Зміст
1. Принципи побудови управлінських інформаційних систем.
2. Інструментальні засоби для роботи користувача. Робота з вікнами і формулами
Список літератури
Принципи побудови управлінських інформаційних систем
Еволюція інформаційних систем пройшла шлях довжиною в 35 років. З розвитком комп'ютерної техніки, програмних засобів, методів управління інформацією змінювався і зміст, вкладений у це поняття - тепер вже ніхто не назве електронну таблицю з калькулятором таким гучним ім'ям. Сучасні інформаційні системи є складними інтегрованими комплексами, які включають в себе модулі, що відповідають практично за всі механізми роботи сучасного підприємства. Інформаційна система - це набір механізмів, методів і алгоритмів, спрямованих на підтримку життєвого циклу інформації і включають три основних процеси: обробку даних, управління інформацією та управління знаннями. З точки зору програмних технологій інформаційна система - це не один, і навіть не кілька програмних комплексів. Можна побудувати структурну модель інформаційної системи (див. рис.11), виділивши її основні компоненти, які містять програмні модулі певного класу.
Рис. 11. Структурна схема сучасної інформаційної системи
Самим нижнім рівнем інформаційної системи є сховище, в якому міститься вся інтелектуальна власність підприємства. Це можуть бути документи, довідники, структурні таблиці, ділові правила, опис процесів. Прямого доступу до сховища бути не повинно, як для користувачів, так і для різних систем підприємства. Прямий доступ має лише система управління знаннями, яка служить свого роду шлюзом для решти систем і формує інформаційне оточення підприємства. Система управління знаннями поєднує ідеї, знання, зміст документів і ділові правила, автоматизуючи процеси, що базуються на знаннях, як всередині підприємства, так і між різними організаціями. Для цього потрібен шлюз, що дозволяє проводити обмін даними з зовнішніми системами. Це необхідна умова, тому що сучасні процеси спрямовані на об'єднання підприємств у великі концерни і очевидно, що передача знань дуже важлива. Наприклад, системи планування ресурсів підприємства (ERP - enterprise resource planning) не можуть працювати незалежно - процеси, пов'язані з управлінням фінансами, складами, людськими ресурсами, використовують вже накопичені знання і приносять нові.
Також важливо виділити клас систем аналізу і прийняття рішень (DSS-decision support system), без якого життєвий цикл інформації не буде завершено. У сучасних організаціях інтелектуальний аналіз даних стає все більш важливим завданням. Пов'язано це з необхідністю аналітичної обробки великих обсягів інформації, що накопичилася в сховищах. Такі системи допомагають знайти нові знання, виявити недоліки і слабкі місця інформаційної системи, оцінити ефективність тих чи інших процесів, встановити нові інформаційні взаємозв'язки.
Дуже часто говорять, що такий клас систем повинен працювати безпосередньо зі сховищем, оскільки обробці підлягають містяться в ньому дані. Теоретично це вірно, але на практиці таке неможливо - будь-які зміни у вмісті сховища, процесах, правилах та взаємозв'язках можуть і повинні здійснюватися через систему управління знаннями. Тоді DSS - системам не доведеться замислюватися над тим, в якому форматі зберігаються дані, і головне, що будь-яка зміна інформації буде негайно впливати на взаємозв'язку і процеси, в яких вона бере участь.
Поняття - База даних
В інформаційній системі з використанням технології баз даних вирішується завдання інформаційного моделювання будь-якої предметної області (ПО) або її фрагмента. Основа УІС, об'єкт її обробки - база даних.
Що таке база даних (БД)? У широкому сенсі слова можна сказати, що БД - це сукупність відомостей про конкретні об'єкти реального світу в будь-якої предметної області.
