Проблеми документаційного забезпечення управління та використання електронного цифрового підпису
Зміст
Введення
Проблеми документаційного забезпечення управління
1.1 Причини проблем документаційною діяльності
1.2 Вибір та вимоги до автоматизованих бізнес-процесів
1.3 Проблеми, що з'являються при розширенні використання систем автоматизації виробництва
Проблеми використання електронного цифрового підпису
Висновок
Використана література
Введення
Завдання накопичення, обробки та розповсюдження інформації стояла перед людством на всіх етапах його розвитку. Протягом довгого часу основними інструментами для її вирішення були мозок, мова і слух людини. Перше кардинальна зміна відбулася з приходом писемності, а потім - c винаходом книгодрукування. Наступний прорив в області інформаційного обміну стався з появою електронних обчислювальних машин. Перші ЕОМ використовувалися як великі автоматичні арифмометри. Принципово новий крок був здійснений, коли від застосування ЕОМ для вирішення окремих завдань перейшли до їх використання для комплексної автоматизації тих чи інших закінчених ділянок діяльності людини по переробці інформації.
Управлінська діяльність в Росії, як і в усіх розвинених країнах, здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності. В офісі виробничого підприємства технологія роботи з документами може бути нерозривно пов'язана з технологією його основної виробничої діяльності. Вона передбачає не тільки єдині правила документування - оформлення документів, але й єдиний порядок організації руху документів (документообігу). Відповідно до нормативних вимог документообіг організації охоплює рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.
Технологія управління документообігом передбачає ведення реєстраційно-контрольних форм у вигляді журналів і картотек. При цьому регламентуються склад і зміст реєстрованих реквізитів документів, а також різні форми звітності. Головна проблема традиційної технології управління документообігом - практична неможливість централізовано відстежувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Адже це вимагає величезних затрат праці не тільки на ведення докладних журналів і картотек у кожному підрозділі, але і на оперативне централізоване зведення відповідної інформації. Відсутність дієвої технології управління документообігом призводить, у кінцевому рахунку, до того, що, як правило, в довільний момент часу неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, яка історія і поточний стан того чи іншого питання, чим конкретно зайняті виконавці.
У сучасному закладі основними технологічними інструментами роботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцях виконавців і об'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює всі робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з'являється можливість використовувати мережу для переміщення документів і централізовано відстежувати хід діловодного процесу - аж до роботи виконавців над документами на їх робочих місцях. Однак, сьогодні відбувається парадоксальна річ: будь-яке поважаюче себе установа купує високопродуктивні персональні комп'ютери, які об'єднуються в локальну корпоративну мережу, що забезпечує повну технологічну підтримку "електронного документообігу", але далі використання техніки для підготовки документу в текстовому редакторі з подальшою його роздруківкою на принтері справу не йде.
Головний пункт цієї проблеми полягає у процесі переходу до електронного документообігу, який в умовах нашої країни пов'язаний з багатьма труднощами.
Метою даної роботи є вивчення проблем автоматизації документообігу.
Для вивчення поставленої мети нам необхідно вирішити такі завдання:
вивчити проблеми традиційних технологій документаційного забезпечення;
виявити причини проблем документаційною діяльності;
вивчити проблеми використання електронного цифрового підпису;
Пошук літератури з даної теми був значною мірою утруднений. Зважаючи технологічного відставання Росії описуваному питанню було присвячено мала кількість публікацій. Основою вихідною інформацією з'явилися статті з періодичної літератури, присвяченої інформаційним технологіям.
1. Проблеми документаційного забезпечення управління
До ак показує практика, на сьогоднішній день існує величезна кількість організацій як малого та середнього бізнесу, так і великих підприємств, що мають чимале число філій, де документаційне забезпечення управління абсолютно не розвинене або використовується в кращому разі лише наполовину. Тим часом робота з документацією була і залишається одним з головних бізнесів-процесів на будь-якому підприємстві і в будь-якому офісі. І організація такої роботи є важливою частиною процесів управління, істотно, що впливають на оперативність та якість прийнятих рішень. Як підвищити ефективність роботи з документами? Як прискорити і поставити під контроль процеси виконання доручень за документами, процедури узгодження документів, процеси інформування та ознайомлення співробітників з документами? Як вибудувати єдиний інформаційний простір для організацій, що мають філії, дочірні підприємства, представництва. У будь-який, навіть самої дисциплінованою, організації при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через деякий час починають виникати проблеми. Як приклад можна навести всім відомі й очевидні ситуації: втрата документів, що надійшли, невідправлені через забудькуватість або дублюючі один одного відправлені документи, відсутність на договорі, підписаним керівником і який привів до значних збитків, віз відповідального виконавця, узгоджуючих осіб і т.д. Все це призводить до плутанини і безладдя, що як наслідок - до неможливості вирішення управлінських завдань. Давайте подивимося на цікавий факт статистики. Наприклад, відомо, що секретар-референт витрачає близько 80% свого часу на роботу з документами, у керівника робота з документами займає до 45% робочого часу, у рядових співробітників підприємства - до 30% часу. При цьому 30% переміщень співробітників по офісу в тій чи іншій мірі пов'язані із завданням пошуку потрібних документів, у загальному дано ний процес забирає у них близько одного місяця на рік. 15% паперових документів безповоротно губляться, а на узгодження документів іде 60-70% робочого часу. У результаті 20-30% поставлених завдань взагалі не вирішуються.
