ЗМІСТ
ВСТУП
історія створення Костромської митниці. Документаційне відділ: структура і напрям діяльності
1.1 Митна служба в подільському регіоні. Історія і сучасність Костромської митниці.
1.2 Структура служби ДОП в Костромської митниці: її завдання, функції, штати
1.3 Основні організаційно-нормативні документи з діловодства
Аналіз організації технології ДОП документаційного відділу в Костромській митниці
Технологія організації документообігу, починаючи з джерел доставки
Технології обробки вхідних і вихідних документів
Порядок проходження внутрішніх документів
Порядок роботи з письмовими та усними зверненнями громадян та депутатів
Інформаційно-пошукова система і реєстрація документів
Організація контролю виконання документів
Організація документів у діловодстві
Складання номенклатур справ
Формування та оформлення справ
Організація оперативного зберігання документів
Порядок передачі документів на зберігання в архів
3. Пропозиції щодо вдосконалення документаційного забезпечення діяльності ТДВ Костромської митниці
3.1 Удосконалення нормативної бази відділу документаційного забезпечення
3.2 Вдосконалення автоматизованої організації діловодства
ВИСНОВОК
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ
Введення
З 1 січня 2004 року введено в дію новий Митний Кодекс РФ (ТК). Прийняття нової редакції ТК викликано необхідністю інтеграції України у світове економічне співтовариство. Безумовно, митна служба - найважливіший елемент системи управління зовнішньоекономічними зв'язками. Чим активніше розвивається зовнішньоекономічна діяльність, тим інтенсивніше функціонує митниця. Митні платежі та збори становлять понад третину доходної частини федерального бюджету 1.
Про роль документаційного забезпечення в митній справі свідчить той факт, що в новій редакції ТК чимале місце займають питання роботи з документами: окрема глава ТК присвячена інформаційним системам і інформаційним технологіям в митній справі. Не секрет, що ефективність управлінських рішень, які приймаються на всіх рівнях управління, багато в чому залежить від якості наданої інформації, яка фіксується в документах.
Не секрет, що вимоги, пред'явлені до якості і точності змісту документів - високі. Якщо документ можна назвати обличчям фірми, то митний документ - це «візитна картка» держави. Таким чином, організація ДОП в митній службі - це високі міжнародні вимоги, які пред'являються до оформлення документів.
Актуальністю обраної теми обумовлюється необхідність простежити на практиці, чи дійсно, виконуються всі вимоги, які пред'являються до діловодства на місцях. Вивчення цього питання дозволить судити про існуючий рівень управління документацією в митних органах, про її недоліки і про заходи покращення документаційною діяльності в цілому.
У ході дипломної роботи була вивчена і проаналізована організація технології документаційного забезпечення діяльності Костромської митниці, що має середні показники за чисельністю і за обсягом оброблюваної інформації.
Так як для реалізації завдань документаційного забезпечення управління в Костромській митниці створена відповідна уповноважена служба - Відділ документаційного забезпечення управління (далі - ТДВ), то саме він став головним об'єктом вивчення даної дипломної роботи.
Виходячи з усього цього, метою написання дипломної роботи є вивчення організаційного забезпечення діяльності ТДВ, а також розробка внесень раціональних пропозицій щодо її вдосконалення.
Для реалізації поставленої мети необхідно вивчити ряд завдань:
-Вивчення виникнення митної служби у подільському регіоні;
-Ознайомлення з організаційною структурою, функціями, завданнями та напрямком основних видів діяльності Костромської митниці;
-Розгляд організації служби документаційного забезпечення управління в митниці: її структури, функції, завдання, обсягів роботи, а також аналіз документообігу;
-Вивчення та аналіз нормативних документів, що регламентують організацію діловодства;
-Розробка пропозицій щодо вдосконалення роботи з документами з урахуванням рекомендацій нормативно-методичних документів та спеціальної літератури;
-Внесення пропозицій щодо автоматизації діловодства та документообігу.
Для досягнення поставлених завдань в дипломній роботі був використаний великий коло джерел. У першу чергу це видання, що містять загальнодержавну нормативну базу з питань управління документацією, архівної справи, діловодства і стандартизації. Основний комплекс федеральних нормативно-методичних матеріалів з документаційного забезпечення складають:
Державна система документаційного забезпечення управління. 2 Цей документ являє собою сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління. ГСДОУ впорядковує організаційну структуру ДОП в організаціях шляхом вирішення питань побудови відповідних типових служб. А також ГСДОУ сприяє вирішенню ряду проблем автоматизації, створення та обробки документів і включає нормативні положення і правила загальнодержавного масштабу і значення.
Типова інструкція з діловодства та роботи архіву в митних органах 3 розроблена на основі специфіки роботи митних органів в РФ. Цей документ спрямований на вдосконалення документаційного забезпечення управління і підвищення його ефективності шляхом уніфікації складу і форм управлінських документів, технологій роботи з ними та забезпечення контролю виконання документів. Інструкція встановлює загальні вимоги до функціонування служб ДОП, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в митних органах. А також встановлює вимоги, які пред'являються до специфічної документації (порядок роботи з секретними документами, документами з грифом «Для службового користування», включаючи правила обліку, зберігання і використання печаток, штампів, бланків). Положення Інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія як традиційного, так і автоматизованого.
ГОСТ Р 51141-98. «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ». 4 Даний документ розшифровує основні терміни та визначення, наявні в області діловодства та архівної справи. Терміни, встановлені цим стандартом, повинні бути використані у всіх видах документації.
Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання 5 включає документи, які утворюються при документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, що виконуються установами, організаціями та підприємствами, незалежно від їх функцій, рівня і масштабу діяльності, форм власності. Головною метою даного документу є визначення термінів зберігання документів, відбору їх на постійне зберігання або знищення.
Митний Кодекс Російської Федерації 6 регулює відносини в галузі митної справи, в тому числі відносини щодо встановлення порядку переміщення товарів і транспортних засобів через митний кордон, відносини, що виникають у процесі митного оформлення і митного контролю, оскарження актів, дій (бездіяльності) митних органів та їх посадових осіб, а також відносини щодо встановлення і застосування митних режимів, встановленню, запровадження і стягування митних платежів.
Також при написанні дипломної роботи були використані наступні законодавчі акти, що регламентують роботу з документами:
Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» 7. Цей закон регулює відносини, що виникають при формуванні та використанні інформаційних ресурсів, інформаційних технологій та засобів їх забезпечення; захисту інформації, прав суб'єктів, що беруть участь в інформаційних процесах та інформатизації. Цей закон містить визначення, що стосуються інформації та її документування.
Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис» 8. Метою цього закону є забезпечення правових умов використання електронного цифрового підпису в електронних документах, при дотриманні яких електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії. У цьому законі визначено умови використання електронного цифрового підпису, особливості її використання.
І все-таки, основними джерелами з'явилися такі нормативні матеріали Костромської митниці:
-Положення про відділ документаційного забезпечення
-Посадові інструкції працівників організації
-Накази керівництва Костромської митниці, пов'язані з її документаційною діяльністю.
А так само й інші матеріали, що сприяють швидкому і глибокому вивченню постановки діловодства в Костромській митниці.
Для написання питань, пов'язаних з історією митної служби, допомогла інформаційно-аналітична бюлетень, 9 присвячена Костромської митниці, в якій розповідається про історію життя митної справи в Костромській області, про її розвиток і становлення аж до наших часів.
Наукова література і численні публікації в журналах «Діловодство» і «Секретарська справа» були використані при розгляді більш вузьких питань діловодства. Вивчено праці провідних фахівців у галузі документознавства професора Т.В. Кузнецової "Секретарська справа" 10, к.і.н. В.В. Галахова, І.К. Корнєєва «Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи »11, викладача М.В. Стенюкова «Документи. Діловодство »12. У яких освячені всі питання управління грамотної та ефективної організації сучасного діловодства. Докладно розглянуті особливості підготовки, оформлення та ведення всіх видів внутрішніх документів, кадрової документації та зовнішньої ділової переписки (наведені приклади). Розкрито способи і методи оптимізації документообігу, забезпечення конфіденційності інформації та підвищення ефективності діяльності будь-якої організації. Даються детальні характеристики федеральних нормативних актів, що регламентують документаційне забезпечення спеціальних функцій управління. А також зразки найбільш використовуваних видів документів, рекомендації з організації документообігу на підприємстві, раціональної систематизації документів та забезпечення їх зберігання.
У статтях О.Ю. Мітченко «Про документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування» 13, Л.В. Санкін «Посадова інструкція, рекомендації по складанню» 14, О.М. Сокова «Перспективи розвитку правил оформлення управлінських документів» 15 запропонована додаткова інформація про основні положення і розробки Інструкції з діловодства та посадових інструкцій співробітників. Ці статті написані на основі практичних розробок і носять рекомендаційний характер.
Тему оперативного зберігання, формування справ та забезпечення їх збереження порушена в статті А.В. Пшенкой «Зберігання документів та забезпечення їх збереження» 16. У Л.П. Афанасьєва та Є. В. Алексєєва «Опис - важливий архівний довідник (історія та методика складання)» 17 велика увага приділяється важливості існування опису, а також про її функції й основи складання.
Актуальна на сьогоднішній день тема автоматизації діловодства та документообігу знайшла відображення в стаття С.Л. Кузнєцов «Автоматизація діловодства. З чого починати? »18, Т.В. Кузнцова «Проблеми автоматизації діловодних процесів з позиції документознавства. Тези на X міжнародній конференції «Документація в інформаційному суспільстві» 19 Авторами порушені можливі шляхи автоматизації документообігу, особливості автоматизації російських підприємств, сучасний стан та перспективи розвитку ринку систем електронного діловодства.
В даний час ринок систем електронного документаційного забезпечення управління досить різноманітний, а наукової літератури недостатньо. Тому в якості додаткового джерела в дипломній роботі були використані деякі сайти «всесвітньої павутини», адже поки що тільки там можна отримати повну і достовірну інформацію про останні новинки і розробках автоматизованого діловодства. Так на сайті компанії АйТі 20 детально розписано про переваги, структурі і призначення програмної системи БОСС-Референт.
Всі перераховані вище видання та статті, використані для написання даної роботи, написані на основі чинних законодавчих та нормативно-методичних актів, новітньої літератури, вивчення досвіду роботи і представляють величезний інтерес для працівників діловодства.
У зв'язку з поставленими завданнями і метою дипломної роботи була обрана наступна структура роботи, що складається з вступу, трьох розділів, висновків та додатків. У вступі дається обгрунтування вибраної теми, її актуальність, характеристика використаних джерел та літератури. У першому розділі розглядаються історія ведення митної справи у подільському регіоні, структура, функції і завдання відділу документаційного забезпечення Костромської митниці, а також її нормативно-методична база.
У другому розділі детально розглядається постановка діловодства на справжній момент. У 3-му розділі наводяться пропозиції, по раціоналізації і вдосконаленню роботи з документами, зі складання необхідних у службі діловодства організаційних положень та інструкцій в митниці, а так само по оптимізації управлінського документообігу шляхом запровадження нової автоматизованої системи БОСС-Референт. У висновку підводяться підсумки дипломної роботи, пропонуються деякі заходи щодо вдосконалення роботи з документами. В якості додатку наведені не тільки документи, розроблені з метою удосконалення діловодства та документообігу, а й схеми, які допомагають зрозуміти місце і структуру Костромської митниці на федеральному рівні.
Глава 1. історія створення Костромської митниці. Документаційне відділ: структура і напрям діяльності
1.1 Митна служба в подільському регіоні. Історія і сучасність
Історичні корені митної служби беруть свій початок з моменту виникнення торговельних міст і торгових шляхів по Неві, Дніпру, Дону, Волзі.
Руської митній службі вже близько тисячі років. Перша літописна опис про Миті на Русі (збір за провезення товарів по суші й по воді) за заступництво купцям відноситься до X століття нашої ери. Перші елементи митної справи і перше митне законодавство виникають при Ярославі Мудрому та знайшли своє відображення в «Руській правді» та інших документах того часу.
У XIII столітті з'являється термін тюркського походження - «тамга». Спочатку він позначав особливе клеймо, яке ставилося на товарі за миновании кордону, потім тамгою став називатися сам прикордонний збір. Дієслово «тамжить» - означав стягувати мито «тамга». Місце на ринку або ярмарку, де «тамжили» товар, стало називатися «митницею». Служилий людина, раніше колишній «Митником», ставав «митником».
Перші згадки про Костромської митниці відноситься до 1547 року, тоді частка митних зборів, перерахованих з Костромської «митної хати» склало 1800 рублів 21.
За археологічними та письмовими даними в наш край ввозився кольоровий метал з Середнього Поволжя, камінь виробу - з Волині, бурштин - з Прибалтики і Придніпров'я, дорогі тканини - з Візантії, дорогоцінний метал, в тому числі і монети - з Арабського Сходу.
Костромська митниця відносилася до числа «державних вірних» *, тому її служителі отримували платню з казни. Число цілувальників - помічників митного голови в Костромі становило 10-14 чоловік. На ці посади залучалися служиві люди і чорносошну селяни. Целовальников обирали посадників і повітові селяни. В обов'язки цілувальників оцінка товарів і збір мит. На митниці один з цілувальників призначався старшим, він же одночасно був «кіосковому» («ларешним»). «Кіосковому цілувальник» фактично виконував роль казначея. Були «ходячі» і «вартові цілувальники». Вони, як правило, направлялися для збору мита в торгові місця і охороняли «митний хату». Цілувальники змінювалися щорічно. Крім цілувальників, на митниці були «піддячі», які вели митні книги, оформляли різні інші документи і отримували платню за рахунок збору з «писальної гроші». У штаті митниці були також опалювачі, сторожа, розсильні та інші.
Основним товаром, з яким працювали костромські цілувальники, були шкіри. У числі основних товарів, що вивозяться з Костроми, було особливе мило, краще за якістю з усіх вироблялися тоді в країні. Мило костромський варіння було у великому ходу російською ринку. Металеві вироби представлені в костромському Привозі сковородами залізними, тканини - виключно полотнами (полотно-хрящ, полотно тонкий, середній і крашенина). Привозили так само полукафтана фарбовані, штани хрящові. Чільне місце серед товарів, що надійшли з Костроми, належало льону. У малій кількості йшло просо і гречка і т.д.
Що ж являла собою Костромська митниця в той час? Відразу треба сказати, що митниця виконувала лише фіскальні завдання. Поряд із стягуванням мита, здійснювалися «сусленний», «питних», «квасний», «банний» та інші види зборів.
25 жовтня 1653 Государем Олексієм Михайловичем видано іменний Указ, який у російській історіографії отримав назву Єдиного митного статуту. Саме з цього моменту почалося становлення і розвиток митної справи російської держави.
Митна система за свою історію зазнала ряд певних змін і в даний час є невід'ємною частиною влади, а так само наділена функціями дізнання, ведення оперативно - розшукової діяльності, є агентом валютного контролю та воєнізованою організацією.
За непрямими письмовим історичним джерелам в 2002 році Костромської митниці виповнюється 455 років, проте абсолютно достовірність дати довести не можна, тому що Костромська митна грамота до наших днів не збереглася.