Основні риси концепції БД:
дані відокремлюються від програм, з'являється спеціальна програмна надбудова для управління даними, звана системою управління базами даних (СКБД); СУБД управляє даними і служить посередником між ними та програмами, вони спрощуються, звільняються від функцій структуризації, зберігання та пошуку даних;
з'являються стандартизовані дані про фактографічних даних - метадані, керовані СУБД; метадані описують інформаційні параметри і взаємозв'язку фактографічних даних про ПО;
СУБД спільно з метаданими представляє собою стандартизоване інструментальне засіб для моделювання ПО різної природи;
відбувається централізація (інтеграція) даних, їх багатоаспектне використання для різних додатків, що скорочує надмірність даних, дозволяє забезпечити більш високий рівень достовірності даних і оптимізувати різні процедури ведення і використання БД.
Основними функціями СУБД є:
управління даними у зовнішній пам'яті;
управління буферами оперативної пам'яті;
управління транзакціями;
журналізація;
підтримка мов БД.
Загальні відомості про проектування БД
Процес проектування бази даних виконується поетапно, а етапи в основному відповідають різновидам моделей програмного забезпечення при русі від більш абстрактних до більш конкретних з датологіческой точки зору: концептуальної инфологической моделі і двох датологіческіх, логічного рівня і внутрішнього рівня. Побудови цих моделей передує вивчення предметної області.
Таким чином, виділяються наступні чотири етапи проектування:
обстеження ПЗ, формування та аналіз вимог;
інфологічне проектування;
логічне проектування;
внутрішнє (фізичне) проектування.
Кожному з етапів відповідають свої принципи, методи, прийоми.
Основний зміст першого етапу: збір відомостей про сутності, їх властивості і взаєминах в ПЗ; про процедури, пов'язаних з об'єктами ПЗ; про вимоги за обсягами інформації в БД, швидкодією, користувачів і т.п.
Для спеціальних ПО доводиться спілкуватися з фахівцями та експертами, може використовуватися методологія проведення експертних оцінок і обробки їх результатів. Для обстеження і опису ПО існує цілий ряд детально розроблених методик, які пропонують види опрацьованих таблиць для заповнення, запитальники і т.п. допоміжні засоби. Це полегшує і стандартизує роботу з обстеження ПЗ, дозволяє скоротити час вивчення.
На етапі концептуального, інфологічне проектування розробляється концептуальна схема БД. Головні проблеми полягають у структуризації інформаційної анархії, отриманої в результаті збору інформації про ПЗ, у вирішенні питань:
об'єднання інформації з різних фрагментів ПЗ;
виділення об'єктів угрупованням атрибутів (при цьому семантичні зв'язки поділяються на внутрішні, між атрибутами у складі об'єктів, і зовнішні - між сутностями);
вибору ключів;
обліку та відображення в складі зв'язків структурних і запитальних зв'язків.
Все це вирішується неоднозначно, але від раціонального вирішення цих питань сильно залежить якість БД. Частіше за все при вирішенні зазначених питань використовується термінологія і прийоми, розроблені в рамках реляційної моделі даних (термінологія відносин, методи нормалізації відносин). Робляться спроби створити в цій сфері автоматизовані системи, подобу САПР.
Існують два підходи до ПЗ:
історично перший (як більш простий і швидкий) грунтується на інтегруванні уявлень про ПЗ користувачів інформації;
другий базується на уявленнях про об'єктивно (незалежно від користувачів) існуючої ПЗ, з притаманною їй семантикою.
Сучасна точка зору вимагає поєднання обох вистав. Без урахування другого підходу не буде достатньої гнучкості і здатності до адаптації при коригуванні користувальницьких потреб.
На першому та другому етапах використовуються такі загальнометодологічні принципи, як прийоми класифікаційного аналізу, принципи системного аналізу, принципи аналізу і синтезу.
При об'єднанні локальних уявлень про фрагменти ПЗ в єдине концептуальне уявлення використовуються три основних принципи: ідентичності, агрегації, узагальнення.
На третьому етапі, етапі логічного проектування, вибирається логічний тип моделі даних (наприклад з класичних: мережний, ієрархічний, реляційний) і конкретна СУБД цього типу. Проводиться відображення концептуальної схеми на обрану модель з урахуванням обмежень конкретної СУБД.
