ОФОРМЛЕННЯ І РЕЄСТРАЦІЯ ВІДПОВІДЕЙ.
КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ЗАУВАЖЕНЬ І ПРОПОЗИЦІЙ
Згідно п. 2.5.3 та 2.5.5 Декрету Президента Республіки Білорусь від 14.01.2005 № 2 «Про вдосконалення роботи з населенням» (далі - Декрет) громадянину має бути направлене повідомлення при продовженні терміну виконання зауваження або пропозиції, а в разі відмови в задоволенні зауваження або пропозиції - негативну відповідь з мотивацією причин відмови.
Повідомлення або негативну відповідь оформляються у вигляді листа, який має бути підготовлено і зареєстровано відповідно до вимог діючих нормативних актів з діловодства:
- Державного стандарту Республіки Білорусь (СТБ) 6.382004 «Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »;
- Інструкції з діловодства в державних органах та організаціях Республіки Білорусь, затвердженої постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4 (далі - Інструкція з діловодства).
Державним стандартом встановлено, що письмова відповідь оформляється на бланку для листів, реквізити якого дублюються на двох мовах незалежно від виду та форми власності організації. Наприклад:
До листа складається заголовок, коротко розкриває зміст документа. Він формулюється за допомогою іменника у місцевому відмінку і відповідає на питання «про що?»: «Про продовження терміну виконання пропозиції», «Про відмову у задоволенні пропозиції» і т.п. Заголовок до тексту пишеться малими літерами (крім великої літери «О»), не відступаючи від межі лівого поля, і міститься в листах зліва під реквізитом «Посилання на індекс і дату вхідного документа».
У листі повинен бути зазначений адресат. При адресуванні листи приватній особі (громадянину) спочатку зазначаються прізвище та ініціали одержувача (громадянина), а потім - поштову адресу. Наприклад:
Адресат у листах розташовується у правому верхньому куті робочої площі документа відразу під написами бланка (на рівні реквізитів «Дата» і «Індекс документа»). Друкується адресат від 4-го положення табулятора (при оформленні на комп'ютері відступ становить 80 мм).
Лист повинен бути підписаний керівником організації, індивідуальним підприємцем. Делегування права підпису відповідних документів іншим посадовим особам організації повинно бути закріплено в локальному правовому акті (як правило, в наказі).
Нижче підпису в лівому нижньому куті листа оформляється відмітка про виконавця. Вона містить у собі прізвище посадової особи, що підготував письмову відповідь, і номер його службового телефону. Ця позначка може бути доповнена іншою інформацією: індексом структурного підрозділу, в якому готувався документ, ініціалами (для друкарок), датою створення документа, назвою файлу. Наприклад:
Датою листа є дата його підписання. Вона проставляється на спеціально відведеному на бланку місці особою, яка підписала лист.
Після підписання листа підлягає реєстрації. Положенням про порядок видачі, реєстрації, ведення і зберігання книги зауважень і пропозицій, затвердженим постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 16.03.2005 № 285 «Про заходи щодо реалізації Декрету Президента Республіки Білорусь від 14 січня 2005 р. № 2« Про вдосконалення роботи з населенням »та внесення змін і доповнення до деяких постанов Ради Міністрів Республіки Білорусь», не визначено порядок реєстрації письмових відповідей громадянам. Тому залежно від обсягу документообігу та інших чинників, що визначають порядок ведення діловодства в організації, може бути обрано декілька варіантів.
Варіант 1
Підпунктом 141.5 Інструкції з діловодства встановлено, що відомості про документахответах реєструються на реєстраційно-контрольних картках (РКК), на яких були зареєстровані відповідні документизапроси. За принципом аналогії реєстрація відповідей (повідомлень) громадянам на зауваження чи пропозиції, внесені до книги, може здійснюватися на тих сторінках книги, на яких зафіксовані самі зауваження або пропозиції. Номер, зазначений у графі книги «Порядковий номер зауваження та (або) пропозиції», в цьому випадку буде вихідним порядковим номером відповіді.
Приклад. Громадянином Линником П.А. до книги внесено зауваження під № 31. У разі направлення йому негативної відповіді або повідомлення про продовження строку розгляду зауваження номер відповіді (повідомлення) також буде 31. Відповідний запис буде зроблена в графі «Відмітка про направлення відповіді громадянину (дата і реєстраційний номер відповіді)».
