Зміст
Введення
Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.
Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.
На підприємстві існує наступна організаційно - розпорядча документація (ОРД), що застосовується при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності апарату підприємства і яка відіграє особливу роль серед всіх інших систем управлінської документації:
- Організаційні документи;
- Розпорядчі документи;
- Інформаційно - довідкові документи.
На підприємстві існує також служба документаційного забезпечення управління (ДОП), яка повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатків).
Завершальним етапом процесу діловодства є підготовка виконаних документів до зберігання. Документи організації, відклалися в діловодстві, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються короткі терміни, а потім виділяються до знищення.
Підготовка виконаних документів до зберігання і використання включає:
- Експертизу (оцінку) наукової та практичної цінності документів;
- Описи справ;
- Оформлення справ;
- Опис документів постійного і довготривалого зберігання;
- Забезпечення їх збереження;
- Передачу справ до архіву установи, тобто у відомчий архів.
Відомчим називається архів, що знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить в систему державної архівної служби, або що є структурним підрозділом організації. Відомчий архів здійснює зберігання документів організацій та підприємств до передачі їх на державне зберігання.
У даному рефераті відбувається розгляд і вивчення технології збереження документів, характеристика основних методів зберігання документів і їх опис.
Документи є засобом закріплення різними способами на спеціальних матеріалах інформації про факти, події, явища, об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. У державних і відомчих архівах, бібліотеках, інших центрах документації зосереджений великий об'єм ретроспективної інформації, використовуваної для діалектико-матеріалістичного вивчення історії держави, в народногосподарських, наукових і культурних цілях.
1 Забезпечення збереження документної інформації
Порядок передачі справ до архіву.
У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівником структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи.
Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило, не передаються.
Приймаючи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архівом розписується у прийнятті справ на всіх примірниках річних розділах опису, вказує дату прийому та кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається здавачеві, решта залишається в архіві.
У невеликих за структурою і штатної чисельності організаціях, як правило, відсутня спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів.
Взаємодія державних архівів із сучасними комерційними структурами здійснюється на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін, склад переданих документів, порядок і терміни передачі документів на постійне або депозитне зберігання.
При здачі справ на державне зберігання організація надає в державний архів:
- Відношення на ім'я керівництва державного архіву з зазначенням назви організації, загальної кількості справ і крайніх дат документів;
- Опису в трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;
- Історичну довідку організації, якщо справи здаються на державне зберігання вперше;
- Довідку про неповну збереження документів (якщо будь - які справи втрачені).
Потім справи шифруються. Шифровка включає в себе вказівку на обкладинці справи номера фонду, номери опису, номера справи.
Звірені з описом і зашифровані справи пов'язують в архівні зв'язки. Здача справ оформлюється актом. Організація - здавач і державний архів розписуються на всіх примірниках описів та акту здачі документів.
Два примірники опису та один примірник акта залишаються в державному архіві, третій примірник опису та другий примірник акта повертаються організації і зберігаються постійно в діловодній службі.
Зберігання документів в електронній формі.
З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології постає питання про впорядкування та організації зберігання документів, створених в електронній формі.
Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отримані по електронній пошті, переведені в електронну форму (шляхом сканування) з традиційного паперового вигляду. Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера - записати у вигляді файлу на жорсткий диск. Документи можуть зберігається на жорсткому диску комп'ютера, або на спеціально виділеному комп'ютері (файл - сервер), на змінних носіях.
Перш за все, на жорсткому диску створюються папки (директорії), в які будуть міститися документи. Як паперові документи розкладаються у справи, так і файли розкладаються по папках. Кожна папка може мати вкладені в неї папки, які в свою чергу можуть мати свої вкладені папки. Кожній папці присвоюється «ім'я». Починатися «ім'я» має з виду документів (накази, акти, звіти і т.д.), навіщо зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питанні, кореспонденті, періоді, за який групуються документи (файли). Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачеві можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. У цьому випадку вони будуть мати порядкові номери літерні і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері. Для цього на комп'ютері, що містить необхідні ресурси встановлюється дозвіл на спільний доступ до того чи іншого файлу. Доступ може бути обмежений або використанням пароля для повного доступу та доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів. Для обмеження доступу до папки можна ввести пароль.
В організаціях з великим обсягом спільно використовуваних документів застосовуються виділені високонадійні комп'ютери - файл - сервери - розраховані на безперервну роботу і забезпечують одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів.
Всі документи, що надійшли в діловодний оборот, повинні зберігається у спільних папках, що створюються відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.
Один з основних питань, що визначають успішне використання комп'ютерних технологій в офісі - це надійність зберігання документів в електронній формі. Збереження документів складається з:
- Стійкого електроживлення;
- Резервного копіювання;
- Антивірусного захисту;
- Профілактики та діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).
Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і з використанням віддаленого доступу.
База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані. База даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації. Залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-ROM або інший архівний носій.
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання зазвичай записуються на CD-ROM, а документи тимчасового терміну зберігання - на носії, що забезпечують їх стирання після закінчення терміну зберігання і перезапис.
Терміни зберігання документів не залежать від форми існування - паперовій чи електронній - і визначаються спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання.
В якості місця для зберігання документів архіву зазвичай використовується логічний диск або кілька папок комп'ютера. При наявності програм типу "Електронний архів" облік і копіювання проводиться автоматично. В іншому випадку це робиться вручну: документи поділяються за термінами зберігання, створюються папки, відповідні річним розділам описів. При значній кількості документів постійного зберігання вони розташовуються усередині річного розділу, в папках відповідних підрозділів.
Основні вимоги до обладнання та приміщень архіву.
Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються:
- Наданням для архіву приміщення і проведенням планово-попереджувального ремонту приміщень;
- Обладнанням приміщення архіву засобами пожежогасіння, охоронною і протипожежною сигналізацією;
- Застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажів, сейфів, коробок і т.д.);
- Створенням оптимального температурно-вологісного та світлового режиму в приміщенні архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.
У відповідності з обсягом і складом зберігаються справ архіву надається окрема будівля (чи частину будинку), спеціально побудоване і обладнане або пристосоване для зберігання документів.
Будівництво спеціальної будівлі архіву може проводитися як за типовими проектами будівель державних архівів, так і за індивідуальними проектами, погодженими з зацікавленими організаціями.
Спеціальні приміщення для архіву повинні передбачатися при будівництві адміністративних будівель для організацій, у структурі яких діє архів. За відсутності спеціального приміщення для архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративних будівлях організацій.
Оптимальні умови зберігання документів і роботи з ними передбачають надання наступних приміщень для архіву:
- Сховище для зберігання документів;
- Приміщення для прийому, тимчасового зберігання, акліматизації документів;
- Приміщення для роботи дослідників (читальний зал);
- Робочих кімнат для співробітників архіву.
Робочі кімнати для співробітників і приміщення для роботи дослідників (читальний зал) повинні бути ізольовані від приміщень сховищ.
Приміщення сховищ, що не мають перегородок від робочих кімнат, ізолюються спеціально встановленими перегородками. Сторонні особи допускаються в сховища тільки з дозволу завідувача архівом і у присутності співробітника архіву.
Сховища архіву повинні бути віддалені від лабораторних, виробничих, складських і побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням або застосуванням харчових продуктів або хімічних речовин, і не мати спільних з ними вентиляційних каналів.
Сховища повинні бути безпечними в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення і мати запасний вихід. У приміщеннях сховищ не повинно бути газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проводка труб немагістрального характеру допускається за умови їх ізоляції в спеціальних захисних пристосуваннях, що виключають проникнення викидів з них у сховище.
Зовнішні двері приміщення архіву повинні бути оббиті металевим листом і мати міцні засуви. У неробочий час вони опечатуються або пломбуються. Друк або пломбір зберігають разом з ключами у чергового по організації або у встановленому правилами внутрішнього розпорядку місці.
Приміщення архіву обладнуються охоронною сигналізацією. На вікна, розташування яких дозволяє доступ ззовні, встановлюються розстібні металеві грати з замками, опечатаними пломбіром.
У приміщеннях сховищ архіву прокладається прихована електропроводка; допускається електропроводка в газових трубах. Освітлювальна арматура застосовується напівгерметичні. Світильники, електрощити і розподільчі пристрої повинні бути закритого виконання. Сховища обладнуються відключають рубильниками. Розподільні електрощити, запобіжники і рубильники встановлюються тільки поза сховищами.
З метою протипожежного захисту все електроустаткування забезпечується заземленням.
За пожежною небезпекою приміщення архівів відносяться до категорії "В". Сховища повинні розміщуватися в будівлях не нижче другого ступеня вогнестійкості.
Приміщення архіву обладнується протипожежним водопостачанням. Пожежні крани встановлюються на сходових майданчиках. Кожен пожежний кран повинен мати прогумований рукав протяжністю до крайньої точки сховища.
Сховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежною сигналізацією.
В архіві на видному місці вивішуються: інструкції про заходи пожежної безпеки, список пожежного розрахунку і план евакуації документів і майна на випадок пожежі. У пожежний розрахунок включаються всі співробітники архіву, з якими періодично, але не рідше одного разу на квартал, проводяться заняття по заходах пожежної безпеки і практичних дій під час пожежі.
При виникненні пожежі всі співробітники беруть участь в його ліквідації, виконуючи раніше розподілені обов'язки.
У сховищах забороняється куріння, застосування електронагрівальних приладів, зберігання продуктів харчування, легкозаймистих речовин і вибухонебезпечних предметів.
Процес зберігання документів є важливим технологічним процесом в роботі сховищ. Вибір типу та кількості засобів зберігання залежить від особливостей документів, прийнятої системи зберігання, будівельних характеристик будівлі.
| Введення | 3 |
| 1 Забезпечення збереження документної інформації | 5 |
| 2 Аналіз документообігу підприємства | 13 |
| 3 Методи обліку та скорочення документообігу | 16 |
| Висновок | 18 |
| Список використаних джерел | 19 |
| ДОДАТОК А Типовий засвідчувальний аркуш справи | 20 |
| ДОДАТОК Б Типова опис справ | 21 |
Введення
Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.
Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.
На підприємстві існує наступна організаційно - розпорядча документація (ОРД), що застосовується при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності апарату підприємства і яка відіграє особливу роль серед всіх інших систем управлінської документації:
- Організаційні документи;
- Розпорядчі документи;
- Інформаційно - довідкові документи.
На підприємстві існує також служба документаційного забезпечення управління (ДОП), яка повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (при наявності додатків).
Завершальним етапом процесу діловодства є підготовка виконаних документів до зберігання. Документи організації, відклалися в діловодстві, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються короткі терміни, а потім виділяються до знищення.
Підготовка виконаних документів до зберігання і використання включає:
- Експертизу (оцінку) наукової та практичної цінності документів;
- Описи справ;
- Оформлення справ;
- Опис документів постійного і довготривалого зберігання;
- Забезпечення їх збереження;
- Передачу справ до архіву установи, тобто у відомчий архів.
