Система бюджетування і внутрішньогосподарської звітності.

ПЛАН

Теоретична частина ................................................ ............................................ 3
Система бюджетування і внутрішньогосподарської звітності ..................... 3
а) Автоматизація системи бюджетування і внутрішньогосподарської звітності 3
б) Поняття спеціалізованих систем бюджетування ........................ 6
в) Системи бюджетування змішаного типу .......................................... 8
г) Роль автоматизованих систем бюджетування та внутрішньогосподарської звітності в схемі управління підприємством ..................................... .... 12
Практична частина ................................................ ........................................... 15
Список використаної літератури ............................................... ................ 19

Теоретична частина

Система бюджетування і внутрішньогосподарської звітності

а) Автоматизація системи бюджетування і внутрішньогосподарської звітності

Сьогодні на російському ринку представлено більше двох десятків систем автоматизації бюджетування і внутрішньогосподарської звітності як іноземного, так і вітчизняного виробництва. Вони різноманітні за своєю побудовою, застосовуваним інформаційним технологіям, глибині опрацювання функцій і орієнтації на кількість користувачів. Проте до цих пір не існує стрункої системи класифікації програм для бюджетування, визначальною концепції їх побудови і дозволяє користувачеві виділити з усього розмаїття дві-три системи для більш детального вивчення їх можливостей. Очевидно, що за відсутності стрункої системи класифікації користувачі стикаються зі значними труднощами при виборі відповідного для них інструментального засобу.
Зазвичай усвідомлення необхідності автоматизації процесу бюджетування і внутрішньогосподарської звітності зароджується саме у фінансових службах. Але процес планування і виконання бюджету охоплює всю організацію, адже плани одного підрозділи тісно пов'язані з планами іншого. Так, бюджет продажів повинен бути тісно пов'язаний з бюджетом закупівель і з бюджетом витрат на рекламу, бюджет податків залежить від загального бюджету доходів і витрат і т. д. У невеликих організаціях процес бюджетування може бути централізований. Для даного випадку підійдуть "коробкові" програми з простою адаптацією під вимоги єдиного користувача, але функціонально вони підтримують лише базові елементи бюджетування. Для великих підприємств, в яких процес бюджетування розподілений по підрозділах, потрібні набагато більш потужні програми, що підтримують сотні користувачів. Наприклад, електронна таблиця - це ефективний засіб відстеження бюджетних показників на рівні одного фінансового підрозділу, але вона незрівняна за можливостями зі спеціалізованою автоматизованою системою бюджетування.
У роки існування СРСР і наявності централізованої соціалістичної економіки не було економічних стимулів для створення автоматизованих систем оперативного управління фінансами підприємств і проведення наукових досліджень в даній області. Тоді продажі вважали в умовних штуках, а витрати - в нормо-годинах і інших сурогатах. Процес автоматизації промисловості і торгівлі йшов по шляху розробки АСУ великих державних структур, галузевих АСУ, систем підготовки статистичної звітності для вищих і середніх ланок управління в державі (міністерств союзних республік, галузевих об'єднань, обласних і крайових управлінь, а також для великих підприємств), що створюються на базі універсальних, великих ЕОМ. Впровадження локальних обчислювальних систем на окремих підприємствах в більшості випадків було можливо завдяки