Нині діюча митниця була створена з Костромського митного поста, утвореного за наказом ГУ ГТК СРСР 12 травня 1990 року. Спочатку Костромської пост ставився до Московської регіональної митниці, потім, у зв'язку з перетворенням Ярославського митного поста в Ярославську митницю і підпорядкуванням їй Іванівського і Подільського постів, до липня 1992р. Костромської митний пост був перепідпорядкований Ярославської митниці.
16 липня 1992 наказом ГТК Росії № 260 у зв'язку з обвальним зростанням обсягів експорту та імпорту, з чим прикордонні митниці впоратися не могли, була утворена і придбала статус самостійної юридичної особи Костромська митниця. Ще недавно у подільському краї, віддаленому від державних кордонів, поняття «митниця» не сприймалося досить серйозно. Однак за час свого існування, не дивлячись на всі труднощі, протягом лише 10 років Костромська митниця заявила про себе як про повноцінну державній структурі, що сприяє розвитку зовнішньоекономічних зв'язків регіону і контролює експортно-імпортні операції. Протягом всього часу в тісній взаємодії з іншими правоохоронними органами митниця вирішує питання боротьби з митними злочинами та правопорушеннями у сфері зовнішньоекономічної діяльності у подільському регіоні.
Сьогодні до складу Костромської митниці входять 4 митні пости: Костромської, Буйський, Шарьінскій і Мантуровский, 29 структурних підрозділів, які здійснюють роботу по різних напрямках діяльності.
Традиційними для області промисловими галузями є лісова, деревообробна, текстильна, легка, харчова, целюлозно-паперова, промисловість, ювелірний промисел, а так само машинобудування та енергетика.
Однією з основних завдань, що стоять перед Костромської митницею, є активна участь у розвитку зовнішньоекономічної діяльності у подільському регіоні властивими митній службі формами і методами, сприяння розширенню торгівлі з сусідніми державами та країнами далекого зарубіжжя.
В даний час як у подільському регіоні, так і по всій Росії зріс рівень вимог до якості роботи митної служби, що безпосередньо пов'язано зі спрощенням та автоматизацією митних процедур, найбільш повним збором митних платежів, запобіганням імпорту небезпечної та неякісної продукції, контролем за ввезенням і вивезенням небезпечних відходів, підвищенням ступеня дотримання митного законодавства та ефективності боротьби зі злочинами у сфері митної справи та порушеннями митних правил.
До святкування 10-тиріччя Костромської митниці у 2002 році інформаційно-аналітичним відділом адміністрації області, фахівцями митної служби за допомогою архівних матеріалів була виконана величезна дослідницька робота, у результаті чого вийшов у світ спеціальний випуск інформаційно-аналітичної бюлетені під однойменною назвою «Костромська митниця». Він повністю присвячений історії життя митної справи в Костромській області, її розвитку та становленню аж до наших часів. Тут ви зможете зрозуміти, як живе і дихає Костромська митниця.
1.2 Структура служби ДОП в Костромської митниці: її завдання, функції, штати
Структура центрального апарату митної служби Російської Федерації являє собою певний набір організацій тісно взаємодіють між собою (Додаток 1). Природно, що провідне місце в цій єдиної федеративної централізованій системі займають митні органи, до складу якої входять:
Федеральний орган виконавчої влади, уповноважений в галузі митної справи;
Регіональні митні управління;
Митниці;
Митні пости. 22
Базовою ланкою єдиної системи митних органів є митниця та її основні підрозділи. Саме тут зосереджений центр ваги робіт з реалізації завдань і функцій митної служби. Митниці та їх підрозділи створюються, як правило, за територіальним принципом, тобто здійснюють свою діяльність на території підвідомчого регіону, який визначає ГТК Росії.
Отже, Наказом ГТК Росії № 260 від 16 липня 1992року, Костромська митниця увійшла до складу центрального митного управління (далі - ЦТП) як самостійний орган.
Костромська митниця - це державна організація, яка здійснює своє фінансування за рахунок коштів федерального бюджету і є юридичною особою, яка має самостійний баланс, печатку із зображенням Державного герба РФ і зі своїм найменуванням, інші печатки і штампи.
Митниця у своїй діяльності керується Конституцією РФ, міжнародними договорами РФ, федеральними конституційними законами, Митним кодексом РФ, іншими федеральними законами, нормативними правовими актами Президента РФ і Уряду РФ, нормативними та іншими правовими актами ГТК Росії.
Сьогодні Костромська митна служба сприяє розвитку зовнішньоекономічних зв'язків регіону і контролює експортно-імпортні операції. Основними напрямками роботи є фіскальна та правоохоронна діяльність. Митниця наділена функціями дізнання, ведення оперативно-розшукової роботи, є агентом валютного контролю.
Костромська митниця вирішує покладені на неї завдання безпосередньо та через митні пости (Костромської, Буйський, Шарьінскій і Мантуровский), що знаходяться в її безпосередньому підпорядкуванні. Організація роботи щодо забезпечення економічної безпеки держави передбачає тісну взаємодію з представниками законодавчої і виконавчої влади, правоохоронними та іншими контролюючими органами. На основі Угод і спільних планів митниця активно і досить результативно співпрацює з УВС, УФСБ, УФСНП, УМПНС РФ по Костромській області, управлінням Міністерства юстиції РФ по Костромській області, комітетом зовнішньоекономічних і міжрегіональних зв'язків Адміністрації Костромської області, торгово-промисловою палатою та іншими організаціями.
За діловодство в Костромській митниці відповідає відділ документаційного забезпечення (далі - ТДВ). Від того, наскільки професійно ведеться документація в ТДВ, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.
ТДВ є структурним підрозділом митниці і підпорядковується безпосередньо начальнику митниці - це видно з додатка 2, розробленого автором.
У своїй роботі керується чинним законодавством України; ТК РФ; наказами і вказівками ГТК РФ, регіонального митного управління. Положенням про митницю, правилами і методичними вказівками Росархіву. Іншими чинними нормативними, методичними документами у сфері документаційного забезпечення управління й архівної справи. Типовою інструкцією з діловодства та роботи архіву в митниці (митному посту) і цим положенням.
Завдання і функції ТДВ
Основними завданнями ТДВ є:
забезпечення організації діловодства в митному органі відповідно до Типової інструкції з діловодства та роботи архіву в митниці;
розробка та впровадження нових технологічних процесів роботи з документами і документної інформацією на основі використання засобів організаційної та обчислювальної техніки, в тому числі впорядкування складу документів, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків;
здійснення контролю за своєчасним проходженням, виконанням і якісним оформленням документів, аналіз виконавської дисципліни;
забезпечення відбору, обліку та схоронності документів, що утворюються в діяльності митного органу, їх архівне зберігання, а так само організація роботи архіву та експертної комісії (ЕК) митного органу;
організація методичної допомоги в роботі з документами структурних підрозділах митного органу;
забезпечення режиму доступу та використання документної інформації; 23.
ТДВ відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі функції:
-Організовує загальне діловодство в митному органі;
-Забезпечує своєчасний розгляд документів, що подаються для доповіді керівництву митного органу;
-Організує контроль за своєчасним виконанням документів відповідно до резолюцій керівництва митного органу та їх облік, аналізує стан виконавської дисципліни;
-Перевіряє якість оформлення документів, що подаються на підпис керівництву митного органу;
-Забезпечує відповідний режим доступу до документів та використання інформації, що міститься в них;
-Оформляє, випускає і зберігає оригінали організаційно-розпорядчих документів (наказів, розпоряджень тощо) митного органу, забезпечує їх розсилку по структурним підрозділам та ознайомлення з ними;
-Здійснює експедиційну обробку, прийом, реєстрацію, облік, зберігання, доставку, та розсилку кореспонденції (вхідної, вихідної, внутрішньої), в тому числі переданої за спеціальними засобами зв'язку, веде довідкову роботу по ній;
-Організує і здійснює машинописне (або з застосуванням засобів обчислювальної техніки) виготовлення, копіювання і оперативне розмноження документів;
-Розробляє, впроваджує нові технологічні процеси роботи з документами, що сприяють підвищенню культури роботи з ними, скорочення термінів проходження і виконання документів; вживає заходів щодо упорядкування складу документів та оптимізації документопотока та документообігу в цілому;
-Організує діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами громадян відповідно до положень ТК РФ і вимог Типової інструкції з діловодства та роботи архіву в митниці (на митному посту);
-Організовує роботу з документами для службового користування (ДСК) на основі відповідних інструкцій;
-Приймає участь в постановці завдань, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем, а також новітніх інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), застосовуваних у митному органі;
-Здійснює методичне керівництво і контроль за правильною організацією (в частині інформаційного забезпечення) в автоматизованих інформаційних систем, а також новітніх інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), застосовуваних у митному органі;
-Здійснює підготовку документів відділу до здачі в архів митного органу;
-Організує і підводить заходи щодо підвищення кваліфікації співробітників, зайнятих документаційне забезпечення діяльності митного органу 24
Вивчивши перелік основних функцій і завдань можна з точністю стверджувати, який різноманітної і складної є діяльність документаційного відділу Костромської митниці. Для успішного досягнення перерахованих вище функцій і завдань ТДВ необхідно взаємодії з іншими підрозділами та службами (юридична, кадрова, матеріально-технічного забезпечення, АСУ). Структура відділу представлена розробленої автором схемі 1.
Костромської пост - документознавець 6-го розряду Подільського митного поста
Буйський митний пост - старший державний митний інспектор Буйського митного поста
Шарьінскій митний пост - державний митний інспектор Шарьінского митного поста
Мантуровский митний пост - державний митний інспектор Мантуровский митного поста
Відділ федеральних митних доходів та обліку грошових коштів - старший державний митний інспектор ОФТДУДС
Відділення контролю митної вартості - старший державний митний інспектор ОКТС
Відділення валютного контролю - головний державний митний інспектор ОВК
Відділ тарифного і нетарифного регулювання - головний державний митний інспектор ОТНР
Відділення митної статистики та аналізу - державний митний інспектор Отса
Відділення виконання постанов по справах про адміністративні правопорушення - державний митний інспектор ОІПДАП
Відділення організації митного оформлення і митного контролю - державний митний інспектор ООТОіТК
Відділення контролю за митним транзитом - старший державний митний інспектор ОКДТТ
Схема 1 Структура ТДВ Костромської митниці
Відділення митних режимів - старший державний митний інспектор ОТР
Відділ експлуатації функціональних підсистем та інформаційного забезпечення - старший державний митний інспектор ОЕФПІО
Відділення кадрів відділу кадрів - старший державний митний інспектор ОК
Відділ бухгалтерського обліку та фінансової експертизи-старший державний митний інспектор ОБУіФЕ
Правове відділення - старший державний митний інспектор правового відділення
Оперативно-розшукової відділ - оперуповноважений
Оперативно-аналітичний відділ - інспектор
Відділ адміністративних розслідувань - головний інспектор ОАР
Відділ митної інспекції - старший державний митний інспектор ТІ
Відділ тилового забезпечення - державний митний інспектор ВМО
Відділ власної безпеки - старшого оперуповноваженого ОСБ
Відділ митної охорони і оперативно-чергової служби - провідний інспектор Отто і ОДС
Старший дізнавач з ОВС
Помічник начальника митниці з мобілізаційної роботи
Ведучий митний інспектор (щодо захисту державної таємниці) 25
Дана схема побудована за принципом прямого підпорядкування, на чолі якої стоїть Начальник митниці. Саме в його безпосередньому підпорядкуванні перебуває Начальник відділу документаційного забезпечення.
Він призначається на посаду і звільняється з посади наказом начальника Костромської митниці за угодою з Центральним митним управлінням. Відповідно до Федерального закону «Про службу в митних органах РФ» (№ 114-ФЗ від 21.07.97 ст.5) і Загальним переліком посад співробітників (затвердженим наказом ГТК Росії від 02.04.2001 № 327), а так само відповідної посадовою інструкцією . Начальник ТДВ є посадовою особою і належить до групи старшого начальницького складу. Даній посаді відповідає спеціальне звання «підполковник митної служби" 26
У своїй роботі начальник ТДВ керується: Конституцією РФ, Федеральним законом «Про службу в митних органах РФ», Митним кодексом РФ, іншими законами РФ, указами і розпорядженнями Президента РФ, постановами і розпорядженнями Уряду РФ, нормативними та іншими правовими актами ГТК РФ, ненормативними правовими актами ненормативного характеру Центрального митного управління, положеннями про митний орган та відділі документаційного забезпечення Костромської митниці, типовий інструкцією з діловодства та роботи архіву в митних органах і цією посадовою інструкцією.
Сутністю роботи начальника ТДВ є здійснення керівництва відділом і забезпечення ведення діловодства в митному органі, а так само координація дій різних ділянок і служб відділу документаційного забезпечення, контроль митних постів в області, що стосується компетенції відділу. До того ж, дотримання встановлених правил і порядку роботи з документами, здійснення різних заходів щодо її удосконалення шляхом встановлення раціональної організації, форм і методів роботи з документами, уніфікації документів.
Начальнику ТДВ підкоряються посадові особи і працівники відділу документаційного забезпечення управління Костромської митниці (це видно з схеми 1 складеною автором):
Головний державний митний інспектор ТДВ: виконує основні функції прес-секретаря митниці та секретаря приймальні; здійснює систематичний контроль за своєчасним та якісним виконанням відділами митниці організаційно-розпорядчих документів ГТК Росії, митних управлінь, митниць та інших документів; забезпечує дотримання і захист прав і законних інтересів громадян, 27
Старший державний митний інспектор ТДВ:
ділянки вхідної кореспонденції вищестоящих органів ТДВ: забезпечує правильний автоматизований облік, своєчасну реєстрацію, оформлення та обробку кореспонденції, що надійшла до митного органу з ГТК Росії, митних управлінь та інших вищестоящих органів, а так само підготовку їх до подальшого зберігання та виконання, 28
ділянки вхідної кореспонденції інших митниць та організацій, а також звернень громадян ТДВ: забезпечує правильний автоматизований облік та своєчасну реєстрацію, оформлення та обробку кореспонденції, що надійшла до митного органу (з митниць, митних постів, управлінь, міністерств, відомств, установ, організацій, державних і інших підприємств, банків, інших структур), а так само звернень (пропозицій, заяв, скарг) громадян; здійснює облік, реєстрацію і контроль виконання доповідних записок на ім'я начальника митниці та його заступників, 29
ділянки вихідної кореспонденції та реєстрації наказів, розпоряджень митного органу: здійснює правильний автоматизований облік, своєчасну реєстрацію, оформлення та обробку вихідних документів, а також облік і реєстрацію наказів і розпоряджень митного органу; 30
Документознавець 6-го розряду ОБО (є працівником бюджетної сфери митниці): здійснює своєчасне, якісне розмноження та копіювання документів для всіх відділів митного органу; здійснює своєчасну обробку та відправку вихідної кореспонденції, 31
Начальник архівного відділення ТДВ: керує роботою архівного відділення і відповідає за виконання завдань і здійснення функцій, визначених положенням про архів; забезпечувати єдиний порядок відбору, обліку, схоронності, якості обробки документів, що утворюються в діяльності митного органу, для передачі на державне зберігання; 32
У безпосередньому підпорядкуванні начальника архівного відділення ТДВ також знаходиться державний митний інспектор архівного відділення ТДВ, який відповідає за комплектування архіву документами, забезпечує їх облік, ткацтво обробки, збереження, відбір і виконання, а також підготовку і передачу документів на державне зберігання 33.