Відомчим називається архів, що знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить в систему державної архівної служби, або що є структурним підрозділом організації. Відомчий архів здійснює зберігання документів організацій та підприємств до передачі їх на державне зберігання.
У даному рефераті відбувається розгляд і вивчення технології збереження документів, характеристика основних методів зберігання документів і їх опис.
Документи є засобом закріплення різними способами на спеціальних матеріалах інформації про факти, події, явища, об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. У державних і відомчих архівах, бібліотеках, інших центрах документації зосереджений великий об'єм ретроспективної інформації, використовуваної для діалектико-матеріалістичного вивчення історії держави, в народногосподарських, наукових і культурних цілях.
1 Забезпечення збереження документної інформації
Порядок передачі справ до архіву.
У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Передача справ здійснюється лише з описів та відповідно до складеного завідувачем архівом графіком, погодженим з керівником структурних підрозділів і затвердженим керівником організації. Разом зі справами до архіву передаються реєстраційно-контрольні картотеки діловодної служби установи.
Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації, як правило, не передаються.
Приймаючи справи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи. Завідувач архівом розписується у прийнятті справ на всіх примірниках річних розділах опису, вказує дату прийому та кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається здавачеві, решта залишається в архіві.
У невеликих за структурою і штатної чисельності організаціях, як правило, відсутня спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів.
Взаємодія державних архівів із сучасними комерційними структурами здійснюється на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін, склад переданих документів, порядок і терміни передачі документів на постійне або депозитне зберігання.
При здачі справ на державне зберігання організація надає в державний архів:
- Відношення на ім'я керівництва державного архіву з зазначенням назви організації, загальної кількості справ і крайніх дат документів;
- Опису в трьох примірниках, затверджені ЕПК архівного відділу;
- Історичну довідку організації, якщо справи здаються на державне зберігання вперше;
- Довідку про неповну збереження документів (якщо будь - які справи втрачені).
Потім справи шифруються. Шифровка включає в себе вказівку на обкладинці справи номера фонду, номери опису, номера справи.
Звірені з описом і зашифровані справи пов'язують в архівні зв'язки. Здача справ оформлюється актом. Організація - здавач і державний архів розписуються на всіх примірниках описів та акту здачі документів.
Два примірники опису та один примірник акта залишаються в державному архіві, третій примірник опису та другий примірник акта повертаються організації і зберігаються постійно в діловодній службі.
Зберігання документів в електронній формі.
З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології постає питання про впорядкування та організації зберігання документів, створених в електронній формі.
Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отримані по електронній пошті, переведені в електронну форму (шляхом сканування) з традиційного паперового вигляду. Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера - записати у вигляді файлу на жорсткий диск. Документи можуть зберігається на жорсткому диску комп'ютера, або на спеціально виділеному комп'ютері (файл - сервер), на змінних носіях.
Перш за все, на жорсткому диску створюються папки (директорії), в які будуть міститися документи. Як паперові документи розкладаються у справи, так і файли розкладаються по папках. Кожна папка може мати вкладені в неї папки, які в свою чергу можуть мати свої вкладені папки. Кожній папці присвоюється «ім'я». Починатися «ім'я» має з виду документів (накази, акти, звіти і т.д.), навіщо зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питанні, кореспонденті, періоді, за який групуються документи (файли). Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп'ютера. При роботі в мережі користувачеві можуть бути доступні диски або директорії на інших комп'ютерах. У цьому випадку вони будуть мати порядкові номери літерні і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп'ютері. Для цього на комп'ютері, що містить необхідні ресурси встановлюється дозвіл на спільний доступ до того чи іншого файлу. Доступ може бути обмежений або використанням пароля для повного доступу та доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів. Для обмеження доступу до папки можна ввести пароль.
В організаціях з великим обсягом спільно використовуваних документів застосовуються виділені високонадійні комп'ютери - файл - сервери - розраховані на безперервну роботу і забезпечують одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів.
Всі документи, що надійшли в діловодний оборот, повинні зберігається у спільних папках, що створюються відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.
Один з основних питань, що визначають успішне використання комп'ютерних технологій в офісі - це надійність зберігання документів в електронній формі. Збереження документів складається з:
- Стійкого електроживлення;
- Резервного копіювання;
- Антивірусного захисту;
- Профілактики та діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).
Особливість електронного зберігання полягає у спрямуванні документів в електронний архів відразу по завершенню роботи з ними в діловодстві. Це дозволяє забезпечити збереження документів, їх централізоване зберігання, швидкий пошук і розподілений доступ до документів як за допомогою локальної мережі, так і з використанням віддаленого доступу.
База даних про документи формується в процесі їх реєстрації.
Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані. База даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації. Залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-ROM або інший архівний носій.
Документи постійного і довгострокового термінів зберігання зазвичай записуються на CD-ROM, а документи тимчасового терміну зберігання - на носії, що забезпечують їх стирання після закінчення терміну зберігання і перезапис.
Терміни зберігання документів не залежать від форми існування - паперовій чи електронній - і визначаються спеціальними довідниками - переліками документів із зазначенням термінів зберігання.
В якості місця для зберігання документів архіву зазвичай використовується логічний диск або кілька папок комп'ютера. При наявності програм типу "Електронний архів" облік і копіювання проводиться автоматично. В іншому випадку це робиться вручну: документи поділяються за термінами зберігання, створюються папки, відповідні річним розділам описів. При значній кількості документів постійного зберігання вони розташовуються усередині річного розділу, в папках відповідних підрозділів.
Основні вимоги до обладнання та приміщень архіву.
Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються:
- Наданням для архіву приміщення і проведенням планово-попереджувального ремонту приміщень;
- Обладнанням приміщення архіву засобами пожежогасіння, охоронною і протипожежною сигналізацією;
- Застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажів, сейфів, коробок і т.д.);
- Створенням оптимального температурно-вологісного та світлового режиму в приміщенні архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.
У відповідності з обсягом і складом зберігаються справ архіву надається окрема будівля (чи частину будинку), спеціально побудоване і обладнане або пристосоване для зберігання документів.
Будівництво спеціальної будівлі архіву може проводитися як за типовими проектами будівель державних архівів, так і за індивідуальними проектами, погодженими з зацікавленими організаціями.
Спеціальні приміщення для архіву повинні передбачатися при будівництві адміністративних будівель для організацій, у структурі яких діє архів. За відсутності спеціального приміщення для архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративних будівлях організацій.
Оптимальні умови зберігання документів і роботи з ними передбачають надання наступних приміщень для архіву:
- Сховище для зберігання документів;
- Приміщення для прийому, тимчасового зберігання, акліматизації документів;
- Приміщення для роботи дослідників (читальний зал);
- Робочих кімнат для співробітників архіву.
Робочі кімнати для співробітників і приміщення для роботи дослідників (читальний зал) повинні бути ізольовані від приміщень сховищ.
Приміщення сховищ, що не мають перегородок від робочих кімнат, ізолюються спеціально встановленими перегородками. Сторонні особи допускаються в сховища тільки з дозволу завідувача архівом і у присутності співробітника архіву.
Сховища архіву повинні бути віддалені від лабораторних, виробничих, складських і побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням або застосуванням харчових продуктів або хімічних речовин, і не мати спільних з ними вентиляційних каналів.
Сховища повинні бути безпечними в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення і мати запасний вихід. У приміщеннях сховищ не повинно бути газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проводка труб немагістрального характеру допускається за умови їх ізоляції в спеціальних захисних пристосуваннях, що виключають проникнення викидів з них у сховище.
Зовнішні двері приміщення архіву повинні бути оббиті металевим листом і мати міцні засуви. У неробочий час вони опечатуються або пломбуються. Друк або пломбір зберігають разом з ключами у чергового по організації або у встановленому правилами внутрішнього розпорядку місці.
Приміщення архіву обладнуються охоронною сигналізацією. На вікна, розташування яких дозволяє доступ ззовні, встановлюються розстібні металеві грати з замками, опечатаними пломбіром.
У приміщеннях сховищ архіву прокладається прихована електропроводка; допускається електропроводка в газових трубах. Освітлювальна арматура застосовується напівгерметичні. Світильники, електрощити і розподільчі пристрої повинні бути закритого виконання. Сховища обладнуються відключають рубильниками. Розподільні електрощити, запобіжники і рубильники встановлюються тільки поза сховищами.
З метою протипожежного захисту все електроустаткування забезпечується заземленням.
За пожежною небезпекою приміщення архівів відносяться до категорії "В". Сховища повинні розміщуватися в будівлях не нижче другого ступеня вогнестійкості.
Приміщення архіву обладнується протипожежним водопостачанням. Пожежні крани встановлюються на сходових майданчиках. Кожен пожежний кран повинен мати прогумований рукав протяжністю до крайньої точки сховища.
Сховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежною сигналізацією.
В архіві на видному місці вивішуються: інструкції про заходи пожежної безпеки, список пожежного розрахунку і план евакуації документів і майна на випадок пожежі. У пожежний розрахунок включаються всі співробітники архіву, з якими періодично, але не рідше одного разу на квартал, проводяться заняття по заходах пожежної безпеки і практичних дій під час пожежі.
При виникненні пожежі всі співробітники беруть участь в його ліквідації, виконуючи раніше розподілені обов'язки.
У сховищах забороняється куріння, застосування електронагрівальних приладів, зберігання продуктів харчування, легкозаймистих речовин і вибухонебезпечних предметів.
Процес зберігання документів є важливим технологічним процесом в роботі сховищ. Вибір типу та кількості засобів зберігання залежить від особливостей документів, прийнятої системи зберігання, будівельних характеристик будівлі.
На практиці застосовують чотири основні системи зберігання документів: вертикальна бібліотечна, горизонтальна, вертикальна підвісна і вертикальна каталожна. В даний час розробляються також системи автоматичного зберігання документів.
Вертикальна бібліотечна система призначена для зберігання папок (325 * 230 * 60 мм) і коробок (350 * 245 * 180 мм) для стандартних справ. Її застосовують для постійного (в архівах) і для оперативного поточного зберігання діловодних документів в коробках і папках в один ряд на стелажної полиці.
Горизонтальну систему, призначену для документів в коробках (180 * 350 * 245), які розміщують в один або два ряди на стелажах, застосовують, в основному, для постійного зберігання документів.
У вертикальній підвісній системі використовують шафи з висувними ящиками для підвісного зберігання документів. Їх застосовують для оперативного поточного зберігання документів.
Вертикальна каталожна система - це шафи з висувними ящиками для зберігання переплетених справ, швидкозшивачів, спеціальних папок для не скріплених документів, карток. Система призначена для оперативного поточного зберігання документів. Сховища документів в більшості випадків оснащені, як правило, сталевими стелажами. Дерев'яні стелажі зберігаються лише в адміністративних приміщеннях і читальних залах тільки по міркуваннях естетики.
Роль упаковки під час зберігання полягає в захисті документів від впливу зовнішніх факторів (сонячних променів, пилу, вологи, мікроорганізмів) і механічних пошкоджень. Для забезпечення тривалого збереження документів в процесі зберігання упаковка повинна відповідати таким основним вимогам: газо-і вологонепроникності; механічної міцності; стабільності геометричних розмірів; стійкості до сонячного світла; вогнестійкості; хімічної інертності по відношенню до матеріалу, на якому створено документ; низькій швидкості старіння.