або:
Порядковий номер відповіді (повідомлення) може бути доповнений іншими пошуковими ознаками: першою буквою прізвища заявника, індексом справи за номенклатурою справ, в яке буде підшито повідомлення (негативну відповідь), і ін
Приклад. № 59/31, де 5 - індекс структурного підрозділу, в якому ведеться книга і справу з копіями письмових відповідей громадянам, 9 - номер справи за номенклатурою справ структурного підрозділу, в якому буде зберігатися копія письмової відповіді, 31 - порядковий номер запису в книзі; № 59/31Л, де Л - перша літера прізвища громадянина.
На відміну від реєстраційного індексу відповіді на звернення громадян першу літеру прізвища заявника доцільно проставляти після порядкового реєстраційного номера.
Такий порядок зручний тим, що виключає ведення додаткової реєстраційної форми в організації (в індивідуального підприємця) для обліку письмових відповідей на зауваження та пропозиції громадян, що вносяться до книги.
Варіант 2
В організації, в індивідуального підприємця може бути заведена окрема реєстраційна форма для обліку письмових відповідей (повідомлень) на зауваження та пропозиції громадян (журнал або РКК). У ній доцільно виділити такі графи: "Індекс відповіді (повідомлення)»; «Дата відповіді (повідомлення)»; «Прізвище, ім'я, по батькові громадянина», «Адреса місця проживання та (або) роботи», «Короткий зміст відповіді». За рішенням організації дана реєстраційна форма може бути доповнена іншими необхідними графами. У цьому випадку реєстраційні номери відповідей не будуть збігатися з порядковими номерами зауважень і пропозицій, внесених в книгу.
Приклад. До книги внесено зауваження під № 31. Внесені раніше зауваження та пропозиції під номерами 1-30 не вимагали відповіді громадянам, тому відповідь на зауваження під № 31 у журналі або на РРК буде зареєстрований під № 1. Наступному відповіді (повідомленням) буде присвоєно № 2 незалежно від того, під яким порядковим номером зауваження чи пропозиція буде записано в книзі.
Варіант 3
Повідомлення і негативні відповіді на зауваження або пропозиції громадян можуть реєструватися в загальній формі, застосовуваної в організації для реєстрації всіх вихідних документів (РРК, журналі). У цьому випадку реєстраційний індекс поряд з порядковим номером відповіді або повідомлення в обов'язковому порядку буде включати індекс справи за номенклатурою справ, а також першу літеру прізвища громадянина. Наприклад, № 59/197Л. Додавання літери до реєстраційного індексу дозволить здійснювати оперативну вибірку документів, пов'язаних з розглядом зауважень і пропозицій громадян, із загальної маси зареєстрованих вихідних документів.
Дата та індекс письмової відповіді громадянину вносяться в графу книги «Відмітка про направлення відповіді громадянину (дата і реєстраційний номер відповіді)». Слід звернути увагу, що дата і індекс поряд з підписом та найменуванням організації, зазначеними на бланку, є реквізитами, що додають юридичну силу документа. Правильне їх оформлення буде мати велике значення у разі, якщо громадянин відповідно до п. 2.6 Декрету буде оскаржити у встановленому порядку відмова в розгляді по суті викладених у книзі зауважень або пропозицій у вищестоящої організації і (або) суді, а щодо індивідуального підприємця - в органі, його зареєструвати, і (або) суді.
Перший примірник негативної відповіді (повідомлення), оформлений в установленому порядку, до відома громадянина, в організації залишається його копія, яка повинна бути завірена в установленому порядку з проставленням відповідної позначки. Відмітка про завірення копії включає в себе слово «Вірно», особистий підпис особи, що завірила копію, і розшифровку підпису (посада і дату при засвідченні копій вихідних документів допускається не вказувати). Наприклад:
Оформляється візи документа на останньому аркуші документа нижче підпису.
