МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
на тему «Інформаційне забезпечення діяльності секретаря-референта»
Перевірено
Виконавець: _____________
студент групи № ___, курсу __
«____»____________ 200_ р.
оцінка _________________
Керівник: ______________
ЗМІСТ
1. Організація та її організаційна структура
2. Розподіл інформаційних потоків в організаціі3
3. Основні функції і завдання, що виконуються секретарем-референтом
в організації
4. Бази даних секретаря-референта
5. Методи, технічні засоби, що застосовуються для обробки
інформації
6. Правове забезпечення діяльності секретаря-референта
7. Організаційна діяльність секретаря-референта
8. Використання програм в процесі обробки інформації
Список літератури
1. Організація та її організаційна структура.
Кожне підприємство має певну структуру, внутрішні зв'язки, що забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами або співробітниками, і зовнішні зв'язки з підприємствами-постачальниками, клієнтами, державними органами, підприємствами-конкурентами. Пропоную Вашій увазі розглянути організаційну структуру товариства з обмеженою відповідальністю «Видавничий дім« Урал », що знаходиться в м. Єкатеринбурзі, а також роль секретаря в цій організації. На чолі підприємства - виконавчий директор. Його заступником є комерційний директор. Юридична служба в особі юрисконсульта функціонує як структурний підрозділ на одному рівні з такими структурними підрозділами як бухгалтерія та служба персоналу. Служба персоналу представлена менеджером з персоналу. Відділ маркетингу - маркетологом.
Організаційна структура ТОВ «Видавничий дім« Урал »
Видавничий дім «Урал» включає в себе наступні відділи:
1) Цифрова друкарня на чолі з офіс-менеджером;
2) Офсетний друкарня на чолі з адміністратором;
3) Відділ розсилки
У кожній з друкарень працює група менеджерів, дизайнерів (від 5 до 8 осіб), а також по 2 Листопідбірники-сортувальника, по 1 операторові-друкареві і 1 майстру підготовки до друку. Офіс-менеджер та адміністратор є безпосередніми керівниками співробітників відповідної друкарні. Відділ розсилки - кур'єрська служба.
2. Розподіл інформаційних потоків в організації.
Управління підприємством можна представити як процес отримання інформації, її обробки, прийняття рішення і доведення його до виконавця. Частина інформації, використовуваної в управлінні підприємством, фіксується в документах.
Діяльність підприємства супроводжується складанням різних видів документів. Однак при всьому їх різноманітті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:
- Організаційні документи підприємства (статут, установчий договір, структура, штатний розклад, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку);
- Розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, рішення);
- Документи з особового складу підприємства (накази, трудові контракти (договори), особисті справи, особові картки ф.Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);
- Фінансово-бухгалтерські документи підприємства (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і збитків, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, рахунки, касові книги тощо);
- Інформаційно-довідкові документи підприємства (акти, листи, факси, довідки, телефонограми, доповідні записки, протоколи та ін);
- Нормативні документи вищих органів;
- Контракти (договори), які є основними документами підприємницької діяльності.
Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих документів. Винятком є фінансово-бухгалтерські документи, що мають специфічні особливості складання та обробки.
Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів досить типова і будується за формуляром-зразком.
Існують єдині вимоги та правила оформлення документів управління незалежно від того, як ведеться діловодство на фірмі: традиційним способом або на основі сучасної інформаційної технології.
Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечує:
- Юридичну силу документів;
- Якісне та своєчасне складання та виконання документів;
- Організацію оперативного пошуку документів.
Будь-який документ складається з ряду елементів (дати, тексту, підпису, які називаються реквізитами).
Кожен вид документа (наказ, лист, акт) має певний набір реквізитів. Розташування реквізитів на документі і правила їх оформлення встановлені державою.
При підготовці документів секретар-референт часто використовує такі реквізити:
- Емблема організації або товарний знак;
- Код організації;
- Найменування організації;
- Довідкові дані про організацію;
- Найменування виду документа;
- Дата документа;
- Реєстраційний номер документа;
- Посилання на реєстраційний номер і дату документа;
- Гриф обмеження доступу до документа;
- Адресат;
- Гриф затвердження документа;
- Резолюція;
- Заголовок до тексту;
- Відмітка про контроль;
- Текст документа;
- Відмітка про наявність додатку;
- Підпис;
- Візи узгодження документа;
- Друк;
- Відмітка про виконавця;
- Відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
- Відмітка про надходження документа до організації;
- Ідентифікатор електронної копії документа.
Структура і штатна чисельність підприємства визначаються відповідно до його Статутом і закріплюються спеціальним документом, в якому зазначаються всі структурні підрозділи фірми, найменування посад і кількість штатних одиниць по кожній з посад.
У штатному розкладі закріплюється посадовий і чисельний склад підприємства із зазначенням фонду заробітної плати. Штатний розпис складається на бланку фірми і містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки і місячному фонді заробітної плати.
Зміни до структури і штатну чисельність фірми вносяться наказом директора. Наказ повинен мати заголовок, утримувати підставу для внесення зміни і самі зміни. Наказ візується менеджером з персоналу, підписується виконавчим директором. Після внесення змін в структуру і штатну чисельність менеджер з персоналу робить відмітку про виконання.
Розпорядження - документ, що видається директором (заступником директора) переважно з оперативних питань повсякденного виробничо-господарської діяльності підприємства.
Розпорядження оформляються на загальному бланку підприємства і підписуються директором або його заступником. Текст розпорядження повинен містити: конкретне завдання (роботу); відповідального виконавця, термін виконання.
Рішення являє собою документ колегіального органу (ради директорів), який складається з виробничих питань. Рішення оформляються з використанням слів «ВИРІШИЛИ» або «ВИРІШИЛА». Підписуються рішення головою та всіма членами колегіального органу.
Накази про звільнення і прийняття працівників відносяться до документів з особового складу підприємства і ведуться окремо від наказів з виробничих питань.
Протокол складається при проведенні важливих засідань, нарад. Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Основною частиною протоколу є розділ «УХВАЛИЛИ», який складається найбільш докладно.
Листи оформляються на бланку листа і містять, поряд з постійними реквізитами бланка, такі змінні реквізити: адресат, заголовок до тексту, текст, відмітку про наявність додатків (якщо вони є), підпис посадової особи, прізвище, ім'я, по батькові виконавця і його телефон. Листи складаються у двох примірниках: перший примірник після реєстрації в журналі вихідних документів відправляється адресату, а другий - зберігається у справі.
Гарантійні листи встановлюють або підтверджують зобов'язання партнерів з яких-небудь операцій, найчастіше оплату. Цей документ повинен мати підписи керівника і головного бухгалтера, печатка організації.
Лист іноземному партнеру має ряд особливостей у розташуванні реквізитів та правил їх складання. Реквізити листа розміщуються від межі лівого поля (номер листа, адреса, вступне звернення, підпис, додаток). Адреса одержувача складається з розташованих в наступній послідовності:
- Імені та прізвища одержувача;
- Найменування компанії;
- Номера будинку, вулиці;
- Міста;
- Штату (графства), поштового округу, зазначеного цифрами;
- Країни.
Факсимільні повідомлення, якщо це не конкретні види документів (контракти, рахунки, прайс-листи), складаються на бланках листи. Оформлення такого повідомлення здійснюється аналогічно оформленню ділового листа. Факс складається в одному примірнику, який після передачі підшивається до справи.
