1. Ведення записів, пов'язаних з продажем товарів
У цій роботі мова піде про ведення записів, пов'язаних з продажем товарів. Це необхідно як для організації інтенсивного збуту, так і для контролю за ефективністю заходів у сфері маркетингу.
За допомогою цих записів Ви зможете контролювати свою діяльність по збуту не тільки в даний момент, але і в майбутньому. Вони дадуть Вам можливість отримати інформацію, необхідну для з'ясування низки дуже важливих питань. Ви будете знати:
які товари користуються підвищеним попитом;
які товари слід замінити більш ходовими;
якою може бути величина обсягу продажів наступного року.
Примітка
Записи, про які йде мова в даному випадку, переслідують зовсім інші цілі на відміну від записів, на основі яких розраховується ПДВ і які використовуються для підготовки бухгалтерських звітів.
Записи, пов'язані з продажем товарів, необхідні в тому випадку, якщо Ви хочете, щоб Ваш бізнес був успішним і прибутковим. Ви повинні завжди мати під рукою всі необхідні дані і цифри.
Бізнесом не можна займатися інтуїтивно або під впливом раптового осяяння.
Хоча осяяння в бізнесі відіграє не останню роль, воно все-таки не може замінити собою тих необхідних даних і цифр, на основі яких Ви будете приймати те чи інше комерційне рішення.
2. Що стане основою для Ваших записів
Необхідно ретельно продумати питання про те, як краще організувати ведення записів.
По-перше, слід визначити періодичність Ваших записів. Може бути, Ви не захочете здійснювати контроль за ходом реалізації товарів частіше одного разу на місяць. Не виключено, що одного разу виявиться цілком достатньо.
Оскільки в кожному місяці різна кількість днів і, крім того, кожен місяць починається і закінчується в різні дні тижня, найкраще взяти за основу відрізок часу, що складається з чотирьох тижнів. Таким чином, протягом року у Вас буде тринадцять звітних періодів часу, відомих під назвою «місячний місяць». У цьому випадку Ви зможете порівнювати один з одним різні місяці і роки.
Зрозуміло, в залежності від особливостей Вашого виду бізнесу можна вести записи, наприклад, один раз на квартал або кожні два тижні. Це можна робити навіть щодня, особливо в тому випадку, якщо у Вас є комп'ютер.
По-друге, необхідно вирішити, в яких одиницях Ви будете вести облік товарів-у вартісному (у гривнях) або у натуральному (штуках, упаковках, кілограмах тощо) вираженні.
Якщо Ви продаєте товари, краще всього вести його в натуральному вираженні, оскільки вартісні показники з часом можуть істотно змінитися. Порівнюючи вартісні показники за різні роки, Ви можете виявити, що обсяг продажів збільшився. Але, якщо Ви візьмете до уваги зростання цін, виявиться, що насправді було продано менше!
Якщо Ви займаєтеся наданням якихось послуг, в цьому випадку краще всього використовувати вартісні показники. Але не забудьте зробити поправку на інфляцію.
3. Навіщо потрібно вести записи, пов'язані з продажем товарів?
Це необхідно для того, щоб:
контролювати обіг складських запасів товарів (особливо якщо термін їх зберігання обмежений);
визначити ходові і неходові види товарів;
знати, які товари приносять більше прибутку, а якісь менше;
визначити обсяг продажів у розрахунку на один квадратний метр площі або на одну товарну полку;
визначити середню вартість однієї покупки товарів або ж вартість покупки товарів у розрахунку на одного клієнта;
створити систему матеріального стимулювання своїх співробітників.
Ймовірно, Ви плануєте проведення рекламної кампанії і заходів, спрямованих на стимулювання збуту. Ведення записів, пов'язаних з продажем товарів, дасть Вам можливість визначити ступінь ефективності своїх дій в цих областях.
З їх допомогою Ви зможете дізнатися:
чи відбулося збільшення обсягу продажів у результаті проведеної Вами рекламної кампанії;
чи відбулося збільшення обсягу продажів у результаті проведених Вами заходів, спрямованих на стимулювання збуту;
величину обсягу продажів у різних регіонах Росії, якщо Ваші товари продаються в багатьох частинах країни;
кількість отриманих замовлень і величину обсягу продажів в результаті відвідування різних торгових виставок;
кількість отриманих замовлень і величину обсягу продажів у результаті розсилки своїх рекламних оголошень поштою;
вартість повернутих вживаних товарів в обмін на нові товари, а також величину обсягу продажів цих нових товарів.