Якщо говорити про спільні проблеми компаній з традиційною організацією діловодства, то вони такі:
неминуча втрата документів, а значить інформації;
потрапляння документів та інформації, що міститься в них, в чужі руки;
накопичення "сміття" з безлічі документів, призначення та джерело появи яких незрозумілі;
великі витрати часу на підготовку та узгодження документів, як наслідок - мала швидкість обробки інформації, а значить - повільна реакція на нові впливу;
надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з документами;
суперечливість рішень, що приймаються, неможливість забезпечити швидку передачу вихідних документів та інформації посадовим особам, які приймають рішення;
безконтрольність виконавців, практично неможливо здійснити в короткі терміни доведення доручень, що випливають з резолюцій;
неможливість відновлення історії роботи з документами;
невиробничі витрати робочого часу на пошук необхідного документа, формування тематичної добірки документів;
надлишкові витрати на папір і копіювання для створення декількох копій одного й того ж документа.
Як бачимо, проблем дуже навіть немало, а результатом їх є фактична некерованість організації, яка виражається в тому, що керівники не можуть відповісти навіть на такі загальні питання за документами і виконавцям:
які документи і за якими проблем знаходяться в роботі;
яка передісторія і стан вирішення конкретних питань;
чим займалися і займаються конкретні виконавці та підрозділи.
Керівники, звичайно, хочуть навести лад у сфері діловодства з використанням комп'ютерних технологій, але застосовують такі прості організаційні рішення, лише мінімально відповідають рівню завдань компанії. Наприклад, часто використовуваний підхід - створення і розумної схеми розміщення файлів на сервері як механізму спільної роботи, використання електронної пошти як засобу передачі документів і контролю виконання.
Дані заходи працюють, але тільки до певного моменту. Як тільки вирішуються компанією завдання ускладнюються, збільшуються її розміри, можливостей зазначених рішень стає недостатньо, компанія знову наближається до інформаційно-управлінського хаосу.
Єдиний шлях вирішення - автоматизація діловодства та документообігу компанії шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління (скорочено ІСДОУ).
1.1 Причини проблем документаційною діяльності
У Росії ще в 1980-рр. багато підприємств вимагали від своїх програмістів створити для свого обчислювального центру Автоматизовану систему контролю виконання Документів. І програмісти чесно працювали, і створювали розумні програми, і гроші для цього виділялися чималі. Але як тільки розумна машина потрапляла в руки чиновнику, починалося незрозуміле: весь чиновницький апарат оголошував тиху і негласну страйк по відношенню до ПК: автоматизована система забирала почуття чиновницької значущості та незамінності. З одного боку, чиновника зобов'язували надавати системі інформацію, володарем якої традиційно був він і тільки він. З іншого боку, виходило, що тепер за простим запитом до бази даних керівник отримував довідку про стан справ, минаючи його, чиновника, з рук якогось оператора ЕОМ. Більш того, система регулярно сповіщала про його нерозторопність і забудькуватості як виконавця.
Звичайно, крім суб'єктивних, існували і об'єктивні фактори, які стримують автоматизацію діловодства. Головним з них був вкрай незручний спосіб передачі інформації між комп'ютерами - на магнітних носіях, а також украй невеликий обсяг пам'яті, але визначальним був, безумовно, фактор суб'єктивний.
Мало що змінилося і сьогодні: будь-яке поважаюче себе установа купує високопродуктивні персональні комп'ютери, в будь-який момент їх можна об'єднати в локальну або корпоративну мережу, що забезпечить повну технологічну підтримку електронного документообігу, а далі використання Pentium 'o в для підготовки документа в редакторі Word з наступною його роздруківкою на лазерному принтері справа не йде.
Якщо розглядати проблему з іншого боку, то джерело виникнення більшості проблем лежить у тому, що вже спочатку існує суперечність - всюди потрібно централізоване управління документацією, а сама технологія обліку ведеться децентралізовано. Картково-журнальний облік роботи з документами ведеться автономно в кожному підрозділі. При цьому процедура з'ясування стану конкретного документа полягає в послідовному зборі даних про документ у всіх точках його проходження.
Для того ж, щоб забезпечити ефективне централізоване управління з якої-небудь сукупності документів, необхідно ретельно і своєчасно відстежувати і дублювати інформацію з підрозділів у центрі. Це вимагає величезних накладних витрат: потрібні строго регламентовані і трудомісткі технології збору та аналізу розподіленої інформації, детально опрацьовані нормативно-методичні документи і підготовлений персонал. Сьогодні практично жодна організація не може дозволити собі в повному обсязі підтримувати такі технології.
На жаль, досвід історії не раз показував, що прогрес не завжди призводить до усунення проблем, іноді він просто замінює одні проблеми іншими. Повною мірою це стосується і нових комп'ютерних технологій. З їх впровадженням виникають не тільки нові перспективи, але і нові "підводні камені", додаткові джерела потенційного ризику. Наприклад, з'являються нечувані раніше можливості для незаконного доступу до конфіденційної інформації, а також ймовірність втрати великих масивів цінної інформації з-за відмови обладнання, вірусної атаки або некваліфікованих дій користувача. Втратити можна не тільки інформацію, існує можливість розлучитися з великим капіталом.