Претензія - документ про порушення контрактних зобов'язань і вимог про відшкодування збитків стороною, яка порушила ці зобов'язання. Документи-докази оформляються як додатки до претензії. Претензія підписується виконавчим директором, головним бухгалтером і засвідчується печаткою.
Відповідь на претензію може містити наступні варіанти:
- Про прийняття претензії до розгляду, якщо рішення по ній не прийнято;
- Про задоволення претензії повністю або частково із зазначенням дати і номера платіжного доручення при оплаті;
- Про відхилення претензії повністю або частково.
При складанні відповіді на претензію повинні бути представлені необхідні документи, оформлені у вигляді додатку. Підписується відповідь на претензію виконавчим директором і засвідчується печаткою.
Скарга - документ, що складається в разі порушення майнових чи інших прав і охоронюваних законом інтересів фізичних або юридичних осіб. Скарги направляються в державні, комерційні або громадські організації і складаються в довільній формі з точним переліком фактів, подій і додатком підтверджуючих їх документів, які оформляються як додатки.
Довіреність - документ про надання права довіреній особі на вчинення будь-яких дій від імені довірителя.
Організація роботи з документами - це забезпечення оптимальних умов для усіх видів робіт з документами (з моменту створення або отримання документа до його знищення або передачі на архівне зберігання).
Ступінь досконалості технологічної системи роботи з документами визначається оперативністю переміщення і виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованої інформацією.
У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити три групи документів: що надходять (вхідні) документи, що відправляються (вихідні) документи і внутрішні документи.
Федеральне агентство з освіти
Державна освітня установа вищої професійної освітиУРАЛЬСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ПЕДАГОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Факультет менеджменту, підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів
Реферат
з дисципліни «Інформаційні технології управління»на тему «Інформаційне забезпечення діяльності секретаря-референта»
Перевірено
Виконавець: _____________
студент групи № ___, курсу __
«____»____________ 200_ р.
оцінка _________________
Керівник: ______________
Єкатеринбург 2008
ЗМІСТ
1. Організація та її організаційна структура
2. Розподіл інформаційних потоків в організаціі3
3. Основні функції і завдання, що виконуються секретарем-референтом
в організації
4. Бази даних секретаря-референта
5. Методи, технічні засоби, що застосовуються для обробки
інформації
6. Правове забезпечення діяльності секретаря-референта
7. Організаційна діяльність секретаря-референта
8. Використання програм в процесі обробки інформації
Список літератури
1. Організація та її організаційна структура.
Кожне підприємство має певну структуру, внутрішні зв'язки, що забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами або співробітниками, і зовнішні зв'язки з підприємствами-постачальниками, клієнтами, державними органами, підприємствами-конкурентами. Пропоную Вашій увазі розглянути організаційну структуру товариства з обмеженою відповідальністю «Видавничий дім« Урал », що знаходиться в м. Єкатеринбурзі, а також роль секретаря в цій організації. На чолі підприємства - виконавчий директор. Його заступником є комерційний директор. Юридична служба в особі юрисконсульта функціонує як структурний підрозділ на одному рівні з такими структурними підрозділами як бухгалтерія та служба персоналу. Служба персоналу представлена менеджером з персоналу. Відділ маркетингу - маркетологом.
Організаційна структура ТОВ «Видавничий дім« Урал »
Друкарня цифрова |
Друкарня офсетний |
Відділ розсилки |
Виконавчий директор |
Комерційний директор |
Відділ кадрів |
Бухгалтерія |
Юридична служба |
Секретар-референт |
Відділ маркетингу |
Видавничий дім «Урал» включає в себе наступні відділи:
1) Цифрова друкарня на чолі з офіс-менеджером;
2) Офсетний друкарня на чолі з адміністратором;
3) Відділ розсилки
У кожній з друкарень працює група менеджерів, дизайнерів (від 5 до 8 осіб), а також по 2 Листопідбірники-сортувальника, по 1 операторові-друкареві і 1 майстру підготовки до друку. Офіс-менеджер та адміністратор є безпосередніми керівниками співробітників відповідної друкарні. Відділ розсилки - кур'єрська служба.
2. Розподіл інформаційних потоків в організації.
Управління підприємством можна представити як процес отримання інформації, її обробки, прийняття рішення і доведення його до виконавця. Частина інформації, використовуваної в управлінні підприємством, фіксується в документах.
Діяльність підприємства супроводжується складанням різних видів документів. Однак при всьому їх різноманітті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:
- Організаційні документи підприємства (статут, установчий договір, структура, штатний розклад, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку);
- Розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, рішення);
- Документи з особового складу підприємства (накази, трудові контракти (договори), особисті справи, особові картки ф.Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);
- Фінансово-бухгалтерські документи підприємства (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і збитків, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, рахунки, касові книги тощо);
- Інформаційно-довідкові документи підприємства (акти, листи, факси, довідки, телефонограми, доповідні записки, протоколи та ін);
- Нормативні документи вищих органів;
- Контракти (договори), які є основними документами підприємницької діяльності.
Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих документів. Винятком є фінансово-бухгалтерські документи, що мають специфічні особливості складання та обробки.
Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів досить типова і будується за формуляром-зразком.
Існують єдині вимоги та правила оформлення документів управління незалежно від того, як ведеться діловодство на фірмі: традиційним способом або на основі сучасної інформаційної технології.
Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечує:
- Юридичну силу документів;
- Якісне та своєчасне складання та виконання документів;
- Організацію оперативного пошуку документів.
Будь-який документ складається з ряду елементів (дати, тексту, підпису, які називаються реквізитами).
Кожен вид документа (наказ, лист, акт) має певний набір реквізитів. Розташування реквізитів на документі і правила їх оформлення встановлені державою.
При підготовці документів секретар-референт часто використовує такі реквізити:
- Емблема організації або товарний знак;
- Код організації;
- Найменування організації;
- Довідкові дані про організацію;
- Найменування виду документа;
- Дата документа;
- Реєстраційний номер документа;
- Посилання на реєстраційний номер і дату документа;
- Гриф обмеження доступу до документа;
- Адресат;
- Гриф затвердження документа;
- Резолюція;
- Заголовок до тексту;
- Відмітка про контроль;
- Текст документа;
- Відмітка про наявність додатку;
- Підпис;
- Візи узгодження документа;
- Друк;
- Відмітка про виконавця;
- Відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
- Відмітка про надходження документа до організації;
- Ідентифікатор електронної копії документа.
Структура і штатна чисельність підприємства визначаються відповідно до його Статутом і закріплюються спеціальним документом, в якому зазначаються всі структурні підрозділи фірми, найменування посад і кількість штатних одиниць по кожній з посад.
У штатному розкладі закріплюється посадовий і чисельний склад підприємства із зазначенням фонду заробітної плати. Штатний розпис складається на бланку фірми і містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки і місячному фонді заробітної плати.
Зміни до структури і штатну чисельність фірми вносяться наказом директора. Наказ повинен мати заголовок, утримувати підставу для внесення зміни і самі зміни. Наказ візується менеджером з персоналу, підписується виконавчим директором. Після внесення змін в структуру і штатну чисельність менеджер з персоналу робить відмітку про виконання.
Розпорядження - документ, що видається директором (заступником директора) переважно з оперативних питань повсякденного виробничо-господарської діяльності підприємства.
Розпорядження оформляються на загальному бланку підприємства і підписуються директором або його заступником. Текст розпорядження повинен містити: конкретне завдання (роботу); відповідального виконавця, термін виконання.