Відповідно до п. 2.6 Декрету громадяни мають право знайомитися з матеріалами перевірок, використаними при розгляді їхніх зауважень і пропозицій. Листування, пов'язану з отриманням необхідної інформації для вирішення питання про виконання зауваження або пропозиції, а також інші документи, створювані в ході розгляду зауваження або пропозиції, можна реєструвати в установленому порядку: у загальних реєстраційних формах, прийнятих в організації для реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів (журнал, РКК).
Реєстраційні форми для обліку направляються в інші організації (посадовим особам) запитів і відповідей на них можуть вестися і безпосередньо в особи, відповідальної за ведення книги. У цьому випадку в реєстраційній формі для обліку вихідних документів особа, відповідальна за ведення книги, може реєструвати також і негативні відповіді про відмову в задоволенні зауваження або пропозиції, повідомлення про продовження терміну виконання.
Контроль за виконанням зауважень і пропозицій здійснює, як правило, особа, відповідальна за ведення книги зауважень і пропозицій.
При незначній кількості зауважень та пропозицій, внесених до книги (5-10 на рік), відповідальний за ведення книги може здійснювати контроль шляхом регулярного полистного перегляду її змісту.
При великій кількості зауважень та пропозицій здійснення контролю за книгою, до якої вони вносяться у валовому порядку, а терміни виконання розрізняються, може виявитися скрутним. Тому для цих цілей використовуються РКК, які систематизуються у контрольній картотеці за строками виконання, зазначеним у резолюціях керівника. Якщо строк виконання в резолюції не вказаний, то він згідно встановленим вимогам не повинен перевищувати 15 днів. При продовженні терміну виконання РКК переноситься у відповідний розділ картотеки згідно нового строку.
Для здійснення контролю можуть використовуватися також примірники копій сторінок книги, зроблені в процесі розгляду зауваження чи пропозиції та залишилися у особи, відповідальної за ведення книги. Вони групуються по датах виконання так само, як РРК у контрольній картотеці.
Контроль може здійснюватися за допомогою так званого «Листа контролю», в якому будуть вказані порядкові номери записів пропозицій чи зауважень, дати записів, дати виконання (при продовженні терміну виконання вказується нова дата), виконавці, позначки про виконання. У будь-якому випадку порядок здійснення контролю в організації повинен бути зафіксований у відповідному правовому акті.
Термін виконання обчислюють у календарних днях, починаючи з дати внесення запису до книги громадянином.
Особа, відповідальна за ведення книги, зобов'язане за 2-3 дні до закінчення терміну виконання зауваження або пропозиції попереджати виконавця про наближення терміну виконання.
Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то відповідальним виконавцем є посадова особа, зазначена першим.
При направленні громадянину повідомлення про продовження терміну виконання зауваження або пропозиції вони з контролю не знімаються і вважаються виконаними лише після винесення остаточного рішення, прийняття вичерпних заходів та внесення відомостей про результати розгляду у відповідну графу книги.
Зауваження та пропозиції знімаються з контролю в порядку, визначеному нормативними правовими актами з діловодства. Зняття з контролю здійснюється за вказівкою посадової особи, яким було встановлено термін виконання відповідного зауваження або пропозиції. Дана процедура може бути реалізована кількома шляхами, в залежності від того, який порядок виконання зауважень і пропозицій встановлений в організації.
Варіант 1
При використанні копії сторінки книги виконавець після розгляду зауваження чи пропозиції та прийняття по ньому заходів робить у своєму примірнику копії відповідний запис у графі «Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи, який зробив відомості ». З цим записом повинен бути ознайомлений керівник організації, який у разі згоди з прийнятими заходами (рішенням) розписується у відповідній графі і проставляє дату. Після цього примірник копії передається особі, відповідальній за ведення книги, яка вносить відомості про результати розгляду зауваження або пропозиції у відповідну графу книги, переносить дату, проставлену керівником, вказує найменування своєї посади, прізвище та особистий підпис. Таким чином, дата розгляду зауваження або пропозиції, яку вносить до книги, буде співпадати з датою виконання та зняття з контролю.
Варіант 2
При використанні РКК відомості про виконання зауваження або пропозиції вносяться виконавцем у відповідну графу картки, яка передається керівнику. У разі згоди з прийнятими заходами (рішенням) керівник проставляє в ній дату виконання і свій підпис. Потім картка передається особі, відповідальній за ведення книги, який переносить відомості про результати розгляду зауваження або пропозиції у відповідну графу книги, доповнює їх датою, зазначеної керівником, найменуванням своєї посади, прізвищем та особистим підписом.
