Н.А. Панова, провідний консультант з бюджетування і процесам ГК "ІНТАЛЄВ"
Приступаючи до проекту створення системи управлінського обліку, будь-яка компанія рано чи пізно зіткнеться з проблемою інтеграції бухгалтерського та управлінського обліку. Щоб це завдання не стала каменем спотикання на етапі реалізації проекту, необхідно спланувати її рішення ще в ході розробки концепції проекту. При цьому чим більш ефективним виявиться її рішення, тим швидше і дешевше пройде реалізація як самого проекту по постановці управлінського обліку, так і функціонування системи.
Основою для вирішення даної проблеми стане триєдність методологічних, технічних і організаційних підсистем інтеграційного процесу. Алгоритм буде виглядати наступним чином:
розробка методології управлінського обліку;
вибір на її основі програмних і технічних засобів автоматизації;
розробка організаційних регламентів і процедур по збору, обробці та інтеграції даних в обох системах обліку, виходячи з вимог розробленої методології і вибраного ПТО.
Розглянемо докладніше етапи рішення задачі інтеграції.
Перший етап - розробка методології інтеграції управлінського та бухгалтерського обліку. На цьому етапі необхідно вирішити ряд підзадач. Спочатку слід визначитися з колом користувачів інформації з управлінської системи обліку. На відміну від бухгалтерського обліку, який спрямований в основному на задоволення інтересів зовнішніх користувачів (податкові інспекції, банки, акціонери), користувачами управлінського обліку виступають переважно внутрішні суб'єкти, але в деяких випадках інформація з управлінського контуру може надаватися і зовнішнім суб'єктам, наприклад банкам, комерційним контрагентам. Навіть у разі прийняття рішення про те, що управлінський облік повинен використовуватися тільки для внутрішніх потреб, слід мати на увазі, що і тут існують різні групи користувачів, які за допомогою управлінського обліку вирішують різні завдання. Тому вимоги до інформативності і оперативності подання даних у керівника підрозділу і генерального директора будуть різними.
Визначення складу користувачів інформації дозволить сформувати набір вимог кожної групи до складу, оперативності і способу представлення інформації в управлінському обліку, а також цілі створення та функціонування системи управлінського обліку.
Далі варто переходити до формування управлінської облікової політики, яка опише прийняту на підприємстві сукупність способів ведення управлінського обліку - первинного спостереження, вартісного виміру, поточної угруповання і підсумкового узагальнення фактів господарської діяльності. Здавалося б, зовні управлінська облікова політика нічим не відрізняється від бухгалтерської облікової політики, однак між цими системами обліку існують відмінності. Основні відмінні риси накладає сама мета, заради досягнення якої і створюється альтернативний спосіб обліку. Бухгалтерська облікова політика жорстко прив'язана до юридичної особи і єдина для всіх операцій даного підприємства. На відміну від неї управлінська облікова політика припускає можливість застосовувати різні варіанти оцінки господарських подій залежно від часу, підрозділи, напрями бізнесу і навіть економічного сенсу окремої господарської операції.
Наприклад, бухгалтерський облік вимагає визначати момент отримання доходів з моменту відвантаження готової продукції або датою підписання акта виконання робіт, а в управлінському обліку компанія може враховувати у себе доходи після надходження оплати від покупця. Ще більші відмінності можуть виникнути при нарахуванні амортизації. В управлінському обліку можуть встановлюватися скорочені строки корисного використання основних засобів, а також застосовуватися різні способи нарахування амортизації для кожного окремого виду або об'єкта обліку (основного засобу).
Значні відмінності в облікових політиках можуть викликати бажання спростити завдання, організувавши управлінський облік як паралельний і не взаємодіє з системою бухгалтерського обліку. Однак це лише видимий і не найефективніший спосіб спрощення, так як бухгалтерський, управлінський, та й будь-які інші обліки в компанії мають загальний базис - всі вони відображають одні і ті ж факти фінансово - господарської діяльності. Прийняття рішення про паралельному веденні двох систем обліку не тільки збільшить вартість проекту на етапі функціонування (створення та утримання ще однієї облікової служби), а й викличе організаційні проблеми (боротьбу двох підрозділів за черговість надходження документів і інформації), а також може призвести до кардинальних відмінностей у звітах про результати фінансово - господарської діяльності компанії.
