Управление процессами

3
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ………………………………………………………………….
Тема 1. Формирование отношения к терминологии, выработанной знаниями о процессном управлении ……………………...…………….
Тема 2. Организационная структура …………………………………….
Тема 3. Идентификация и моделирование процессов …………………
Тема 4. Группирование событий (подбор инструментов) вокруг фраг- мента известной работы (деятельности) ………………………………..
Тема 5. Реконструкция действий во фрагменте известной деятельности
(процесса), формализованных ранее …………………………………….
Тема 6. Логическое осмысление описания последовательности действий во фрагменте неизвестной работы (деятельности) ……………………..
Тема 7. Сбалансированная система показателей ………………………
Тема 8. Формализация действий во фрагменте известной работы
(деятельности) ……………………………………………………………
Список рекомендуемой литературы …………………………………….
Приложения ……………………………………………………………….
4 4
5 7
8 10 12 13 14 17 18
Электронный архив УГЛТУ

4
ВВЕДЕНИЕ
Настоящее методическое пособие предназначено для выполнения практических заданий по дисциплине «Управление процессами» студен- тами различных форм обучения. Цель изучения данной дисциплины за- ключается в освоении методики процессного подхода к решению вопросов компетентного процессного управления в практике менеджмента органи- заций.
В пособии содержится 8 тем, каждая из которых включает основные аспекты процессного управления и варианты контрольных заданий. В при- ложениях содержатся примеры выполнения заданий. Выполнение практи- ческих заданий является необходимой частью учебного процесса, позволяя студенту, обучающемуся по направлению 27.03.02 «Управление качеством», глубже усвоить дисциплину, закрепить полученные знания и научиться применять свои навыки и умения в будущем. Приобретая первичные ком- петенции по дисциплине, обучаемый в дальнейшем вырабатывает способ- ность быстро оценивать проблемную ситуацию и создавать последова- тельность действий для ее разрешения.
Предложенные темы и методики практикума являются результатом исследования современных технологий в области менеджмента качества, а также наблюдений за поведением менеджмента на российских пред- приятиях. Грамотное их освоение позволит студентам:
 вырабатывать собственное процессное понимание процесса (испол- нения работы, деятельности);
 подбирать инструменты процессного управления (английская аббревиатура BPM) для описания событий;
 описывать последовательность действий во фрагментах деятельности;
 компоновать показатели работы (деятельности) с применением сис- темы сбалансированных показателей (английская аббревиатура BSC);
 применять инструменты реинжиниринга процессов (английская аббревиатура BPR);
 регламентировать исследованные фрагменты деятельности;
 составлять презентации на выполненную работу.
ТЕМА 1
ФОРМИРОВАНИЕ ОТНОШЕНИЯ К ТЕРМИНОЛОГИИ,
ВЫРАБОТАННОЙ ЗНАНИЯМИ О ПРОЦЕССНОМ УПРАВЛЕНИИ
Принято считать, что терминология - это совокупность терминов, употребляемых в какой-либо области науки. Четкое представление о смысле общепринятых и специальных терминов позволяет полностью по- нять всю суть рассматриваемой деятельности.
Электронный архив УГЛТУ

5
Суть процессного подхода к управлению организацией заключается в том, что акцент при постановке задач и оценке результатов переносится с функций на процессы, создающие ценности для потребителя и организа- ции (основные процессы, или бизнес-процессы), а также процессы под- держки и обеспечения основных процессов.
Процессный подход в управлении – это подход, определяющий рас- смотрение деятельности любой организации как сети процессов, связан- ных с целями и миссией этой организации. Для того чтобы понимать всю сущность процессного подхода, важно сформировать собственное отноше- ние к терминологии, выработанной знаниями о процессном управлении.
Контрольные задания
Задание 1.1 (Приложение А)
Представить 8 − 10 определений понятия «процесс» из различных об- ластей знаний, сформированных деятельностью людей. Выбрать наиболее предпочтительное определение понятия «процесс». Дать свое определение понятию «процесс». Представить графическое отображение понятия «процесс».
Задание 1.2
Представить иллюстрацию процесса водоснабжения в российских де- ревнях, сложившегося длительной историей жизнедеятельности. Дать оп- ределение понятия «процесс» согласно приведенной иллюстрации.
ТЕМА 2
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА
В практике управления организациями известны следующие подходы к построению организационных структур (структур управления):
 функциональный;
 процессный;
 проектный.
Организационной структурой называют взаимосвязь и взаимозависи- мость всех отделов и сотрудников организации, созданной для оптималь- ного распределения и выполнения функций и достижения целей и задач, стоящих перед организацией.
Различают следующие типы организационной структуры.
I. Централизованные (иерархические, бюрократические, функцио-
нальная):
1)«Пирамида». Вся власть сосредоточена в руках одного руководите- ля, который отвечает за все в своей организации. Характерна для неболь- ших организаций и для авторитарного стиля управления,
Электронный архив УГЛТУ

