Міністерство освіти і науки Російської Федерації
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ
Державна освітня установа
вищої професійної освіти
РЕФЕРАТ
з дисципліни: Дослідження систем управління
на тему: «Форми організації дослідження
систем управління »
Зміст
Введення
1. Форми організації дослідження систем управління
1.1. Основні умови проведення та учасники дослідження СУ
1.2. Основні форми організації СУ та їх характеристика
2. Консультування як форма організації процесу дослідження систем управління
2.1 Основні поняття і методологічні положення
2.2. Стадії виконання управлінського консультування
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Актуальність даної теми полягає в тому, що проведення дослідження СУ вимагає відповідної організації. Термін «організація» має різне тлумачення в залежності від того, який сенс закладається в це поняття. Наприклад, організацію можна розглядати як науку, процес, властивість, функцію, систему, структуру і т.п. Відповідно поняття «організація дослідження» також тлумачать по-різному. Так, Е.М. Коротков представляє його наступним чином:
1) «порядок проведення дослідження, заснований на розподілі функцій та відповідальності, закріплених в регламентах, нормативи та інструкціях»;
2) «впорядкування дослідницької діяльності за сукупністю дій та їх розподілу по виконавцях, чинникам часу і простору, умов і обмежень (функції, обов'язки, відповідальність, нормативи та ін)»;
3) «система регламентів, нормативів, інструкцій, що визначають порядок його проведення, тобто розподілу функцій, обов'язків, відповідальності і повноважень щодо виконання дослідних робіт ».
Стосовно до певних видів, процесам в утилітарному сенсі організацію слід розуміти як доцільну людську діяльність з підготовки, влаштуванню та налагодженню чого-небудь. Такий підхід є більш продуктивним по відношенню до будь-яких видів діяльності, пов'язаних з організацією різноманітних видів робіт (наприклад, з розробки та постановці продукції на виробництво, програми керування і т.п.), в тому числі до організації досліджень СУ.
Відповідно до цього організація дослідження СУ може розглядатися як сукупність форм, методів, інструкцій, методик, регламентів та робіт з упорядкування ведення дослідницької діяльності з вивчення даної системи (елементу, підсистеми) та створенню сприятливих умов для досягнення певної мети (для прикладних досліджень). Серед робіт слід зазначити розподіл між виконавцями дослідних функцій, повноважень, відповідальності та ресурсів (у тому числі тимчасових - за термінами виконання).
1. Форми організації дослідження систем управління
• діючих організацій, де систему потрібно систематично вдосконалювати або перетворювати;
• формування нової організації та відповідної для неї СУ з числа вже діючих, тобто укрупнення чи розукрупнення організації;
• будівництва нової організації, коли необхідно створити абсолютно нову СУ.
Можуть бути й інші умови (наприклад, при реконструкції організації, зміні виробничого профілю і т.п.), але всі вони - окремий випадок попередніх умов.
Можливими учасниками досліджень СУ можуть бути:
• персонал досліджуваної СУ організації, що виконує професійні управлінські функції відповідно до свого Посадовим становищем і штатним розкладом;
• персонал постійного або тимчасового спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ організації;
• консультанти спеціалізованих консультаційних організацій та підрозділів інших структур;
• професійні дослідники вузів, науково-дослідних, аудиторських організацій та інших структур.
Всі учасники можуть проводити дослідження у рамках досліджуваної СУ як кожен окремо, так і комбіновано, тобто в певному поєднанні. Наприклад, дослідження функціонуючої СУ може здійснюватися при поєднанні персоналу:
• підрозділів організації спільно з дослідниками спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ цієї ж організації;
• підрозділів досліджуваної організації спільно з дослідниками постійного або тимчасового спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ цієї ж організації за участю консультантів спеціалізованої консультаційної організації;
• спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ організації та професійних дослідників вузу;
• підрозділів досліджуваної організації спільно з дослідниками спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ цієї ж організації за участю професійних дослідників вузу.
Очевидно, що можливі й інші варіанти поєднання учасників-дослідників.
По відношенню до досліджуваної СУ учасниками проведених дослідницьких робіт можуть бути перша, друга або третя сторони. До першої стороні слід відносити весь персонал або його частину і спеціалізовані дослідницькі підрозділи досліджуваної організації, до другої - дослідників сторонніх дослідних або консультаційних організацій, які проводять дослідження на замовлення першої сторони, до третьої - незалежні дослідницькі або аудиторські організації, що здійснюють дослідження або аудит СУ на замовлення зовнішніх по відношенню до досліджуваної організації структур.
1.2 Основні форми організації СУ та їх характеристика
У будь-якому випадку склад учасників - дослідників СУ визначається формою організації дослідження. При цьому вибір найбільш раціональної форми в кожному конкретному випадку безпосередньо залежить від цілей дослідження і розв'язуваних проблем управління, характеру досліджуваного предмета і об'єкта СУ.
Нижче представлені основні можливі форми організації процесу дослідження.
1. Спеціалізована форма першої сторони передбачає проведення досліджень спеціально створеним (у складі організаційної структури СУ) творчим тимчасовим або постійно функціонуючим дослідницьким підрозділом. До складу таких підрозділів повинні входити найбільш творчі висококваліфіковані працівники. У разі створення тимчасового підрозділи його співробітників на період досліджень слід звільнити від виконання основних функцій. Постійно діючому дослідному підрозділу треба також надавати консультаційні та навчально-освітні функції.