Щоб уникнути подібних проблем, необхідно після розробки управлінської облікової політики ретельно проаналізувати господарську систему організації, принципи відображення операцій у бухгалтерському обліку і знайти точки єдності (інтеграції) двох систем обліку.
Наступним кроком стане розробка регламенту трансформації даних бухгалтерського обліку в управлінський контур, а даних управлінського контуру - в бухгалтерський облік.
Процедура трансформації зв'яже рахунки управлінського та бухгалтерського планів рахунків (у випадку застосування в управлінському обліку способу «подвійного запису») або бухгалтерський план рахунків з показниками управлінського рахунку (у разі застосування в управлінському контурі «касового» методу обліку). Слід зазначити, що в процедурі трансформації обов'язково повинні бути враховані відмінності, закріплені в облікових політиках обох систем обліку, що досягається використанням різних аналітик. На цьому етапі корисно створити спеціальне положення про порядок трансформації (далі Положення), яке наочно зафіксує моменти розбіжності між двома системами обліку.
При розробці Положення необхідно приділити особливу увагу виявленню відсутньої в бухгалтерському контурі обліку інформації. Це дозволить розробникам проекту прийняти рішення про способи збору і фіксації недостатньої інформації. Крім того, можуть з'явитися і нові способи отримання інформації для відображення її в бухгалтерському контурі. На цій же стадії необхідно прийняти попереднє рішення про порядок внесення інформації в інформаційне середовище (бухгалтерський контур - трансформація в управлінський) або, навпаки, - внесення в управлінський контур, а потім трансформації в бухгалтерський. Остаточно відповісти на це питання можна буде після вибору програмного засобу для автоматизації управлінського обліку.
Далі можна приступати до другого етапу розв'язання задачі інтеграції - вибору програмно - технічних засобів для автоматизації управлінського обліку. На цьому етапі доведеться прийняти принципове рішення про вибір способу здійснення автоматизації:
написання власної програми;
придбання стандартної галузевої програми («коробковий» продукт), в якості прикладів таких програмних продуктів можна назвати різні галузеві рішення, створені на платформі 1С: «Торгівля і склад», «Оренда», «Громадське харчування»;
придбання стандартної програми з можливістю її гнучкою індивідуальної настройки.
Перший спосіб дозволить максимально повно реалізувати ті завдання, для вирішення яких створюється система управлінського обліку. Він допоможе врахувати всі нюанси конкретного бізнесу. Проте цей спосіб, швидше за все, виявиться найбільш витратним на етапах створення і функціонування та найтривалішим за часом реалізації. При цьому керівництво компанії потрапляє в залежність від конкретного розробника, а компанія буде змушена навчати самостійно кожного знов прийнятого працівника.
Другий спосіб дозволить здійснити процес автоматизації швидко і недорого. При цьому на ринку праці завжди можна знайти фахівців, які знають даний програмний продукт. Недоліком цього підходу є те, що керівництво компанії, ймовірно, буде змушене скоротити список методологічних вимог до управлінського обліку. У випадку якщо компанія вирішить змінити напрямок діяльності, доведеться купувати новий програмний продукт.
Третій спосіб, як і всяка «золота середина», знаходиться між першими двома рішеннями за вартістю і строками впровадження. Але він поєднує в собі гнучкість першого варіанту і простоту впровадження другого, що часто стає основним фактором при виборі способу автоматизації. Ще більшу привабливість він отримує у випадку, якщо програмний продукт має можливість «візуальних» настройок (у цьому випадку не буде потрібно допомога програмістів при настройці і функціонуванні програми, кожен користувач після невеликого навчання зможе самостійно формувати для себе будь-які звіти, довідники та показники) і сумісний з тієї ж програмною платформою, яку компанія використовує для ведення бухгалтерського обліку. Це спрощує і прискорює інтеграцію двох систем.