Необхідно відзначити, що з метою упорядкування роботи ТДВ зі структурними підрозділами митниці та з метою поліпшення організації документаційного забезпечення в Костромській митниці призначено відповідальних за діловодство в структурних підрозділах митниці. Вони підпорядковуються безпосередньо своєму начальнику структурного підрозділу. Їх основним завданням є ведення діловодства та здійснення контролю за виконанням документів у своєму відділі або підрозділі 34.
Переглянувши структуру відділу документаційного забезпечення, з'ясувалися деякі невідповідність. А саме, по-перше, у зв'язку з «Кваліфікаційного довідника посад службовців» посади «документознавця 6-го розряду» не існує. Ця посада не може розділятися по розрядах. Відповідно до вимог до кваліфікації існують такі посади: документознавець, потім документознавець II категорії і самої вищої є документознавець I категорії 35. По-друге, вивчивши посадові обов'язки співробітника автор прийшов до висновку, що даний працівник відповідає посаді «Діловод».
Без сумніву, в цілому дана структура управління діловодної службою є раціональною та ефективною, виходячи з того, що всі обов'язки строго розподілені між посадовими особами, кількість яких оптимально.
1.3 Основні організаційно-нормативні документи з діловодства
Документаційне забезпечення управління як одна з форм соціальної діяльності (воно реалізується людьми і для людей), не може бути ефективним без наявності відповідних нормативно-правової бази. Під нормативно-правовою базою розуміється комплекс правових актів, що встановлюють правила ефективного здійснення даної діяльності 36.
Основними нормативними документами щодо упорядкування діловодства в митниці, безумовно, є Типова інструкція з діловодства та роботи архіву в митному органі (регіональних митних управліннях, митницях, митних постах) та ГОСТ Р 6.30-2003. Однак ці загальногалузеві нормативні документи не враховують специфіку ДОП в Костромської митниці.
Проведений практичний аналіз дозволяє зробити висновок про те, що з метою вдосконалення ДОП та підвищення його ефективності шляхом уніфікації складу і форм управлінських документів, технологій роботи з ними та забезпечення контролю виконання документів необхідно розробити і затвердити Інструкцію з діловодства Костромської митниці (далі - Інструкція). Інструкція повинна встановлювати загальні вимоги до функціонування служби документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами безпосередньо в Костромській митниці. Вона повинна бути розроблена у відповідності з основними положеннями «Типової інструкції з діловодства та роботи архіву митних органів», з урахуванням нової редакції ТК РФ, Державної системи документаційного забезпечення управління 37 і на основі ГОСТУ Р6.30-2003 «Уніфіковані системи організаційно-розпорядчих документів . Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »і враховувати всі особливості роботи ДОП в Костромської митниці.
Структура інструкції повинна відповідати як суті змісту самого діловодства, так і відображати специфіку діяльності і правове становище Костромської митниці, до неї мають бути включені наступні пункти:
1 Загальні положення
2 Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів
3 Правила оформлення документів
4 Організація документообігу та виконання документів
5 Пошукова система документів
6 Контроль виконання документів
7 Організація роботи з документами
8 Організація документів у діловодстві
9 Порядок передачі документів на зберігання до архіву. Комплектування архіву.
Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству у сфері інформації та документації. Проект інструкції з діловодства даний у додатку № 3
У комплексі організаційних документів особливе місце займають посадові інструкції працівників служби ДОП, в яких визначено їх основні функції, права, обов'язки і відповідальність. За допомогою цього документа рівномірно розподіляється їх навантаження.
Враховуючи пропозиції автора усунути невідповідність посади співробітника (нині діловода), виникає необхідність розробки нової посадової інструкції «Діловод», проект якої представлений у додатку 4
Ще одним нормативним актом є Положення, що визначає порядок утворення, структуру, функції, права та обов'язки структурного підрозділу. Такими є «Положення про ОДО» і «Положення про архів митниці». Вивчивши ці два документи автор пропонує доповнити Положення про архів пунктом про взаємодію архіву з іншими підрозділами, а саме:
6 Взаємозв'язок з іншими підрозділами
-З відділом документаційного забезпечення - з питань документаційного забезпечення управління;
-З відділом контролю - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
-З відділом кадрів - з питань підбору і розстановки кадрів та підвищення їх кваліфікації в умовах широкого використання заходів, пов'язаних з науковою організацією праці;
-З відділом експлуатації функціональних підсистем та інформаційного забезпечення - з питань розробки і впровадження нових інформаційних технологій із застосуванням засобів обчислювальної техніки, оперативної обробки інформації та дотримання вимог нормативно-методичних документів - з питань забезпечення засобами організаційної та обчислювальної техніки.
Цей пункт дозволить встановити та врегулювати взаємовідносини архіву з іншими підрозділами в митниці, це не менш важливо для його ефективної роботи.
Підводячи підсумки даної глави, необхідно відзначити, що у зв'язку з тим, що Костромська митниця є самостійною серйозною державною структурою, то і нормативно-правова база в цій організації побудована відповідно до федеральних нормативами. Але все-таки для більш точної регламентації діловодства в митниці необхідні Інструкція з діловодства Костромської митниці, ще одна посадова інструкція співробітника цієї служби, а так само внесення доповнення до вже створене Положення про архів.
У цілому структура служби діловодства організована в Костромській митниці без протиріч Державної системи документаційного забезпечення управління 38, у зв'язку з тим, що вона є самостійним структурним підрозділом, з прямим підпорядкуванням першому керівникові, тобто Начальнику Костромської митниці.
2. Аналіз організації технології ДОП документаційного відділу в Костромській митниці.
2.1 Технологія організації документообігу, починаючи з джерел доставки
Управлінська діяльність в будь-якій організації заснована на обробці вступників офіційних елементів незалежно від способів їх пересилки (отримання) та видів носіїв, а також на виробництві документальної інформації та офіційних документів, призначених як для внутрішнього використання в самій організації, так і для зовнішнього.
Це передбачає наявність технології обробки. Для перетворення інформації вступників документів в інформацію, спрямовану на досягнення результату, служать спеціальні технології. Враховуючи ДОП та специфіку інформаційних процесів, на яких воно грунтується, визначення технології ДОП можна визначити «як систему методів і способів збору, передачі, обробки, накопичення, зберігання документів і документної інформації на основі застосування єдиних методичних прийомів і правил» 39.
Технології ДОП відповідно до відмінністю інформаційних процесів діляться на:
технології обробки вступників та відправляються документів (вхідних і вихідних);
технології передачі (доведення) документальної інформації кінцевому користувачу;
технології введення документів в інформаційну базу даних організації виходячи з її внутрішньої структури (пошукові системи);
технології обробки документальної інформації та накопичення документів;
технології зберігання і використання окремих локальних груп документів (автоматизована система управління).
У Костромській митниці технології ДОП так само є невід'ємною частиною системи інформаційного забезпечення і грають дуже важливу роль. Це пов'язано з великим потоком інформації та необхідністю вчасно і швидко її обробити, адже від цього залежить вся функціональність самої митниці.
В даний час доставка документів в митницю здійснюється, як правило, засобами поштового, фельд'єгерського і електричного зв'язку (см схему 2 розроблену автором в якості наочного матеріалу).
Схема Джерела надходження документів
За допомогою поштового та фельд'єгерського зв'язку в митницю доставляються письмова кореспонденція у вигляді простих та реєстрованих листів, поштових карток, бандеролей та дрібних пакетів, а також друковані видання.
По каналах електричного зв'язку надходять: телеграми (телетайпограм), факсограми, телефонограми, повідомлення по електронній пошті. Це значно скорочує час на передачу інформації і підвищує надійність доставки.
Прийом всієї вхідної кореспонденції та подальший розподіл здійснюється Головним державним митним інспектором відділу документаційного забезпечення.
За такими ж джерелами проводиться відправка документів (поштового, фельд'єгерського і електричної зв'язком).
Обробка документів для відправлення поштової зв'язком здійснюється в ТДВ (відповідальним за діловодство) митниці (відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених Постановою Уряду РФ від 26.09.2000 № 725).
Документи для відправки передаються повністю оформленими, зареєстрованими із зазначенням поштової адреси або розсилки.
Документообіг - це «рух документів в митному органі з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення» 40. Від чіткості та оперативності обробки та руху документа залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Несвоєчасна обробка документів, особливо фінансових, може призвести до негативних економічних наслідків. Тому велика увага завжди приділяється раціональної організації документообігу, швидкості й чіткості та передачі документів для виконання.
Під обсягом документообігу митниці розуміється кількість документів, отриманих та створених в митниці за певний період часу. Показники обсягу документообігу використовуються для визначення технологічної оснащеності процесів роботи з документами, а також для аналізу різних аспектів управлінської діяльності 41.
У документаційному забезпеченні виділяють три групи документів:
- Вступники (вхідні);
- Відправляються (вихідні);
- Внутрішні.
Аналізуючи документообіг митниці за останні 2 роки, була виявлена наступна тенденція:
Рік | Кількість вхідних документів | Кількість вихідних документів | Кількість внутрішніх документів | Разом |
2003 | 14984 | 8127 | 15052 | 38163 |
14984 | 6891 | 4446 | 26321 | |
2004 | 13543 | 8718 | 18223 | 40484 |
13543 | 7353 | 511 4 | 26010 |
Відомості по митниці в цілому
Інформація з ТДВ
Вхідні документи - відбувається зниження вхідних документів від вищих митних органів. Це пов'язано з вступом нового ТК РФ, веденням нових нормативно-правових актів та реструктуризації митної системи. Хоча вхідні листи і кількість звернень громадян зросла з тієї ж причини.
Вихідні документи - тенденція збільшення відправленої кореспонденції. Це збільшення пояснюється тим, що начальникам митних постів надане право підпису документів, що входять до їх компетенції; багато відповідей та інформаційних листів було направлено до податкових органів, банки, перевезення. Ряд відділів (оперативно-аналітичний, контроль за митним транзитом, відділ власної безпеки) самостійно реєструють і відправляють інформацію у вищі митні органи.
Внутрішні документи - зменшення зарегістріруемих розпоряджень. Це пояснюється тим, що на двох митних постах створені склади тимчасового зберігання, а один пост застосовує попереднє декларування. А збільшення кількості зареєстрованих доповідних і службових записок по митниці пояснюється більш налагодженою роботою між структурними підрозділами і правильним веденням діловодства (адже доповідні записки всіх структурних підрозділів митниці на ім'я начальника митниці та його заступника реєструються ТДВ).
Порядок проходження документів та операції, вироблені з ними в митниці, регламентуються Інструкцією з діловодства Костромської митниці, положенням про ТДВ, про архів та посадовими інструкціями співробітників. А так само має регламентуватися положенням про ЕК, проект якого поданий у додатку № 5
Отже, як ми вже з'ясували документообіг в митниці, як і в будь-якій іншій організації, складається з потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки та створення інформації (керівниками організації та структурних підрозділів, фахівцями) та пунктами технічної обробки документів: експедицією, секретаріатом, канцелярією, копіювально-розмножувальної службою та ін
Вступники до митниці документи утворюють потік вхідної кореспонденції (надійшла), який, пройшовши необхідні стадії обробки, потрапляє в кінцевому підсумку до конкретних співробітникам для ознайомлення і на виконання (см схему 4).
У підрозділах з документів, підготовлених співробітниками, також формуються документопотоки, які в результаті зливаються в єдиний потік відправленої кореспонденції (вихідної) (см схему 5).
Крім того, як правило, циркулюють документи, створені в самій митниці і не призначені до виходу за її межі, - потоки внутрішньої документації. Їх шлях починається в одних співробітників - авторів і закінчується в інших співробітників - виконавців. Так що початок шляху - це відправка документів, а продовження - отримання документів.
Кожен з документопотоков має свою особливість у складі, кількості, обробці та рух
Велике значення в документообігу має авторство документів. Пропозиції, заяви і скарги громадян, доповідні і пояснювальні записки, трудові контракти, документи, отримані з органів влади, й інші мають різні технології обробки.
Побіжно розглянувши документообіг, слід відзначити, що значно різняться методи та етапи обробки документації. Це залежить від способу пересилки, терміновості виконання, ступеня обмеження доступу до складу інформації та інших параметрів, що роблять істотний вплив на технології обробки і проходження документації.
2.1.1 Технології обробки вхідних і вихідних документів
У технологічному ланцюжку обробки і руху вхідних документів в митниці можна виділити наступні етапи:
- Прийом і первинну обробку;
-Попередній розгляд і розподіл документів;
-Реєстрація;
-Розгляд керівництвом.
Прийом і первинна обробка документів здійснюється посадовими особами ОДО. При надходженні документів у неробочий час вони приймаються черговим по митниці.
Перш за все конверти з документами розкриваються (за винятком конвертів з позначкою "особисто"), перевіряється правильність доставки, цілісність упаковки, наявність документів і підписів. Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправнику.
При некомплектності або пошкодженні документів складається акт у двох примірниках, один з яких залишається у ТДВ (у відповідального за діловодство), інший - направляється відправнику.
При відсутності на документі адреси відправника конверт додається до документа. Конверт додається до документа і в тому випадку, коли дата поштового штемпеля необхідна для підтвердження часу відправлення та одержання документа (у всіх інших випадках конверти знищуються).
На отриманих документах проставляється реєстраційний штамп. Документи розподіляються на підлягають реєстрації і підлягають обліку за реєстром.
Документи, адресовані керівництву митниці, а також без вказівки конкретної особи або структурного підрозділу попередньо розглядаються в ТДВ, а тільки потім направляються керівництву митниці або в структурний підрозділ.
Попередній розгляд документів здійснюється виходячи з оцінки їх змісту і на підставі встановленого в митниці розподілу обов'язків між керівництвом.
Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, лише адресовані безпосередньо структурним підрозділам або їх посадовим особам.
Розглянуті керівництвом митниці документи повертаються в ТДВ, де в базі даних робляться відмітки про їх повернення, в реєстраційно-контрольну картку (далі - РКК) вноситься зміст резолюції, документи ставляться на контроль, а потім передаються на виконання.
Розглянуті керівництвом накази, розпорядження вищого митного органу розмножуються, направляються, розсилаються структурним підрозділам і митним органам згідно зі списком розсилки, складеним ОДО. Передача копій зазначених документів структурним підрозділам здійснюється тільки з відповідною розпискою в списку розсилки.
Оригінал документа, який виконується кількома структурними підрозділами, направляється відповідальному виконавцю; іншим виконавцям передаються копії документа.
Надійшли телеграми приймаються під розписку з проставленням дати і часу прийому, реєструються за тими ж правилами, що і листи, а потім передаються на розгляд керівництву митниці і виконання.
На документах, що підлягають відповідно до номенклатури формування у справи в ТДВ, перед направленням на виконання в структурні підрозділи проставляється штамп "Підлягає поверненню в ТДВ".
