офісних систем.
Система автоматизації діловодства і документообігу «Дело».
Система підтримує повний життєвий цикл документа в організації: від його первинної реєстрації до списання в архів. У ній реалізований контроль виконання документів як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль з можливістю формування зведень про виконання контрольних документів, забезпечується автоматичний висновок на друк стандартних журналів, довідок і зведень.
Система включає в себе 2 продукту:
«СПРАВА-Підприємство» - розрахована на багато мережева версія на базі СУБД Oracle або MS SQL 7.0, призначена для автоматизації діловодства в масштабі всього підприємства (установи).
«СПРАВА-Секретар» - повнофункціональна однокористувальницька версія, яка поставляється з СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Призначена для автоматизації діловодства невеликих організацій, у тому числі в рамках розподіленої мережі, що забезпечує обмін електронною поштою на рівні «вихідних-вхідних документів».
Система «Справа» настроюється відповідно до схеми документообігу будь-якого підприємства (враховуючи його організаційну структуру, сферу діяльності, номенклатуру справ і схему доступу до різних документів) [11, с. 158].
Система електронного документообігу та автоматизації діловодства компанії «Інтертраст»
Система включає в себе 3 продукти:
«Діловодство» - комплект баз даних для автоматизації документообігу підприємства. Система забезпечує реєстрацію всіх документів підприємства; контроль документів, резолюцій керівництва, доручень; статистичний аналіз виконавської дисципліни співробітників; автоматичну доставку електронних документів виконавцям; ведення електронного архіву документів.
«Малий офіс» - комплект баз даних для автоматизації офісної діяльності малих підприємств. У комплект входять бази даних: Реєстрація документів, Договори, Адреси і телефони, Прайс-лист, Замовлення товарів і послуг, Наради і засідання, Звернення клієнтів, Проекти та заходи, Планування часу, Новини та дискусії, Електронна бібліотека документів. Відділ кадрів, Накази і розпорядження, Зовнішні контакти.
«Канцелярія» - система автоматизації документообігу підприємства. Система забезпечує підготовку і зберігання вихідної кореспонденції; підготовку розпорядчої документації; реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції; контроль результатів та термінів виконання документів; контроль переадресації документів по підрозділах; сортування і пошук документів; формування зведень та звітів.
Система автоматизації діловодства, документообігу і управління діловими процесами великих організації на базі DOCS Open і Work Route.
Застосовується для комплексної автоматизації діловодства документообігу та управління діловими процесами, а також для створення електронних архівів великих і середніх організацій [4, с. 36].
Використовується поетапне впровадження автоматизованої системи:
автоматизація централізованої служби ДОП;
автоматизація служб ДОП структурних підрозділів;
автоматизація роботи виконавців у структурних підрозділах;
автоматизація централізованого архіву.
Система автоматизації конфіденційного документообігу та діловодства «Optima - Workflow».
Система «Optima - Workflow» призначена для автоматизації основних процедур діловодства: створення, обробки, тиражування і зберігання документів, а також для організації конфіденційного документообігу.
Система відстежує і фіксує процес руху документів з урахуванням часу та імені виконавця. У системі підтримуються спеціальні стандарти захисту, використовуються сучасні методи криптографічного захисту та засоби електронного цифрового підпису для захисту від навмисного чи випадкового втручання.
Система управління неструктурованою інформацією підприємства на базі платформи Documentum.
Призначена для роботи з будь-якими типами файлів: текстовими документами, зображеннями, кресленнями, веб-сторінками, аудіо-та відеофайлами, відсканованими зображеннями та ін Окремі програми платформи можна застосовувати спільно будь-яких комбінаціях для вирішення різноманітних завдань управління.
Система ЕМС (Enterprise Content Management управління корпоративним вмістом) впорядковує неструктуровану інформацію, а саме:
забезпечує створення, управління, обробку, розповсюдження та архівування інформації будь-якого змісту за певними користувачем бізнес-правил;
встановлює зв'язки між частинами змісту, дозволяючи використовувати одну й ту ж інформацію в різному контексті, версії та форматах;
надає можливість інтелектуального аналізу змісту інформації, спрощує її публікацію і розповсюдження.