Але труднощі існують і на державному рівні: поки держава і суди не визнають електронні документи, бізнес може використовувати автоматизовані системи документаційного забезпечення управління (АС ДОП) тільки для підтримки оперативної діяльності.
Не встановлено і порядок визнання юридичної сили електронних документів державними органами і судами; відсутня офіційно визнана методика (стандарт) роботи з електронними документами, що забезпечує визнання їх юридичної сили; відсутні методики експертизи цінності електронних документів, передачі їх на архівне зберігання, знищення електронних документів, роботи з грифованих електронними документами, і т.д.
Тим не менше, прогрес зупинити не в силах ніхто. Нам просто треба вчитися жити в цьому новому світі - використовувати його можливості і уникати його небезпек.
1.2 Вибір та вимоги до автоматизованих бізнес-процесів
Наш час, насичене інформаційними технологіями, пред'являє нові вимоги до документів і службам, відповідальним за їх створення, звернення та зберігання. Комп'ютер дозволяє не тільки швидко і якісно оформити документ, але й надає небачені раніше можливості з обліку, контролю за виконанням документів, їх передачі каналами телекомунікацій, оперативного зберігання й пошуку потрібної інформації. Сучасному працівникові не потрібно чекати, поки помічник або секретар-діловод відшукає позначку потрібного документа за журналом вхідної документації, потім перегорне відповідну папку, щоб знайти сам документ. Всі ці функції можуть бути повністю автоматизовані, що дозволяє досить підвищити швидкість прийняття рішення і, відповідно, ефективність управління.
Вибір програмного забезпечення залежить від розміру. Для великих підприємств потрібні потужні програмні комплекси, такі, як наприклад Documentum спеціалізовані розробки на базі Lotus Notes. Середній бізнес успішно використовує цілий ряд рішень: Optima Workflow, ЕОС "Дело", "ЕВФРАТ-Документообіг", DocsVision, "Інталєв: Документообіг 2005".
Для невеликих компаній створено досить багато невеликих програм: "ФЛАГМАН", "Документообіг", "SQ-контроль справ".
Вибір найбільш підходящої залежить від безлічі факторів, все залежить від конкретного прикладу.
Але при цьому кожна організація повинна намітити цілі впровадження системи електронного документообігу:
автоматизація діловодства,
автоматизація потоків документів,
автоматизація контролю виконання документів і доручень,
підвищення виконавської дисципліни,
наведення порядку в роботі з документами,
скорочення часу на операції з документами,
перехід до безпаперових технологій.
Таким чином, можна визначити ефективність використання системи електронного документообігу (СЕД) у вузькому сенсі для окремих виробництв і користувачів. У цьому випадку розумно розглядати наступні види ефектів:
економічний - його показники враховують у вартісному вираженні усі види результатів і витрат, обумовлених реалізацією СЕД. Автоматизація діловодства, автоматизація потоків документів, автоматизація контролю виконання документів і доручень сприяє скороченню помилок, присутніх при ручній праці, прискорення процесу документообігу, що дає безсумнівний виграш у часі і економію у витратах електроенергії, витрат на оплату машинного часу і т.д.
фінансовий - розрахунок показників цього виду ефекту базується на фінансових результатах використання СЕД, що знаходить відображення у скорочення часу на операції з документами, тим самим знижує тривалість роботи з документами,
ресурсний - його показниками відображають вплив використання СЕД на обсяг виробництва і споживання того чи іншого виду матеріального ресурсу (електроенергії, трудових ресурсів та ін.) Як вже було сказано, виграш у часі при роботі з документами знизить витрата електроресурсов, трудових ресурсів і т.д.
науково-технічекого - включає новизну, простоту, корисність СЕД;
соціальний - його показники враховують соціальні результати реалізації СЕД, що виражаються в зменшенні трудомісткості підготовки і переробки одиниці даних в автоматизованій системі управління документообігом.
І, взагалі-то не факт, що потрібні будуть якісь спеціалізовані рішення. Для невеликої організації, як мінімум, можна почати з розробки створення єдиного сховища бланків і шаблонів документів. Це може бути просто каталог на мережному сервері, доступних з усіх ПК компаній, і у якому шаблони документів (. Doc для Word і. Xls для Excel). Для цього не потрібно купівлі програмного забезпечення (ПЗ), досить Word і Excel, але також в пакет Microsoft Office входить програма InfoPath для організацій колективної роботи з документами. Існує рішення SharePoint, але його потрібно купувати окремо.
Наведемо загальні рекомендації, що дозволяють уникнути типових помилок, при виборі необхідної АС.
Необхідно визначити рівень завдань, вирішення яких буде покладено на майбутню інформаційну систему.
Визначивши клас майбутньої системи, необхідно вивчити по можливості всі пропозиції, зупинивши вибір на системі з необхідним функціоналом, але з можливістю розширення в подальшому новими функціями.
Необхідний аналіз програмно-апаратної платформи, на якій буде експлуатуватися система.
Майбутня система повинна бути легко настроюється, розширюваної і масштабованої, зручна у використанні, мати ергономічним інтерфейсом.