Для виготовлення упаковок документів застосовують п'ять основних типів матеріалів: метали, картон, міцні пластмаси, поліетилен і комбіновані матеріали.
2 Аналіз документообігу підприємства
Сьогодні вже багато хто прийшов до думки, що культура роботи з документами - це частина виробничої культури, яка є важливою передумовою успішної діяльності в умовах ринку. Тому система документообігу - така ж частина виробничої інфраструктури, абсолютно рівноправна і необхідна, як і устаткування, ресурси і персонал. Ця ідея зрозуміла будь-якому керівнику, який втрачає багато часу від неправильно або несвоєчасно оформлених документів, від невірних управлінських рішень або від неможливості швидко знайти потрібний документ.
У зв'язку з цим пропонується алгоритм аналізу документообігу підприємства, заснований на виявленні «проблемних» ділянок документообігу та оптимізації руху документів згідно раціональної організації праці. Даний аналіз пропонується реалізувати поетапно на основі розробленої методики (малюнок 1).
На першому етапі слід визначити основні підрозділи, окремих виконавців, відповідальних за процес руху документообігу на підприємстві. В основному дана функція покладається на працівників приймальні керівника організації. На невеликих підприємствах ця робота доручається секретарю, який веде реєстрацію документів у спеціальних журналах. Слід також мати на увазі, що з впровадженням технічних засобів на підприємстві, а також використанням локальних мереж, за процес обороту одних і тих самих документів можуть відповідати кілька працівників: фактично працюють з паперовими документами та працюють з цією ж інформацією в мережі.
Після виділення сектора, відповідального за документообіг на підприємстві, необхідно визначити підпорядкованість виділених підрозділів і розмежувати їх функції за видами виконуваних робіт, з метою формування існуючої моделі документообігу на підприємстві.
Скориставшись ситуацією, що організаційною структурою, слід розробити блок-схему взаємозв'язку підрозділів, що не відповідають за процедуру документообігу, з раніше сформованої схемою підрозділів, які відповідають за документообіг на підприємстві. Після цього доцільно вказати (схематично) маршрути руху документів і між самими підрозділами.
На другому етапі проводиться аналіз структури документообігу підприємства.
Угруповання документів за ознакою документаційного забезпечення рекомендується проводити у вигляді таблиці. Для більш детального аналізу можна розрахувати кількість обертаються документів в середньому на місяць, в день.
Внутрішні документи доцільно розглядати в розрізі фінансових та службових функцій.
Можливий також більш детальний аналіз наказів з розбиттям їх на рубрики:
- З основної діяльності;
- По обліковій політиці;
- З особового складу.
Період, протягом якого проводиться аналіз, вибирається підприємством самостійно. Для виявлення динаміки в русі документів визначаються темпи зростання вхідних, вихідних і внутрішніх документів підприємства. Групування документів підприємства по підрозділах, дозволяє визначити: які з підрозділів найбільш сильно завантажують документообіг. Кількість документів визначене в попередньому вигляді аналізу необхідно перегрупувати по підрозділах, які були визначені при формуванні існуючої моделі документообігу на підприємстві. Даний вид аналізу також рекомендується проводити у вигляді таблиці із зазначенням частки документів кожного підрозділу в загальній їх сумі.
Критерії віднесення документів до того чи іншого підрозділу виглядають наступним чином:
- Для вхідних і внутрішніх документів - той підрозділ, який буде виконувати приписи щодо цього документа або відповідальна особа підрозділу, якому адресований даний документ;
- Для вихідних документів - той підрозділ або посадова особа, яким складено даний документ.
Виявлення сезонності в обсязі документообігу доцільно проводити також у вигляді таблиці з розбивкою вхідних, вихідних і внутрішніх документів по місяцях
Малюнок 1 - Методика аналізу документообігу
3 Методи обліку та скорочення документообігу
Щоб виявити проблему вдосконалення взаємодії, треба визначити, як взаємодіють служби при кожному з видів документообігу. Для цього складається картка-анкета зв'язків усіх підрозділів, включених у кожний з видів спроектованої структури організаційних взаємодій, для визначення балів зв'язків.
Дана картка-анкета складається по кожному типу контактів, що беруть участь в процесі документообігу.
Під «прямим зв'язком» розуміється потік документів, переданих підрозділом іншій службі, під «зворотним зв'язком» - документи, що надходять від служби в розглядається підрозділ.
Кожен відділ самостійно формулює типи контактів, які вказуються в картці-анкеті. Підприємство також самостійно може визначити кількість контактів «прямий» і «зворотного» зв'язків.
Кожен контакт між підрозділами оцінюється на основі опитування керівників і конкретних виконавців даних підрозділів в балах від 1 до 10. Бальна шкала може формуватися самим підприємством, в якості прикладу пропонується наступна:
- Систематичні налагоджені зв'язки - 7 - 10 балів;
- Періодичні слабо налагоджені зв'язки - 4 - 6 балів;
- Рідкісні не налагоджені зв'язку - 1 - 3 бали.
Після того, як кожному типу контакту присвоєно бал, відбувається їх підсумовування по кожному виду зв'язків. Приймаючи умова, що кожен тип контактів може бути оцінений максимум у 10 балів, необхідно визначити максимально можливу кількість балів по кожному виду зв'язків. Ця сума буде дорівнювати кількості типів контактів по кожному виду зв'язків окремо, помноженому на 10 балів.