розвитку виробництва вітчизняних мікро-ЕОМ. Після лібералізації економіки і широкого поширення доступних персональних комп'ютерів розвиток отримали облікові системи, значну частку яких становили додатки баз даних. Пізніше вони отримали серйозний розвиток і стали називатися корпоративними інформаційними системами (КІС), а далі, в залежності від рівня та напрями автоматизації, ще класифікувалися як більш високорозвинені MRP-і ERP-системи (Material Requirements Planning - планування потреби в матеріальних ресурсах, Enterprise Resource Planning - планування ресурсів підприємства). Вони охоплювали всі основні ділянки інформаційного поля комерційних фірм, що стало можливим тільки з застосуванням модульної концепції побудови додатків з єдиною базою даних.
З розвитком ринку і підвищенням конкуренції, в тому числі і з боку західних компаній, російські фірми змушені шукати нові інструменти, які мали б не тільки обліковими функціями, але і широкими можливостями проведення аналізу і підтримуючих процес бюджетного управління. Так як значна частина інформації про господарську діяльність підприємства вже була зосереджена в існуючих ERP-системах, то логічним стала поява окремих бюджетних модулів, які працюють з вже наявною базою облікових (бухгалтерських) даних. Проте впровадження та підтримка таких великих систем вимагають від користувача не тільки витрат на придбання ліцензій, а й серйозних додаткових фінансових вкладень - як капітальних (модернізація комп'ютерного та комунікаційного обладнання), так і поточних (витрати на інтеграцію модулів, утримання кваліфікованих фахівців ІТ-служби, навчання користувачів та ін.) Крім того, призначені для користувача ліцензії на такі системи досить дорогі, тому що створення самого програмного продукту потребує великих витрат з боку розробників. Тому окупитися ERP-системи можуть тільки на великих підприємствах, здатних з їх допомогою підвищувати ефективність настільки, щоб покривати витрати на придбання та утримання цих систем. Тим більше що терміни впровадження ERP-систем нерідко становлять два-три роки, а то й більше.
Нова економічна ситуація в Росії породжує конкуренцію і зачіпає значну кількість малих і середніх підприємств, на яких застосування EPR-систем було б збитковим. Однак такі підприємства також потребують в програмах, що підтримують сучасні технології управління і бюджетування. У результаті масового впровадження персональних комп'ютерів у господарську діяльність невеликих і середніх підприємств з'явилася можливість використання таких програм, але з урахуванням обмежень по системним вимогам для відносно недорогих персональних ЕОМ. Крім того, таке ПЗ повинно володіти коротким терміном впровадження, простотою в експлуатації, зручним для користувача інтерфейсом і невисокою вартістю. Такі програми, звісно, ​​не підтримують всі можливості ERP-систем, проте виконують базовий набір функцій бюджетування.
У той же час на російському ринку з'явилися і влаштувалися західні спеціалізовані системи бюджетування, які хоч і дорожче, ніж російські, але підтримують більш широкий набір функцій. Вони використовують більш сучасні і дорогі ІТ-технології, ніж російські системи, але, як правило, їх впровадження обходиться користувачеві дешевше, ніж впровадження ERP-системи. Така спеціалізація не тягне за собою для розробників додаткових витрат на підтримку інтеграції, які існують при створенні ERP-систем, і дозволяє творцям системи сконцентрувати ресурси на підвищення функціональності і продуктивності саме бюджетних функцій, що знаходить своє відображення як у меншій вартості програмного рішення для користувача, так і в більш широкому наборі бюджетних функцій.