Необхідно уважно аналізувати пропозиції щодо організації проекту впровадження, рівень і якість послуг, що надаються при навчанні персоналу, якість і обсяг консалтингового та технічного супроводу системи на етапах її промислової експлуатації.
Бажано перевірити систему в дії шляхом встановлення та експлуатації демо-версій передбачуваних для впровадження інформаційних систем.
Не слід відразу купувати потужну дорогу систему. Краще проводити процес впровадження поетапно, рухаючись від більш простої системи до її подальшого розвитку за рахунок масштабування та додавання нових можливостей. Вельми поширена невірне використання термінів постачальниками математичного забезпечення може призвести до великих неприємностей і фінансових втрат, якщо компанія, не розібравшись, закупить систему, яка не відповідає її потребам.
При впровадженні системи особливу увагу слід звернути на процес навчання персоналу, по можливості не економлячи на ньому кошти, так як у випадку непідготовленості персоналу навіть найдосконаліша система, яка ідеально підходить організації, буде малоефективна.
"Справжня" система електронного документообігу зобов'язана, зокрема, мати такі характеристики:
після реєстрації інформаційного матеріалу в якості документа, його автор вже не має можливості як-небудь змінити або знищити документ;
документом встановлюється термін зберігання, що відповідає вимогам законодавства і контролюючих організацій. Засоби системи повинні дозволяти "запрограмувати" все зустрічаються у вітчизняних нормативних актах варіанти правил обчислення строку зберігання (протягом заданого відрізку часу, до певного настання події, комбіновані, і т.д.);
система повинна захищати збережені в ній документи від будь-яких змін. Знищувати електронні документи можуть тільки спеціально уповноваженими особи - співробітники служб ДОП або ІТ, в рамках планової роботи з експертизи цінності і знищення документів з простроченим терміном зберігання.
1.3 Проблеми, що з'являються при розширенні використання систем автоматизації виробництва
По-перше, спочатку необхідно пам'ятати, що для створення автоматизованої технології документаційного забезпечення управління недостатньо тільки придбати систему автоматизації. Важливим моментом при цьому є знання діловодства і здатності грамотно і раціонально спроектувати роботу з документами в організації. Якщо ж говорити про впровадження, то кожна компанія стоїть перед вибором: впроваджувати систему самим, тобто своїми силами, або ж скористатися послугами компанії, що продає систему, і впровадити її силами компанії-продавця або розробника (аутсорсинг). Кожен з цих варіантів пов'язаний з комплексом "своїх" проблем.
При самостійному впровадженні системи основними проблемами можуть стати наступні:
загальний обмежений рівень комп'ютеризації, обмежена кількість комп'ютерів і комп'ютерних мереж в організаціях;
низький рівень діловодної грамотності та культури в організаціях (як виконавців, так і керівників і особливо фахівців, що відповідають за інформаційні технології), нерозуміння змісту, ролі і місця АС ДОП в діяльності організацій. В результаті, часто, дорогі комп'ютерні мережі використовуються в якості "друкарської машинки з калькулятором", не зачіпаючи завдань управління організацією, до яких, в першу чергу, відноситься управління завдань управління організацією, до яких, в першу чергу, відноситься управління документаційною діяльністю;
недостатність знань в області ДОП і, відповідно, неможливість грамотно і раціонально спроектувати роботу з документами в організації;
недостатність знань про впроваджувану системі;
відсутність досвіду по впровадженню подібних систем.
При впровадженні системи компанією-продавцем або розробником можуть виникнути проблеми іншого гатунку. Наприклад, однією з проблем є виникнення труднощів при проведенні попереднього обстеження, в результаті чого сповільнюється хід виконання робіт або ще гірше - стає неможливим зібрати та проаналізувати всю інформацію, необхідну для вироблення вимог з налаштування системи. Дана проблема зазвичай виникає з-за двох причин:
відсутня налагоджена робота з документами, заснована на застосуванні традиційної технології. Це часто супроводжується складністю вироблення рішення замовником про правила, за якими буде здійснюватися робота у результаті автоматизації;
витрачатися багато часу при інтерв'юванні або анкетуванні співробітників компанії-замовника, які не бажають повно і правильно відповідати на запитання.
При цьому можна відзначити, що перша ситуація більш типова для середніх і невеликих комерційних компанії, а друга - для державних установ.
Другий комплекс проблем виникає при проведенні попереднього обстеження, налаштування системи та навчання персоналу і часто пов'язаний з небажанням співробітників використовувати в роботі нову технологію. Саме тому впровадження системи документаційного забезпечення вимагає дуже жорсткого контролю з боку керівника.
Ще більше проблем з "замовними" системами виникає на етапах експлуатації та розвитку цих систем, взаємодії систем в різних організаціях. Основні проблеми можуть бути пов'язані як з об'єктивними причинами, що стосуються безпосередньо функціонування системи (неправильні налаштування, наприклад), так і з такими "зовнішніми" обставинами, як:
велика плинність кадрів і неможливість грамотно навчити нових співробітників роботі з системою;
відсутність у користувачів бажання вирішувати виниклі проблеми, читаючи керівництво по роботі з системою і зв'язуючись з групою технічної підтримки.