Після цього необхідно визначити вагу кожного зв'язку, що відображає організаційну структуру по кожному типу документообігу. Інакше кажучи, визначимо частку фактично сформованих балів картки-анкети в загальній сумі балів.
Далі отримані значення ваги кожного зв'язку наносяться на спроектовані схеми документообігу і виявляються найбільш проблемні ділянки, які гальмують процедуру документообігу.
Далі отримані схеми і рекомендації «накладаються» один на одного і дається підсумкова оцінка розроблених заходів та аналіз можливості їх реалізації.
Таким чином, особливість саме такого підходу до оцінки стану документообігу на підприємстві полягає в наступному:
- Анкетне опитування працівників (навіть з урахуванням бальної оцінки) не дає цілісного уявлення про не налагоджених зв'язків у русі документів між відділами, в той час як шляхом складання підсумкової організаційної структури по запропонованій нами методиці наочно видно «проблемні» ділянки;
- Бальна оцінка «прямих» і «зворотних» зв'язків при складанні картки-анкети визначається не передають документи підрозділами, а отримують їх.
Крім того, доцільно проводити на підприємстві рейтингову оцінку ефективності документообігу підрозділів. В якості вихідних даних для такої оцінки можна виділити наступні:
- Кількість працівників підрозділу;
- Кількість документів (вхідних, вихідних, внутрішніх), що звертаються в підрозділі за певний проміжок часу;
- Рівень відповідальності, яку несе підрозділ за виконання документів (вхідних, вихідних, внутрішніх);
- Рівень комп'ютеризації документообігу підрозділи і т.д.
Далі на основі співвідношення різних вихідних даних рекомендується розробити систему оціночних коефіцієнтів, які характеризують ефективність документообігу підрозділів.
Висновок
У зв'язку з швидкими і глобальними змінами, що відбулися і відбуваються в нашій країні і суспільстві, зростанням і підвищенням науково-технічного та організаційно-економічного рівня незмірно зросла роль документаційного багатства, чіткіше визначаються основні функції архівних і інших інформаційних установ: зберігання, необхідної суспільству, ретроспективної інформації та забезпечення користувачів цією інформацією. З цієї точки зору інформаційний центр, бібліотека або музей, як сховища ретроспективної інформації, мало відрізняються від архіву. З іншого боку, організація читальних і виставкових залів в архівних установах та надання користувачам необхідної інформації робить архіви схожими на інформаційні центри, бібліотеки, музеї. Проте є і принципові відмінності архівів від інших інформаційних установ. Архіви - це унікальні хранителі "пам'яті людства", державні центри зосередження документальних пам'ятників історії, науки та культури.
У нашій країні налічується понад 4 тис. державних архівів і тисячі відомчих архівів, що утворюють розгалужену мережу. В інших галузях функціонують аналогічні документальні мережі, зокрема, інформаційна та бібліотечна.
Забезпечення збереження документів є науково-технічною проблемою, включаючи питання науково-дослідного, організаційного та методичного характеру. Основна увага архівні установи зосередили на підвищенні наукового рівня, ефективності та якості роботи, зміцненні матеріально-технічної бази, впровадження технічних досягнень в практику.
Список використаних джерел
1. ГОСТ Р6.30-97 Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
2. ГОСТ Р1.5-92 Державна система стандартизації Російської Федерації. Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення та змісту стандартів.
3. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
4. Басаков М.І. Діловодство і кореспонденція. Ростов на дону «Фенікс» 2001.
5. Кузнєцова Т.В. Діловодство (організація і технологія документаційного забезпечення управління). Підручник для вузів - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2000
6. Крайская З.В., Челліні Е.В. Архівознавство. - М.: Изд-во «Норма», 2002.
7. Кірсанова М.М., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства. Документаційне забезпечення управління: Навчальний посібник для ВНЗ. 3-тє вид., Испр. і доп. - М.: Инфра-М, Новосибірськ: Сибір. угоду, 2000
ДОДАТОК А
Типовий засвідчувальний аркуш справи
Засвідчувальний ЛИСТ СПРАВИ № 26
12.05.2005
У справу підшито і пронумеровано 12 (дванадцять) листів, у тому числі: літерні аркуші 0, + аркушів внутрішнього опису 12.
Секретар архіву підпис Іванов С.Ю.
ДОДАТОК Б
Типова опис справ
ЗАТВЕРДЖЕНА
Протоколом ЕПК
від 00.00.2005.
ОПИС СПРАВ № 021
00.00.2005
У опис включено _______ справ з № ____________. (Цифрами)
Посада Підпис ПІБ
Підсумкову запис до розділу опису за ______________ року запевняю.
Найменування посади особи, відповідальної за роботу з документами підпис ПІБ
Голова ЕК підпис ПІБ
ПОГОДЖЕНО
Найменування посади
керівника
підпис ПІБ
Вертикальна бібліотечна система призначена для зберігання папок (325 * 230 * 60 мм) і коробок (350 * 245 * 180 мм) для стандартних справ. Її застосовують для постійного (в архівах) і для оперативного поточного зберігання діловодних документів в коробках і папках в один ряд на стелажної полиці.
Горизонтальну систему, призначену для документів в коробках (180 * 350 * 245), які розміщують в один або два ряди на стелажах, застосовують, в основному, для постійного зберігання документів.
У вертикальній підвісній системі використовують шафи з висувними ящиками для підвісного зберігання документів. Їх застосовують для оперативного поточного зберігання документів.