На четвертому етапі, при фізичному проектуванні, вирішується питання конкретного використання вибраної СУБД для найбільш ефективного виконання запитів. Тут вибирається спосіб організації файлів, методи доступу, способи організації та розміри буферів і блоків, способи індексування та інше. Зазвичай СУБД вирішує ці питання автоматично, за замовчуванням, але ці рішення можуть бути змінені за допомогою настройок і спеціальних процедур.
Інструментальні засоби для роботи користувача. Робота з вікнами і формулами
Одним з найбільш распространненой Інструмети роботи користувача є електронні таблиці. У силу того, що програмний продукт Excel фірми Microsoft має дуже широким набором функціональних можливостей, а також тісно інтегрований з усією лінійкою Microsoft Office він знайшов дуже широке застосування на робочих місцях управлінців всіх рівнів.
MS Excel за свою потужність і універсальність отримав назву табличного процесора. І в цьому полягає основна ідея програми - Excel зберігає інформацію, організовуючи її за допомогою таблиць. Однак зберігання інформації - це ще половина справи. Друге і головна перевага Excel - це численні можливості для аналізу цієї інформації: проведення всіляких обчислень, побудови наочних залежностей. Будь-якому, хто стикався з необхідністю аналізувати яку або інформацію відомо, що навіть якщо немає необхідності у виконанні обчислень, іноді має сенс розташовувати інформацію в табличній формі, щоб підкресливши тим самим певну систему, полегшити її суб'єктивне сприйняття. Тому і сама програма Excel орієнтована на широке коло користувачів і може бути застосована при вирішенні найширшого спектру завдань.
Робота з вікнами
Закріплення заголовків
Щоб заголовки таблиці завжди залишалися на екрані. Меню "Вікно" - пункт "Закріпити області". Можна виділити рядок або стовпець для визначення їх як заголовка. Можна зробити і те й інше. Для цього треба вибрати одну клітинку. Курсор залишається нижче і правіше закріпленої області. Послідовно закріпити як рядок так і стовпець. Потім, закріпити і те й інше одночасно. Зняти закріплення областей.
Операції з вікнами
Поділ - Меню "Вікно" - команда "Розділити". "Розділяє" вікно на чотири незалежних області, розміри кожної з яких можуть бути змінені за рахунок сусідньої. Таким чином одночасно на екрані можуть зображуватися 4 віддалені області одного аркуша.
Нове вікно - Меню "Вікно" - команда "Нове". На екрані з'являється друге (і більше) вікно, що дозволить одночасно переглядати на екрані два і більше листів однієї книги.
Розташувати вікна - Меню "Вікно" - команда "Розташувати ...". Дозволяє розмістити на екрані відкриті книги (вікна) у відповідності з вашим бажанням.
Знайти і замінити
Дає можливість знайти на аркуші різні поєднання текстових і числових значень. Меню "Правка" - "Знайти". Діалог "Знайти". Рядок "Що". Список "Переглядати" ("За рядками", "За стовпцях"). Список "Область пошуку" (Формули, значення, примітки). Прапорці "Враховувати регістр" і "Осередок цілком".
Завдання. Ввести в рядку "Що" значення однієї з комірок на аркуші. "Знайти" її. Ввести в "Що" знак "*". Програма буде послідовно проходити по всіх клітинок аркуша, що містить які-небудь дані.
Замінити. Дає можливість замінювати знайдені на аркуші поєднання текстових і числових значень. Меню "Правка" - "Замінити". Крім вже описаних в "Знайти ..." можливостей додається рядок "Замінити на ...".
Прогресія
Кілька послідовно розташованих осередків у стовпці або рядку можуть бути автоматично заповнені якимось числовим рядом. Цей ряд може бути названий прогресією. Перед виконанням операції необхідно виділити діапазон в рядку або стовпці призначений для заповнення. У початковій осередку цього діапазону повинен розміщуватись число, яке з'явиться першим значенням числового ряду. Меню "Правка", "Заповнити" - "Прогресія". Група "Розташування" - "За рядками", "За стовпцями". Тип прогресії - "Арифметична", "Геометрична", "Автозаповнення". "Крок" і "Граничне значення". Прапорець "Автоматичне визначення кроку" працює тоді, коли в перших осередках зони заповнення присутня як мінімум два значення числового ряду.