Частково проблему навчання кадрів можуть вирішувати комп'ютерні системи, які дозволяють організувати дистанційне навчання, в тому числі в територіально розподілених організаціях. Це дозволяє значно знизити операційні витрати.
У зв'язку з недостатнім рівнем державного регулювання мають місце дуже великі індивідуальні відмінності діловодства в різних організаціях, зокрема, навіть при виконанні технологічних операцій з документами (від номерообразованія до оформлення розсилки). У результаті доводиться реалізовувати щоразу дорогі індивідуальні (замовні) проекти для кожної організації.
Як вирішувати всі виникаючі проблеми впровадження? Очевидно, що тут особливу роль відіграє безпосередньо компанія-постачальник. Так як документ як основа управління задіяний у всіх сферах діяльності організації і використовується у всіх її бізнес-процесах, фахівцям компанії-впроваджувача необхідно розбиратися не тільки в тому, як треба правильно організувати діловодство на підприємстві, але і розуміти процеси взаємодії АС ДОП з системами управління ресурсами підприємств, з системами управління взаємовідносинами з клієнтами та т.п.Часто в організації не діють усталені методики формування та ведення бізнес-процесів, але без регламентів і процедур не можна побудувати стійко працюючу систему управління. Тому фахівці компанії-постачальника повинні прагнути покласти в основу своїх систем добре відомі методології. Тільки такий підхід може стати основою реально працюючих систем. Чи існує проблема організації процесу впровадження АС ДОП? Так, існує. Так як подібні інформаційні системи давно вже не представляють собою дискету з декількома файлами, компанія-внедренец повинна запропонувати чітку стратегію впровадження свого продукту, що включає в себе підготовку персоналу до роботи, дії з розгортання системи.
При впровадженні систем електронного документообігу на рівні окремої організації особливу гостроту набуває проблема взаємин і взаєморозуміння між службою ІТ з одного боку, і службою ДОП, юридичним відділом і діловими підрозділами - з іншого.
Перш за все, це проблема "соціального статусу". ІТ-фахівці стоять на вищому щаблі в ієрархії організації, мають більшу зарплату, користуються набагато більшим впливом на керівництво. У комерційних структурах грошей на розвиток сучасних технологій не шкодують, в той час як відділи ДОП отримують кошти на свій розвиток за залишковим принципом. Крім того, фахівці ДОП скаржаться на те, що служба ІТ визначає вимоги до управління документами, не консультується з ДОП при виборі і закупівлі систем електронного документообігу.
Не секрет, що більшість представників ІТ вважають службу ДОП пережитком "старовини глибокої", і взагалі суто витратним підрозділом.
Сучасні технології дозволяють організувати повністю безпаперовий обмін документами, однак на практиці електронні документи часто виступають всього лише двійниками паперових документів. Автоматизацію документообігу можна умовно поділити на чотири види: паперовий документообіг, паперовий документообіг з використанням автономних ПК, змішаний документообіг і безпаперовий документообіг (рис. 1).
Паперовий документообіг означає, що всі етапи документ проходить в паперовій формі. Ще півтора десятка років тому цей вид документообігу був єдиним. Для реєстрації паперових документів використовувалися журнали - гросбухи або листи великого формату, в які вписувалися знову зареєстровані документи. Після закінчення певного терміну журнали і листи здавалися в архів.
Коли з'явилися комп'ютери, вони замінили гросбухи і листи, поклавши початок паперового документообігу з використанням автономних ПК. На цій стадії ПК використовується для підготовки та реєстрації документів. Власне, тоді і виникло поняття електронного документа - документа, що зберігається виключно в комп'ютері, або, як кажуть, на машинних носіях. Однак переваги електронного документа при відсутності локальної мережі можуть бути реалізовані лише в незначній мірі. Передача, погодження та затвердження документів на цій стадії здійснюються в паперовому вигляді.
Змішаний документообіг припускає, що комп'ютери, об'єднані в ЛОМ, служать для підготовки передачі та зберігання документів, однак юридичну силу документ має тільки в паперовому вигляді. Узгодження та затвердження фінансових і юридичних документів здійснюється у паперовому вигляді.
Рис.1. Види документообігу
Безпаперовий документообіг означає, що всі операції з документами виробляються в електронному вигляді.
Юридична сила документа забезпечується за рахунок використання електронно-цифрового підпису (ЕЦП) - механізму, який дозволяє довести, що автор надісланого електронного документа є саме тією особою, за кого він себе видає, і що документ не був змінений в процесі доставки.
Як тільки мова зайшла про електронний цифровий підпис, відразу ж виникає проблема її використання.
2. Проблеми використання електронного цифрового підпису
У сучасному, оснащеному комп'ютерами підприємстві документи створюються і переміщуються в електронному вигляді, при цьому необхідність підписання документів залишається. Адже сам по собі переклад документів в іншу форму не змінює сформованих методів управління організацією.
Федеральний закон "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" дає визначення, який документ визнається електронним: "електронне повідомлення, підписане електронно-цифровим підписом (ЕЦП) або аналогом власноручного підпису, визнається електронним документом, рівнозначним документом, підписаним власноручним підписом, в випадках якщо федеральними законами або іншими нормативно-правовими актами не встановлюється або не мається на увазі вимогу про складання такого документа на паперовому носії ". Головним атрибутом електронного документа, що підтверджує його автентичність, є електронний цифровий підпис.