Рішення являє собою документ колегіального органу (ради директорів), який складається з виробничих питань. Рішення оформляються з використанням слів «ВИРІШИЛИ» або «ВИРІШИЛА». Підписуються рішення головою та всіма членами колегіального органу.
Накази про звільнення і прийняття працівників відносяться до документів з особового складу підприємства і ведуться окремо від наказів з виробничих питань.
Протокол складається при проведенні важливих засідань, нарад. Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Основною частиною протоколу є розділ «УХВАЛИЛИ», який складається найбільш докладно.
Листи оформляються на бланку листа і містять, поряд з постійними реквізитами бланка, такі змінні реквізити: адресат, заголовок до тексту, текст, відмітку про наявність додатків (якщо вони є), підпис посадової особи, прізвище, ім'я, по батькові виконавця і його телефон. Листи складаються у двох примірниках: перший примірник після реєстрації в журналі вихідних документів відправляється адресату, а другий - зберігається у справі.
Гарантійні листи встановлюють або підтверджують зобов'язання партнерів з яких-небудь операцій, найчастіше оплату. Цей документ повинен мати підписи керівника і головного бухгалтера, печатка організації.
Лист іноземному партнеру має ряд особливостей у розташуванні реквізитів та правил їх складання. Реквізити листа розміщуються від межі лівого поля (номер листа, адреса, вступне звернення, підпис, додаток). Адреса одержувача складається з розташованих в наступній послідовності:
- Імені та прізвища одержувача;
- Найменування компанії;
- Номера будинку, вулиці;
- Міста;
- Штату (графства), поштового округу, зазначеного цифрами;
- Країни.
Факсимільні повідомлення, якщо це не конкретні види документів (контракти, рахунки, прайс-листи), складаються на бланках листи. Оформлення такого повідомлення здійснюється аналогічно оформленню ділового листа. Факс складається в одному примірнику, який після передачі підшивається до справи.
Претензія - документ про порушення контрактних зобов'язань і вимог про відшкодування збитків стороною, яка порушила ці зобов'язання. Документи-докази оформляються як додатки до претензії. Претензія підписується виконавчим директором, головним бухгалтером і засвідчується печаткою.
Відповідь на претензію може містити наступні варіанти:
- Про прийняття претензії до розгляду, якщо рішення по ній не прийнято;
- Про задоволення претензії повністю або частково із зазначенням дати і номера платіжного доручення при оплаті;
- Про відхилення претензії повністю або частково.
При складанні відповіді на претензію повинні бути представлені необхідні документи, оформлені у вигляді додатку. Підписується відповідь на претензію виконавчим директором і засвідчується печаткою.
Скарга - документ, що складається в разі порушення майнових чи інших прав і охоронюваних законом інтересів фізичних або юридичних осіб. Скарги направляються в державні, комерційні або громадські організації і складаються в довільній формі з точним переліком фактів, подій і додатком підтверджуючих їх документів, які оформляються як додатки.
Довіреність - документ про надання права довіреній особі на вчинення будь-яких дій від імені довірителя.
Організація роботи з документами - це забезпечення оптимальних умов для усіх видів робіт з документами (з моменту створення або отримання документа до його знищення або передачі на архівне зберігання).
Ступінь досконалості технологічної системи роботи з документами визначається оперативністю переміщення і виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованої інформацією.
У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити три групи документів: що надходять (вхідні) документи, що відправляються (вихідні) документи і внутрішні документи.
Документи, що надійшли проходять такі етапи:
- Первинну обробку;
- Попередній розгляд, розмітку;
- Реєстрацію;
- Розгляд документів керівництвом;
- Направлення на виконання;
- Контроль виконання;
- Виконання документів;
- Підшивку документів у справи.
Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності адресування, кількості аркушів документа, наявності додатків. При відсутності застосування чи аркушів документа ставиться до відома відправник листа і робиться відмітка на самому документі і в журналі реєстрації вхідних документів у графі "Примітка".
Попередній розгляд вхідних документів проводиться з метою розподілу документів на реєстровані і незареєстровані документи.
На реєстрованих документах проставляється автоматичним нумератором реквізит «Відмітка про надходження документа в організацію», що містить вхідний номер документа і дату надходження.
Секретар-референт здійснює «фільтрацію» вхідних документів, що направляються керівнику. Керівнику фірми повинні передаватися на розгляд найважливіші і термінові з документів, що надійшли. Ці документи складаються секретарем в спеціальну папку для подальшого доповіді керівникові. Інші документи, які не потребують прийняття рішення на рівні керівника, можуть бути передані заступникові керівника фірми, в структурні підрозділи або відразу виконавцям.
На документах, переданих в структурні підрозділи, у правому верхньому кутку першого аркуша секретарем-референтом проставляється умовне позначення структурного підрозділу, наприклад: «ОМ» - відділ маркетингу.
При попередньому розгляді з'ясовується також, не потребують документи, які передаються керівництву фірми, в підборі додаткових матеріалів (попередньої листування, контрактів, нормативних документів і т.д.). Ці документи підбираються секретарем-референтом і передаються разом із вхідним документом керівнику.
Після реєстрації документи передаються для розгляду і прийняття рішення керівнику. Керівник, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі вказівки по виконанню документа і встановити реальні терміни.
Ці вказівки повинні бути оформлені у вигляді резолюції на самому документі. Відомості, взяті з резолюції (виконавець, термін виконання), додатково заносяться секретарем-референтом в реєстраційний журнал. Резолюція може бути підставою взяття документа на контроль.
Для забезпечення оперативного виконання документа кількома виконавцями одночасно секретар-референт розмножує вхідний документ та передає копії виконавцям. Коли робота над документом завершена (складено відповідний документ, виконана конкретна дія), на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві-референтові для підшивання до справи.
Отруйні підприємством документи називають вихідними. Обробка вихідних документів складається з таких операцій:
- Складання проекту документа виконавцем;
- Перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;
- Узгодження проекту документа;
- Підписання документа керівником;
- Реєстрація документа;
- Відправка документа адресата;
- Підшивка другого примірника (копії) документа до справи.
Реєстрація документа - запис основних відомостей про документ у журналі або в пам'яті ПК із наступним проставленням на документі номера та дати реєстрації. Найбільша ефективність досягається при централізованій системі реєстрації, тобто при здійсненні всіх реєстраційних операцій секретарем-референтом.
Реєстрація документа розглядається як початковий етап контролю за їх виконанням. Секретар-референт проводить у встановлені дні попередню перевірку і отримує інформацію від виконавців про хід і результати виконання документів. Результати виконання в короткій формі записуються на самому документі (реквізит «відмітка про виконання документа і направлення його до справи». Крім того, ставиться відмітка про виконання, в журналі реєстрації.
3. Основні функції і завдання, що виконуються секретарем-референтом в організації.
Розглянемо більш детально процес інформаційного забезпечення діяльності секретаря-референта товариства з обмеженою відповідальністю «Видавничий дім« Урал ».
Основні функції, що їх секретарем, зафіксовані в посадовій інструкції:
- Ведення документації дирекції підприємства;
- Організація і координація поточної роботи з діловими партнерами, клієнтами, замовниками, контрагентами;
- Пошук необхідної керівнику інформації;
- Виконання оперативних доручень та завдань керівника;
- Контроль виконання документів та доручень керівника;
- Бронювання готелів, авіаквитків;
- Планування робочого дня керівника;
- Організація та участь у зустрічах та переговорах;
- Прийом відвідувачів;
- Прийом делегацій;
- Допомога при підготовці нарад, зборів, презентацій;
- Вирішення адміністративних питань у межах своєї компетенції;
- Робота з оргтехнікою.