Проставляються в розмножених примірниках сторінки книги чи картках підпис керівника і дата є для особи, відповідальної за ведення книги, підставою для зняття з контролю зауваження або пропозиції. При негативному вирішенні питання і напрямку громадянину відповіді про відмову в задоволенні зауваження або пропозиції підставою для зняття з контролю та внесення запису до графи «Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи, який зробив відомості »є письмову відповідь громадянину, підписаний керівником. При цьому слід пам'ятати, що датою пісьмаответа є дата його підписання керівником. Вона і є датою розгляду зауваження (пропозиції).
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Конституція Республіки Білорусь. Прийнята на республіканському референдумі 24 листопада 1996р. / Мінськ «Білорусь» 1997.
2. Трудовий кодекс Республіки Білорусь, прийнятий Палатою представників 8 червня 1999 року. Схвалений Радою республіки 30 червня 1999 / Мн.: Амалфея 1999. - 240с. ЮРИДИЧНА ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА «ЮСІАС» - 2008р.
3. Дмитрук В. М. Трудове право. / Навчальний посібник. - Мн.: Амалфея, 2000.
4. Коментар до Трудового кодексу Республіки Білорусь. Під ред. Василевича Г.А. Видавництво Амалфея. / 2003. - 1120с.
5. Трудове право: Підручник / В.І. Семенков, В.М. Артемова, Г.А. Василевич та ін; За заг. ред. Семенкова В.І. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.
6. Трудове право: Підручник / В.І. Семенков; За заг. ред. Семенкова В.І. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.
7. Трудове і соціальне право: Підручник / за загальною редакцією В.І. Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.
8. Трудове право: Підручник / В.І Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишка та ін; За заг. ред. В.І. Семенкова. - 3-е вид.; Перероб. і доп. - Мн.: Амалфея, 2006с.
9. Трудове право Республіки Білорусь: Практичний посібник / Важенкова Т.М. - Мн.: УП «Молодіжне», 2003.
10. Трудове право Республіки Білорусь, Короткий виклад курсу / В.А. Круглов. - Мн.: Бенедикт 2004. - 75С.
КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ЗАУВАЖЕНЬ І ПРОПОЗИЦІЙ
Згідно п. 2.5.3 та 2.5.5 Декрету Президента Республіки Білорусь від 14.01.2005 № 2 «Про вдосконалення роботи з населенням» (далі - Декрет) громадянину має бути направлене повідомлення при продовженні терміну виконання зауваження або пропозиції, а в разі відмови в задоволенні зауваження або пропозиції - негативну відповідь з мотивацією причин відмови.
Повідомлення або негативну відповідь оформляються у вигляді листа, який має бути підготовлено і зареєстровано відповідно до вимог діючих нормативних актів з діловодства:
- Державного стандарту Республіки Білорусь (СТБ) 6.382004 «Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »;
- Інструкції з діловодства в державних органах та організаціях Республіки Білорусь, затвердженої постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4 (далі - Інструкція з діловодства).
Державним стандартом встановлено, що письмова відповідь оформляється на бланку для листів, реквізити якого дублюються на двох мовах незалежно від виду та форми власності організації. Наприклад:
| Державний герб Республіки Білорусь * (Товарний знак) | |
| Назва вишейстаячай арганізациі Назва арганiзациі Паштови адрас Камунiкацийния дані Камерцийния дані ________________ № ____________ На № ___________ пекло ____________ | Назва вищестоящої організації Найменування організації Поштова адреса Комунікативні дані Комерційні дані |
У листі повинен бути зазначений адресат. При адресуванні листи приватній особі (громадянину) спочатку зазначаються прізвище та ініціали одержувача (громадянина), а потім - поштову адресу. Наприклад:
| Линнику П.А. вул. Кіжеватова, д. 117, кв. 53 200000, м. Мінськ |
Лист повинен бути підписаний керівником організації, індивідуальним підприємцем. Делегування права підпису відповідних документів іншим посадовим особам організації повинно бути закріплено в локальному правовому акті (як правило, в наказі).