У прийнятому в 2002 р. Законі "Про електронний цифровий підпис" під електронним цифровим підписом розуміється "реквізит електронного документа, призначений для захисту даного електронного документа від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа ЕЦП і що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису , а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі ". У цьому законі вперше в російському законодавстві зроблена спроба відмовитися від реквізиту "печатка", замінивши його певним видом підпису, прийнятною для цього носія, зокрема електронним цифровим підписом. Така підпис відповідно до закону має вже властивостями двох реквізитів: "підпис" і "друк". Це відповідає зазначеної фахівцями тенденції до злиття в майбутньому реквізитів "підпис" і "друк" в один, який стане універсальним засобом ідентифікації, як документа, так і особистості. Електронний цифровий підпис в електронному документі рівнозначна власноручного підпису в документі на паперовому носії при одночасному дотриманні наступних умов:
сертифікат ключа підпису, що відноситься до цієї електронного цифрового підпису, не втратив сили (діє) на момент перевірки або на момент підписання електронного документа за наявності доказів, що визначають момент підписання;
підтверджена справжність електронного цифрового підпису в електронному документі;
електронний цифровий підпис використовується відповідно з відомостями, зазначеними в сертифікаті ключа підпису.
Оскільки ЕЦП призначена для забезпечення автентичності, цілісності та авторства документів, оброблюваних за допомогою обчислювальної техніки, вона жорстко пов'язує в одне ціле зміст документа і секретний ключ підписувача і робить неможливим зміну документа без порушення автентичності цього підпису. Суть процедури використання ЕЦП полягає в тому, що кожен користувач має можливість виготовити пару індивідуальних ключів: секретного - для формування цифрового аналога підпису під документом і парного з ним, відкритого - для перевірки достовірності цифрових підписів, обчислених за допомогою даного конкретного ключа. Належність секретного ключа ЕЦП певній особі засвідчується сертифікатом, який видає підтверджуючий центр. Кожен учасник інформаційної системи може володіти будь-якою кількістю сертифікатів. Однак електронний документ з ЕЦП має юридичну силу лише в рамках відносин, зазначених у сертифікаті ключа підпису. Ключі електронних цифрових підписів створюються для використання:
в інформаційній системі загального користування її учасником або за його зверненням підтверджуючий центр;
в корпоративній інформаційній системі в порядку, встановленому в цій системі.
При створенні ключів електронних цифрових підписів для використання в інформаційній системі загального користування повинні застосовуватися тільки сертифіковані засоби електронного цифрового підпису. Відшкодування збитків, завданих у зв'язку зі створенням ключів електронних цифрових підписів не сертифікованими засобами електронного цифрового підпису, може бути покладено на творців і розповсюджувачів цих коштів відповідно до законодавства РФ.
Термін зберігання сертифіката ключа підпису у формі електронного документа в засвідчувальному центрі визначається договором між центром, що засвідчує і власником сертифіката ключа підпису. При цьому забезпечується доступ учасників інформаційної системи в засвідчує центр для отримання сертифіката ключа підпису.
За відсутності законодавства, визнає повною мірою юридичну силу електронних документів, ряд організацій (особливо з великою мережею філій) успішно використовують ЕЦП для оперативного узгодження документів. Узгодження проектів організаційно-розпорядчих документів і подальше ознайомлення з затвердженими документами завжди являло собою досить трудомістку задачу. Традиційна процедура узгодження паперових документів не дозволяла оперативно приймати необхідні ділові рішення. При переході на електронне узгодження процедури узгодження та ознайомлення прискорюються в десятки разів.
Як показує практика, ЕЦП набуває дедалі більшого поширення в організаціях, її в основному використовують для здачі різного роду звітності. Проте в процесі застосування ЕЦП у діяльності організацій виникає ряд проблем. По-перше, незважаючи на те, що ЕЦП є одним з надійних способів захисту цілісності і автентичності електронного документа, фахівці-криптографи вважають, що ймовірність злому або компрометації сучасних ЕЦП через 10 років висока. І цей факт необхідно враховувати як у законодавстві, так і в правилах зберігання документів з ЕЦП. Якщо ЕЦП скомпрометована, то самі по собі позитивні результати перевірки підпису недостатні, і автентичність документа доведеться доводити інакше. Наприклад, документуючи факт успішної перевірки підпису в період, коли вона свідомо не була зламана або скомпрометована, або постійного зберігання документа в захищеній системі, що гарантує його цілісність і автентичність. Крім того, недбале поводження з ключем електронного цифрового підпису може обернутися значними збитками для компанії. Оскільки єдиний недолік електронного підпису в порівнянні зі звичайною підписом в тому, що не можна з такою ж мірою впевненості визначити, хто саме підписав документ. Ключ ЕЦП можуть вкрасти, до того ж нечисті на руку співробітники можуть використовувати ЕЦП свого начальства у корисливих цілях. Тому стовідсоткової гарантії, що чиєїсь згенерованої ЕЦП не підпишеться стороння людина, не дасть жоден фахівець-криптограф. Але ця властивість цифрового підпису не є нездоланною перешкодою для її широкого використання в цивільному обороті.