2. Загальна форма першої сторони передбачає участь у дослідженнях СУ всього персоналу в рамках своєї компетенції. Така участь має здійснюватися у відповідності з сучасною концепцією управління систематично, тому що такий підхід більшою мірою забезпечує безперервної процес покращення діяльності на кожному робочому місці і підвищує конкурентоспроможність підприємства в цілому. Дана форма організації досліджень вимагає високої кваліфікації і творчого потенціалу у всіх співробітників, а також обумовлює наявність діючої системи мотивації, координації і контролю в організації.
3. Консультаційна форма другої сторони передбачає на контрактній основі роботу консультантів з сторонніх організацій, тобто досліджувана організація робить замовлення на проведення консультацій з питань дослідження СУ. Для цього їм менеджерами вищої ланки досліджуваної СУ повинні бути надані відповідні інформаційні та організаційні ресурси.
4. Спеціалізована форма другої сторони зумовлює проведення досліджень професійними дослідниками спеціалізованих сторонніх організацій (вузів, НДІ тощо).
5. Комбінована форма першої та другої сторін передбачає спільне проведення досліджень СУ творчим колективом професіоналів-дослідників з сторонніх спеціалізованих організацій (або консультаційних структур) і співробітників досліджуваної СУ. При цьому з першої сторони можуть брати участь як співробітники спеціалізованих дослідницьких підрозділів, так і працівники тільки частини або всіх структур досліджуваної СУ. Як правило, дана форма організації досліджень найбільш результативна і ефективна.
6. Спеціалізована форма третьої сторони передбачає проведення досліджень СУ або аудиту відповідно незалежними дослідницькими або аудиторськими організаціями. Такі дослідження або аудиторські роботи можуть проводитися на замовлення як досліджуваної СУ (наприклад, при сертифікації системи управління охороною навколишнього середовища, системи менеджменту якості, необхідності аудиту на вимогу зборів акціонерів і т.п.), так і зовнішніх по відношенню до досліджуваної організації структур ( наприклад, державними органами при атестації персоналу та виробництва на небезпечних видах виробництва, аудиті фінансового стану організації і т.п.).
Очевидно, що для підвищення результативності багатьох робіт з дослідження СУ участь зовнішніх дослідників, консультантів і аудиторів управління (другий або третій сторін) у більшості випадків доцільно. Крім того, співпраця професійних дослідників і консультантів сторонніх організацій, менеджерів та інших працівників СУ необхідно для того, щоб зовнішні фахівці пов'язували себе відповідальністю за рекомендації, які вони пропонують досліджуваній системі. Така співпраця взаємно корисним. Усі управлінські зміни, як правило, в організації відкидаються, а спільна робота зі сторонніми дослідниками або консультантами дозволяє будь-які зміни реалізувати з меншими труднощами, особливо на рівні емоцій і витрат в області людських відносин у колективі.
Тому дослідникам-консультантам менеджери повинні всіляко створювати умови для роботи в організації, надавати найширшу і докладну інформації. В іншому випадку кінцевий результат може виявитися недостатньо ефективним. Крім цього, якщо не буде тісної співпраці та взаємодії, персонал організації не зможе нічого навчитися у професійних дослідників і консультантів.
Управлінське консультування в якості кваліфікованої допомоги з боку менеджерам організації у вирішенні проблем, виявленні та усуненні недоліків в СУ іноді умовно
відносять до методів дослідження. Однак більш обгрунтовано його слід розглядати як одну з різновидів форм організації дослідження СУ. Результатом управлінського консультування СУ виступає своєрідна форма послуги, що надається консультантами або консультантом організації.
Консультант з управління - професійний висококваліфікований фахівець, що володіє широким кругозором, знаннями та досвідом в галузі функціонування СУ, їх підсистем та елементів, уміє аналізувати управлінську діяльність і використовувати результати аналізу для надання допомоги вирішенні практичних проблем підвищення ефективності роботи конкретної організації. Таким чином, професійний консультант-керівник є фахівцем з надання допомоги менеджерам організації.
Для надання допомоги консультант повинен бути багато в чому дослідником управління. При цьому результати його роботи можуть бути представлені у вигляді: 1) типових висновків і стереотипних рішень з управління, придатних для тиражування та використання у багатьох організаціях (хоча таке тиражування вимагає стосовно певної організації практичної коригування); 2) висновків і рішень стосовно СУ конкретного замовника.
Отримання ефективних результатів консультування неможливо без проведення досить серйозних досліджень.
По відношенню до консультований організації консультанти можуть бути внутрішніми або зовнішніми.
Внутрішній консультант входить до складу консультований організації і надає допомогу менеджерам в рамках даної організації. Він залежить від цієї організації, а тому працює як її типовий співробітник зі всіма витікаючими звідси недоліками.
Зовнішній консультант не входить до складу консультований організації, а тому поради-рекомендації виходять від нього без будь-якої залежності від тих менеджерів і співробітників, яким вони призначені.