Всі функції, права, обов'язки і відповідальність секретаря-референта в певній формі повинні бути закріплені в посадовій інструкції, яка розробляється менеджером з персоналу ТОВ «Видавничий дім« Урал », узгоджується з юрисконсультом ТОВ« Видавничий дім «Урал», і затверджується директором. Всі важливі зміни в посадову інструкцію вносяться наказом директора.
Далі наводиться посадова інструкція секретаря-референта ТОВ «Видавничий дім« Урал ».
ТОВ «Видавничий дім ЗАТВЕРДЖУЮ
«Урал» Виконавчий директор
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
29.12.2003. Підпис І.І. Торева
секретаря-референта
генерального директора
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Секретар-референт відноситься до категорії фахівців підприємства, приймається і звільняється наказом виконавчого директора.
1.2. Основними завданнями секретаря-референта є організаційне і документаційне забезпечення діяльності виконавчого директора.
1.3. Секретар-референт підпорядковується безпосередньо виконавчому директору підприємства.
1.4. У своїй діяльності секретар-референт керується:
- Чинним законодавством РФ;
- Статутом підприємства;
- Положенням про функціональні служби підприємства;
- Правилами трудового розпорядку;
- Наказами (вказівками) керівництва підприємства;
- Нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства;
- Цією посадовою інструкцією.
1.5. Секретар повинен знати:
- Структуру організації, напрямок її діяльності, розподіл обов'язків між заступниками директора, прізвища керівників структурних підрозділів, основні організації-партнери та їх керівництво;
- Інструкцію з діловодства;
- Державні стандарти з оформлення управлінських документів;
- Правила орфографії і пунктуації;
- Правила експлуатації організаційної та обчислювальної техніки;
- Діловий етикет, правила ділового спілкування, службову субординацію;
- Правила ведення телефонних переговорів;
- Правила техніки безпеки і протипожежного захисту;
- Прийоми надання першої медичної допомоги.
1.6. Секретар повинен вміти:
- Складати ділові листи, проекти розпорядчих документів, вести протоколи;
- Користуватися засобами зв'язку та організаційною технікою;
- Працювати на комп'ютері в середовищі WINDOWS, WORD, OUTLOOK;
- Користуватися базою даних підприємства;
- Користуватися можливостями Інтернету;
- Приймати і передавати документи по факсимільному зв'язку та електронної пошти, виконувати копіювальні роботи;
- Редагувати тексти, виконувати коректорську правку;
- Вести ділові переговори.
1.7. Під час відсутності секретаря-референта виконавчого директора його заміщає офіс-менеджер структурного підрозділу або інша посадова особа, призначена виконавчим директором.
2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ І ФУНКЦІЇ
Основне завдання секретаря-референта є документаційне та інформаційне забезпечення діяльності виконавчого директора. Для цього секретар-референт
2.1. Щодня у встановлені терміни отримує і переглядає документи, що поступили, проводить їх реєстрацію, вибирає документи, що вимагають негайного розгляду, готує їх для доповіді виконавчому директору.
2.2. Готує проекти резолюцій на документи, що поступили, погоджує їх з виконавчим директором.
2.3. За вказівкою виконавчого директора планує його робочий день, коригує його й забезпечує виконання.
2.4. Щодня веде контроль за строками виконання документів та усних доручень виконавчого директора керівниками структурних підрозділів; інформує його про стан виконання.
2.5. Готує за дорученням виконавчого директора проекти документів, погоджує їх з керівниками структурних підрозділів.
2.6. Здійснює контроль оформлення (повнота візування, наявність і комплектність додатків) вихідних документів, переданих структурними підрозділами на підпис виконавчому директору.
2.7. Готує за дорученням виконавчого директора тексти його виступів, звітів і доповідей, виконує їх редагування, організовує передрук і считку цих документів.
2.8. Щотижня готує для виконавчого директора інформаційні зведення про публікації в пресі, пов'язаних з напрямками діяльності організації.
2.9. Стежить за публікаціями в галузевих (спеціальних) виданнях і становить тематичні огляди з ним і інформує виконавчого директора.
2.10. Контролює збереження документів в приймальні виконавчого директора, правильність формування справ.
2.11. За вказівкою виконавчого директора веде підготовку нарад, забезпечує оформлення та зберігання протоколів.
2.12. Організує виконання вказівок і доручень виконавчого директора з бронювання номерів в готелях, замовлень авіа-і залізничних квитків, розміщення відряджених.
2.13. Організовує роботу приймальної, регулює потік відвідувачів, самостійно вирішує питання про можливість прийому.
2.14. Контролює підготовку справ приймальні до здачі в архів, їх предархивную обробку, підписує опису і акти про знищення документів.
3. ОБОВ'ЯЗКИ
Для виконання покладених на нього функцій секретар-референт зобов'язаний:
3.1. Зберігати конфіденційність інформації.
3.2. Виконувати розпорядження керівництва.
3.3. Дотримуватися правил оформлення і термінів підготовки документів.
3.4. Дотримуватися правил ділового спілкування, норми службового етикету, службову субординацію.
3.5. Забезпечувати збереження документів.
4. ПРАВА
Секретар-референт виконавчого директора має право:
4.1. Звертатися до керівників структурних підрозділів організації за інформацією з питань підготовки документів.
4.2. Самостійно вирішувати питання, пов'язані з незапланованими відвіданням відвідувачів, телефонними дзвінками.
4.3. Вносити керівництву пропозиції про покарання і заохочення працівників структурних підрозділів.
4.4. Візувати проекти документів, що подаються на підпис виконавчому директору.
5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Секретар-референт виконавчого директора несе відповідальність за:
5.1. Порушення чинного законодавства РФ при підготовці документів.
5.2. Незбереження конфіденційної інформації.
5.3. Невикористання наданих прав, порушення службової субординації, неякісне та несвоєчасне виконання своїх обов'язків.
5.4. Порушення правил трудового розпорядку, інструкції з діловодства організації.
5.5. Неправомірне використання наданих прав, а також використання їх в особистих цілях.
6. ВЗАЄМОЗВ'ЯЗОК
Секретар-референт виконавчого директора у своїй діяльності взаємодіє:
- Зі структурними підрозділами з питань отримання необхідної інформації та спільної підготовки документів;
- З юридичною службою з питань погодження проектів розпорядчих документів;
- З вищестоящими організаціями, зі сторонніми організаціями, органами влади та управління з питань отримання та надання документів, організації зустрічей і контактів виконавчого директора.
Комерційний директор Підпис О.В Салов
4. Бази даних секретаря-референта.
Основний вид роботи, що забезпечує систематизацію документів діловодстві - складання номенклатури справ.
Номенклатура справ являє собою список заголовків (найменувань) справ, що заводяться на підприємстві із зазначенням термінів їх зберігання. У номенклатуру справ включаються всі справи підприємства і журнали реєстрації.
У якості розділів номенклатури використовуються найменування структурних підрозділів організації. Першим розділом номенклатури є «Дирекція». Інші структурні підрозділи розташовуються після дирекції за ступенем значущості.
У якості розділів номенклатури використовуються напрямки діяльності організації.
Всередині розділів номенклатури розташовуються заголовки справ з присвоєнням їм відповідних індексів.
Заголовок справи складається з елементів, розташованих в наступній послідовності:
- Назва виду документа (накази, контракти);
- Короткий зміст;
- Дата (період), до якого належать документи справи;
- Слова «копії», якщо справа сформовано з копій документів.