б) Поняття спеціалізованих систем бюджетування

Основна відмінність спеціалізованих АСБ (привласнимо їм умовний код моделі "С") від ERP-модулів бюджетування (привласнимо їм умовний код моделі "М") криється у відмові від концепції єдиної уніфікованої бази даних для всього підприємства на користь розподіленого зберігання і обробки спеціалізованої інформації. Взаємодія з обліковими та іншими програмами в спеціалізованих системах бюджетування здійснюється через взаємний обмін даними. Таким чином, можна говорити про існування двох базових концепцій автоматизації бюджетного процесу на підприємствах. Перша полягає у застосуванні інтегрованих модулів корпоративних інформаційних ERP-систем. Друга передбачає використання спеціалізованих систем бюджетування.
Обидві концепції мають право на існування хоча б тому, що є сотні прикладів успішних впроваджень і по одній, і з іншої моделі. Однак користувачеві, перед яким стоїть проблема вибору комп'ютерної програми, резонно поставити тут питання про розходження в ефективності застосування програм, побудованих на цих концепціях, на підприємствах різного типу. У числі іншого значну роль тут відіграють завдання, які потрібно вирішити з впровадженням АСБ. В інтегрованих бюджетних ERP-модулях планування йде в основному не від цілей, а від плану продажів. У них закладається, яким чином розподіляти наявні обмежені ресурси, щоб виконати такий план продажів найбільш ефективно, виявляючи резерви, наводячи економію і т. д. На відміну від спеціалізованих систем бюджетування тут використовується детальна номенклатура бюджетних аналітик. При цьому для модулів бюджетування важлива інтеграція з корпоративною обліковою системою, тому що якщо складається бюджет з детальними аналітиками, то і контролювати його виконання необхідно в тому ж детальному розрізі. Тому управлінський облік по бюджетним аналітикам повинен бути організований дуже чітко.
Приклади побудови різних варіантів систем бюджетування наведено в табл. 1.
Таблиця 1
Варіанти побудови систем бюджетування та внутрішньогосподарської звітності
Застосовуючи підхід поділу управління на оперативне і стратегічне до виділених концепціям побудови АСБ, можна визначити, що особливістю ERP-модулів бюджетування є їх орієнтація на управління бюджетами структурних підрозділів, на відміну від спеціалізованих програмних продуктів бюджетування, орієнтованих на управління бізнесами. Найчастіше окремі підприємства холдингу автоматизовані на різних платформах, за допомогою різних програмних систем, а звести воєдино таку розрізнену інформацію можливе лише за допомогою відповідної спеціалізованої АСБ. Тому такі спеціалізовані АСБ повинні вміти консолідувати дані, які розташовані віддалено, в різних регіонах, в різних інформаційних системах та на різних платформах. Для фірми, що працює лише в одному ринковому сегменті, ситуація з існуванням тільки ERP-модуля цілком підходить, так як в даному випадку стратегія розвитку дуже тісно пов'язана з операційною діяльністю.