До основних принципів діяльності зовнішнього консультанта слід віднести:
• незалежність суджень і допомоги, що надається консультований організації, що забезпечується входженням консультанта в штати іншої організації;
• об'єктивність вироблюваних рекомендацій щодо поліпшення управління;
• відповідність рівня кваліфікації та професійної компетентності розв'язуються проблемам та завданням управління консультований організації;
• використання в консультаційної діяльності новітніх досягнень науки, техніки, економіки і управління;
• дотримання професійних і громадянських етичних норм поведінки під час здійснення консультаційної діяльності;
• сприяння підвищенню рівня кваліфікації та професійної компетентності управлінського персоналу консультований організації;
• комунікативне співробітництво з консультований організацією на основі довіри і партнерства;
• відповідальність консультаційної організації та організації-замовника за охорону інтелектуальної власності та збереження комерційної та іншої інформації, яка не підлягає розголошенню;
• реальна відповідальності за ефективність результатів консультаційної діяльності;
• дотримання норм права при здійсненні консультаційної діяльності.
Робота зовнішніх консультантів виявляється щодо корисною в зв'язку з тим, що консультант-спеціаліст розглядає організацію стороннім неупередженим поглядом. Це дозволяє побачити проблеми і недоліки в управлінні під таким кутом зору, під яким їх неможливо побачити з внутрішніх позицій.
Зовнішні консультанти можуть входити в основному до складу спеціалізованих консультаційних організацій, вузів і науково-дослідних організацій. При цьому одні групи можуть спеціалізуватися на вузьких проблемах управління, а інші - на комплексних. Одна з умов проведення консультаційних робіт зовнішніми консультантами - встановлення відносин з консультованих організаціями на договірній основі.
Можливі види управлінського консультування в цілому можна класифікувати за різними класифікаційними ознаками альтернативного характеру (рис. 1).
При виконанні управлінських консультаційних робіт використовується широкий спектр методів, властивих дослідженням СУ (теоретичні, емпіричні, логіко-інтуїтивні та ін.) Найбільш затребуваними бувають різні методи вивчення документів, структуризації, експертні методи, різного роду спостереження та опитування працівників організації.
Рис. 1. Класифікація видів управлінського консультування за альтернативною ознакою
• підготовчу (проведення переговорів із замовником і визначення принципів роботи, укладання договору, комплектація груп консультантів, планування та організація консультаційної роботи);
• дослідницько-діагностичну (проведення попередньої та поточної діагностики, визначення напрямів надання допомоги);
• заключну (розробка рекомендацій з надання допомоги, планування та реалізація рекомендацій).
Кожна стадія традиційно повинна містити певні етапи, а етапи - роботи. Конкретний склад етапів і робіт залежить від широти охоплення об'єкта і тривалості консультування, специфіки управління в організації та положень договору із замовником.
Необхідно зазначити, що попередня діагностика за взаємною згодою може проводитися перед укладенням договору. Розробка планів по реалізації рекомендацій щодо поліпшення управління в організації та їх виконання також обумовлюються при укладанні договору. У ряді випадків це в роботу консультантів не включається.
Отже, відносини замовника і консультує організації залежно від цілей, особливостей замовника і консультантів, способів і широти охоплення робіт з консультування можуть бути оформлені різними договорами (залежно від обсягів і напрямків консультаційних робіт):
• періодично триваючим договором (консультант 2 - 3 рази на місяць проводить індивідуальні або групові консультації, навчання тощо);
• договором на навчання та (або) підвищення кваліфікації менеджерів (наприклад, за інтегрованими СУ на основі державних і міжнародних стандартів);
• договором на діагностику (проводиться разова чи актуальна діагностика);
• договором на розробку проекту (наприклад, системи менеджменту якості відповідно до державних і міжнародних стандартів);
• договором на розвиток організації (діагностика, розробка стратегії розвитку, індивідуальні та (або) групові консультації, навчання);
• договором на експертизу (експертиза проекту, пропозицій тощо);
• договором на реалізацію програми робіт (за наявності програми робіт до укладення договору).
Незалежно від обраної форми організації процесу дослідження проведення дослідних робіт в СУ можна здійснювати послідовно, паралельно і послідовно-паралельно. Кожен з цих видів робіт, що проводяться має право на застосування. Однак, найбільш широко затребувана і життєздатна послідовно-паралельна організація дослідних роботу яка при проведенні складних досліджень досить ефективно може бути реалізована мережевим методом.
Висновок
Досвід проведення досліджень дозволив визначити такі основні напрями удосконалення і розвитку систем:
• подальше вдосконалення всіх елементів системи; при цьому найважливішим засобом поліпшення їх функціонування є автоматизація процесів управління;
• розширення кола завдань з управління і створення на основі системного управління багатоцільових СУ виробництвом, заснованих на принципах ринкової економіки.
Удосконалення і розвиток системи, безумовно, вимагає відповідної переробки, зміни та покращення проекту СУ. За своїм змістом і формою покращення проекту може бути різним - залежно від причин, його викликали, та обсягів можливих при цьому робіт.
При вдосконаленні проекту доцільно пов'язувати виконувані роботи з роботами по реалізації взаємовідносин і взаємозв'язків з системами інших рівнів.
Поліпшення проекту може бути виражене:
• внесенням змін до НТД та НМД та розробкою і впровадженням нової документації;
• розробкою та виконанням закладених в удосконалений проект планів заходів з підвищення і забезпечення якості продукції, що випускається;
• системним удосконаленням.