Вертикальна каталожна система - це шафи з висувними ящиками для зберігання переплетених справ, швидкозшивачів, спеціальних папок для не скріплених документів, карток. Система призначена для оперативного поточного зберігання документів. Сховища документів в більшості випадків оснащені, як правило, сталевими стелажами. Дерев'яні стелажі зберігаються лише в адміністративних приміщеннях і читальних залах тільки по міркуваннях естетики.
Роль упаковки під час зберігання полягає в захисті документів від впливу зовнішніх факторів (сонячних променів, пилу, вологи, мікроорганізмів) і механічних пошкоджень. Для забезпечення тривалого збереження документів в процесі зберігання упаковка повинна відповідати таким основним вимогам: газо-і вологонепроникності; механічної міцності; стабільності геометричних розмірів; стійкості до сонячного світла; вогнестійкості; хімічної інертності по відношенню до матеріалу, на якому створено документ; низькій швидкості старіння.
Для виготовлення упаковок документів застосовують п'ять основних типів матеріалів: метали, картон, міцні пластмаси, поліетилен і комбіновані матеріали.
2 Аналіз документообігу підприємства
Сьогодні вже багато хто прийшов до думки, що культура роботи з документами - це частина виробничої культури, яка є важливою передумовою успішної діяльності в умовах ринку. Тому система документообігу - така ж частина виробничої інфраструктури, абсолютно рівноправна і необхідна, як і устаткування, ресурси і персонал. Ця ідея зрозуміла будь-якому керівнику, який втрачає багато часу від неправильно або несвоєчасно оформлених документів, від невірних управлінських рішень або від неможливості швидко знайти потрібний документ.
У зв'язку з цим пропонується алгоритм аналізу документообігу підприємства, заснований на виявленні «проблемних» ділянок документообігу та оптимізації руху документів згідно раціональної організації праці. Даний аналіз пропонується реалізувати поетапно на основі розробленої методики (малюнок 1).
На першому етапі слід визначити основні підрозділи, окремих виконавців, відповідальних за процес руху документообігу на підприємстві. В основному дана функція покладається на працівників приймальні керівника організації. На невеликих підприємствах ця робота доручається секретарю, який веде реєстрацію документів у спеціальних журналах. Слід також мати на увазі, що з впровадженням технічних засобів на підприємстві, а також використанням локальних мереж, за процес обороту одних і тих самих документів можуть відповідати кілька працівників: фактично працюють з паперовими документами та працюють з цією ж інформацією в мережі.
Після виділення сектора, відповідального за документообіг на підприємстві, необхідно визначити підпорядкованість виділених підрозділів і розмежувати їх функції за видами виконуваних робіт, з метою формування існуючої моделі документообігу на підприємстві.
Скориставшись ситуацією, що організаційною структурою, слід розробити блок-схему взаємозв'язку підрозділів, що не відповідають за процедуру документообігу, з раніше сформованої схемою підрозділів, які відповідають за документообіг на підприємстві. Після цього доцільно вказати (схематично) маршрути руху документів і між самими підрозділами.
На другому етапі проводиться аналіз структури документообігу підприємства.
Угруповання документів за ознакою документаційного забезпечення рекомендується проводити у вигляді таблиці. Для більш детального аналізу можна розрахувати кількість обертаються документів в середньому на місяць, в день.
Внутрішні документи доцільно розглядати в розрізі фінансових та службових функцій.
Можливий також більш детальний аналіз наказів з розбиттям їх на рубрики:
- З основної діяльності;
- По обліковій політиці;
- З особового складу.
Період, протягом якого проводиться аналіз, вибирається підприємством самостійно. Для виявлення динаміки в русі документів визначаються темпи зростання вхідних, вихідних і внутрішніх документів підприємства. Групування документів підприємства по підрозділах, дозволяє визначити: які з підрозділів найбільш сильно завантажують документообіг. Кількість документів визначене в попередньому вигляді аналізу необхідно перегрупувати по підрозділах, які були визначені при формуванні існуючої моделі документообігу на підприємстві. Даний вид аналізу також рекомендується проводити у вигляді таблиці із зазначенням частки документів кожного підрозділу в загальній їх сумі.
Критерії віднесення документів до того чи іншого підрозділу виглядають наступним чином:
- Для вхідних і внутрішніх документів - той підрозділ, який буде виконувати приписи щодо цього документа або відповідальна особа підрозділу, якому адресований даний документ;
- Для вихідних документів - той підрозділ або посадова особа, яким складено даний документ.
Виявлення сезонності в обсязі документообігу доцільно проводити також у вигляді таблиці з розбивкою вхідних, вихідних і внутрішніх документів по місяцях
Малюнок 1 - Методика аналізу документообігу
3 Методи обліку та скорочення документообігу
Щоб виявити проблему вдосконалення взаємодії, треба визначити, як взаємодіють служби при кожному з видів документообігу. Для цього складається картка-анкета зв'язків усіх підрозділів, включених у кожний з видів спроектованої структури організаційних взаємодій, для визначення балів зв'язків.
Дана картка-анкета складається по кожному типу контактів, що беруть участь в процесі документообігу.
Під «прямим зв'язком» розуміється потік документів, переданих підрозділом іншій службі, під «зворотним зв'язком» - документи, що надходять від служби в розглядається підрозділ.
Кожен відділ самостійно формулює типи контактів, які вказуються в картці-анкеті. Підприємство також самостійно може визначити кількість контактів «прямий» і «зворотного» зв'язків.
Кожен контакт між підрозділами оцінюється на основі опитування керівників і конкретних виконавців даних підрозділів в балах від 1 до 10. Бальна шкала може формуватися самим підприємством, в якості прикладу пропонується наступна:
- Систематичні налагоджені зв'язки - 7 - 10 балів;
- Періодичні слабо налагоджені зв'язки - 4 - 6 балів;
- Рідкісні не налагоджені зв'язку - 1 - 3 бали.