У найменуванні справи, яка містить листування, вказується, з ким і з якого питання вона ведеться.
Структурним підрозділам передаються виписки відповідних розділів номенклатури або додатково розмножені копії її для закладу за ним справ.
Після закінчення календарного року секретарем-референтом в номенклатурі вказується кількість заведених справ (томів).
5. Методи, технічні засоби, що застосовуються для обробки інформації.
Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп'ютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар-референт максимально використовує наявні засоби для підвищення оперативності та ефективності своєї праці.
1) Комп'ютер став незамінним у практиці секретаря і по праву займає місце «номер один» на його робочому столі. Секретареві він допомагає виконувати широке коло завдань:
- Складання і редагування документів;
- Реєстрація і контроль виконання документів;
- Зберігання і пошук документів, іншої корисної інформації;
- Прийом та передача документів по каналах зв'язку;
- Архівне зберігання документів;
- Організація свого робочого часу і часу керівника.
Сучасні комп'ютери відрізняються по архітектурі і продуктивності.
Основу архітектури комп'ютера складають: системний блок, дисплей і клавіатура.
Головний елемент системного блоку - процесор. Ринок завоювали наступні види процесорів: Pentium III, Pentium IV, AMD Athlon, Duron. Номер процесора визначає марку комп'ютера. Чим вище номер, тим вище можливості комп'ютера. Марка комп'ютера на робочому столі секретаря є показником рівня технічної оснащеності фірми.
2) Принтер призначений для виведення інформації з пам'яті комп'ютера на паперовий носій. Найкраща якість друку забезпечує лазерний принтер, де для друку використовується принцип ксерографії: зображення переноситься на папір зі спеціального барабана, до якого електрично притягуються частинки фарби. Друкуючий барабан електризується за допомогою лазера за командами з комп'ютера.
3) Сканер здійснює введення інформації з паперового носія в пам'ять комп'ютера. У практиці секретаря використовується планшетний сканер для сканування книг та інших сброшюрірованних або переплетених документів.
4) Пристрій архівації здійснює зберігання великого обсягу інформації і доступ до неї з великою пропускною здатністю. Пристрій підключається до комп'ютера через порт. Запис інформації проводиться на магнітнооптіческіе диски.
5) Телефон. В даний час впроваджена система зв'язку, передає із стільникового телефону не тільки звукову інформацію, а й цифрову, електронну.
6) Факс - це копіювальний апарат, який надає можливість копіювати будь-який документ на відстані, використання телефонних канали. Сигнали, що надійшли на приймач факсу по телефонній лінії, несуть інформацію про переданому документі. Після обробки сигналу формується копія документа і за допомогою точкового нагріву спеціальної термочувствительной паперу відбувається роздруківка отриманого документа.
7) У своїй роботі секретар-референт використовує портативний копіювальний апарат «CANON». Він не вимагає попереднього нагрівання і має автоматичне відключення. Максимальний формат копируемого документа - А4. Швидкість роботи - 4 копії в хвилину.
8) Шредер - знищує документів, що має малошумний двигун і ріжучий механізм
6. Правове забезпечення діяльності секретаря-референта.
Значна частина інформації, з якою працює секретар-референт, є конфіденційною і становить великий інтерес для конкурентів.
Комерційна таємниця - науково-технічна, комерційна, організаційна або інша використовувана у підприємницькій діяльності інформація, яка володіє реальною або потенційною економічною цінністю в силу того, що вона не є загальновідомою і не може бути швидко отримана законним чином іншими особами, які могли б отримати економічну вигоду від її розголошення або використання.
Основна мета захисту конфіденційної інформації, в тому числі комерційної таємниці, полягає в тому, щоб запобігти її витік, оволодіння нею конкурентами. У ряді випадків потрібен захист і комерційних секретів інших організацій. Відсутність такого захисту може позбавити підприємство вигідних партнерів, клієнтів.
Забезпечення захисту конфіденційної інформації включає в себе:
- Встановлення правил віднесення інформації до конфіденційної інформації;
- Розробку інструкцій з дотримання режиму конфіденційності для осіб, допущених до конфіденційних відомостей;
- Обмеження доступу до носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію;
- Ведення діловодства, забезпечує виділення, облік і збереження документів, що містять конфіденційну інформацію;
- Здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони конфіденційної інформації.
Секретар-референт при вступі на роботу, поряд з посадовою інструкцією, має підписати договір про нерозголошення комерційної таємниці і про відповідальність за її збереження.
7. Організаційна діяльність секретаря-референта.
Секретар-референт є особою, найбільш наближеним до керівника. Секретар не тільки впорядковує робочий день керівника, коригує його плани, нагадує про що-небудь, складає графік заходів, відвідувань або убезпечує керівника від небажаних відвідувачів або непотрібної йому інформації.
Крім переліченого вище, секретар-референт виконує функції прес-секретаря по зв'язках з колективом фірми. Секретар доводить розпорядження або доручення керівника до підлеглих, а також запам'ятовує і знайомить керівника з тією частиною інформації, яку директор сам не може помітити.
У ряді випадків секретар виступає від імені керівника. Секретареві часто доводиться згладжувати конфлікти, що виникають між керівником і співробітниками. Секретареві необхідно проявити гнучкість у складних ситуаціях, вміння володіти своїми емоціями. Секретарю-референту необхідно підтримувати нормальні ділові стосунки з працівниками фірми:
- Щиро цікавитися співробітником;
- Вказувати на помилки не прямо, а опосередковано;
- Уміти уважно вислуховувати співробітника;
- Вселяти співробітникам свідомість їх значимості, створювати людям гарну репутацію, яку вони будуть намагатися підтримувати;
- Вміти домагатися, щоб співробітники були готові зробити те, що пропонує секретар.
8. Використання програм в процесі обробки інформації.
В організації «Видавничий дім« Урал »комп'ютери всіх співробітників організації об'єднані в локальну мережу.
Комп'ютерна мережа дозволяє використовувати загальні ресурси, включені до складу мережі: програми, бази даних, периферійні пристрої. У мережі один комп'ютер великої продуктивності виконує роль файлового сервера, керуючого передачею даних. Інші комп'ютери є робочими місцями локальної мережі.
Обмін електронними документами здійснюється за допомогою електронної пошти (пересилання повідомлень з комп'ютера на комп'ютер на електронну адресу, включений в комп'ютерну мережу).
В організації комп'ютер секретаря-референта підключений до мережі Інтернет. Мережа складається з величезної кількості серверів, підключених до мережі. Інформація зберігається у вигляді графічних документів (Web-site).
WWW - всесвітня інформаційна мережа, яка дозволяє знаходити будь-яку інформацію на різних серверах і використовувати гіпертекстові документи, що мають посилання на інші пов'язані з ним документи.
Хорошим помічником для секретаря-референта при плануванні робочого дня служить програма Microsoft Outlook
Інформаційна система Microsoft Outlook надає безліч можливостей для ефективної організації робочого часу секретаря-референта та його керівника.
Ця програма допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи, а також дозволяє планувати зустрічі, поїздки та організувати виконання завдань, відстежувати діяльність свою і співробітників. Основна панель Outlook містить такі розділи: Вхідні, Календар, Контакти, Завдання, Щоденник, Нотатки та ін
Вхідні - підтримує кілька систем електронної пошти, дає можливість посилати і отримувати повідомлення, отримувати запити на виконання завдань.
Календар - контролює розклад і планує зустрічі з іншими людьми. Можна переглянути звіти, огляди за день, тиждень, місяць.