У разі внесення, наприклад, змін до чинних на підприємстві документи (СТП, інструкції, положення, керівництва і т.п.) вдосконалення системи може здійснюватися в наступному порядку: складаються плани перегляду документації системи і визначаються необхідні зміни до них; організовується виконання цих планів ; вносяться зміни в діючі документи і коректується РП системи; виконуються заходи щодо впровадження нових положень, що вносяться до документацію системи.
При розробці, наприклад, нових СТП основними операціями вдосконалення системи є: розробка ТЗ на перегляд основного СТП (або Керівництва) та складання плану з розробки нових СТП; розробка нових СТП і перегляд основного СТП; коригування РП системи; впровадження нових СТП, інших НТД та НМД.
Системний розвиток і вдосконалення проекту СУ припускає наступні стадії:
• підготовка до вдосконалення системи;
• вдосконалення проекту системи;
• впровадження вдосконаленого проекту.
Зміст робіт на стадії підготовки до вдосконалення систем практично аналогічно підготовчої стадії при первісній підготовці системи. Однак аналіз стану справ з управління повинен бути спрямований у першу чергу на виявлення резервів для забезпечення ефективного управління, а також на підвищення результатів функціонування всієї системи організації (підприємства).
При виконанні аналітичних робіт особливу увагу слід приділяти ув'язці в рамках СУ всіх проведених на підприємстві заходів - організаційних, технічних, економічних, соціальних, а також рівню автоматизації функцій управління. Дані досліджень повинні стати основою для перегляду, уточнення функцій і завдань управління, визначення тих елементів системи, які потрібно доповнити, переробити чи розробити знову. За результатами аналізу складається, як правило, звіт і розробляється ТЗ на вдосконалення системи, яка повинна включати наступні розділи: підстава для вдосконалення; характеристика діючої системи; мета і завдання вдосконалення системи; уточнення складу та змісту функцій системи при її вдосконалення; терміни формування проекту вдосконаленої системи; основні нормативні та методичні джерела;
перспектива продовження робіт; додаткові вказівки; додатки (переліки підрозділів та осіб, з якими повинні узгоджуватися СТП та інші НТД системи).
Стадія впровадження включає також розробку плану впровадження вдосконаленого проекту та його виконання. План повинен передбачати підготовку та видання наказу про продовження дії переглянутої і скасування не увійшла в проект документації (СТП та іншої НТД), про введення нових документів системи. На цій стадії виконуються всі заходи з впровадження вдосконаленого проекту системи, здійснює контроль за їх реалізацією та дотриманням вимог НТД. Поряд з цим проводиться оцінка результатів функціонування системи, основним критерієм якої в загальному випадку служить досягнення цілей СУ і організації в цілому.
Очевидно, що прикладні дослідження СУ вимагають певних витрат. Однак світова практика показує, що всі ресурсні вкладення в СУ слід розглядати не як витрати, а як інвестиції. Це пов'язано з тим, що діяльність з управління, в тому числі щодо забезпечення якості та конкурентоспроможності продукції, в рамках СУ носить в основному підприємницький та інноваційний характер. Ось чому необхідно більш глибоко обгрунтовувати доцільність подібного роду інвестицій та їх ефективність. Методичним інструментом, яким можна конструктивно скористатися для вирішення даного завдання, є відоме в умовах ринкової економіки, так зване бізнес-планування. На підготовчій стадії проведення досліджень замість ТЕО в ряді випадків слід розробляти бізнес-план дослідження СУ.
Загальне керівництво всіма роботами, пов'язаними з дослідженнями та створенням СУ, доцільно здійснювати менеджерам вищої ланки. Більш того, в наших умовах цими роботами повинен керувати безпосередньо перший керівник (генеральний директор) організації. Безумовно, роль менеджерів вищої ланки у створенні СУ дуже значима. Від них багато в чому залежить, наскільки і в якій відповідності будуть закладені в систему, і виконуватися в реальності процедури, розроблені відповідно до принципів системного управління, міжнародних стандартів, інших НТД і НМД.
У розробці СУ слід передбачити участь переважної більшості підрозділів і служб підприємства. Особлива роль при цьому належить спеціалізованим підрозділам, безпосередньо здійснює в організації роботу щодо вдосконалення СУ. Поряд зі штатними підрозділами до створення цих систем слід залучати консультаційні, науково-дослідні та інші спеціалізовані зовнішні організації, а також окремих професійних працівників з системного аналізу та організованого проектування СУ.
В даний час в Росії налічується більше 300 вітчизняних менеджмент-консалтингових і близько 1300 бухгалтерсько-аудиторських організацій. Поряд з ними діє ряд малих іноземних консалтингових фірм і шістка транснаціональних консалтингових організацій («Артур Андерсен», «Ернст енд Янг» та ін.) Попит на послуги консалтингових фірм зараз у Росії досить великий і оцінюється в 60 млн. дол США в рік.