Порядок проходження вхідних документів представлений на розробленій автором схемою 4,
Схема 4. Оперограмма руху вхідних документів
Операції | ТДВ | Керівництво (Начальник митниці) | Заступники Начальника митниці | Начальники структурних підрозділів (виконавці) |
1.При документів | ||||
2. Розтин | ||||
3. Сортування | ||||
4.Регістрація | ||||
5.Передача на розгляд керівництву | ||||
6.Рассмотреніе керівництвом | ||||
7.Полученіе від керівництва розглянутих документів | ||||
8.Фіксація резолюції | ||||
9. Постановка на контроль | ||||
10.Передача заступникам начальника | ||||
11Рассмотреніе заступником начальника | ||||
12.Полученіе документа від заступника | ||||
13.Копірованіе документів | ||||
14. Передача на виконавцям |
Рух документів надійшли
на ім'я начальника митниці
Рух документів реєстрового обліку
Даний порядок вхідних документів сприяє уникненню проходження повторних інстанцій, тим самим зменшуючи терміни розгляду питань та збільшуючи швидкість прийняття управлінських рішень.
Теж саме можна сказати і про порядок вихідних документів, що включає в наступні етапи обробка: сортування, адресування, вкладення в конверти, заклеювання, зважування, франкування оформлення поштового відправлення.
Документи, що відправляються одночасно на одну адресу, вкладаються в один конверт. А документи, що підлягають відправці, обробляються і відправляються в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.
Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою особи, яка підписала документ (в окремих випадках - начальника ТДВ).
Відправляється кореспонденція враховується в:
описах (замовлена, стороннім організаціям)
реєстрах (направляється через фельд'єгерську службу) Другі примірники описів та реєстрів з позначкою про відправку кореспонденції формуються у справи ОДО.
За допомогою засобів електричного зв'язку здійснюється передача інформації у вигляді телетайпограм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень.
Телеграми, що складаються в митниці, приймаються співробітниками ТДВ завізували, підписаними, датованими, зареєстрованими з відміткою про категорію і вид відправлення. Відправлення телеграм здійснюється відповідно до Правил надання послуг телеграфного зв'язку, затверджених Постановою Уряду РФ від 28.08.97 № 1108.
Передача телефонограм здійснюється усно по каналах телефонного зв'язку і записується (друкується) одержувачем.
Порядок роботи з вихідними документами наведено автором на схемі 5.
Схема 5 Оперограмма руху вихідних документів
Хто
Операції | ТДВ | Структурний підрозділ | Керівництво митниці (начальник або заступники) |
1.Составленіе листа | |||
2. Узгодження | |||
3. Внесення змін | |||
4. Друк | |||
5. Передача на підпис | |||
10 Підписання |
11 Передача на реєстрацію | |||
12. Реєстрація | |||
13. Відправлення |
Рух вихідних документів
2.1.2 Порядок проходження внутрішніх документів
Внутрішній документ - це офіційний документ, який не виходить за межі організації, що підготувала його 42
Проходження внутрішніх документів у відділі на етапах їх підготовки та оформлення відповідають проходженню відправляються документів, а на етапі виконання - документів, що надходять. Внутрішні документи ТДВ Костромської митниці, як і в будь-якій іншій організації, можна розділити за формами і призначенням на 3 групи:
- Організаційні документи, які регламентують діяльність митниці і зокрема ОБО (Положення про ТДВ, інструкції тощо);
- Розпорядчі документи, що видаються Начальником митниці, його заступниками та Начальником ТДВ;
- Інформаційно-довідкові документи, створювані для вирішення оперативних питань (доповідні і службові записки, акти, довідки тощо).
Проекти розпорядчих документів після підготовки та узгодження із зацікавленими підрозділами і посадовими особами передаються в правову службу для перевірки відповідності змісту документів чинному законодавству, а потім у ТДВ, де співробітниками здійснюється контроль за правильністю їх оформлення. Оформлені документи передаються на підпис Начальнику митниці у відповідності з правом підпису документів і розподілу обов'язків.
Копії підписаних Начальником розпорядчих документів розсилаються в структурні підрозділи у відповідності зі списком розсилки.
Передача документів, зареєстрованих у ТДВ, між іншими структурними підрозділами митниці здійснюється тільки через ОБО (відповідального за діловодство). Документи передаються з відповідною оцінкою в РКК або списку розсилки.
Як вже було відмічено при аналізі документообігу, потік внутрішніх документів за останні роки зріс, особливо інформаційно-довідкових документів (а саме доповідних і службових записок). Це пояснюється більш налагодженою роботою між структурними підрозділами і правильним веденням діловодства, тобто ефективною роботою співробітників ОДО.
2.2 Порядок роботи з письмовими та усними зверненнями громадян та депутатів
Громадяни Російської Федерації відповідно до ст. 33 Конституції РФ мають право звертатися особисто, а також направляти індивідуальні та колективні звернення до органів влади (митницю) і це право слід розглядати як важливий засіб здійснення та охорони прав особистості 43. Звернення громадян виражаються як у письмовій, так і в усній формі. Вони діляться на пропозиції, заяви і скарги.
Технологія роботи зі зверненнями громадян потребує організації:
прийому громадян;
прийому та первинної обробки письмових звернень;
реєстрації звернень;
направлення звернень на розгляд;
повідомлення заявника про тривалий розслідуванні звернення;
контроль за строками виконання документів та виконанням прийнятих за ними рішень;
інформаційно-довідковій роботі по зверненням;
повідомлення заявника про винесених рішеннях з одночасним, в разі необхідності, направленням рішень для виконання у відповідні органи;
угруповання у справи та поточного зберігання звернень;
аналізу надійшли звернень
Прийом громадян у митниці ведеться по робочих днях в робочий час. Запис на прийом і організація прийому громадян в митниці забезпечуються ОДО.
Письмові звернення громадян, що надійшли в митницю, підлягають обов'язковому розгляду. Відмова у розгляді звернень з питань, що належать до компетенції митниці, неприпустимий.
Вступники в митницю звернення громадян реєструються в ТДВ шляхом проставлення реєстраційного штампа і занесення в електронну картотеку бази даних "Звернення громадян" КПС "УКІД-Р" 44.
Надійшли в структурні підрозділи (відповідно до порядку, передбачених цією Інструкцією з діловодства) письмові звернення громадян розглядаються у термін не більше 15 днів з дня їх надходження (реєстрації) в митницю (за запитами, передбачених статтею 23 Митного кодексу Російської Федерації, - протягом 10 днів), а звернення, які потребують додаткового вивчення і перевірки, - у строк до одного місяця.
Відповідь автору звернення оформляється на бланку листа митниці, при цьому не вказуються:
-В реквізиті "Підпис" - спеціальне звання посадової особи;
-Прізвище і номер телефону виконавця (вказаний реквізит проставляється на другому, візовий, примірнику).
Митниця щоквартально подає у ФТС Росії інформацію про кількість розглянутих звернень громадян
Особлива увага приділяється підготовці і напрям відповідей на звернення та запити депутатів, яке здійснюються митницею відповідно до законодавства Російської Федерації про статус депутата.
Посадова особа, якому направлені звернення або запит депутата, має дати відповідь у письмовій формі не пізніше ніж через 30 днів з дня їх отримання або в іншій, узгоджений з ініціатором запиту, термін.
Прийом, обробка, напрямок надходять звернень та запитів громадян та депутатів здійснюється в ТДВ митниці відповідно до встановленого порядку роботи з вступниками документами. Далі звернення, запити та документи щодо їх розгляду формуються у справи відповідно до номенклатури справ.
Необхідно відзначити, що до порядку роботи з письмовими та усними зверненнями громадян та депутатів співробітники відділу ставляться дуже відповідально і серйозно. Не було відмічено ніяких не відповідностей з ставляться.
2.3 Інформаційно-пошукова система і реєстрація документів у ТДВ Костромської митниці.
Для забезпечення ефективного користування інформацією при прийнятті різного рада рішень, надання у розпорядження фахівців всього масиву інформації з певного питання в найкоротший час в митниці побудована пошукова система. Інформаційно-пошукова система включає інформацію практично про всі документи, якими володіє митниця.
Основою побудови пошукових систем є реєстрація документів - "запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання" 45.
Як випливає з визначення, реєстрація насамперед надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще не існує.
Завдання реєстрації не вичерпуються тільки обліком документів. Так як у реєстраційні форми вносяться головні відомості про документи, створюється база даних усіх зареєстрованих документах. У процесі реєстрації створюється інформаційно-пошукова система по всіх документах митниці, яку потім можна використовувати для довідкової роботи і контролю за виконанням документів.
Правила організації реєстрації описані в Державній системі документаційного забезпечення управління 46 та Типової інструкції з діловодства 47. В обох документах реєстрація розглядається насамперед як пошукова система по документах організації і тому тут же описується і порядок організації традиційних і автоматизованих картотек по всьому масиву документів організації.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. Це документи, що надходять з інших організацій і від фізичних осіб, а також створювані митницею - внутрішні та відправляються. Документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
Документи реєструються один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
Відомо, що найбільша ефективність досягається при централізованій системі реєстрації, тобто при здійсненні всіх реєстраційних операцій в одному місці або одним працівником. Для ТДВ, враховуючи його специфіку, характерна централізована система з розгалуженою структурою, так як всі документи реєструються в ТДВ Інспекторами, повноваження яких розділені. Один відповідає за реєстрацію вхідних документів вищестоящих організацій, другий - за вхідну кореспонденцію організацій, доповідних записок та інших внутрішніх документів митного органу, третій - реєструє листи структурних підрозділів митниці, наказів, розпоряджень по митниці.
Документи, які не підлягають реєстрації в ТДВ і обліковуються за реєстром, реєструються або враховуються в структурних підрозділах відповідно до порядку, передбаченого організаційно-методичними документами цих підрозділів.
Документи реєструються і враховуються в базах даних встановленого в ТДВ митниці КПС "УКІД-Р". Базами даних є електронні картотеки, до яких вносяться основні реквізити реєстрованих і врахованих документів.
Роздруковані примірники карток на внесені в електронні картотеки документи використовуються для створення допоміжних картотек у ТДВ і структурному підрозділі, куди передається документ на виконання
При реєстрації документів необхідна інформація вноситься в КПС "УКІД-Р", що включає в себе електронні картотеки баз даних по вхідних документів ("Документи вищих митних органів", "Документи організацій, митниць і постів", "Звернення громадян", "Документи реєстрового обліку "), що виходить і внутрішніх документів (" Листування "," Накази, розпорядження "," Протоколи, доповідні записки "," Інші ").
За баз даних "Документи вищих митних органів", "Документи організацій, митниць і постів", "Звернення громадян", "Накази, розпорядження", "Протоколи, доповідні записки" в ТДВ ведуться електронні контрольні картотеки і валові (на основі РКК) картотеки , за якими здійснюються контроль виконання та інформаційно-пошукова робота.
Порядок захисту та доступу до інформації, що міститься в електронних базах даних ТДВ, визначає керівництво митниці.
Слід відмітити те, що хоча автоматизована система КПС "УКІД-Р" і допомагає співробітникам відділу прискорити їх роботу з документами, але вона вже багато в чому відстає по функціональності і технічним можливостям від нині існуючих автоматизованих програм. Тому постає питання про впровадження нового програмного продукту (докладніше про це у розділі 3.2).
У ТДВ крім електронній картотеці окремо існують журнали реєстрації факсограм, які ведуться тільки в паперовому вигляді.
Факсограма - інформація, передана з паперового носія за допомогою факсимільного зв'язку. Журнал реєстрації вхідних факсограм містить такі графи:
№ п / п | Час отримання | Кореспондент | Адресат | Короткий зміст документа | Відмітка про одержання документа |
З урахуванням того, що контроль виконання ведеться в комп'ютерній базі, а не в журналі, необхідний склад реквізитів реєстрації присутній, але необхідно додати графи «дата отримання», «назва виду документа». Це поліпшить процес контролю та обліку документа.
Журнал реєстрації вихідних факсограм:
№ п / п | Час реєстрації | Адресат | Виконавець документа | Найменування структурного підрозділу | Короткий зміст документа | Відмітка про повернення |
Розумним буде включити тільки графу «дата відправлення».
Для реєстрації вихідних Факсограма пропонується використовувати тільки електронну форму з можливістю пошуку по якомога більшій кількості реквізитів.
Базу, яка буде утворюватися при реєстрації, можна буде використовувати при веденні контролю за їх виконанням. Також це дозволило б зробити правове інформаційно-пошукову роботу більше впорядкованої і централізованою.
У розпорядженні співробітників відділу знаходиться інформаційно-пошукова система «ЗЕД-ІНФО», «Консультант Плюс». Ці системи використовуються в митниці для пошуку необхідних для роботи законодавчих і нормативних документів. Це є додатковим чинником стабільності служби: забезпечував регулярне, необхідне і достатній для прийняття ефективних рішень інформаційний обмін.
2.4 Організація контролю виконання документів
Однією з найважливіших функцій управління є контроль за виконанням документів і прийнятих рішень
Контроль виконання документів - сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання документів 48.
Метою контролю є забезпечення своєчасного та якісного виконання документів, отримання аналітичної інформації, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів, митних постів, конкретних співробітників. 49
Практична робота з контролю здійснюють співробітники ТДВ за дорученням Начальника митниці. Масив контрольних відомостей входить до складу інформаційно-пошукової системи організації.
Співробітниками ТДВ здійснюються такі послідовні операції:
-Постановка документів на контроль;
-Попередня перевірка і регулювання ходу виконання;
-Інформування керівників з метою своєчасного і якісного виконання доручень, зафіксованих у документах;
-Зняття з контролю, напрямок виконаного документа в справу;
-Облік, узагальнення, аналіз ходу і результатів виконання документів.
Контролю підлягають усі зареєстровані документи, що вимагають виконання.
При постановці документа на контроль у верхньому правому куті документа в ТДВ проставляється відмітка про контроль (штамп «Контроль»).
Як вже згадувалося вище, в ТДВ для ведення контролю виконання співробітники служби документаційного забезпечення управління використовують комп'ютерні бази даних у програмі КПС "УКІД-Р.99", в які заносяться всі дані про документ вимагає виконання.
Документи, зареєстровані в базах даних "Документи вищих митних органів", "Документи організацій, митниць і постів", "Протоколи, доповідні записки" і не контрольовані (що не мають штампу "Контроль") ТДВ, підлягають закриттю у вказаних базах посадовими особами ТДВ на підставі відміток у РКК, представлених відповідальними за діловодство структурних підрозділів.
Контроль виконання забезпечують:
керівництво митниці (начальник та його заступники);
ТДВ, здійснює облік контрольованих документів, а також хід та стан їх виконання;
відповідальні за діловодство структурних підрозділів.
Види документів, що знаходяться на контролі | Хто здійснює контроль |
документи з дорученнями (резолюціями) керівництва митниці, наказів по основній діяльності та розпоряджень митниці, звернень і запитів депутатів, звернень посадових осіб митниці та громадян | ТДВ, якщо інше не обумовлено в резолюції (або тексті розпорядчого документа) |
доручення оперативних нарад у керівництва митниці | організаційно-аналітичний відділ |
плани (роботи, заходів та ін) | Відповідно до функцій структурних підрозділів митниці |
документи до доручень начальника структурного підрозділу | відповідальний за діловодство даного підрозділу |
Контроль виконання документів будується на базі реєстраційних даних.
ТДВ веде контроль за електронними картотеками баз даних. У електронні картки баз даних вносяться контрольовані дії, завдання, питання та ін, дати виконання, структурні підрозділи - виконавці, хід виконання і т.д.
Терміни підготовки, подання та типові терміни виконання закріплені в інструкції з документаційного забезпечення.
Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях:
надійшли з вищих митних органів, органів державної влади суб'єктів РФ і місцевого самоврядування, внутрішніх документів - з дати підписання (затвердження) документа (доручення);
надійшли з інших організацій, підприємств, митних органів та звернень громадян - з дати їх надходження.
Вони визначаються керівником виходячи з терміну, встановленого організацією, яка направила документ, або термінів, встановлених законодавством (відповідно до ГСДОУ 50)
При необхідності зміни строку виконання документа відповідальний виконавець подає на ім'я Начальника митниці, що дав доручення, мотивоване прохання про його продовження не пізніше 3-х днів до закінчення цього терміну.
Терміни виконання термінових і оперативних доручень не продовжуються.
Про всі випадки зміни терміну виконання документів відповідальний виконавець своєчасно інформує ТДВ для внесення змін в електронні картотеки баз даних - новий термін, дата зміни, підпис. Новий термін виконання переноситься і в РКК на документ.
Передача контрольних документів з одного структурного підрозділу в інший здійснюється тільки через ТДВ, який вносить відмітки про передачу документа в електронні картотеки і передає документ у відповідний структурний підрозділ.
Структурний підрозділ-співвиконавець вважається відповідальним за зрив термінів виконання контрольного документа, якщо необгрунтовано затримав більш ніж на 5 днів:
-Подання відповідальному виконавцю проекту відповіді, інформації щодо виконання документа і т.п.;
-Погодження проекту документа, підготовленого іншими підрозділами-співвиконавцями.
Зняття документу з контролю здійснює керівництво митниці або за його дорученням ТДВ оформляється відміткою про виконання документа і направлення його у справу згідно з правилами оформлення реквізитів. Інформація про виконання документа відбивається також і в електронній картці.
ТДВ на підставі щомісячних довідок, одержуваних від структурних підрозділів, не рідше одного разу на місяць готує зведені дані про стан виконавської дисципліни в митниці, на підставі яких формуються оперативні та аналітичні звіти для інформування керівництва митниці у встановлені ним строки.
Довідка про стан виконання документів на певний період містить такі графи:
№ п / п | Назва документа | Дата, № | Термін виконання | Прізвище виконавця | Стан виконання | Причини невиконання |
1 | 2 | 4 | 5 | 6 |
7 | 8 |
При веденні контролю використовуються комп'ютерні бази даних у програмі КПС "УКІД-Р.99", які не зведені в одну єдину і в кожному підрозділі ведеться своя база - це є ще одним суттєвим недоліком даної програми. У зв'язку з цим автор пропонує поміняти автоматизовану програму на більш досконалу, яка сприяє прискоренню виконання документів, підвищенню виконавської дисципліни, удосконалення організації контролю і управління в цілому.
Проаналізувавши цю автоматизовану систему на якій побудований весь електронний документообіг, автор прийшов до висновку, що для більш ефективного та раціонального використання ДОП слід встановити новий програмний продукт, який відповідає останнім тенденціям в області автоматизованого діловодства. Наприклад, «Бос-Референт» - це програмний комплекс, розроблений на програмній платформі Lotus Domino / Notes і орієнтований на державні структури. БОСС-Референт - одна з найбільш ефективних у Росії систем електронного документообігу, що забезпечує крупним замовникам і стрімко зростаючим компаніям високу швидкість і якість прийняття рішень, ідеальні умови для взаємодії різних підрозділів і необхідну управлінську прозорість організації. Детальніше в розділі 3.2.
2.5 Організація документів у діловодстві
Організація документів у діловодстві являє собою сукупність видів робіт, що забезпечують збереження, облік, систематизацію документів, формування та оформлення справ у діловодстві, їх передачу в архів митниці (далі - архів) відповідно до вимог, встановлених державними стандартами на документи, нормативно-методичними документами Федерального архівного агентства, а також відповідними нормативно-методичними документами з архівної справи і діловодства ФМС Росії.
Основними видами робіт, що забезпечують правильну організацію документів у діловодстві, є складання номенклатур справ та формування справ, службовці для швидкого пошуку і використання документів, тому що по своїй суті це найпростіші класифікатори документів. Адже справа визначається як «сукупність документів або документ, що відноситься до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку» 51. А ось спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок розподілу документів у справи служить номенклатура справ.
2.6.1 Складання номенклатур справ
Номенклатура справ - «систематизований перелік заголовків (найменувань) справ, що заводяться в діловодстві митного органу, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку» 52. Інакше кажучи, номенклатура справ - це найпростіший класифікатор, що дозволяє швидко розкласти документи по папках (справах) для оперативного їх пошуку в разі потреби.
Номенклатура справ - документ багатоцільового значення.
Вона призначена для організації угрупування виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання і є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також використовується в архіві для обліку справ тимчасового (до 10 років включно ) зберігання.
Номенклатура буває трьох видів: конкретна або індивідуальна (номенклатура справ певної організації, фірми, установи, підприємства); зразковою і типової 53.
Номенклатура справ відділу документаційного забезпечення Костромської митниці відноситься до числа індивідуальної, так як складено лише по відділу. Складається на основі вивчення видів, складу та змісту документів, що утворюються в діяльності ТДВ.
При її складанні враховуються вимоги, які пред'являються нормативно-методичними документами - Державною системою документаційного забезпечення управління 54, Основними правилами роботи відомчих архівів 55, Переліку документів із зазначенням термінів зберігання 56, методичними матеріалами з розробки номенклатури справ.
Крім цього використовуються положення про ТДВ архіві митниці, штатним розкладом, планами і звітами про роботу, номенклатурами справ за попередні роки, переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, типовими і зразковими номенклатурами справ.
Графи номенклатур справ ТДВ заповнюються таким чином:
Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справи (томів, частин) | Термін зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
01. Відділ документаційного забезпечення | ||||
- У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи.
Заголовок складається з елементів, розташованих в наступній послідовності:
назва виду справи (листування, журнал і т.д.) або різновиду документів (накази, протоколи і т.д.);
назва митниці або структурного підрозділу (автор документа);
назва організації, якій будуть адресовані або від якої будуть отримані документи (адресат або кореспондент документа);
короткий зміст документів справи;
назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи;
дата (період), до яких належать документи справи.
- У графі 3 вказується кількість справ (томів, частин). Вона заповнюється після закінчення календарного року.
- У графі 4 зазначаються термін зберігання справи, номери статей за переліком, а при його відсутності - за типовою, приблизній номенклатурі справ або узгоджений з державним архівом термін зберігання.
- У графі 5 "Примітка" протягом усього терміну дії номенклатури зазначаються назва переліків документів, використаних при визначенні строків зберігання справ; проставляються відмітки про заклад справ, перехідних справах (наприклад, переходить з 2004 р.), виділення справ до знищення, про осіб , відповідальних за формування справ, та ін
Періодичні видання в номенклатуру справ не включаються
Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного і тимчасового зберігання.
У зв'язку з тим, що номенклатура справ, якою користуються співробітники відділу, була складена в минулому році, а за поточний рік було багато змін і уточнень до нормативно-методичної бази, автор пропонує розробити нову номенклатуру справ на поточний 2005 рік. Проект нової номенклатури справ у додатку 6
2.6.2 Формування та оформлення справ
Виконаних документів у відділі документаційного забезпечення накопичується багато. Щоб у них легко можна було розібратися і швидко знайти потрібну інформацію, документи після їх виконання групують у справи, тобто розкладають в окремі папки.
Формуванням справ називається «угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури і систематизація документів усередині справи» 57.
Справи в митниці формуються децентралізовано, а саме в структурних підрозділах. Розподіл документів у справи проводяться відповідно до номенклатури. Правильне і своєчасне розподіл і підшивання документів у справи забезпечує не тільки можливість швидкого пошуку документів, але і його збереження, виключаючи його втрату. Тому цій стадії роботи з документами завжди надавалося велике значення і були вироблені єдині вимоги до формування й оформлення справ, викладені в Інструкції з діловодства.
Отже, виконані документи у 15-денний термін здаються виконавцем у ТДВ або відповідальному за діловодство структурного підрозділу для контроль за правильністю формуванням їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно до номенклатури.
При формуванні справ співробітником дотримуються всі основні правила, прописані в Інструкції з діловодства. Однак існують маленькі розбіжності, пов'язані з специфікою роботи в ОДО.
Розпорядчі документи групуються у справи за видами і хронології з відносяться до них додатками:
-Положення, інструкції, затверджені як самостійний документ, групують в окремі справи. Однак було відмічено, що в місці з ними зберігаються і старі недійсні варіанти цих документів, що призводять до безладу і суперечать правилам 58. Якщо збереження таких документів важлива, пропонується створити окрему папку і зберігати її не з загальним обсягом документів;
-Накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання. У зв'язку з великим обсягом накази по особовому складу, що стосуються різних сторін діяльності митниці (прийом на роботу, звільнення і переміщення, відрядження тощо), пропонується групувати в окремі справи;
Справи митного органу підлягають оформленню при їх закладі і по завершенні року. Оформлення справи - підготовка його до зберігання і включає в себе комплекс робіт по опису справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання заверительной написи 59. Оформлення справ проводиться посадовими особами ТДВ відповідальними за діловодство структурних підрозділів.
У залежності від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається зберігати у швидкозшивачах, не проводити пересістематізацію документів у справі, листи справи не нумерувати, засвідчувальні написи не складати.
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі його листи (крім листа-завірителя і внутрішнього опису) нумеруються простим олівцем арабськими цифрами валовий нумерацією у верхньому правому куті аркуша. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Слід зауважити, що у випадках виявлення помилок у нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація, шляхом простого стирання. Це суперечить правилам роботи з документами. Відповідно до Інструкції з діловодства при перенумерації аркушів старі номери закреслюються і поруч ставиться новий. Старий лист-засвідчувач, який розташовується в кінці справи, не викидається, а закреслюється і зберігається в справі після складеного нового лист-засвідчувач.
Зміни складу документів справи (вилучення, включення документів, заміна їх копіями тощо) відображаються в графі "Примітка" з посиланнями на відповідні акти. При необхідності складається нова підсумковий запис до внутрішнього опису і заверительная напис справи.
Обкладинка справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу складається і оформляється так само за встановленою формою.
Документи, що становлять справу, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз та резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються. Проте все частіше стали застосовувати картонні папки з прозорими файлами. Ставлення до них є двостороннім, тому що з одного боку це дозволяє зберегти документ у первісній формі, з іншого - документ у будь-який момент можна без праці вилучити або він може сам випасти і загубитися. Автор пропонує застосовувати такі папки в разі збереження будь-яких робочих матеріалів, але не документів мають організаційне значення.
2.6 Організація оперативного зберігання документів
Зберігання документів до експертизи їх цінності і передачі на архівне зберігання в російській практиці роботи з документами називається оперативним. Оперативне зберігання підрозділяється на зберігання документів у процесі їх виконання і зберігання вже виконаних документів 60.
З моменту заклади й до передачі в архів справи зберігаються за місцем їх формування. Керівники структурних підрозділів і відповідальні за діловодство цих підрозділів забезпечують збереження документів і справ.
У ТДВ частина справ розташовується не у вертикальному положенні корінцями назовні, а в горизонтальному в замикаються шафах (сейфі), що забезпечують їх повну схоронність, що оберігають від пилу і впливу сонячного світла. Ця дія неошібочно, так як воно адаптовано до умов роботи ОДО. Це пояснюється маленьким обсягом справ зберігаються безпосередньо в ТДВ і дотримання правил виглядало б безглуздим.
З метою підвищення оперативного пошуку документів справи розташовуються відповідно до номенклатури справ. Номенклатура справ або виписка з неї поміщається на внутрішній стороні шафи. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
Завершені справи постійного і довгострокового (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються за місцем їх формування протягом двох років, а потім здаються в архів.
Видача справ іншим структурним підрозділам проводиться з дозволу начальника ОДО. На видану справу заводиться карта-заступник. У ній вказуються структурний підрозділ, індекс справи, дата його видачі, кому справу видано, дата його повернення; передбачаються графи для розписок в одержанні і прийомі справи.
Справи видаються у тимчасове користування посадовим особам структурних підрозділів на термін не більше одного місяця. Після закінчення зазначеного терміну справа має бути повернуто на місце його зберігання.
Стороннім організаціям справи видаються на підставі їх письмових запитів з дозволу Начальника митниці за актами.
Вилучення документів із справ постійного зберігання допускається у виняткових випадках і здійснюється з дозволу Начальника митниці із залишенням у справі завіреної копії документа та акта про причини видачі оригіналу.
2.8 Порядок передачі документів на зберігання в архів
Завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві - обробка справ для наступного їх збереження і використання.
Обробка справ для зберігання включає:
проведення експертизи цінності документів;
оформлення справ;
складання описів;
актів про виділення до знищення документів і справ.
Підготовка документів до передачі на зберігання в архів включає роботу ТДВ відповідальних за діловодство структурних підрозділів.
У Костромській митниці існує свій архів, куди з метою своєчасного прийому від структурних підрозділів та зберігання документів Державної частини Архівного фонду РФ (документів тимчасового (понад 10 років) строку зберігання, що мають практичне значення, а також документів з особового складу), забезпечення їх обліку, упорядкування, збереження, використання та підготовки до передачі на постійне зберігання здаються справи. Існування архіву передбачає і існуванням відповідного Положенням про архів митниці (пропозиції про його вдосконалення автором було висунуто вище).
Організація проведення експертизи цінності документів
Визначення експертизи цінності документів дає ГОСТ Р 51141-98: експертиза цінності документів - визначення політичного, економічного, соціально-культурного, практичного та іншого значення документів з метою «відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв» 61.
Якщо розглядати в загальному по митниці експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів:
на стадії діловодства - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і перевірки правильності віднесення документів до справ, при підготовці справ до передачі в архів;
в архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання.
Функції та права експертної комісії, а також організація її роботи визначаються положенням «про постійно діючу експертну комісію митного органу», яка має затверджуватись Начальником митниці. А до його затвердження підлягає погодженню з відповідним архівною установою. На сьогоднішній момент в митниці користувалися Примірне положення про ЕК. Автор пропонує проект Положення про постійно діючої комісії у додатку 5
Основним змістом і результатом роботи експертної комісії є організація і проведення спільно з ТДВ архівом роботи щодо щорічного відбору справ для подальшого зберігання та знищення. Розгляд, що представляються діловодною службою описів справ постійного і тимчасового зберігання, описів документів з особового складу, актів про виділення до знищення документів з простроченим терміном зберігання 62.
У результаті роботи експертної комісії всі документи діляться на 3 групи:
- Документи, призначені для архівного зберігання;
- Документи, необхідні для подальшого використання у діловодстві з позначкою "До відпадання потреби", що підлягають подальшому зберіганню в структурних підрозділах;
- Документи, що підлягають знищенню
Для забезпечення комплектування архіву в митниці на всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності документів, складаються архівні описи, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню.
Опис справ (далі - опис) - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду і призначений для їх обліку і розкриття змісту 63. Опис, таким чином, служить основним обліковим і довідковим посібником в діловодстві та архіві, метою якої є розподіл усіх справ на невеликі масиви і складання на кожну групу окремим описом 64.
Щорічно в кожному структурному підрозділі в тому числі і в ТДВ складаються описи на справи постійного зберігання. За цим описам документи здаються в архів. Ці опису служать основою для підготовки зведеного опису справ митниці, яку готує архів і за якою він здає справи на постійне зберігання до відповідного державного архіву.