Незалежно від обраного способу автоматизації етап технічного аспекту рішення задачі інтеграції бухгалтерського та управлінського обліку передбачає виконання наступних дій:
визначення відповідності обраного програмного продукту тим методологічним вимогам, які були збудовані для управлінського обліку в цілому і для системи інтеграції зокрема;
визначення можливих термінів проведення автоматизації і налаштування трансформації бухгалтерських та управлінських даних;
визначення бюджету автоматизації, який буде включати вартість створення або придбання програмного продукту, модернізації технічного парку (комп'ютери, сервери), навчання співробітників роботі з новим програмним продуктом, консалтингового супроводу під час налаштування та функціонуванні програмного продукту, технічної підтримки функціонування програмного продукту, усунення можливих збоїв у процесі функціонування програми;
підведення підсумків проведення автоматизації з використанням даного програмного продукту (вартість і часові витрати на збір, обробку та аналіз інформації в управлінському та бухгалтерському контурі; ступінь взаємодії і взаємопроникнення двох систем обліку).
Ідеальним буде варіант, коли інформація, що вводиться в одному з контурів, миттєво відображається в іншому, причому в потрібній інтерпретації.
Маючи інформацію по кожному з розглянутих варіантів, можна розставити пріоритети в критеріях і вибрати найбільш прийнятний варіант. При цьому, по - перше, керівництво компанії буде мати чітке уявлення про те, наскільки обраний програмний продукт відповідає розробленої методології обліку, і при необхідності зможе внести в неї зміни. По - друге, розроблена методологія та можливості обраної програми дадуть необхідний матеріал для реалізації третього етапу.
Третій етап - здійснення організаційно - функціональної системи інтеграції. Управлінський облік є частиною системи управління на підприємстві, а в момент свого створення - новим елементом цієї системи. Його поява не може не викликати змін в інших елементах системи. Він зумовить появу нових процесів збору, систематизації і аналізу фінансової інформації або призведе до змін в існуючих. Для здійснення цих процесів потрібен залучення нових спеціалістів або зміна посадових функцій фахівців, що працюють в компанії. Таким чином, в ході проведення третього етапу необхідно буде спланувати інноваційні зміни у функціональній і організаційній структурі компанії. Якщо було прийнято принципове рішення про те, що бухгалтерський та управлінський контур використовують єдину базу оперативної інформації, то з метою скорочення трудовитрат первинну інформацію (документ) до неї можуть вносити співробітники операційних підрозділів (відділ продажів, виробництво, склади і т. Д.). Інформація буде потрапляти в облікову систему в місці і в момент здійснення господарської операції, а потім за допомогою спеціальних налаштувань транслюватиметься в бухгалтерську і управлінську підсистеми обліку.
Іншим варіантом зміни організаційної структури в рамках вирішення завдань інтеграції є коригування організаційної структури бухгалтерської служби, т. е. виділення в ній групи оперативного обліку та переведення її працівників в операційні підрозділи компанії. Даний варіант найбільш прийнятний у тих випадках, коли інформація спочатку потрапляє в бухгалтерський контур, а потім транслюється в управлінський.
Досвід вирішення подібних завдань показує, що найчастіше використовується варіант організації зустрічних потоків. З управлінського контуру в бухгалтерський передаються дані про відвантаження, обсяги виконаних робіт, залишки на складах, прямих виробничих витратах. З бухгалтерського контуру в управлінський - про рух грошових коштів, накладні витрати, нарахованої і виплаченої заробітної плати, нарахованих та сплачених податках, дивіденди та інші виплати з прибутку компанії.
На цьому завдання створення взаімоінтегрірованной системи бухгалтерського та управлінського обліку можна вважати вирішеною. Однак необхідно пам'ятати, що успіх будь-якого інноваційного проекту (а створення системи управлінського обліку, безсумнівно, відноситься до таких) досягається при дотриманні наступних умов:
наявність у керівництва чіткого розуміння цілей проекту та шляхів їх досягнення;
наявність злагодженої команди розробників проекту, що включає в себе представників всіх структурних одиниць компанії, яких торкається проект (бухгалтерії в першу чергу);
навчання всіх співробітників новим методам роботи;
матеріальне і моральне стимулювання розробників проекту при його ефективному старті, а також всіх співробітників за якісне виконання нових функціональних обов'язків (до того моменту, поки вони не стануть буденними).
АЛГОРИТМ РОЗВ'ЯЗУВАННЯ ЗАДАЧІ ІНТЕГРАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКОГО ТА БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