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ
Державна освітня установа
вищої професійної освіти
РЕФЕРАТ
з дисципліни: Дослідження систем управління
на тему: «Форми організації дослідження
систем управління »
Зміст
Введення
1. Форми організації дослідження систем управління
1.1. Основні умови проведення та учасники дослідження СУ
1.2. Основні форми організації СУ та їх характеристика
2. Консультування як форма організації процесу дослідження систем управління
2.1 Основні поняття і методологічні положення
2.2. Стадії виконання управлінського консультування
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Актуальність даної теми полягає в тому, що проведення дослідження СУ вимагає відповідної організації. Термін «організація» має різне тлумачення в залежності від того, який сенс закладається в це поняття. Наприклад, організацію можна розглядати як науку, процес, властивість, функцію, систему, структуру і т.п. Відповідно поняття «організація дослідження» також тлумачать по-різному. Так, Е.М. Коротков представляє його наступним чином:
1) «порядок проведення дослідження, заснований на розподілі функцій та відповідальності, закріплених в регламентах, нормативи та інструкціях»;
2) «впорядкування дослідницької діяльності за сукупністю дій та їх розподілу по виконавцях, чинникам часу і простору, умов і обмежень (функції, обов'язки, відповідальність, нормативи та ін)»;
3) «система регламентів, нормативів, інструкцій, що визначають порядок його проведення, тобто розподілу функцій, обов'язків, відповідальності і повноважень щодо виконання дослідних робіт ».
Стосовно до певних видів, процесам в утилітарному сенсі організацію слід розуміти як доцільну людську діяльність з підготовки, влаштуванню та налагодженню чого-небудь. Такий підхід є більш продуктивним по відношенню до будь-яких видів діяльності, пов'язаних з організацією різноманітних видів робіт (наприклад, з розробки та постановці продукції на виробництво, програми керування і т.п.), в тому числі до організації досліджень СУ.
Відповідно до цього організація дослідження СУ може розглядатися як сукупність форм, методів, інструкцій, методик, регламентів та робіт з упорядкування ведення дослідницької діяльності з вивчення даної системи (елементу, підсистеми) та створенню сприятливих умов для досягнення певної мети (для прикладних досліджень). Серед робіт слід зазначити розподіл між виконавцями дослідних функцій, повноважень, відповідальності та ресурсів (у тому числі тимчасових - за термінами виконання).
1. Форми організації дослідження систем управління
1.1 Основні умови проведення та учасники дослідження СУ
У загальному випадку всі дослідницькі роботи СУ, для яких дослідження носять прикладний характер (такі дослідження складають переважну більшість всіх дослідних робіт керуючих підсистем організацій), можуть проводитися в основному в умовах:• діючих організацій, де систему потрібно систематично вдосконалювати або перетворювати;
• формування нової організації та відповідної для неї СУ з числа вже діючих, тобто укрупнення чи розукрупнення організації;
• будівництва нової організації, коли необхідно створити абсолютно нову СУ.
Можуть бути й інші умови (наприклад, при реконструкції організації, зміні виробничого профілю і т.п.), але всі вони - окремий випадок попередніх умов.
Можливими учасниками досліджень СУ можуть бути:
• персонал досліджуваної СУ організації, що виконує професійні управлінські функції відповідно до свого Посадовим становищем і штатним розкладом;
• персонал постійного або тимчасового спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ організації;
• консультанти спеціалізованих консультаційних організацій та підрозділів інших структур;
• професійні дослідники вузів, науково-дослідних, аудиторських організацій та інших структур.
Всі учасники можуть проводити дослідження у рамках досліджуваної СУ як кожен окремо, так і комбіновано, тобто в певному поєднанні. Наприклад, дослідження функціонуючої СУ може здійснюватися при поєднанні персоналу:
• підрозділів організації спільно з дослідниками спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ цієї ж організації;
• підрозділів досліджуваної організації спільно з дослідниками постійного або тимчасового спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ цієї ж організації за участю консультантів спеціалізованої консультаційної організації;
• спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ організації та професійних дослідників вузу;
• підрозділів досліджуваної організації спільно з дослідниками спеціалізованого дослідницького підрозділу СУ цієї ж організації за участю професійних дослідників вузу.
Очевидно, що можливі й інші варіанти поєднання учасників-дослідників.
По відношенню до досліджуваної СУ учасниками проведених дослідницьких робіт можуть бути перша, друга або третя сторони. До першої стороні слід відносити весь персонал або його частину і спеціалізовані дослідницькі підрозділи досліджуваної організації, до другої - дослідників сторонніх дослідних або консультаційних організацій, які проводять дослідження на замовлення першої сторони, до третьої - незалежні дослідницькі або аудиторські організації, що здійснюють дослідження або аудит СУ на замовлення зовнішніх по відношенню до досліджуваної організації структур.
1.2 Основні форми організації СУ та їх характеристика
У будь-якому випадку склад учасників - дослідників СУ визначається формою організації дослідження. При цьому вибір найбільш раціональної форми в кожному конкретному випадку безпосередньо залежить від цілей дослідження і розв'язуваних проблем управління, характеру досліджуваного предмета і об'єкта СУ.
Нижче представлені основні можливі форми організації процесу дослідження.
1. Спеціалізована форма першої сторони передбачає проведення досліджень спеціально створеним (у складі організаційної структури СУ) творчим тимчасовим або постійно функціонуючим дослідницьким підрозділом. До складу таких підрозділів повинні входити найбільш творчі висококваліфіковані працівники. У разі створення тимчасового підрозділи його співробітників на період досліджень слід звільнити від виконання основних функцій. Постійно діючому дослідному підрозділу треба також надавати консультаційні та навчально-освітні функції.
