Ім'я файлу: Ведение_коммерческих_переговоров (1).docx
Розширення: docx
Розмір: 19кб.
Дата: 09.12.2020
скачати
Розширення: docx
Розмір: 19кб.
Дата: 09.12.2020
скачати
Ведение коммерческих переговоров
Коммерческие переговоры имеют двоякую цель – разрешить спор и в дальнейшем обеспечить сотрудничество. Таким образом, переговоры проводятся для того, чтобы договориться. Переговоры нужны прежде всего для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять совместное решение. Рыночная экономика немыслима без переговоров. В условиях рынка предприятиям приходится самим искать поставщиков, договариваться о сбыте товаров.
Любые переговоры – это каждый раз новый предмет для обсуждения, новые условия, новые участники. Но есть общие правила: подготовка к ним, порядок ведения самого переговорного процесса, техника и тактика переговоров.
Подготовка переговоров. Коммерческие переговоры организуются по инициативе одного из участников путем личной договоренности при встрече, переписке, по телефону и т.п. и начинаются с того момента, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения контракта.
Когда вторая сторона принимает предложение, наступает один из важнейших этапов подготовки. Здесь закладывается основа для успешного проведения переговоров. От того, насколько тщательно они будут подготовлены, зависит не только их результат, но и сам процесс.
Подготовка к переговорам включает два основных направления работы: решение организационных вопросов и проработка основного содержания.
К организационным вопросам подготовки переговоров следует отнести определение времени и места встречи, формирование количественного и качественного состава делегации.
При определении времени начала переговоров обычно исходят из их продолжительности - переговоры длятся 1,5-2 часа. Как правило, они назначаются на 9.30 или 10.00. Если переговоры проводятся во второй половине дня, то нужно выбрать такое время их начала, чтобы они закончились не позднее 17.00 – 17.30. Первый спад активности наступает примерно через 35 минут после их начала.
Встречи могут проходить на территории каждого из участников (по очереди) или на нейтральной территории.
Перед переговорами необходимо подготовить помещение, на столах не должно быть никаких лишних документов, сейфы и шкафы должны быть заперты. На столе раскладывают блокноты, карандаши, сигареты, спички, пепельницы, ставят воду, фужеры.
Комната для переговоров должна иметь надлежащий вид. В ней должно быть чисто, не душно и не шумно. Стулья и кресла должны быть удобными и не располагаться напротив окон.
При формировании состава делегации надо учитывать определение количественного и персонального состава, назначению главы. Необходимо, чтобы в переговорах с вашей стороны участвовали не только руководители, но и владеющие конкретной информацией и практическими знаниями технические эксперты.
Основное внимание на стадии подготовки уделяется содержательной стороне дела, предполагающей проработку переговорного процесса. Такая проработка включает:
- анализ проблемы;
- формулирование общего подхода к переговорам, целей, задач и собственной позиции;
- определение возможных вариантов решения;
- подготовку предложений и их аргументацию;
- составление необходимых документов и материалов.
Анализ проблемы заключается в поиске путей ее решения, требующих меньших затрат и усилий. В процессе анализа продумываются возможные альтернативы решения проблемы. При анализе проблем необходимо обратить особое внимание на интересы сторон. Стороны, вступая в переговоры, всегда имеют как общие, так и различные интересы. Среди различных интересов можно выделить взаимоисключающие и непересекающиеся. Взаимоисключающие интересы предполагают, что стороны хотят одного и того же (например, претендуют на одну территорию). А непересекающиеся интересы – это когда реализация интересов одной стороны никак не затрагивает интересы другой, иными словами, стороны хотят разного.
При подготовке следует выписать на листе бумаги интересы свои и партнера, чтобы наглядно представить, в чем они совпадают, а в чем расходятся, какие интересы являются взаимоисключающими, какие непересекающимися.
Анализ интересов сторон должен подвести к ответу на вопрос: если ли иные пути решения проблемы, требующие меньших затрат и усилий и выглядящие более привлекательными.
На основе интересов участников формулируются общий подход к переговорам и собственная позиция на них, а также определяются возможные варианты решения.
Следует продумать возможные предложения, отвечающие тому или иному варианту решения, а также их аргументацию. Основные аргументы должны быть продуманы заранее.
Подготовительная работа завершается написанием подготовительных документов и материалов. Письменная форма изложения заставляет участников подготовки подумать о точности формулировок. К таким документам относятся проекты соглашений, протоколов, договоров, резолюций, контрактов.
Чтобы успешно вести переговоры, следует еще перед первой встречей собрать всю необходимую информацию о фирме, с которой решено сотрудничать (когда и кем была основана, в каких сделках имела особый успех, данные о финансовом положении и т.д.). Желательно в процессе подготовительной работы все вновь продумать и изучить до мелочей.
Порядок ведения переговорного процесса. Коммерческий переговорный процесс состоит из трех последовательных этапов: 1) взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников; 2) их обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов и предложений, их обоснование); 3) согласование позиций и выработка договоренностей.
Первый этап – взаимное уточнение позиций участников переговорного процесса – очень важен, поскольку для выработки договоренностей прежде всего необходимо выяснить точки зрения друг друга и обсудить их. Следует убедиться, что под одними и теми же терминами стороны подразумевают одинаковые понятия, так как собеседники могут в одни и те же слова вкладывать разный смысл. Рекомендации по ведению диалога немецких исследователей супругов Шваюбе:
- целесообразно сказать мало;
- мысли четко сформулированы;
- речь должна быть уверенной, без слов паразитов;
- соблюдать темп, громкость, тон и модуляция речи.