Контакти - зберігає і постійно оновлює відомості про ділові контакти. Можна відразу перейти на сторінку Web будь-якого партнера, можна зв'язатися з адресатом, надіслати електронну почту.Задачі - містить список справ, які необхідно виконати. Їх можна розставляти по пріоритетах і доручати іншим виконавцям. Щоденник - веде облік важливих подій, дій і контролює їх виконання. Колонка часу показує, коли виконувалося конкретну дію. Можна задати, щоб Щоденник показував, коли проводилася робота з документами і як довго. Ця функція застосовується для контролю виконання документів.
Нотатки - електронний замінник блокнота, куди заносяться оперативні питання, цінні вказівки та ін
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
1. Арсеньєв Ю.І., Шелобаев С.І., Давидова Т.Ю. Інтегровані інтелектуальні системи прийняття рішень. М.: ЮНИТИ, 2002.
2. Балдін К.В., Уткін В.Б. Теоретичні основи автоматизації управлінської діяльності в економіці. Воронеж: МОДЕК, 2003.
3. Гергенов А.С. Інформаційні технології в управлінні: Навчальний посібник. - Улан-Уде: Вид-во ВСГТУ, 2005.
4. Дейт К. Введення в системи баз даних. М.: Діалектика, 1998.
5. Дрогобицький І.М. проектування автоматизованих інформаційних систем: організація та управління. - М.: Фінанси і статистика, 1992.
6. Елінова Г.Г. Інформаційні технології в професійній діяльності: Короткий курс лекцій .- Оренбург: ГОУ ОДУ, 2004.
7. Інформаційні технології управління: Навчально-практичний посібник / За ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с.
- Первинну обробку;
- Попередній розгляд, розмітку;
- Реєстрацію;
- Розгляд документів керівництвом;
- Направлення на виконання;
- Контроль виконання;
- Виконання документів;
- Підшивку документів у справи.
Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності адресування, кількості аркушів документа, наявності додатків. При відсутності застосування чи аркушів документа ставиться до відома відправник листа і робиться відмітка на самому документі і в журналі реєстрації вхідних документів у графі "Примітка".
Попередній розгляд вхідних документів проводиться з метою розподілу документів на реєстровані і незареєстровані документи.
На реєстрованих документах проставляється автоматичним нумератором реквізит «Відмітка про надходження документа в організацію», що містить вхідний номер документа і дату надходження.
Секретар-референт здійснює «фільтрацію» вхідних документів, що направляються керівнику. Керівнику фірми повинні передаватися на розгляд найважливіші і термінові з документів, що надійшли. Ці документи складаються секретарем в спеціальну папку для подальшого доповіді керівникові. Інші документи, які не потребують прийняття рішення на рівні керівника, можуть бути передані заступникові керівника фірми, в структурні підрозділи або відразу виконавцям.
На документах, переданих в структурні підрозділи, у правому верхньому кутку першого аркуша секретарем-референтом проставляється умовне позначення структурного підрозділу, наприклад: «ОМ» - відділ маркетингу.
При попередньому розгляді з'ясовується також, не потребують документи, які передаються керівництву фірми, в підборі додаткових матеріалів (попередньої листування, контрактів, нормативних документів і т.д.). Ці документи підбираються секретарем-референтом і передаються разом із вхідним документом керівнику.
Після реєстрації документи передаються для розгляду і прийняття рішення керівнику. Керівник, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі вказівки по виконанню документа і встановити реальні терміни.
Ці вказівки повинні бути оформлені у вигляді резолюції на самому документі. Відомості, взяті з резолюції (виконавець, термін виконання), додатково заносяться секретарем-референтом в реєстраційний журнал. Резолюція може бути підставою взяття документа на контроль.
Для забезпечення оперативного виконання документа кількома виконавцями одночасно секретар-референт розмножує вхідний документ та передає копії виконавцям. Коли робота над документом завершена (складено відповідний документ, виконана конкретна дія), на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві-референтові для підшивання до справи.
Отруйні підприємством документи називають вихідними. Обробка вихідних документів складається з таких операцій:
- Складання проекту документа виконавцем;
- Перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;
- Узгодження проекту документа;
- Підписання документа керівником;
- Реєстрація документа;
- Відправка документа адресата;
- Підшивка другого примірника (копії) документа до справи.
Реєстрація документа - запис основних відомостей про документ у журналі або в пам'яті ПК із наступним проставленням на документі номера та дати реєстрації. Найбільша ефективність досягається при централізованій системі реєстрації, тобто при здійсненні всіх реєстраційних операцій секретарем-референтом.
Реєстрація документа розглядається як початковий етап контролю за їх виконанням. Секретар-референт проводить у встановлені дні попередню перевірку і отримує інформацію від виконавців про хід і результати виконання документів. Результати виконання в короткій формі записуються на самому документі (реквізит «відмітка про виконання документа і направлення його до справи». Крім того, ставиться відмітка про виконання, в журналі реєстрації.
3. Основні функції і завдання, що виконуються секретарем-референтом в організації.
Розглянемо більш детально процес інформаційного забезпечення діяльності секретаря-референта товариства з обмеженою відповідальністю «Видавничий дім« Урал ».
Основні функції, що їх секретарем, зафіксовані в посадовій інструкції:
- Ведення документації дирекції підприємства;
- Організація і координація поточної роботи з діловими партнерами, клієнтами, замовниками, контрагентами;
- Пошук необхідної керівнику інформації;
- Виконання оперативних доручень та завдань керівника;
- Контроль виконання документів та доручень керівника;
- Бронювання готелів, авіаквитків;
- Планування робочого дня керівника;
- Організація та участь у зустрічах та переговорах;
- Прийом відвідувачів;
- Прийом делегацій;
- Допомога при підготовці нарад, зборів, презентацій;
- Вирішення адміністративних питань у межах своєї компетенції;
- Робота з оргтехнікою.
Всі функції, права, обов'язки і відповідальність секретаря-референта в певній формі повинні бути закріплені в посадовій інструкції, яка розробляється менеджером з персоналу ТОВ «Видавничий дім« Урал », узгоджується з юрисконсультом ТОВ« Видавничий дім «Урал», і затверджується директором. Всі важливі зміни в посадову інструкцію вносяться наказом директора.
Далі наводиться посадова інструкція секретаря-референта ТОВ «Видавничий дім« Урал ».
ТОВ «Видавничий дім ЗАТВЕРДЖУЮ
«Урал» Виконавчий директор
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
29.12.2003. Підпис І.І. Торева
секретаря-референта
генерального директора
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Секретар-референт відноситься до категорії фахівців підприємства, приймається і звільняється наказом виконавчого директора.
1.2. Основними завданнями секретаря-референта є організаційне і документаційне забезпечення діяльності виконавчого директора.
1.3. Секретар-референт підпорядковується безпосередньо виконавчому директору підприємства.
1.4. У своїй діяльності секретар-референт керується:
- Чинним законодавством РФ;
- Статутом підприємства;
- Положенням про функціональні служби підприємства;
- Правилами трудового розпорядку;
- Наказами (вказівками) керівництва підприємства;
- Нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства;
- Цією посадовою інструкцією.
1.5. Секретар повинен знати:
- Структуру організації, напрямок її діяльності, розподіл обов'язків між заступниками директора, прізвища керівників структурних підрозділів, основні організації-партнери та їх керівництво;
- Інструкцію з діловодства;
- Державні стандарти з оформлення управлінських документів;
- Правила орфографії і пунктуації;
- Правила експлуатації організаційної та обчислювальної техніки;
- Діловий етикет, правила ділового спілкування, службову субординацію;
- Правила ведення телефонних переговорів;
- Правила техніки безпеки і протипожежного захисту;
- Прийоми надання першої медичної допомоги.