в) Системи бюджетування змішаного типу

Усунути недоліки і з'єднати переваги двох вищеназваних концепцій дозволяють програмні продукти змішаного типу. Типовим прикладом є Oracle Financial Analyzer (OFA). Ця система займає двояке місце на ринку засобів автоматизації бюджетування. З одного боку, це спеціалізована АСБ, яка може бути використана як окремий програмний продукт. Але з іншого - при інтеграції в рамках єдиної інформаційної системи модуль OFA виконує функцію оперативного контролю і проводить план-фактний аналіз відхилень, який робиться на рівні системи бюджетування. У даному випадку технологія сховища даних дозволяє використовувати переваги як ERP-системи, так і спеціалізованого програмного продукту.
Потреби користувача в обробці даних різного ступеня агрегації висловилися у розвитку ПЗ АСБ з принциповою відмінністю структур збережених і інтерпретованих даних. У класичному бюджетному управлінні, який оперує агрегованими даними, застосовується бюджетна структура, заснована на табличному принципі побудови інформаційних масивів. Такі системи бюджетування за своєю суттю є аналітичними інструментами, призначеними для накопичення і аналізу управлінської інформації, яка представляється у вигляді багатовимірних таблиць. При цьому показники таблиць пов'язані формулами, ніяка фінансова логіка (відмінність дебет / кредит, залишки, обороти по рахунках) не підтримується. Такі системи можна визначити як "АСБ табличного типу" (привласнимо їм умовний код моделі бюджетної інформації "1"). Рішення задач фінансового обліку в таких системах пов'язано з певними труднощами, так як вони не передбачають безпосередньої реєстрації кожної господарської операції. Тому дані про фактичне виконання плану або вводяться вручну в агрегованому вигляді (як сума за певний період за певною бюджетній статті), або необхідні дані витягуються з облікової системи, агрегуються та імпортуються в систему бюджетування автоматизованими способами. Після цього з'являється можливість проведення порівняльного план-фактного аналізу.
У багатьох вітчизняних АСБ, які розроблялися на основі автоматизованих систем бухгалтерського обліку, застосовується бюджетна структура, орієнтована на застосування принципів подвійного запису в фінансових планах рахунків. У переважній більшості випадків це російський план рахунків, хоча вже з'являється досить велике коло користувачів, які використовують спеціально розроблений для цих цілей управлінський план рахунків, в основу якого покладені стандарти МСФЗ. Такі системи можна визначити як "АСБ транзакційного типу" (привласнимо їм умовний код моделі "2"). У таких системах дані відображаються у форматі бюджетів тільки на рівні уявлення. Шар зберігання даних заснований на застосуванні плану рахунків. У системах транзакційного типу найбільш ефективно підтримуються завдання управлінського обліку. Однак для планування діяльності підприємства на досить тривалий період (квартал і більш) транзакційний механізм у ряді випадків непридатний.
Для усунення недоліків, властивих табличним і транзакційних АСБ, були розроблені підходи, що дозволяють в різного рівня їх нівелювати.
"АСБ з імітацією фінансової логіки" (привласнимо їм умовний код моделі "3") є програми з табличним зберіганням масиву даних, але підтримують ряд фінансових інтерпретацій на рівні програмного коду. У такого типу програмах дані зберігаються в таблицях, але інтерпретуються системою по-різному: як оборот за період, як залишки на кінець періоду і т. д. При цьому на рівні програмного коду проводиться агрегація даних по правильної фінансової логіці (обороти належать певного періоду, залишки на кінець попереднього бюджетного періоду переходять на початок наступного). Хоча такі системи і дозволяють правильно інтерпретувати фінансові звіти, проблема реєстрації окремих операцій все одно залишається у яких невирішеною.
На відміну від російських систем обліку західні традиційно не використовують систему пар кореспондуючих рахунків, а для реєстрації операцій застосовують прості записи на рахунках, що отримали назву "простих проводок". Такий підхід дозволяє, з одного боку, використовувати переваги табличного представлення даних у вигляді набору однорідних записів на окремому рахунку, а з іншого - реєструвати окремі бюджетні операції з явною фінансової інтерпретацією. Подібні системи бюджетування можна визначити як "АСБ з явною підтримкою фінансової логіки" (привласнимо їм умовний код моделі "4").
Описані вище характеристики структур систем бюджетування вказані в табл. 2.
Таблиця 2
Характеристики структур систем бюджетування