Опису за встановленою формою складаються у двох примірниках, один з яких залишається в якості контрольного в структурному підрозділі, а інший разом із справами представляється в архів через два роки після завершення справ у діловодстві.
Відбір документів за відповідний період до знищення та складання акту про виділення їх до знищення проводиться після складання зведених описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання за цей же період. Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні ЕК одночасно.
Акти затверджуються Начальником митниці тільки після затвердження ЕПК архіву. Тільки після цього митниця має право знищити справи, включені в ці акти, відповідно до встановленого порядку
Справи включаються в акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складається акт. Наприклад, закінчені справи з трирічним терміном зберігання в 2000 р. можуть бути включені в акт, який буде складений не раніше 1 січня 2004
Акт про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню, складається, як правило, на справи всього митного органу.
Справи, що підлягають знищенню, передаються на переробку (утилізацію). Передача справ оформлюється приймально-здавальної накладної, в якій зазначаються дата передачі, кількість здаваних справ і вага паперової макулатури.
Навантаження і вивіз на утилізацію здійснюється під контролем посадової особи, відповідальної за забезпечення схоронності документів архіву.
Таким чином, існуючий порядок організації діловодства ТДВ в Костромській митниці в основному відповідає нормам і правилам ДОП, але має ряд недоліків:
відсутні необхідні організаційні документи для ведення діловодства: Інструкція з діловодства Костромської митниці, Положення про експертну комісію. Не до кінця розроблена Положення про архів митниці;
Не відповідність з кваліфікаційним довідником посад; необхідність складання Інструкції Діловод
зустрічаються порушення правил оформлення і підготовки документів;
відсутня номенклатура справ на поточний 2005 рік;
застаріла автоматизована система діловодства;
Отже, для більш ефективного, вдосконаленого і впорядкованого документаційного забезпечення управління необхідно усунути всі ці недоліки.
3. Пропозиції щодо вдосконалення документаційного забезпечення діяльності ТДВ Костромської митниці
3.1 Удосконалення нормативної бази відділу документаційного забезпечення.
Проаналізувавши організацію технологій ДОП документаційного відділу Костромської митниці, були виявлені деякі недоліки, які визначили основні напрями вдосконалення діловодства.
Нормативно-методичні документи у відділі представлені не в повному обсязі, а саме відсутня Інструкція з діловодства Костромської митниці, Посадовий інструкції діловода, Положення про експертну комісію.
Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення документів, порядок роботи з ними, здійснення контролю за їх виконанням.
Вона повинна бути розроблена у відповідності з основними положеннями «Типової інструкції з діловодства та роботи архіву митних органів» 65, з урахуванням нової редакції ТК РФ, Державної системи документаційного забезпечення управління 66 та на основі ГОСТУ Р6.30-2003 «Уніфіковані системи організаційно-розпорядчих документів. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »і враховувати всі особливості роботи ДОП в Костромської митниці.
Структура інструкції повинна відповідати як суті змісту самого діловодства, так і відображати специфіку діяльності та правового положення Костромської митниці 67. Вона повинна мати таку структуру:
1 Загальні положення
2 Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів
3 Правила оформлення документів
4 Організація документообігу та виконання документів
5 Пошукова система документів
6 Контроль виконання документів
7 Організація роботи з документами
8 Організація документів у діловодстві
9 Порядок передачі документів на зберігання до архіву. Комплектування архіву.
Інструкція з діловодства повинна бути складена максимально конкретно і фіксувати всі основні моменти роботи з документами. Вона дозволить регламентувати основні діловодні етапи, зробити роботу з документами в Костромській митниці більш уніфікованої, виключивши можливість їх втрати, забезпечивши оформлення документів у відповідності до вимог сучасного законодавства. Проект інструкції з діловодства дано в додатку № 1
У зв'язку з тим, що в митниці діє комісія з проведення експертизи цінності документів, необхідно розробити положення, яке б регламентувало її діяльність.
Головною метою проведення експертизи - звільнити структурні підрозділи митниці від малоцінних документів, що містять повторювану або не має цінність інформацію 68.
Постійно діюча експертна комісія створюється для організації та проведення методичної, практичної роботи з експертизи цінності документів, відбору і підготовки до передачі на державне зберігання документів архівного фонду РФ, включаючи, науково-технічну, машиночитаемую та іншу спеціальну документацію, що утворюється в процесі діяльності митниці, а також для здійснення керівництва та координації діяльності експертних комісій підвідомчих регіонального митному управлінню організацій. Основним документом, який регламентує діяльність комісії з проведення експертизи цінності документів є саме Положення про постійно діючу експертну комісію.
При розробці положення слід враховувати рекомендації чинного законодавства. У структуру положення про постійно діючу експертну комісію повинні входити такі пункти:
1 Загальні положення. Тут наводиться опис складу експертної комісії, вказується хто керівник комісії; визначаються основні нормативні акти, якими має керуватися у своїй діяльності комісія.
2 Основні завдання ЕК.
3 Основні функції ЕК.
4 Права ЕК.
5 Організація роботи ЕК. Тут фіксуються взаємодії в рамках спільної роботи комісії та структурних підрозділів.
Положення про експертну комісію повинно складатися в ТДВ кваліфікованим фахівцем і затверджуватися Начальником митниці, а перед затвердженням узгоджуватися з Начальником архіву митниці. Проект положення наводиться у додатку № 5
Серед нормативних документів у ТДВ відсутня посадова інструкція діловода.
Значення посадової інструкції як організаційного документа полягає в тому, що вона:
- Закріплює правовий статус і місце працівника в системі управління;
- Визначає його завдання, функції, права та обов'язки;
- Дозволяє обгрунтовано оцінити результати діяльності;
- Є правовою основою для атестації працівника, визначення його дисциплінарної та матеріальної відповідальності;
- Встановлює організаційні засади роботи секретаря. 69
При написанні посадової інструкції, слід користуватися рекомендаціями ГСДОУ 70, Кваліфікаційного довідника посад службовців 71, Типової інструкції з діловодства 72, в якому регламентується загальний порядок і правила оформлення посадової інструкції.
Структура тексту посадової інструкції повинна включати наступні розділи:
Загальні положення. Тут встановлюються завдання працівника, порядок заміщення посади, професійні вимоги і основні документи і матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.
Посадові обов'язки
Права
Відповідальність.
Проект нової посадової інструкції Діловод представлений у додатку № 4
Ще одним нормативним актом вимагає переробки є Положення про архів митниці, що визначає порядок утворення, структуру, основні функції і завдання, права та відповідальність архіву. Положення складене відповідно до норм і не вимагає повної розробки в нього просто необхідно включити пункт про взаємодію архіву з іншими підрозділами, а саме:
6 Взаємозв'язок з іншими підрозділами
-З відділом документаційного забезпечення - з питань документаційного забезпечення управління;
-З відділом контролю - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
-З відділом кадрів - з питань підбору і розстановки кадрів та підвищення їх кваліфікації в умовах широкого використання заходів, пов'язаних з науковою організацією праці;
-З відділом експлуатації функціональних підсистем та інформаційного забезпечення - з питань розробки і впровадження нових інформаційних технологій із застосуванням засобів обчислювальної техніки, оперативної обробки інформації та дотримання вимог нормативно-методичних документів - з питань забезпечення засобами організаційної та обчислювальної техніки.
Даний пункт дозволить встановити та врегулювати взаємовідносини архіву з іншими підрозділами в митниці, це не менш важливо для його ефективної і успішної роботи.
З метою вдосконалення роботи з документами в ТДВ пропонується ввести ряд змін і доповнень:
У журнал реєстрації вхідних факсограм необхідно додати графи «дата отримання», «назва виду документа». Це поліпшить процес контролю та обліку документа.
У журнал реєстрації вихідних факсограм - графу «дата відправлення». Це дозволило б зробити правове інформаційно-пошукову роботу більше впорядкованої і централізованої
З урахуванням того, що довідка - це документ, що містить опис і підтвердження фактів, подій 73, в довідку про стан виконання документів на певний період необхідно додати графу «короткий зміст документа».
Скласти номенклатуру справ ТДВ на поточний 2005 рік.
Адже систематизація документів - одна з найважливіших завдань в документаційному забезпечення управління. Номенклатура справ є основним класифікаційним довідником будь-якого підприємства і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи. Для складання номенклатури справ необхідно знати вимоги, які пред'являються нормативно-методичними документами - Державною системою документаційного забезпечення управління 74, Основними правилами роботи відомчих архівів 75, Типовою інструкцією з діловодства 76, методичними матеріалами з розробки номенклатури справ.
На даний момент співробітники відділу документаційного забезпечення Костромської митниці керуються номенклатурою справ складеної на попередній рік, хоча питання про складання нової не «відкладають у довгу шухляду». Саме така ситуація склалася в діловодстві відділу.
Отже, розробка номенклатури справ ТДВ неминуча. При її складанні необхідно керуватися положенням про ТДВ митниці, перспективними і поточними планами і звітами про роботу, а також самими документи, як вхідними, так і створеними в процесі діяльності відділу, а так само переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання.
Номенклатура справ, розроблена для ТДВ Костромської митниці на 2005 рік, представлена у додатку № 6
при формуванні положень, інструкцій у справи не слід зберігати старі недійсні варіанти цих документів. Якщо вони настільки важливі співробітнику, він повинен зберігати їх в окремій папці в іншому місці.
у випадках виявлення помилок у нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація, шляхом закреслення старих номерів і проставлення нових, а не стирається. Старий лист-засвідчувач, який розташовується в кінці справи, не викидається, а акуратно закреслюється і зберігається в справі після складеного нового лист-засвідчувач.
пропонує застосовувати паперові теки з файлами у разі збереження будь-яких робочих матеріалів, але не документів мають організаційне значення.
Безумовно, підвищення ефективності роботи ТДВ може бути досягнуто за рахунок підвищення кваліфікації співробітників, поліпшення організації, механізації і автоматизації виконання найбільш трудомістких процесів управлінської діяльності. Найбільший ефект досягається при комплексному, взаємозалежному і гармонійному розвитку всіх цих напрямків.
3.2 Вдосконалення автоматизованої організації діловодства
В даний час в російському діловодстві все частіше успіх організації багато в чому залежить від рівня його технічного оснащення та ефективної автоматизації процесів управління. Комп'ютер став незамінним у практиці діловодства і по праву займає місце «номер один» на робочих столах працівників сфери управління. Він допомагає виконувати широке коло завдань щодо складання документів, також організації раціональної та оперативної роботи з ними.
Автоматизація діловодних процесів-це раціональна організація з урахуванням новітніх технологій всіх тих же операцій з інформацією та документами: складання та оформлення, передача (доставка), облік, створення інформаційно-довідкового апарату на базі реєстрації, організація контролю за виконанням прийнятих рішень, поточного зберігання, можливість знищення (експертиза цінності), створення і ведення архіву. 77
Традиційні паперові документи вважаються більш надійним засобом зберігання інформації, ніж електронні. Проте практика показала про неспроможність цієї думки. Підраховано, що при переході на електронний документообіг значно збільшується продуктивність праці (на 25-50%), скорочується час обробки документів і істотно зменшується площі службових приміщень, призначених для зберігання документів. 78
В останні роки все більше організацій приходить до необхідності автоматизації роботи з документами в цілому. Особливо цей процес прискорився з прийняттям у січні 2002 р. Двох документів - Федерального закону від 10 січня 2002 р. № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис», істотно розширює сферу застосування документів в електронній формі та Постанова Уряду РФ від 28 січня 2002 р . № 65 «Про федеральної цільової програми« Електронна Росія (2002-2010рр.) », що передбачає« переведення в електронну цифрову форму більшої частини документообігу, здійснює між органами державної влади та органами місцевого самоврядування »79. Звичайно, комп'ютерні системи дозволяють принципово на іншому рівні поставити рішення основного завдання служби діловодства - управління всіма інформаційно-документаційних ресурсів організації. Комп'ютери дозволяють створювати і зберігати великі бази даних для більш глибокого опрацювання питань при прийнятті рішень.
Однак вибір і впровадження системи автоматизації діловодства - складний і відповідальний процес. Неправильно обрана система в кращому випадку проводить до зайвих витрат, а в гіршому може істотно ускладнити роботу співробітників.
У Костромській митниці вже існує автоматизована система - ця КПС "УКІД-Р". Однак практичний аналіз показав, що дана автоматизована система застаріла, більше того в якихось аспектах навіть ускладнює роботу співробітників. Одним з основних недоліків цієї програми є технічні показники.
Недоліки | Результат |
Дана програма передбачає операційну систему MS-DOS версії 3.30 (сама стара версія) - введення інформації тільки за допомогою клавіатури і набором певних команд. | Ускладнює весь процес роботи на комп'ютері, забирає час. |
Допускається використання операційної системи Windows95, а на робочих місцях встановлені нові версії програми (Windows2000, Windows2003) | Чи не стикування програм, в результаті призводить до періодичного зависання комп'ютера |
Використання мови Iris, який в даний момент вже не використовується для написання програм. | Обмежені можливості користувача |
Низькі технічні показники даної програми | Низька швидкість обробки інформації, не задовольняє вимогам, що пред'являються до вирішення поставлених завдань |
Перевага новітніх автоматизованих систем полягають не тільки в технічних показниках, хоча це не мало важливо, але і в широких функціональних можливостях (можливості забезпечення управління комп'ютерного діловодства).
Автором було запропоновано встановити автоматизовану систему з діловодства «Бос-Референт». За допомогою цієї програми знайдуть своє рішення ряд питань:
Як підвищити ефективність роботи з документами? Як побудувати ефективну систему документаційного забезпечення управління?
Як прискорити і поставити на контроль процеси виконання доручень за документами, процедури узгодження документів, процеси інформування та ознайомлення співробітників з документами?
Як вибудувати єдиний інформаційний простір для митниці, має митні пости в різних областях? Як допомогти співробітникам краще взаємодіяти?
Система Бос-Референт відноситься до класу систем автоматизації ДОУ, що дозволяє вирішити ці та багато інших питань.
Така автоматизована система контролю легко дозволить переглянути всі завдання не тільки по термінах, але і за виконавцями і таким чином побачити завантаження кожного. А так як у митниці використовується локальна мережа, комп'ютер в будь-який момент зможе видати списки невиконаних документів, з закінчуються терміни виконання, ще не переглянуто виконавцем, з сортуванням по термінах, по виконавцях, за видами документів.
Це допоможе підвищити керованості, перш за все, за рахунок механізму формування доручень та контролю за їх виконанням. У будь-який момент часу Начальник ТДВ зможе переглянути, які доручення кому із співробітників дані, які строки за дорученнями. Механізм зв'язування доручень і документів дозволить переглянути всю історію питання, всю історію роботи з конкретною організацією і т. д.
Важливу роль у підвищенні керованості митниці (зокрема в ТДВ) належить механізмам узгодження документів, контролю за реєстрацією та проходженням зовнішніх і внутрішніх документів, засобам формування планової та оперативної звітності з діловодства і документообігу, а саме:
При робота з внутрішніми документами
-Підготовка проекту документа, його узгодження та візування в електронному вигляді
-Формування доручень по документах
-Передача візованих документів на ознайомлення та виконання співробітникам
-Контроль проходження документів; реєстрація документів
-Контроль ознайомлення з наказами, інструкціями і т. д
-Керування доступом до даного документу
-Швидкий пошук потрібного документа
-Створення і зберігання шаблонів документів
При обробці вхідних і вихідних документів
-Контроль, облік, реєстрація вхідної / вихідної кореспонденції
-Накладення резолюцій
-Пересилання документів усередині організації по налаштованим маршрутами
-Переклад документів з паперового виду в електронний і назад, включаючи потокове сканування
-Здача (приміщення) документів після виконання в "Справа № ..."