1.6. Секретар повинен вміти:
- Складати ділові листи, проекти розпорядчих документів, вести протоколи;
- Користуватися засобами зв'язку та організаційною технікою;
- Працювати на комп'ютері в середовищі WINDOWS, WORD, OUTLOOK;
- Користуватися базою даних підприємства;
- Користуватися можливостями Інтернету;
- Приймати і передавати документи по факсимільному зв'язку та електронної пошти, виконувати копіювальні роботи;
- Редагувати тексти, виконувати коректорську правку;
- Вести ділові переговори.
1.7. Під час відсутності секретаря-референта виконавчого директора його заміщає офіс-менеджер структурного підрозділу або інша посадова особа, призначена виконавчим директором.
2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ І ФУНКЦІЇ
Основне завдання секретаря-референта є документаційне та інформаційне забезпечення діяльності виконавчого директора. Для цього секретар-референт
2.1. Щодня у встановлені терміни отримує і переглядає документи, що поступили, проводить їх реєстрацію, вибирає документи, що вимагають негайного розгляду, готує їх для доповіді виконавчому директору.
2.2. Готує проекти резолюцій на документи, що поступили, погоджує їх з виконавчим директором.
2.3. За вказівкою виконавчого директора планує його робочий день, коригує його й забезпечує виконання.
2.4. Щодня веде контроль за строками виконання документів та усних доручень виконавчого директора керівниками структурних підрозділів; інформує його про стан виконання.
2.5. Готує за дорученням виконавчого директора проекти документів, погоджує їх з керівниками структурних підрозділів.
2.6. Здійснює контроль оформлення (повнота візування, наявність і комплектність додатків) вихідних документів, переданих структурними підрозділами на підпис виконавчому директору.
2.7. Готує за дорученням виконавчого директора тексти його виступів, звітів і доповідей, виконує їх редагування, організовує передрук і считку цих документів.
2.8. Щотижня готує для виконавчого директора інформаційні зведення про публікації в пресі, пов'язаних з напрямками діяльності організації.
2.9. Стежить за публікаціями в галузевих (спеціальних) виданнях і становить тематичні огляди з ним і інформує виконавчого директора.
2.10. Контролює збереження документів в приймальні виконавчого директора, правильність формування справ.
2.11. За вказівкою виконавчого директора веде підготовку нарад, забезпечує оформлення та зберігання протоколів.
2.12. Організує виконання вказівок і доручень виконавчого директора з бронювання номерів в готелях, замовлень авіа-і залізничних квитків, розміщення відряджених.
2.13. Організовує роботу приймальної, регулює потік відвідувачів, самостійно вирішує питання про можливість прийому.
2.14. Контролює підготовку справ приймальні до здачі в архів, їх предархивную обробку, підписує опису і акти про знищення документів.
3. ОБОВ'ЯЗКИ
Для виконання покладених на нього функцій секретар-референт зобов'язаний:
3.1. Зберігати конфіденційність інформації.
3.2. Виконувати розпорядження керівництва.
3.3. Дотримуватися правил оформлення і термінів підготовки документів.
3.4. Дотримуватися правил ділового спілкування, норми службового етикету, службову субординацію.
3.5. Забезпечувати збереження документів.
4. ПРАВА
Секретар-референт виконавчого директора має право:
4.1. Звертатися до керівників структурних підрозділів організації за інформацією з питань підготовки документів.
4.2. Самостійно вирішувати питання, пов'язані з незапланованими відвіданням відвідувачів, телефонними дзвінками.
4.3. Вносити керівництву пропозиції про покарання і заохочення працівників структурних підрозділів.
4.4. Візувати проекти документів, що подаються на підпис виконавчому директору.
5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Секретар-референт виконавчого директора несе відповідальність за:
5.1. Порушення чинного законодавства РФ при підготовці документів.
5.2. Незбереження конфіденційної інформації.
5.3. Невикористання наданих прав, порушення службової субординації, неякісне та несвоєчасне виконання своїх обов'язків.
5.4. Порушення правил трудового розпорядку, інструкції з діловодства організації.
5.5. Неправомірне використання наданих прав, а також використання їх в особистих цілях.
6. ВЗАЄМОЗВ'ЯЗОК
Секретар-референт виконавчого директора у своїй діяльності взаємодіє:
- Зі структурними підрозділами з питань отримання необхідної інформації та спільної підготовки документів;
- З юридичною службою з питань погодження проектів розпорядчих документів;
- З вищестоящими організаціями, зі сторонніми організаціями, органами влади та управління з питань отримання та надання документів, організації зустрічей і контактів виконавчого директора.
Комерційний директор Підпис О.В Салов
З інструкцією ознайомлена
Секретар-референт Підпис 01.12.2004.4. Бази даних секретаря-референта.
Основний вид роботи, що забезпечує систематизацію документів діловодстві - складання номенклатури справ.
Номенклатура справ являє собою список заголовків (найменувань) справ, що заводяться на підприємстві із зазначенням термінів їх зберігання. У номенклатуру справ включаються всі справи підприємства і журнали реєстрації.
У якості розділів номенклатури використовуються найменування структурних підрозділів організації. Першим розділом номенклатури є «Дирекція». Інші структурні підрозділи розташовуються після дирекції за ступенем значущості.
У якості розділів номенклатури використовуються напрямки діяльності організації.
Всередині розділів номенклатури розташовуються заголовки справ з присвоєнням їм відповідних індексів.
Заголовок справи складається з елементів, розташованих в наступній послідовності:
- Назва виду документа (накази, контракти);
- Короткий зміст;
- Дата (період), до якого належать документи справи;
- Слова «копії», якщо справа сформовано з копій документів.
У найменуванні справи, яка містить листування, вказується, з ким і з якого питання вона ведеться.
Структурним підрозділам передаються виписки відповідних розділів номенклатури або додатково розмножені копії її для закладу за ним справ.
Після закінчення календарного року секретарем-референтом в номенклатурі вказується кількість заведених справ (томів).
5. Методи, технічні засоби, що застосовуються для обробки інформації.
Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп'ютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар-референт максимально використовує наявні засоби для підвищення оперативності та ефективності своєї праці.
1) Комп'ютер став незамінним у практиці секретаря і по праву займає місце «номер один» на його робочому столі. Секретареві він допомагає виконувати широке коло завдань:
- Складання і редагування документів;
- Реєстрація і контроль виконання документів;
- Зберігання і пошук документів, іншої корисної інформації;
- Прийом та передача документів по каналах зв'язку;
- Архівне зберігання документів;
- Організація свого робочого часу і часу керівника.
Сучасні комп'ютери відрізняються по архітектурі і продуктивності.
Основу архітектури комп'ютера складають: системний блок, дисплей і клавіатура.
Головний елемент системного блоку - процесор. Ринок завоювали наступні види процесорів: Pentium III, Pentium IV, AMD Athlon, Duron. Номер процесора визначає марку комп'ютера. Чим вище номер, тим вище можливості комп'ютера. Марка комп'ютера на робочому столі секретаря є показником рівня технічної оснащеності фірми.
2) Принтер призначений для виведення інформації з пам'яті комп'ютера на паперовий носій. Найкраща якість друку забезпечує лазерний принтер, де для друку використовується принцип ксерографії: зображення переноситься на папір зі спеціального барабана, до якого електрично притягуються частинки фарби. Друкуючий барабан електризується за допомогою лазера за командами з комп'ютера.