Найбільший інтерес для користувачів представляє ПО АСБ, в якому реалізовані змішані підходи до зберігання і поданням бюджетних операцій. Так, в АСБ "Інталев 2005" підтримується можливість використання як проводок з парою кореспондуючих рахунків, так і "простих проводок" (без подвійного запису). Це особливо актуально, так як не всі бюджетні дані повинні підтримувати фінансову логіку (наприклад, зміна чисельності персоналу не повинно проводитися із застосуванням двох кореспондуючих рахунків). У АСБ Oracle Financial Analyzer на рівні сховища даних фактична бюджетна інформація міститься в прив'язці до рахунку бюджетного плану рахунків. У той же час для всебічного аналізу бюджетів агреговані показники можуть зберігатися в OLAP-модулі у вигляді багатовимірних таблиць.

г) Роль автоматизованих систем бюджетування та внутрішньогосподарської звітності в схемі управління підприємством

Роль і місце АСБ в загальній схемі управління досить повно характеризуються функціями, які вона підтримує. Перш за все це повний цикл управління, що включає в себе процеси планування, оперативного контролю, обліку у форматі бюджетів та аналіз бюджетних відхилень. На малюнку наведена функціональна модель повного бюджетного циклу. Під функцією планування в бюджетуванні розуміється процес отримання бюджетної інформації на майбутні періоди, поданою з певним ступенем імовірності. Функція контролю необхідна для відстеження виконання затверджених планів і попередження порушень бюджетної дисципліни на основі даних про передбачувані господарських операціях безпосередньо перед їх здійсненням. Облік традиційно полягає у відстеженні виконання затверджених планів на основі даних про здійснені господарські операції. На стадії аналізу здійснюється порівняння бюджетної інформації та інтерпретація отриманих відхилень (у тому числі аналіз план / план, план / контроль, план / факт).
Виконувати ці функції можуть як окремі модулі бюджетування в рамках інтегрованої КІС, так і спеціалізовані програмні продукти, розроблені спеціально для бюджетування. Однак на практиці АСБ або обмежено підтримує основні етапи, повністю реалізуючи підтримку одного з них, або якісь з етапів бюджетного циклу не підтримуються взагалі. З точки зору функціональної орієнтації АСБ можна виділити системи наступних типів:
· АСБ, орієнтовані на управлінський облік (в основному це ті бюджетні системи, які виросли з російських систем бухгалтерського обліку) ("У");
· План-орієнтовані АСБ, тобто системи, призначені для розробки планів і аналізу виконання планів ("П");
· АСБ, орієнтовані на контроль виконання бюджетів, де завдання бюджетування тісно пов'язані з функціями документообігу, контролем виконання лімітів та обмежень на використання бюджетних коштів ("К");
· АСБ, орієнтовані на проведення багатовимірного OLAP-аналізу бюджетних даних ("А").
Відомості про функціональної спеціалізації для обраних систем наведено в табл. 3.
Таблиця 3
Функціональна спеціалізація систем бюджетування
Найчастіше АСБ співіснують з обліковими системами. У рамках облікової системи ведеться оперативний облік, а АСБ інтегрує дані або первинні, або агреговані. Існує два підходи до інтеграції фактичних даних: або облікова система і АСБ використовують одну базу даних, або проводиться витяг облікової інформації з облікової системи і передача її в АСБ. Для цього використовуються промислові стандарти обміну інформацією, XML і т. д.
У переважній більшості спеціалізовані АСБ призначені для підтримки складання плану, а бюджетні підсистеми в рамках ERP-систем - в основному для аналізу даних. З цієї точки зору вони можуть не протиставлятися одне одному, а використовуватися спільно. На стадії планування, наприклад, використовуються спеціалізовані програмні продукти, на етапі контролю і аналізу це може бути підсистема деякої інтегрованої системи.
Всі АСБ, що є модулями ERP-систем, підтримують розподілений принцип інтеграції з обліковими даними і дозволяють отримувати як деталізовані, так і агреговані дані. У той час як більшість спеціалізованих АСБ західних розробників дозволяють інтегрувати агреговані облікові дані, ряд російських розробок спеціалізованих систем підтримують централізований принцип зберігання бюджетних та облікових даних.
У рішеннях на основі комбінації спеціалізованих систем бюджетування і ERP-модулів зацікавлені перш за все компанії, що мають у своєму портфелі декілька різнорідних бізнесів. Для управлінського обліку і планування в такому холдингу на рівні керуючої компанії єдино можливим рішенням є автоматизована система бюджетного управління (нетранзакційні типу). При цьому відсутність інтерактивного доступу до операційних деталізованим даними тут є швидше перевагою спеціалізованих систем бюджетування, ніж їх недоліком, оскільки керуючої компанії не потрібна інформація про окремі бюджетних операціях, здійснюваних у її дочірніх структурах. У дочірніх підприємствах можуть використовуватися різні ERP-системи, так чи інакше інтегровані з інформаційною системою холдингу.