Розглядаючи ЕЦП щодо питань організації діловодства та архівної справи, необхідно відзначити невирішеність проблеми довготривалого зберігання документів, підписаних ЕЦП. За правилами діловодства термін зберігання встановлюється в залежності від значимості документа та інформації, яка в ньому міститься, і не залежить від виду носія і наявності ЕЦП. Зберігання документів, підписаних ЕЦП, має бути організовано таким чином, щоб гарантувати можливість перевірки достовірності підпису, а засвідчує центр повинен забезпечити такий термін зберігання своїх документів, обладнання та програмного забезпечення в робочому стані. Якщо організація здає яку-небудь звітність в електронному вигляді, то необхідно визначити порядок її збереження в організації, з тим щоб забезпечити цілісність, достовірність та автентичність електронних документів. Тільки в деяких документах міністерств і відомств містяться вимоги до забезпечення збереження електронних документів і визначаються наслідки невиконання цих вимог.
Необхідно відзначити, що створення документів, що підтримують ЕЦП, - завдання дорога і складна. Якщо звернутися до зарубіжного досвіду, то американські архівісти рекомендують для забезпечення збереження такої документації:
забезпечувати міграцію документів на нові програми та носії протягом терміну зберігання;
зберігати, де можливо, програмне забезпечення та обладнання для пошуку та вилучення документів;
запобігати неавторизований фізичний доступ до приміщення, де зберігаються документи;
використовувати носії, очікуваний термін життя яких становить як мінімум 20 років і які випускаються і підтримуються декількома виробниками;
мігрувати документи зі старих носіїв на нові кожні 10 років;
контролювати відсутність змін у документах;
здійснювати переклад документів на технологічно нейтральні формати, такі як XML і RTP,
щорічно проводити статистичні вибірки і тестування носіїв, щоб переконатися в збереженні документів;
протоколювати всі дії з документами.
Найбільшою проблемою при організації довготривалого зберігання електронних документів з ЕЦП є необхідність забезпечення перевірки достовірності ЕЦП. Ця вимога автоматично перетворює будь-який електронний архів у музей комп'ютерного обладнання та програмного забезпечення.
Оскільки у вітчизняному законодавстві питання забезпечення збереження відведені на другий план, до того ж відсутні відповідні нормативні і методичні матеріали, то виникає необхідність звернутися до зарубіжного досвіду та методикам роботи. Так, голландські фахівці, щоб уникнути проблем, пов'язаних з старінням устаткування, пропонують відмовитися від вимоги збереження в незайманому вигляді оригінальної структури та змісту документів при їхньому постійному зберіганні. Вони роблять акцент на вимозі про те, щоб при постійному зберіганні електронних підписів можна було б засвідчити роль, яку підпис виконала в минулому, стосовно інтересів створила документи організації, інтересів третіх сторін, культурних та історичних інтересів суспільства. Замість оригінальної ЕЦП пропонується зберігати деякі відомості про ЕЦП і занести їх в метадані (дані про програмні середовищах і форматах) документа.
Якщо постійне архівне зберігання документів з ЕЦП здійснюється в системах електронного документообігу, які за своїм початковим характеристикам зобов'язані забезпечити надійне зберігання, то достатнім свідченням цілісності і автентичності може служити як сам документ, так і його метадані.
Впевненість в автентичності документа може грунтуватися на впевненості в якості системи діловодства в організації - точно так само, як у випадку традиційних паперових архівів.
Незважаючи на досить широке застосування ЕЦП в різних сферах діяльності, фахівці з інформаційних технологій відзначають, що впровадження ЕЦП йде повільніше, ніж очікувалося. І причиною цього є не недоліки Закону "Про ЕЦП" (який не обмежує використання цієї технології на основі двосторонніх і багатосторонніх домовленостей), а ряд стримуючих факторів. До них належать такі:
сферу використання ЕЦП обмежує ту обставину, що, незважаючи на широке впровадження інформаційних технологій, не передбачається переводити в електронний вигляд найбільш важливі документи - документи на нерухомість, свідоцтва про народження і т. п.;
незатребуваність технології ЕЦП для документів електронної пошти, так як застосування цієї технології може залучити небажане увагу з боку хакерів, держслужб, що борються з тероризмом і т. п.;
проблеми, пов'язані з використанням ЕЦП, такі як підробка ЕЦП, незаконне отримання і використання сертифікатів ЕЦП, передача ЕЦП іншій особі на порушення встановлених правил;
відсутність необхідності застосування ЕЦП в закритих інформаційних системах, в яких високий рівень захисту та контролю і так забезпечується;
відсутність необхідної інфраструктури у вигляді засвідчувальних центрів та центрів сертифікації;
Необхідно відзначити, що обмеження у використанні ЕЦП в більшій мірі пов'язані з тим фактом, що юридично значуща документація організації оформляється в основному на паперових носіях, і доводиться поєднувати електронний документообіг на стадії підготовки і узгодження, і паперовий на завершальному етапі оформлення. Створення електронних документів, що підлягають тривалому зберіганню, і проставлення на них ЕЦП без одночасного створення їх дубліката на папері неминуче призводить до виникнення конфліктних ситуацій. Ця обставина, а також нормативно-методологічна невирішеність проблеми довготривалого зберігання електронних документів з ЕЦП змушують керівників організацій ретельно зважувати всі "за" і "проти", перед тим як дати розпорядження зберігати важливі документи лише в електронній формі.