-Формування історії листування з питання
-Формування доручень по документах
-Контроль виконання документів
-Статистика, звіти
-Настроювання структури реєстраційного номера відповідно до номенклатури справ
-Керування доступом до документа 80
Відчутними результатами впровадження системи будуть «прозорість ходу» проходження документів, їх підготовки та обговорення, підвищення виконавської дисципліни в Костромській митниці.
У результаті цього система забезпечить:
Швидку передачу вихідних документів та інформації посадовим особам, які приймають рішення;
Скорочення часу на обробку вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з документами;
Швидке доведення доручень, що випливають з резолюцій, до конкретних виконавців;
Підвищення швидкості пошуку інформації, необхідної для підготовки документів в рамках виконання доручень;
Скорочення термінів узгодження рішень;
У процесі узгодження документів зможуть брати участь не тільки співробітники, що працюють в Костромській митниці, так і у подільському, Буйських, Шарьінском і Мантуровский постах. При цьому всім учасникам узгодження видно думки, зауваження та пропозиції всіх осіб, що беруть участь в узгодженні, в тому числі осіб, що знаходяться в територіально віддалених офісах і поза офісів (мобільних співробітників).
За допомогою цієї системи вирішиться ще одне питання - створення інформаційного простору митниці.
Це особливо актуально для митниці, тому що її структура, має у своєму складі митні пости. За допомогою системи БОСС-Референт можна організувати зберігання і динамічне оновлення даних про структуру і працівниках цього виконавчого органу влади
Принциповий момент полягає в тому, що система дозволяє працювати не тільки з атрибутами, а й змістом документів (текстами, даними таблиць і т. д.). БОСС-Референт забезпечує легкий доступ до документів, можливість формувати в прив'язці до документів зауваження, нові варіанти документів, нові документи та доручення. Другий важливий момент полягає в надається системою можливості пов'язувати документи, пов'язані з окремій темі, напрямку, поручителя, відділі і т. д. Завдяки цьому в будь-який момент можна переглянути всі документи і всю історію взаємин з конкретного питання, всі версії одного наказу, технічної документації , всі реакції на ці документи зацікавлених осіб і т. д.
Як ми вже з'ясували, робота з документами є основний процес в державних структурах управління. Організація такої роботи є важливою частиною процесів управління - істотно впливають на оперативність та якість прийнятих рішень. Ось відчутні вигоди, які дає впровадження БОСС-Референт в державних управлінських структурах:
«Електронна Росія»: готовність організації до роботи в рамках загальноросійської Федеральної цільової програми «Електронна Росія»
Економія бюджетних коштів: скорочення витрат на витратні матеріали, скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників
Підвищення швидкості та якості реакції митниці на звернення відомств та громадян
Скорочення термінів підготовки та розгляду документів, підвищення якості прийнятих рішень
До достоїнств системи БОСС-Референт, завдяки яким вона вигідно відрізняється від аналогічних російських і зарубіжних розробок, у тому числі і КПС «УКІД-Р», відносяться:
Найкраще співвідношення «ціна-функціональність»
Підтримка роботи з реквізитами та змістом документів
Широкі функціональні можливості
Можливість інтеграції з вже існуючими на підприємстві програмними продуктами
Можливість масштабування і налаштування системи під специфіку діяльності митниці
Інтеграція з сертифікованими системами криптозахисту
Реалізація на Lotus Domino / Notes - кращої документоорієнтованих платформі
Налагоджена методика впровадження, що забезпечує швидке отримання результатів
Пакет послуг з впровадження системи, що включає навчання співробітників організації
Успішний досвід впровадження в більш ніж 100 організаціях Росії та СНД
Висока якість системи БОСС-Референт підтверджують наступні сертифікати та протоколи державних органів Російської Федерації:
Сертифікат Держстандарту РФ по системі сертифікації ГОСТ Р (сертифікат відповідності керуються методологією розробки і РОСС RU.МЕ20.H00207)
Сертифікат Державної Технічної Комісії при Президентові РФ за № 490, який засвідчує, що автоматизована система документообігу і діловодства БОСС-Референт є захищеним програмним засобом обробки інформації та відповідає вимогам керівного документа Гостехкомиссии Росії «Автоматизовані системи. Захист від несанкціонованого доступу до інформації. Класифікація автоматизованих систем і вимоги щодо захисту інформації »
Протокол ВНИИДАД (Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи) про відповідність системи БОСС-Референт чинним нормативно - правовим актам у сфері документаційного забезпечення управління
Сертифікат ISO 9001 компанії АйТі
Компоненти системи БОСС-Референт і їх призначення
Оскільки прогрес не стоїть на місці і на сьогоднішній момент існує кілька версій даної програми, на думку автора, досить запровадити версію 2.56. Вона не найновіша, але по ціновим та функціональними показниками дуже підходить для Костромської митниці.
Модулі, що входять до складу системи БОСС-Референт, являють собою бази даних (БД), що працюють в середовищі Lotus Domino / Notes. Ці бази можна розділити на три групи:
Структура системи БОСС-Референт
Громадські сервіси - це модулі, що надаються послуги з обробки управлінської інформації.
Узгодження
Забезпечує можливість формувати завдання за погодженням документів, створювати маршрути узгодження документів, накладати вимоги на спосіб і термін узгодження будувати додаткові петлі погодження та передавати права на узгодження іншим особам.
Доручення
Дозволяє в масштабі всієї організації ставити завдання співробітникам і відстежувати їх виконання. Надає можливість формувати пов'язані доручення, що утворюють «дерево» доручень, прив'язувати до доручення документи, виконувати позначку доручень, контролювати їх виконання. Є основою для створення центру контролю виконавської дисципліни в організації.
Комутатор
Забезпечує інтегрований характер системи. Є каталогом системи і в цій якості визначає правила взаємодії модулів (баз даних) системи. Визначає співробітника або груп співробітників, тим самим задає кордону включення кожного співробітника в єдиний інформаційний простір системи. Зберігає відомості про бази даних системи електронного документообігу (починаючи від адреси розміщення БД і закінчуючи відомостями про її внутрішню будову), а також дані, необхідні для її адміністрування та налаштування на конкретні потреби користувачів.
Шаблони
Зберігає шаблони типових документів, стандартних форм і бланків, типових резолюцій, типових маршрутів узгодження документів. Визначає усталені елементи інформаційної структури організації.
Реєстратор
Містить набір програмних лічильників, генеруючих реєстраційні номери документів для ТДВ, спектра канцелярій, договірних відділів і т. д.
Спеціалізовані функціональні підсистеми - ряд модулів, призначених для вирішення окремих завдань документообігу.
Канцелярія і Документи
Забезпечують повний цикл роботи організації відповідно з вхідними / вихідними і внутрішніми документами. Входять до числа найбільш складних і функціонально насичених модулів системи. Разом вони складають підсистему управління діловодством. Для співробітників організації, що відповідають за дану галузь діяльності, модуль «Канцелярія» є своєрідною візитною карткою системи БОСС-Референт.
Службові записки
Призначена для підготовки службових записок, їх візування рецензентами, підписання, відправки адресатам, формування відповідей, а також підготовки статистичної звітності.
Зовнішні контакти
Забезпечує реєстрацію, зберігання і надання інформації про всіх формальних і неформальних контактах співробітників (переговорах, особистих зустрічах, телефонних дзвінках та ін) з представниками інших організацій.
Контроль договорів
Дозволяє вести облік всіх існуючих договорів, планувати і контролювати події за цими договорами, фіксувати зобов'язання за договорами і співвідносити ці зобов'язання з їх реальним виконанням, в тому числі відстежувати виконання зобов'язань по платежах
Інженерне забезпечення
Забезпечує зберігання інформації про об'єкти інженерного господарства (меблі, оргтехніка і т. д.), дозволяє планувати і контролювати роботи по їх профілактичного обслуговування і ремонту, реєструвати заявки співробітників на ремонт обладнання, відображати факти виконання робіт за заявками і плановим завданням.
Конференція та Новини
Дозволяють реалізувати загальноорганізаційні і спеціалізовані електронні «дошки оголошень», а також обговорення співробітниками організації довільних питань у вільній формі.
Громадські словники і довідники - місця зберігання нормативно-довідкової інформації, яка задає «систему координат електронного документообігу».
Довідник організації
Дозволяє описати і підтримувати в актуальному стані інформацію про структуру організації, підрозділах і філіях, які входять до її складу, і їх взаємної підпорядкованості, про співробітників, які в цій організації працюють. Є свого роду каркасом системи електронного документообігу.
Словники
Містить настроюються в ході впровадження класифікатори і словники, використовувані іншими модулями (БД) системи. У їх числі перелік регіонів, номенклатура справ, типи документів, тематика доручень і т. п.
Зовнішні адресати
Надає можливість вводити відомості про організаційну структуру організацій контрагентів та їх співробітників. БОСС-Референт надає гнучку і ефективну систему розмежування доступу до серверів, баз даних і документів системи електронного документообігу. При створенні доручень, погодження документів та виконання деяких інших функцій можна явно вказати список осіб, які мають повноваження на читання, редагування документів.
Додаткові можливості
Спектр модулів системи, що поставляються на додаток до базової версії системи, забезпечує автоматизацію діяльності за такими напрямками роботи:
Перепустки: оформлення та узгодження заявок на отримання перепусток, контроль руху пропусків. Дуже актуальна питання, так як в митниці запроваджено систему пропусків, якою займається співробітник охорони на КПП (контрольно пропускний пункт). Його чи це завдання?!
Наради: підготовка нарад, включаючи формування порядку денного, ведення протоколу наради, резервування приміщень, повідомлення учасників, контроль виконання протоколів нарад. У такій великій організації як митниця цей момент має тільки позитивний (схвальний) характер.
Претензії і позови: автоматизація документообігу, пов'язаного з судовою практикою організації. Ця можливість ніколи не буде зайвою.
Планування та звітність: ведення реєстру проектів, планування робіт і ресурсів за проектами, облік фактичних витрат робочого часу, звітність по виконаним роботам.
Бібліографічний фонд: реєстрація нормативних та інших документів, періодичних видань і даних про публікації в засобах масової інформації, підготовка експрес інформації про нові надходження матеріалів, бібліографічних списків статей у засобах масової інформації. Тим більше що наявність таких видань уже є і вимагає централізованого зберігання.
Дана структура автоматизованої системи діловодства ідеально підходить для впровадження в митницю. Крім основних вона охоплює ті сторони роботи, які раніше навіть не розглядалися. За допомогою можливостей БОСС-Референт покращиться життєдіяльність всієї митниці в цілому.
До того ж, система БОСС-Референт в інтеграції з продуктом AIDIS компанії ABBYY дозволяє організувати потокове сканування значних обсягів документів. Завдяки інтеграції з факс-сервером FAXChange (DataSys, Чехія) до можливостей системи БОСС-Референт додається функція автоматичного управління потоком вхідних і вихідних факсів.
Інтеграція БОСС-Референт із засобами криптозахисту, сертифікованими ФАПСИ - «Верба», «Криптон», «Крипто-Про», - забезпечує реалізацію захищеного електронного документообігу.
Митниця, що використовує систему електронного документообігу КПС «УКІД-Р», нерідко стикаються з проблемою обміну електронною кореспонденцією з іншими митними органами. Компанія АйТі (у якій розроблена система БОСС-Референт) пропонує рішення засноване на XML-форматі, що дозволяє об'єднувати в єдиний інформаційний простір системи електронного документообігу організацій і підприємств, побудовані на програмних продуктах різних постачальників і використовують різні формати даних. Таким чином, ця програма стає ще більш універсальною і адаптується.
Отже, БОС-Референт - повнофункціональна система, що дозволяє автоматизувати роботу з документами будь-яких типів і практично на всіх стадіях життєвого циклу, починаючи від завдання на розробку і закінчуючи здачею в архів. Крім того, ця риса дає можливість настроювати систему на різні специфічні ділянки, будь то класичне діловодство (з паралельним ходінням електронних і паперових документів) або розробка проектно-конструкторської документації (з підтримкою сканування, векторизації, розпізнавання та індексування), що актуально для Костромської митниці . Очевидно, що повнофункціональна система не тільки організовує складні маршрути руху документів, а й контролює їх виконання, веде аудит, оптимізує завантаження співробітників і має безліч інших можливостей.
Підводячи підсумки даної глави відзначимо, що час дослідження та аналізу процесу організації і технології документаційного забезпечення управління, документаційного відділу Костромської митниці були виявлені недоліки, які послужили підставою для розробки пропозицій щодо вдосконалення діловодства. Були розроблені документи щодо вдосконалення та оптимізації роботи з документами:
розроблені нормативні документи для ведення діловодства: інструкція з діловодства Костромської митниці, Положення про експертну комісію, доповнено Положення про архів;
розроблена посадова інструкція діловод;
рекомендується проводити реєстрацію факсограм тільки в електронному вигляді;
пропонується посилити контроль за дотриманням правил оформлення, формування та підготовки документів;
складання номенклатури справ ТДВ на поточний 2005 рік;
пропонується впровадити нову автоматизовану систему документаційного забезпечення управління (БОС-Референт);
Висновок
Костромська митниця - одна з найстаріших митниць Росії, виникла в середні століття (1547), поступово розвиваючись, придбала самостійність 13 років тому.
Вона за свою історію зазнала ряд певних змін і в даний час є невід'ємною частиною державної влади. Костромська митниця наділена функціями дізнання, ведення оперативно - розшукової діяльності, є агентом валютного контролю та воєнізованою організацією.
В даний час у подільському регіоні зріс рівень вимог до якості роботи митної служби, що безпосередньо пов'язано зі спрощенням та автоматизацією митних процедур, найбільш повним збором митних платежів, запобіганням імпорту небезпечної та неякісної продукції, підвищенням ступеня дотримання митного законодавства та ефективності боротьби зі злочинами у сфері митної справи та порушеннями митних правил.
Основною метою даної дипломної роботи є вивчення організації технологій документаційного забезпечення управління документаційного відділу Костромської митниці та внесення пропозицій щодо вдосконалення роботи документаційного відділу Костромської митниці.
Проведений аналіз дозволив зробити ряд висновків щодо вдосконалення організації діловодного обслуговування митниці:
Слід розробити всі необхідні нормативні документи: інструкцію з діловодства Костромської митниці, положення про архів, положення про експертну комісію, а так само перейменувати документознавця 6-го розряду в діловодів і скласти на нього посадову інструкцію
Внесено зміни у наступні етапи діловодства:
- Реєстрації документів (рекомендується проводити реєстрацію факсограм тільки в комп'ютерній формі, а так само додати графи в журнал реєстрації вхідних / вихідних факсограм);
- Формування та оформлення справ (необхідно при формуванні справ недійсні варіанти документів зберігати в окремій папці, при неправильній нумерації слідувати правилам і вимогам нормативних документів)
Необхідно скласти номенклатуру справ ТДВ на поточний 2005 рік
Пропонується запровадити нову автоматизовану систему документаційного забезпечення управління БОСС-Референт.