3) Сканер здійснює введення інформації з паперового носія в пам'ять комп'ютера. У практиці секретаря використовується планшетний сканер для сканування книг та інших сброшюрірованних або переплетених документів.
4) Пристрій архівації здійснює зберігання великого обсягу інформації і доступ до неї з великою пропускною здатністю. Пристрій підключається до комп'ютера через порт. Запис інформації проводиться на магнітнооптіческіе диски.
5) Телефон. В даний час впроваджена система зв'язку, передає із стільникового телефону не тільки звукову інформацію, а й цифрову, електронну.
6) Факс - це копіювальний апарат, який надає можливість копіювати будь-який документ на відстані, використання телефонних канали. Сигнали, що надійшли на приймач факсу по телефонній лінії, несуть інформацію про переданому документі. Після обробки сигналу формується копія документа і за допомогою точкового нагріву спеціальної термочувствительной паперу відбувається роздруківка отриманого документа.
7) У своїй роботі секретар-референт використовує портативний копіювальний апарат «CANON». Він не вимагає попереднього нагрівання і має автоматичне відключення. Максимальний формат копируемого документа - А4. Швидкість роботи - 4 копії в хвилину.
8) Шредер - знищує документів, що має малошумний двигун і ріжучий механізм
6. Правове забезпечення діяльності секретаря-референта.
Значна частина інформації, з якою працює секретар-референт, є конфіденційною і становить великий інтерес для конкурентів.
Комерційна таємниця - науково-технічна, комерційна, організаційна або інша використовувана у підприємницькій діяльності інформація, яка володіє реальною або потенційною економічною цінністю в силу того, що вона не є загальновідомою і не може бути швидко отримана законним чином іншими особами, які могли б отримати економічну вигоду від її розголошення або використання.
Основна мета захисту конфіденційної інформації, в тому числі комерційної таємниці, полягає в тому, щоб запобігти її витік, оволодіння нею конкурентами. У ряді випадків потрібен захист і комерційних секретів інших організацій. Відсутність такого захисту може позбавити підприємство вигідних партнерів, клієнтів.
Забезпечення захисту конфіденційної інформації включає в себе:
- Встановлення правил віднесення інформації до конфіденційної інформації;
- Розробку інструкцій з дотримання режиму конфіденційності для осіб, допущених до конфіденційних відомостей;
- Обмеження доступу до носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію;
- Ведення діловодства, забезпечує виділення, облік і збереження документів, що містять конфіденційну інформацію;
- Здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони конфіденційної інформації.
Секретар-референт при вступі на роботу, поряд з посадовою інструкцією, має підписати договір про нерозголошення комерційної таємниці і про відповідальність за її збереження.
7. Організаційна діяльність секретаря-референта.
Секретар-референт є особою, найбільш наближеним до керівника. Секретар не тільки впорядковує робочий день керівника, коригує його плани, нагадує про що-небудь, складає графік заходів, відвідувань або убезпечує керівника від небажаних відвідувачів або непотрібної йому інформації.
Крім переліченого вище, секретар-референт виконує функції прес-секретаря по зв'язках з колективом фірми. Секретар доводить розпорядження або доручення керівника до підлеглих, а також запам'ятовує і знайомить керівника з тією частиною інформації, яку директор сам не може помітити.
У ряді випадків секретар виступає від імені керівника. Секретареві часто доводиться згладжувати конфлікти, що виникають між керівником і співробітниками. Секретареві необхідно проявити гнучкість у складних ситуаціях, вміння володіти своїми емоціями. Секретарю-референту необхідно підтримувати нормальні ділові стосунки з працівниками фірми:
- Щиро цікавитися співробітником;
- Вказувати на помилки не прямо, а опосередковано;
- Уміти уважно вислуховувати співробітника;
- Вселяти співробітникам свідомість їх значимості, створювати людям гарну репутацію, яку вони будуть намагатися підтримувати;
- Вміти домагатися, щоб співробітники були готові зробити те, що пропонує секретар.
8. Використання програм в процесі обробки інформації.
В організації «Видавничий дім« Урал »комп'ютери всіх співробітників організації об'єднані в локальну мережу.
Комп'ютерна мережа дозволяє використовувати загальні ресурси, включені до складу мережі: програми, бази даних, периферійні пристрої. У мережі один комп'ютер великої продуктивності виконує роль файлового сервера, керуючого передачею даних. Інші комп'ютери є робочими місцями локальної мережі.
Обмін електронними документами здійснюється за допомогою електронної пошти (пересилання повідомлень з комп'ютера на комп'ютер на електронну адресу, включений в комп'ютерну мережу).
В організації комп'ютер секретаря-референта підключений до мережі Інтернет. Мережа складається з величезної кількості серверів, підключених до мережі. Інформація зберігається у вигляді графічних документів (Web-site).
WWW - всесвітня інформаційна мережа, яка дозволяє знаходити будь-яку інформацію на різних серверах і використовувати гіпертекстові документи, що мають посилання на інші пов'язані з ним документи.
Хорошим помічником для секретаря-референта при плануванні робочого дня служить програма Microsoft Outlook
Інформаційна система Microsoft Outlook надає безліч можливостей для ефективної організації робочого часу секретаря-референта та його керівника.
Ця програма допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи, а також дозволяє планувати зустрічі, поїздки та організувати виконання завдань, відстежувати діяльність свою і співробітників. Основна панель Outlook містить такі розділи: Вхідні, Календар, Контакти, Завдання, Щоденник, Нотатки та ін
Вхідні - підтримує кілька систем електронної пошти, дає можливість посилати і отримувати повідомлення, отримувати запити на виконання завдань.
Календар - контролює розклад і планує зустрічі з іншими людьми. Можна переглянути звіти, огляди за день, тиждень, місяць.
Контакти - зберігає і постійно оновлює відомості про ділові контакти. Можна відразу перейти на сторінку Web будь-якого партнера, можна зв'язатися з адресатом, надіслати електронну почту.Задачі - містить список справ, які необхідно виконати. Їх можна розставляти по пріоритетах і доручати іншим виконавцям. Щоденник - веде облік важливих подій, дій і контролює їх виконання. Колонка часу показує, коли виконувалося конкретну дію. Можна задати, щоб Щоденник показував, коли проводилася робота з документами і як довго. Ця функція застосовується для контролю виконання документів.
Нотатки - електронний замінник блокнота, куди заносяться оперативні питання, цінні вказівки та ін
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
1. Арсеньєв Ю.І., Шелобаев С.І., Давидова Т.Ю. Інтегровані інтелектуальні системи прийняття рішень. М.: ЮНИТИ, 2002.
2. Балдін К.В., Уткін В.Б. Теоретичні основи автоматизації управлінської діяльності в економіці. Воронеж: МОДЕК, 2003.
3. Гергенов А.С. Інформаційні технології в управлінні: Навчальний посібник. - Улан-Уде: Вид-во ВСГТУ, 2005.
4. Дейт К. Введення в системи баз даних. М.: Діалектика, 1998.
5. Дрогобицький І.М. проектування автоматизованих інформаційних систем: організація та управління. - М.: Фінанси і статистика, 1992.
6. Елінова Г.Г. Інформаційні технології в професійній діяльності: Короткий курс лекцій .- Оренбург: ГОУ ОДУ, 2004.
7. Інформаційні технології управління: Навчально-практичний посібник / За ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с.