Документи з кадрового забезпечення

Документи з кадрового забезпечення

1. Комплекс документів з оформлення переведення на іншу роботу

Трудовий кодекс Російської Федерації дає визначення перекладу - зміна трудової функції або зміна істотних умов трудового договору - і встановлює такі види переказів на іншу роботу: переведення на іншу постійну роботу в тій же організації за ініціативою роботодавця; переведення на постійну роботу в іншу організацію; переклад у іншу місцевість разом з організацією. Всі переклади допускаються лише за письмовою згодою працівника.
Роботодавець має право переводити працівника на строк до одного місяця на не обумовлену трудовим договором роботу в тій же організації в разі виробничої необхідності.
Не є переведенням на іншу постійну роботу і не потребує згоди працівника переміщення його в тій же організації на інше робоче місце. Заява про переведення на іншу роботу є письмовою згодою працівника на переклад і містить такі реквізити: адресат (керівник організації із зазначенням його посади, ініціалів і прізвища), автор (посада, структурний підрозділ, ініціали та прізвище), назва виду документа (заява), текст, підпис і дата. В тексті подається згода працівника з переведенням його на іншу посаду і в інший структурний підрозділ або в іншу місцевість разом з організацією. На заяві проставляються візи керівників структурних підрозділів - як раніше і новим місцем роботи.
Заява візує також начальник відділу кадрів, який передає його керівнику організації для отримання його резолюції, що дозволяє (забороняє) переклад.
У тих випадках, коли ініціатива перекладу належить адміністрації (за умови згоди працівника на переклад), керівник структурного підрозділу заповнює на нього подання про переведення на ім'я керівника організації. Його резолюція адресується кадровій службі і містить розпорядження про вирішення питання.
Заява та подання є документами - підставами для видання наказу керівника. Відповідно до Альбомом уніфікованих форм первинної облікової документації в числі документів-підстав використовується також зміна до трудового договору із зазначенням дати і номера. Подання оформлюється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4 в одному примірнику.
Після отримання згоди працівника на переведення кадрові служби готують зміна до трудового договору.
Якщо переведення працівника викликаний причинами, пов'язаними зі зміною організаційних або технологічних умов праці, ініціатива перекладу належить роботодавцю. Він зобов'язаний попередити працівника в письмовій формі не пізніше ніж за два місяці до запровадження цих змін. У повідомленні про переведення міститься інформація про майбутні в організації зміни і пропозиція нових умов роботи. Повідомлення може бути оформлено у вигляді листа, на бланку організації, повинно містити всі реквізити цього документа.
У разі незгоди працівника на виконання роботи в нових умовах роботодавець також письмово зобов'язаний запропонувати йому іншу наявну в організації роботу, відповідну його кваліфікації і стану здоров'я.
Документування переведення на іншу роботу повинно здійснюватися із застосуванням уніфікованих форм Т-5 і Т-5а "Наказ (розпорядження) про переведення працівника (працівників) на іншу роботу". Форми заповнює працівник відділу кадрів, підписує керівник організації.
Порядок візування встановлюється організацією; як правило, на такому наказі необхідні візи начальників структурних підрозділів старого й нового місця роботи.
При перекладі на іншу роботу на посади, пов'язані з матеріальною відповідальністю, віза бухгалтерії обов'язкове.
Накази про переведення оголошуються працівнику під розписку, для чого у формах передбачений окремий реквізит.
Оригінал наказу залишається на зберіганні в кадровій службі, копія передається в бухгалтерію.
За умови ведення кадрової службою особистих справ всі перераховані документи, якими документується переклад, поміщаються до особової справи. Заява, подання, зміна до трудового договору - у вигляді оригіналів, а наказ, повідомлення - у вигляді копій.