2. Загальна форма першої сторони передбачає участь у дослідженнях СУ всього персоналу в рамках своєї компетенції. Така участь має здійснюватися у відповідності з сучасною концепцією управління систематично, тому що такий підхід більшою мірою забезпечує безперервної процес покращення діяльності на кожному робочому місці і підвищує конкурентоспроможність підприємства в цілому. Дана форма організації досліджень вимагає високої кваліфікації і творчого потенціалу у всіх співробітників, а також обумовлює наявність діючої системи мотивації, координації і контролю в організації.
3. Консультаційна форма другої сторони передбачає на контрактній основі роботу консультантів з сторонніх організацій, тобто досліджувана організація робить замовлення на проведення консультацій з питань дослідження СУ. Для цього їм менеджерами вищої ланки досліджуваної СУ повинні бути надані відповідні інформаційні та організаційні ресурси.
4. Спеціалізована форма другої сторони зумовлює проведення досліджень професійними дослідниками спеціалізованих сторонніх організацій (вузів, НДІ тощо).
5. Комбінована форма першої та другої сторін передбачає спільне проведення досліджень СУ творчим колективом професіоналів-дослідників з сторонніх спеціалізованих організацій (або консультаційних структур) і співробітників досліджуваної СУ. При цьому з першої сторони можуть брати участь як співробітники спеціалізованих дослідницьких підрозділів, так і працівники тільки частини або всіх структур досліджуваної СУ. Як правило, дана форма організації досліджень найбільш результативна і ефективна.
6. Спеціалізована форма третьої сторони передбачає проведення досліджень СУ або аудиту відповідно незалежними дослідницькими або аудиторськими організаціями. Такі дослідження або аудиторські роботи можуть проводитися на замовлення як досліджуваної СУ (наприклад, при сертифікації системи управління охороною навколишнього середовища, системи менеджменту якості, необхідності аудиту на вимогу зборів акціонерів і т.п.), так і зовнішніх по відношенню до досліджуваної організації структур ( наприклад, державними органами при атестації персоналу та виробництва на небезпечних видах виробництва, аудиті фінансового стану організації і т.п.).
Очевидно, що для підвищення результативності багатьох робіт з дослідження СУ участь зовнішніх дослідників, консультантів і аудиторів управління (другий або третій сторін) у більшості випадків доцільно. Крім того, співпраця професійних дослідників і консультантів сторонніх організацій, менеджерів та інших працівників СУ необхідно для того, щоб зовнішні фахівці пов'язували себе відповідальністю за рекомендації, які вони пропонують досліджуваній системі. Така співпраця взаємно корисним. Усі управлінські зміни, як правило, в організації відкидаються, а спільна робота зі сторонніми дослідниками або консультантами дозволяє будь-які зміни реалізувати з меншими труднощами, особливо на рівні емоцій і витрат в області людських відносин у колективі.
Тому дослідникам-консультантам менеджери повинні всіляко створювати умови для роботи в організації, надавати найширшу і докладну інформації. В іншому випадку кінцевий результат може виявитися недостатньо ефективним. Крім цього, якщо не буде тісної співпраці та взаємодії, персонал організації не зможе нічого навчитися у професійних дослідників і консультантів.
2. Консультування як форма організації процесу дослідження систем управління
2.1 Основні поняття і методологічні положення
З ускладненням СУ менеджери організацій все частіше вдаються до допомоги професійних консультантів управління. Підтвердженням тому служить діяльність численних незалежних консультаційних організацій з управління в країнах з ринковим типом економіки, що є одним з ознак цивілізованих соціальних відносин.Управлінське консультування в якості кваліфікованої допомоги з боку менеджерам організації у вирішенні проблем, виявленні та усуненні недоліків в СУ іноді умовно
відносять до методів дослідження. Однак більш обгрунтовано його слід розглядати як одну з різновидів форм організації дослідження СУ. Результатом управлінського консультування СУ виступає своєрідна форма послуги, що надається консультантами або консультантом організації.
Консультант з управління - професійний висококваліфікований фахівець, що володіє широким кругозором, знаннями та досвідом в галузі функціонування СУ, їх підсистем та елементів, уміє аналізувати управлінську діяльність і використовувати результати аналізу для надання допомоги вирішенні практичних проблем підвищення ефективності роботи конкретної організації. Таким чином, професійний консультант-керівник є фахівцем з надання допомоги менеджерам організації.
Для надання допомоги консультант повинен бути багато в чому дослідником управління. При цьому результати його роботи можуть бути представлені у вигляді: 1) типових висновків і стереотипних рішень з управління, придатних для тиражування та використання у багатьох організаціях (хоча таке тиражування вимагає стосовно певної організації практичної коригування); 2) висновків і рішень стосовно СУ конкретного замовника.
Отримання ефективних результатів консультування неможливо без проведення досить серйозних досліджень.
По відношенню до консультований організації консультанти можуть бути внутрішніми або зовнішніми.
Внутрішній консультант входить до складу консультований організації і надає допомогу менеджерам в рамках даної організації. Він залежить від цієї організації, а тому працює як її типовий співробітник зі всіма витікаючими звідси недоліками.
Зовнішній консультант не входить до складу консультований організації, а тому поради-рекомендації виходять від нього без будь-якої залежності від тих менеджерів і співробітників, яким вони призначені.