6 2) линейно-штабная структура. Возникает в условиях развивающе- гося бизнеса и усложнения структуры. «Штаб» состоит из людей, прибли- женных к руководителю. Они не обязательно осуществляют управленче- ские функции, но непосредственно находятся рядом с руководителем и помогают ему,
3)линейно-функциональная структура. Более сложный тип структуры.
Полномочия и ответственность распределяются с точки зрения функций
(продажи, закупки, работа с клиентами, работа с персоналом, реклама и т.п.). В условиях такой структуры ответственный сотрудник отвечает за свою область работы в организации,
4)линейно-дивизионная структура. Полномочия и ответственность распределяются по структурным подразделениям.
II. Децентрализованные (адаптивные, органические, проектные):
1)командная структура. Сотрудники организации работают по принципу паритета, распределяя полномочия и ответственность в соответ- ствии со своими компетенциями. Один из них может брать на себя функ- цию организатора или лидера,
2)проектная организация. Такой тип организации возникает в усло- виях однократного объединения людей для достижения конкретной цели.
В этом случае в группе выделяется руководитель проекта, также выпол- няющий функции координации и имеющий, скорее, обязанности, чем пра- ва или рычаги управления,
3)смешанный (матричный) тип.Объединение иерархической и про- ектной организаций.
III. Процессные. Процессная организационная структура, придержи- ваясь устоявшихся структур, рекомендует реконструировать распределе- ние полномочий и ответственностей с точки зрения процессов и видов дея- тельности.
Контрольные задания
Задание 2.1 (Приложение Б)
Проанализировать организационную структуру управления деятель- ностью известной вам организации.
Задание 2.2
Сделать выводы о действующей организационной структуре управле- ния. Выделить ее преимущества и недостатки. Показать перспективу пре- образований в структуре.
Электронный архив УГЛТУ

7
ТЕМА 3
ИДЕНТИФИКАЦИЯ И МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ
Под идентификацией процесса понимают присвоение процессу уни- кального идентификационного признака, посредством которого процесс однозначно отличается от любого другого процесса в сети (системе) про- цессов в организации.
Существуют различные подходы к идентификации процессов. Иден- тификация процесса может осуществляться, например:
 уникальным названием процесса;
 с помощью маркировки – присвоения уникального идентификаци- онного номера;
 присвоением имени;
 другими средствами.
Важно, чтобы принятый подход к идентификации процессов и взаи- мосвязей между ними наглядно и оперативно обеспечивал определение места процесса или его элементов в рамках моделируемой системы про- цессов.
Адекватное описание процессов возможно с помощью процедуры, на- зываемой моделированием. Под термином «моделирование» следует по- нимать процесс создания точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодей- ствующих компонентов и взаимосвязей между ними.
Деятельность организации описать достаточно трудно, потому что она является достаточно сложной социально-экономической системой, со сложным характером взаимоотношений между составными частями и ас- пектами. Как правило, невозможно простыми обычными средствами обес- печить понимание таких систем.
Моделирование предполагает наличие в обязательном порядке уста- новленного набора изобразительных (выразительных) средств и правил – языка описания объекта. Среди наиболее распространенных языков описа- ния и соответствующих им моделей можно выделить:
 вербальную модель – описание на естественном языке;
 математическую модель – описание с помощью средств и правил определенного раздела (разделов) математики;
 графическую модель – описание объекта с помощью средств и пра- вил графического изображения.
Контрольные задания
Задание 3.1 (Приложение В)
Смоделировать субпроцесс «Учебная практика» по форме, представленной на рис. 1.
Электронный архив УГЛТУ