Діловодство в управлінні товариством здійснюють з використанням автоматизованої системи «Документообіг», призначеної для автоматизованого обліку, обробки, супроводження та контролю виконання документів. Ефективність інформаційно-пошукової системи досягається за рахунок розробки та застосування класифікаційних довідників: види документів, кореспонденти, виконавці, номенклатура справ. У корпоративної автоматизованої системи, в її пошукових масивах пошук конкретного документа здійснюють за його реквізитами, зокрема за назвою, видом, датою, номером, або за контекстом (за будь-яким словом або фразою, що містяться в заголовку до тексту документа або в анотації). При цьому пошуковий запит може містити будь-яку комбінацію атрибутів тексту.
Контрольна база даних програмного комплексу систематизується по термінах виконання документів, виконавцям, по групах документів, зокрема, акти та доручення вищих органів державної влади, федеральних органів виконавчої влади та інших державних органів, рішення ради директорів і правління, накази, розпорядження, протоколи нарад.
Електронний документообіг скорочує інформаційні потоки до оптимального мінімуму, забезпечує спрощення та здешевлення процесів збору, обробки і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.
Висновок
У зв'язку з розвитком електронно-обчислювальної техніки і впровадженням автоматизованих систем управління питання про ефективність документаційного забезпечення управління стає все більш актуальним. Впровадження системи електронного документообігу є способом удосконалення документообігу. Електронний документообіг скорочує інформаційні потоки до оптимального мінімуму, забезпечує спрощення та здешевлення процесів збору, обробки і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.
Так само серед способів, спрямованих на вдосконалення документообігу, виділяються дві групи: вдосконалення технології документообігу і скорочення обсягу документообігу.
Завдання скорочення обсягу документообігу має два основних аспекти - скорочення кількості створюваних документів і скорочення витрати ресурсів на виробництво документів. Найбільш важливим є, природно, перший аспект.
Бібліографічний список
Андрєєва В.І. Робота з документами в діловодстві / В.І. Андрєєва / / Документообіг фірми (з урахуванням Держстандартів РФ). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез ». - 2005. - 144 с.
Алексєєва Є.В. Архивоведческие аспекти в діловодстві: експертиза цінності документів / Є.В. Алексєєва, П.П. Афанасьєва / / Секретарська справа. - 2007. - № 6. - З 79-83.
Артамонова І.Л. З досвіду впровадження автоматизованої системи реєстрації / І.Л. Артамонова / / Секретарська справа. - 2006. - № 3. - З 23-26.
Бад'їн А.В. Електронний документообіг фірми / О.В. Бад'їн / / Діловодство. - 2007. - № 1. - З 34-39.
Банасюкевич В.Д. Новий типовий перелік / В.Д. Банасюкевич / Діловодство. - 2007. - № 1. - З 32-38
Вялова Л.М. Організація руху документів / Л.М. Вялова / Секретарська справа. - 2006. - № 2. - С16-20.
Емишева Є.М. Методика складання номенклатури справ / О.М. Емишева / / Секретарська справа. - 2008. - № 3. - З 31-34.
Кузнєцова Т.В. Діловодство / Т.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум / / Справ. Посібник. - 4-е видання, доп. - Омськ: Фірма «ЛЕО». - 2005. - 51 с.
Кузнєцова Т.В. Документи і діловодство / Т.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум; укладач М.Т. Лихачов / / Справ. Посібник. - М.: Економіка. - 2007. - 271 с.
Кірсанова М.В. Курс діловодства: Документальне забезпечення управління: Навчальний посібник / М.В. Кірсанова, Ю.М. Аксьонов. - 2 вид. - М.: ИНФРА-М. - 2006. - 339 с.
Кузнєцов С.Л. Діловодство на комп'ютері: Комп'ютерні технології в діловодстві / С.Л. Кузнєцов. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел - Синтез ». - 2006. - 232 с.