необхідно оновити технічну оснащеність робочих місць співробітників (принтери, сканери, жорсткі диски з великою пам'яттю і т.д)
Якщо врахувати всі зауваження та пропозиції щодо вдосконалення, то організація технології ДОП відділу документаційного забезпечення Костромської митниці буде не просто відповідати всім вимогам і нормам, а стане більш ефективною та якісною - це поліпшить функціональність всієї митниці в цілому.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ
Джерела
Опубліковані
Основні правила роботи відомчих архівів. М., 1988.
Федеральний закон "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" від 20 лютого 1995 р. N 24-ФЗ / / Секретарська справа: сост. Кузнєцова Т.В. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2001 .- З 285
Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис» від 10.01.2002. року № 1-ФЗ / / Діловодство 2002, № 4. -З 91
Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Росархів. М., 2000
Типова інструкція з діловодства федеральних органах виконавчої влади (затв. Наказом Федеральної архівної служби Росії від 27 листопада 2000 р. № 68). -М., 2001.
Типова інструкція з діловодства та роботи архіву в митних органах (регіональних митних управліннях, митницях, митних постах) затверджена Наказом ФМС Росії від 18.10.2004. № 160): довідник учасника ЗЕД
Митний кодекс Російської Федерації. - М.: ДГУП «Ростаможінформ», 2003. - 304 с.
ГОСТ Р51141 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ». - М.: Изд-во стандартів, 1998
Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М., ВНИИДАД. 1991
Галузеві кваліфікаційні характеристики посад працівників, зайнятих на підприємствах, в установах і організаціях / / Кваліфікаційний довідник посад службовців (затв. Постановою Мінпраці Росії від 21 серпня 1998 р. № 37, із змінами від 21 січня, 4 серпня 2000р., 20 квітня 2001. , 31 травня, 20 червня 2002р.).
Костромська митниця: інформаційно-аналітична бюлетень № 4 (23). -Кострома., 2002. -25с
www.it.ru
Неопубліковані
Наказ від 11 січня 2005 «Про призначення відповідальних осіб за ведення діловодства у структурних підрозділах митниці
Наказ ФМС Росії от18.10.2004. № 160 «Про Типової інструкції з діловодства та роботи архіву в митних органах»
Посадова інструкція головного державного митного інспектора ТДВ, затверджена 24.05.2004 р
Положення про відділ документаційного забезпечення Костромської митниці. 14.08.1999г
Посадова інструкція старшого державного митного інспектора ОБО (ділянки вхідної кореспонденції вищестоящих органів ТДВ), затверджена 24.05.2004г
Посадова інструкція старшого державного митного інспектора ОБО (ділянки вхідної кореспонденції інших митниць та організацій), затверджена 24.05.2004г.
Посадова інструкція старшого державного митного інспектора ОБО (ділянки вихідної кореспонденції та реєстрації наказів, розпоряджень митного органу), затверджена 24.05.2004г
Посадова інструкція документознавця 5-11-го розряду ТДВ, затверджена 26.02.2003
Посадова інструкція начальника архівного відділення ТДВ, затверджена 21.02.2003
Відомості про документообіг Костромської митниці за 2004 р. від 14.01.2005 затверджені начальником ТДВ
Література
Борискін В.В. Полікарпова Н.М. Документаційне забезпечення діяльності державних органів та установ: навчальний посібник. - М, 2003
Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документів. - 2-е вид., Перераб. і доп. / В. В. Галахов, І. К. Корнєєв та ін; Під ред. І.К. Корнєєва, В. А. Кудрявцева. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2004. -456 С.
Кузнєцова Т.В. Секретарська справа. Вид. 4-е, испр. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2001. - 328 с.
Стенюков М.В. Документи. Діловодство. -М.Ж «Книга сервіс», (видання 8-е, перероблене і доповнене), 2003. -160 С.
Періодична преса
Санкіна Л.В. Посадова інструкція, рекомендації зі складання / / Трудове право 2002. № 2. -С. 11
Алексєєва Е.В., Афанасьєва Л.П. «Наукові основи оцінки та відбору документів» / / Діловодства 2003, № 1. - З 98
Кузнєцов С.Л. Автоматизація діловодства. З чого почати? / / Діловодство 2003, № 1. - С53
Мякошіна Н.Д. Корпоративна система управління документацією в митній службі / / Діловодство, 2003, № 4 .- З 41
Пшенкой А.В. «Зберігання документів та забезпечення їх збереження» / / Секретарська справа 2003, № 10. -С63
Жеребцова Л.А. «Основи організації роботи з усними зверненнями громадян» / / Діловодство 2004, № 1. - З 49
Кузнєцова Т.В. Проблеми автоматизації діловодних процесів з позиції документознавства. Тези на X міжнародній конференції »Документація в інформаційному суспільстві» / / Діловодство 2004, № 2. -З 37
Сокова. О.М. Перспективи розвитку правил оформлення управлінських документів / / Діловодство. - 2004, № 2 .- З 4
Алексєєв О.В., Афанасьєв Л.П. «Опис - важливий архівний довідник (історія та методика складання)» / / Делопроізводство2004, № 3 .- С99
1Мякошіна Н.Д. Корпоративна система управління документацією в митній службі / / Діловодство, 2003, № 4 .- С41
2 Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М., ВНИИДАД. 1991.
3 Типова інструкція з діловодства та роботи архіву в митних органах (регіональних митних управліннях, митницях, митних постах) (затверджена Наказом ФМС Росії від 18.10.2004. № 160): довідник учасника ЗЕД
4ГОСТ Р51141-98. «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ». Видавництво стандартів. М., 1998.
5Перечень типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Росархів. М., 2000.
6 Митний кодекс Російської федерації. -М.: ДГУП «Ростаможінформ», 2003. - 304с.
7 Федеральний закон "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" від 20 лютого 1995 р. N 24-ФЗ / / Секретарська справа: сост. Кузнєцова Т.В. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2001 .- З 285
8 Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис» від 10.01.2002. року № 1-ФЗ / / Діловодство 2002, № 4. -З 91
9Костромская митниця: інформаційно-аналітична бюлетень № 4 (23). -Кострома., 2002. -25с
10 Кузнєцова Т.В. Секретарська справа. М., ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2001.
11 Діловодство: Зразки, документи. Організація і технологія роботи. Більше 120 документів. - 2-е вид., Перераб. і доп. / В. В. Галахов, І. К. Корнєєв та ін; Під ред. І.К. Корнєєва, В. А. Кудрявцева. - М.: ТК Велбі, Вид-во Проспект, 2004. -456с.
12 Стенюков М.В. Документи. Діловодство. -М.Ж «Книга сервіс», (видання 8-е, перероблене і доповнене), 2003. -160 С.
13 Мітченко О.Ю. Про документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування / / Діловодство № 3,2004 .- з 25
14 Санкіна Л.В. Посадова інструкція, рекомендації зі складання / / Трудове право 2002. № 2 .- С. 11
15Сокова. О.М. Перспективи розвитку правил оформлення управлінських документів / / Діловодство. - 2004, № 2 ..- З 4
16Пшенко А.В. «Зберігання документів та забезпечення їх збереження» / / Секретарська справа 2003, № 10. -С63.
17 Алексєєв О.В., Афанасьєв Л.П. «Опис - важливий архівний довідник (історія та методика складання)» / / Делопроізводство2004, № 3 .- С99
18Кузнецов С.Л. Автоматизація діловодства. З чого почати? / / Діловодство 2003, № 1. - С53
19Кузнецова Т.В. Проблеми автоматизації діловодних процесів з позиції документознавства. Тези на X міжнародній конференції »Документація в інформаційному суспільстві» / / Діловодство 2004, № 2. -З 37
20 www. It. Ru
21 Костромська митниця: інформаційно-аналітична бюлетень № 4 (23). -Кострома., 2002. -25с
* * При ньому до виконання обов'язків на митниці як цілувальників (старовинна назва служителя митниці) залучалися представники купецтва, а так само посадські, повітові селяни для відбування повинності. Служба ця була «на віру», у зв'язку з чим посадові особи митниць приймали присягу
22 Митний кодекс Російської федерації. -М.: ДГУП «Ростаможінформ», 2003. - 304с. (Ст 401,402)
23Положеніе про відділ документаційного забезпечення Костромської митниці. 14.08.1999г.
24 Положення про відділ документаційного забезпечення Костромської митниці. 14.08.1999г.
25 Наказ от11.01.2005 року № 1 «Про призначення відповідальних осіб за ведення діловодства у структурних підрозділах митниці»
26 Посадова інструкція начальника відділу документаційного забезпечення, затверджена 19.02.2003
27 Посадова інструкція головного державного митного інспектора ТДВ, затверджена 24.05.2004 р.
28 Посадова інструкція старшого державного митного інспектора ОБО (ділянки вхідної кореспонденції вищестоящих органів ТДВ), затверджена 24.05.2004г.
29 Посадова інструкція старшого державного митного інспектора ОБО (ділянки вхідної кореспонденції інших митниць та організацій), затверджена 24.05.2004г.
30 Посадова інструкція старшого державного митного інспектора ОБО (ділянки вихідної кореспонденції та реєстрації наказів, розпоряджень митного органу), затверджена 24.05.2004г
31 Посадова інструкція документознавця 5-11-го розряду ТДВ, затверджена 26.02.2003.
32 Посадова інструкція начальника архівного відділення ТДВ, затверджена 21.02.2003.
33 Посадова інструкція Державного митного інспектора архівного відділення ТДВ, затверджена 24.05.2004
34 Посадова інструкція відповідального за діловодство в структурному підрозділі Костромської митниці / / Наказ № 1 від 11.01.2005 «про призначення відповідальних осіб за ведення діловодства у структурних підрозділах митниці»
35 Галузеві кваліфікаційні характеристики посад працівників, зайнятих на підприємствах, в установах і організаціях / / Кваліфікаційний довідник посад службовців (затв. Постановою Мінпраці Росії від 21 серпня 1998 р. № 37, із змінами від 21 січня, 4 серпня 2000р., 20 квітня 2001 ., 31 травня, 20 червня 2002р.).
36. Сокова. А.Н Перспективи розвитку правил оформлення управлінських документів / / Діловодство. - 2004, № 2.
37 Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М., ВНИИДАД. 1991.
38Государственная система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.
39 ГОСТ Р51141 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ». - М.: Изд-во стандартів, 1998
40Тіповая Інструкції з діловодства та роботи архіву в митних органах (регіональних митних управліннях, митницях, митних постах) (затверджена Наказом ФМС Росії від 18.10.2004. № 160): довідник учасника ЗЕД П5
41 Борискін В.В. Документаційне забезпечення діяльності державних органів та установ: уч. посібник .- М, 2003.
42 ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. М. Держстандарт, 1998. п. 2.2.2
43 Л.А. Жеребцова «Основи організації роботи з усними зверненнями громадян» / / Діловодство 2004, № 1. - З 49.
44 КПС «УКІД» - комплексно програмні засіб обліку і контролю виконання документів
45 ГОСТ Р51141 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ». - М.: Изд-во стандартів, 1998, п. 65
46Государственная система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М., ВНИИДАД. 1991. С. 28-31.
47 Типова інструкція по діловодству та роботи архіву в митних органах (регіональних митних управліннях, митницях, митних постах) (затверджена Наказом ФМС Росії від 18.10.2004. № 160): довідник учасника ЗЕД
48ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. М., Видавництво стандартів, 1998. П.67.
49. Типова інструкція з діловодства та роботи архіву в митних органах (регіональних митних управліннях, митницях, митних постах) (затверджена Наказом ФМС Росії від 18.10.2004. № 160): довідник учасника ЗЕД
50 Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М., ВНИИДАД. 1991. С. 36.
51 ГОСТ Р51141 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ». - М.: Изд-во стандартів, 1998, п. 71
52 Типова інструкція по діловодству та роботи архіву в митних органах (регіональних митних управліннях, митницях, митних постах) (затверджена Наказом ФМС Росії від 18.10.2004. № 160): довідник учасника ВЕДп. 9
53 Основні правила роботи відомчих архівів, п2.1.3
54 Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М., ВНИИДАД. 1991.
55 Основні правила роботи відомчих архівів. М., 1988.
56 Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Росархів, 2000.
57 ГОСТ Р51141 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ». - М.: Изд-во стандартів, 1998, п. 72.
58 Типова інструкція по діловодству та роботи архіву в митних органах
59 Типова інструкція з діловодства та роботи архіву в митних органах (регіональних митних управліннях, митницях, митних постах) (затверджена Наказом ФМС Росії від 18.10.2004. № 160): довідник учасника ЗЕД 9.2.8.
60 А.В. Пшенкой «Зберігання документів та забезпечення їх збереження» / / Секретарська справа жовтень 2003, № 10. - З 63.
61 ГОСТ Р51141 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ». - М.: Изд-во стандартів, 1998, п. 95.
62Прімерное положення чинної експертної комісії митного органу.
63 ГОСТ Р51141 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ». - М.: Изд-во стандартів, 1998,
64 Є.В. Алексєєва Л.П. Афанасьєв «Опис - найважливіший архівний довідник (історія та методика складання)» / / Діловодство 2004, № 3. - З 99.
65.Тіповая інструкцією з діловодства та роботи архіву митних органах (регіональних митних управліннях, митницях, митних постах) Довідник участі ЗЕД, версія 5.86 (24 грудня 2004 р.)
66 Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М., ВНИИДАД. 1991.
67 Мітченко О.Ю. Про документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування / / Діловодство № 3,2004 .- з 25
68 Є. В. Алексєєва, Л.П. Афанасьєва «Наукові основи оцінки та відбору документів» / / Діловодства 2003, № 1. - З 98
69 Санкіна Л.В. Посадова інструкція, рекомендації зі складання / / Трудове право 2002. № 2. С. 11.
70 Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М., ВНИИДАД. 1991.
71Кваліфікаціонний довідник посад службовців (затв. Постановою Мінпраці Росії від 21 серпня 1998 р. № 37, із змінами від 21 січня, 4 серпня 2000р., 20 квітня 2001р., 31 травня, 20 червня 2002 р.)
72 Типова інструкція по діловодству та роботи архіву в митних органах (регіональних митних управліннях, митницях, митних постах) (затверджена Наказом ФМС Росії від 18.10.2004. № 160): довідник учасника ЗЕД
73 Стенюков М. В. Документи. Діловодство. - М.: «Книга сервіс», 2003. - 160с.
74Государственная система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М., ВНИИДАД. 1991.
75 Основні правила роботи відомчих архівів. М., 1988.
76 Типова інструкція по діловодству федеральних органах виконавчої влади (затв. Наказом Федеральної архівної служби Росії від 27 листопада 2000 р. № 68). -М., 2001.п.4.2
77 Кузнєцова Т.В. Проблеми автоматизації діловодних процесів з позиції документознавства тези доповіді на X міжнародній конференції «Документація в інформаційному суспільстві» / / Діловодство 2004, № 2. -С 38.
78Стенюков М. В. Документи. Діловодство. - М.: «Книга сервіс», (видання 8-е, перероблене і доповнене), 2003. - 160 с.
79Кузнецов С.Л. Автоматизація діловодства. З чого почати? / / Діловодство 2003, № 1.-С53.
80 www.it.ru