8
Задание 3.2
Смоделировать традиционный процесс водоснабжения в российских деревнях
(источник:
Как
носили
воду
коромыслом?
URL:
http://rusmudr.ru/post/koromyslo (дата обращения: 13.10.2012).
Материально- техническое Ресурсы процесса обеспечение Персонал
Связь с другими процессами Показатели процесса
Контроль и управление Технология процесса
Рис.1. Форма идентификации процесса
ТЕМА 4
ГРУППИРОВАНИЕ СОБЫТИЙ (ПОДБОР ИНСТРУМЕНТОВ)
ВОКРУГ ФРАГМЕНТА ИЗВЕСТНОЙ РАБОТЫ (ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)
Отображение процессов помогает представить их в лаконичной фор- ме как в целом, так и по основным составляющим. Отображение процессов особую роль играет при анализе, обсуждении для выработки специалиста- ми единого подхода внесения изменений в существующее состояние.
Существует большое количество методов отображения процессов, каждый имеет свои преимущества и недостатки. Наиболее популярными, современными являются следующие: диаграмма потоков, блок-схема, сетевой график, диаграмма последовательностей, процессно- функциональная диаграмма.
Универсального метода не существует, ни один из перечисленных не дает полной картины, поэтому главный критерий – это пригодность и по- лезность в конкретной задаче.
Контрольные задания
Задание 4.1 (Приложение Г)
Представить описание процесса «Анализ договоров» (таблица 1) в виде диаграммы последовательностей (алгоритма).
Учебная практика
Электронный архив УГЛТУ

9
Таблица 1
Описание процесса «Анализ договоров» из 22 событий
1. На входе: потенциальный заказчик со своими требованиями к продук- ции, оформленными в виде «Заявки». «Заявка» содержит информацию о тре- буемой продукции, запрос о сроках ее изготовления, цене, условиях оплаты и т.д. «Заявка» может быть получена в письменном виде по традиционной либо электронной почте или посредством факсимильной связи и должна быть на- правлена Генеральному директору для рассмотрения (визирования). Все «За- явки» после рассмотрения Генеральным директором поступают в ППО и ре- гистрируются в «Журнале регистрации входящих документов ППО».
2. На основе «Заявки» потенциальному заказчику направить «Опросный лист» с целью идентификации требований заказчика.
3. Зарегистрировать заполненный потенциальным заказчиком «Опрос- ный лист» в «Журнале регистрации заявок».
4. Передать зарегистрированный «Опросный лист» в процедуру
СМК.210 «Проектирование» Главному конструктору для анализа требований заказчика.
5. Главный конструктор, начальник ОКЭП совместно с начальником ТО анализируют требования заказчика и возможности производства.
6. При отрицательном решении относительно возможностей производ- ства заказчику пишется мотивированный отказ.
7. При положительном решении относительно возможностей производ- ства Главным конструктором составляется «Габаритный чертеж» и «Допол- нение к габаритному чертежу» с учетом требований, не установленных заказ- чиком, но для подразумеваемого применения, а также с учетом законодатель- ных, регулирующих требований и внутренних актов организации.
8. Получить в ходе исполнения процедуры СМК.210 «Проектирование» –
«Габаритный чертеж» и «Дополнение к габаритному чертежу».
9. Отправить на согласование и подпись потенциальному заказчику «Га- баритный чертеж» и «Дополнение к габаритному чертежу» (согласование тре- бований к продукции, возможно отличающихся от сформулированных ранее на этапе).
10. Получить от потенциального заказчика подписанные «Габаритный чертеж» и «Дополнение к габаритному чертежу». После подписания «Габа- ритного чертежа» и «Дополнения к габаритному чертежу» потенциальный за- казчик приобретает статус реального заказчика. Оригиналы подписанных «Га- баритного чертежа» и «Дополнения к габаритному чертежу» хранятся вместе с
«Договором».
11. Сформировать стоимость изготовления продукции. На основании со- гласованных с заказчиком «Габаритного чертежа», «Дополнения к габарит- ному чертежу» и предварительных норм расхода материала составляется
«Плановая калькуляция».
Электронный архив УГЛТУ