Таким чином, ЕЦП, як і будь-яке інше засіб автоматизації діловодних процесів, здатне принести чималу користь при правильному використанні. Але в кожному конкретному випадку необхідно аналізувати вигоди від використання ЕЦП та ризики, пов'язані з її застосуванням. Для успішної та ефективної роботи в електронному середовищі організаціям необхідно використовувати весь наявний арсенал інформаційних технологій, у тому числі і електронно-цифровий підпис.
Сама технологія електронного підпису здійснюється за допомогою ідентифікації користувача шляхом звірення реальної підпису з підписом в комп'ютерній системі, де створюється її електронний шаблон. Введення підписів проводиться за допомогою сканера або електронного пера. Електронний підпис, як і відбитки пальців, кваліфікуються як унікальний показник особистості.
Експрес-аналіз підпису має велике значення в безлічі завдань банківської справи, управління фінансами, підприємствами.
Висновок
Незважаючи на мінуси виникають при введення електронного документообігу, є маса плюсів: простота внесення змін до документа, можливість поміщати в документі не тільки текст, але й мультимедійні дані,
можливість використовувати заздалегідь заготовлені форми, більш висока швидкість передачі інформації по великій кількості адрес, економія паперу, більш висока компактність архівів, більш простий контроль інформаційних потоків;
велика швидкість пошуку та вилучення інформації, можливість захисту документів від несанкціонованого доступу і розмежування прав доступу співробітників до інформації. Також автоматизація документообігу організації дозволяє знизити кількість служб, зайнятих роботою з документами (кур'єрів, канцелярських працівників тощо).
У разі використання електронного документообігу потрібно набагато менше витрат на перебудову документообігу при зміні зовнішніх умов, наприклад вимог з боку фіскальних органів щодо зміни форми звітності.
Незважаючи на те що ефективність електронного документообігу повсюдно визнана, сьогодні в Росії можна зустріти всі види документообігу, представлені на рис. 1. Ще залишилися організації, які як і раніше працюють в умовах паперового діловодства, більшість використовують в організації документообігу комп'ютери та локальні мережі, і лише незначний відсоток використовує повністю автоматизовані системи управління електронними документами.
В ідеалі наслідком розвитку електронного документообігу повинні стати повністю безпаперові технології. Проте сьогодні паперові документи все ще необхідні для дотримання вимог багатьох норм законодавства - податкового, законодавства про бухгалтерський облік і т.п. Одне з основних призначень документа - це здатність засвідчувати певні факти. До останнього часу паперовий документ з необхідними реквізитами та ступенями захисту був основним способом доказу того чи іншого факту, тобто мав юридичну силу. Папір як матеріальний носій має недоліком в тому сенсі, що не дозволяє безслідно прати і записувати нову інформацію, проте цей її недолік обертається достоїнством з точки зору виключення підробки документа. Недарма російська приказка говорить: що написано пером, не вирубаєш сокирою.
Прийнятий у січні 2002 року Федеральний закон "Про електронний цифровий підпис" дає організаціям можливість створювати системи обміну виключно електронними документами, при якому електронний документ може виступати оригіналом, що не вимагає дублювання твердою копією. Технологія ЕЦП дозволяє забезпечити ідентифікацію та аутентифікацію документа, однак сьогодні легітимність ЕЦП абсолютна тільки для внутрішнього документообігу, де вона активно використовується, оскільки внутрішній документообіг регламентується інструкцією з документообігу, затвердженої генеральним директором.
Таким чином, основною причиною наявності змішаного документообігу є та обставина, що питання ходіння ЕЦП до цих пір не вирішено на державному рівні.
Проте обмін документами в електронному вигляді може використовуватися не у всіх, а тільки в деяких напрямках діяльності організації. У тих сегментах обміну документами, де не вимагається підпис, обмін документами може бути повністю безпаперових.
Використана література
Федеральний закон "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" від 27 липня 2006 р. № 149-ФЗ. http://www.consultant.ru
Федеральний закон "Про електронний цифровий підпис" від 08.11.2007 № 258-ФЗ. http://www.consultant.ru
ДСТУ ISO 15489-1. Управління документами. Загальні вимоги. - М. Стандартінформ, 2007. - 34 с.
Рекомендації по стандартизації Р 50.1.031-200. Інформаційні технології підтримки життєвого циклу продукції. Термінологічний словник. Частина 1. Стадії життєвого циклу продукції. http://www.docload.ru
Галахов В.В. Корнєв І.К. Секретарська справа: учеб.-практ. посібник. - М.: Проспект, 2007. - 608 с.
Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: ДОП. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 364 с.
Ларьків Н.С. Документознавство. - М.: Схід-Захід, 2006. - 427 с.
Рагулін П.Г. Інформаційні технології. Електронний підручник. - Владивосток: 2004 р.
Титоренко Г.А. Інформаційні технології управління. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. - 439 с.
Журнал "Секретарська справа" № 10 2006; № 7, № 11 2007.