До основних принципів діяльності зовнішнього консультанта слід віднести:
• незалежність суджень і допомоги, що надається консультований організації, що забезпечується входженням консультанта в штати іншої організації;
• об'єктивність вироблюваних рекомендацій щодо поліпшення управління;
• відповідність рівня кваліфікації та професійної компетентності розв'язуються проблемам та завданням управління консультований організації;
• використання в консультаційної діяльності новітніх досягнень науки, техніки, економіки і управління;
• дотримання професійних і громадянських етичних норм поведінки під час здійснення консультаційної діяльності;
• сприяння підвищенню рівня кваліфікації та професійної компетентності управлінського персоналу консультований організації;
• комунікативне співробітництво з консультований організацією на основі довіри і партнерства;
• відповідальність консультаційної організації та організації-замовника за охорону інтелектуальної власності та збереження комерційної та іншої інформації, яка не підлягає розголошенню;
• реальна відповідальності за ефективність результатів консультаційної діяльності;
• дотримання норм права при здійсненні консультаційної діяльності.
Робота зовнішніх консультантів виявляється щодо корисною в зв'язку з тим, що консультант-спеціаліст розглядає організацію стороннім неупередженим поглядом. Це дозволяє побачити проблеми і недоліки в управлінні під таким кутом зору, під яким їх неможливо побачити з внутрішніх позицій.
Зовнішні консультанти можуть входити в основному до складу спеціалізованих консультаційних організацій, вузів і науково-дослідних організацій. При цьому одні групи можуть спеціалізуватися на вузьких проблемах управління, а інші - на комплексних. Одна з умов проведення консультаційних робіт зовнішніми консультантами - встановлення відносин з консультованих організаціями на договірній основі.
Можливі види управлінського консультування в цілому можна класифікувати за різними класифікаційними ознаками альтернативного характеру (рис. 1).
При виконанні управлінських консультаційних робіт використовується широкий спектр методів, властивих дослідженням СУ (теоретичні, емпіричні, логіко-інтуїтивні та ін.) Найбільш затребуваними бувають різні методи вивчення документів, структуризації, експертні методи, різного роду спостереження та опитування працівників організації.
Рис. 1. Класифікація видів управлінського консультування за альтернативною ознакою
2.2 Стадії виконання управлінського консультування
Весь процес управлінського консультування за досить складних проблем доцільно підрозділити на ряд стадії:• підготовчу (проведення переговорів із замовником і визначення принципів роботи, укладання договору, комплектація груп консультантів, планування та організація консультаційної роботи);
• дослідницько-діагностичну (проведення попередньої та поточної діагностики, визначення напрямів надання допомоги);
• заключну (розробка рекомендацій з надання допомоги, планування та реалізація рекомендацій).
Кожна стадія традиційно повинна містити певні етапи, а етапи - роботи. Конкретний склад етапів і робіт залежить від широти охоплення об'єкта і тривалості консультування, специфіки управління в організації та положень договору із замовником.
Необхідно зазначити, що попередня діагностика за взаємною згодою може проводитися перед укладенням договору. Розробка планів по реалізації рекомендацій щодо поліпшення управління в організації та їх виконання також обумовлюються при укладанні договору. У ряді випадків це в роботу консультантів не включається.
Отже, відносини замовника і консультує організації залежно від цілей, особливостей замовника і консультантів, способів і широти охоплення робіт з консультування можуть бути оформлені різними договорами (залежно від обсягів і напрямків консультаційних робіт):
• періодично триваючим договором (консультант 2 - 3 рази на місяць проводить індивідуальні або групові консультації, навчання тощо);
• договором на навчання та (або) підвищення кваліфікації менеджерів (наприклад, за інтегрованими СУ на основі державних і міжнародних стандартів);
• договором на діагностику (проводиться разова чи актуальна діагностика);
• договором на розробку проекту (наприклад, системи менеджменту якості відповідно до державних і міжнародних стандартів);
• договором на розвиток організації (діагностика, розробка стратегії розвитку, індивідуальні та (або) групові консультації, навчання);
• договором на експертизу (експертиза проекту, пропозицій тощо);
• договором на реалізацію програми робіт (за наявності програми робіт до укладення договору).
Незалежно від обраної форми організації процесу дослідження проведення дослідних робіт в СУ можна здійснювати послідовно, паралельно і послідовно-паралельно. Кожен з цих видів робіт, що проводяться має право на застосування. Однак, найбільш широко затребувана і життєздатна послідовно-паралельна організація дослідних роботу яка при проведенні складних досліджень досить ефективно може бути реалізована мережевим методом.
Висновок
Досвід проведення досліджень дозволив визначити такі основні напрями удосконалення і розвитку систем:
• подальше вдосконалення всіх елементів системи; при цьому найважливішим засобом поліпшення їх функціонування є автоматизація процесів управління;
• розширення кола завдань з управління і створення на основі системного управління багатоцільових СУ виробництвом, заснованих на принципах ринкової економіки.
Удосконалення і розвиток системи, безумовно, вимагає відповідної переробки, зміни та покращення проекту СУ. За своїм змістом і формою покращення проекту може бути різним - залежно від причин, його викликали, та обсягів можливих при цьому робіт.