2. Комплекс документів з оформлення відпусток

Відповідно до Трудового кодексу РФ працівникам надаються щорічні оплачувані відпустки зі збереженням місця роботи (посади) і середнього заробітку. Тривалість такої відпустки становить 28 календарних днів. Право на використання відпустки за перший рік роботи виникає у працівника після закінчення шести місяців його безперервної роботи в даній організації. За угодою сторін (роботодавець та працівник) оплачувану відпустку може бути наданий і до закінчення шести місяців.
Відпустка за другий і наступні роки роботи може надаватися в будь-який час робочого року відповідно до черговості надання щорічних оплачуваних відпусток, встановленої в даній організації.
Черговість надання оплачуваних відпусток визначається щорічно роботодавцем з урахуванням думки виборного профспілкового органу даної організації.
Відповідно до Трудового кодексу РФ працівники мають право на відпустку без збереження заробітної плати; працівникам, що поєднують роботу з навчанням в освітніх установах вищої професійної освіти, що мають державну акредитацію, роботодавець надає додаткові відпустки зі збереженням середнього заробітку.
Підставою для надання працівникові чергової відпустки може служити його особиста заява або графік відпусток, всі інші види відпустки надаються на підставі особистої заяви.
Форма заяви про відпустку уніфікована в УСОРД і містить такі реквізити: адресат (керівник організації із зазначенням його посади, ініціалів і прізвища), автор (посада, структурний підрозділ, ініціали та прізвище), назва виду документа (заява), текст, підпис і дата . У тексті зазначається вид відпустки, дата виходу у відпустку, його тривалість (кількість днів), підстава для отримання відпустки. Багато кадрових служби розробляють для заяви про надання відпустки трафаретний бланк, у якому працівник заповнює тільки змінні реквізити. Заява пишеться в одному екземплярі. На заяві проставляється віза керівника структурного підрозділу.
Графік відпусток є документом, обов'язковим як для роботодавця, так і для працівника. Форма графіка відпусток уніфікована в Альбомі уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці і його оплати.
Перший примірник графіка зберігається у відділі кадрів, другий - передається в бухгалтерію, третій примірник (або виписки з графіка) направляється до структурних підрозділів.
Кадрова служба організовує виконання графіка відпусток, сповіщаючи працівників про час початку відпустки не пізніше ніж за два тижні.
Надання відпустки оформляється із застосуванням типової форми Т-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику" або форми Т-6а "Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам".
Текст наказу про надання відпустки починається словами "НАДАТИ ВІДПУСТКА", потім вказують прізвище, ім'я, по батькові, табельний номер, посада і структурний підрозділ, в якому працює співробітник, вид відпустки, період, за який він надається, загальне число робочих (календарних) днів , протягом яких працівник перебуває у відпустці, дати виходу у відпустку і повернення на роботу.
Форми Т-6, Т-6а заповнюються у двох примірниках. Керівник організації підписує перший примірник, який залишається на зберіганні в кадровій службі, копія наказу передається до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати, яка належить за відпустку. Наказ оголошується працівникові під розписку.

3. Комплекс документів з оформлення заохочень працівників

Найбільш поширеними є такі види заохочень: оголошення подяки; виплата премії; нагородження цінним подарунком; нагородження почесною грамотою; подання до звання кращого за професією.
За особливі трудові заслуги перед суспільством і державою працівники можуть бути представлені до державних нагород.
Підставами для видання подібних наказів служать подання керівника структурного підрозділу, доповідні записки, акти, рішення профспілкових органів, ради трудового колективу.
Подання про заохочення оформляється у структурному підрозділі і підписується його керівником. Документ адресується керівникові організації, в тексті вказуються: прізвище, ім'я, по батькові, найменування посади, найменування структурного підрозділу, оцінка виробничої діяльності, професійний рівень працівника і мотив заохочення.
Проект наказу візують зазвичай відділ кадрів, керівник структурного підрозділу, у підпорядкуванні якого знаходиться працівник, бухгалтерія, інші посадові особи. Текст наказу про заохочення працівника оформляється в уніфікованій формі Т-11. про заохочення працівників - у формі Т-11 а.
Уніфікована форма наказу в заголовній частині відповідає іншим формам. Змістовна частина включає: прізвище, ім'я, по батькові, табельний номер працівника, назва його посади (професії), структурного підрозділу. Далі викладається мотив заохочення. Наказ має містити зазначення виду заохочення (подяка, цінний подарунок, почесна грамота, премія та ін.) Наказ підписує керівник організації. Оригінал наказу залишається на зберіганні в кадровій службі, на його підставі відомості про заохочення заносяться до трудової книжки та облікову форму Т-2 (або Т-2ГС).