Після того, як кожному типу контакту присвоєно бал, відбувається їх підсумовування по кожному виду зв'язків. Приймаючи умова, що кожен тип контактів може бути оцінений максимум у 10 балів, необхідно визначити максимально можливу кількість балів по кожному виду зв'язків. Ця сума буде дорівнювати кількості типів контактів по кожному виду зв'язків окремо, помноженому на 10 балів.
Після цього необхідно визначити вагу кожного зв'язку, що відображає організаційну структуру по кожному типу документообігу. Інакше кажучи, визначимо частку фактично сформованих балів картки-анкети в загальній сумі балів.
Далі отримані значення ваги кожного зв'язку наносяться на спроектовані схеми документообігу і виявляються найбільш проблемні ділянки, які гальмують процедуру документообігу.
Далі отримані схеми і рекомендації «накладаються» один на одного і дається підсумкова оцінка розроблених заходів та аналіз можливості їх реалізації.
Таким чином, особливість саме такого підходу до оцінки стану документообігу на підприємстві полягає в наступному:
- Анкетне опитування працівників (навіть з урахуванням бальної оцінки) не дає цілісного уявлення про не налагоджених зв'язків у русі документів між відділами, в той час як шляхом складання підсумкової організаційної структури по запропонованій нами методиці наочно видно «проблемні» ділянки;
- Бальна оцінка «прямих» і «зворотних» зв'язків при складанні картки-анкети визначається не передають документи підрозділами, а отримують їх.
Крім того, доцільно проводити на підприємстві рейтингову оцінку ефективності документообігу підрозділів. В якості вихідних даних для такої оцінки можна виділити наступні:
- Кількість працівників підрозділу;
- Кількість документів (вхідних, вихідних, внутрішніх), що звертаються в підрозділі за певний проміжок часу;
- Рівень відповідальності, яку несе підрозділ за виконання документів (вхідних, вихідних, внутрішніх);
- Рівень комп'ютеризації документообігу підрозділи і т.д.
Далі на основі співвідношення різних вихідних даних рекомендується розробити систему оціночних коефіцієнтів, які характеризують ефективність документообігу підрозділів.
Висновок
У зв'язку з швидкими і глобальними змінами, що відбулися і відбуваються в нашій країні і суспільстві, зростанням і підвищенням науково-технічного та організаційно-економічного рівня незмірно зросла роль документаційного багатства, чіткіше визначаються основні функції архівних і інших інформаційних установ: зберігання, необхідної суспільству, ретроспективної інформації та забезпечення користувачів цією інформацією. З цієї точки зору інформаційний центр, бібліотека або музей, як сховища ретроспективної інформації, мало відрізняються від архіву. З іншого боку, організація читальних і виставкових залів в архівних установах та надання користувачам необхідної інформації робить архіви схожими на інформаційні центри, бібліотеки, музеї. Проте є і принципові відмінності архівів від інших інформаційних установ. Архіви - це унікальні хранителі "пам'яті людства", державні центри зосередження документальних пам'ятників історії, науки та культури.
У нашій країні налічується понад 4 тис. державних архівів і тисячі відомчих архівів, що утворюють розгалужену мережу. В інших галузях функціонують аналогічні документальні мережі, зокрема, інформаційна та бібліотечна.
Забезпечення збереження документів є науково-технічною проблемою, включаючи питання науково-дослідного, організаційного та методичного характеру. Основна увага архівні установи зосередили на підвищенні наукового рівня, ефективності та якості роботи, зміцненні матеріально-технічної бази, впровадження технічних досягнень в практику.
Список використаних джерел
1. ГОСТ Р6.30-97 Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
2. ГОСТ Р1.5-92 Державна система стандартизації Російської Федерації. Загальні вимоги до побудови, викладу, оформлення та змісту стандартів.
3. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
4. Басаков М.І. Діловодство і кореспонденція. Ростов на дону «Фенікс» 2001.
5. Кузнєцова Т.В. Діловодство (організація і технологія документаційного забезпечення управління). Підручник для вузів - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2000
6. Крайская З.В., Челліні Е.В. Архівознавство. - М.: Изд-во «Норма», 2002.
7. Кірсанова М.М., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства. Документаційне забезпечення управління: Навчальний посібник для ВНЗ. 3-тє вид., Испр. і доп. - М.: Инфра-М, Новосибірськ: Сибір. угоду, 2000
ДОДАТОК А
Типовий засвідчувальний аркуш справи
Засвідчувальний ЛИСТ СПРАВИ № 26
12.05.2005
У справу підшито і пронумеровано 12 (дванадцять) листів, у тому числі: літерні аркуші 0, + аркушів внутрішнього опису 12.
| Особливості фізичного стану та формування справи | Номери аркушів |
| Листи в хорошому фізичному стані | 1,2,3,4,5,7,8,9,10,11,12 |
| Погано читається верхній правий кут листа | 6 |
ДОДАТОК Б
Типова опис справ
ЗАТВЕРДЖЕНА
Протоколом ЕПК
від 00.00.2005.
ОПИС СПРАВ № 021
00.00.2005
| № п / п | Індекси справ | Заголовки справ | Дата справи | Кількість аркушів у справі | Примітка |
Посада Підпис ПІБ
Підсумкову запис до розділу опису за ______________ року запевняю.
Найменування посади особи, відповідальної за роботу з документами підпис ПІБ
Голова ЕК підпис ПІБ
ПОГОДЖЕНО
Найменування посади
керівника
підпис ПІБ