10
Окончание табл. 1 12. Сформировать и отправить реальному заказчику письмо с указанием стоимости и сроков изготовления.
13. Получить письмо-ответ от реального заказчика с его согласием на изго- товление продукции с установленными требованиями.
14. На основании письма-ответа составить и подписать Ген. директором
ОАО «МКрЗ» Договор на изготовление и поставку продукции. Зарегистриро- вать подписанный Договор в «Книге регистрации договоров». На данном этапе определить номер заказа.
15. Подписанный с нашей стороны Договор с приложением отправить на подпись реальному заказчику.
16. Получить подписанный Договор. Подписанный оригинал хранится в
ППО.
17. Получить предоплату по Договору.
18. После получения предоплаты передать в процедуру СМК.22 «Планиро- вание выпуска продукции» (на запуск в производство), подписанную копию
«Габаритного чертежа» и «Дополнения к габаритному чертежу», зарегистри- ровать при этом выдачу Документов в СМК.21 «Журнале регистрации зая- вок», приготовленный «Лист данных по Договору».
19. Получить «Лист данных для извещения о готовности кранового обо- рудования к отгрузке» в ходе исполнения процедуры СМК.22 «Планирование выпуска продукции», в котором указаны номер заказа, комплектность, форма отгрузки и сумма транспортных расходов.
20. Составить «Извещение о готовности продукции к отгрузке» в произ- вольной форме с приложением счета для оплаты транспортных расходов. Из- вестить заказчика о готовности продукции и ее готовности к отгрузке.
21. Получить окончательный расчет за изготовленную продукцию и транспортные расходы.
22. Составить «Отгрузочные реквизиты» и передать процедуру СМК.26
«Хранение и отгрузка».
На выходе: устно дать команду о начале отгрузки в процедуру СМК.22
«Планирование выпуска продукции».
ТЕМА 5
РЕКОНСТРУКЦИЯ ДЕЙСТВИЙ ВО ФРАГМЕНТЕ ИЗВЕСТНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ПРОЦЕССА), ФОРМАЛИЗОВАННЫХ РАНЕЕ
Организация деятельности − система мер, направленных на рациона- лизацию сочетания в пространстве и времени вещественных элементов и людей, занятых в этой деятельности. Под организацией деятельности по- нимают методы подбора и сочетания её элементов в пространстве и време- ни в целях достижения конечного результата.
Электронный архив УГЛТУ

11
Рациональная организация производственных процессов на любых предприятиях базируется на следующих принципах:
 специализация и стандартизация;
 прямоточность;
 непрерывность;
 ритмичность;
 автоматичность;
 профилактика.
Контрольные задания
Задание 5.1 (Приложение Д)
Описать в логической последовательности действия персонала струк- турных подразделений производственного цеха, специализирующегося на выполнении определенных видов деятельности.
В классическом управлении промышленным предприятием всегда
присутствуют подразделения: производственные, снабжения, сбыта,
комплектации, проектирования и разработки, ремонта оборудования, фи-
нансов, планирования, труда и заработной платы и прочие. Выполнение
каждым из них своей работы определяется этапом жизненного цикла
продукции. В крупных подразделениях, например производственном цехе,
тоже образованы функциональные области: производственные участки,
планово-диспетчерское
бюро,
технологическое
бюро,
планово-
экономическое бюро, бюро труда и заработной платы и прочие.
На рис. 2 представлена организация производства в одном струк-
турном подразделении (цехе), начиная с поступления материально-
технических ресурсов (МТР) до изготовления готовой продукции.
Производство представлено этапами, функциональные границы ко-
торых определены специализацией работ. Функциями получения и склади-
рования МТР наделены работники планово-диспетчерского бюро, отдела
снабжения, службы диспетчера и склада, которые участвуют в подго-
товке производства (т.е. в операциях, которые носят подготовительный
характер). Выполнение технологических операций осуществляется непо-
средственно на производственных участках цеха и обеспечивается функ-
циональными действиями сотрудников технологического бюро, отдела
труда и заработной платы. Контроль (включая как послеоперационный,
так и окончательный) осуществляется работниками отдела технического
контроля (ОТК), наделенными функциями оценки соответствия изготав-
ливаемой продукции предъявляемым ей требованиям. Операции промежу-
точного
складирования
осуществляются
работниками
планово-
диспетчерского бюро, службы диспетчера, производственного участка, а
движение бракованных изделий сопровождается действиями технологов,
работников производственных участков и работников ОТК и т. д.
Электронный архив УГЛТУ