Практична частина

Питання:
Які документи використовуються при складанні: а) кошторису витрат; б) зводу витрат; в) шахової контрольної відомості? Чи повинна бути встановлена ​​черговість розробки цих документів?
Відповідь:
Зведений кошторис витрат на виробництво промислової продукції складається з метою визначення загальної суми витрат підприємства в планованому періоді.
У зведений кошторис витрат і до звіту про її виконання включаються всі витрати основного і допоміжного виробництв (включаючи кошторису загальновиробничих, загальногосподарських і комерційних витрат), пов'язані з випуском і збутом продукції, а також послугами на бік, власному капітальному будівництву, капітальному ремонту і непромисловим господарствам підприємства.
У зведеного кошторису витрат на виробництво, крім того, включаються:
· Витрати транспортних цехів і організацій, персонал яких планується і враховується по промисловому господарству;
· Витрати, що відносяться за рахунок майбутніх періодів. Не включаються до зведеного кошторису витрат на виробництво;
· Витрати, виділені в особливі планово-облікові одиниці виробничих структурних підрозділів підприємств, що відносяться до інших галузей народного господарства (будівництво, сільське господарство та ін), а також невиробничих структурних підрозділів житлово-комунального, побутового господарства тощо
Зведений кошторис витрат складається на основі розрахунків за окремими елементами витрат:
· Розрахунку витрат на сировину, основні і допоміжні матеріали, паливо і енергію на технологічні цілі в основному виробництві;
· Розрахунку величини витрат на оплату з відрахуваннями на соціальні потреби праці виробничих робітників основного виробництва;
· Кошторисів витрат (калькуляції собівартості продукції) цехів допоміжного виробництва;
· Кошторису витрат на підготовку і освоєння виробництва нових видів продукції, технологічних процесів, цехів, виробництв тощо;
· Кошторису загальновиробничих витрат;
· Кошторису загальногосподарських витрат;
· Кошторису інших виробничих витрат;
· Кошторису комерційних витрат.
Для перевірки правильності розрахунків за собівартістю і ув'язки кошторису витрат на виробництво за економічними елементами з витратами по калькуляційних статтях, а також для визначення внутрішньозаводського обороту витрат, складається зведена контрольна відомість "Звід витрат на виробництво".
Для складання "Зводу витрат на виробництво" доцільно застосовувати шахову таблицю, яка дозволяє:
· Виділити економічні елементи витрат;
· Виявити внутрішньозаводський оборот підприємства;
· Пов'язати загальний обсяг продукції основного виробництва і допоміжних цехів з потребами в цій продукції свого підприємства і розмірами планованого відпустки на сторону, а також з планами поповнення запасів напівфабрикатів, призначених для подальшого споживання всередині підприємства.
Звід витрат на виробництво містить всі витрати, що відносяться до всієї продукції, яку пропонує до вироблення в плановому періоді, у вигляді готової (товарної) продукції, напівфабрикатів та робіт виробничого характеру на бік, виконуваних лабораторіями, конструкторськими бюро, телефонними станціями, транспортом і т.д .
Організації мають право складати звід витрат у довільній формі. При необхідності розшифровки готової (товарної) продукції за елементами витрат кожен елемент по зведенню витрат коригується на частку (на підставі звітних даних минулого місяця або планових даних поточного місяця) цих елементів у виключаються суми, прийнятих при визначенні виробничої собівартості готової (товарної) продукції.
Для складання шахової оборотної відомості використовують первинні документи та меморіальні ордери. Меморіальний ордер складається на основі зведеного документа, що об'єднує дані однорідних первинних документів, або на підставі підсумкових показників накопичувальної відомості, в якій ці дані групуються по кореспондуючих рахунках. Документи, що є підставою для запису, обов'язково додаються до ордера.
В даний час за кожним меморіальним ордером закріплюють постійний номер, що дає можливість складати на кожну групу однорідних операцій (касових, за розрахунковими рахунками, заробітну плату тощо) лише один ордер на місяць.
Ордери реєструються в реєстраційному журналі - хронологічному регістрі синтетичного обліку. Реєстраційний журнал призначений для порядкової нумерації меморіальних ордерів та контролю за їх збереженням разом з підшитими до них документами, а також для подальшої перевірки повноти охоплення господарських операцій системним регістром синтетичного обліку.
Ця перевірка здійснюється звірення в кінці місяця підсумків реєстраційного журналу (за кредитом) з підсумками оборотів по дебіту і окремо - по кредиту всіх синтетичних рахунків, що виводяться в оборотній відомості за синтетичними рахунками.
Після реєстрації меморіальні ордери використовуються для запису операцій у Головній книзі. Головна книга або контрольна відомість будується з розбивкою кожного рахунку на колонки, що відводяться для запису оборотів по кожному кореспондуючому рахунку окремо (тобто за шаховим принципом). У ній реєструються тільки поточні обороти. Сальдо за рахунками в ній не виводиться.
Як правило, черговість складання даних документів наступна: кошторис витрат - звід витрат - шахова контрольна відомість.

Список використаної літератури

1. Вахрушина М.А. Бухгалтерський управлінський облік: Підручник для вузів. 2-е вид., Доп і пров. - М.: ІКФ Омега-Л; Вищ. шк., 2002. - 528 с.
2. Вісник ІПБ: Випуск 4. Миколаєва С.А. Управлінський облік / Навчальний посібник. - М.: Інститут професійних бухгалтерів Росії: Інформаційне агенство "ІПБ - БІНФА", 2002. - 176 с.
3. Карпова Т.П. Управлінський облік: Підручник для вузів. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. - 350 с.
4. Керімов В.Е. Управлінський облік: Підручник. - 2-е вид., Зм. і доп. - М.: Видавничо-торгова корпорація "Дашков і К", 2003. - 416 с.
5. Миколаєва С.А. Особливості обліку витрат в умовах ринку. Система "директ-костинг": теорія і практика. - М.: Фінанси і статистика, 1999. - 430с.
6. Управління витратами на підприємстві: Підручник / В.Г. Лебедєв, Т.Г. Дроздова, В.П. Кустарів та ін; За заг. ред. Г.А. Краюхіна. - СПб.: "Видавничий будинок" Бізнес-преса ", 2000. - 277 с.
7. Управлінський облік: Навчальний посібник / За редакцією А.Д. Шеремета. - 2-е вид., Испр. - М.: ІД ФБК-ПРЕС, 2001. - 512 с.