Крім того, ведення записів дозволить Вам більш точно визначати тенденції розвитку ринку і прогнозувати обсяг збуту своїх товарів у наступному році.
А тепер настав час визначити, які саме записи потрібно вести Вам особисто. Вкажіть, якого роду запису Ви будете вести і чому.
З якою періодичністю Ви будете вести свої записи?
Ви будете використовувати натуральні або вартісні показники?
З якою метою Ви будете використовувати записи, пов'язані з продажем товарів?
в поточному році
в наступному році
через п'ять років
4. Які цифри і дані Ви будете використовувати
З'ясувавши, навіщо Вам потрібно вести записи, пов'язані з продажем товарів, слід подумати, як Ви будете це робити.
Природно, в першу чергу Вас буде цікавити, скільки товарів продано або ж скільки часу витрачено на надання певних послуг.
Найпростіший спосіб-періодична перевірка величини товарних запасів (наприклад, кожні чотири тижні). На це потрібно чимало часу, тому необхідно вести облік товарних запасів.
Щоб визначити обсяг продажів протягом даного періоду часу, треба до величини товарних запасів на початок періоду додати кількість товарів, що надійшли, а потім відняти кількість витрачених товарів (наприклад, повернення частини товарів постачальнику, передача на склад) і розмір товарних запасів на кінець періоду.
Обсяг продажів протягом даного періоду часу включає в себе також «усушку і утруску» товарів (тобто так званий недокументованих витрата товарів).
Недокументованих витрата товарів-це різниця між документованої вартістю товарів і фактичною вартістю їх реалізації. До нього, зокрема, відносяться товарні втрати, розтрати, розкрадання.
Якщо Ви продаєте одночасно різні види товарів (наприклад, напої, шоколадки, сигарети, газети і т.д.), Вам буде потрібно чимало часу для здійснення контролю за величиною товарних запасів.
А якщо Ви працюєте ще й у вихідні дні, цим доведеться займатися вечорами після роботи. Тим не менше ці витрати часу згодом виправдають себе.
Трохи менш точним показником кількості проданих товарів є величина документованого витрати товарів зі складу протягом даного періоду часу. На цей метод можна покладатися тільки в тому випадку, якщо Ви регулярно підтримуєте певну величину товарних запасів протягом даного періоду часу.
Якщо Ви хочете вести записи продажів товарів, які є прямим наслідком проведеної Вами рекламної кампанії і заходів, спрямованих на стимулювання збуту, то для цього Вам буде потрібно більш точна і детальна система обліку. Подібна система стане в нагоді Вам і в тому випадку, якщо Ви захочете розробити схему матеріального і морального стимулювання своїх співробітників.
А чи можна в принципі безпосередньо і документированно враховувати продаж товарів? Так, можна. Але для цього Вам потрібно новітній, досить складний касовий апарат, який міг би вказати в копії чека по кожному товару найменування, кількість покупки і її вартість. Продаж великих штучних товарів може обчислюватися по копії або відривному талоні ярлика.
Деякі касові апарати здатні підсумовувати вартість продажу кожного виду товару окремо, економлячи Ваш вільний час. Перед тим, як прийняти рішення про його купівлю, Вам доведеться зважити свою потребу в подібного роду інформації про кількість і найменування проданих товарів, а також вартість цього апарату. І все ж, якщо Ви припускаєте збільшити масштаб своєї господарської діяльності, Вам навряд чи вдасться обійтися без цього пристосування.
Зрозуміло, для обробки даних касового апарату потрібна відповідна лічильна техніка. У такому разі Ваше життя може суттєво полегшити персональний комп'ютер, що використовує спеціальну програму обробки даних, пов'язаних з продажем товарів.
Якщо навіть Ви не тримаєте товарних запасів, все одно необхідно вести записи, пов'язані з продажем товарів. Особливо це стосується реєстрації та обліку замовлень клієнтів, часу доставки їм товарів і т.д.
Тому, незалежно від пропонованих Вами товарів або послуг, Ви повинні вести записи, пов'язані з їх продажем. А тепер настав час подумати і прийняти рішення щодо того, як Ви будете це робити.
Прочитайте наведені нижче питання і відзначте той варіант, який найбільшою мірою відповідає особливостям Вашого виду бізнесу.
Періодична перевірка товарних запасів?
Документування витрати товарів зі складу?
Використання новітнього касового апарату, що враховує продаж товарів?
Інші варіанти (які саме?)
Якщо Ви плануєте використовувати касовий апарат, здатний враховувати продаж товарів, скільки видів операцій він має виконувати?