Завдання. Виконати арифметичну прогресію. Потім Геометричну прогресію з кроком "2".
Сортування
Сортування використовується для упорядкування рядків у списку відповідно до вмісту окремого стовпця. Сортування підлягають дві категорії даних - текстові та числові. Після сортування клітинок, які містять формули, ці формули можуть повертати неправильні результати. Якщо сортування підлягають дані у стовпці, який пов'язаний з іншими стовпцями по рядках, то виділяти необхідно всі ці стовпці. Виділення стовпців починається або зліва направо, або справа наліво - залежно від того, яким із стовпців (правому чи лівому) буде проводиться сортування. Якщо немає необхідності в завданні особливих умов сортування, то можна користуватися кнопками "Сортування по зростанню" і "... спаданню", в панелі інструментів "Стандартна". Розширені можливості для сортування надаються в меню "дані" - командою "Сортування". Діалог сортування. Перемикачі "Ідентифікувати стовпці по ..." - брати чи ні верхній рядок сортируемое області за заголовок і сортувати чи її. Ідея діалогу "Сортування" - можна здійснити послідовну сортування за кількома незалежно визначеним критеріям.
Завдання. Ввести дві колонки даних: літерні та числові. Сортувати перший в порядку зростання, другий - в порядку убування щодо першого.
Автофільтр
Ідея принципу фільтрації полягає в тому, що в якийсь момент часу в таблиці візуально відображаються лише ті дані, які задовольняють будь-яким заданим критеріям. Ці критерії можуть міститися в комірках самої таблиці, або бути умовою, вказуються користувачем. Після створення таблиці горизонтальним виділенням слід визначити її заголовок. Меню "Дані" - підменю "Фільтр" - команда "Автофільтр". Після її вибору в кутах осередків заголовка з'являться трикутнички розкривних списків; з даних списків проводиться вибір значення. При необхідності задати будь-яке умова відбору, для відображення діапазону значень стовпця, воно може бути сформований за допомогою команди "умова". У діалозі "користувача автофільтр" користувачеві надається можливість ввести межі діапазону виведених значень з допомогою знаків <,>, =, і їх комбінацій.
Примітка: якщо автофільтр включений, то в таблиці можуть відображатися не всі рядки таблиці. Тоді номери рядків фарбуються синім кольором, одночасно з цим синім фарбується і стрілочка списку у стовпці, де застосована Автофільтрація. Для виходу з режиму Автофільтрація слід або зняти всі умови, або скасувати автофільтр, знявши "пташку" проти команди "Автофільтр" в меню "дані".
Завдання. Створити таблицю з двох стовпців і кількох рядків. Застосувати автофільтр. Вибрати зі списку "умова". Ввести умову. Скасувати автофільтр.
Введення посилань і формул
Введення формул
В одній комірці може міститися не більше однієї формули. Формула може вводитися як безпосередньо в осередок так і через рядок формул. Будь-яка формула починається зі знака "=", містить посилання на імена клітинок, які містять вихідні дані для обчислень і арифметичні оператори. Замість посилань можливе введення числових констант безпосередньо у формулу, однак робити це слід лише тоді, коли ці числа не передбачається змінювати в подальшому. Умовно формули можна підрозділити на кілька типів.
Прості формули. Вони містять посилання на клітинки і арифметичні оператори. Як відомо, будь-яка, як проста, так і складна формула, в кінцевому рахунку, складається з чотирьох арифметичних дій (+; -; *; /.) Тому можна сказати, що прості формули служать базою для написання складних.
Ускладнені формули (функції). Вони складаються з декількох (багатьох) арифметичних дій і обробляють кілька змінних. З точки зору технології введення формул будь-яка функція може бути написана вручну. Однак для спрощення цього процесу існує майстер функцій. Він дозволяє вводити ряд широко використовуваних функцій, записуючи в сейф лише їх умовна назва і посилання на впливають осередки.
Окремим випадком формули є також посилання. Посилання це засіб копіювання вмісту однієї комірки в іншу зі збереженням оновлюваної зв'язку з джерелом даних. Як і формула посилання починається зі знака "=", однак не містить арифметичних операторів. Посилання можуть бути зовнішніми, тобто вказувати на клітинки на інших аркушах або в інших книгах.