4. Комплекс документів з оформлення дисциплінарних стягнень

Дисциплінарні стягнення відповідно до Трудового кодексу РФ є правом роботодавця - юридичної особи. Накладати дисциплінарні стягнення має тільки керівник або його заступник з кадрів, якому делеговані ці права.
Дисциплінарне стягнення застосовується не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку, не рахуючи часу хвороби працівника, перебування його у відпустці, а також часу, необхідного на врахування думки представницького органу працівників. За вчинення дисциплінарного проступку, тобто невиконання або неналежне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов'язків роботодавець має право застосувати такі види дисциплінарних стягнень: зауваження; догана, звільнення з відповідних підстав. Федеральними законами, статутами і положеннями про дисципліну для окремих категорій працівників можуть бути передбачені також і інші дисциплінарні стягнення.
Стягнення не може бути застосоване пізніше шести місяців з дня вчинення проступку, а за результатами ревізії або перевірки фінансово-господарської діяльності - не пізніше двох років з дня його вчинення. У зазначені строки не включається час провадження у кримінальній справі.
Пояснювальна записка про дисциплінарний пропуску містить такі реквізити: найменування структурного підрозділу, дата, адресат (керівник організації (структурного підрозділу) із зазначенням його посади, ініціалів і прізвища), назва виду документа (пояснювальна записка), текст, автор (посада, структурний підрозділ) , підпис (включаючи особистий підпис, ініціали та прізвище). У тексті пояснюються причини аварії - порушення трудової дисципліни, невиконання будь-якого завдання та ін
Доповідну записку про порушення трудової дисципліни складає керівник структурного підрозділу на підставі пояснювальної записки працівника, вона може бути написана від руки на стандартному аркуші паперу. Доповідна записка містить наступні реквізити: найменування структурного підрозділу, найменування виду документа (доповідна записка), дата, адресат (керівник організації із зазначенням його посади, ініціалів і прізвища), заголовок до тексту, текст, підпис (включаючи найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище).
Наказ про накладення дисциплінарного стягнення складається у текстовій формі, як правило, на бланку наказів. У заголовній частині документа розміщуються найменування організації, її код за ЄДРПОУ, найменування виду документа (наказ), місце для дати і номери, місце видання документа. До наказу обов'язково складається заголовок, який відповідає на запитання "Про що?", Наприклад: "Про оголошення догани ..."
Текст наказу складається з двох частин: констатуючої (або вступної) та розпорядчої. У першій частині викладаються причини видання наказу, наводяться факти порушення трудової дисципліни. Друга, розпорядча, частина починається з вказівки розпорядчого дії, наприклад: "оголосив догану".

5. Комплекс документів з оформлення атестації працівників

Під атестацією розуміється процедура визначення відповідності працівників займаній посаді.
Атестація проводиться відповідно до Основних положень про порядок проведення атестації службовців установ, організацій і підприємств, що знаходяться на бюджетному фінансуванні, затвердженими постановою Мінпраці України № 27 та Мін'юсту України № 8 / 196 від 23 жовтня 1992 року. Атестації підлягають всі категорії службовців, крім осіб, які проходять атестацію в комісіях, спеціально створюваних вищестоящими органами за підпорядкованістю. Для проведення атестації повинна бути затверджена наказом керівника атестаційна комісія. За дорученням керівника організації, погодженим з виборним профспілковим органом, проект наказу про створення атестаційної комісії та проведенні атестації готує секретар майбутньої комісії. Наказ про проведення атестації складається в текстовій формі, як правило, на бланку наказів. Текст наказу складається з двох частин: констатуючої (або вступної) та розпорядчої. Наказ підписує керівник організації. У графіку проведення атестації вказуються найменування підрозділу, в якому працює атестується, його прізвище, посаду, дати проведення атестації та подання в атестаційну комісію необхідних документів, а також посади і прізвища працівників, відповідальних за їх підготовку. Не пізніше ніж за два тижні до початку атестації на кожного працівника має бути підготовлено висновок (подання, відкликання) про роботу. Цей документ становить безпосередній керівник атестується. Висновок містить всебічну оцінку відповідності працівника кваліфікаційним вимогам. Засідання атестаційної комісії оформляється протоколом. Атестаційний лист є документом, що містить результати атестації (оцінку та рекомендації). Форма атестаційного листа не уніфікована. У місячний термін з дня атестації керівник організації видає наказ про затвердження підсумків атестації.

6. Комплекс документів з оформлення службових відряджень

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Оформлення відряджень здійснюється з використанням уніфікованих форм документів: індивідуального та зведеного наказів про відрядження, посвідчення про відрядження і єдиної форми службового завдання та звіту про його виконання.
Відрядження співробітників здійснює адміністрація. Ініціативним документом і підставою наказу про відрядження є службове завдання, підписану керівником структурного підрозділу.
Після закінчення відрядження працівник заповнює в службовому завданні короткий звіт, підписує його, керівник підрозділу складає своє коротке висновок про виконання завдання і підписує його. Службове завдання передається працівником до бухгалтерії разом з посвідченням про відрядження і авансовим звітом. Направлення працівника у відрядження оформляється наказом (розпорядженням) про направлення працівника у відрядження. Посвідчення про відрядження заповнюється на підставі службового завдання та наказу.