При вдосконаленні проекту доцільно пов'язувати виконувані роботи з роботами по реалізації взаємовідносин і взаємозв'язків з системами інших рівнів.
Поліпшення проекту може бути виражене:
• внесенням змін до НТД та НМД та розробкою і впровадженням нової документації;
• розробкою та виконанням закладених в удосконалений проект планів заходів з підвищення і забезпечення якості продукції, що випускається;
• системним удосконаленням.
У разі внесення, наприклад, змін до чинних на підприємстві документи (СТП, інструкції, положення, керівництва і т.п.) вдосконалення системи може здійснюватися в наступному порядку: складаються плани перегляду документації системи і визначаються необхідні зміни до них; організовується виконання цих планів ; вносяться зміни в діючі документи і коректується РП системи; виконуються заходи щодо впровадження нових положень, що вносяться до документацію системи.
При розробці, наприклад, нових СТП основними операціями вдосконалення системи є: розробка ТЗ на перегляд основного СТП (або Керівництва) та складання плану з розробки нових СТП; розробка нових СТП і перегляд основного СТП; коригування РП системи; впровадження нових СТП, інших НТД та НМД.
Системний розвиток і вдосконалення проекту СУ припускає наступні стадії:
• підготовка до вдосконалення системи;
• вдосконалення проекту системи;
• впровадження вдосконаленого проекту.
Зміст робіт на стадії підготовки до вдосконалення систем практично аналогічно підготовчої стадії при первісній підготовці системи. Однак аналіз стану справ з управління повинен бути спрямований у першу чергу на виявлення резервів для забезпечення ефективного управління, а також на підвищення результатів функціонування всієї системи організації (підприємства).
При виконанні аналітичних робіт особливу увагу слід приділяти ув'язці в рамках СУ всіх проведених на підприємстві заходів - організаційних, технічних, економічних, соціальних, а також рівню автоматизації функцій управління. Дані досліджень повинні стати основою для перегляду, уточнення функцій і завдань управління, визначення тих елементів системи, які потрібно доповнити, переробити чи розробити знову. За результатами аналізу складається, як правило, звіт і розробляється ТЗ на вдосконалення системи, яка повинна включати наступні розділи: підстава для вдосконалення; характеристика діючої системи; мета і завдання вдосконалення системи; уточнення складу та змісту функцій системи при її вдосконалення; терміни формування проекту вдосконаленої системи; основні нормативні та методичні джерела;
перспектива продовження робіт; додаткові вказівки; додатки (переліки підрозділів та осіб, з якими повинні узгоджуватися СТП та інші НТД системи).
Стадія впровадження включає також розробку плану впровадження вдосконаленого проекту та його виконання. План повинен передбачати підготовку та видання наказу про продовження дії переглянутої і скасування не увійшла в проект документації (СТП та іншої НТД), про введення нових документів системи. На цій стадії виконуються всі заходи з впровадження вдосконаленого проекту системи, здійснює контроль за їх реалізацією та дотриманням вимог НТД. Поряд з цим проводиться оцінка результатів функціонування системи, основним критерієм якої в загальному випадку служить досягнення цілей СУ і організації в цілому.
Очевидно, що прикладні дослідження СУ вимагають певних витрат. Однак світова практика показує, що всі ресурсні вкладення в СУ слід розглядати не як витрати, а як інвестиції. Це пов'язано з тим, що діяльність з управління, в тому числі щодо забезпечення якості та конкурентоспроможності продукції, в рамках СУ носить в основному підприємницький та інноваційний характер. Ось чому необхідно більш глибоко обгрунтовувати доцільність подібного роду інвестицій та їх ефективність. Методичним інструментом, яким можна конструктивно скористатися для вирішення даного завдання, є відоме в умовах ринкової економіки, так зване бізнес-планування. На підготовчій стадії проведення досліджень замість ТЕО в ряді випадків слід розробляти бізнес-план дослідження СУ.
Загальне керівництво всіма роботами, пов'язаними з дослідженнями та створенням СУ, доцільно здійснювати менеджерам вищої ланки. Більш того, в наших умовах цими роботами повинен керувати безпосередньо перший керівник (генеральний директор) організації. Безумовно, роль менеджерів вищої ланки у створенні СУ дуже значима. Від них багато в чому залежить, наскільки і в якій відповідності будуть закладені в систему, і виконуватися в реальності процедури, розроблені відповідно до принципів системного управління, міжнародних стандартів, інших НТД і НМД.
У розробці СУ слід передбачити участь переважної більшості підрозділів і служб підприємства. Особлива роль при цьому належить спеціалізованим підрозділам, безпосередньо здійснює в організації роботу щодо вдосконалення СУ. Поряд зі штатними підрозділами до створення цих систем слід залучати консультаційні, науково-дослідні та інші спеціалізовані зовнішні організації, а також окремих професійних працівників з системного аналізу та організованого проектування СУ.
В даний час в Росії налічується більше 300 вітчизняних менеджмент-консалтингових і близько 1300 бухгалтерсько-аудиторських організацій. Поряд з ними діє ряд малих іноземних консалтингових фірм і шістка транснаціональних консалтингових організацій («Артур Андерсен», «Ернст енд Янг» та ін.) Попит на послуги консалтингових фірм зараз у Росії досить великий і оцінюється в 60 млн. дол США в рік.