Майстер функцій: Меню "Вставка" - команда "Функція". Також майстер функцій викликається кнопкою в рядку формул або в панелі інструментів "Стандартна". За своїм призначенням та приладдя функції тематично об'єднуються в категорії. Переключаючись за категоріями користувач відкриває список доступних функцій. По кожній з них він може отримати докладну довідку, натиснувши кнопку "Довідка". Для створення розрахункової формули у виділеній клітинці користувач повинен "відповісти" на питання майстра про те, в яких осередках листа поміщаються вихідні дані для обчислень.
Абсолютні і відносні посилання
При написанні формул за замовчуванням використовуються відносні посилання. Різниця між ними виявляється при подальшому копіюванні формул з однієї комірки в іншу. При переміщенні або копіюванні абсолютні посилання у формулах не змінюються, а відносні посилання автоматично оновлюються залежно від нового положення, таким чином, що вони починають вказувати на різні осередки. Взаємозв'язок між осередками нових формул і новими посиланнями подібна взаємозв'язку осередку вихідної формули і посилань, які у вихідній формулі використовуються. При копіюванні формул з відносними посиланнями, вони змінюються таким чином, щоб зберегти "геометричну" прив'язку формули до осередків з вихідними даними. Приклади: = $ A $ 1 * $ B $ 1 - абсолютна; = A1 * B1 - відносна; = $ A1 * $ B1 - змішана. Натискати F4 для циклічної зміни типу посилання (відносна, абсолютна, змішана) до тих пір, поки не виберіть необхідний тип.
Приклад написання формули на базі функції "Якщо". Постановка завдання: Написати формулу для розрахунку преміальних виплат за перевиконання плану. Хід вирішення: Осередок А15 містить число, більше ніж 0, яке говорить про те, наскільки відсотків був виконаний план. Якщо план був виконаний менш, ніж на 100 відсотків, то премії не належить - формула повинна повертати нуль. Якщо план виконаний на 100 і більше відсотків, формула повинна повертати значення його дійсного виконання (копіювати клітинку А15). При написанні формули можливе застосування майстра функцій.
Циклічне посилання
Нерідко користувачі отримують повідомлення про помилку, де йдеться про якусь циклічної посиланням. У дійсності, циклічні посилання не є помилковими, однак за замовчуванням заборонені. Циклічне посилання - це замкнута послідовність комірок, послідовно посилаються одна на одну. Для дозволу застосування циклічних посилань слід вибрати пункт "Ітерації" на вкладці "Обчислення" в меню "Сервіс" команда "П араметри".
Залежності (Трасування)
Панель інструментів "Залежності". Меню "Сервіс" - пункт "Залежності". Залежні та належні осередки. Трасування. Осередки містять вихідні дані для обчислень є впливають (залежними). Осередки, що містять результати обчислень - залежними. Осередки, що містять проміжні результати обчислень будуть як залежними так і впливають. Послідовність залежностей можна простежити, встановивши стрілки. Неприбрані стрілки можуть бути виведені на друк. Якщо в обчисленнях є помилка, вона може бути знайдена. Стрілки, що йдуть від осередку з невірною формулою виявляться червоного кольору. Таке може виникати, наприклад, при поділі на нуль. Осередок повертає повідомлення типу "Dev / 0" і генерує червоні траси. Поділ на нуль заборонено, однак сам нуль не є помилковим значенням. Помилки слід шукати або у формулі, або в гуртках, на які вона посилається.
Перерахунок формул
Перерахунок формул може бути організований автоматичний або ручний .. При ручному перерахунку після введення нових вихідних значень слід щоразу натискати клавішу F9. Якщо це не зручно виконати наступні дії: У меню "Сервіс" виберіть вкладку "Параметри". На вкладці "Обчислення" виберіть кнопку "Виробляти перерахунок автоматично".
Список літератури
1.Конспект лекцій з дисципліни «Управлінські Інформаційні системи в аналізі І аудіті», СідоренкоІ.І.