Нижче підпису в лівому нижньому куті листа оформляється відмітка про виконавця. Вона містить у собі прізвище посадової особи, що підготував письмову відповідь, і номер його службового телефону. Ця позначка може бути доповнена іншою інформацією: індексом структурного підрозділу, в якому готувався документ, ініціалами (для друкарок), датою створення документа, назвою файлу. Наприклад:
| 5 Новицький 2000000 тн 10.05.2009 Пропозиція отвод.doc |
Після підписання листа підлягає реєстрації. Положенням про порядок видачі, реєстрації, ведення і зберігання книги зауважень і пропозицій, затвердженим постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 16.03.2005 № 285 «Про заходи щодо реалізації Декрету Президента Республіки Білорусь від 14 січня 2005 р. № 2« Про вдосконалення роботи з населенням »та внесення змін і доповнення до деяких постанов Ради Міністрів Республіки Білорусь», не визначено порядок реєстрації письмових відповідей громадянам. Тому залежно від обсягу документообігу та інших чинників, що визначають порядок ведення діловодства в організації, може бути обрано декілька варіантів.
Варіант 1
Підпунктом 141.5 Інструкції з діловодства встановлено, що відомості про документахответах реєструються на реєстраційно-контрольних картках (РКК), на яких були зареєстровані відповідні документизапроси. За принципом аналогії реєстрація відповідей (повідомлень) громадянам на зауваження чи пропозиції, внесені до книги, може здійснюватися на тих сторінках книги, на яких зафіксовані самі зауваження або пропозиції. Номер, зазначений у графі книги «Порядковий номер зауваження та (або) пропозиції», в цьому випадку буде вихідним порядковим номером відповіді.
Приклад. Громадянином Линником П.А. до книги внесено зауваження під № 31. У разі направлення йому негативної відповіді або повідомлення про продовження строку розгляду зауваження номер відповіді (повідомлення) також буде 31. Відповідний запис буде зроблена в графі «Відмітка про направлення відповіді громадянину (дата і реєстраційний номер відповіді)».
| Спрямований відповідь. Вих. № 31 від 11.06.2009. |
| Про це повідомляється. Вих. № 31 від 11.06.2009. |
Приклад. № 59/31, де 5 - індекс структурного підрозділу, в якому ведеться книга і справу з копіями письмових відповідей громадянам, 9 - номер справи за номенклатурою справ структурного підрозділу, в якому буде зберігатися копія письмової відповіді, 31 - порядковий номер запису в книзі; № 59/31Л, де Л - перша літера прізвища громадянина.
На відміну від реєстраційного індексу відповіді на звернення громадян першу літеру прізвища заявника доцільно проставляти після порядкового реєстраційного номера.
Такий порядок зручний тим, що виключає ведення додаткової реєстраційної форми в організації (в індивідуального підприємця) для обліку письмових відповідей на зауваження та пропозиції громадян, що вносяться до книги.
Варіант 2
В організації, в індивідуального підприємця може бути заведена окрема реєстраційна форма для обліку письмових відповідей (повідомлень) на зауваження та пропозиції громадян (журнал або РКК). У ній доцільно виділити такі графи: "Індекс відповіді (повідомлення)»; «Дата відповіді (повідомлення)»; «Прізвище, ім'я, по батькові громадянина», «Адреса місця проживання та (або) роботи», «Короткий зміст відповіді». За рішенням організації дана реєстраційна форма може бути доповнена іншими необхідними графами. У цьому випадку реєстраційні номери відповідей не будуть збігатися з порядковими номерами зауважень і пропозицій, внесених в книгу.
Приклад. До книги внесено зауваження під № 31. Внесені раніше зауваження та пропозиції під номерами 1-30 не вимагали відповіді громадянам, тому відповідь на зауваження під № 31 у журналі або на РРК буде зареєстрований під № 1. Наступному відповіді (повідомленням) буде присвоєно № 2 незалежно від того, під яким порядковим номером зауваження чи пропозиція буде записано в книзі.