7. Комплекс документів з оформлення звільнення

Відповідно до законодавства звільнення працівника оформляється у випадках припинення трудового договору. Підставою для припинення трудового договору може бути угода сторін, закінчення терміну договору, ініціатива роботодавця, ініціатива працівника.
Працівник має право розірвати трудовий договір, попередивши про це роботодавця в письмовій формі за два тижні. За угодою сторін між працівником і роботодавцем трудовий договір може бути розірваний і до закінчення строку попередження про звільнення. Заява про звільнення є письмовою формою попередження роботодавця про розірвання трудового договору з ініціативи працівника. Заява пишеться від руки, адресується керівникові організації (або його заступнику з кадрової роботи), у тексті викладаються прохання працівника про звільнення, причина і термін звільнення. У документі обов'язково повинна міститися і дата подачі заяви. Інспектор відділу кадрів на підставі заяви і резолюції керівника організації готує наказ про звільнення. Звільнення працівників документують із застосуванням форм Т-8 "Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту) з працівником" і Т-8а "Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору з працівниками". У наказі про звільнення обов'язково вказують причини звільнення.
Повідомлення про розірвання трудового договору є попередженням роботодавця працівникові про звільнення. Форма та порядок оформлення повідомлення не уніфіковані, однак необхідно дотримуватися таких вимог: документ повинен містити найменування організації; документ повинен бути зареєстрований, і його дата повинна відповідати вимогам законодавства (повідомлення направляється не пізніше ніж за три дні до звільнення); текст повідомлення повинен містити повідомлення про розірвання договору і причини, за якими роботодавець прийшов до такого рішення; документ повинен бути підписаний роботодавцем (керівником організації) із зазначенням його посади, ініціалів та прізвища.
ТОВ "Техпром-Центр
"Завідувачу відділом
статистики Рибінського району
Ярославській області
О.М. Іванову
ДОВІДКА
15.10.2007 № 7657
Про закупівлю меблів і устаткування.
У третьому кварталі 2007 року відповідно до плану модернізації офісних меблів та обладнання ТОВ "Техпром-Центр" були закуплені наступні комплекти меблів і устаткування:
Головний бухгалтер Є.Ю. Орлова
Директор ТОВ
"Техпром-Центр" П.Т. Музоваткін
15.10.2007
У справу № 875
Виконавець:
І.Т. Петрова

15.10.2007
ДОВІРЕНІСТЬ
(Спеціальна - на виробництво транспортно-експедиційних операцій)
Місто Рибінськ 21 березня дві тисячі сьомого року.
Магазин "Арматор", розташований за адресою: місто Рибінськ, вулиця Луначарського, будинок 6, в особі директора магазину Смирнова Івана Івановича (паспорт серії 78 00 № 546574, виданий УВС м. Рибінська і Рибінського району Ярославської області 15.03.2002 р., зареєстрованого за адресою: м. Рибінськ, вул. Лугова, буд.8, кв.17) та головний бухгалтер Дроздова Ольга Сергіївна (паспорт серії 78 00 № 873678, виданий УВС м. Рибінська і Рибінського району Ярославської області 27.09.2006 р., зареєстрованого за адресою: м. Рибінськ, вул. Пушкіна, буд.4, кв.23) довіряємо автотранспортному підприємству ТОВ "Паритет", розташованому за адресою: м. Рибінськ, вул. Куйбишева, б.7, в особі водія-експедитора Петрова Єгора Степановича (паспорт серії 78 00 № 967423, виданий УВС м. Рибінська і Рибінського району Ярославської області 17.03.2003 р., зареєстрованого за адресою: м. Рибінськ, вул. Бабушкіна, д.64, кв.87) проводити доставку продукції автомобільним транспортом від постачальників магазину "Арматор" відповідно до Договору поставки № 28 від 15 березня 2007 року.
Термін дії довіреності 3 місяці по 21червня 2007 року.
Директор магазину "Арматор" І.І. Смирнов
Головний бухгалтер О.С. Дроздова

Список використаної літератури

1. Кугушева Т.В. Діловодство: навч. Посібник / Т.В. Кугушева. - Ростов н / Д.: Фенікс, 2007. - 256 с.
2. Руминіна Л.А. Діловодство: Підручник для студентів установ середовищ. проф. освіти, що навчаються на юридичних спеціальностях. - М.: Майстерність, 2002. - 208 с.