Также нужно уметь внимательно выслушивать партнеров, соблюдая рекомендации И. Атватера:
- покажите собеседнику, что вы внимательно слушаете его (направленным взглядом, уточняющим вопросами, эмоциями);
- сосредоточьтесь на логичности высказываний;
- не отвлекайтесь на частности, следите за основной мыслью;
- не перебивайте без надобности;
- при выступлении избегайте диалога с коллегами;
- не делайте поспешных выводов из выступления.
Второй этап – обсуждение позиций и точек зрения участников – направлен на то, чтобы максимально реализовать собственную позицию.
При обсуждении позиций особое значение приобретает аргументация, которая нужна для того, чтобы показать партнеру, на что сторона не может пойти и почему. Аргументы участников переговоров направлены в основном на то, чтобы обосновать собственную позицию или возразить партнеру.
При обсуждении позиций участников переговоров очень важно соблюдать вежливость и такт по отношению к партнерам. Рекомендации австрийских психологов Х. Корнелиуса и Ш. Фейра:
- употребляйте фразы, способствующие возникновению симпатий;
- будьте терпеливы;
- правильно задавайте вопросы;
- постарайтесь быть гибким;
- не отвечайте на враждебные замечания партнеров;
- говорите спокойно, уверено, используйте юмор;
Если эмоции взяли верх, не упустите возможность сделать перерыв.
Третий этап – согласование позиций. В зависимости от обсуждаемых проблем под согласованием позиций может пониматься и компромиссная концепция, и просто круг вопросов из числа поднимавшихся в ходе переговоров, которые могут войти в предполагаемый итоговый документ.
Техника переговоров. Подразумевает выбор подхода к их ведению и типа принимаемого на них решения. Существуют два метода ведения переговоров:
- метод позиционного торга;
- метод принципиальных переговоров.
Суть метода позиционного торга заключается в том, что занимают позиции, которые затем уступают в некоторой последовательности. Его цель – реализовать свою исходную, как правило, завышенную позицию наиболее полно и при минимальных уступках. Позиционный торг в зависимости от его реализации подразделяется на два варианта. В основе первого лежит предположение, что выигрыш одного из участников равен проигрышу другого, а сами переговоры рассчитаны на взаимодействие, основанное на альтернативе: либо абсолютный выигрыш, либо полный проигрыш – иными словами, «все или ничего». Этот метод малопродуктивен, характеризуется непредсказуемостью результата, большими затратами времени, ухудшением взаимоотношений.
Метод принципиальных переговоров состоит в том, что партнеры не торгуются по поводу того, на что может пойти или не пойти каждая из сторон, а исходя из сути дела стремятся найти взаимную выгоду там, где это возможно, а там, где их интересы не совпадают, добиваются такого результата, который был бы обоснован справедливыми нормами независимо от воли каждой из сторон. Этот метод может быть сведен к реализации четырех условий:
1. Сделайте разграничение между участниками переговоров и предметом переговоров, т.е. не рассматривайте их и предмет обсуждения как один и тот же фактор.
2. Сосредоточьтесь на интересах, а не на позициях. Покажите, что вы поняли интересы партнеров, подчеркните свое стремление понять их нужды.
3. Разработайте взаимовыгодные варианты, которые учитывали бы ваши интересы и примиряли бы несовпадающие интересы.
4. Настаивайте на том, чтобы результат переговоров основывался на объективной оценке или на использовании объективных критериев.
Любой из рассмотренных подходов к ведению коммерческих переговоров предполагает выбор типа принимаемого решения. Таких типов три.
1. Компромисс, когда стороны идут на взаимные уступки.
2. Нахождение в ходе обсуждения принципиально нового решения.
3. Асимметричное, когда уступки одной из сторон превышают уступки другой.
Для достижения того или иного типа решения применяются специальные приемы ведения переговорного процесса на разных его стадиях:
- «уход» или «уклонение от борьбы» – применяются в том случае, когда затрагиваются вопросы, нежелательные для обсуждения;
- «выжидание» – связано с вытягиванием из партнера наибольшего количества сведений;
- «салями» – постепенное открывание собственной позиции по аналогии с нарезанием тонкими слоями колбасы;
- «выражение согласия или несогласия» – способ подчеркивания общности или полного расхождения во мнениях;
«завышение требований» – состоит в том, чтобы включить в состав обсуждаемых проблем пункты, которые потом можно безболезненно снять, сделав вид, что это является уступкой;
- «выдвижение требований в последнюю минуту» – состоит в том, что в конце переговоров, когда остается только подписать контракт, один из партнеров выдвигает новые требования. Если другая сторона заинтересована в контракте, она примет требование;
- «постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов» – предполагает начинать переговоры с наиболее легких вопросов;
- «прямое открытие позиций» – полное раскрытие своих интересов и потребностей;
- «возражение партнеру» – указание слабых сторон путем привлечения фактического материала;
- «упреждающая аргументация» – задайте вопрос, ответ на который обнажит несостоятельность ожидаемых контраргументов;
- «поиск общей зоны решения» – выслушав мнение партнера и сопоставив его со своими, попытайтесь найти общие моменты;
- «сюрприз» – принять предложение, которое по расчетам партнера не должно быть принято вами;
- «ультиматум или последнее слово» – используется сразу: или принимайте наше предложение, или мы уходим с переговоров.