Варіант 3
Повідомлення і негативні відповіді на зауваження або пропозиції громадян можуть реєструватися в загальній формі, застосовуваної в організації для реєстрації всіх вихідних документів (РРК, журналі). У цьому випадку реєстраційний індекс поряд з порядковим номером відповіді або повідомлення в обов'язковому порядку буде включати індекс справи за номенклатурою справ, а також першу літеру прізвища громадянина. Наприклад, № 59/197Л. Додавання літери до реєстраційного індексу дозволить здійснювати оперативну вибірку документів, пов'язаних з розглядом зауважень і пропозицій громадян, із загальної маси зареєстрованих вихідних документів.
Дата та індекс письмової відповіді громадянину вносяться в графу книги «Відмітка про направлення відповіді громадянину (дата і реєстраційний номер відповіді)». Слід звернути увагу, що дата і індекс поряд з підписом та найменуванням організації, зазначеними на бланку, є реквізитами, що додають юридичну силу документа. Правильне їх оформлення буде мати велике значення у разі, якщо громадянин відповідно до п. 2.6 Декрету буде оскаржити у встановленому порядку відмова в розгляді по суті викладених у книзі зауважень або пропозицій у вищестоящої організації і (або) суді, а щодо індивідуального підприємця - в органі, його зареєструвати, і (або) суді.
Перший примірник негативної відповіді (повідомлення), оформлений в установленому порядку, до відома громадянина, в організації залишається його копія, яка повинна бути завірена в установленому порядку з проставленням відповідної позначки. Відмітка про завірення копії включає в себе слово «Вірно», особистий підпис особи, що завірила копію, і розшифровку підпису (посада і дату при засвідченні копій вихідних документів допускається не вказувати). Наприклад:
| Вірно Терін О. С. Терін |
Відповідно до п. 2.6 Декрету громадяни мають право знайомитися з матеріалами перевірок, використаними при розгляді їхніх зауважень і пропозицій. Листування, пов'язану з отриманням необхідної інформації для вирішення питання про виконання зауваження або пропозиції, а також інші документи, створювані в ході розгляду зауваження або пропозиції, можна реєструвати в установленому порядку: у загальних реєстраційних формах, прийнятих в організації для реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів (журнал, РКК).
Реєстраційні форми для обліку направляються в інші організації (посадовим особам) запитів і відповідей на них можуть вестися і безпосередньо в особи, відповідальної за ведення книги. У цьому випадку в реєстраційній формі для обліку вихідних документів особа, відповідальна за ведення книги, може реєструвати також і негативні відповіді про відмову в задоволенні зауваження або пропозиції, повідомлення про продовження терміну виконання.
Контроль за виконанням зауважень і пропозицій здійснює, як правило, особа, відповідальна за ведення книги зауважень і пропозицій.
При незначній кількості зауважень та пропозицій, внесених до книги (5-10 на рік), відповідальний за ведення книги може здійснювати контроль шляхом регулярного полистного перегляду її змісту.
При великій кількості зауважень та пропозицій здійснення контролю за книгою, до якої вони вносяться у валовому порядку, а терміни виконання розрізняються, може виявитися скрутним. Тому для цих цілей використовуються РКК, які систематизуються у контрольній картотеці за строками виконання, зазначеним у резолюціях керівника. Якщо строк виконання в резолюції не вказаний, то він згідно встановленим вимогам не повинен перевищувати 15 днів. При продовженні терміну виконання РКК переноситься у відповідний розділ картотеки згідно нового строку.
Для здійснення контролю можуть використовуватися також примірники копій сторінок книги, зроблені в процесі розгляду зауваження чи пропозиції та залишилися у особи, відповідальної за ведення книги. Вони групуються по датах виконання так само, як РРК у контрольній картотеці.
Контроль може здійснюватися за допомогою так званого «Листа контролю», в якому будуть вказані порядкові номери записів пропозицій чи зауважень, дати записів, дати виконання (при продовженні терміну виконання вказується нова дата), виконавці, позначки про виконання. У будь-якому випадку порядок здійснення контролю в організації повинен бути зафіксований у відповідному правовому акті.
Термін виконання обчислюють у календарних днях, починаючи з дати внесення запису до книги громадянином.
Особа, відповідальна за ведення книги, зобов'язане за 2-3 дні до закінчення терміну виконання зауваження або пропозиції попереджати виконавця про наближення терміну виконання.
Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то відповідальним виконавцем є посадова особа, зазначена першим.
При направленні громадянину повідомлення про продовження терміну виконання зауваження або пропозиції вони з контролю не знімаються і вважаються виконаними лише після винесення остаточного рішення, прийняття вичерпних заходів та внесення відомостей про результати розгляду у відповідну графу книги.
Зауваження та пропозиції знімаються з контролю в порядку, визначеному нормативними правовими актами з діловодства. Зняття з контролю здійснюється за вказівкою посадової особи, яким було встановлено термін виконання відповідного зауваження або пропозиції. Дана процедура може бути реалізована кількома шляхами, в залежності від того, який порядок виконання зауважень і пропозицій встановлений в організації.
Варіант 1
При використанні копії сторінки книги виконавець після розгляду зауваження чи пропозиції та прийняття по ньому заходів робить у своєму примірнику копії відповідний запис у графі «Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи, який зробив відомості ». З цим записом повинен бути ознайомлений керівник організації, який у разі згоди з прийнятими заходами (рішенням) розписується у відповідній графі і проставляє дату. Після цього примірник копії передається особі, відповідальній за ведення книги, яка вносить відомості про результати розгляду зауваження або пропозиції у відповідну графу книги, переносить дату, проставлену керівником, вказує найменування своєї посади, прізвище та особистий підпис. Таким чином, дата розгляду зауваження або пропозиції, яку вносить до книги, буде співпадати з датою виконання та зняття з контролю.
Варіант 2
При використанні РКК відомості про виконання зауваження або пропозиції вносяться виконавцем у відповідну графу картки, яка передається керівнику. У разі згоди з прийнятими заходами (рішенням) керівник проставляє в ній дату виконання і свій підпис. Потім картка передається особі, відповідальній за ведення книги, який переносить відомості про результати розгляду зауваження або пропозиції у відповідну графу книги, доповнює їх датою, зазначеної керівником, найменуванням своєї посади, прізвищем та особистим підписом.
Проставляються в розмножених примірниках сторінки книги чи картках підпис керівника і дата є для особи, відповідальної за ведення книги, підставою для зняття з контролю зауваження або пропозиції. При негативному вирішенні питання і напрямку громадянину відповіді про відмову в задоволенні зауваження або пропозиції підставою для зняття з контролю та внесення запису до графи «Відомості про результати розгляду зауваження та (або) пропозиції, дата розгляду, найменування посади, підпис і прізвище особи, який зробив відомості »є письмову відповідь громадянину, підписаний керівником. При цьому слід пам'ятати, що датою пісьмаответа є дата його підписання керівником. Вона і є датою розгляду зауваження (пропозиції).
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Конституція Республіки Білорусь. Прийнята на республіканському референдумі 24 листопада 1996р. / Мінськ «Білорусь» 1997.
2. Трудовий кодекс Республіки Білорусь, прийнятий Палатою представників 8 червня 1999 року. Схвалений Радою республіки 30 червня 1999 / Мн.: Амалфея 1999. - 240с. ЮРИДИЧНА ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА «ЮСІАС» - 2008р.
3. Дмитрук В. М. Трудове право. / Навчальний посібник. - Мн.: Амалфея, 2000.
4. Коментар до Трудового кодексу Республіки Білорусь. Під ред. Василевича Г.А. Видавництво Амалфея. / 2003. - 1120с.
5. Трудове право: Підручник / В.І. Семенков, В.М. Артемова, Г.А. Василевич та ін; За заг. ред. Семенкова В.І. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.
6. Трудове право: Підручник / В.І. Семенков; За заг. ред. Семенкова В.І. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.
7. Трудове і соціальне право: Підручник / за загальною редакцією В.І. Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.
8. Трудове право: Підручник / В.І Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишка та ін; За заг. ред. В.І. Семенкова. - 3-е вид.; Перероб. і доп. - Мн.: Амалфея, 2006с.
9. Трудове право Республіки Білорусь: Практичний посібник / Важенкова Т.М. - Мн.: УП «Молодіжне», 2003.
10. Трудове право Республіки Білорусь, Короткий виклад курсу / В.А. Круглов. - Мн.: Бенедикт 2004. - 75С.