Наведіть довідки про що продаються в даний час касових апаратах. Скільки коштує відповідний Вам апарат? Може бути, Вам вдасться купити його в розстрочку.
5. Прогнозування
Записи, пов'язані з продажем товарів, являють собою найбільшу цінність для прогнозування. На основі даних про обсяги продажів за останні 3-4 роки можна виявити певну тенденцію.
Кажучи іншими словами, можна помітити, збільшується обсяг продажів чи ні.
Потім можна екстраполювати («продовжити») цю тенденцію в майбутнє і дати прогноз величини обсягу продажів в кінці наступного року. Зрозуміло, це можливо тільки в тому випадку, якщо ринкова кон'юнктура не зміниться радикальним чином.
Прогнозування в принципі пов'язано з використанням досить складних математичних методів. Але в даному випадку ми розглянемо найпростіші прийоми.
Прогнозування майбутнього обсягу продажів становить величезну цінність для складання бюджету підприємства. Воно дозволяє визначити, яким буде обсяг продажів у наступному році в натуральному вираженні, після чого вже можна визначити його вартість.
Приблизно визначивши таким чином величину доходів наступного року, Ви можете перейти до підготовки видаткової частини бюджету свого підприємства. А слідом за цим можна спробувати скласти план руху Ваших грошових коштів.
Перш, ніж перейти до виявлення тенденцій, необхідно зупинитися ще на одному питанні. Мова йде про вплив на динаміку обсягу продажів так званого «сезонний фактор». Тенденція показує, як іде чи буде йти збут товарів або послуг у часі. Її виявлення ускладнюється дією сезонного фактора.
Якщо збут пропонованих Вами товарів або послуг пов'язаний із сезонними коливаннями, необхідно врахувати цей момент при складанні Вашого прогнозу.
Іншими словами, необхідно взяти до уваги той факт, що основна маса Ваших товарів чи послуг буде реалізовуватися протягом нетривалих періодів часу.
Природно, це буде впливати на рух Ваших грошових коштів.
Примітка
В основі наведених нижче прикладів лежать 4-тижневі відрізки часу, звані також місячними місяцями. Для простоти ми будемо називати їх просто бізнесом.
В кінці кожного місяця потрібно підраховувати сукупний обсяг продажів за минулий рік.
Тим самим, кожен місяць з сукупного обсягу продажів віднімається місячний обсяг продажів за той же самий місяць минулого року і додається величина обсягу продажів за останній місяць в поточному році.
Таким чином, Ви визначаєте «плаваючий» сукупний обсяг продажів протягом усього року. Давайте розглянемо це на конкретному прикладі.
|
Тепер з урахуванням даних минулого року видно, що щось особливе сталося в 6 місяці. Всі три показники помітно пішли вгору.
Чому?
Ймовірно, це не було наслідком дії сезонного фактора, як ми припустили спочатку, оскільки середньомісячний обсяг продажів у минулому році був практично незмінним, а ось «плаваючий» сукупний обсяг продажів різко зріс.
Може бути, це відбулося в результаті:
проведеної рекламної кампанії;
заходів, спрямованих на стимулювання збуту;
збільшення масштабів господарської діяльності;
прийому на роботу додаткових співробітників;
створення пішохідної торгової зони, на території якої виявилося дане підприємство.
Якщо, починаючи з 6 місяця, все склалося б по-іншому, тоді це був би тривожний сигнал. А, якщо б і протягом 7 місяця спостерігалося зменшення обсягу продажів, Вам би довелося робити якісь заходи.
Ретельно вивчаючи дані, пов'язані з продажем товарів, Ви зможете дізнатися, чи все йде як треба або ж потрібно щось робити.
9. Підіб'ємо підсумки
Ви дізналися, як можна використовувати записи, пов'язані з продажем товарів, для того, щоб скласти прогноз на найближче майбутнє.
Крім того, з їх допомогою можна підтримувати оптимальний обсяг товарних запасів і оцінювати ефективність своєї рекламної кампанії.
Вони необхідні також і в тому випадку, якщо Ви не хочете до початку наступного року з подивом виявити, що Ваша комерційна діяльність впродовж минулого року була збитковою.
Чи змінилися Ваші погляди після вивчення цієї брошури?
У разі потреби Ви можете повернутися трохи назад і уточнити свої відповіді на питання щодо записів, пов'язаних з продажем товарів.
Одне можна сказати з повною упевненістю: Вам необхідний прогноз, з яким Ви будете порівнювати отримані фактичні дані.
Це єдиний спосіб оцінки ефективності Вашої підприємницької діяльності.
Список літератури
Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.dist-cons.ru/